Manuales:

Se denomina manual a toda gua de instrucciones que sirve para el uso de

un dispositivo, la correccin de problemas o el establecimiento de procedimientos
de trabajo. Los manuales son de enorme relevancia a la hora de transmitir
informacin que sirva a las personas a desenvolverse en una situacin
determinada. En general los manuales son frecuentes acompaando a un
determinado producto que se ofrece al mercado, como una forma de soporte al
cliente que lo adquiere. En este caso, el manual suele tener una descripcin del
producto y de la utilizacin que del mismo debe hacerse, ya sea para obtener un
buen rendimiento de ste como para dar cuenta de posibles problemas y la forma
de evitarlos.
Estos son un conjunto de reglas que describen de manera sistemtica las
actividades, labores que deben ser realizadas por los miembros de la
organizacin, con el propsito de lograr eficientemente los objetivos de la
empresa.
Importancia de los manuales
Es muy importante establecer la informacin en manuales, los cuales son
las guas bsicas para realizar cada una de las actividades que se llevan a cabo
en la unidad. Son herramientas con las que cuentan las organizaciones para hacer
posible y facilitar el desarrollo y desenvolvimiento de las mltiples funciones que
deben llevarse a cabo. Los manuales son esenciales, debido a que nos permiten
lograr el equilibrio.
Objetivos del manual
Estos indican los fines y alcances generales del manual de organizacin.
Por ejemplo se determinara que el objetivo del manual es definir las funciones y
responsabilidades de cada posicin dentro de la organizacin.

Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,

relaciones, polticas, procedimientos y normas.

Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para

deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal,

y proporcionar la uniformidad en el trabajo.

Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo

ingreso,

facilitando

su

incorporacin

las

distintas

funciones

operacionales.

Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implantacin de

reformas administrativas.

Se deben disear los manuales con base en los anteriores objetivos para lograr
claridad, sencillez y flexibilidad. El trabajo de elaborar manuales est dirigido a
mantener informado al personal clave acerca de los deseos y actividades de la
direccin superior.

Justificacin de la necesidad de un manual

Puede decirse que la utilidad de un manual de procedimientos es mltiple, en
virtud de ser un instrumento que permite conocer el funcionamiento interno por lo
que respecta a la descripcin de tareas, ubicacin requerimientos a los puestos
responsables de su ejecucin. Asimismo, auxilian en la induccin al puesto y en el
adiestramiento y capacitacin del personal en virtud de que describen en forma
detallada las actividades por puesto. Desde luego, es necesario precisar que la
necesidad de un objetivo para el cual fue planeado. Sin embargo, existen
diversidad de ndices que justifican el anlisis o revisin de un procedimiento o un
sistema, entre los que se pueden mencionar: trabajos en los que se logra poca
eficiencia; falta de frecuencia operacional, fallas frecuentes que obstaculizan la
realizacin normal de las operaciones, trabajos que consumen mucho tiempo,
procesos que provoca desperdicios, etc., de tal manera podemos afirmar que la
necesidad de elaborar un manual de procedimientos se justifica cuando se
presenta, entre otros, cualquiera de los siguientes casos:
Que existan trmites que mantengan cierto grado de complejidad, por lo
cual sean necesarias las descripciones precisas de los mismos, de manera
que sea fcil consultarlas para aclarar posibles dudas.
Que resulte conveniente asegurar la uniformidad en el desarrollo de los
tramites y procedimientos para lo cual resulte indispensable contar con la
descripciones claras de los mismos.

Ventajas y limitaciones de los manuales

VENTAJAS
- Es una fuente permanente de
informacin sobre el trabajo a ejecutar.
- Ayuda a institucionalizar y hacer
efectivo
los
objetivos,
polticas,
procedimientos, las funciones, normas.
- Sirven para capacitar.
- Evitan discusiones y malentendidos,
de las operaciones.
- Aseguran continuidad y coherencia en
los procedimientos y normas a travs
del tiempo.
- Son instrumentos tiles en la
capacitacin del personal.
- Incrementa la coordinacin en la
realizacin del trabajo.
- Posibilitan una delegacin efectiva,
ya que al existir instrucciones escritas,
el seguimiento del supervisor se puede
circunscribir al control por excepcin.

