Professional Documents
Culture Documents
INTERNO
EXCEL
Agosto, 2010
MDULO 1
1.
Conceptos bsicos
Excel es una Hoja Electrnica, tambin conocida como hoja de clculo; permite manejar
diferentes tipos de datos (nmeros, texto, fecha, etc.) los cuales se pueden modificar, eliminar,
agregar, guardar y /o imprimir, permite realizar operaciones con datos organizados en una
cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios.
Hoja de clculo:
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de nmeros y necesitan realizar clculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas. Las hojas de
clculo estn formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se
nombra por letras, por ejemplo: A, B, C,.......AA, AB,........IV.
Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha
celda se denomina Celda Activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna
activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango que es un bloque
rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la
Hoja de Clculo, ya que todo tipo operaciones se realizan a base de rangos.
1.2.
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos. La pantalla que
se muestra a continuacin puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya
que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como
veremos ms adelante.
Barra de Men
Etiquetas de Hojas
Barra de Titulo
Barra de Estado
Barra Estndar
Encabezado
de Columnas
Barra de
Frmulas
La Barra de Ttulo
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones
para minimizar, restaurar y cerrar.
La Barra de Men
, Copiar
, Cortar
La barra de formato
, etc.
Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva,
elegir tipo de fuente, etc.
Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican
porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono
Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro.
La barra de formulas:
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.
Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero
esto lo veremos ms adelante.
La barra de etiquetas:
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay
que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
1.4.
En el cuadro Zoom
10 al 400.
Para ampliar el rea seleccionada a fin de que llene la ventana, haga clic en Seleccin.
Nota Acercar o alejar no afecta a la impresin. Las hojas se imprimirn a 100%, salvo que
cambie la escala en la ficha Pgina del cuadro de dilogo Configurar pgina (men Archivo).
Hay varias maneras diferentes de ver las hojas de trabajo en Excel. Cada una de ellas lo
ayuda a trabajar en distintas situaciones. Tres se encuentran en el men Ver. Dos estn en el
men Ventana y una ms en el men Archivo. Adems el Zoom funciona en todas las vistas
para agrandar o achicar lo que se ve en la pantalla.
Opciones de Ver
Normal - la vista por defecto, que muestra una grilla y encabezados para las columnas
y filas.
Vista preliminar de Salto de Pgina - una vista reducida de la hoja con lneas azules
marcando donde se producir el salto y que es lo que se imprimir si se
imprimiera la hoja en ese momento. Las lneas de la grilla y los encabezados
todava se ven. A diferencia de los procesadores de palabras, Excel le
permitir bloquear parte de una hoja de manera que esa parte no se imprima.
Pantalla Completa - esconde todo en la pantalla excepto la hoja misma. No hay barras
de herramientas o men.
Impresin Preliminar - muestra como se veran las hojas sobre el papel. Disponible en
el men Archivo y como botn de la barra de herramientas.
1.5.
Una vez que haya agregado todos los botones y mens que desee, haga clic en Cerrar.
1.6.
Dividir paneles
En la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la
barra horizontal, site el puntero sobre el cuadro de divisin.
Inmovilizar paneles
La inmovilizacin de paneles (panel: parte de la ventana de documento unida y a la vez
separada de otras partes por barras verticales u horizontales.) permite seleccionar los datos que
permanecen visibles al desplazarse en una hoja. Por ejemplo, permite mantener visibles los
rtulos de las filas y las columnas mientras se desplaza.
Configuracin de pgina
Configurar pgina.
Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel nos permite modificar factores que afectan a la
presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina,
tamao del papel,...
Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos:
10
Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir,
utilizar la ficha Mrgenes.
11
En esta ficha podrs modificar los mrgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo:
de las hojas a imprimir.
Si la hoja tiene encabezado: o pie de pgina:, tambin nos permite indicar a cuntos
centmetros del borde del papel queremos que se siten.
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel
nos lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente
respectivamente.
12
Para definir los encabezados y pies de pginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de
pgina.
En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay
ningn encabezado ni ningn pie de pgina asignado a nuestra hoja de clculo. En estos
recuadros aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido.
En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no
hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados a utilizar.
Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botn Personalizar encabezado...
En el recuadro Pie de pgina: aparece el tipo de pie de pgina elegido, en nuestro caso no
hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles pies de pgina a utilizar.
Para modificar el pie de pgina , hacer clic sobre el botn Personalizar pie de
pgina...
13
Dentro del cuadro de dilogo Configurar pgina tenemos la ficha Hoja que nos permite
definir cmo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.
Repetir filas en extremo superior para que en cada pgina que se imprima
aparezca como ttulo de columnas aquella fila que est indicada en ese recuadro.
Repetir columnas a la izquierda para que en cada pgina que se imprima aparezca
como ttulo de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
Lneas de divisin para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una
impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores.
Calidad de borrador para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja.
Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
14
Ttulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de
la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores)
de la hoja.
2.
Botn: Nuevo
El botn Nuevo crea un nuevo documento en blanco usando su plantilla por defecto.
El comando Archivo | Nuevo en el men abre el panel de tareas Nuevo libro, el cual le
ofrecer opciones de plantillas
2.2.
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.
Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de
datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo
15
como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres,
referencias a otras celdas, operadores y funciones.
2.3.
16
Modificar Datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o
ms tarde, despus de la introduccin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede
modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda
del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA
IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda
adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos
directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora
es cuando podemos modificar la informacin.
Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn
Aceptar
Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda
muestra la informacin que ya tena.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y
se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.
2.4.
Ancho de columna
En Excel la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A
menudo, la anchura estndar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido
completo de una celda.
Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos mtodos.
