You are on page 1of 29

Repblica de Colombia

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar


Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

INSTRUCTIVO DE SUPERVISIN
DIRECCIN DE PRIMERA INFANCIA

DIRECCIN DE PRIMERA INFANCIA

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR


CECILIA DE FUENTE DE LLERAS
2016
1
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

CONTENIDO

CONTENIDO .................................................................................................................... 2
INSTRUCTIVO DE SUPERVISIN EN LAS MODALIDADES DE ATENCIN A LA
PRIMERA INFANCIA ....................................................................................................... 4
1. OBJETIVO ................................................................................................................. 4
1.1. Objetivo general ...................................................................................................... 4
1.2. Objetivos especficos .............................................................................................. 4
2. ALCANCE .................................................................................................................. 4
3. PROPSITO DEL ESQUEMA DE SUPERVISIN ................................................... 5
4. ACTORES Y FUNCIONES DENTRO DEL ESQUEMA DE SUPERVISIN: ............. 5
4.1. Equipos de Supervisin de los Centros Zonales:... 5
4.2. Equipo de apoyo a la supervisin de la Sede Nacional DPI:.....7
5. UNIDADES DE OBSERVACIN EN LAS VISITAS DE SUPERVISIN10
6. ESQUEMA DE SUPERVISIN DIRECCIN DE PRIMERA INFANCIA.................. 11
7. ACTIVIDADES DE PLANEACIN EN EL MARCO DEL ESQUEMA DE
SUPERVISIN20
7.1. Definicin de lineamientos para el esquema de supervisin ................................ 20
7.2. Actividades de planeacin para la supervisin de contratos.20
7.3. Diseo y ajuste de los instrumentos de supervisin ........................................... 211
7.4. Socializacin de los instrumentos de visitas de supervisin a las EAS y UDS ... 211
7.5. Identificacin de las EAS y UDS a visitar............................................................ 222
7.6. Preparacin de la visita de supervisin a EAS y UDS ........................................ 222
8. ACTIVIDADES DE EJECUCIN ........................................................................... 233
8.1. Visita de supervisin ........................................................................................... 233
8.2. Reporte de observaciones .................................................................................. 233
8.2.1. Registrar resultados de visitas.. 24
8.2.2. Reportar las Situaciones de Accin Inmediata SAI al supervisor del contrato. 25
8.2.3. Reportar mensualmente el estado de las visitas de supervisin 25
9. ACTIVIDADES DE VERIFICACIN Y SEGUIMIENTO ......................................... 277
9.1. Informe del Supervisor ........................................................................................ 277
9.2. Comits Tcnicos Operativos ............................................................................... 28
9.3. Comit Tcnico Regional .................................................................................... 288
9.4. Seguimiento Direccin de Primera Infancia ........................................................ 288
9.4.1. Seguimientos peridicos .................................................................................. 288
2
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

9.4.2. Visitas de acompaamiento 29


9.4.3. Planes de choque 29
9.4.4. Visitas preventivas.. 29
9.4.5. Visitas de enfoque diferencial...... 29
9.4.6. Visitas denuncias y derechos de peticin... 29

3
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

INSTRUCTIVO DE SUPERVISIN EN LAS MODALIDADES DE ATENCIN A LA PRIMERA


INFANCIA
1. OBJETIVO
1.1. Objetivo general
Orientar a los profesionales en la realizacin del ejercicio de supervisin a partir del control y
monitoreo permanente a las Entidades Administradoras del Servicio (EAS) y Unidades de
Servicio (UDS) que pertenecen a los programas para la atencin a la primera infancia, con el
fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de los referentes de calidad
en cada componente de atencin.
1.2. Objetivos especficos
Describir el funcionamiento del esquema de supervisin, as como sus procedimientos e
instrumentos.
Orientar sobre la ruta procedimental que se debe completar en las actividades de supervisin
por parte de los equipos de apoyo a la supervisin y el supervisor de los contratos de aporte.
Facilitar al equipo de supervisin la planificacin de sus tareas sobre la base del esquema
de supervisin.
2. ALCANCE
Los lineamientos descritos en este documento aplican para todas las modalidades de atencin
en primera infancia, de acuerdo con los lineamientos tcnicoadministrativo, manuales operativos
y normas vigentes sobre la materia, con el fin de proveer informacin sobre el cumplimiento de
los mismos en trminos de las obligaciones contractuales, para que las instancias competentes
puedan implementar las acciones que permitan contribuir con el cumplimiento de las obligaciones
contractuales y la adecuada prestacin del servicio.
Las visitas de supervisin a UDS/EAS constituyen un ejercicio de apoyo a la supervisin de
contratos, no debe entenderse este como el nico medio para realizar la supervisin de los
mismos.
Bajo ninguna razn los supervisores de contratos y los profesionales del equipo de supervisin
debern limitarse a la revisin de este documento. El Manual de contratacin, la Gua del
supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF vigentes son los documentos de
referencia finales para el ejercicio de la supervisin contractual.

4
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

3. PROPSITO DEL ESQUEMA DE SUPERVISIN


Realizar seguimiento a la ejecucin de los compromisos contractuales relacionados con los
programas para la atencin a la primera infancia.
Articular con las Direcciones Regionales y Centros Zonales el proceso de supervisin en las
modalidades familiar, institucional y comunitaria.
Medir los niveles de calidad de la prestacin del servicio de atencin integral a la Primera
Infancia en la las diferentes modalidades de atencin a la primera infancia.
Articular de manera simultnea las estrategias de acompaamiento, seguimiento y asesora
en territorio (asistencia tcnica, fortalecimiento) con la supervisin para mejorar la prestacin
del servicio de atencin.
Generar apropiacin de prcticas de articulacin en los diferentes niveles a travs de la
socializacin de hallazgos positivos y negativos mediante el dilogo tcnico de las UDS y EAS
con los equipos de supervisin, los centros zonales, regionales y el nivel nacional.
Detectar en primer nivel las necesidades de intervencin de las Unidades de Servicio UDS y
Entidades Administradoras de Servicio EAS.
Monitorear el cumplimiento de las condiciones de calidad en los componentes de educacin
inicial en el marco de la atencin integral a la Primera Infancia (familia, comunidad y redes,
nutricin y salud, pedaggico, ambientes educativos y protectores y administrativo y
financiero) contando con evidencias que soporten su cumplimiento.
Verificar que las acciones sobre los componentes en los programas de atencin a la Primera
Infancia sean realizadas bajo los lineamientos de expedidos.
Monitorear que las acciones de las EAS estn orientadas al desarrollo integral en la atencin
a los nios y nias.
4. ACTORES Y FUNCIONES DENTRO DEL ESQUEMA DE SUPERVISIN:
4.1 EQUIPOS DE SUPERVISIN DE LOS CENTROS ZONALES
Supervisor Centro Zonal: Profesional en disciplina acadmica del ncleo bsico de
conocimiento en psicologa, sociologa, antropologa, artes liberales, educacin, trabajo social, y
afines, derecho y afines, economa, ingeniera administrativa, con tarjeta profesional, encargado
de verificar, controlar y realizar monitoreo permanente a las Entidades Administradoras de
Servicio (EAS) y Unidades de Servicio (UDS) de acuerdo con lo descrito en la Gua del Supervisor
de contratos y convenios suscritos por el ICBF.
Adicionalmente, el supervisor del contrato, ser el responsable de coordinar y liderar el equipo
de apoyo a la supervisin, hacer seguimiento al cumplimiento del cronograma de visitas y
consolidar la informacin correspondiente al ejercicio de supervisin, todo lo anterior con el apoyo
de los profesionales de apoyo, quienes suministrarn los insumos correspondientes al ejercicio
de la supervisin.
Equipo de apoyo a la supervisin Centro Zonal: Conjunto de profesionales ubicados en un
mismo Centro Zonal que cumplen con los siguientes perfiles y funciones:
5
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

Grfico 1. Equipo de Supervisin Centros Zonales

Tabla 1. Perfiles del equipo de supervisin de los centros zonales


ROL

PERFIL
Profesional en nutricin.

