Actividades Doc. Adva. 1er Parcial

ACTIVIDAD 1.
Resuelve la siguiente evaluacin diagnostica

CUADRO DE IDENTIFICACION
Nombre del alumno
Fecha de aplicacin
1. Qu es un archivo
2. define el concepto de documentacin administrativa
3. menciona la funcin de la documentacin administrativa
4. Cules son las caractersticas que debe cumplir la documentacin administrativa?
5. menciona los tipos o clasificacin de la documentacin administrativa?
6. Por qu los archivos son pblicos y privados
7. Cules son las caractersticas de la documentacin administrativa?
8. Qu son los caracteres externos e internos de los documentos?
9. Qu es el ciclo de vida de los documentos?
10. Quin usa los documentos?
11. Cules son los principios del cuidado de los documentos
12. menciona algunos documentos de control de documentacin administrativa?
ACTIVIDAD 1. Resuelve la siguiente evaluacin diagnostica

Nombre del alumno
Fecha de aplicacin
1. Qu es un archivo
ACTIVIDAD 1. Resuelve la siguiente evaluacin diagnostica

Nombre del alumno
Fecha de aplicacin
1. Qu es un archivo
ACTIVIDAD 3.
Como actividad extraescolar extraer la informacin historia de archivo, en

clase realizar una lectura del mismo y marcar las ideas principales colocando a
un extremo cometario del mismo. Posteriormente en clase en equipo de 3
integrantes elaborar una lnea de tiempo de la historia del archivo. Exponer el
trabajo y los dems equipo har comentarios para mejorar el trabajo realizado,
y los alumnos tomaran nota individual de los mismos para que como una
actividad extraclase, disearan una nueva lnea de tiempo con la ayuda de un
software utilizado para tal fin.
El comienzo de la historia
La necesidad de la informacin es tan vital que aun antes de la invencin de la escritura
en las sociedades prehistricas, los ancianos y los chamanes eran por lo general los
depositarios de la sabidura, que no era otra cosa que informacin, en el sentido
especfico que cada cultura ha atribuido a este trmino. Rastros de informacin
registrada pueden verse an hoy en las pinturas rupestres y en las tablillas de arcilla
con escritura cuneiforme, en las que los sumerios dejaran estampadas muestras de
actividades inherentes a su vida organizada. La escritura, surgida de la necesidad del
hombre de preservar y comunicar sus actos, sentimientos o informaciones a sus
semejantes, trajo aparejada con el tiempo otra necesidad, la de conservar o guardar
esos registros con informacin pasible de volver a ser utilizada. As lo reconocieron las
civilizaciones asentadas en la Mesopotamia y en el valle del Nilo las cuales desde el
cuarto milenio a.C. establecieron ciudades con organizaciones donde la escritura ira a
desempear un papel fundamental. Ubica- dos en templos y palacios se han
encontrado vestigios de los que habran sido los primeros archivos donde se han
conservado documentos con informaciones contables y textos de diversa ndole. La
mayora de los documentos de la Antigedad fueron hechos en soportes perecederos,
como las tablillas enceradas, hojas, papiro, etc., y se han perdido, razn por la que
pocos archivos griegos, por ejemplo, conocidos por fuentes literarias e inscripciones
epigrficas, han permanecido en el tiempo. Aun as, han llegado hasta nosotros algunos
pequeos fondos escritos sobre piedra o tablillas de bronce. En Roma, en el Tabularium
se guardaban los documentos del Senado, las actas, los libros de hacienda, informes de
los senadores sobre las provincias y las sentencias. En bajorrelieves de piedra del
edificio del Senado en el Capitolio existen imgenes que registran actividades
archivsticas. Durante la Edad media y la Edad moderna, cuando los registros
documentales se pasan del papiro al pergamino, primero, y luego al papel, se
conformarn los archivos ms ricos de Europa, que hasta hoy permanecen. En China
han subsistido placas de huesos con escritura muy antigua que se remontara al siglo
XV a.C. y conjuntos de placas de madera de la dinasta de los Tssin y los Han siglo II
a.C. La extensin del Imperio de los Han hacia el oeste favoreci las relaciones entre
China y el Imperio Roma- no, as como el contacto con los mundos indio e iranio. En
esta poca los chinos producan tambin textos en seda y a partir del siglo I en el papel
recin comenzado a fabricar. En Iberoamrica, slo existen archivos posteriores a la
fecha del descubrimiento. A pesar de que se tienen noticias de existencia de registros
de los aztecas y mayas, stos fueron destruidos durante la Conquista. La colonizacin
ibrica en Amrica, dirigida por el Estado, estuvo subordinada, sobre todo, a los
intereses fiscales de las Coronas espaola y portuguesa. La tradicin judicial inspirada
en el Derecho romano muy viva en los estados ibricos y el fuerte control estatal sobre
los sbditos, hicieron de la administracin la clave de la dominacin colonial, y as, la
burocracia, la ley escrita y el expediente se convirtieron en los medios favoritos del
control Real sobre la sociedad y la economa. Esta administracin controladora, que
estableciera una comunicacin permanente entre el poder central y el americano,
gener la documentacin existente hoy en los archivos americanos. Los contenidos
documentales sobre mltiples aspectos de la vida permiten en el presente, a pesar de
las prdidas, reconstruir el pasado en sus mltiples facetas, desde la cultural hasta la
poltica. En la actualidad las Administraciones, asistidas por las tecnologas de la
informacin y comunicaciones producen grandes masas documentales que, con escasa
organizacin, son guardadas, y que errneamente denominamos archivos. En Uruguay,
pas carente de polticas archivsticas, es frecuente encontrar instituciones que no
prestan atencin a sus documentos y cuando falta espacio en el depsito que los aloja
son dejados en lugares impropios donde corren peligro de destruccin. Otras, tienen
archivos que son memoria e instrumentos de gestin para la realizacin de sus
actividades y a la vez fuentes de derecho y de informacin para los mltiples usuarios
de los mismos.
LISTA DE COTEJO
Nombre del alumno
Fecha de aplicacin
Descripcin del producto
Lnea de tiempo de archivo
Aspecto a Evaluar
ANALISIS DE LA LECTURA
Participo en la lectura del material
Marco en el texto las ideas principales
Hizo anotaciones en el extremo del material de lectura
LINEA DE TIEMPO EN EQUIPO
Participo de manera activa en la elaboracin de la lnea de tiempo
Participo en la exposicin de la lnea de tiempo
Utiliza los conceptos y argumentos importantes con precisin
Utiliza ejemplos que enriquecen y clarifican el tema de exposicin.
El material didctico incluye apoyos para exponer la informacin ms
importante del tema.
Si/N
Observacion
La informacin se presenta sin saturacin, con fondo y tamao de

letra ideales para ser consultada por la audiencia.
Articulacin clara y el volumen permite ser escuchado por la audiencia
Utilizo para su exposicin el tiempo asignado
COMENTARIOS A EQUIPOS
Participo en un comentario un equipo para mejorar actividad
LINEA DE TIEMPO INDIVIDUAL
Comprensin de la informacin presentada
Presenta informacin precisa
Las palabras que emplea constituyen realmente los trminos claves
Las conexin de enlace son apropiadas
La idea principal o central es evidente
Calidad en la presentacin visual
Presentacin sin saturacin y con bien distribuida
sin ninguna falta de ortogrfica
Limpieza
Uso de tecnologas
Utilizo el software para elaborar este tipo de estrategia
Total
ACTIVIDAD 2.
Comenta en el grupo utilizando la tcnica de lluvia de ideas y resuelve el
siguiente cuestionario de manera individual.
Preguntas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Cmo organizan en tu casa el archivo?

