Diseo Tcnico y

Funcional de la
Solucin

SAL 060-Sistema de
Informacin Salud
ADMISION
URGENCIAS Y TRIAGE
MODULO PM

Colsubsidio
Autor:
Fecha de Creacin:
Fecha de Modificacin:
Versin:

AIDA NORELA MULFORD

2013-06-2624/05/2013
2013-06-27
1.1

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Diseo Tcnico y Funcional de la Solucin
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Actualizaciones del documento

Versi
n
1.0
1.1

Fecha
26/06/20
13
27/06/20
13

Autor
Aida
Mulford

Autorizado
Norela

Yorghy Bermeo

Descripcin

Aida
Norela Creacin
Mulford
Documento
Aida
Norela Revisin, ajustes
Mulford
y modificaciones

Informacin del proyecto

Nombre
de Sistema
de ID.
De SAL-060.
Proyecto
Informacin Salud Proyecto
Fecha de Inicio 01/04/2013
Fecha
de 16/09/2014
Terminacin
Sponsor
Carlos Urea
Unidad
de Salud
Negocio

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ndice
1.

PROCESO.........................................................................................................4
1.1. Descripcin general..............................................................................4
1.2. Descripcin de funcionalidades y eventos..................................4
1.3. Consideraciones y requerimientos de la organizacin.........5
1.4. Modelo del negocio...............................................................................8
1.5. Definicin de Trminos.........................................................................8

2.

EVALUACIN DE REQUERIMIENTOS CUBIERTOS.............................9

2.1. Descripcin de las mejoras................................................................9
2.2. Descripcin de GAPs...........................................................................10
2.3. Posibles soluciones para GAPs identificados...........................10
2.4. Cambios en el proceso post-implementacin..........................10

3.

CONSIDERACIONES...................................................................................10
3.1. Datos maestros.....................................................................................10
3.2. Configuraciones del sistema............................................................11
3.3. Requerimientos de depuracin y migracin de datos..........11
3.4. Interfaces.................................................................................................11
3.5. Requerimientos de reporte..............................................................11
3.6. Formularios especiales y requerimientos de impresin......12
3.7. Seguridad y autorizacin de accesos especiales....................12
3.8. Entorno Plataforma Tecnolgica.................................................12
3.9. Backups....................................................................................................12

4.

APROBACIN...............................................................................................12
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1. Proceso
1.1.

Descripcin general

El tratamiento de un paciente comienza con la admisin, esta consiste en un

proceso administrativo relativo a la gestin de pacientes, que tiene como
objeto ingresar al usuario a los diferentes servicios que presta Colsubsidio.
El presente documento describe el proceso actual
de urgencias y Triage de la IPS Colsubsidio, el cual
anlisis y cuantificacin para definir el proceso de
en este servicio a implementar en la vertical ISH de
de admisin se describe el diseo.

de admisin en el servicio
se utiliz como insumo de
admisin de los pacientes
SAP, en el proceso TO-BE

Con el objeto de mejorar el desempeo de las unidades prestadoras de

servicios de alta calidad y eficiencia, que suministre datos confiables del
proceso de admisin para la elaboracin de estadsticas, informes, reportes y
planes de mejora.

1.2.

Descripcin de funcionalidades y eventos

PROCESO AS- IS
La atencin de urgencias inicia con la llegada del paciente al servicio:
ADMISION PACIENTE TRIAGE I
El paciente
se ingresa directamente a la sala de reanimacin donde
paralelamente ocurren los siguientes procesos:
Atencin Mdica: Corresponde a la instauracin
tratamiento mdico, incluye registro en historia clnica.

continuidad

del

Admisin rpida (admisin de Triage): realizada por la Jefe de atencin al

usuario o de urgencias, comprende las siguientes actividades:

Si el paciente cuenta

con documento de identidad o acompaante que

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suministre informacin, se verifican datos y:

Si el paciente es nuevo lo ingresa al sistema registrando los datos
bsicos (nombres y apellidos completos, fecha de nacimiento, sexo y
documento de identidad)
Si el paciente ya se encuentra creado lo selecciona y el sistema
tomar los datos bsicos registrados para completar la recepcin
Si no hay documento de identidad o acompaante se crea e ingresa en el
sistema con las variables que exige la norma.

