Administracion Del Tiempo

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Cmo administrar el tiempo de manera efectiva
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Cmo administrar el tiempo de manera efectiva. Doc umento para descargar. Febrero 2010
Bogot Emprende. P rohibida la reproduccin total o parcial bajo c ualquier forma.
Tabla de contenido
1. Qu es el tiempo?
2. En qu inviertes tu tiempo?
3. Identificacin de roles
4. Recoleccin de Informacin
5. Problemas ms comunes a la hora de administrar el tiempo
6. Cmo aprovechar ms el tiempo?
6.1
Establecer claramente metas y objetivos
6.2
Organizar y programar todas las actividades
6.3
Delegacin eficaz
6.4
Controlar las interrupciones
7.
Herramientas para potenciar la administracin del tiempo
7.1. Matriz de la Administracin del tiempo
7.2. Planecin de tareas inteligentes (SMART)
7.3. Ejercicio Prctico
8. Claves para lograr reuniones eficientes

9. Resumen de estrategias para potenciar la administracin del tiempo
10
10. Caractersticas de las personas que administran el tiempo de manera efectiva 10

11. Referencias Bibliogrficas
11
1. Qu es el tiempo?
Por ser el tiempo un asunto abstracto, es difcil definirlo, sin e mbargo es algo con lo cual
tenemos que ver todos los das. El tie mpo es e l perodo durante el cual contina una accin o
un proceso, segn e l diccionario. El tie mpo es slo una medida, una dimensin. Y si esto es as,
entonces cuando habla mos de la administracin del t ie mpo, el proble ma no est en ste, sino
en la administracin de nosotros mismos.
2. En qu inviertes tu tiempo?
Segn los expertos las horas del da deberan estar distribuidas de la siguiente manera:
El da debera dividirse en 6 horas por actividad
6 horas para dormir
6 horas para cuidar su cuerpo (alimentarse, hacer ejercicio,
asearse)
6 Horas para trabajar
6 horas para divertirse (leer, practicar un hobby, aprender algo
nuevo, estar en familia o solo)
3. Identificacin de roles
Para poder acercarnos a la inversin de tie mpo que esta mos haciendo en nuestra vida cotidiana
es muy importante identificar los diferentes roles en los que actua mos como personas, es decir,
rol de padre, rol de hijo, rol de esposo(a), rol de a migo, rols de profesional, entre otros.
Despus de ident ificar estos roles, debemos determinar una meta o un propsito para cada uno
de los roles, periorizar las actividades en se mana o das y crear unos compromisos que debemos
cumplir. Esta sera la primera ayuda para poder e mpezar a administrar el t ie mpo de manera
efectiva.
4. Recoleccin de Informacin
Otra herramienta que permite ayudar a la buena administracin del tie mpo, es la recoleccin
permanente de informacin, es decir, tener claro el listado de las cosas que tenemos pendientes
para realizar. Esto permite ade ms de disminuir el estrs que nos genera tener cosas
pendientes y los olvidos y postergacin de actividades, realizar un cronogra ma organizado y
adecuado para la ejecucin de estas actividades pendientes.
5. Problemas ms comunes a la hora de administrar el tiempo

Dentro de los proble mas ms comunes a la hora de administrar el tie mpo son:
Excesivo flujo de papeles
Poca o nula planeacin en los estimados de tie mpo que van a necesitar para el desarrollo
de una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones.
Pretender realizar muchas tareas de manera desorganizas en un tie mpo corto.
No saber decir no a las distracciones externas.
Confundir prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia, dejando lo
urgente para despus.
Establecer metas diarias por encima de la capacidad de cumplirlas.
No preocuparse por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar
eficientemente el tie mpo.
No planear e l tie mpo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de
soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la va de accin ms efectiva.
6. Cmo aprovechar ms el tiempo?
La nica manera en la cual pode mos redimir nuestro tie mpo es aprovechando lo ms posible el
que nos queda. Algunas estrategias para optimizar a l mximo el tie mpo, son:
6.1. Establecer claramente metas y objetivos
Sin objetivos claros y definidos es imposible clasificar actividades y determinar prioridades. Para
valorar si el tiempo ha sido bien aprovechado o mal gastado, debe considerarse en funcin de la
consecucin de los objetivos planteados. Lo ms difcil en la clasificacin de las actividades es
decidir cules son importantes y cules son las que llevan al cumplimiento de los objetivos. Los
asuntos realmente importantes rara vez son urgentes y los asuntos ms urgentes rara vez son
importantes.
Cuando las actividades importantes han sido identificadas es necesario jerarquizarlas de acuerdo
con un orden de prioridades y esta priorizacin depende del papel que la actividad cumple en el
logro de los objetivos.
6.2. Organizar y programar todas las actividades
Para administrar efectivamente el tiempo no basta con clarificar objetivos y prioridades sino que
se requiere tambin de una progra macin cuidadosa de actividades.
Programar las actividades que se deben realizar es determinar qu debe llevarse a cabo,
cundo, cmo, quin, con qu y en dnde deben efectuarse para poder lograr los objetivos del
puesto que desempea.
6.3. Delegacin eficaz
La delegacin es una de las herramientas ms tiles para lograr ms fcilme nte la
administracin del tie mpo. Delegar es el acto de transferir autoridad y responsabilidad de una
persona o grupo a otra. La delegacin efectiva facilita el trabajo del lder y aumenta la
productividad en la organizacin, a la vez que ayuda en la formacin de nuevos lderes, pero lo
ms importante es que le proporciona tie mpo al lder para otras cosas que slo l puede
realizar. Adems genera confianza y compromiso. La de legacin se basa en cuatro principios:
Delegue sin evadir la responsabilidad