17
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
Situar el puntero del ratn en la lnea situada a la derecha del nombre de la columna que
desees modificar, en la cabecera de la columna. El puntero del ratn adopta la forma de
una flecha de dos puntas.
Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Observa
como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.
Soltar el botn del ratn cuando el ancho de la columna sea el deseado.
Autoajustar a la seleccin
Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada ms
ancho, utilizando dos mtodos distintos. El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para
ello:
18
Excel nos permite modificar la anchura estndar para todas las columnas de la hoja que
tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos:
Ocultar de columnas
Vamos a ver la posibilidad de ocultar columnas para que no se visualicen columnas sin
perder su contenido con datos no imprescindibles a la hora de trabajar con la hoja de clculo o
simplemente porque contengan frmulas intermedias y a continuacin volver a visualizarlas.
Ocultar columnas es otra de las operaciones que en algn momento nos puede ser til si por
ejemplo en una fila aparecen frmulas intermedias que no nos interesa visualizar una vez
concluida la hoja de clculo. En este caso no queremos que aparezcan las columnas de datos
intermediarios pero no podemos borrarlas porque la hoja de clculo las necesita para realizar
sus clculos.
La mecnica es:
Si deseamos mostrar las columnas ocultas, por ejemplo para cambiar alguna frmula de
clculo intermedio:
Alto de fila
Excel ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms grande
utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos,
la altura de esa fila es 12.75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la
fila 2, la altura de toda la fila pasa automticamente a 15.75.
19
Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila que desees
modificar, en la cabecera de la fila.
El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Conforme
movemos el ratn, la altura de la fila cambia. Al final soltar el botn del ratn.
Autoajustar
Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la
entrada ms alta de la fila, utilizando dos mtodos distintos.
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello:
Situarse sobre la lnea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la
cabecera de la fila.Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratn, el
puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas.
Haz doble clic, el tamao se reajustar automticamente.
20
Ocultar filas
La ocultacin de filas es otra de las operaciones que en algn momento nos puede ser til si
por ejemplo en una fila aparecen frmulas intermedias que no nos interesa visualizar una vez
concluida la hoja de clculo. En este caso no queremos que aparezcan las filas de datos
intermediarios pero no podemos borrarlas porque la hoja de clculo las necesita para realizar
sus clculos.
Si deseamos mostrar las filas ocultas, por ejemplo para cambiar alguna frmula de clculo
intermedio:
2.5.
Guardar el documento
21
22
Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la
modificacin. Para ello:
2.6.
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar
utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de
Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.
Una de ellas consiste en utilizar el men Archivo Selecciona el men Archivo y elige la
opcin Cerrar.
23
Para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde
la ltima vez que guardamos.
24
de men, cuidado no el de la
2.7.
Vamos a ver la forma disponible en Excel para cerrar varios libros de trabajo al mismo
tiempo.
Cerrar todos los libros abiertos.
Si tenemos abiertos varios libros de trabajo, podemos decirle a Excel que cierre
automticamente todos ellos con una sola operacin. Para ello:
1. Pulsar la tecla MAYUS del teclado.
2. Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, seleccionar el men Archivo.
3. Soltar la tecla MAYUS.
4. Elegir la opcin Cerrar todo.
5. Si al cerrar algn libro encuentra alguna modificacin no guardada, nos avisar como
vimos en la operacin normal para cerrar un libro.
Se cerrarn automticamente todos los libros abiertos y la pantalla ser de color gris.
Despes de esto puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones para cerrar Excel:
Hacer clic en el botn cerrar, este botn se encuentra situado en la parte superior derecha de
la ventana de Excel.
Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de teclas
cerrars la ventana que tengas activa en ese momento.
Hacer clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Salir.
2.8.
25
de la Barra de Herramientas.
26
2.9.
27
3.
Seleccin de celdas
Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel,
tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin.
A continuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn
para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del
puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como:
28
Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta
seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para
tenerla seleccionada.
Aadir a una seleccin
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos
seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva seleccin manteniendo
pulsada la tecla CTRL.
Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos
seleccionar una fila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila
manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Ampliar o reducir una seleccin
Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de
celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic
donde queremos que termine la seleccin.
3.2.
Seleccionar la columna delante de la cual quieres aadir otra, ya que las columnas
siempre se aaden a la izquierda de la seleccionada.
Seleccionar el men Insertar.
Elegir la opcin Columnas. Todas las columnas por la derecha de la nueva se
incrementarn una posicin.
29
En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel toma la columna donde estamos
situados como columna seleccionada.
Si quieres aadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso,
como columnas a aadir.
Aadir columnas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de columnas vare,
seguirn habiendo 256 columnas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como
columnas aadidas. Si intentas aadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las ltimas
columnas contienen algn dato.
Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos
aparecer el botn
Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botn y aparecer el cuadro de la derecha
desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva columna serel mismo que la columna
de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecer al
seguir trabajando con la hoja de clculo.
Seleccionar la fila sobre la que quieres aadir la nueva, ya que las filas siempre se
aaden por encima de la seleccionada.
Seleccionar el men Insertar.
Elegir la opcin Filas. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn una posicin.
En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde est situado el
cursor como fila seleccionada
Si quieres aadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas
a aadir.
Aadir filas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de filas vare, seguirn
habiendo 65536 filas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como filas aadidas. Si
intentas aadir filas y Excel no te deja, seguro que las ltimas filas contienen algn dato.
Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecer el
botn
30
Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botn y aparecer el cuadro de la
derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila ser el mismo que la fila
de arriba, que la de abajo o que no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecer al
seguir trabajando con la hoja de clculo.
3.3.
Deshacer y Rehacer
El botn Deshacer le permite revertir una accin que acaba de realizar. Rehacer le permite
cambiar de idea y ejecutar esa accin toda de nuevo.
Excel mantiene el seguimiento de solo 16 acciones.