LIMITACIONES
Su deficiente elaboracin provoca
serios inconvenientes en el desarrollo
de las operaciones.
El costo de produccin y actualizacin
puede ser alto.
Si no se les actualiza peridicamente
pierde efectividad.
Incluyen solo los aspectos formales de
la organizacin, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia
es notorio para la misma.
Muy sintticos carecen de utilidad; muy
detallados los convierte en complicados

Requisitos de los manuales

Que sirvan para satisfacer una necesidad real que resuelva un problema
que tenga una diagramacin clara y que su redaccin sea sencilla que
exista orden, esttica y claridad en su elaboracin.
Que su uso sea racional y que se actu con cierta flexibilidad (otorgue
cierta iniciativa al usuario y no ser rgido en su aplicacin)
Que estn siempre actualizadas
Que se introduzca al personal realizando instrucciones claramente para su
uso eficiente de los manuales (es importante la instruccin en el manejo a
interpretacin de los manuales)

Presentacin de los manuales

Encuadernacin

Se llama encuadernacin a la accin de coser, pegar, grapar o fijar varios pliegos

o cuadernos generalmente de papel y ponerles cubiertas.
Formato
Forma y tamao de un impreso, libro etc., en los manuales este va a depender del
tipo de manual que se realice.
Contenido
Proporciona las secciones principales en orden de aparicin, este tambin va a
depender del tipo de manual que se est realizando.
Partes del contenido
Portada: se considera la pgina nmero uno, aun cuando en ella no
se incluye el nmero, permite conocer los datos relacionados con el
organismo a que se refiere el manual.
Contenido o ndice: es una relacin de los captulos que constituyen
la estructura del documento con la informacin que en el se
encuentra. Es decir, muestra de cierta manera lo que se encuentra
en el contenido, siempre se incluye al principio.
Institucin: se trata de quien realice el manual, es decir, que
organizacin o institucin lleva a cabo la elaboracin del manual.
Objetivos: define el tipo de manual y lo que abarca entre el mximo
nivel de la organizacin y los niveles operativos.
Instrucciones para el uso del manual: se refiere, generalmente, a las
normas de uso para manejar un aparato: libro o manual. Tambin
designa las rdenes que una persona dicta a otra: seguir
instrucciones, recibir instrucciones, etc.
Reglamentacin: consiste en una relacin de los ttulos de los
principales documentos jurdicos, de los cuales se derivan las
atribuciones de la organizacin y de las unidades administrativas que
integran tales como: reglamentos, normas, circulares leyes, otros.
Cuerpo principal: contenido especifico y principal del manual
Apndices: (autoridad formal, referencias biogrficas, ilustraciones
graficas como las muestras de formularios)
Glosario: incluye un listado de aquellos trminos tcnicos que
faciliten la comprensin del manual.
ndice analtico: listado alfabtico de los tpicos o asuntos que
comprende el manual.
Tipos de manual

 Por rea de actividad

Manual de ventas: un manual de ventas es de carcter informativo y de consulta,
este es el que har que podamos resolver de forma ms adecuada y sencilla
cualquier duda que posteriormente se nos pueda olvidar, ya que cuando tomamos
una capacitacin donde nos dice la manera en que debemos desarrollar nuestro
trabajo salimos muy motivados y lo hacemos al pie de la letra, sin embargo
despus se nos olvidara y para eso existe esta til herramienta.
Manual de compras: tambin llamado Manual de Procedimientos de Compras, es
uno de los manuales ms importantes dentro de la organizacin de una empresa,
ya que su falta, repercute en otros departamentos inmediatamente, siendo uno d
los elementos de la estructura orgnica de la misma. Se puede afirmar que es la
gua oficial para la organizacin y funcionamiento del rea de compras, definiendo
las operaciones de la misma.
Manual de finanzas: consiste en asentar por escrito las responsabilidades
financieras en todos los niveles de la administracin, contiene numerosas
instrucciones especficas a quienes en la organizacin estn involucrados con el
manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera.
Manual de recursos humanos: el manual de recursos humanos es el conjunto de
polticas, normas y procedimientos que tiene por objeto la administracin,
motivacin y desarrollo de los recursos humanos de una organizacin. La gerencia
general es la instancia administrativa y ejecutiva de mayor jerarqua en lo relativo
a la gerencia de la empresa y tiene bajo su responsabilidad, ejecutar y controlar el
cumplimiento de la misin de la organizacin y el logro de los objetivos.
El personal de la organizacin no podr desempear otras funciones en otro
centro de trabajo que interfiera con sus funciones y horarios de trabajo en la
empresa y que este en contradiccin con los objetivos y principios de la misma.
Por su contenido
Manual de organizacin.
Se trata de la versin detallada por escrito de la organizacin formal a travs de
la descripcin de objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos
puesto de trabajo que compone la estructura de la empresa.
Contenido bsico
-

