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Manual de Administracin de Usuarios

Claves y Altas

Identificacin de Usuarios
Como han observado y posiblemente ya trabajado, dar de alta a un nuevo
usuario o varios a la vez no es complejo, solo debemos seguir unos pasos
para lograrlo.

Tenemos la posibilidad de dar de alta sumando solo los datos, creando el


usuario y generando automticamente la clave, podemos hacerlo con una
clave temporal que luego puede ser modificada al ingresar por primera vez
el nuevo usuario, podemos nosotros determinar la clave.
Independiente del mtodo utilizado, hay otro inconveniente que se presenta
a medida que el campus es utilizado, se trata de la identificacin del usuario.
Pensemos en el siguiente ejemplo:
El nodo del Instituto cuenta con 6 aulas en el primer ao de vida del mismo,
cada una de ellas posee 15 usuarios activos, o sea que tenemos 90 usuarios
activos en el campus.
Como la carga de datos y asignacin de claves la realizo un solo facilitador
este asigno un criterio para la clave y el usuario.
Con los aos, el uso del campus se intensifica, no solo contamos con cursos
de apoyo a la tarea presencial, sino que presentamos propuestas
semipresenciales as como cursos extracurriculares, ello tambin significa
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aumentar la cantidad de Facilitadores en el nodo, as como docentes con


perfil de administrador del aula y cerca de 450 usuarios activos.
Ahora bien
Fueron todos dados de alta con el criterio fijado por el primer Facilitador o
a medida que el uso del campus creci fuimos asignando diferentes
criterios? Se trata de 450 usuarios diferentes o bien al ser varios los
encargados de asignar claves y usuarios se trata de 450 usuarios pero
muchas menos personas con ms de un usuario?
Parece un inconveniente menor, pero pensemos en el usuario ya registrado.
Debe recordar una clave y un usuario para cada aula o curso que realice, as
como los inconvenientes que puede traernos al momento de identificar a un
usuario en particular.
Es muy importante al momento de comenzar a asignar usuarios y claves que definamos el
criterio que seguiremos a lo largo del tiempo. Independiente de quien realice la tarea de
asignacin de los mismos.

Lo conveniente es consensuar entre todos cual ser el criterio a utilizar. Por


ejemplo, pueden proponer solo generar el usuario y la clave que sea
temporal as luego esta puede ajustarse por el usuario en particular, o bien
asignar clave y contrasea desde el inicio (esta tambin puede ser luego
modificada por el usuario).
En cuanto a los criterios, no es conveniente utilizar el apellido y letras del
nombre o viceversa ya que puede darse cierta repeticin en el mismo, as
como dar de alta a la misma persona ms de una vez.
Por ejemplo si contamos en el registro con Marta Daz y asignamos como
usuario mdiaz, podemos tener situaciones como por ejemplo los siguientes:
Contar con otro nuevo usuario que se llame por ejemplo Mario Daz, Mariela
Daz, Mirta Daz Podemos salvar el inconveniente ajustndolo de manera
individual, pero ello lleva tiempo y de contar con varios casos
similares hay que prestar mucha atencin.
Que el participante que se encuentra ya de alta con un usuario que
ya hemos creado se presente para un nuevo curso y nos brinde su
nombre completo, por ejemplo Marta Nilda Daz. Si le creamos un
nuevo usuario sumando una letra ms del nombre, la inicial del
segundo o cualquier otra combinacin, ya nos encontramos en una
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situacin de una sola persona con ms de usuario.


Si bien podemos remediar cada caso en el cual se presentan repeticiones
realizando la carga de datos de manera individual, tengan presente que dar
de alta uno por uno para un curso lleva mucho tiempo y puede llevar a
errores en la carga.

Creemos que una buena opcin para Usuario y Clave es utilizar combinaciones en las cuales el
nmero de documento sea la base de la clave y el usuario, tal como lo pueden ver en nuestro
ejemplo de carga grupal. Ello evita dentro el Instituto que contemos con datos repetidos y
resulta fcil de recordar para el participante.