La lista de las acciones brinda la referencia de celda existente para algunas de ellas. Hay
una sola lista para Deshacer, que cubre todas las hojas del libro de trabajo. Las referencias de
celdas no incluyen el nombre de la hoja de clculo. Es fcil confundirse
3.4.
de la barra de herramientas.
Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndote la
informacin situada en el portapapeles.
En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:
Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.
31
de la barra de herramientas.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de
stas ltimas.
En el cuarto paso del segundo tiempo no tienes por qu seleccionar el rango completo sobre
el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Excel extiende el rea de pegado
para ajustarlo al tamao y la forma del rea copiada. La celda seleccionada ser la esquina
superior izquierda del rea pegada.
Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del teclado,
mientras tengas la lnea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad
de volver a copiar.
Copiar celdas utilizando el ratn
Para duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:
32
Pulsar entonces el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres
copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango.
Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.
Despus de soltar el botn del ratn aparecer en la esquina inferior derecha de las celdas
copiadas el icono de Opciones de autorrelleno
Cuando copiamos celdas con frmulas que contienen referencias a otras celdas, como por
ejemplo =A2+3, la frmula variar, dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula, esto es
porque las referencias contenidas en la frmula son lo que denominamos REFERENCIAS
RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene.
As si en la celda B3 tenemos la frmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta
ltima contendr la frmula =A3+3. A veces puede resultar incmodo la actualizacin anterior a
la hora de trabajar y por ello Excel dispone de otros tipos de referencias como son las
ABSOLUTAS y las MIXTAS.
Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el signo $ delante
del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y as aunque copiemos la
celda a otra, nunca variar la referencia.
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la
columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.
Si en las celdas a copiar no hay frmulas sino valores constantes como fechas o series de
nmeros, Excel2003 rellenar las nuevas celdas continuando la serie.
Pegado Especial
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la
frmula, o copiar la frmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los
elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.
33
de la barra de
Aparecer el cuadro de dilogo Pegado especial en el que tendrs que activar las opciones
que se adapten al pegado que quieras realizar:
34
de la barra de herramientas.
Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas cortadas indicndonos la
informacin situada en el portapapeles.
A continuacin seleccionar las celdas donde quieres que se siten las celdas cortadas (no
hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona
una nica celda, Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea
cortada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada).
35
Seleccionar el men Edicin, elegir la opcin Pegar, si esta opcin no aparece, sitate
primero sobre el botn para ampliar el men.
O bien, hacer clic sobre el botn Pegar
de la barra de herramientas.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de
stas ltimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior.
Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la frmula asociada a
la celda que movemos.
Mover celdas utilizando el ratn
Para desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:
Si queremos mover algn rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:
Vamos a ver la herramienta Autocorreccin de Excel para que el programa nos corrija
automticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja
de clculo, as como manejar la correccin ortogrfica y dejar nuestras hojas de clculo libres
de errores lo que las hace ms presentables.
36
3.5.
Ortografa y gramtica
Configurar la Autocorreccin
Esta herramienta nos ayuda a corregir automticamente errores habituales de escritura. Para
visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorreccin asignadas por defecto,
seguir los siguientes pasos:
37
38
de la barra de herramientas.
Observa como en la barra de ttulo aparece el diccionario que est utilizando para corregir la
ortografa, si queremos cambiar de diccionario porque el idioma es diferente o queremos utilizar
un diccionario personal con palabras propias, solo tenemos que elegir el nuevo diccionario de la
lista desplegable del recuadro Idioma del diccionario:.
En la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha
encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errnea.
En el recuadro Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra
correccin.
Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones:
OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra.
OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de clculo.
AGREGAR AL DICCIONARIO para aadir la palabra al diccionario que aparece en el
recuadro Idioma del diccionario:
Si la palabra es errnea, y la palabra correcta se encuentra en la lista de Sugerencias: la
seleccionaremos, si no se encuentra en la lista de Sugerencias la
39
Aceptar.
Excel nos permite crear nuestro propio diccionario de palabras y aadir nuevas palabras a un
diccionario ya creado, bien sea uno que hayamos creado nosotros mismos o alguno de los
diccionarios que incorpora Excel.
40
Para agregar una nueva palabra a un diccionario habr que abrir la revisin ortogrfica,
para ello seleccionar del men Herramientas la opcin Ortografa.
o pulsando F7.
41
4.
IMPRESIN DE DOCUMENTOS
Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser
la configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de
mandar la impresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos.
4.1.
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de
imprimirla. Nos permite ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina, el
formato completo de la hoja.
Para visualizar la vista preliminar, seguir los siguientes pasos:
42
de la barra de herramientas
En el centro de la ventana aparecer una pgina de nuestra hoja de clculo. Observa como
en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la pgina 1 de un total
de 1 pgina (Vista previa: Pgina 1 de 1).
En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los
botones:
para ir a la pgina anterior. Tambin podramos pulsar la tecla RE PAG del teclado.
para ir a la pgina siguiente. Tambin podramos pulsar la tecla AV PAG del teclado.
Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados.Al situarse sobre la
hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en una lupa, de tal forma que
podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina.
Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic, se ampliar la parte de la
pgina donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volver a visualizar la
pgina entera.
Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn
Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic sobre el botn
, para que aparezca el cuadro de dilogo Impresin.
43
Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic sobre el botn
, para que aparezca el cuadro de dilogo Configurar pgina.
En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn
preliminar.
Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas que nos
indicarn donde har Excel los saltos de pgina, estas lneas no se imprimirn.
4.2.
Configurar pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel nos permite modificar factores que afectan a la
presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina,
tamao del papel,...
Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos:
44
Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir,
utilizar la ficha Mrgenes.
En esta ficha podrs modificar los mrgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo:
de las hojas a imprimir.
