6.

OBTENER DATOS EXTERNO

En esta tarea, agregar datos a su libro de PowerPivot copindolos de una hoja
de clculo de Microsoft Excel y pegndolos en la ventana de PowerPivot.
Tenga presente que para utilizar estos datos en el anlisis, tendr que crear
relaciones entre los datos de la base de datos de Access y los dems datos del
libro de PowerPivot. Las instrucciones para crear relaciones se proporcionan en
una leccin posterior. Para obtener ms informacin, vea Crear relaciones entre
tablas (tutorial).

Copiar y pegar datos en PowerPivot

Puede copiar los datos como en las tablas de las aplicaciones externas y
pegarlos en la ventana de PowerPivot. Los datos que pega del
Portapapeles deben estar en formato HTML, como los datos que se copian
de Excel o Word. Tambin se puede copiar y pegar una tabla entera o un
intervalo en PowerPivot. PowerPivot detectar automticamente los tipos
de datos y los aplicar a los datos pegados. Sin embargo, tambin puede
modificar el tipo de datos o formato para mostrar de una columna de
forma manual.
Nota
En Windows Vista y Windows 7, las caractersticas de la ventana de
PowerPivot estn disponibles en una cinta de opciones, que se explica
en este tema. En Windows XP, las caractersticas estn disponibles de
un conjunto de mens. Si usa Windows XP y desea ver cmo se
relacionan los comandos de men con los comandos de la cinta de
opciones.
Hay algunas restricciones al pegar los datos:

Al usar Pegar datos anexados o Pegar datos reemplazados, los

nuevos datos deben contener exactamente el mismo nmero de
columnas que los antiguos. Si es posible, las columnas de datos que
se pegan o anexan tambin deberan ser de los mismos tipos de
datos que los de la tabla de destino, o ser de un tipo de datos
compatible. En algunos casos puede usar un tipo de datos diferente,
pero normalmente se mostrar un error Type mismatch.

Las opciones Pegar y anexar y Pegar y reemplazar solo estn

disponibles al trabajar con una tabla que se cre inicialmente
pegando datos en el Portapapeles. No se puede usar Pegar datos
anexados ni Pegar datos reemplazados al agregar datos a una
tabla vinculada o a una tabla de datos importados.

Para pegar datos en la ventana de PowerPivot

En la ventana de PowerPivot, haga clic en la pestaa Inicio y en el

grupo Portapapeles haga clic en uno de los siguientes botones:

Haga clic en Pegar para pegar el contenido del Portapapeles

en una tabla PowerPivot nueva.

Haga clic en Pegar datos anexados para pegar el contenido

del Portapapeles como filas adicionales en la tabla
seleccionada. Las nuevas filas se agregarn al final de la tabla.

Haga clic en Pegar datos reemplazados para reemplazar la

tabla seleccionada con el contenido del Portapapeles. Todos los
nombres de encabezado de columna existentes permanecern
en la tabla y las relaciones se conservarn de modo que no
tenga que copiar los encabezados de columna del origen
original.

6.1.4. CREAR TABLAS VINCULADAS

La nueva tabla que aparece en la ventana de PowerPivot tiene siempre el
mismo nombre que la tabla de Excel. Por lo tanto, debe dar asignar a la
tabla de Excel un nombre significativo antes de crear la tabla vinculada. De
forma predeterminada, Excel genera automticamente los nombres para las
tablas (Tabla1, Tabla2, etc.), pero puede cambiar el nombre de las tablas con
facilidad utilizando la interfaz de Excel.
Nota
En Windows Vista y Windows 7, las caractersticas de la ventana de
PowerPivot estn disponibles en una cinta de opciones, que se explica en
este tema. En Windows XP, las caractersticas estn disponibles de un
conjunto de mens. Si usa Windows XP y desea ver cmo se relacionan
los comandos de men con los comandos de la cinta de opciones,
vea Interfaz de usuario de PowerPivot en Windows XP.
Para crear una tabla en Excel
1. En la ventana de Excel, seleccione los datos a los que desea dar
formato como tabla.
2. En la pestaa Inicio, haga clic en Dar formato como Tabla y, a
continuacin, seleccione un estilo de tabla. Asegrese de
seleccionar La tabla tiene encabezados.
3. Asigne un nombre a la tabla, tal como se describe en el
procedimiento siguiente.
Para cambiar el nombre a una tabla en Excel

En la ventana de Excel, en Herramientas de tabla de la

pestaa Diseo, en el grupo Propiedades, escriba un nombre para
la tabla.