Por qu es importante que se guarden los documentos en tu casa?
%
10
10
Qu tipo de documentos son los que guardan en tu casa?

Quin es el encargado de archivar los documentos en tu casa?
10
10
siguen alguna regla para archivar los documentos?
10
el proceso de bsqueda de un documento es lento o rpido?. Explica por qu?
10
Qu tanto tiempo guardan los documentos?
10
8.
9.
10.
Qu tipo de cuidado les dan a los documentos para conservarlos?
10
Qu tipo de control llevan en la trasferencia de documentos?
10
Cmo recuperas algn documento en caso de que se te pierda?
10
ACTIVIDAD 4.
Como actividad extraescolar extraer la informacin de archivo, documentacin
y documentacin administrativa, en clase realizar una lectura del mismo y
marcar las ideas principales colocando a un extremo cometario del mismo.
Posteriormente en clase en equipo de 3 integrantes elaborar un mapa
conceptual de archivo, documentacin y documentacin administrativa.
Exponer el trabajo y los dems equipos har comentarios para mejorar el
trabajo realizado, y los alumnos tomaran nota individual de los mismos para
que como una actividad extraclase, disearan un nuevo mapa con la ayuda de
un software utilizado para tal fin.
1.1 DEFINICIN DE DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Los diccionarios de nuestra lengua, con ligeras variaciones, definen el documento en general como
Escrito en el que constan datos fidedignos, que sirve de prueba o testimonio, o que proporciona
una informacin, especialmente de carcter histrico, oficial o legal.
Por su parte, las ciencias documentales se refieren a documento como La combinacin de un
soporte y la informacin registrada en l, que puede ser utilizado como prueba o para consulta1.
Los elementos esenciales que aparecen en cualquier definicin de documento son: su condicin de
soporte material sobre el que se registra determinada informacin para transmitir o dejar
constancia, con una finalidad conservacionista y probatoria.
Para obtener una definicin completa de documento administrativo, hay que considerar, por una
parte, su papel esencial de la actividad administrativa, pues es el testimonio material de dicha
actividad; por otra, las peculiares circunstancias comunicativas en que se producen los
documentos.
El documento administrativo es el soporte en que se materializan los actos
de la Administracin pblica, la forma externa de dichos actos
.
La incorporacin de las tcnicas electrnicas, informticas y telemticas a la actividad
administrativa, en especial a las relaciones entre los ciudadanos y las Administraciones pblicas ha
obligado a ampliar el concepto de documento, definido en el art. 3 del Real Decreto 263/1996, por
el que se regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas por la
Administracin General del Estado como: Entidad identificada y estructurada que contiene texto,
grficos, sonidos, imgenes o cualquier otra clase de informacin que puede ser almacenada,
editada, extrada e intercambiada entre sistemas de tratamiento de la informacin o usuarios como
una unidad diferenciada.
ALGUNAS DEFINICIONES DE ARCHIVO