45
Si la hoja tiene encabezado: o pie de pgina:, tambin nos permite indicar a cuntos
centmetros del borde del papel queremos que se siten.
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel
nos lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente
respectivamente.
Para definir los encabezados y pies de pginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de
pgina.
En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay
ningn encabezado ni ningn pie de pgina asignado a nuestra hoja de clculo. En estos
recuadros aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido.
En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no
hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados a utilizar.
Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botn Personalizar encabezado...
En el recuadro Pie de pgina: aparece el tipo de pie de pgina elegido, en nuestro caso no
hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles pies de pgina a utilizar.
Para modificar el pie de pgina , hacer clic sobre el botn Personalizar pie de
pgina...
46
Dentro del cuadro de dilogo Configurar pgina tenemos la ficha Hoja que nos permite
definir cmo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.
Repetir filas en extremo superior para que en cada pgina que se imprima aparezca
como ttulo de columnas aquella fila que est indicada en ese recuadro.
Repetir columnas a la izquierda para que en cada pgina que se imprima aparezca
como ttulo de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:
Lneas de divisin para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una
impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores.
Calidad de borrador para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja.
Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
47
Ttulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de la
izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la
hoja.
4.3.
Comando imprimir
Una vez nuestra hoja est preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y despus,
seguir los siguientes pasos:
48
En el recuadro Imprimir, podrs indicar si deseas imprimir Todo el libro, o slo las Hojas
activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Seleccin para imprimir slo los
objetos seleccionados de la hoja.
Por ltimo en Nmero de copias: podrs indicar el nmero de copias a realizar y si las
quieres Intercalar
MDULO 2
5.
5.1.
Formato a los datos
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena
presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma
con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones
de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y
nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias,
de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal.
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la
fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar la barra
de mens o bien la barra de herramientas, a continuacin te describimos estas dos formas, en
cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se
quiere modificar el aspecto:
Utilizando la barra de mens:
Del cuadro de dilogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaa
Fuente, aparecer la ficha de abajo.
49
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un
modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. Esto es muy til a la hora de elegir el
formato que ms se adapte a lo que queremos.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.
Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica
que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la misma fuente en la
pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable (podemos escribir un
tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles).
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con
cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita
Cursiva.
Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir
de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de
la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de
subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podrs elegir un color para la letra.
50
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y subndice. Para
activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se
encuentra a la izquierda.
Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel
tiene por defecto.
En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten modificar
algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como:
En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos
encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la
derecha para elegir otro tipo.
Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra
celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o
bien escribirlo directamente en el recuadro.
Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre
ste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.
Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo
utilizamos para poner o quitar la Cursiva.
Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el
Subrayado simple.
Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra
A aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos
clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro
color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.
Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes
pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin.
51
52
Llenar: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que repite el dato de la celda
para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y
elegimos la opcin Llenar, en la celda aparecer ************ hasta completar la
anchura de la celda.
Justificar: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto
por la derecha como por la izquierda.
Centrar En La Seleccin: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas
en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que
contiene datos.
Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente,
es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura
de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la
derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones:
Superior: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas.
Centrar: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las
celdas.
Inferior: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas.
Justificar: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior
como por la inferior.
Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en
horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en
sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj. Excel
ajusta automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientacin vertical, a no
ser que se fije explcitamente la altura de sta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las
celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin
el contenido de la celda se tendr que visualizar exclusivamente en sta, para ello
incrementar la altura de la fila y el contenido se visualizar en varias filas dentro de la
celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se reducir
hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola.
Direccin del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza
para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo rabe,
hebreo, etc...
En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirn modificar
algunas de las opciones vistas anteriormente de forma ms rpida, como:
Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar
a ser Izquierda.
Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.
Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
53
Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a
continuacin nos centrar los datos.
Bordes
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir
los siguientes pasos:
54
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar
nuestra seleccin en la celda.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Preestablecidos:Se elegir una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior:
Borde:
Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior,
izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. CUIDADO! Al
utilizar los botones preestablecidos, el borde ser del estilo y color
seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habr que
elegir Estilo y Color y a continuacin hacer clic sobre el borde a colocar.
Estilo:
Color:
Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de
la derecha podr elegir un color para los bordes.
En la Barra de Herramientas disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes
de forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste.
En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no
encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men.
Tramas
Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de
las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos:
55
56
Nmeros
Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello, seguir
los siguientes pasos:
Elegir la opcin deseada del recuadro Categora:. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar
nuestra seleccin en la celda.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora:, se
elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras
ms utilizadas son:
General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel
por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial
si la cifra no coje por completo en la celda.
Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el nmero de decimales,
tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los
nmeros negativos.
57
Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora:
Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100
y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales
muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%.
Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.
Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el
nmero de decimales.
Texto:
Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algn nmero en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero
de telfono, etc.
Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato.
En la Barra de Herramientas Formato disponemos de una serie de botones que nos
permitirn modificar el formato de los nmeros de forma ms rpida
58
formato) que pueda guardar con su libro y utilizar siempre que aplique formato a los datos con
los mismos atributos. Despus de crear un nuevo estilo de formato, o modificar uno existente,
puede utilizarlo en cualquier hoja de clculo del libro, o puede copiarlo en otros libros abiertos.
En Excel, resulta muy sencillo:
Crear estilos propios
Aplicar estilos existentes
Copiar o combinar estilos de otros libros
Eliminar estilos personalizados
La forma ms sencilla de crear un nuevo estilo consiste en utilizar las celdas que tienen las
caractersticas de formato que desea asignar al estilo.
Este proceso se denomina crear un
estilo segn un ejemplo, ya que se utiliza el propio formato de la hoja de clculo para definir el
estilo.