Profesional
Tcnico

Profesional en educacin.
Profesional en psicologa, trabajo
social o trabajo en desarrollo familiar.

COMPONENTES A EVALUAR

UNIDAD DE
OBSERVACIN
UDS

EVALUACIN INTEGRAL:
Salud y Nutricin

UDS

Procesos Pedaggico
Ambientes

Educativos

UDS

Protectores
Profesional
Financiero

Profesional contratista en contadura


o administracin financiera.

Familia, Comunidad y Redes


Administrativo y de Gestin

EAS/UDS

Tabla 2. Relacin instrumentos por componentes, modalidad y profesionales


VISITAS UNIDADES DE SERVICIO
INSTRUMENTOS
SERVICIO
PROFESIONAL
COMPONENTES
/ MODALIDAD
Centro de Desarrollo Componentes de la atencin:
Integral CDI
Modalidad
Hogar Infantil
Familia comunidad y redes.
Profesional
Institucional
Salud y nutricin
Tcnico y Financiero
HCB Mltiple
UDS
Proceso Pedaggico
HCB Empresarial
Ambientes Educativos y protectores
Jardn Social

6
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

INSTRUMENTOS
/ MODALIDAD
Modalidad
Familiar UDS
Modalidad
comunitaria UDS

SERVICIO

COMPONENTES

Desarrollo en medio
Familiar
Hogares FAMI
HCB Tradicional
HCB Grupal

Administrativo y de Gestin

PROFESIONAL

Profesional
Tcnico
Profesional
Tcnico

Tabla 3. Relacin instrumentos por componentes, modalidad y profesionales


VISTAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL SERVICIO
INSTRUMENTOS /
MODALIDAD

Modalidad Institucional
EAS

SERVICIO
Centro de Desarrollo
Integral CDI
Hogar Infantil
HCB Mltiple
HCB Empresarial
Jardn Social

Modalidad Familiar EAS

Desarrollo en medio Familiar


Hogares FAMI

Modalidad comunitaria
EAS

HCB Tradicional
HCB Grupal

ASPECTOS A EVALUAR

PROFESIONAL

Profesional
Financiero

Financiera y contable
Administrativa
Legal
Tcnica

Profesional
Financiero
Profesional
Financiero

4.2. Equipo de apoyo a la supervisin Sede Nacional DPI:


Profesionales en diferentes disciplinas acadmicas, encargados de la formulacin e
implementacin de los lineamientos de supervisin de las modalidades de primera infancia,
dentro del marco del cumplimiento de la Gua del supervisor de contratos y convenios suscritos
por el ICBF, segn las Regionales y/o Centros Zonales en los que sean asignados.
El equipo de supervisin de la Direccin de Primera Infancia, est conformado por diecisis
profesionales dedicados a apoyar el funcionamiento del esquema de supervisin en los territorios.
Entre los cuales de identifican tareas puntuales como la coordinacin nacional de supervisin,
dos (2) profesionales que cumplen las funciones de supervisores en las macro regiones, equipos
de gestin jurdica y financiera, anlisis de datos y de gestin administrativa y profesionales que
cumplen las funciones de asesores territoriales en los departamentos (regionales), segn el
esquema presentado en el Grfico .

7
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

Grfico 2. Equipo de Supervisin Direccin de Primera Infancia

Funciones del equipo de la Sede Nacional


Coordinacin Nacional de Supervisin

Generar reportes consolidados a nivel nacional sobre los resultados de supervisin


Elaborar informes de resultados del esquema de supervisin.
Generar insumos para respuestas a requerimientos de entes de control.
Realizar desplazamiento a UDS y EAS para visitas
Participar en mesas de trabajo con instituciones externas e internas de la DPI.
Asistir a los comits directivos de la DPI.
Proyectar necesidades de recursos para la operacin del esquema de supervisin.
Elaborar y hacer seguimiento a planes de mejora para Contralora
Programar planes de choque de acompaamiento de las regionales.
Desarrollar estrategias de mejoramiento del esquema de supervisin.
Definir y/o actualizar los lineamientos para el esquema de supervisin.

Coordinacin Macro

Realizar desplazamiento a UDS y EAS para visitas


8

Sede de la Direccin General


Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

Revisar los datos de nmero de visitas de supervisin de cada regional


Revisar la informacin reportada por los asesores territoriales sobre el indicador
relacionado con el porcentaje de cumplimiento de la programacin.
Apoyar la elaboracin de los informes mensuales de supervisin.
Responder las inquietudes provenientes de las regionales sobre el esquema de
supervisin.
Organizar en la carpeta segura la informacin que resulta del ejercicio de supervisin por
Regional.
Revisar el cronograma de visitas de los asesores territoriales y sus respectivas
comisiones.
Desarrollar estrategias de mejoramiento del esquema de supervisin.
Definir y/o actualizar los lineamientos para el esquema de supervisin

Equipo jurdico y financiero

Realizar respuestas a denuncias y derechos de peticin y responder requerimientos de


entes de control y PQR.
Prestar apoyo jurdico financiero a los supervisores de contratos de la Regional y Centros
Zonales.
Visitar a las regionales para brindar soportes puntuales desde el punto de vista legal y
financiero.
Identificar cuales denuncias son susceptibles de visita por parte del equipo de la Sede
Nacional.
Notificar por escrito los resultados al supervisor del contrato sobre hallazgos identificados
en las UDS visitadas.
Mantener actualizada la matriz de seguimiento a denuncias, quejas y peticiones con sus
respectivos documentos soportes.
Hacer el manejo y control de las solicitudes enviadas por las regionales al correo destinado
para tal fin.

Equipo de gestin de anlisis de datos

Diseo y validacin de los formatos para el registro de los resultados de las visitas de
supervisin.
Elaboracin de la programacin de vistas de supervisin y envo de la misma por correo
electrnico a los directores regionales.
Consolidacin de resultados a nivel regional y nacional.
Medicin y reporte de indicadores.
Anlisis de resultados por nivel, modalidad, y componentes.
Reporte de resultados del esquema.
Definicin de estrategias para la mejora del esquema.
9

Sede de la Direccin General


Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

Articulacin con asistencia tcnica y fortalecimiento en todos los niveles.