Admisin a Urgencias: Una vez el paciente es estabilizado y puede

suministrar informacin adicional o llega acudiente, se completan datos de
admisin, informacin de
aseguramiento,
el pagador y
se realiza
comprobacin de derechos
ADMISION PACIENTE TRIAGE II, III o IV
El paciente al llegar
al servicio de urgencias toma un digiturno,
consecutivamente la enfermera de Urgencias llama al paciente e ingresa al
sistema a la opcin Triage y procede a realizar simultneamente el Registro
informtico en HIS -ISIS
y la atencin, este proceso comprende las
siguientes actividades:
-

Admisin rpida: Se detalla en tem anterior -Admisin paciente Triage I.

Esta accin activa el registro de Triage
Toma de datos del paciente e indaga motivo de consulta.
Toma de signos vitales y realiza clasificacin de Triage.

Una vez se clasifica el paciente segn esta categorizacin se define el destino

del usuario, como se describe a continuacin:
Paciente Triage 2: Jefe de Urgencias realiza admisin a urgencias (se
detalla en tem anterior Admisin paciente Triage I) y asigna cita en
agenda de urgencias, esta consulta no genera recaudo y el paciente
pasa inmediatamente a su atencin.
Paciente Triage 3 o 4: Jefe de programa cita mdica en el mbito
ambulatorio de consulta externa en el tiempo demandado segn la
prioridad, orienta
al paciente a lnea de frente
donde realizan
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comprobacin de derechos y pago de la atencin.

El da de la cita al momento de la atencin el mdico realiza la
recepcin del paciente, realizndose la admisin es este instante.

1.3.

Consideraciones y requerimientos de la organizacin

PROCESO TO- BE
ADMISION PACIENTE TRIAGE I
El paciente
se ingresa directamente a la sala de reanimacin donde
paralelamente con la atencin medica concurre el proceso de admisin.
Admisin rpida: Corresponde a la admisin de Triage, es realizada por la
Jefe de atencin al usuario o de urgencias y simultneamente a esta se crea
el episodio.

Si el paciente cuenta con documento de identidad o acompaante que

suministre informacin, se verifican datos y:
Si el paciente es nuevo lo ingresa al sistema registrando los datos
bsicos (nombres y apellidos completos, fecha de nacimiento, sexo y
documento de identidad)
Si el paciente ya se encuentra creado lo selecciona y el sistema
tomar los datos bsicos registrados para completar la recepcin.

Si no hay documento de identidad o acompaante se crea e ingresa en

el sistema con las variables que exige la norma.

Admisin a Urgencias: Una vez el paciente es estabilizado y puede

suministrar informacin adicional o llega acudiente, se importan los datos de
la admisin rpida, se complementan
los datos adicionales faltantes
relacionados con el paciente y aseguramiento, se relaciona asegurador o
pagador y se realiza comprobacin de derechos.

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PACIENTE TRIAGE II, III, IV

El paciente al llegar
al servicio de urgencias toma un digiturno,
consecutivamente la enfermera de Triage llama al paciente e ingresa al
sistema a la opcin Triage y procede a realizar la admisin rpida (Se
describe en tem anterior -Admisin paciente Triage I); En este momento se
crea el episodio de Triage, permitiendo que se realice el registro de la atencin
prestada en el Triage.
Una vez en el Triage se clasifica el paciente, segn esta categorizacin se
define el destino del usuario, esta determinacin finaliza el proceso de Triage
y da inicio al proceso de urgencia si el paciente requiere esta atencin.
A continuacin se describe el proceso de admisin segn el destino definido:

Paciente Triage II: La Jefe de Urgencias realiza el movimiento del

Triage al servicio de urgencias, posterior a esto la auxiliar de admisin
de Triage realiza la admisin a urgencias, se crea el episodio y este va
directo al puesto de trabajo de los mdicos de urgencias marcados con
la clasificacin por color (GAP 1) que permitir a los prestadores de
atencin priorizar el orden de atencin.
Admisin a Urgencias: Se importan datos de la admisin rpida, se
complementan los datos de la variante de admisin a urgencias y
aseguramiento, se relaciona asegurador (Definicin de PA) y se realiza
comprobacin de derechos (GAP 2)
Esta consulta no genera recaudo (Exenta de pago) y el paciente pasa
inmediatamente a su atencin.

Paciente Triage III: La Jefe de Urgencias orienta al paciente donde la

auxiliar de admisin de urgencias, quien programa la cita mdica del
paciente en la agenda de atencin de Triage 3 en el tiempo demandado
segn la prioridad, y realiza el proceso de admisin a urgencias (Se
detalla en tem anterior), consecutivamente el paciente se direcciona al
front para que realice el pago correspondiente.