Si no aplica formato a las celdas antes de crear un estilo, se mostrar el estilo Normal en el
cuadro Nombre del estilo. Excel contiene varios estilos predefinidos adems del estilo Normal,
entre los que se incluyen los estilos Millares, Moneda y Porcentual. Puede modificar cualquiera
de estos estilos (o cualquier otro que defina).
Crear un nuevo estilo a partir de un formato existente
59
e) Haga clic en Aceptar para guardar el estilo y aplicarlo al rango seleccionado, o haga clic en
Agregar para guardar simplemente el estilo.
Modificar un estilo existente
1)
2)
3)
4)
, Estilo moneda
y Estilo
porcentual
tambin estn disponibles en la barra de herramientas Formato. Se pueden
aplicar otros estilos mediante el comando Estilo del men Formato.
Aplicar un estilo
1.
2.
3.
4.
60
NOTA
, Estilo moneda
ni Estilo porcentual
de la barra de
Eliminar un estilo
a) En el men Formato, haga clic en Estilo.
b) En la lista desplegable Nombre del estilo, seleccione el estilo personalizado que desea
eliminar y, a continuacin, haga clic en Eliminar.
6. FORMATO AL LIBRO
6.1.
Insertar hojas de clculo
Si necesitas trabajar con ms de tres hojas en un libro de trabajo, tendrs que aadir ms. El
nmero de hojas puede variar de 1 a 255.
Para aadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:
Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se aadirn
a la izquierda de la seleccionada.
Seleccionar el men Insertar.
Eligir la opcin Hoja de clculo.
6.2.
Renombrar una hoja de clculo
Como ya sabes, en Excel creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto
cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,....
Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja
para identificarla de forma ms rpida, as si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y
gastos de cada mes, la primera hoja se podra nombrar Enero, la segunda Febrero,...
La longitud mxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.
No puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo
nombre.
Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguir los siguientes pasos:
61
El segundo mtodo consiste en utilizar el men contextual. Se debe seguir los siguientes
pasos:
6.3.
Mover una hoja de clculo
Si deseas cambiar de posicin una hoja de clculo, puedes utilizar tres mtodos.
El primer mtodo consiste en utilizar el men:
En el recuadro Al libro, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable para elegir el
libro de trabajo donde queremos moverla. (Para moverla a otro libro, los dos libros
deben estar abiertos antes de entrar en esta opcin).
En el recuadro Antes de la hoja, seleccionar la hoja que quedar a la derecha de la hoja
movida.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
El segundo mtodo es muy rpido y muy cmodo si queremos mover la hoja dentro del
mismo libro de trabajo.
62
Pulsar el botn del ratn y arrastrarlo hasta la posicin donde queremos mover la hoja,
mientras mueves la hoja vers que aparece una flecha sobre las hojas
indicndote dnde se situar la hoja en el caso de soltar en ese momento el botn del
ratn.
Una vez situados donde queremos mover la hoja, soltamos el botn del ratn.
Los siguientes pasos a seguir son los mismos que los explicados en el primer mtodo.
6.4.
A lo mejor lo que deseamos no es cambiar de posicin una hoja sino copiarla en otro libro o
en el mismo. Al igual que para mover hoja podemos utilizar tres mtodos.
El primer mtodo consiste en utilizar el men:
El segundo mtodo es muy rpido y muy cmodo si queremos copiar la hoja dentro del
mismo libro de trabajo. Situarse en la hoja a copiar.
63
Manteniendo pulsada la tecla CTRL, pulsar el botn del ratn sobre la etiqueta de la
hoja a copiar y arrastrarlo hasta la posicin donde queremos copiar la hoja.
Una vez situados donde queremos copiar la hoja, soltar el botn del ratn y a
continuacin la tecla CTRL.
6.5.
El segundo mtodo consiste en utilizar el men contextual. Se debe seguir los siguientes
pasos:
7. HERRAMIENTAS DE BSQUEDA
7.1.
Bsqueda y Reemplazo de Datos
Esta herramienta es til sobre todo en hojas de clculo grandes en donde es difcil encontrar
una palabra.
Se puede hacer esta funcin de dos maneras:
1) Combinacin de teclas CONTROL+B
2) Men EDICIN-BUSCAR
64
Prioridad
Operador
Espacio
Unin
Negativo
Porcentaje
Exponenciacin
* y /
Multiplicacin y Divisin
+ y -
Suma y Resta
&
Concatenacin
10
Operacin
Rango
Interseccin
8.2.
Creacin de frmulas
Al construir una frmula se pueden definir dos tipos de valores:
Todas las frmulas deben de iniciar con el signo de = (igual). Coloque el cursor en donde
desea el resultado de la frmula.
Recuerde la precedencia de los operadores, para que el resultado sea el esperado utlice ( )
para que la operacin se realice en el orden adecuado
Ejemplo
Incorrecto
Correcto
204 + 35 / 5 * 9 = 267
(65
(204 + 35) / 5) * 9 = 430.2
Ejercicio
Obtenga el Total del precio con IVA por la cantidad.
Observe que la primera frmula utiliza constantes y las siguientes referencias
A
1
IVA
Total
ALMACENES DE ORIENTE
2
3
Producto
Teclado
Cantidad Precio
10
5 Computadora
25
20
Monitor
Funciones : Las funciones son frmulas que han sido predefinidas, realizan clculos
utilizando valores (constantes o de referencia). Existen ms de 200 funciones.
Todas las funciones tienen la misma forma bsica o sintaxis:
=FUNCIN(argumento1, argumento2, ...)
Signo = (igual)
Nombre de la Funcin (SUMA,PROMEDIO,etc.)
Argumentos(datos utilizados para realizar el clculo) separados por comas y contenidos
en un parntesis.