Consolidacin Nacional de los formatos SAI.
Vistas a regionales en los casos en los que sea necesario.
Seguimiento a la ejecucin de los recursos viticos para comisiones de los grupos de
supervisin de los centros zonales.
Seguimiento a las solicitudes de recursos fsicos y econmicos para la operacin del
esquema de supervisin.

Asesores Territoriales

Seguimiento al desarrollo del proceso de supervisin.


Seguimiento al cumplimiento de metas.
Entrenamiento a equipos en territorio con visitas a UDS.
Reporte de hallazgos que evidencien presuntos incumplimientos.
Solicitar informacin a los equipos de CZ y Regionales para levantamiento del indicador
de cumplimiento de visitas.
Confrontar soportes de visitas, para reportar indicador de cumplimiento de visitas de
supervisin.
Retroalimentar y solicitar informacin a los equipos de los CZ y Regionales sobre los
ajustes de la informacin de acuerdo a la revisin.
Implementacin de estrategias y mejoras al esquema en territorio.
Suministrar insumos al equipo jurdico y financiero para la respuesta de peticin de
denuncias, quejas, inconsistencias, etc.
Realizar visita a las UDS objeto de denuncias, quejas, inconsistencias, etc. (Realizar
informes de comisin)
Realizar visitas de Planes de choque. (Realizar informes de comisin)
Entregar retroalimentacin a Regionales y centros zonales sobre los hallazgos
encontrados en las visitas.

Gestin administrativa

Brindar soporte administrativo a la gestin del equipo de supervisin de la Sede Nacional.

5. UNIDADES DE OBSERVACIN EN LAS VISITAS DE SUPERVISIN


Entidad Administradora de Servicio (EAS): Con quien el ICBF celebra contratos de aporte
(asociaciones, fundaciones, corporaciones, cajas de compensacin, cooperativas,
universidades, etc.) para la atencin a nios y nias de acuerdo con las modalidades de
servicio definidas por el ICBF.

Unidad de servicio (UDS): Responsable de atencin a nios y nias y sus familias (hogares
comunitarios de bienestar, centros de desarrollo infantil, hogares infantiles etc.).
10

Sede de la Direccin General


Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

6. ESQUEMA Y OPERACIN DE LA SUPERVISIN


El esquema se encuentra enmarcando dentro de los lineamientos de la Gua del supervisor de
contratos y convenios suscritos por el ICBF, donde se establecen las actividades, las
responsabilidades y los documentos a revisar para cada uno de los elementos a verificar durante
el plazo de un contrato.
Dentro del esquema, el supervisor del contrato, apoyado por el equipo de supervisin, es el
responsable de dar total cumplimiento a las funciones propias de la supervisin contractual, las
cuales establecen la verificacin desde cuatro perspectivas:
Supervisin administrativa
Dentro de las funciones del supervisor relacionadas con el componente administrativo se
encuentran las siguientes:
Establecer mecanismos giles y eficientes para el desarrollo de la supervisin.
Verificar que existan los permisos y licencias necesarias para la ejecucin del objeto
contractual.
Definir los cronogramas que se seguirn durante el trmite de las etapas contractuales y
post-contractuales.
Verificar permanentemente el cumplimiento de las obligaciones del sistema integrado de
gestin, a travs del diligenciamiento y verificacin de las actividades que se relacionan
en el formato de informe de supervisin1.
Recopilar la documentacin producida en la creacin del contrato.
Organizar la documentacin que se genere durante la ejecucin del contrato,
mantenindola a disposicin de los interesados.
Enviar la documentacin que se origine dentro de la ejecucin de un contrato, al grupo de
Gestin Documental, o quien haga sus veces.
Presentar informes sobre el estado y avance de la ejecucin contractual, con la
periodicidad que se requiera.
Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista,
durante la ejecucin del contrato.
Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista2.
Coordinar con las dependencias del ICBF que tengan relacin con la ejecucin del
contrato, para que estas cumplan con sus obligaciones.
Integrar los comits a que haya lugar y participar de manera activa y responsable en su
funcionamiento, dejando constancia de las diferentes reuniones que se celebren y
decisiones que se adopten.
Atender, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista.
Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental
que sean aplicables.
1

Gua del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF, paginas 22-23-24

Gua del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF, paginas 24-25-26-27

11
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

Procurar que no se rompa el equilibrio financiero del contrato3.

Supervisin financiera
La supervisin financiera se debe dirigir a vigilar la inversin del presupuesto asignado para el
cumplimiento de las obligaciones contractuales y con su ejercicio se constata que el gasto se
efecta de manera ajustada a la destinacin y montos previos en el contrato y plan operativo
y a conducir el correcto manejo de los dineros pblicos.
Verificar que el contrato est debidamente soportado con los recursos presupuestales
requeridos.
Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo
pactado, y constatar su correcta inversin.
Velar por la amortizacin total del anticipo, de acuerdo a lo estipulado
contractualmente, si aquel fue pactado.
Velar por la correcta ejecucin presupuestal del contrato.
Revisar y tramitar ante la oficina que corresponda, las solicitudes de pago del
contratista y llevar un registro cronolgico de pagos, ajustes y deducciones efectuados.
Tramitar los desembolsos o pagos a que haya lugar, previa verificacin del
cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello.
Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el
cumplimiento de los pagos a proveedores frente a la prestacin del servicio.
Tener en cuenta, para efectos de pago, al finalizar la respectiva vigencia fiscal las
cuentas por pagar, reserva presupuestal, y las vigencias expiradas.
Apoyar el proceso de liquidacin desde lo financiero.
Solicitar los estados financieros del contrato.
Solicitar las declaraciones de impuestos.
Supervisin Legal
Su objetivo se centra en supervisar el cumplimiento de las normas jurdicas, actos
administrativos y en general el complemento jurdico que contiene el contrato y dems
documentos que obligan.
Verificar que el contratista constituya las garantas exigidas y velar por que estas
permanezcan vigentes hasta su liquidacin.
Verificar que los contratos derivados se encuentren debidamente aprobados, si a ello
hubiere lugar.
Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir adiciones, prorrogas o modificaciones
a los contratos.
Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasin de la ejecucin del contrato.
Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las
recomendaciones a que haya lugar.

Gua del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF, paginas 27-28-29

12
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

Velar por el oportuno tramite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares
o las autoridades en relacin al desarrollo del contrato.
Verificar que la ejecucin contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del
contrato y de acuerdo con los valores establecidos.
Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relacin
al contrato suscrito.
Promover el oportuno ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de
apremio previstos en la ley.
Informar oportunamente los atrasos o situaciones en general, que puedan dar origen
a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicacin de sanciones.
Informar a los ordenadores del gasto correspondiente las circunstancias y hechos que
considere afecta la conducta transparente tica de los servidores pblicos y
contratista.
Expedir certificaciones de todos los contratos que celebre el ICBF que se encuentre
en ejecucin o en trmite de liquidacin al momento de la solicitud.