La operacin de carga de nuevos usuarios no se realiza diariamente y en


general coincide con inicio de cuatrimestres semestres y realizar cargas de
datos de manera individual es complejo y lleva mucho tiempo (piensen en
solo tener que dar de alta a 60 personas una por una!!!).
Por ello es que realizar la misma grupalmente y con un criterio nico para
hacerlo permite distribuir la tarea entre los facilitadores que acompaan la
tarea como webmaster en el nodo y evita dobles usuarios por participante o
repeticiones. La opcin que proponemos permite una fcil identificacin del
usuario, as como resulta para el participante fcil de recordar, pero como
siempre, es una opcin y lo importante es el criterio que consensuen entre
los facilitadores del Instituto.

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Nuevos usuarios
Los usuarios son todas aquellas personas que participan en la plataforma.

Dar de alta
Dar de alta a un usuario significa que le damos acceso a uno o ms espacios
del campus virtual (una o ms aulas, o a las aulas especiales como el bar o
la biblioteca).
Existen dos modos de dar de alta a los nuevos usuarios:
1 Individualmente (de a un usuario por vez)
2 Importando una lista completa (varios usuarios a la vez)
Es importante
recordar que el
nombre de
usuario es el
nico dato no
modificable

Generacin de clave Alta de usuarios


Dar altas individuales o grupales no es complejo, pero debemos
realizar algunos pasos.
El procedimiento para las altas grupales puede costar al principio
pero vern que es sencillo y permite ahorrarnos mucho tiempo
cuando se trata de varios participantes los que debemos activar
dentro del campus.

Si se usa el botn Generar Clave, el


sistema automticamente asignar
una clave aleatoria al usuario. Nuestra
recomendacin es escribir una clave
recordable, que el usuario luego podr
cambiar.
Es conveniente que los dems datos
del usuario sean ingresados por el
propio interesado desde el tem Perfil
y Preferencias, que se abre donde se
encuentra el nombre y foto del
usuario.

Antes de ver los procedimientos para generar nuevos usuarios, es


importante hablar de las claves de acceso:
En la ltima versin de la plataforma se ha incrementado la longitud
mnima de las contraseas. Para generar una contrasea, deberemos
tener en cuenta lo siguiente:
1.

La longitud mnima de las claves:

Usuarios comunes (no Webmaster): 6 caracteres mnimo.


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Usuarios webmaster: 8 caracteres mnimo.


2.

La clave no puede ser igual al id_usuario, pero si puede contenerlo.

3.

Slo se pueden incluir letras, nmeros y/o puntos (.), guiones bajos (_).
No se pueden usar acentos ni caracteres especiales, como por ejemplo: #, !,
* , ?, etc.
La longitud de contraseas expresada afectar a los nuevos usuarios y a
quienes realicen cambios en sus claves. Los usuarios preexistentes que no
modifiquen su contrasea no se vern afectados hasta que realicen cambios
en sus claves.

Tipos de clave (contrasea)


Clave Temporal: clave que se enva por generacin de la plataforma o al
importar los usuarios, que le propondr al mismo cambiarla o conservarla.
La nueva clave definida ser considerada permanente.
Clave Permanente: es una clave guardada en la plataforma y que NO es
recuperable ni conocida en ningn momento, salvo por el usuario y por el
creador del mismo (al agregarlo individualmente o importarlo). Recordemos
que el usuario al momento de su primer ingreso puede conservarla o
modificarla.

En la actual versin de la plataforma, la recuperacin de contraseas no


es posible, dado que una vez que se ha guardado la clave al crear un
usuario o ser confirmada por el mismo, la plataforma no podr leerla.

