Plan de Gestin de las comunicaciones

CONTROL DE VERSIONES
Versi
n

Hecha
por

Revisada
por

Aprobada por

Fecha

1.0

EBL

JC

JC

28/09/201
5

Motivo
Versin
Original

PLAN DE GESTIN DE LAS

COMUNICACIONES
NOMBRE DEL PROYECTO
Implementacin de la boutique Shop
Girls

SIGLAS DEL PROYECTO

IDBSG

COMUNICACIONES
DEL
PROYECTO:
ESPECIFICAR
LA
MATRIZ
DE
COMUNICACIONES DEL PROYECTO.
Ver Matriz de comunicaciones del Proyecto versin 1.0
NOTA : ADJUNTAR MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTOS
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA
PROCESAR Y RESOLVER LAS POLMICAS, ESPECIFICANDO LA FORMA DE
CAPTURARLAS Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDAR SU
TRATAMIENTO Y RESOLUCIN, LA FORMA DE CONTROLARLAS Y HACERLES
SEGUIMIENTO, Y EL MTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO
PODER RESOLVERLAS.
1.- Se captan todas las polmicas a travs de la observacin, o de alguna persona o
grupo que los exprese formalmente.
2.- Se codifican y registran las polmicas en el Log de Control de polmicas
considerando el siguiente formato.
LOG DE CONTROL DE POLMICAS
CODIG
O

DESCRIPC
ION

INVOLUCR
ADOS

ENFOQU
E DE
SOLUCIO
N

EVENTOS
OCURRID
OS

ACCIONE
S DE
SOLUCIO
N

RESPONSAB
LE

FECHA

RESULTA
DO

3.- Antes de cada reunin los responsables de Comunicacin proceden a revisar el log
de control de polmicas con el fin de:

Verificar la existencia de polmicas pendientes para determinar las posibles

soluciones con el equipo de Gestin del Proyecto.

Revisar si las soluciones programadas se estn aplicando, de no ser as se

tomaran acciones correctivas al respecto.

Revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si la polmica ha sido

Plan de Gestin de las comunicaciones

resuelta, de no ser as se disearan nuevas soluciones.
4.- En caso que la polmica no pueda ser resuelta o en caso que haya evolucionado
hasta convertirse en un problema, deber pasar por el siguiente proceso:

El problema ser tratado por el Sponsor y el Equipo de Gestin del Proyecto con
el fin de proponer una solucin en base a negociaciones.

Si el problema an persiste este ser resuelto por el Sponsor en coordinacin

con los responsables de Gestin de Cambios y Actualizaciones para las
modificaciones correspondientes

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIN DE

COMUNICACIONES: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR
EL PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES.

EL PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEBER SER REVISADO

Y/O ACTUALIZADO CADA VEZ QUE :

1.- Hay una solicitud de cambio aprobada del Sponsor que impacte en el Plan de
Gestin del Proyecto.
2.- Hay una solicitud de cambio aprobada del equipo de trabajo, Sponsor sobre la
forma de comunicacin.
3.- Hay una accin correctiva que impacte las necesidades de informacin de los
Stakeholders.
4.- Hay personas que ingresan y salen del proyecto.
5.- Hay cambios en las asignaciones de personas a reas, roles del proyecto.
6.- Hay cambios en la matriz autoridad versus influencia de los Stakeholder.
7.- Hay solicitudes inusuales de informes o reportes adicionales.
8.- Hay quejas, sugerencias, comentarios o evidencias de requerimientos de
informacin no satisfechos.
9.- Hay evidencias de resistencias al cambio.
10.- Hay evidencias de deficiencias de comunicacin dentro y fuera del proyecto.

1.2.3.4.5.6.-

LA ACTUALIZACIN DEL PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

DEBER SEGUIR LOS SIGUIENTES PASOS:
Identificacin y clasificacin de stakeholders.
Determinacin de requerimientos de informacin.
Elaboracin de la matriz de Comunicaciones del proyecto.
Actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones.
Aprobacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones.
Difusin del nuevo plan de Gestin de las Comunicaciones.