Supervisin Tcnica
Las actividades de supervisin relacionadas con el componente tcnico se encuentran las
siguientes:
Controlar y verificar permanentemente la calidad de la obra o del servicio contratado,
de acuerdo con las especificaciones tcnicas exigidas en el contrato, en sus anexos y
dems normas reguladoras.
Verificar las entregas de los bienes o la prestacin de los servicios, de conformidad con
los plazos establecidos en el contrato.
Velar porque el contratista cumpla en todo momento las normas, especificaciones,
procedimientos, lineamientos tcnicos, manuales operativos y dems normas
tcnicas exigibles para los bienes o servicios contratados.
Certificar el cumplimiento del contrato en la etapa de ejecucin.
Atender y resolver toda consulta sobre la interpretacin correcta de las
especificaciones, procedimientos, lineamientos tcnicos, manuales operativos y dems
normas tcnicas.
Revisar informes que presente el contratista y emitir concepto.
Disear, revisar, ajustar e implementar los instrumentos y procedimientos requeridos
para efectuar el seguimiento de cada una de las obligaciones del contratista y para
llevar a cabo la labor de supervisin.
Estudiar, evaluar y proponer estrategias que permitan responder de manera oportuna
a fallas que se evidencien en desarrollo de la supervisin.
Informar oportunamente a las instancias correspondientes, los riesgos identificados en
desarrollo de los contratos.
Emitir concepto respecto a posibles incumplimientos de los contratistas y, cuando sea
requerido, cuantificar el monto de posibles multas.
13
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

Verificar el cumplimiento de obligaciones por parte del contratista, de las condiciones


tcnicas exigidas por el ICBF.
Exigir que los compromisos contractuales sean ejecutados dando proteccin al medio
ambiente y cumpliendo con todas las normas sobre manejo del impacto ambiental
establecidas en los documentos del contrato.
Ordenar y supervisar los ensayos, pruebas o encuestas necesarias para el control del
cumplimiento de las obligaciones pactadas.
Elaborar un documento peridico con los anlisis, conclusiones y recomendaciones
sobre los aspectos fundamentales y esenciales de la operacin de cada uno de los
proyectos o programas.
Elaborar las certificaciones para el reconocimiento de pagos a los contratistas, previa
verificacin de requisitos y control de ejecucin presupuestal.
Estudiar y decidir los requerimientos de carcter tcnico que no impliquen
modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones justificar y solicitar los
ajustes a los contratos, aportando la documentacin requerida para el efecto.
Verificar y dar respuesta en los tiempos establecidos por el ICBF a las quejas y
reclamos que formulen los beneficiarios del servicio contratado, la ciudadana,
veeduras o instituciones; y generar mecanismos que faciliten la recepcin y trmites
de estas.
Mantener relacin entre supervisor e interventor durante la ejecucin contractual.

A partir de las visitas a UDS y EAS, el equipo de supervisin valida que, durante la prestacin del
servicio, se evidencie el adecuado desarrollo del objeto y alcance del contrato, as como el
cumplimiento del 100% de las obligaciones contractuales.
Grfico 3. Articulacin de la supervisin contractual con las visitas de supervisin

Administrativa

Legal
EAS
Financiera
Mirada integral
de la
supervisin

Tcnica

UDS

Tcnica

14
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

A travs de las visitas a UDS y EAS se verificar el cumplimiento real de las obligaciones
contractuales (Grfico 3) frente a la prestacin del servicio a nivel administrativo, financiero y
contable, tcnico y legal, se identifican situaciones que requieren ser confirmadas en territorio
para evidenciar su real cumplimiento o funcionamiento por parte de la entidad contratista.
La operacin del esquema (Grfico 4) inicia con un proceso de planeacin que incluye la
definicin de los lineamientos para la supervisin de los contratos, como esquema y operacin
de la supervisin a nivel nacional y regional, instructivo dirigido a los supervisores, instrumentos
de verificacin de obligaciones contractuales para aplicar en EAS y UDS y procesos de
capacitacin.
Dando continuidad a la operacin, se lleva a cabo el proceso de programacin de visitas, las
cuales se realizaran desde la Direccin de Primera Infancia con los siguientes criterios de
priorizacin:
-

EAS y UDS que se encuentren referenciadas por algn tipo de denuncia


EAS y UDS priorizadas por resultados de visitas de supervisin adelantadas en la vigencia
2015.
Muestra representativa de las UDS que cubra el 100% de EAS y el 100% de contratos.

Por su parte, las visitas a las EAS y UDS permiten identificar las situaciones que se encuentren
por fuera de los lineamientos y que ameritan un seguimiento del supervisor, a travs de acciones
inmediatas o mediante el inicio de un proceso por presuntos incumplimientos contractuales, todo
lo anterior enmarcado dentro de los mecanismos contemplados en la Gua de supervisin vigente
y las leyes nacionales sobre contratacin estatal.

15
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

Grfico 4. Operacin del esquema

Para el desarrollo de las visitas, se ha definido realizar una mirada integral, a travs de los equipos
de supervisin, quienes realizan el seguimiento y monitoreo de las obligaciones contractuales
desde el territorio (Grfico 4) realizando las visitas a Entidades Administradoras del Servicio y
Unidades de Servicio en referencia a las obligaciones Financieras y contables, administrativas,
legal y Tcnica, teniendo en cuenta las modalidades de atencin y el tiempo requerido para la
supervisin.
Frente a las observaciones obtenidas como resultados de las visitas, el supervisor deber indicar
las acciones inmediatas a realizar indicando el tiempo establecido para su realizacin, razn por
la cual se llevar a cabo el proceso de seguimiento a los compromisos y recomendaciones
obtenidas a partir de las visitas de supervisin.

16
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

Grfico 5. Visitas de supervisin

Los supervisores de los contratos debern reportar peridicamente los resultados de las visitas
de supervisin a los coordinadores de centros zonales, coordinacin de asistencia tcnica y
Direccin Regional para el anlisis interno de los resultados y la toma de decisiones que permitan
a la regional iniciar las acciones contractuales correspondientes o las actividades de asistencia
tcnica que permitan mejorar la prestacin del servicio.
De acuerdo con los resultados a nivel zonal y regional, desde la Direccin de Primera Infancia se
formularn planes de asistencia tcnica para apoyar los compromisos y recomendaciones
adquiridos durante las visitas a las UDS y EAS, ya sea de manera grupal o para cada caso en
particular.
Nota 1. Los profesionales del equipo de supervisin no deben brindar asistencia tcnica a las
UDS y EAS. No obstante, podrn hacer explicaciones tcnicas referidas a los aspectos
evaluados, los medios de verificacin y las evidencias solicitadas para que el ejercicio de
supervisin sea claro y transparente.
17
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