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Como se observa en la figura superior, el espacio para la clave dice


Conservar la clave, por lo que la clave (contrasea) del usuario no se ve.
No obstante, el usuario podr recuperar su acceso al sistema por un medio
ms seguro que es recibir un link para cambiar su contrasea, por email.
Se han desarrollado las siguientes alternativas:
Siempre se permitir enviar una nueva contrasea al usuario.
El usuario podr restituir el Acceso con el link Olvidaste tus datos?

Alta individual
Este manual est orientado a quienes trabajan como administradores de
aulas y webmasters. Una de las tareas que se realizan habitualmente es la
creacin de nuevos usuarios en un aula determinada.
La generacin de claves para nuevos usuarios funciona de la siguiente
manera:
Paso 1: Creacin del usuario y generacin de la clave de acceso
En este paso debemos indicar:

el nombre del usuario


generar la clave o escribirla teniendo en cuenta que debe tener 6
caracteres como mnimo y no puede ser idntica al nombre de usuario
indicar el nombre, apellido y mail del nuevo usuario
activar las aulas
y enviar el aviso por el botn "guardar y enviar aviso"

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Paso 2: Ingreso del usuario y cambio de clave


El usuario recibir un aviso por mail con la direccin para el acceso al
campus, el usuario y clave que generamos, tal como se observa en la
siguiente imagen:

Muy Importante: el usuario solamente recibir la clave si, al crear el usuario, se


Guarda y enva aviso en forma inmediata. Si se realiza otra operacin y luego se
quiere proceder a realizar esto ya no se enva la clave porque la plataforma no la
guarda.
Solamente volver a enviarla si se genera otra clave y se Guarda y enva aviso
inmediatamente.

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Al ingresar el usuario al campus, el sistema le pedir realice el cambio de


clave o que conserve la otorgada por el webmaster, tal como se observa en
esta imagen:

De esta forma se completa el proceso de acceso de un nuevo usuario en la


plataforma.

Ahora, si el usuario pierde o no recuerda su clave...

En versiones viejas de la plataforma, se permita al webmaster, reenviar el


usuario y su clave de acceso, esto ya no funciona de esa manera.
Lo nuevo: al reenviar los datos de acceso llegar al usuario un mensaje como
el siguiente:

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Observen que la clave no se reenva... de esta forma el usuario debe


ingresar a la direccin del campus, a la ventana Iniciar sesin y hacer clic en
el link Olvidaste tus datos?, tal como se observa en la imagen:

En la ventana Recordatorio de datos, el usuario deber


completar su usuario o su direccin de correo,
el cdigo que se ve en la imagen y presionar el botn
ACEPTAR:

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Y observar:

Al ingresar a su correo, recibir un mensaje del webmaster del campus, el


cual le dar un enlace para restablecer su contrasea:
Y de esta forma podr acceder al cambio de clave...... y as volver a ingresar
a sus aulas:
Al ingresar a su correo, recibir un mensaje del webmaster del campus, el
cual le dar un enlace (link) para restablecer su contrasea:

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Haciendo clic en el link, podr acceder al cambio de clave

... y as volver a ingresar a sus aulas:

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Alta Grupal Importacin de usuarios


Al iniciar cada nuevo periodo ya sea de cursado habitual, cursos, seminarios,
etc. Se nos presenta la tarea de dar altas en varias aulas a varios
participantes a la vez. Para ello contamos en nuestro campus con la
posibilidad de realizar cargas masivas de participantes para lo cual slo
debemos seguir unos simples pasos iniciando por el listado de quienes sern
los nuevos participantes del aula, el cual debe contener los datos necesarios
para el ingreso al campus.
Y cmo armamos el listado para importar usuarios y asignar la clave?
Veamos los pasos a seguir:

Primero Armar el listado


Para organizar el trabajo debemos armar un listado en, por ejemplo una
planilla de clculo. Para facilitar la tarea, los datos que debemos presentar
en dicha planilla deben seguir un orden, el cual es el siguiente:
Usuario
Clave

No es necesario contar con los


encabezados en las columnas, aunque

Apellido

suele ser til al inicio

para ordenarnos

Nombres
Direccin de correo Electrnico
Otros datos (por ejemplo DNI, Direccin, curso, etc.)