El trmino archivo tiene en espaol diversos significados. Designamos con este nombre el lugar
donde se guardan los documentos de cualquier organizacin pblica o privada, si se le ha
destinado a ese fin. Asimismo se llama archivos a los fondos documentales producidos y recibidos
por los organismos en la realizacin de sus actividades; y por ltimo, tambin se llama archivo a la
institucin, creada para conservar, organizar y servir los documentos de una o ms organizaciones,
dotada de personal responsable de los mismos. En esta ltima acepcin se juntan continente y
contenido,edificio y fondos documentales.
A continuacin algunas definiciones, que resaltan lo institucional unas, mientras que otras, sin
dejar de sealarlo, destacan el aspecto documental
Conjuntos de documentos, sin importar su soporte, la fecha de su creacin o su forma. En la
actualidad, el papel es el soporte documental que ms vamos a encontrar en los repositorios de las
administraciones; aunque lenta pero persistentemente los soportes electrnicos van reclamando su
espacio. Cualquiera puede ser la fechade estos conjuntos documentales,desde pergaminos del
siglo XII hasta los creados ayer; pueden ser manuscritos, o creados en medios informticos.
Documentos reunidos o acumulados por personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, en el
ejercicio de sus actividades. Actividades que pueden ser administrativas, legales o comerciales. No
son resultado de labor de creacin literaria, ni se crean caprichosamente, sino que son el reflejo
material de las transacciones personales o institucionales de sus autores.
Documentos conservados organizadamente, respetando el orden y la secuencia en que fueron
creados, no son colecciones reunidas arbitrariamente. El objeto de la conservacin puede ser
testimoniar acciones, servir de memoria, evidencia institucional o por el valor informativo que
contengan.
DOCUMENTOS
La expresin documentos incluye todos los documentos que las instituciones o los individuos crean
o reciben durante las transacciones administrativas y ejecutivas. Los documentos mismos forman
parte de tales transacciones o proporcionan pruebas de las mismas. Como pruebas, luego son
mantenidos por aquellos, o en nombre de aquellos, que son responsables de las transacciones, los
que mantienen los documentos para su propio uso futuro o para el uso de sus sucesores u otros
que tengan inters legtimo en ellos. Aunque los documentos pueden tener finalmente un valor
importante en la investigacin, no son creados en inters de los archivlogos o de los
investigadores futuros ni para la informacin de los mismos.
Los documentos son tales independientemente de la forma que tienen o del medio en el que fueron
creados, recibidos, mantenidos y usados por una institucin (pblica o privada) o por un individuo
en el cumplimiento de obligaciones legales o en la transaccin de asuntos de los cuales forman
parte o sobre
los cuales dan pruebas.
La definicin que antecede apunta a los tres elementos que forman parte de los documentos
archivsticos: soporte, medio e informacin.
De manera general y muy amplia podra decirse que documento es la manifestacin de una
actividad humana fijada a un soporte que asiste para informar acerca de esa actividad y est
constituido por varios elementos:
Soporte que es la parte fsica o material del mismo, que ha ido cambiando a travs del tiempo.
Los ms antiguos conocidos son las placas de arcilla, el papiro, el pergamino, la vitela, el papel, las
cintas y, los ms modernos, hoy da, discos pticos y otros soportes electrnicos.
Informacin, el mensaje o noticia que el documento contiene que puede estar dispuesta de
manera similar o no segn la tipologa documental.
Medio o forma en que se registra la informacin en el soporte. A estos elementos deber
sumrsele la razn de la creacin o generacin del documento para que adquiera la condicin de
archivstico. Si se recurre a la bibliografa sobre el tema se ver que en la regin existen ligeras
diferenciasen la apreciacin del trmino.
Un autor de la Escuela de Crdoba dice que Documento de archivo es un soporte modificado por
un texto a l adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin
impartir una orden, probar algo o transmitir una informacin til para el trmite.
Esta definicin suma a los elementos constitutivos del documento -soporte, informacin, medio, el
surgimiento del mismo como producto de una actividad administrativa omitiendo si es de institucin
o de persona fsica. Finaliza enumerando taxativamente los fines que pueden perseguir los
diferentes documentos de archivo:
Impartir una orden. Los documentos dispositivos ponen de manifiesto la voluntad de la autoridad
que producen efectos jurdicos. Ej. Leyes, decretos, ordenanzas, reglamentos.
Probar algo. Los documentos que testimonian o certifican acciones.
Ej. Actas, testimonios, certificados.
Transmitir una informacin. Todos los documentos contienen informacin, aqu se refiere a
aquellos documentos que solamente transmiten noticias, sin testimoniar, ni manifestar voluntad de
la autoridad. Ej. Informes, cartas, circulares, memos.
LISTA DE COTEJO
Mapa conceptual
Nombre del alumno
Fecha de aplicacin
Descripcin
del
MAPA CONCEPTUAL DE ARCHIVO, DOCUMENTNACION, DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA
producto
Aspecto a Evaluar
Si/N Observacion
%
MAPA CONCEPTUAL EN EQUIPO
Participo de manera activa en la elaboracin del mapa
Participo en la exposicin del mapa
MAPA CONCEPTUAL INDIVIDUAL
Limpieza
Uso de tecnologas
Contenido:
Concepto de documentacin administrativa
Concepto de archivo
Concepto de documentacin
Total
ACTIVIDAD 5
como actividad extraescolar extraer la informacin de conceptos bsicos de
archivo, en clase realizar una lectura del mismo y marcar las ideas principales
colocando a un extremo cometario del mismo. Posteriormente en clase en
equipo de 3 integrantes elaborar un mapa mental de conceptos bsicos de
archivo. Exponer el trabajo y los dems equipo har comentarios para mejorar
el trabajo realizado, y los alumnos tomaran nota individual de los mismos para
que como una actividad extraclase, disearan un nuevo mapa con la ayuda de
un software utilizado para tal fin.
3. Funciones
Segn una antigua definicin, los archivos son instrumentos de la administracin y de la historia. Al
reflejar las actividades de la administracin son indispensables para la continuidad de las mismas,
sirviendo a la vez de antecedentes de futuras transacciones. Posteriormente y de acuerdo con el
valor de informacin que puedan tener se transforman en fuentes de investigacin para la historia
en cualquiera de las facetas que hoy esta ciencia desarrolla, las ciencias sociales, jurdicas, etc.
Las funciones que tradicionalmente se han sealado como propias de los archivos son:
Recoger
Conservar
Servir
Los documentos. Cada una de estas funciones involucra una multiplicidad de actividades y tareas,
que conceptualmente han variado con el paso del tiempo y que el personal a cargo de los
documentos tiene que realizar.
La colecta de los documentos debera comenzar en las oficinas donde se producen los
documentos, tarea realizada mediante la organizacin de los mismos en los llamados archivos de
oficina o de gestin, a fin de cooperar con la eficiencia administrativa posibilitando la toma de
decisiones oportuna y facilitando los traslados documentales al archivo administrativo.
La conservacin implica la aplicacin de procedimientos y tcnicas a los documentos con el fin de
que stos estn en condiciones de preservacin que eviten su deterioro, y en el caso de que este
se haya producido, su restauracin.
El servicio conlleva la aplicacin de tcnicas archivsticas sobre los documentos con el fin de hacer
posible la recuperacin de la informacin que contienen. Dos son las funciones que cumplen los
documentos:
Funcin de constancia. La Administracin pblica forma parte del poder ejecutivo y, como
institucin representante de la autoridad, goza de la presuncin de veracidad, de objetividad y de
sometimiento al ordenamiento jurdico en todos sus actos. El medio que acredita el cumplimiento de
dicha obligacin es la materializacin de los actos, es decir, su expresin documental.
El documento es tambin una garanta de la pervivencia y la conservacin de dichos actos para
demostrar su existencia, sus posibles errores o vicios y sus efectos, sean jurdicos, administrativos
o meramente informativos.
El registro material de los actos administrativos en soportes estables permite garantizar el acceso
de los ciudadanos a los registros y archivos de las Administraciones pblicas, derecho previsto en
el art. 35 h) de la LRJ-PAC.
Funcin de comunicacin. Aparte de su funcin testimonial, el documento es la voz con que
la Administracin se comunica con los ciudadanos, con otras entidades y con los distintos rganos
que la integran. Los documentos sirven, pues, de vehculo de comunicacin.
1.3 CARACTERSTICAS
Las caractersticas de los documentos pueden dividirse en externas e internas, segn se refieran a
su estructura fsica o a su contenido sustantivo:
1.3.1 Caracteres externos: clase y soporte
a) La clase. Est determinada por el procedimiento empleado para transmitir la informacin. Los
documentos pueden ser textuales, si la informacin se transmite mediante texto escrito (manuscrito,
mecanografiado o impreso); tambin pueden ser
iconogrficos (mapas, planos, dibujos,
fotografas...); sonoros, o electrnicos e informticos (generados en el entorno de los ordenadores:
disquetes, CD-ROM, etc.)
b) El soporte. En la Administracin ha sido predominante -y sigue sindolo- el documento de texto