Paciente Triage 4: Jefe de Urgencias direcciona al paciente hacia el

front donde asignaran una cita de consulta externa medicina general y
el recaudo de la misma.
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La admisin se realiza como se indica en el documento que describe el

proceso
de
admisin
Consulta
externa
(SM020ADMISION
AMBULATORIA- CONSULTA EXTERNA - MODULO PM)
DEFINICIN DE LA VARIANTES

Variante admisin Rpida: Concierne a la variante de admisin a

Triage, consta de una pestaa denominada Datos de Triage, contienen
los siguientes subscreen.
-

Datos del paciente: Nombre1 y nombre 2, apellido1 y apellido 2,

Fecha nacimiento, sexo
Otros datos del Paciente: Tipo y nmero de documento.
Datos del episodio: Fecha inicio y final,
Datos de consulta: clase consulta, estatus, Unidad de
tratamiento.

Variante para admisin

denominadas:

a urgencias: Consta de 2 pestaas

Datos del paciente: Contiene 6 Subscreen

Datos de consulta: Contiene 4 Subscreen

Datos del paciente

Datos del paciente: Nombre1 y nombre 2, apellido1 y apellido 2, Fecha
nacimiento, sexo, tratamiento, Ocupacin, Nacionalidad, Discapacidad.
Otros datos del Paciente: Estado civil, religin, zona, tipo y nmero de
documento.
Direccin paciente: direccin, cdigo postal, telfono, e -mail.
Acudiente: Nombres y apellidos, parentesco, direccin, telfono, e
-mail y cdigo postal
Empresa: Nombre, direccin, cdigo postal, telfono, e mail.
Acompaante: Nombre, apellido, parentesco, direccin, telfono, e
-mail y cdigo postal.
Datos de Consulta
Datos del episodio: Fecha inicio y final,
Datos de consulta: clase episodio, clase consulta, motivo de consulta,
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categora tratamiento, estatus. Flag Indicativo de urgencias

Asignacin Organizativa: Unidad mdica, Unidad de tratamiento y
unidad de edificio.
Asignacin de Medico: Mdico tratante
Causa Externa: Registra causa externa.

1.4.

Modelo del negocio

<< Instrucciones para complementar esta seccin Aqu deber incluir el

flujo del proceso >>

1.5.

Definicin de Trminos

Triage: Es un mtodo de seleccin y clasificacin de pacientes, basado en sus

necesidades teraputicas y los recursos disponibles. Esta categorizacin
define la prioridad de atencin en el servicio de urgencias, segn su gravedad,
determinando el tiempo de atencin y el recurso ms adecuado en cada caso.
Urgencia: Urgencia es la aparicin fortuita (imprevista o inesperada), en
cualquier lugar o actividad, de un problema de salud de causa diversa y
gravedad variable, que genera la conciencia de una necesidad inminente de
atencin por parte de sujeto que la sufre o de su familia (OMS).
Atencin de urgencias: Comprende la organizacin de recursos humanos,
materiales, tecnolgicos y financieros de un proceso de cuidado de salud
indispensable e inmediato a personas que presentan una urgencia. Todas las
entidades o establecimientos pblicos o privados, que presten servicios de
consulta de urgencias, atendern obligatoriamente estos casos en su fase
inicial aun sin convenio o autorizacin de la EPS respectiva, o aun en el caso
de personas no afiliadas al sistema.
Admisin urgencias: Es la unidad de apoyo organizativo e informativo a la
demanda de atencin en el Servicio de Urgencias.
FLAG: campo que permite su marcacin con un smbolo predefinido (), en
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1.0

este caso su marcacin indica que la atencin corresponde a una urgencia.

Transaccin SPRO: Permite visualizar la gua de implementacin del
Customizing de SAP.
2. Evaluacin de Requerimientos Cubiertos
2.1.

Descripcin de las mejoras

Las mejoras esperadas con la implementacin del proceso de

SAP propuesto por Colsubsidio son:

Admisin en

1. Disminucin del ingreso manual de datos, lo cual reduce la tasa de error y

acelera la transferencia de datos.
2. Mayor capacidad de procesamiento de pacientes y mayor eficiencia del
personal de admisin.
3. Mayor satisfaccin de los usuarios.
4. Facilitar el flujo del proceso.
5. Simplificar el proceso de admisin.
6. Eliminar actividades que no agregan valor.
7. Reduccin de tiempos, recursos y costos.
8. Eliminar el retrabajo.
9. Atender mejor los requerimientos del proceso, de acuerdo a las mejores
prcticas.
10.