Plan de Gestin de las comunicaciones

GUAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIN: DEFINA GUA PARA REUNIONES,
CONFERENCIAS, CORREO ELECTRNICO, ETC.
GUAS PARA REUNIONES:
TODAS LAS REUNIONES DEBERN SEGUIR LAS SIGUIENTES PAUTAS:
1.- Se debe emitir un Acta de Reunin la cual se debe repartir por medio del correo
electrnico, a los participantes (previa revisin por parte de ellos).
2.- Debe fijarse la agenda con anterioridad, la cual est presente en las actas de
reuniones.
3.- Debe coordinarse e informarse la fecha, hora y lugar con los participantes.
4.- Se debe empezar puntual, tomndose como referencia para la evaluacin de los
miembros del equipo.
5.- Se deben fijar los objetivos de la reunin (cerrar los temas abiertos en las actas
anteriores, tratar los pendientes) y los mtodos de solucin de controversias.
6.- Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso grupal de
trabajo) y de anotar (toma nota de los resultados formales de la reunin).
7.- Se debe terminar cuando los objetivos de las reuniones se han tomado en cuenta.
8.- Luego que se realiza y enva por correo electrnico el Acta de Reunin, debe
transcurrir 24 horas para que se d por aceptada dicha acta.
GUAS PARA CORREO ELECTRNICO:
TODOS LOS CORREOS ELECTRNICOS DEBERN SEGUIR LAS SIGUIENTES
PAUTAS:
1.- Los correos electrnicos entre el Equipo del Proyecto y el Cliente debern ser
enviados por el Project Manager con copia al Sponsor, para establecer una sola va
formal de comunicacin con el cliente.
2.- Los enviados por el Cliente y recibidos por cualquier persona del Equipo de Proyecto
debern ser copiados al Project Manager y al Sponsor (si es que estos no han sido
considerados en el reparto), para que todas las comunicaciones con el Cliente estn en
conocimiento de los responsables de la parte contractual.
3.- Los correos internos entre miembros del Equipo del Proyecto, debern ser copiados
a una lista que contiene las direcciones de los miembros, para que todos estn
permanentemente informados de lo que sucede en el proyecto.

GUAS PARA DOCUMENTACIN DEL PROYECTO: DEFINA LAS GUAS PARA

CODIFICACIN, ALMACENAMIENTO, RECUPERACIN, Y REPARTO DE LOS
DOCUMENTOS DEL PROYECTO.

GUAS PARA LA RECUPERACIN Y REPARTO DE DOCUMENTOS:

1.- El acceso a la informacin del proyecto por parte de personas requieren
autorizacin de Gerencia General, pues est informacin se considera confidencial,

Plan de Gestin de las comunicaciones

tanto como para el Cliente.
2.- El reparto de documentos digitales estar a cargo del rea de Comunicacin la cual
usara el correo electrnico del equipo como medio de comunicacin.
3.- El reparto de documentos fsicos para los interesados, estar a cargo del rea de
RRHH y Comunicaciones la cual usar el correo electrnico como medio de
comunicacin.
GUAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUAS PARA REGISTRO Y
CONTROL ORDENADO DE LAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL
PROYECTO.

GUAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES :

1.- Todos los documentos de Gestin de Proyectos presentados al Sponsor estn
sujetos al Control de Versiones, dicho Control de Versiones se encuentra ubicado en la
cabecera de cada documento y tiene el siguiente formato:
CONTROL DE VERSIONES
VERSIN

HECHA POR

REVISADA
POR

APROBADA
POR

FECHA

MOTIVO

2.- Cada vez que se emite un versin del documento se llena una fila en la cabecera,
anotando la versin, quien emiti el documento, quien lo reviso, quien lo aprob, a que
fecha corresponde la versin, y porque motivo se emiti dicha versin.
VIAS DE COMUNICACION
VAS FORMALES DE COMUNICACIN:
Son las que se transmiten a travs de canales oficiales
Medios utilizados en la comunicacin formal:

E- Mail: Es utilizado para la comunicacin de noticias urgentes. El tipo de

mensaje es de ndole informativa, de intercambio individual y grupal. Puede
reforzarse por otros medios para asegurarse la masividad de la llegada de la
informacin.
Manuales: Documento de informacin que especfica algn tema;
procedimientos de gestin, normativas, calidades de producto, etc. Puede ser
usado como material de consulta. El estilo del mensaje es formal y en relacin al
tema que trata.
Reuniones: Se utiliza para comunicar temas delicados o complejos. Permiten la
comunicacin frente a frente y da lugar a preguntas que surgen
espontneamente.