De instrucciones claras
Registre y tenga control
Asegrese que los medios son suficientes
6.4. Controlar las interrupciones

Las interrupciones son elementos que ocasionan prdida de tiempo. Lla madas telefnicas,
visitas sin previa cita, reuniones y atencin de problemas, son algunas de ellas. Si son lla madas
telefnicas o si son visitas inesperadas, fltrelas mediante la ayuda de la secretaria, o limite el
tiempo de acuerdo con la situacin. Si se trata de reuniones de trabajo, puede resolver esta
interrupcin dejando un t ie mpo en su agenda sin progra mar para atender estas interrupciones.
7. Herramientas para potenciar la administracin del tiempo
Descubra en qu malgasta el tiempo. Saber qu es en lo que ms invierte tie mpo y si es
realmente honeroso para su empresa puede darle luces para la manera como va a organizar su
plan de actividades de un modo mucho ms productivo. Ingniese un formato de registro de
sus actividades para tener un cuadro ms realista sobre lo que usted hace.
Fije objetivos de administracin del tiempo. Lo realmente importante dentro del tema de
gestin del tiempo es cambiar conductas, no cambiar el tie mpo. Pngase como objetivo cambiar
sus comporta mientos para conseguir todos los objetivos que se fija a usted mismo. Por lo tanto,
usted necesita no solamente establecer objetivos y revisarlos a lo largo del tiempo y ver si esta
cumpliendo.
Habitese
a
fijar
lmites
de
tie mpo
para
las
actividades.
Por ejemplo, recibir visitantes, leer correspondencia y responder e mails puede consumir su da
entero si usted lo permite. En lugar de eso, ponga un lmite de una hora diaria para esa tarea y
apguese a ese lmite.
Cree nuevos hbitos1

