Gerencia Municipal

funciones o atribuciones de la Gerencia Municipal:

a) Planificar, organizar, dirigir, integrar y supervisar las actividades administrativas y la prestacin de los
servicios pblicos a cargo de la municipalidad, en concordancia con las normas legales y las disposiciones
impartidas por la Alcalda, propiciando una gestin de calidad.
b) Proponer al Alcalde polticas, planes y programas municipales, as como supervisar su ejecucin.
c) Dirigir y supervisar el cumplimiento de las normas que emanen del Concejo Municipal y de la Alcalda,
mediante el seguimiento oportuno y eficiente de las mismas, a travs de las Gerencias a su cargo.
d) Presentar al Alcalde el Presupuesto Municipal, los Estados Financieros y la Memoria Anual.
e) Supervisar la recaudacin de los ingresos municipales y su destino, as como participar en las gestiones
para obtener la asistencia tcnica y financiera necesaria para la ejecucin de los planes y proyectos de
desarrollo local, cautelando el patrimonio institucional de acuerdo a las disposiciones vigentes.
f) Proponer ante el Alcalde los documentos de gestin institucional: Reglamento de Organizacin y Funcion
Cuadro para Asignacin de Personal, Manual de Organizacin y Funciones, Presupuesto Analtico de Person
otros necesarios para el buen funcionamiento de la municipalidad.
g) Proponer al Alcalde el Rgimen de Aplicacin de Sanciones Administrativas, Texto nico de Procedimien
Administrativos, Tabla de Infracciones y Sanciones Administrativas, Tarifario de Servicios no exclusivos y o
h) Aprobar los procesos, procedimientos, directivas, manuales, reglamentos y otras normas internas de
carcter administrativo propuestas por las gerencias de la municipalidad, formuladas con el asesoramient
la Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Desarrollo Institucional.
i) Proponer al Alcalde acciones sobre administracin de personal referidas a la contratacin, ascenso, cese
rotacin, reasignacin, designacin en cargos de confianza y otros.
j) Proponer al Concejo Municipal el alta y la baja de los bienes patrimoniales, segn recomendacin del
Comit de Gestin Patrimonial.
k) Dirigir, supervisar y controlar el cumplimiento de los objetivos generales y metas contenidas en los
distintos Planes Institucionales.
l) Asesorar al Alcalde y a los miembros del Concejo Municipal en los asuntos de su competencia, proponien
la inclusin de temas en la Agenda de las Sesiones de Concejo Municipal.
m) Aprobar las disposiciones necesarias para la implantacin del Sistema de Control Interno.
n) Las dems atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de las funciones que le se
asignadas por el Alcalde, acorde con la Ley Orgnica de Municipalidades.
o) Otras funciones que le asigne el Gerente Municipal.

SON FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DE LA SECRETARIA

GENERAL:

a) Organizar y concurrir a las Sesiones del Concejo Municipal, citando a los Regidores de acuerdo a los
plazos establecidos en el Reglamento Interno de Concejo, as como coordinar la participacin de los Gerentes
involucrados en los temas de agenda.
b) Elaborar y custodiar las actas, suscribirlas conjuntamente con el Alcalde, as como difundir los Acuerdos
de Concejo.
c) Asistir y apoyar al Concejo Municipal y al Alcalde en la gestin administrativa en materia de su
competencia.
d) Elaborar y/o adecuar los proyectos de Ordenanzas, Acuerdos, Decretos de Alcalda y Resoluciones de
Concejo en estricta sujecin a las decisiones adoptadas por el Concejo Municipal, a las normas legales
vigentes y disponer la publicacin de los dispositivos que legalmente correspondan.
e) Elaborar y/o adecuar los proyectos de Resoluciones de Alcalda.
f) Dar fe de los actos del Concejo y de los dispositivos municipales emitidos por la Alcalda.
g) Certificar las Resoluciones u otras normas emitidas por el Alcalde y el Concejo Municipal, as como los
documentos internos que obran en el Archivo Central de la municipalidad.
h) Numerar, registrar, distribuir, notificar y custodiar los diferentes dispositivos municipales a cargo de la
Secretara General.
i) Atender las solicitudes que en materia de acceso a la informacin formulen los ciudadanos.
j) Controlar el adecuado funcionamiento del Sistema de Trmite Documentario y del Sistema Institucional de
Archivo.
k) Promover la coordinacin intermunicipal e intersectorial.
l) Archivar y custodiar los convenios de cooperacin que suscriba el Alcalde.
m) Controlar el adecuado funcionamiento del servicio de celebracin de matrimonios civiles, de separacin
convencional y de disolucin del vnculo matrimonial, emitiendo las constancias correspondientes.
n) Llevar el control estadstico de los matrimonios, separaciones convencionales y disoluciones del vnculo
matrimonial que se lleven a cabo en la municipalidad.
o) Organizar, mantener y garantizar la seguridad de los registros de matrimonios, separaciones
convencionales del vnculo matrimonial que mantiene en sus archivos.
p) Formular, actualizar y proponer la normatividad interna de su competencia.
q) Las dems atribuciones y responsabilidades que se deriven de las disposiciones legales o que le sean
asignadas por el Alcalde, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgnica de Municipalidades.
r) Otras funciones afines que le asigne la Alcalda.