Los supervisores en ejercicio de sus designaciones deben aplicar todas las acciones tendientes
para velar por el cumplimiento del objeto contractual y de todas aquellas obligaciones inherentes
al mismo, disponiendo del grupo de herramientas eleborado para ellos por el ICBF, como lo es la
Gua del Supervisor ICBF, donde se encuentran incorporados, otros instrumentos de apoyo como
el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica y decretos reglamentarios, el
Estatuto Anticorrupcin - Ley 1474 de 2011, Manual de Contratacin del ICBF (Resolucin 1100
del 10 de Marzo de 2015), capacitaciones entre otros, que lo orientaran a verificar con certeza el
cumplimiento de las obligaciones enmarcadas dentro de las etapas contractual y poscontractual.
Bajo este propsito, el seguimiento que se debe hacer consiste en supervisar los componentes
tcnico, administrativo, financiero, contable, y jurdico que versan de acuerdo a las obligaciones
y objeto contractual.
En virtud de la designacin de supervisin y evidenciadas acciones u omisiones que lleven a
inferir en un posible incumplimiento por parte del contratista, el Supervisor inicialmente deber
requerir por escrito cuantas veces considere oportunas al contratista, dentro del plazo de
ejecucin del contrato, donde se describa la obligacin (s) objeto de incumplimiento, causas y
trmino otorgado para resarcir o ejecutar la obligacin (s).
El incumplimiento contractual, se refiere a cualquier falta de realizacin, realizacin irregular o
incompleta de las prestaciones u obligaciones asumidas contractualmente.
En todo momento el supervisor deber asesorarse del enlace jurdico de Primera Infancia de la
regional y de la Oficina Jurdica de la misma, para iniciar cualquier accin de tipo contractual,
judicial o extrajudicial frente a presuntos incumplimientos por parte del operador. La Direccin de
Primera Infancia brindar asesora al Supervisor para requerir a la EAS y a las Regionales para
adelantar el proceso de incumplimiento contractual. As mismo, la DPI podr requerir al
Supervisor contractual y a los Directores Regionales con el propsito de conocer las acciones
adelantadas frente a los hallazgos evidenciados y el nivel de cumplimiento del objeto contractual.
Una vez el supervisor determine que existe un posible incumplimiento del contrato, realizar el
requerimiento a la EAS sobre la presunta irregularidad detectada durante las visitas de
supervisin, especificando el tiempo de respuesta a su requerimiento. La EAS deber dar
respuesta oportuna al requerimiento del supervisor, quien determinar si la respuesta es
satisfactoria y no da lugar a la aplicacin del procedimiento sancionatorio, o por lo contrario, la
respuesta no es satisfactoria frente al requerimiento, lo cual implica la elaboracin del informe de
supervisin para el ordenador del gasto y asesor jurdico de la Regional.
El ordenador del gasto evaluar los hechos presentados por el supervisor y citar por escrito al
representante legal y a la aseguradora a una audiencia pblica en donde se mencionarn los
hechos que soporten el incumplimiento de las obligaciones contractuales y las posibles
consecuencias. En este caso el representante legal de la administradora de servicio presentar
18
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

sus descargos, explicaciones y aportar pruebas que permitan evidenciar el cumplimiento de sus
obligaciones.
A partir de los hechos presentados en la audiencia se determina si hay o no lugar a la declaratoria
del incumplimiento, as se podra dar la resolucin en dos trminos, en caso de no proceder se
da la resolucin de archivo y en el caso de declararse el incumplimiento se da la resolucin
sancionatoria.
Grfico 6 Esquema de visitas y seguimientos a UDS y EAS

El proceso supervisin, es un proceso permanente en el que el supervisor del contrato deber


adelantar las verificaciones correspondientes desde las perspectivas administrativa, financiera,
legal y tcnica conforme a lo descrito en la Gua del Supervisor de contratos y convenios suscritos
por el ICBF. El supervisor del contrato podr programar visitas aleatorias a las EAS en cualquier
momento, incluso, el mismo podr realizarlas cuando as lo considere necesario.

19
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

7. ACTIVIDADES DE PLANEACIN EN EL MARCO DEL ESQUEMA DE SUPERVISIN


La planeacin del esquema de supervisin inicia con la definicin de lineamientos para el ejercicio
de supervisin hasta la preparacin de las visitas a UDS/EAS; a continuacin se describe, para
cada caso, los elementos ms significativos.
7.1. Definicin de lineamientos para el esquema de supervisin
El equipo de supervisin de la Direccin de Primera Infancia establece los lineamientos para el
ejercicio de supervisin. En dichos documentos se describe detalladamente, para cada caso, las
actividades y las responsabilidades de cada nivel segn corresponda, por lo cual los supervisores
y los profesionales del equipo de supervisin debern estudiarlos detenidamente.
7.2. Actividades de planeacin para la supervisin de contratos
A continuacin se listan las actividades generales asociadas a la etapa de planeacin de la
supervisin de contratos de aporte del ICBF, para mayor claridad sobre cada actividad remtase
al Gua del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF.
Tabla 4. Actividades de planeacin en la supervisin de contratos4

TIPO DE SUPERVISIN
Administrativa

Financiera

Legal

ACTIVIDADES
Establecer mecanismos giles y eficientes para el desarrollo de la
supervisin.
Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecucin
del objeto contractual.
Definir los cronogramas que se seguirn durante el trmite de las etapas
contractual y post-contractual.
Definir controles operacionales asociados al sistema integrado de gestin
del ICBF.
Estudiar la dinmica y manejo de la informacin financiera que involucra
los diferentes niveles del ICBF.
Estudiar el sistema financiero del ICBF, sus procedimientos, ciclos,
personal involucrado y el producto final.
Analizar el contrato, los lineamientos tcnicos, manuales operativos, pliego
de condiciones, fichas tcnicas, estudios previos, plan de calidad y dems
soportes que hacen parte integral del mismo.
Realizar induccin al contratista en lo referente a la dinmica y manejo de
la informacin financiera en el ICBF, para determinar condiciones que
regirn el proceso de supervisin.
Verificar los siguientes requisitos e instancias:
PERFECCIONAMIENTO - Suscripcin del contrato
LEGALIZACIN - Expedicin registro presupuestal

Manual de Supervisin de Contratos y Convenios por el ICBF

20
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

TIPO DE SUPERVISIN

ACTIVIDADES
EJECUCIN - Expedicin registro presupuestal y aprobacin de la
garanta
Verificar que el contratista constituya las garantas exigidas y velar porque
estas permanezcan vigentes hasta su liquidacin.
Verificar que los contratos derivados se encuentren debidamente
aprobados, si a ello hubiere lugar.
Disear, revisar, ajustar e implementar los instrumentos y procedimientos
requeridos para efectuar el seguimiento de cada una de las obligaciones
del contratista y para llevar a cabo la labor de supervisin.