Diagrama de estructura
Objetivos generales y objetivos bsicos

Funciones de los puestos de trabajo

Atribuciones y limitaciones del personal jerrquico

Manual de polticas.
Es la descripcin detallada de los lineamientos a seguir por los objetivos en la
toma de decisiones para el logro de los objetivos institucionales.
Contenido:
-

Polticas generales
Polticas de finanzas
Polticas del personal
Polticas de comercializacin
Polticas de investigacin
Polticas de produccin
Polticas de relaciones externos
Manual de procedimientos

Es una expresin analtica de los procedimientos a travs de los cuales se

cataliza la actividad operativa de la empresa. As como el enunciado de norma de
funcionamiento bsico a los que debern ajustarse los miembros de la misma.
Contenido:
-

Normas procedimentales
Formularios
Flujo gramas o diagramas de flujo
Manual de personal

Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicacin especifica a

determinado tipo de actividades o tareas. Ejemplo: manual del vendedor, manual
de la secretaria, manual del programador, manual del tornero; son manuales
concretos.
Contenido (variado):
-

Actividades de la empresa
Breve resea histrica
Objetivos generales (los que produce o hace)
Autoridades (jerarqua)
Rgimen de incentivos
Derechos y obligaciones de los empleados
Rgimen de sanciones sus causales
Formas de resolver conflictos
Servicios ofrecidos de la Empresa a sus empleados

Manual de usos Mltiples

Es una sntesis de los anteriores, su uso no est muy definido. En otras
palabras presenta sistemas y tcnicas, seala el procedimiento a seguir para
lograr el trabajo de todo el personal de la oficina o de cualquier otro grupo de
trabajo que desempea responsabilidades especficas.
Elaboracin de un manual
Etapas practicas a seguir como procedimiento estndar en la elaboracin de
los manuales administrativos:

Definicin del objetivo a cumplir

Eleccin del o los responsables de la preparacin o elaboracin
Estudio preliminar de la organizacin (detectar posibles problemas)
Planeamiento del trabajo a desarrollar. Plan como se reparte el trabajo y
como procedemos.
Relevamiento de la informacin. Encuestas, entrevistas (las ms
importantes)
Elaboracin propiamente dicho del manual
Redaccin
Diagramacin (captulos, subcaptulos, temas, etc.)
Formato del trabajo: letras, mrgenes, interlineados, etc.
Codificacin
Impresin
Encuadernacin, prueba piloto
Distribucin
Instrucciones a los usuarios
Seguimiento
actualizacin

Introduccin

Los manuales son documentos que sirven como medios de

comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en
forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.
Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se utiliza
como herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene
informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin.
Su
empresa,
elaboran
aspectos

elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada

para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se
adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los
de cualquier rea componente de la organizacin, su alcance se ve

limitado nicamente por las exigencias de la administracin .

Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a
revisiones peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de
toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de
los integrantes de la organizacin, sino que deben reformarse constantemente
conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se convierte
en obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede constituir una barrera que
dificulte el desarrollo de la organizacin.

Conclusin

La etapa de aprobacin de los Manuales independientemente a su objetivo

particular es de suma importancia para la adecuada utilizacin de los mismos y
para el fomento de dicha cultura dentro de la organizacin en general.
El rgano encargado de la aprobacin de los Manuales puede ser el
Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comit
especfico para el efecto, etc. No importa quin o quienes lo aprueben lo
importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que solamente
de esa forma los Manuales sern consultados y respetados por todos los
integrantes de la organizacin.
Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su
elaboracin ser un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante
altos.
Toda modificacin al contenido del Manual debe realizarse por medio de los
encargados de la elaboracin y diseo de los mismos, y a su vez ser aprobados
por el rgano competente para que tenga la validez y el respaldo necesario.
Cualquier modificacin que se realice por separado y que no se comunique
formalmente puede considerarse invlida y los responsables de llevar a cabo las
actividades dentro de la organizacin podrn hacer caso omiso a las mismas

Universidad De Oriente
Ncleo De Sucre
Escuela De Administracin y Contadura
Ctedra: Sist. Y Proc. Administrativos y Contables

Manuales
Profesor:

Bachilleres

Abner Liendo

Luisana Santoya
C.I:23.581.466
David Gonzlez
C.I: 23.535.715
Yurbelys Daz
C.I:22.629848
Cumana, abril 2016