Se pueden utilizar rangos, que indican la direccin de la primera celda que inicia el rango y la
direccin de la ltima celda del rango, separadas por : (dos puntos).
Ejemplo:
=PROMEDIO(A1:A10)
8.3.
Copiar frmulas
En una hoja de clculo es importante poder copiar las frmulas, ya que esto permite realizar
en diversas celdas las mismas operaciones, sin necesidad de reescribir la misma frmula.
Si se necesita copiar el contenido de una celda, para colocarlo en otra, se puede realizar
utilizando el men Edicin.
Realice los siguientes pasos:
66
A
1
Total
ALMACENES DE ORIENTE
2
3
Producto
Cantidad
Precio
IVA
Teclado
10
$125.00
15% =(C4+(C4*D4))*B4
Computadora
25
$9,375.00
15% =(C5+(C5*D5))*B5
Monitor
20
$2,500.00
15% =(C6+(C6*D6))*B6
Referencias Absolutas:
Cuando se hace referencia a una celda en una frmula utilizando referencias absolutas, se
utiliza la direccin fsica de la celda. Para indicar que ser este tipo de referencia la que se
utilizar, se antepone el signo ($) a la columna y tambin a la fila de la direccin de la celda.
Esto permite que al copiar una frmula siempre utilice el contenido de la celda que se volvi
absoluta, sin importar la nueva ubicacin de la frmula.
Ejemplo
Para obtener el total en la tabla, se suma al precio el IVA; el resultado se multiplica por la
cantidad de productos y con esto se obtiene el total.
67
Si esta frmula la copiamos como referencia relativa mandara un mensaje de error ya que
intentara multiplicar por B4 que contiene texto. Para forzar a la frmula a multiplicar siempre
por la celda B3 le ponemos el signo de ($) en la direccin $B$3.
De esta forma fijamos o anclamos la direccin de la celda B3, esto permite copiarla y que las
dems direcciones sean relativas.
A
ALMACENES DE ORIENTE
2
3
8.4.
IVA
15%
Producto
Teclado
Cantidad Precio
Total
10
$125.00 =(C5+(C5*$B$3))*B5
6 Computadora
25
$9,375.00 =(C6+(C6*$B$3))*B6
20
$2,500.00 =(C7+(C7*$B$3))*B7
Monitor
Para realizar una suma, coloque el cursor en la celda donde desea el resultado.
Para utilizar la funcin de SUMA, puede realizarse utilizando el botn de Autosuma
que
se encuentra el la barra de herramientas y presionando Enter para aceptar lo que se va a
sumar.
Otra forma es pegando la funcin desde el Men Insertar y la opcin Funcin:
a)
b)
c)
d)
235
68
110
=SUMA(A1:C1)
8.5.
Con frecuencia es necesario rellenar celdas con texto secuencial, es decir, das de la
semana, series de nmeros, texto ms un nmero (Da 1, Da 2 ). Esto se logra cuando se
68
copia una celda que contiene el primer valor o las primeras secuencias de valores
arrastrndola(s) con el ratn.
Para especificar el tipo de serie, utilice el botn secundario del ratn para arrastrar el
controlador de relleno sobre el rango y, a continuacin, haga clic en el comando pertinente del
men contextual. Por ejemplo, si el valor inicial es la fecha ENE-2002, haga clic en Rellenar
meses para la serie FEB-2002, MAR-2002, etc. Tambin puede hacer clic en Rellenar aos para
la serie ENE-2003, ENE-2004 y as sucesivamente.
69
Para controlar manualmente la creacin de una serie, se debe utilizar el comando Rellenar
del men EDICION, este comando permite rellenar la o las celdas seleccionadas con los
valores que se encuentran en las celdas que estn arriba, abajo, a la izquierda o a la derecha
de ellas, o con la opcin Series, especificar varios parmetros como son: el valor del
incremento, el lmite al que debe llegar la serie, si la serie ir en una fila o en una columna; si el
incremento es lineal (suma), geomtrico (multiplicacin), cronolgico (fechas) o si se
autorrellena con el mismo valor;.
8.6.
En ocasiones el orden de las filas de una lista no tiene importancia. Pero en otros casos, se
necesitar que las filas aparezcan en un orden concreto. Por ejemplo, ordenadas por
Departamento.
Para ordenar rpidamente una lista por un solo campo:
1. Posicionarse en una celda del campo por el que se quiere ordenar la lista
2. Seleccionar uno de los botones de la Barra de Herramientas Estandar: Orden
Ascendente u Orden Descente
Excel determinar los lmites de la Lista y ordenar todas las filas de la misma.
Cuando de desea ordenar por ms de un Campo se debe usar el comando Ordenar del
men DATOS:
1.
2.
3.
4.
70
MDULO 4
9. GESTIN DE COMENTARIOS
Las hojas de trabajo grandes y complejas pueden ser difciles de comprender. En estos
casos puede ser til tener documentacin que explique ciertos elementos de la hoja de trabajo.
Una manera de hacerlo es aadir comentarios a las celdas. Esta funcin es til cuando se
necesita documentar un valor en particular o para recordar o explicar lo que hace una frmula.
9.1.
Las celdas que tienen un comentario muestran un tringulo rojo en la esquina superior
derecha. Al poner el ratn sobre ste el comentario se hace visible.
9.2.
Modificar un comentario
71
9.3.
Eliminar un comentario
Posicionarse en la celda que contiene el comentario que se desea eliminar.
Desplegar con el botn derecho del ratn el men contextual y seleccionar el comando
Eliminar comentario.
Cuando se introducen nombres de campo en la parte superior de la lista, hay que tener en
cuenta los puntos siguientes:
Los nombres de campo deben ser diferentes los unos de los otros, si se desea usar los
filtros de datos de Excel.