sobre el soporte de papel, hasta el punto de identificar el documento administrativo con el
documento escrito. Pero la implantacin de las nuevas tecnologas exige alternativas para mejorar y
modernizar el servicio pblico.
Aunque la pervivencia de la escritura como cdigo de transmisin parece asegurada, los nuevos
soportes requieren codificaciones diferentes de la escritura -los cdigos de barras, por ejemplopara ser descodificados por el destinatario.
Requisitos de los nuevos soportes: Varios son los requisitos exigibles a los nuevos
soportes documentales, una vez admitida plenamente su validez por las normas anteriormente
citadas:
Autenticidad. El soporte debe garantizar la identificacin y la autenticidad del documento,
impidiendo su falsificacin, suplantacin y manipulacin. Para ello, la Ley 59/2003 ha sido un paso
importante, ya que la firma electrnica goza del mismo valor jurdico que la firma manuscrita,
siempre que est basada en un certificado reconocido y haya sido generado por un dispositivo
seguro de creacin de firma.
Integridad. El nuevo soporte garantizar que el documento mantiene su unidad, sin que puedan
faltar u omitirse algunas de sus partes o elementos.
Conservacin. Debe asegurar la conservacin del documento, evitando el deterioro y su prdida,
as como su compatibilidad con los futuros sistemas informticos de almacenamiento.
Recepcin por el interesado. Deber asegurar que el documento sea recibido por el destinatario,
mediante sistemas compatibles con los medios de que dispone y con caractersticas que posibiliten
acreditar la recepcin.
1.3.2 Caracteres internos
a) Entidad productora. Para que un documento tenga la consideracin de documento pblico
administrativo ha de ser emitido por un rgano de la Administracin pblica, en el ejercicio de sus
competencias. A este respecto, a pesar de que suelen ser origen de los procedimientos que tramita
la Administracin, los documentos de los ciudadanos no pueden considerarse como administrativos,
puesto que su emisor no tiene carcter oficial.
b) Producen efectos. Los documentos administrativos producen efectos jurdicos o meramente
informativos frente a terceros o en la propia organizacin administrativa. De ah que documentos
como anotaciones manuscritas, ndices o extractos no puedan incluirse dentro de la categora de
administrativos.
c) Validez. Para que su emisin sea vlida, ha de cumplir unos requisitos formales y sustantivos,
exigidos por las normas reguladoras de la actividad administrativa:
que el rgano actuante tenga competencia para adoptarlos.
su adecuacin al ordenamiento jurdico.
la formalizacin, es decir, la acreditacin mediante la firma manuscrita o smbolos o cdigos que
garantice la autenticidad de la voluntad del rgano emisor (art. 3 del Real Decreto 1465/1999, de 17
de septiembre)
En el caso de los documentos en soporte electrnico, habra que aadir los requisitos sealados en
el anterior apartado.
2 CLASIFICACIN Y CARACTERSITICAS DE LOS DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS EMITIDOS POR LA ADMINISTRACIN
Las obras de preceptiva que han tratado sobre el lenguaje y los documentos administrativos han
propuesto distintas clasificaciones, de acuerdo con criterios que van desde el carcter preceptivo o
no del documento, a su finalidad, al momento del procedimiento en que se producen, etc.
La clasificacin funcional propuesta por el Manual de documentos administrativos es la ms eficaz
para obtener una visin de conjunto de los distintos tipos de documentos. Esta clasificacin se
completa con la clasificacin que expone el MAP en su pgina de Internet basada en el criterio del
momento procesal de los documentos.
2.1.1 CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Todo documento, en tanto que soporte o forma externa de los actos de la Administracin, contiene
una declaracin, una funcin a la que cada texto responde en la actividad administrativa. Segn
este criterio formal, pueden establecerse los cuatro tipos siguientes:
DOCUMENTOS DE DECISIN
contienen una declaracin de voluntad de un rgano administrativo sobre materias de su
competencia
DOCUMENTOS DE TRANSMISIN
comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, rganos o entidades
DOCUMENTOS DE CONSTANCIA
contienen una declaracin de conocimiento de un rgano
administrativo, persona o entidad pblica o privada, cuya finalidad es la acreditacin de
actos, hechos o efectos
DOCUMENTOS DE JUICIO
contienen una declaracin de juicio de un rgano administrativo, persona o entidad, sobre
las cuestiones de hecho o jurdicas que sean objeto de un procedimiento administrativo
5. Clasificacin de archivos
acuerdos
resoluciones
notificaciones anuncios
oficios
notas interiores
cartas
Actas
certificados
diligencias
Informes
propuestas
La clasificacin de los archivos puede hacerse de acuerdo a mltiples variables, como puede apreciarse en
la abundante bibliografa que trata este tema. En lneas generales, tomando en cuenta la entidad
productora del o los fondos que los conforman, hablamos de archivos pblicos y archivos privados. Los
primeros, son aquellos cuya dependencia o constitucin es de derecho pblico y su pertenencia a
organismos del Estado; no significa esto que en ellos no podamos encontrar archivos o colecciones de
documentos privados.
Los archivos privados son aquellos cuyos fondos provienen de organizaciones no pblicas, resultantes de
actividades del mbito privado, como pueden ser los archivos eclesisticos, de asociaciones profesionales,
etc. Considerando la edad y los valores de los documentos que los integran los archivos son : de gestin,
centrales, intermedios e histricos.
En los archivos de gestin, llamados tambin de oficina, se guardan aquellos documentos producidos en las
unidades administrativas desde el momento que ingresan y durante el tiempo que dura su trmite. En
general los documentos no permanecen all ms que el perodo que exige su trmite. El plazo de
permanencia no ser mayor a cinco aos.
Los archivos centrales son los que reciben los documentos que han cumplido el perodo anteriormente
sealado y en los que obran decisiones de la administracin o informaciones que es necesario mantener y
que aun son motivo de consulta relativamente frecuente.
Los archivos intermedios se ubican entre el archivo central y el archivo histrico. En los archivos
intermedios los documentos procedentes de los archivos centrales sern evaluados para determinar cuales
pasarn a los archivos histricos y cuales sern eliminados. En general son de escasa consulta.
Los archivos histricos custodian documentos que han sido seleccionados para ser conservados de forma
permanente y estn destinados a la consulta de usuarios mltiples que no han tenido relacin con su
creacin.
DOCUMENTOS DE DECISIN
contienen una declaracin de voluntad de un rgano administrativo sobre materias de su
competencia
DOCUMENTOS DE TRANSMISIN
comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, rganos o entidades
DOCUMENTOS DE CONSTANCIA
contienen una declaracin de conocimiento de un rgano
administrativo, persona o entidad pblica o privada, cuya finalidad es la acreditacin de
actos, hechos o efectos
DOCUMENTOS DE JUICIO
contienen una declaracin de juicio de un rgano administrativo, persona o entidad, sobre
las cuestiones de hecho o jurdicas que sean objeto de un procedimiento administrativo
acuerdos
resoluciones
notificaciones anuncios
oficios
notas interiores
cartas
actas
certificados
diligencias
informes
propuestas
5. Clasificacin de archivos
La clasificacin de los archivos puede hacerse de acuerdo a mltiples variables, como puede apreciarse en
la abundante bibliografa que trata este tema. En lneas generales, tomando en cuenta la entidad
productora del o los fondos que los conforman, hablamos de archivos pblicos y archivos privados. Los
primeros, son aquellos cuya dependencia o constitucin es de derecho pblico y su pertenencia a
organismos del Estado; no significa esto que en ellos no podamos encontrar archivos o colecciones de
documentos privados.
Los archivos privados son aquellos cuyos fondos provienen de organizaciones no pblicas, resultantes de
actividades del mbito privado, como pueden ser los archivos eclesisticos, de asociaciones profesionales,
etc. Considerando la edad y los valores de los documentos que los integran los archivos son : de gestin,
centrales, intermedios e histricos.
En los archivos de gestin, llamados tambin de oficina, se guardan aquellos documentos producidos en las
unidades administrativas desde el momento que ingresan y durante el tiempo que dura su trmite. En
general los documentos no permanecen all ms que el perodo que exige su trmite. El plazo de
permanencia no ser mayor a cinco aos.
Los archivos centrales son los que reciben los documentos que han cumplido el perodo anteriormente
sealado y en los que obran decisiones de la administracin o informaciones que es necesario mantener y
que aun son motivo de consulta relativamente frecuente.
Los archivos intermedios se ubican entre el archivo central y el archivo histrico. En los archivos
intermedios los documentos procedentes de los archivos centrales sern evaluados para determinar cuales
pasarn a los archivos histricos y cuales sern eliminados. En general son de escasa consulta.
Los archivos histricos custodian documentos que han sido seleccionados para ser conservados de forma
permanente y estn destinados a la consulta de usuarios mltiples que no han tenido relacin con su
creacin.
LISTA DE COTEJO
Nombre del alumno
Fecha de aplicacin
Descripcin
del
producto
Aspecto a Evaluar
MAPA MENTAL DE CONCEPTOS BASICOS DE ARCHIVO
MAPA MENTAL EN EQUIPO
MAPA MENTAL INDIVIDUAL
Si/N
Observacion