Tcnica

7.3. Diseo y ajuste de los instrumentos de supervisin


La revisin peridica de los instrumentos, parte de la definicin de los lineamientos tcnicos y
administrativos, manuales operativos y normatividad aplicable a las modalidades, con los cuales
es factible hacer la formulacin de las variables y los criterios que orientaran al supervisor al
momento de realizar las visitas e incluir las respectivas observaciones frente a los diferentes
componentes de la atencin en primera infancia. Definidos estos aspectos e incorporadas las
observaciones provenientes de las partes interesadas y los resultados de mediciones anteriores,
se elabora el instrumento preliminar, el cual contempla las definiciones de cada variable, los
criterios de calidad, las especificaciones de condiciones particulares que deben ser tenidas en
cuenta en su aplicacin de acuerdo con las particularidades de la modalidad y del territorio.
Cualquier solicitud de modificacin de un instrumento en particular, deber ser remitida, a travs
del supervisor, al grupo de supervisin de la Direccin de Primera infancia, exponiendo las
razones por las cuales es necesario hacer el cambio y la identificacin del instrumento que es
susceptible de mejorar.
La periodicidad para la revisin de los instrumentos ser acordada por la Direccin de Primera
Infancia.
7.4. Socializacin de los instrumentos de visitas de supervisin a las EAS y UDS
Desde la Direccin de Primera Infancia se desarrolla la socializacin de los instrumentos con los
profesionales de supervisin de las Regionales.
Desde las regionales, en compaa del equipo de supervisores, se debe gestionar la socializacin
de los instrumentos de supervisin a los Representantes legales de las EAS y los coordinadores
de las UDS, a fin de garantizar que los directamente implicados en la evaluacin tienen
conocimiento de los criterios e instrumentos. La reunin para desarrollar la socializacin de los
instrumentos debe constituirse en un espacio formativo, para que realmente los responsables de
las unidades y entidades logren concebir que las variables frente a la calidad de la prestacin del
servicio, son la ruta para una ptima prestacin del mismo.
21
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

Desde cada Centro Zonal deben implementarse estrategias adicionales para lograr comunicar y
explicar los instrumentos a aquellas unidades y entidades que por su ubicacin geogrfica es
poco probable que asistan a dicha reunin de socializacin.
7.5. Identificacin de las EAS y UDS a visitar
La identificacin de las UDS a visitar ser definida por la Direccin de Primera Infancia con base
en la informacin registrada en el sistema de informacin Cuntame y teniendo en cuenta los
siguientes criterios de priorizacin:
Tabla 5. Criterios de priorizacin para las visitas de supervisin
CARACTERSTICA DE PRIORIZACIN
Resultados de evaluacin del ao inmediatamente anterior
EAS con reporte de denuncias
Muestreo aleatorio para verificacin del cumplimiento de la programacin 100% de los contratos

Una vez identificada la muestra, la Direccin de Primera Infancia remitir la programacin y el


traslado de los recursos para los viticos correspondientes para que los supervisores y equipos
de apoyo realicen las visitas de supervisin de acuerdo con el cronograma.
El tiempo mnimo que debe transcurrir entre la primera visita y la de seguimiento, segn sea el
caso y para la evaluacin de un mismo componente, es de dos (2) meses a tres (3). Las
excepciones a esta regla las definir el supervisor del contrato o la Direccin de Primera Infancia,
teniendo en cuenta situaciones especiales que se puedan presentar.
7.6. Preparacin de la visita de supervisin a EAS y UDS
Previo a la realizacin de la visita, los profesionales de apoyo del equipo de supervisin debern
identificar y conseguir documentos que permitan hacer anlisis de la informacin, como son el
contrato, (identificando claramente los compromisos contrados por el prestador del servicio), los
lineamientos tcnicos administrativos de la modalidad (relacionados con el componente a
evaluar), la canasta de la modalidad, la propuesta de atencin del servicio (cuando aplique) y los
informes de visitas anteriores, el instrumento de supervisin que apliquen para la modalidad a
visitar, los respectivos soportes, entre otros.
Para la modalidad Desarrollo Infantil en Medio Familiar, se deber notificar a la entidad la semana
en la cual se llevar a cabo la vista de supervisin, confirmando el lugar del encuentro, la hora y
el sitio donde se resguardan los documentos que sern evaluados en cada componente.
Se deber llevar a la visita:
Cinta mtrica para medir los espacios.
Cmara fotogrfica para realizar el registro fotogrfico (cuando aplique y sea permitido).
22
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

Gramera para medir las raciones de los alimentos servidos a los usuarios en las
modalidades en las que aplique. (revisar el instrumento de supervisin de cada modalidad
para validar si se incluye o no la variable alimentacin)
Gorro y tapa bocas para el ingreso a las zonas de preparacin y almacenamiento de
alimentos. Bajo ninguna circunstancia se podr acceder a estas zonas sin estos dos
requerimientos, el incumplimiento por parte de esta directriz se constituye en una falta por
parte del equipo de supervisin y de la UDS que lo permite. (aplica obligatoriamente para
el componente Salud y Nutricin y el de Espacios educativos y Protectores).
Listado de la muestra de beneficiarios a los que se les validarn los requisitos de la
documentacin (segn la modalidad), teniendo en cuenta que la poblacin corresponde a
los cupos contratados en la UDS y no a la suma de cupos contratados con el ICBF.
Instrumento de supervisin para realizar las observaciones de la visita, se recomienda
llevar dos copias o asegurarse que en la zona existan fotocopiadoras, ya que la UDS/EAS
debe quedarse con una copia.
Acta de visita para el registro de las observaciones globales de la visita, se recomienda
llevar dos copias o asegurarse que en la zona existan fotocopiadoras, ya que la UDS/EAS
debe quedarse con una copia.

8. ACTIVIDADES DE EJECUCIN
De acuerdo con lo descrito en la Gua del supervisor de contratos y convenios suscritos por el
ICBF, el supervisor y el equipo de apoyo debern realizar las actividades descritas desde la
pginas 21 a la 55 de dicho documento.
8.1. Visita de supervisin
El supervisor y el equipo de profesionales de apoyo debern soportar el ejercicio de supervisin
mediante la realizacin de las visitas en terreno a las EAS y UDS, con el fin verificar el
cumplimiento de las obligaciones contractuales para cada modalidad.
Las visitas debern ser realizadas por el equipo de profesionales segn la programacin definida
por la Direccin de Primera Infancia y aplicando los instrumentos establecidos para este fin.
8.2. Reporte de observaciones
Las visitas de supervisin debern ser registradas de manera inmediata en los formatos que se
definan para tal fin. Las visitas sern tenidas en cuenta por UDS y no por profesional que realice
la visita, ya que estas son de carcter integral, razn por la cual, el reporte de observaciones es
por UDS y no por profesional.