Las funciones y atribuciones generales de la Subgerencia de Trmite y Archivo

(mesa de partes) son:
1.

Administrar el archivo documentario de la institucin, proponiendo e implementando medidas de

conservacin, integridad y adecuada utilizacin de los documentos del archivo.

2.

Organizar y administrar la unidad general y auxiliar de recepcin documental (mesa de partes)

encargada de la recepcin de la documentacin externa de la Municipalidad.

3.

Recibir, revisar, registrar, clasificar, distribuir y controlar la documentacin ingresada a la

municipalidad.

4.

Desarrollar y controlar las actividades de depuracin, transferencia y eliminacin de los documentos

que se encuentran en el archivo de la institucin, de conformidad con la normatividad vigente.

5.

Mantener actualizado los codificadores correspondientes a la recepcin de los expedientes

ingresados a la institucin.

6.

Proponer normas y procedimientos orientados a mejorar las actividades de la Subgerencia de

Trmite y Archivo, orientados a una atencin inmediata, oportuna, y eficaz de los servicios que brinda
la municipalidad.

7.

Mantener actualizada la informacin de los sistemas informticos implementados, en el mbito de su

competencia, a fin de brindar una informacin veraz y oportuna al administrado.

8.

Controlar que todas las unidades orgnicas mantengan actualizada la informacin del estado
situacional de sus expedientes en el sistema informtico, a fin de brindar una informacin veraz,
oportuna y actualizada de los expedientes y documentos ingresados.

9.

Formular y proponer documentos de gestin archivstica concordantes con la normatividad vigente

emitida por el Archivo General de la Nacin como ente rector del Sistema Nacional de Archivos.

10. Administrar y controlar la documentacin archivada de acuerdo a los procedimientos que determine
la ley, directivas o resoluciones del Archivo General de la Nacin.
11. Controlar el flujo y ubicacin de los documentos y expedientes que ingresan y salen de la institucin,
a fin de lograr su pronta ubicacin y resguardo.
12. Recepcionar, registrar y clasificar la documentacin recibida de las diferentes unidades orgnicas de
la Municipalidad.
13. Remitir la documentacin siguiendo los procedimientos establecidos a las diferentes unidades
orgnicas que lo soliciten.

14. Desarchivar la documentacin, siguiendo los trmites establecidos, ante la solicitud de los
administrados.
15. Informar al gerente de administracin documentaria e informtica sobre la existencia de
documentacin innecesaria y realizar las acciones para proceder con la eliminacin siguiendo los
lineamientos sealados por el archivo General de la Nacin.
16. Elaborar las estadsticas del sistema de gestin documentario y emitir los reportes sobre la
documentacin y expedientes que ingresan y aquella que se encuentra en proceso.
17. Coordinar con la subgerencia de tecnologa de la informacin el mantenimiento del programa
SISDOC, a fin de mejorar su funcionalidad y operatividad a los usuarios.
18. Supervisar el cumplimiento de las normas y directivas que emite el Archivo General de la Nacin y
otras disposiciones emitidas por la Secretaria General.
19. Informar mensualmente al gerente de administracin documentaria e informtica, sobre el desarrollo
de los proyectos, programas y actividades a su cargo.
20. Proponer la creacin del archivo histrico de la Municipalidad Distrital de la Victoria.
21. Cumplir con las dems funciones delegadas por el gerente de administracin documentaria e
informtica.