Limpieza
Uso de tecnologas
Contenido:
Funciones
Clasificacin de archivos
Caracteristicas
Total
ACTIVIDAD 6
como actividad extraescolar extraer la informacin bsica de documentacin
administrativa, en clase realizar una lectura del mismo y marcar las ideas
principales colocando a un extremo cometario del mismo. Posteriormente en
clase en equipo de 3 integrantes elaborar un cuadro sinptico de informacin
bsica de documentacin administrativa. Exponer el trabajo y los dems
equipo har comentarios para mejorar el trabajo realizado, y los alumnos
tomaran nota individual de los mismos para que como una actividad
extraclase, disearan el cuadro sinptico con la ayuda de un software utilizado
para tal fin.
LA IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS

Ninguna institucin gubernamental u organizacin privada podra sobrevivir sin documentar sus
actividades. Oficina alguna podra funcionar bien si tuviera que depender solamente de la memoria
de sus funcionarios para recordar las transacciones efectuadas.
Sin documentos cualquier administracin organizada dejara rpidamente de funcionar. Los
documentos y especficamente la informacin que contienen, son uno de los recursos fundamentales
que las instituciones necesitan para poder realizar sus operaciones eficazmente.
As como una organizacin podra seguir funcionando con escasos recursos humanos, econmicos o
materiales, no podra funcionar si no mantuviera sus documentos y fuera posible el acceso a los
mismos.
En el contexto de las actividades administrativas de las organizaciones los documentos ayudan a:
Proporcionar una memoria corporativa
Formular polticas
Tomar decisiones apropiadas
Alcanzar ms eficiencia, productividad y coherencia
Cumplir con los requisitos legales y las regulaciones vigentes
Proteger los intereses de la organizacin y aquellos de su personal y sus clientes
Reducir los riesgos relacionados con la falta de pruebas de decisiones y acciones
Documentar actividades y logros
En el sector pblico los documentos son fundamentales para el concepto de democracia. La
informacin documentada apoya la proteccin de los derechos humanos, el estado de derecho y el
trato justo e igual de los ciudadanos. Los ciudadanos tienen derecho a esperar que habr pruebas
documentales confiables y precisas de las decisiones y acciones del gobierno.
Por ejemplo, los documentos son imprescindibles para determinar con precisin si los recursos
recaudados por el estado en inters de los ciudadanos son gastados de una manera que los beneficie:
en servicios de salud, educacin y otros.
Ms aun, los documentos son los que protegen los derechos de los ciudadanos, verbigracia, el
derecho de propiedad de la tierra, documentado mediante registros catastrales y ttulos de propiedad,
o los derechos a una jubilacin o una pensin, documentados mediante los expedientes de personal,
llamados tambin legajos personales. Cuando los derechos personales no son respetados, son los
documentos los que permiten a los ciudadanos solicitar u obtener la reparacin legal.
Los documentos como testimonio
Ningn gobierno ni ninguna organizacin podran ser responsabilizados por acto alguno si no
existen documentos que ofrezcan testimonio registrado de sus actividades. La responsabilidad se
establece cuando es posible mostrar pruebas de que los funcionarios pblicos saban lo que hubieran
debido saber, que medidas tomaron y el resultado de sus actividades.
Los documentos testimonian el cumplimiento de leyes, reglamentos y procedimientos. Los
documentos confiables pueden servir de prueba para mostrar abusos de funcin, mal uso de los
recursos, e incumplimiento de compromisos o normativa financiera.
Los documentos ofrecen testimonios verificables de fraude y pueden conducir a quienes investigan a
las races de la corrupcin. Los documentos bien administrados pueden obrar como una restriccin
eficiente en funcin de su costo. Siempre ser ms barato prevenir un fraude que el costo que la
corrupcin y su enjuiciamiento tienen para el Estado.
Los documentos cooperan con la preservacin de la memoria colectiva de los pueblos. La
conservacin permanente de los documentos con valor histrico ayuda a establecer la cadena de la
historia pues los mismos son pruebas esenciales. Dan a los pueblos su sentido de identidad, sirven
como memoria y conforman el patrimonio documental de un pas.
Sin embargo, no siempre las actividades de una organizacin resultan automticamente en la creacin
de documentos. Hay oportunidades en que la creacin del documento no es concomitante con la
actividad. Cuando se crean, los documentos deben ser accesibles y utilizables mientras tengan valor.
Consecuentemente, las instituciones tienen que establecer estrategias y procedimientos para asegurar
que los documentos se crean, se conservan y es posible su acceso cuando se necesitan.
La Gestin de documentos es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr economa y
eficiencia en la creacin, el mantenimiento, el uso y la disposicin de los documentos de una
organizacin durante todo su ciclo de vida y de hacer que la informacin que contienen est
disponible en apoyo del quehacer de esa organizacin y de los usuarios externos a ella que lo
requieran.
Cuando los sistemas documentales no funcionan apropiadamente hay consecuencias
graves para el gobierno y los ciudadanos en general. Por ejemplo:
Los funcionarios se ven obligados a tomar decisiones sobre una base ad hoc sin la ventaja de una
memoria institucional;
No es posible probar un fraude ni realizar informes ni auditora significantes;
Las acciones del gobierno no son transparentes;
Los ciudadanos no pueden exigir o proteger sus derechos;
Los ciudadanos no pueden hacer una contribucin informada al proceso de gobierno;
Se menoscaba la memoria colectiva de la nacin.
Uno de los retos de hoy es asegurar que de la masa de datos y de informacin creados en papel y en
forma electrnica sea posible obtener pruebas confiables de transacciones de negocios. Que las
pruebas sean accesibles y que sea posible darlas de baja cuando ya no son necesarias.
2 LAS CARACTERSTICAS ESENCIALES DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos espejan las actividades de las que son producto. Debido a que derivan de sucesos
reales, representan una imagen congelada la que fija una accin en su contexto particular de: funcin,
autoridad, lugar y momento. Es posible establecer ciertas caractersticas esenciales.
son estticos en su forma
tienen autoridad
son singulares cuando estn en su contexto
son autnticos
Los documentos son estticos

Los documentos, durante el proceso de creacin, pasan por una fase de desarrollo y cambio. Por
ejemplo, las actas de una reunin se producirn en forma preliminar, como borrador, y sern
revisadas por los miembros del comit antes de ser aprobadas. Una vez que este proceso de
creacin, o redaccin preliminar, ha terminado y que el documento se estima completo, puede
ser considerado como un documento. Con el fin de proporcionar una prueba, el documento debe
ser fijado ahora y no ser susceptible de cambio. Si un documento es cambiado o manipulado de
alguna manera, ya no proporcionar una prueba de la transaccin que document
originalmente. Si alguna persona altera las actas de una reunin despus que fueron aprobadas,
esas actas ya no podrn considerarse como un testimonio preciso de la reunin.
Sin embargo, los borradores mismos, tales como las minutas preliminares, en algunas
circunstancias tambin pueden considerarse documentos ya que es posible considerarlos como
documentos completos en cierta fase de su desarrollo, es decir, como actas preliminares.
Los documentos tienen autoridad
Los documentos proporcionan la prueba oficial de la actividad o la transaccin que documentan.