23
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

El supervisor deber remitir los consolidados al coordinador del Centro Zonal, Coordinacin de
Asistencia Tcnica y Direccin Regional, para el anlisis correspondiente y la toma de decisiones
pertinente.
Una vez la Direccin Regional organice y consolide la informacin de los equipos de la regional,
enviar al asesor territorial del equipo de apoyo a la supervisin de la Direccin de Primera
Infancia y al Coordinador de la Macro regin correspondiente, el reporte del periodo de
evaluacin, as como los soportes respectivos.
La Direccin de Primera Infancia, a partir de las observaciones remitidas por la regional, elaborar
los informes correspondientes a cada periodo para su posterior envo a las oficinas competentes
y ajustes en las programaciones de periodos siguientes.
A continuacin se describen el contenido de los reportes y la forma como estos debern ser
consolidados para el anlisis de resultados en los niveles zonal, regional y nacional.
8.2.1. Registrar resultados de visita
El profesional responsable de la visita deber registrar los resultados en el archivo Formato
Registro de Observaciones correspondiente a la modalidad y tipo de visita (UDS o EAS). El
responsable solo deber digitar la informacin correspondiente a la UDS o EAS, segn sea el
caso, y las observaciones obtenidas para cada variable segn los instrumentos de las vistas.
Los campos que se deben diligenciar en el archivo Formato Registro de Observaciones son:
Tabla 7. Campos a diligenciar en el Formato Registro de Observaciones
CAMPO POR COLUMNA
INFORMACIN A REGISTRAR
REGIONAL
CENTRO ZONAL
MUNICIPIO
NOMBRE DE LA ENTIDAD O UNIDAD
DE SERVICIO
CDIGO CUNTAME
NIT DE LA ENTIDAD O CC DEL
RESPONSABLE DE LA US
ENTIDAD A LA QUE PERTENECE
(APLICA PARA UNIDADES DE
SERVICIO)
NIT DE LA ENTIDAD A LA QUE
PERTENECE (APLICA PARA
UNIDADES DE SERVICIO)

Registre la Regional que suscribi el Contrato de Aporte de los


Servicios Misionales
Registre el Centro Zonal que tiene la jurisdiccin del Contrato de Aporte
de Servicios Misionales
Registre el nombre del municipio donde se encuentra ubicada el
Operador
Registre el nombre de la Entidad Administradora del servicio o de la
Unidad de Servicio
El cdigo es el asignado por el Sistema Cuntame a cada UDS, en los
casos de las EAS es el NIT.
Registre el NIT de la Entidad Administradora del servicio o la cedula de
ciudadana del responsable de la Unidad de Servicio
Registre el nombre de la Entidad Administradora del servicio que
administra la Unidad de Servicio (aplica para unidades de servicio)
Registre el NIT de la Entidad Administradora del servicio que administra
la Unidad de Servicio (aplica para unidades de servicio)

24
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

CAMPO POR COLUMNA

INFORMACIN A REGISTRAR

NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LA


ENTIDAD O UNIDAD DE SERVICIO
DIRECCIN DE LA ENTIDAD O LA
UNIDAD VISITADA
BARRIO/VEREDA DE LA ENTIDAD O
LA UNIDAD VISITADA
UBICACIN DE LA ENTIDAD O LA
UNIDAD VISITADA
TELFONO DE LA ENTIDAD O LA
UNIDAD VISITADA
NUMERO DE CASM

Registre el nombre de la Entidad Administradora del servicio o del


responsable de la Unidad de Servicio
Registre la direccin de la Entidad Administradora del servicio o de la
Unidad de Servicio
Registre el barrio/vereda de la Entidad Administradora del servicio o de
la Unidad de Servicio
Registre si la ubicacin de la Entidad Administradora del servicio o de la
Unidad de Servicio es Urbana o Rural
Registre el telfono de la Entidad Administradora del servicio o de la
Unidad de Servicio
Registre el nmero de Contrato de Aporte suscrito con el ICBF

FECHA DE CASM

Registre el da, mes y ao en el que fue suscribi el contrato de aporte


de servicios misionales en formato dd/mm/aaaa
Registre los cupos contratados por medio del contrato de aporte
suscrito con el ICBF
Registre el nmero de usuarios atendidos en el momento de la visita
(aplica para Unidad de Servicio)

CUPOS CONTRATADOS
USUARIOS ATENDIDOS EN EL
MOMENTO DE LA VISITA (APLICA
PARA UNIDADES DE SERVICIO)
NUMERO DE VISITA

FECHA DE VISITA

Corresponden al ciclo de la visita, por ejemplo 1 si corresponde al


primer ciclo de vistas donde se evalan los componentes completos por
primera vez, 2 si son visitas de seguimiento u otra.
Registre la fecha de la visita en formato dd/mm/aaaa.

OBSERVACIONES DE LAS
VARIABLES

Para cada variable, registre las observaciones diligenciadas durante la


visita en la EAS o UDS.

8.2.2. Reportar las Situaciones de Accin Inmediata SAI al supervisor del contrato
Todo profesional deber reportar de manera inmediata estos casos, en el archivo correspondiente
a SAI. Se recomienda a cada supervisor coordinar a su equipo para que todos los reportes de
SAI se realicen sobre el mismo archivo, el cual se encuentra programado para que alimente una
base de datos consolidada con el fin de agilizar el seguimiento a todos los casos detectados.
8.2.3. Reportar mensualmente el estado de las visitas de supervisin a la Sede Nacional
El reporte deber ser enviado por cada supervisor de contrato, a travs de correo electrnico, los
primeros tres (3) das hbiles de cada mes, al asesor territorial de la DPI con copia al coordinador
de la macro regin correspondiente.
El reporte incluir el total de visitas de supervisin realizadas durante el mes inmediatamente
anterior y requiere del envo de los soportes (Formato Registro de Resultados, actas de visitas,
SAI, requerimientos). Los aspectos a incluir en el reporte mensual de visitas de supervisin son:

25
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

Tabla 7. Reporte mensual visitas de supervisin


Regional
Modalidad
UDS visitas5
EAS visitadas
Institucional
Familiar
Comunitaria
TOTAL

Los documentos a enviar en el correo electrnico por cada equipo de supervisin son:
1. Formato de Registro de Resultados por modalidad (incluyendo todas las visitas realizadas
durante el periodo) y equipo de supervisin. Cada equipo deber reportar los resultados
en un nico Formato de Registro de Observaciones para cada modalidad y unidad de
observacin (UDS/EAS).
En el Formato de Registro de Observaciones, se deber incluir los registros de TODAS
las visitas realizadas,
2. Formato de seguimiento SAI por equipo de supervisin. Cada equipo deber reportar los
seguimientos en un nico formato consolidado.
3. Formato de seguimiento de requerimientos. Cada equipo deber reportar los seguimientos
en un nico formato consolidado, el cual ser suministrado por la Sede Nacional.
4. Documentos escaneados de cada visita en un solo archivo (uno por visita) en formato PDF.,
por equipo de supervisin. Cada archivo deber contener como mnimo los siguientes
documentos:
a. Instrumento de supervisin
b. Acta de visita
Los documentos en PDF debern ser nombrados con el nmero asignado por Cuntame para
las UDS y con el NIT para la EAS.
Para aquellos casos en los que no sea posible enviar por correo electrnico los anexos de las
visitas (debido a la capacidad de la cuenta de correo electrnico), las evidencias podrn ser
cargadas en la carpeta temporal creada en la NAS para este fin, la ruta es la siguiente:
\\172.16.9.31\ArchivosICBF\Direccion_Primera_Infancia\2016\07.Supervisin\Soportes_Visitas
Con el objetivo de organizar la informacin, la carpeta donde se carguen las evidencias deber
ser identificada con el nombre de la regional y el centro zonal al que pertenece el equipo de
supervisin de la siguiente forma: NOMBRE REGIONAL-NOMBRE CZ.