Usuario

Clave

Apellido

Nombres

Correo electrnico

DNI

12345678

s12345678

Sarmiento

Domingo Faustino

dsarmiento@sanjuan.edu.ar

12345678

23456789

v23456789

Vera

Rosarito

rosaritovera@hotmail.com

23456789

345678910

p345678910 Palacios

Pedro Bonifacio

almafuerte@educacion.edu.ar 345678910

456789101

r456789101 Rojas

Ricardo

rojas@uba.edu.ar

456789101

321456789

p321456789 Pizzurno

Pablo

pablopizzurno@me.gov.ar

321456789

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Luego seleccionamos los datos


Una vez que contamos con el listado debemos seleccionar solo los datos que
nos van a permitir realizar la exportacin, en principio debemos contar con
los datos arriba presentados, tal como lo vemos a continuacin:

Podemos utilizar el DNI (numero sin puntos) como Clave y sumar


inicial del Apellido como

Usuario

Clave

Apellido

Nombres

Correo electrnico

DNI

12345678

s12345678

Sarmiento Domingo Faustino

dsarmiento@sanjuan.edu.ar

12345678

23456789

v23456789

Vera

Rosarito

rosaritovera@hotmail.com

23456789

345678910 p345678910 Palacios

Pedro Bonifacio

almafuerte@educacion.edu.ar 345678910

456789101 r456789101

Ricardo

rojas@uba.edu.ar

456789101

Pablo

pablopizzurno@me.gov.ar

321456789

Rojas

321456789 p321456789 Pizzurno

Si deseamos exportar un dato ms (por ejemplo el DNI) tambin debemos


seleccionarlo.

Usuario

Clave

Apellido

Nombres

Correo electrnico

DNI

12345678

s12345678

Sarmiento Domingo Faustino

dsarmiento@sanjuan.edu.ar

12345678

23456789

v23456789

Vera

Rosarito

rosaritovera@hotmail.com

23456789

345678910 p345678910 Palacios

Pedro Bonifacio

almafuerte@educacion.edu.ar 345678910

456789101 r456789101

Ricardo

rojas@uba.edu.ar

456789101

Pablo

pablopizzurno@me.gov.ar

321456789

Rojas

321456789 p321456789 Pizzurno

Es posible definir ms de una cuenta de email por usuario, lo cual a veces


resulta beneficioso para asegurar el envo de cierta informacin. Las
direcciones de email podrn especificarse separadas por: punto y coma
(;) coma (,) o espacios en blanco.
Tengan presente no seleccionar los nombres que indican el contenido de las
diferentes columnas, solo debemos seleccionar los datos en el orden que
presentamos, tal como lo vemos en el grafico siguiente:

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12345678

s12345678

Sarmiento Domingo Faustino

dsarmiento@sanjuan.edu.ar

12345678

23456789

v23456789

Vera

Rosarito

rosaritovera@hotmail.com

23456789

345678910 p345678910 Palacios

Pedro Bonifacio

almafuerte@educacion.edu.ar 345678910

456789101 r456789101

Ricardo

rojas@uba.edu.ar

456789101

Pablo

pablopizzurno@me.gov.ar

321456789

Rojas

321456789 p321456789 Pizzurno

Como Tercer paso los guardamos como txt


Una vez que seleccionamos los datos, debemos pegarlos en un documento
de texto sin formato, como por ejemplo el bloc de notas. Los datos se vern
tal como se muestra en la siguiente figura:

Guardamos el archivo creado en el bloc de notas con un nombre que los


identifique.

Como a l t e r n a t i v a a l Tercer paso, guardamos la hoja como txt


En Excel vamos al Men Archivo, opcin Guardar Como, seleccionar Texto
(delimitado por tabulaciones). Aparecer una ventana de advertencia, ya
que al guardar como texto, se pierden caractersticas propias de la hoja de
clculo (como frmulas, formatos, etc.). Hacemos clic en Si y la hoja de
Clculo se guardar con el mismo nombre y extensin txt.