Los documentos deben ser confiables y fidedignos. La confiabilidad de un documento est
vinculada con su creacin. Quin produjo o expidi el documento? Con qu autoridad? Puede
probarse esa autoridad?
Consideremos de nuevo el caso de las actas preliminares y finales. El comit tiene autoridad
para confirmar que las actas representan exactamente los hechos de la reunin. Si alguna
persona cambi las actas despus que el comit las aprob, es posible que esa persona no
tuviera autoridad para hacer ese cambio; esas actas revisadas pueden ser prueba del criterio
que esa persona tuvo de la reunin, pero no son el documento oficial de la misma, el autorizado
por el comit.
Las firmas, membretes, sellos y timbres de oficina son indicadores evidentes del carcter oficial
de los documentos. Sin embargo, no todos los documentos tienen sellos o timbres de oficina.
La guarda continua de los documentos tambin puede proteger su confiabilidad. Si la versin
oficial de las actas es archivada por el administrador o el responsable de los documentos y, con
ello, es protegido de cualquier alteracin, la versin no autorizada no formar parte del
documento oficial. La autoridad de la versin oficial permanecer intacta.
Los documentos son singulares
Los documentos son singulares en el sentido de que, si son mantenidos en su lugar apropiado,
son un componente en una compilacin o secuencia de transacciones singulares. Los
documentos no son trozos aislados de informacin. Tienen significado porque fueron producidos
durante una transaccin que los cre o los us. Tienen una relacin con otros documentos con
los que forman conjuntos orgnicos y que los hacen singulares.
Es posible que las actas no sean singulares en el sentido de que puede haber diez copias
repartidas a todos los miembros del comit. Pero las actas son singulares en el contexto de esa
organizacin porque la copia oficial representa un hecho efectuado la reunin que slo ocurri
con esos miembros del comit en ese da y en ese lugar.
Las copias de un documento pueden ser singulares en otro contexto. Por ejemplo, si un miembro
del comit entrega su copia de las actas a un colega, con una nota en la cubierta indicando que
el formato usado para las minutas puede ser de valor para la organizacin de ese colega, esas
minutas se convierten en un documento nuevo. Son parte de un conjunto separado de
transacciones entre ese miembro y su colega. Por esta razn, el contexto del documento (la
actividad y la autoridad que lo originaron) es crucial y debe ser preservado. Slo cuando se sabe
cmo y por qu un documento fue creado y usado es posible comprender plenamente su
contenido.
Los documentos son autnticos
Debe ser posible probar que los documentos son lo que dicen ser. La autenticidad de un
documento se deriva del sistema de mantenimiento de documentos en el que fue creado o
recibido, mantenido y usado. Un documento es autntico si puede verificarse que ahora es
exactamente como era cuando fue transmitido o colocado aparte para su retencin por primera
vez. Por ejemplo, una carta recibida en una oficina puede haber sido sellada con la fecha
registrada y colocada en un expediente. El expediente que contiene la carta es rastreado
durante su uso y guardado cuando no se usa en una oficina de trmite. La carta seguir siendo
parte del expediente.
Pensemos nuevamente en las actas. Para probar que las actas oficiales son en realidad
autnticas es necesario poder demostrar que fueron producidas, aprobadas y, luego, archivadas
apropiadamente en el sistema de mantenimiento de documentos de la organizacin. Sin este
proceso de autenticacin de los documentos, la versin no oficial producida por aquel miembro
despus, podra ser confundida con el documento oficial.
En la actualidad es posible producir documentos en una diversidad de sistemas y guardarlos en
una variedad de medios, con inclusin del papel y las formas electrnicas. Es posible guardar
versiones diferentes en medios distintos y en diferentes lugares. Uno de los peligros actuales,
con el advenimiento de tecnologas de la informacin complejas como las computadoras, es que
la informacin puede ser extrada del documento que originalmente la transmiti y sacada de su
contexto. Volviendo al ejemplo anterior, una versin electrnica de las actas puede ser alterada
y podra reemplazar a la versin original sin que nadie advirtiera la diferencia. De igual manera,
nuevas versiones de las actas podran hacerse usando tecnologas electrnicas, como en el
ejemplo anterior, y, como resultado, no sera posible garantizar que ninguna de ellas fuera
autntica.
Consideremos otro ejemplo. La oficina de la Direccin General de Arquitectura puede ser
responsable del mantenimiento de los edificios y de la planta fsica de la Universidad; como
parte de sus obligaciones, esa oficina podra crear planos arquitectnicos para un edificio nuevo.
Tambin podra tomar fotografas de ese edificio durante su construccin y podra crear actas e
informes de varias etapas de la misma. Cada tipo de material es un documento. Los dibujos
arquitectnicos, fotografas y actas adquieren sentido como documentos al ser retenidos como
parte del conjunto de documentos relacionados con la construccin de ese edificio particular.
Estos materiales perderan su significado si fueran sacados y dispersados del conjunto de
documentos relacionados con el trabajo de la Direccin de Arquitectura y fueran mantenidos
como piezas sueltas, sin informacin sobre sus orgenes o su contexto.
LA CALIDAD DE LOS DOCUMENTOS

As como es necesario crear y conservar los documentos para proporcionar una prueba documental,
esos documentos tienen que tener calidad e integridad suficientes. Para que las instituciones estn en
condiciones de realizar sus funciones administrativas eficientemente y puedan ser responsables,
tienen que mantener documentos ntegros y fieles. Sin ellos los funcionarios no podran realizar sus
cometidos adecuadamente. La puesta en marcha de ese cometido no podra ser convenida y los
derechos financieros, legales y de otra ndole de la organizacin, sus clientes y otras personas
afectadas por sus acciones y sus decisiones no podran ser protegidos.
Para llevar a cabo su propsito de proporcionar una prueba confiable, los documentos deben ser
fieles, completos e integrales.
Los documentos, ya sean en papel o en forma electrnica deben ser:
Integrales: deber producirse un documento para cada transaccin administrativa, de la que dar
testimonio;
Fiel: un documento debe registrar con precisin la transaccin para la cual fue creado;
Adecuado: un documento debe ser adecuado para los propsitos para los cuales se conserva (es
decir, el documento debe contener la informacin necesaria para dar prueba de la transaccin que
documenta);
Completo y significante: as como debe contener informacin suficiente para documentar una
transaccin, un documento debe incluir informacin suficiente sobre el contexto en el cual fue creado
y usado, sobre su estructura o su forma fsica y sobre sus vnculos con otros documentos, para que
sea posible comprender su contenido;
Comprensible y utilizable: debe ser posible extraer del documento la informacin que contiene y
que pretende comunicar; y ser posible usarlo sin que se pierda informacin;
Autntico: debe ser posible comprobar que el documento es lo que dice ser;
Inalterado: ninguna informacin del documento habr sido borrada, alterada o perdida, bien sea
intencionalmente o por accidente, una vez que la transaccin que dio origen al mismo se ha
finalizado (en otras palabras, los documentos se mantendrn seguros y se evitar el acceso a ellos o a
su uso, no autorizado);
El documento, adems cumplir con cualesquier requisitos de regulacin y de responsabilidad de la
organizacin que lo cre, por ejemplo, requisitos de auditora.
De esto se desprende que los documentos deben ser integrales y completos, confiables y autnticos,
deber ser administrados con sistemas de gestin que los controlan durante su ciclo de vida, desde su
creacin hasta su disposicin final y su tratamiento en los archivos histricos.
Quin usa los documentos?