Total de UDS visitadas.

26
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

Es importante mencionar que esta es una carpeta temporal a la que todo colaborador del ICBF
tiene acceso, por lo cual se deber notificar a la DPI de manera inmediata cuando se realice el
cargue de la informacin, de tal forma que el equipo traslade los archivos de manera inmediata a
una carpeta segura. Se recomienda al supervisor guardar una copia en el disco local de todas las
evidencias de las visitas de supervisin, as como los documentos originales (fsicos) en el
expediente del contrato.
Nota 2. Para todos los periodos, los reportes debern ser enviados al Coordinador de
Centro Zonal, Coordinador de Asistencia Tcnica y Director Regional para el anlisis
interno de las observaciones y la toma de decisiones que permitan a la regional iniciar las
acciones pertinentes para mejorar la prestacin del servicio.
9. ACTIVIDADES DE VERIFICACIN Y SEGUIMIENTO
9.1. Informe del Supervisor
El supervisor deber elaborar los informes peridicos y final de cada contrato de aporte, luego de
verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales soportados en los informes y
evidencias presentadas por las EAS, segn la segn la frecuencia, lugar y plazo indicados por el
ICBF en las clusulas contractuales.
Luego de revisados los informes remitidos por las EAS, el informe peridico/final de supervisin
se elabora de acuerdo con los parmetros metodolgicos del modelo de informe indicado por el
ICBF segn la Gua del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF (Anexo No. 1 Formato de Informe de Supervisin)
Este informe, deber referirse a la totalidad de obligaciones exigibles para el periodo objeto de
certificacin. En caso en que el cumplimiento sea parcial o total, se dejar constancia en el
informe y las recomendaciones necesarias para enfrentar la situacin.
Adicionalmente se recomienda llevar estricto control sobre la correspondencia que se
produzca con el contratista, durante la ejecucin del contrato; ya que para la elaboracin
peridica de los informes de supervisin, se deben tener en cuenta las comunicaciones enviadas
entre supervisor y el contratista, de tal manera que al momento de diligenciar el informe, se cuente
con informacin suficiente sobre la descripcin, tipo e identificacin del documento, asunto,
destinatario, responsable de la respuesta y si esta se dio o no.
Todos los hallazgos relacionados con la incorrecta, irregular o defectuosa ejecucin de los
recursos, debern encontrarse sustentados en documentos de trabajo en donde se concrete la
evidencia suficiente que respalde el informe, junto con las recomendaciones y sugerencias del
caso.
27
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

9.2. Comits Tcnicos Operativos


El supervisor debe garantizar la realizacin de los comits tcnicos con la frecuencia que se
requiera (clusula del contrato de aporte), coordinar acciones y hacer seguimiento tcnico,
administrativo y financiero al contrato, y establecer los procesos y procedimientos requeridos para
la adecuada prestacin del servicio.
El comit ser el espacio pertinente para hacer seguimiento a los hallazgos de las visitas de
supervisin y/o SAI que requieran de la participacin a nivel local o regional de estos actores, o
aquellos casos en los que la EAS o UDS no demuestre acciones concretas sobre las
recomendaciones del equipo supervisor transcurrido el tiempo para este fin.
El comit ser el espacio legtimo para la toma de decisiones en el marco de las obligaciones
para la prestacin del servicio, en concordancia con los lineamientos tcnicos y los estndares
de la Estrategia de Cero a Siempre, y de aquellos impartidos por la Direccin de Primera Infancia
del ICBF, tendr las siguientes funciones.
Las funciones especficas del comit tcnico operativo zonal se encuentran descritas en los
manuales y lineamientos operativos de cada modalidad.
9.3. Comit Tcnico Regional
De la misma manera que con el Comit Tcnico Operativo, el supervisor, deber garantizar que
en los Comits Tcnicos Regionales se retroalimente, desde los Centros Zonales, a las
Regionales y la Sede nacional, sobre los resultados del seguimiento a los contratos en la
operacin de la Estrategia de Cero a Siempre.
Los comits tcnicos regionales estarn conformados por el Director Regional, el Coordinador de
Asistencia Tcnica, los coordinadores de los Centros Zonales, los Profesionales referentes de
primera infancia, los supervisores, y un representante de la sede Nacional.
Estos Comits se reunirn mnimo una vez por semestre, y cuando los Comits Tcnicos
Operativos hayan sesionado.
Las funciones especficas del comit tcnico operativo se encuentran descritas en los manuales
y lineamientos operativos de cada modalidad.
9.4. Seguimiento Direccin de Primera Infancia
9.4.1. Seguimientos peridicos
Los profesionales de apoyo a la supervisin de la Direccin de Primera Infancia realizarn el
consolidado de los resultados por regional para realizar el respectivo seguimiento a lo siguiente:
28
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia

1. Cumplimiento al cronograma de visita.


2. Seguimiento a las SAI.
3. Seguimiento y apoyo en los requerimientos y procesos de incumplimiento que adelanten
las regionales.
4. Revisin de soportes de visitas.
9.4.2. Visitas de acompaamiento
Se trata de visitas en las que el equipo de la Sede Nacional, brinda el respectivo direccionamiento
y gua en las visitas de supervisin. Son visitas de tipo formativo en las que se explican el
diligenciamiento de los distintos instrumentos de supervisin, as como los procedimientos
necesarios para llevarlas a cabo. Estas visitas se realizan a las UDS que ya tienen programadas
los equipos de los Centros Zonales.
9.4.3. Planes de choque
Visitas realizadas por cuatro profesionales de la Sede Nacional, en las que se cubren
componentes particulares de las UDS y que buscan revisar la adecuada prestacin del servicio
en los mismos.
9.4.4. Visitas preventivas
Estas visitas tienen el propsito de revisar el funcionamiento del esquema de supervisin.
9.4.5. Visitas de enfoque diferencial
El propsito de las visitas de enfoque diferencial, consiste en adelantar el proceso de concertacin
de los instrumentos de supervisin con los operadores, en aquellas regionales que tienen un alto
componente de enfoque diferencial.
9.4.6. Visitas Denuncias y derechos de peticin
Con el propsito de verificar hechos relacionados en los Derechos de Peticin radicados ante la
Direccin de Primera Infancia, los profesionales de apoyo a la supervisin de la sede de la
Direccin General, con el apoyo del equipo de supervisin del CZ respectivo, realizarn visitas
eventuales a UDS y/o EAS de acuerdo con las peticiones realizadas. El procedimiento para este
tipo de visitas incluye los siguientes pasos y entregables:
Para terminar, vale la pena indicar se podrn sugerir modificaciones al presente instructivo y
remitirlas a la DPI para ajustar los documentos correspondientes. Adicionalmente, desde la
Direccin de Primera Infancia se realizarn actualizaciones y capacitaciones permanentes que
permitan mejorar el ejercicio de supervisin en aras de garantizar la correcta ejecucin del mismo.
29
Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co

You might also like