Es posible adoptar nuevas maneras de hacer las cosas desarrollando nuevos hbitos. Hay que
empezar por adoptarlos, empezando por uno en particular, el hbito de actuar ahora. Hgalo
ahora, en el momento en que una idea positiva cruce su me nte para probar un mtodo nuevo
de hacer su trabajo.
Para saber manejar mejor el tie mpo se deben crear nuevos hbitos. Para ello, construya una
lista diaria de cosas para hacer y refirase a ella frecuentemente.
Puede listar las cosas para hacer usando un calendario de planificacin. Durante la primera
revisin de su planificador en la maana, haga una lista de todo lo que tiene que hacerse
durante ese da. Mantenga la lista relativamente corta, por ejemplo, de 5 a 10 cosas que
atender, de tal forma que pueda tener xito al completar toda su lista.
Sea realista acerca de lo que se puede realizar en un da y recuerde programar algn tiempo
personal incluyendo una actividad o tiempo individual como uno de los tems. Haga una lista de
acciones especficas en vez de conceptos vagos.
7.1. Matriz de la Administracin del Tiempo
Para poder tener una buena administracin del tie mpo es importante priorizar las tareas que se
tienen pendientes, para ello existe la Matriz de la Administracin del Tie mpo.
En el da a da, bsicamente dedicamos nuestro tiempo a uno de los cuatro bloques de
actividades:
Matriz de la administracin del tiempo
Urgente
No urgente
II.
Actividades:
I.
Prevencin
Actividades:
Construir relaciones
Crisis
Importante
Reconocer nuevas
Proble mas apre miantes
Proyectos cuyas fechas vencen oportunidades
Planificacin recreacin
IV.
III.
Actividades:
Actividades:
Trivialidades
Interrupciones
Ajetreo intil
Correo
No importante
Algunas cartas
Algunas reuniones
Prdidas de tie mpo.
Informes
Actividades agradables
Actividades populares
Tomado de: Stephen Covey Los 7 hbitos de la gente altamente efectiva.
1
Adaptado de: www.aulafacil.com/gestiontiempo/curso
Los dos factores que definen una actividad son lo urgente y lo importante.
Urgente significa que necesita una atencin inmediata. Las cosas urgentes actan sobre
nosotros, el timbre del telfono es urgente, por ejemplo; las materias urgentes son por lo
general muy visibles, nos presionan, recla man nuestra atencin.
La importancia tiene que ver con los resultados, si es algo importante, realiza una aportacin a
nuestra misin, a nuestros valores, a nuestras metas de a lta prioridad.
Las cuestiones que son importantes pero no urgentes requieren ms iniciativa, ms
proactividad, tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer que las cosas
ocurran. Si no tenemos una idea clara de lo que es importante, de los resultados que deseamos
obtener en nuestras vidas, con facilidad nos veremos desviados hacia la respuesta ante lo
urgente.
Los resultados de vivir en el cuadrante I son:
Estrs, agotamiento, administracin de las crisis.
Hay otras personas que dedican mucho tie mpo a l cuadrante III, urgente pero no importante
pensando que estn en el cuadrante 1, continua mente reaccionan a las cosas urgentes
suponiendo que tambin son importantes.
Las personas que dedican su t ie mpo casi exclusiva mente a los cuadrantes III urgente pero no
importante y IV no urgente no importante llevan vidas bsica mente irresponsables.
Las personas efectivas permanecen fuera de los cuadrantes III y IV, porque, urgentes o no, no
son importantes.
El cuadrante II es el corazn de la administracin personal efectiva, trata de las cosas que son
no urgentes, pero s importantes, por ejemplo: construir relaciones, planificacin de largo
alcance, el mantenimiento preventivo, la preparacin, todas esas cosas que sabemos que hay
que hacer, pero que sole mos e ludir, porque no son urgentes.
Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas, sino hacia las oportunidades.
Alimentan las oportunidades y dejan morir de inanicin a los problemas. Piensan
preventivamente, tienen autnticas crisis del cuadrante I pero su nmero es comparativamente
ms pequeo.
7.2. Planeacin de tareas inteligentes

Para poder definir metas a corto, mediano y largo plazo existe la herra mienta SMART:
Al utilizar esta herramienta se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Los Objetivos que se propongan deben ser especficos, entre ms detallados sean, ms
fcil ser tambin determinar las acciones a seguir para su cumplimiento.
Las acciones en lo posible deben ser medibles en el tie mpo, para poder tener claro el
seguimiento y su proceso de ejecucin.
Los tie mpo deben ser reales, se deben estudiar con detenimiento para no
comprometerse a algo que no se podr cumplir.
7.3. Ejercicio prctico:
Algunos pasos para desarrollar una lista de prioridades:
Tome dos hojas de papel.
Encabece una de ellas con el rtulo TENGO QUE HACER, y la otra con un CONVIENE
QUE HAGA.
En la hoja rotulada TENGO QUE ponga una lista sola mente de aquellas cosas que deba
hacer hoy.
En la otra hoja, bajo el rtulo CONVIENE QUE HAGA escriba todas aquellas cosas que
cree que deben hacerse, que sienta como dignas de llevarse a cabo.
Archive la lista correspondiente al CONVIENE QUE HAGA para futuras referencias.
Ejecute punto por punto lo anotado en la hoja titulada TENGO QUE.
8. Claves para lograr reuniones eficientes2
Los pasos a seguir para organizar una reunin son:
A. Identifique las metas y objetivos de la reunin:
Qu desea lograr en la reunin?
Considere cunto tie mpo tiene.
Qu cantidad de trabajo guarda re lacin con el tie mpo que tiene?
Adaptado de: Community Culture and the Environment: A Guide to Understanding a Sense of Place, U.S. Environmental. Protection
Agency. En: http://www.oac.state.oh.us/gra ntsprogs/BuildingCommunitiesSpa nish/Pasos_para_R ealizar_Reuniones_Efectivas.pdf
B. Elija los participantes adecuados:

Invite y publicite anuncie la reunin en forma anticipada de modo que el los invitados
sepan que se va a realizar y tenga el tiempo suficiente para planificarla. Piense en cules
son las mejores formas de informar a la gente sobre la reunin (por eje mplo,
invitaciones por escrito, correo electrnico, lla madas por telfono).
C. Elabore una agenda:
De ser pertinente, sera bueno distribuir la agenda antes de la reunin.
La agenda debera entregar la siguiente informacin:
Declaracin de metas y objetivos para la reunin.
Lista de acciones a seguir, cosas que le ayudarn a lograr sus metas y objetivos.
Lista de participantes por adelantado, con roles y responsabilidades (lder, facilitador,
secretario).
Logstica: qu?, cundo?, dnde?, por cunto tie mpo?
D. Revise la agenda y las normas bsicas:
Las normas bsicas son importantes de modo que todos se sientan cmodos para
participar activamente en el debate.
Por ejemplo:
La reunin comenzar y terminar en forma puntual.
Slo una persona hablar a la vez.
Los participantes escucharn activa mente al expositor.
Los te mas que no se relacionen con la agenda sern aplazados para otro debate.
E. Planifique tie mpo suficiente para desarrollar el trabajo durante la reunin, contemple que
haya tiempo para:
Generar ideas
Debatir
Tomar decisiones o lograr consensos
Cerrar el debate
Determinar los pasos a seguir (de ser necesario, acuerde una reunin futura).
F. Desarrolle y distribuya un resumen de la reunin:
Este documento ayudar a los participantes de la reunin a recordar qu se ha debatido
y decidido en e lla. Debera haber un secretario que tome notas durante la reunin para
mantener un registro histrico de los debates.
G. Evale la reunin, pregntese:

Se abordaron todos los puntos de la agenda?
Asisti la gente adecuada a la reunin?
Se tomaron y aprobaron decisiones?
Tiene claros los siguientes pasos que es necesario seguir?
H. Hgale seguimiento a los compromisos, responsables, tiempos y presupuestos
establecidos dentro del desarrollo de la reunin:
Se cumplieron las metas y objetivos?
Que ha faltado para cumplir con tie mpos?
Qu se puede mejorar o ca mbiar dentro de l desarrollo de las tareas?
9. Resumen de estrategias para potenciar la administracin del tiempo
Especificar clara mente mis metas

Hacer una lista de las cosas que tengo que hacer en e l da
Tener claras cuales son mis prioridades
Terminar tareas sin que me interrumpan
Adquirir nuevas responsabilidades y ser cuidadoso de no asumir de masiados
compromisos
Estimar adecuadamente e l tie mpo que requiero
Mantener en orden mi lugar de trabajo
Asegurarme de no realizar trabajos que otro ya est ejecutando
Clarificar cuales son mis responsabilidades y las de mis colegas
Organizarse utilizando recordatorios (post-it, grabaciones, outlook, agendas etc)
Relacionar actividades para dedicar un tie mpo a desarrollarlas (lla madas, salidas,
oficina, etc)
Ser flexible con el uso de l tie mpo
Ser inflexible con la determinacin del tie mpo que le dedicar a las cosas
Realizar recoleccin permanente Eliminar informacin
Llevar a cabo revisiones y seguimientos peridicos para alinearse con su meta
10. Caractersticas de las personas que administran el tiempo de manera efectiva
El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los
eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su
control si lo consideran necesario.
Recopilan toda la informacin existente sobre el tema en cuestin, e invitan a una mesa
de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la e mpresa.
Delegan con claridad y precisin para asegurase que se ha comprendido lo asignado.
Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.
Establecen los posibles cursos de accin que permitan alcanzar los objetivos en e l tie mpo
ms corto.
Definen alternativas de accin y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.
10
Analizan y eligen la que parece la mejor opcin en cada caso.

Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase
que se estn logrando los resultados planeados.
Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.
11. Referencias Bibliogrficas
Administracin del t ie mpo:

www.geocities.com/perfilgerencial/administracion_del_t ie mpo.html
Community Culture and the Environment: A Guide to Understanding a Sense of Place,

U.S.
Environmental.
Protection
Agency.
En:
http://www.oac.state.oh.us/grantsprogs/BuildingCommunitiesSpanish/Pasos_para_Realiz
ar_Reuniones_Efectivas.pdf
www.conocimientosweb.net
www.conocimientosweb.net/zip/article1806.html+%22Los+estimados+de+tie mpo+que
+suponen%22&hl=es&ct=clnk&cd=1&gl=co
www.aulafacil.com
www.aulafacil.com/gestiontie mpo/curso/Lecc5.htm+%22es+posible+adoptar+nuevas+
maneras+de+hacer+las+cosas+desarrollando+%22&hl=es&ct=clnk&cd=1&gl=co
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5. Problemas ms comunes a la hora de administrar el tiempo

Delegue sin evadir la responsabilidad

6.4. Controlar las interrupciones

Cree nuevos hbitos1

Adaptado de: www.aulafacil.com/gestiontiempo/curso

7.2. Planeacin de tareas inteligentes

Al utilizar esta herramienta se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

B. Elija los participantes adecuados:

G. Evale la reunin, pregntese:

Especificar clara mente mis metas

10. Caractersticas de las personas que administran el tiempo de manera efectiva

Analizan y eligen la que parece la mejor opcin en cada caso.

11. Referencias Bibliogrficas

Administracin del t ie mpo:

Community Culture and the Environment: A Guide to Understanding a Sense of Place,

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