72
No se deben poner filas vacas debajo de los nombres de campo. Una vez definidos los
headers de la tabla, los datos o registros pueden definirse de varias formas.
Quizs el mtodo ms fcil sea la captura directa en las celdas para introducir datos en
una hoja de clculo. De todas formas el mtodo ms seguro de introducir datos (el
menos propicio a cometer errores) es la ficha de datos (Form) generada
automticamente por Excel.
10.2.
Utilizar slo una lista por hoja de clculo Se debe evitar que haya ms de una lista en
una hoja de clculo. Algunas de las caractersticas de administracin de listas, como el
filtrado, solamente pueden utilizarse en una lista a la vez.
Colocar elementos similares en una columna Disear la lista de forma que las filas
tengan elementos similares en la misma columna.
Mantener la lista separada Dejar en blanco, como mnimo, una columna y una fila entre
la lista y los dems datos de la hoja de clculo. Excel podr detectar con mayor facilidad
y seleccionar la lista cuando se haga una clasificacin, un filtrado o se inserten
subtotales automticamente.
Utilizar rtulos de columna con formato Crear rtulos de columna en la primera fila de
la lista. Excel utiliza los rtulos para generar informes, as como para buscar y organizar
los datos. Utilizar una fuente, una alineacin, un formato, una trama, un borde o un estilo
de letras maysculas que sea diferente al formato que se asigne a los datos de la lista.
Dar a las celdas el formato de texto antes de escribir los rtulos de columna.
Utilizar bordes de celda Cuando se desee separar los rtulos de los datos, utilizar
bordes de celda no utilizar filas en blanco ni guiones para insertar lneas debajo de
los rtulos.
Extienda formatos de lista y frmulas Al agregar nuevas filas de datos al final de una
lista, Excel utiliza frmulas y formatos coherentes. Para ello, tres de las cinco celdas
anteriores debern utilizar el mismo formato o la misma frmula.
73
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de
una lista. Una lista filtrada muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique para
una columna. Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas:
Uso de las flechas de Autofiltro Haciendo clic en una de las flechas de Autofiltro se muestra
una lista de todos los elementos visibles y nicos de la columna, incluidos los espacios en
blanco (todos los espacios) y los que no estn en blanco. Si se selecciona un elemento de una
lista de una columna especfica, se ocultan instantneamente todas las filas que no contengan
el valor seleccionado.
Ver una lista filtrada Excel
indica los elementos filtrados
con algunas pistas visuales: la
flecha de Autofiltro de la
columna
con
un
valor
seleccionado es azul y los
nmeros de las filas filtradas
tambin son azules.
Opciones de autofiltro
Para
Hacer clic en
Todas
Presentar todas las filas situadas entre los lmites superior e inferior
que especifique, ya sea por elemento o porcentaje; por ejemplo, los
importes hasta el 10% de las ventas
Las 10 ms
Personalizar
Presentar slo las filas que contienen una celda vaca en la columna
Vacas
No vacas
Nota: Las opciones Vacas y No vacas slo estn disponibles si la columna que desea filtrar
contiene una celda vaca.
74
Notas:
75
Se pueden quitar subtotales de una lista sin que afecte a los datos originales, con el
botn Quitar Todos.
La suma de los valores de una lista. Esta es la funcin predeterminada para datos
numricos.
Contar
Mn
Varp
76
Primer Paso:
Aqu se define donde se encuentra
la Lista o Base de Datos y que tipo de
informe se desea crear
Segundo Paso:
En este paso se debe verificar
que el rango mostrado sea el
correcto.
Tercer paso:
Definir donde va a
quedar la Tabla Dinmica,
en una hoja nueva o en
una existente donde se
deber
especificar
la
celda donde se desea
que comience.
77
En este paso se puede disear la TD o dar Finalizar y disearla fuera del asistente.
78
13.5.
MDULO 5
14. AUTOMATIZANDO LA OPERACIN
14.1. Recomendaciones para la creacin de un modelo
79
El mtodo ms seguro para definir referencias a celdas consiste en utilizar el ratn para
apuntar a la celda cuya referencia se desea insertar.
Referencias mixtas: las referencias mixtas son utilizadas en los casos en que se
pretende que tan slo una de las dimensiones, fila o columna, que se quieren mantener
invariables. Una referencia mixta contiene a la vez referencias absolutas y relativas. Por
ejemplo, la referencia $B5 evita que cambie la columna, mientras que la fila se adapta
cada vez que se copia la frmula; con B$5 ocurrira lo contrario, la columna cambia
mientras que la fila 5 siempre permanecer constante.
Referencias de 3D: son aquellas que abarcan dos o ms hojas de un libro de trabajo,
es decir, tambin se pueden introducir referencias a celdas de otra hoja de clculo,
introduciendo el nombre de esa hoja antes de la referencia a las celdas, y separndolos
por el signo de admiracin (!). Por ejemplo: Hoja1!B5:C6 =SUMA(HOJA1:HOJA3!E9),
excel sumar las casillas E9 de las hojas 1 a 3.
15.2.
Funciones bsicas
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos,
denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden
utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la funcin REDONDEAR
redondea un nmero en la celda A10.
Estructura. La estructura de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el
nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin
separados por comas y un parntesis de cierre.
80
Nombre de funcin. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una
celda y presione MAYSC+F3.
Argumentos. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como
VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El
argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los
argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones.
Escribir frmulas
Cuando cree una frmula que contenga una funcin, el cuadro de dilogo Insertar funcin le
ayudar a introducir las funciones de la hoja de clculo. A medida que se introduzca una funcin
en la frmula, el cuadro de dilogo Insertar funcin ir mostrando el nombre de la funcin, cada
uno de sus argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento, el resultado actual
de la funcin y el resultado actual de toda la frmula.