Crear la tabla vinculada en Excel

1. En la ventana de Excel, seleccione la tabla que cre.

2. En la pestaa PowerPivot, en el grupo Datos de Excel, haga clic

en Crear una tabla vinculada.
Se incrusta una tabla nueva en el rea de trabajo de la ventana de
PowerPivot y aparece la tabla. Los datos de esa tabla se vinculan a la tabla
seleccionada en Excel y se pueden editar en Excel, pero no en la ventana de
PowerPivot.
Realizar cambios en las tablas vinculadas
Si cambia el nombre de la tabla en Excel una vez se haya creado la tabla
vinculada, se interrumpir el vnculo entre las tablas. Cuando intente
actualizar los datos, aparece el cuadro de dilogo Errores en las tablas
vinculadas. Haga clic en Opciones para seleccionar una opcin con el fin
de resolver el error. Si se cambia el nombre en la ventana de PowerPivot no
afecta al vnculo.
Si cambia el nombre de los encabezados de columna de la tabla de Excel,
los cambios se actualizarn en la tabla vinculada. Sin embargo, si cambia el
nombre de un encabezado de columna en Excel que se utiliza en una
relacin de PowerPivot, debe crear de nuevo la relacin de PowerPivot.Para
obtener ms informacin sobre las relaciones, vea Relaciones entre tablas.
Actualizar los datos en tablas vinculadas
De forma predeterminada, las tablas dePowerPivot que se vinculan a las
tablas de Excel se actualizan automticamente cuando los datos
cambian.Tambin se pueden actualizar manualmente en la ventana de
PowerPivot o en la ventana de Excel.
Para establecer el modo de actualizacin en PowerPivot

En la ventana de PowerPivot, en Herramientas de tabla, haga clic

en la pestaa Tabla vinculada y, en el grupo Tablas vinculadas,
haga clic en Modo de actualizacin y, a continuacin, haga clic
en Manual o Automtico.

Para actualizar las tablas vinculadas en PowerPivot manualmente

En la ventana de PowerPivot, en Herramientas de tabla, haga clic

en la pestaa Tabla vinculada y en el grupo Tablas vinculadas,
haga clic en Actualizar todo o en Actualizar datos
seleccionados.

Para actualizar las tablas vinculadas en Excel manualmente

En la ventana de Excel, haga clic en la pestaa de PowerPivot y en

el grupo Datos de Excel, haga clic en Actualizar todo.

6.2. OBTENER DATOS EXTERNOS LIBROS EXCEL

6.2.1. OBTENER DATOS EXCEL

Copiar y pegar desde una hoja de clculo de

Excel externa

El departamento de ventas tiene una hoja de clculo de Excel que contiene la

ubicacin de las reas donde Contoso vende productos actualmente. Copiar los
datos que necesita de esta hoja de clculo y los pegar en su libro de PowerPivot.

Para copiar y pegar desde una hoja de clculo de Excel externa

1. Navegue hasta la ubicacin del equipo donde descarg los ejemplos y haga
doble clic en el ejemplo Geografa. Se abrir una nueva hoja de clculo de
Excel y ya no estar en la ventana de PowerPivot.
2. Resalte y copie las celdas A1 a J675 (incluida la fila de encabezados de
columna).

Nota

Asegrese de seleccionar solo este rango de celdas, y no filas y columnas enteras. Al

seleccionar filas y columnas completas, se importan celdas vacas, lo que podra
afectar a su capacidad de crear las relaciones con estos datos.
3. De nuevo en la ventana de PowerPivot, en la pestaa Pgina Inicial, haga
clic en Pegar. El cuadro de dilogo Vista previa de pegadomuestra la
nueva tabla que se crear.
4. Escriba Geografa en el cuadro de texto Nombre de la tabla.
5. Asegrese de que los datos de la tabla sean correctos, compruebe que la
opcin Usar primera fila como encabezados de columna est
seleccionada y, a continuacin, haga clic en Aceptar. La nueva tabla se
crear en la ventana de PowerPivot.