Si abrimos el archivo txt, los datos se vern tal como se muestra en la


siguiente figura:

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Ahora si, en el cuarto paso realizamos la importacin


Para realizar la importacin (llevar los datos del listado que tenemos en el
bloc de notas a la plataforma) debemos estar en la vista de Administrador.
Igualmente repasamos los pasos dentro del campus:
Ingresamos a la vista de Administracin
Dentro de la solapa usuarios hacemos un clic en la opcin que dice
Importacin

Recuerden estar en el aula en la que desean importar los datos, sino no se


importaran dentro del aula en la que se encuentren
Una vez que nos encontramos en el lugar adecuado continuamos con
la importacin seleccionando el archivo de texto en el cual presentamos

los datos a importar

Ahora escogemos las opciones que deseamos para las nuevas altas.
Recuerden seleccionar la opcin que corresponde al perfil que deseamos dar
de alta, es decir si se trata de alumno, docente, invitado, ayudante.
Luego observen que se encuentren tildadas todas las opciones de campos de
datos a importar, si resta alguno, hay que tildarlo para que quede
seleccionado, tal como se observa en la imagen que se presenta a
continuacin

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El Delimitador debe estar en la opcin Tabulador, sino la importacin no


ser correcta.
Para continuar hacemos un clic en siguiente y si hicimos todo correctamente
la importacin casi ha finalizado.
En el caso que tengamos que dar altas grupales en ms de un grupo a la vez,
por ejemplo en el aula de cursado y en la biblioteca o el bar, podemos
hacerlo teniendo presente cambiar la Opcin de importacin.
En lugar de tener seleccionada la opcin Importar en Grupo Actual
debemos seleccionar la opcin Seleccionar un conjunto de grupos. Luego
elegimos los grupos en los cuales deseamos dar las altas, en el caso de la
imagen resultan ser los grupos Facilitadores_02 que ya est seleccionado, y
Facilitadores_03, que solo resta hacer clic en el botn de seleccin, pero
cada facilitador debe dar el alta en los grupos que correspondan en cada
caso.

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Finalizamos la importacin
Para finalizar la importacin, tenemos dos opciones. Debajo de la ventana,
aparecen dos botones por separado: "importar" e "importar y enviar aviso".
Si hacemos clic en Importar el proceso de importacin finaliza, cargando
los usuarios en las aulas requeridas, pero estos usuarios no se han notificado
del alta, por lo que no recibirn su contrasea (antes de finalizar el proceso
se muestra una advertencia al webmaster o administrador del aula). En este
caso, podemos posteriormente enviar un aviso a los usuarios, pero con la
opcin de restablecer claves, ya que la que generamos se perder.

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Si, en cambio, hacemos clic en la opcin Importar y enviar aviso, al finalizar


la importacin el sistema enviar automticamente un aviso a cada usuario.
ste le llegar a cada usuario como mensaje en su cuenta de correo
personal, indicando las aulas en las cuales est de alta y cul es su nombre
de usuario y contrasea.
La opcin Enlace al manual de la plataforma hace que cada usuario, junto
con el aviso, reciba un link a un manual de la plataforma, creado por la
empresa e-ducativa. Este manual es genrico y, en muchos casos, no
coincide plenamente con la estructura y diseo de nuestra plataforma, por
lo que puede producir confusiones en el nuevo usuario. Por este motivo es
recomendable no tildar la casilla correspondiente.
Algunos detalles para tener en cuenta
Si dentro del grupo de usuarios importados hay usuarios nuevos o se opta
por cambiar los datos de los existentes se mostrar un cartel de alerta.

Si en el grupo de usuarios hay "existentes repetidos en la base" y se opta por


reemplazar los datos se mostrar un alerta en el caso de que el usuario ya
haya utilizado su clave.

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