En las oficinas del gobierno, en las universidades e igualmente en el sector privado los
documentos son creados y usados diariamente para documentar acciones, confirmar decisiones,
establecer derechos y responsabilidades y comunicar informacin. Sin documentos los gobiernos
y las empresas no podran funcionar; no es posible recordar vastas cantidades de informacin
sin crear un registro independiente: un documento.
Los gobiernos usan documentos para propsitos tan variados como:
Documentar la labor de los empleados.
Confirmar pensiones, prestaciones de licencia y de salud.
Confirmar o revisar polticas y procedimientos.
Confirmar los derechos de los ciudadanos, como prestaciones o propiedad de tierras.
Proporcionar informacin sobre acciones o decisiones pasadas.
En inters de los ciudadanos de un pas, los funcionarios del gobierno dependen de los
documentos para proporcionar informacin bsica para realizar sus quehaceres pblicos.
Tambin las universidades dependen de los documentos para su funcionamiento tanto en el
plano acadmico como en el administrativo generando voluminosas masas documentales que
van conformando los fondos de sus repositorios.
Aun cuando muchos de estos documentos no necesitan ser mantenidos permanentemente, una
porcin pequea pero importante de los mismos tiene un valor duradero. Esta porcin de los
documentos de un gobierno es la que se preserva en el Archivo Nacional pblico. El Archivo
Nacional junto con la Biblioteca Nacional, el Museo Nacional y otras instituciones nacionales, es
uno de los recursos de consulta esenciales de un pas. Los usuarios acuden desde todos los
sectores.
Entre los usuarios caractersticos de un archivo nacional o de otros archivos pblicos o privados
figuran:
Representantes del gobierno que necesitan informacin sobre las actividades
gubernamentales.
Investigadores profesionales o acadmicos de una amplia gama de disciplinas.
Investigadores aficionados.
Genealogistas.
Miembros del pblico.
Otras personas que desean establecer algn contacto con las fuentes primordiales de su
cultura y su tradicin nacionales.
Cualquier persona con un problema urgente que slo puede resolver se refirindose a
documentos.
Igualmente las instituciones archivsticas de empresas, organizaciones o de la localidad guardan
documentos para el uso de consulta de una gran variedad de personas.
Un archivo nacional, local o empresarial es til no slo para la nacin y sus ciudadanos. Hay un
inters internacional en la eficacia y la eficiencia de los archivos de un pas. Muchos asuntos
estn documentados por documentos pblicos y privados que son de inters internacional. A
continuacin damos algunos ejemplos de estos asuntos que estn documentados por
documentos que deberan ser accesibles:
Derechos y obligaciones de los ciudadanos.
Preocupaciones mdicas y de salud.
Cuestiones ambientales.
Administracin de recursos.
Poltica intergubernamental.
Planeacin econmica.
Un nmero considerable de usuarios de cualquier Archivo Nacional u otro archivo son
investigadores de otros pases. La importancia de este uso de los archivos seguir aumentando a
medida que se establecen redes de informacin internacionales y que la comunidad
internacional reconoce, cada vez ms, su necesidad de compartir informacin sobre la cultura y
la herencia.
9. Principios del cuidado de los documentos
Los documentos deben estar bien gestionados para asegurar su proteccin tanto para propsitos
administrativos como para servir de prueba del trabajo de la organizacin. El proceso de cuidado
de los documentos se llama gestin de documentos.
La gestin de documentos es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr

economa y eficiencia en la creacin, el mantenimiento, el uso y la disposicin de los
documentos de una organizacin durante todo su ciclo de vida y de hacer que la informacin
que contienen est disponible en apoyo del quehacer de esa organizacin y de los usuarios
externos a ella que lo requieran.
El cuidado de los documentos se rige por principios archivsticos reconocidos como tales por la
comunidad profesional.
Estos principios son:
(1) los documentos deben ser mantenidos juntos, de acuerdo con el organismo responsable de
su creacin o su acumulacin, en el orden original establecido en el momento de su creacin;
(2) los documentos siguen un ciclo de vida;
(3) el cuidado de los documentos debe seguir un continuo;
(4) los documentos pueden ser organizados segn niveles jerrquicos para denotar la
naturaleza de su creacin.
Estos principios se conocen como:
Principio de procedencia y orden original o Respect de fonds.
Principio de Ciclo Vital.
Principio del Continuo.
Principio de niveles de organizacin (clasificacin y ordenacin) y de descripcin.
Estos principios se irn considerando con ms detalle ms adelante y slo se presentan aqu
para que el estudiante se familiarice con estos conceptos.
LISTA DE COTEJO
Nombre del alumno
Fecha de aplicacin
Descripcin
del CUADRO SINOPTICO DE INFORMACION BASICA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA
Aspecto a Evaluar
Si/N Observacion
CUADRO SINOPTICO EN EQUIPO
Participo de manera activa en la elaboracin del cuadro sinptico
Participo en la exposicin del cuadro sinptico
CUADRO SINOPTICO INDIVIDUAL
Limpieza
Uso de tecnologas
Contenido:
Importancia de los documentos
Documentos como testimonio
Gestion de documentos
Usuario de documentos
Principio de cuidado de documentos
Caractersticas de los documentos

Calidad de los documentos
Total
ACTIVIDAD 7
como actividad investigar la informacin reconocimiento de documentos como
recurso estratgico, en clase en equipo de 3 integrantes elaborar un mapa
mental. Exponer el trabajo y los dems equipo har comentarios para mejorar
el trabajo realizado, y los alumnos tomaran nota individual de los mismos para
que como una actividad extraclase, disearan nuevamente el mapa mental con
la ayuda de un software utilizado para tal fin.
LISTA DE COTEJO
Nombre del alumno
Fecha de aplicacin
Descripcin
del Mapa mental de reconocimiento de documentos como recurso estratgico
Aspecto a Evaluar
Si/N Observacion
MAPA MENTAL EN EQUIPO

MAPA MENTAL INDIVIDUAL
Limpieza
Uso de tecnologas
Contenido:
Mantenimiento de documentos para la rendicin de cuentas
Objetivo y tipo de documentos
Colapso de los sistemas de mantenimiento de documentos
Cuidado de documentos, descuido en el pasado
Computadoras y mantenimiento de documentos
Fragilidad de los documentos electrnicos
Facilidad de manipulacin de documentos electrnicos
Dependencia tecnolgica
Rendicin de cuentas y los documentos electrnicos
Requisitos para la automatizacin
Total
ACTIVIDAD 8.
Analizar en equipos el material que te proporciona el docente , disea y elabora el
procedimiento de control de expedientes de la organizacin, que a continuacin se
detalla:
1.
2.
3.
Diseo de hoja membretada de su organizacin