VAS INFORMALES DE COMUNICACIN:

Emergen de la interaccin natural que existe entre los miembros del

Plan de Gestin de las comunicaciones

equipo, no estn planificadas y no siguen la estructura formal.
Redes o medios de Comunicacin Informal
Red de Asesoramiento
Se basa en los principales interesados del proyecto de quienes dependen los dems,
para resolver los problemas y recibir informacin tcnica.
Red de Confianza
Revela qu interesados comparten la informacin delicada y se respaldan mutuamente
en una situacin de crisis. Por tal motivo, el equipo debe examinarlas cuando llevan
adelante un cambio importante o enfrentan una crisis.
Red de Comunicacin
Pone de manifiesto cules son los interesados que hablan regularmente sobre
cuestiones de trabajo. Es necesaria analizarla cuando baja la productividad.
GLOSARIO DE TERMINOLOGA DEL PROYECTO: GLOSARIO DE TRMINOS,
NOMBRES, CONCEPTOS, FRMULAS, ETC.
Ver glosario de Terminologa del Proyecto Versin 1.0

Plan de Gestin de las comunicaciones

IMPLEMENTACIN DE LA BOUTIQUE SHOP GIRLS

ACTA DE REUNIN
ACTA Nro. :
01

Fecha:

Hora:

Lugar
Convocado
por

EQUIPO N2
INTEGRANTES

tem

Apellidos y Nombres

Asistencia

SI/NO

SI/NO

SI/NO

SI/NO

SI/NO

Observacin

Plan de Gestin de las comunicaciones

AGENDA TRATADA
te
m

Temas

Se
Culmin?

SI/NO

SI/NO

INFORMACIN Y/O ACUERDOS PARA LA SIGUIENTE REUNIN

Fecha:
Hora:
te
m

Lugar:
Descripcin

1
2
3

No habiendo ms que agregar, se dio por concluida la reunin siendo las xx:xx

Plan de Gestin de las comunicaciones

horas:

---------------------------------------

--------------------------------------

,
Gerente General

Sub-Gerente

INFORMES DE DESEMPEO
Desempeo Reunin Nro. : 01

Plan de Gestin de las comunicaciones

LISTA DE INTEGRANTES DEL PROYECTO IDBSG

te
m.

Apellidos y Nombres

Asisten
cia
**

Hora de
Asisten
cia

1
2
3
4
5

PU: Puntualidad

(0- 9 puntos)

PT: Participacin en las reuniones (0-4 puntos)

AC: Cumpli con traer lo acordado (0-3 puntos)
PE: Puntos Extras
**

P: Presente

(0-3 puntos, decisin de gerencia)

T: Tardanza

F: Falta

Factores de
Evaluacin*
PU

PT

AC

PE

Plan de Gestin de las comunicaciones

MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

CONTROL DE VERSIONES
VERSIN

HECHA POR

REVISADA
POR

APROBADA POR

FECHA

MOTIVO

1.0

Grupo 02

Equipo de
Proyecto

Sedipro UNMSM

29/09/201
5

boutique
Shop Girls

INFORMACIN

INICIACION
DEL
PROYECTO
PLANIFICACI
ON DEL
PROYECTO.

CONTENIDO

FORMATO

FORMATO

RESPONSA
BLE DE
COMUNICA
R

GRUPO
RECEPTOR

METODOLO
GA DE
ENTREGA

FRECUENCIA
DE
COMUNICACI
N

Datos
y
comunicaci
n sobre el
inicio
del
proyecto

Proyect
chapter

Medio

Director
del
proyecto

nica vez

Sponsor
Equipo del
proyecto

Planificacio
n detallada
del
proyecto:
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RR HH

Plan
de
gestin del
proyecto
actualizad
o

Muy alto

Document
o en fsico,
documento
digital) va
correo
electrnico
Document
o en fsico,
documento
digital) va
correo
electrnico

Director
del
proyecto

nica vez

Sponsor
Equipo del
proyecto

CDIGO
DEL
ELEMENTO
EDT

1
Direccin
del
proyecto

1.1
planificaci
n
del
proyecto

Plan de Gestin de las comunicaciones

MONITOREO
Y CONTROL
DEL
PROYECTO

CIERRE DEL
PROYECTO

Comunicaci
ones
Riesgos
Adquisicion
es
Evaluacin
peridica al
proyecto
Estado
actual
del
proyecto
Pronostico
de tiempo y
costo
Datos
y
comunicaci
n sobre el
cierre
del
proyecto

Informe de
seguimient
o

Medio

Equipo del
proyecto

Document
o en fsico,
documento
digital) va
correo
electrnico

Quincenal

Sponsor
Equipo del
proyecto

1.2
monitoreo
y
control
del
proyecto

Cierre del
proyecto
Informe de
lecciones
aprendidas

Medio

Equipo del
proyecto

Document
o en fsico,
documento
digital) va
correo
Equipo del
proyecto
electrnico

Dos
veces
al mes

Sponsor
Equipo del
proyecto

1.3 cierre
del
proyecto