Excel cuenta con funciones relativas a diferentes especialidades y se pueden clasificar en los
siguientes grupos:
Fecha y hora
Externas
Ingeniera
Financieras
Informacin
Lgicas
Referencia
Matemticas y trigonomtricas
Estadsticas
Texto y datos
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
81
15.4.
Funcin lgica SI
15.5.
82
15.6.
Formatos condicionales
15.7.
16.2.
16.3.
16.4.
16.5.
16.6.
Proteger un libro
16.7.
16.8.
16.9.
MDULO 6
17. VISUALIZANDO TUS RESULTADOS
83
Una de las mejores formas de analizar los datos de una hoja de clculo es por medio de
las grficas.
Es posible colocar grficas en hojas independientes, o como un objeto dentro de la
misma hoja. Podemos seleccionar entre una gran variedad de formatos para representar los
datos
17.1.
17.2.
18.2.
18.3.
18.4.
18.5.
18.6.
84
85
MDULO 1.........................................................................................................................2
1. ALMACENAMIENTO EFECTIVO DE LOS DATOS...................................................2
1.1. Conceptos bsicos...........................................................................................2
1.2. Procedimiento para acceder a Excel...............................................................4
1.3. Componentes de la pantalla de Excel.............................................................4
1.4. Uso del Zoom y las formas de ver un libro en pantalla....................................7
1.5. Administracin de las barras de herramientas................................................8
1.6. Movilizar e inmovilizar paneles........................................................................9
1.7. Configuracin de pgina................................................................................10
2. CREAR y ABRIR LIBROS.......................................................................................15
2.1. Cmo crear un nuevo libro.............................................................................15
2.2. Definicin de los tipos de datos.....................................................................15
2.3. Insercin y edicin de datos...........................................................................16
2.4. Modificar el ancho de una columna y la altura de una fila.............................17
2.5. Guardar el documento...................................................................................21
2.6. Procedimiento para cerrar un libro.................................................................23
2.7. Procedimiento para cerrar Excel....................................................................25
2.8. Abrir libros existentes.....................................................................................25
2.9. Trabajando con varios archivos a la vez........................................................27
3. EDICIN DE HOJAS DE CLCULO.......................................................................28
3.1. Seleccin de celdas, rangos, filas y columnas..............................................28
3.2. Insertar y eliminar columnas y filas................................................................29
3.3. Deshacer y Rehacer.......................................................................................31
3.4. Copiar y mover celdas y rangos.....................................................................31
3.5. Ortografa y gramtica...................................................................................37
4. IMPRESIN DE DOCUMENTOS.............................................................................42
4.1. Vista previa de la hoja de clculo...................................................................42
4.2. Ajustar a un porcentaje del tamao normal...................................................44
4.3. Comando imprimir..........................................................................................48
MDULO 2.......................................................................................................................49
5. LA HOJA DE CLCULO Y SU USO PROFESIONAL.............................................49
5.1. Formato a los datos........................................................................................49
5.2. Aplicar estilos.................................................................................................58
6. FORMATO AL LIBRO...............................................................................................61
6.1. Insertar hojas de clculo................................................................................61
6.2. Renombrar una hoja de clculo.....................................................................61
6.3. Mover una hoja de clculo.............................................................................62
6.4. Copiar una hoja de clculo.............................................................................63
6.5. Eliminar una hoja de clculo..........................................................................64
7. HERRAMIENTAS DE BSQUEDA..........................................................................64
7.1. Bsqueda y Reemplazo de Datos.................................................................64
MDULO 3.......................................................................................................................65
8. PROCESAMIENTO Y USO EFECTIVO DE LA INFORMACIN............................65
8.1. Definicin de la precedencia de los operadores............................................65
8.2. Creacin de frmulas.....................................................................................65
86
87
16.
ESQUEMAS DE SEGURIDAD.............................................................................74
16.1. Proteccin total de los datos contenidos en la hoja de clculo.....................74
16.2. Proteccin parcial de los datos contenidos en la hoja de clculo.................74
16.3. Quitar la proteccin a la hoja de clculo........................................................74
16.4. Ocultar una hoja de clculo............................................................................74
16.5. Mostrar una hoja de clculo...........................................................................74
16.6. Proteger un libro.............................................................................................74
16.7. Quitar la proteccin al libro............................................................................74
16.8. Asignar contrasea de apertura al libro.........................................................74
16.9. Quitar la contrasea de apertura al libro........................................................74
MDULO 6.......................................................................................................................74
17.
VISUALIZANDO TUS RESULTADOS..................................................................74
17.1. Tipos de grficos y sus propsitos.................................................................74
17.2. Recomendaciones para la organizacin de los datos...................................74
18.
USO DEL ASISTENTE PARA GRFICOS..........................................................74
18.1. Seleccionar la informacin a graficar.............................................................74
18.2. Seleccionar el tipo de grfico.........................................................................74
18.3. Definicin del rango de datos y series...........................................................74
18.4. Definicin de las opciones de grfico............................................................74
18.5. Ubicacin del grfico......................................................................................74
18.6. Principales componentes de un grfico.........................................................74
18.7. Modificacin del tipo de grfico......................................................................74
18.8. Modificacin de las series de grfico.............................................................74
18.9. Modificacin de las opciones de grfico........................................................74
18.10. Modificacin de la ubicacin del grfico........................................................74
18.11. Eliminar un grfico..........................................................................................74
19.
FORMATO BSICO DEL GRFICO....................................................................74
19.1. Formato al rea del grfico............................................................................74
19.2. Formato al rea de trazado............................................................................74
19.3. Formato a las series de dato..........................................................................74
19.4. Formato a los ejes..........................................................................................74
19.5. Formato a la leyenda.....................................................................................74
19.6. Formato a los ttulos.......................................................................................74
19.7. Formato a las lneas de divisin.....................................................................74
88