Integracin de expedientes personal
Elaborar un control para el manejo de correspondencia
LISTA DE COTEJO
Nombre del alumno
Fecha de aplicacin
INTEGRACION DE EXPEDIENTE PERSONAL
Aspecto a Evaluar
Si/N
o
Tiene caratula el expediente
Tiene datos en la cejas de los folders
Tiene el lomo del expediente datos de su identificacin
Tiene documentos que respalden su expediente
Solicitud de empleo
Curriculum vitae
Copia de Credencial de elector
Copia de acta de nacimiento
Certificado medico
Cartilla militar
Comprobante de domicilio
Alta en el imss
Certificado de primaria
Certificado de secundaria
Total
Observaciones
Observaciones
LISTA DE COTEJO
Nombre del alumno
Fecha de aplicacin
Aspecto a Evaluar
Clasificacin y ordenacin
Clasifico los expedientes por grupos homogneos

Organizo los expedientes tomando algn tipo de ordenacin
Guardo los expedientes en una caja o archivo
Elabora un cuadro general de clasificacin archivista
Lleno el formato de cuadro general de clasificacin archivista
Tiene firmas el documento
Si/N
o
LISTA DE COTEJO
Nombre del alumno
Fecha de aplicacin
diseo de hoja membretada de su organizacin
Aspecto a Evaluar
Si/N
Observaciones
o
En la hoja hay un logotipo
El diseo del logotipo es creativo
El tamao del logotipo es adecuado
En la hoja estn los datos generales de la organizacin
Los datos de la organizacin tienen el tamao adecuado
Se puede diferenciar el membrete de la hoja
Se dejo suficiente espacio para el contenido
Limpieza
Organizacin de la informacin
Ortografa
Total
LISTA DE COTEJO
Nombre del alumno
Fecha de aplicacin
Disposicin documental
Aspecto a Evaluar
El formato est contenido en una hoja membretada
Tiene ttulo el documentos
Si/No
Observacione
s
Tiene bien definidos los nombres de columnas

Esta lleno el formato
Tiene firmas
Total
LISTA DE COTEJO
Nombre del alumno
Fecha de aplicacin
CONTROL DE MANEJO DE CORRESPONDENCIA
Aspecto a Evaluar
Si/No
El documento est en una hoja membretada
Tiene ttulo el documento
Tiene columna de fecha
Tiene columna de no. Oficio
Tiene columna de dependencia
Tiene columna de asunto
Firma de recibido
Total
Observacione
s
Si/N
o
Observaciones
Si/N
o
Observaciones
Si/N
o
Observaciones
LISTA DE COTEJO
Nombre del alumno
Fecha de aplicacin
Acceso a la informacin
Aspecto a Evaluar
El formato est en una hoja membretada de la organizacin
Estn bien definidos los encabezados de las columnas
Tiene lleno el documento
Total
LISTA DE COTEJO
Nombre del alumno
Fecha de aplicacin
Transferencia de informacin
Aspecto a Evaluar
Total
LISTA DE COTEJO
Nombre del alumno
Fecha de aplicacin
Conservacin de la documentacin
Aspecto a Evaluar
Total
ACTIVIDAD 9
Elaborar un ensayo sobre la aplicacin de las competencias aprendidos en el
parcial
LISTA DE COTEJO
CUADRO SINOPTICO
Nombre del alumno

Fecha de aplicacin
Descripcin
del ENSAYO DE COMPETENCIAS APRENDIDAS EN EL PARCIAL
Aspecto a Evaluar
Si/N
Nombra la idea principal del ensayo
Esquematiza los puntos principales
Incluye apoyos a la opinin como hechos, ejemplos de la vida real que
apoyan el sustento terico visto en clase
Observacion
Las ideas estn presentadas con precisin

Los argumentos e ideas tiene un orden lgico
Las oraciones estn bien estructuradas y hay variedad
Presenta una conclusin efectiva
No comete errores de ortografa
Limpieza
Total
LISTA DE COTEJO
Nombre del alumno
Fecha de aplicacin

Aspecto a Evaluar
Portafolio de evidencias
Tiene pegada la hoja de presentacin

Tiene pegada la hoja 2 (modulo, submodulo, desarrollo laboral, resultado
aprend y competencias)
Tiene pegada la hoja 3 (mapa de competencia prof. y fuente de informacin)
Tiene pegada la hoja 4 (normas de convivencia)
9
Tiene lleno el plan de evaluacin
Tiene lleno el control de trabajos (responsabilidad)
Tiene llena la Evaluacin actitudinal
tiene la evaluacin diagnostica actividad 1
Tiene el cuestionario resuelto y calificado actividad 2
Tiene pegada la actividad 3 y la lista de cotejo para su evaluacin
Tiene pegado la evidencia del anlisis de la lectura
Tiene pegada la evidencia de la lnea de tiempo
Tiene pegada la evidencia del mapa conceptual
Tiene pegada la evidencia del mapa mental
Tiene pegada la evidencia del cuadro sinptico
Tiene pegada la evidencia mapa mental
Tiene pegada la actividad 8
Lista de cotejo de diseo de hoja membretada de la organizacin
Tiene pegada la evidencia de hoja membretada
Lista de cotejo de clasificacin y ordenacion
Lista de cotejo de integracin de expediente
Total
Si/N
o
Observaciones

Actividades Doc. Adva. 1er Parcial

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ACTIVIDAD 1.

Resuelve la siguiente evaluacin diagnostica

ACTIVIDAD 1. Resuelve la siguiente evaluacin diagnostica

ACTIVIDAD 1. Resuelve la siguiente evaluacin diagnostica

Como actividad extraescolar extraer la informacin historia de archivo, en

La informacin se presenta sin saturacin, con fondo y tamao de

Cmo organizan en tu casa el archivo?

Qu tipo de documentos son los que guardan en tu casa?

siguen alguna regla para archivar los documentos?

el proceso de bsqueda de un documento es lento o rpido?. Explica por qu?

Qu tanto tiempo guardan los documentos?

Qu tipo de cuidado les dan a los documentos para conservarlos?

Qu tipo de control llevan en la trasferencia de documentos?

Cmo recuperas algn documento en caso de que se te pierda?

1.1 DEFINICIN DE DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

ALGUNAS DEFINICIONES DE ARCHIVO

MAPA MENTAL DE CONCEPTOS BASICOS DE ARCHIVO

Comprensin de la informacin presentada

LA IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos son estticos

Los documentos tienen autoridad

Los documentos proporcionan la prueba oficial de la actividad o la transaccin que documentan.

Los documentos son singulares

Los documentos son autnticos

LA CALIDAD DE LOS DOCUMENTOS

Quin usa los documentos?

9. Principios del cuidado de los documentos

La gestin de documentos es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr

Caractersticas de los documentos

La informacin se presenta sin saturacin, con fondo y tamao de

Diseo de hoja membretada de su organizacin

Clasifico los expedientes por grupos homogneos

Tiene bien definidos los nombres de columnas

Nombre del alumno

Las ideas estn presentadas con precisin

Descripcin del producto

Tiene pegada la hoja de presentacin

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