Corregir problemas existentes.

2.2.

Descripcin de GAPs

Los GAPS detectados para el proceso de admisin de los servicios de urgencias

ambulatorios, son los mismos a los divisados y definidos en el documento
SM020-DTF-SAL060-PM-ADMISION AMBULATORIA CONSULTA EXTERNA.
Corresponde a los GAPs 1, 2, 3 y 4.

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1.0

GAP 5: Llevar el campo de clasificacin de Triage a los puestos de trabajo de

consulta, admisin de urgencias y atencin al usuario. Adicional a esto se debe
generar un campo tipo semforo con los colores rojo, amarillo y verde para
identificar el tipo de Triage.

2.3.

Posibles soluciones para GAPs identificados

La solucin para los GAPs detectados fue planteada en el documento SM020DTF-SAL060-PM- ADMISION AMBULATORIA CONSULTA EXTERNA.
GAP 6: Creacin de una columna con un campo que indica con color la
prioridad de atencin, representa la categorizacin de Triage asignada.

2.4.

Cambios en el proceso post-implementacin

Los cambios que se darn en el proceso actual y en el estndar de SAP,

estn descritos en el tem 1.3 de este documento el cual detalla el proceso
TO-BE solicitado por Colsubsidio, as como en el tem 2.3 en el cual se
puntualizan y explican los GAPS.
Es necesario revisar y definir el perfil de la auxiliar administrativa de
admisiones de los servicios de urgencia de la red y estandarizarlo.

3. Consideraciones
3.1.

Datos maestros

Los datos maestros requeridos y que soportan el proceso de admisin son los
relacionados con el paciente, el aseguramiento y la normatividad vigente en
el pas.

3.2.

Configuraciones del sistema

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Se requiere que previamente est la configuracin bsica y avanzada de

consultora desde la transaccin SPRO.

3.3.

Requerimientos de depuracin y migracin de datos

NO APLICA: El presente documento

proceso.

3.4.

no requiere este nivel de detalle, ni

Interfaces

Es necesario establecer y crear la interface con los aseguradores para realizar

la validacin de derechos.

3.5.

Requerimientos de reporte

Los reportes dependientes de la admisin de los servicios de Urgencia son:

1. Nmero de ingresos de pacientes por: sede, tipo convenio, tipo de
servicio, pagador y ruta de acceso
2. Tasa de admisin.
3. Reporte de cantidad de pacientes admitidos
4. Reporte de pacientes admitidos y no atendidos
5. Reporte de Reingreso de pacientes al servicio
6. Reporte de oportunidad, segregado as: intervalo en minutos entre
Llegada y atencin Triage, Intervalo en minutos entre atencin de
Triage y consulta.
3.6.

Formularios especiales y requerimientos de impresin

NO APLICA para el proceso de admisin por las caractersticas propias de esta

no se identifica necesidad de formulario especial o impresin.

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3.7.

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1.0

Seguridad y autorizacin de accesos especiales

En la etapa de gestin y ejecucin se definirn los diferentes roles y perfiles

para el acceso dependiendo de los cargos y funciones a desarrollar por cada
uno de los diferentes usuarios finales.

3.8.

Entorno Plataforma Tecnolgica

NO APLICA Debido a que el objetivo de este documento no requiere este

detalle.

3.9.

Backups

NO APLICA Debido a que el objetivo de este documento no requiere este

detalle.

4. Aprobacin
APROBACIONES
Nombr
e:

Jos Ral Gordillo

Nombr
e:

Jorge Andrs Rodrguez

Cargo:

Lder Funcional (Salud)

Cargo:

Asesor de Tecnologa

Firma:

Firma:

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Nombr
e:

Eugenio Ramrez

Cargo:

Gerente
de
(Consultora)

ltima
actualizacin:
2013-02-15

Proyecto

Firma:

Versin
Pgina 14 de
:
14
1.0

Nombr
e:

Angie Carolina Corts

Cargo:

Gerente
de
(Colsubsidio)

Firma:

Nombr
e:

Aida
Norela
Barreto.

Cargo:

Lder Funcional MDULO PM Cargo:

Firma:

Firma:

Nombr
e:

Weimar Arango

Cargo:

Lider
(Neoris)

de

Mulford Nombr
e:

Yorghy Bermeo
Consultor PM

Nombr
e:
Integracin

Firma:

Cargo:
Firma:

Fecha de Firma

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Proyecto