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INSTRUCTIVO DE SUPERVISIN
DIRECCIN DE PRIMERA INFANCIA
Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia
CONTENIDO
CONTENIDO .................................................................................................................... 2
INSTRUCTIVO DE SUPERVISIN EN LAS MODALIDADES DE ATENCIN A LA
PRIMERA INFANCIA ....................................................................................................... 4
1. OBJETIVO ................................................................................................................. 4
1.1. Objetivo general ...................................................................................................... 4
1.2. Objetivos especficos .............................................................................................. 4
2. ALCANCE .................................................................................................................. 4
3. PROPSITO DEL ESQUEMA DE SUPERVISIN ................................................... 5
4. ACTORES Y FUNCIONES DENTRO DEL ESQUEMA DE SUPERVISIN: ............. 5
4.1. Equipos de Supervisin de los Centros Zonales:... 5
4.2. Equipo de apoyo a la supervisin de la Sede Nacional DPI:.....7
5. UNIDADES DE OBSERVACIN EN LAS VISITAS DE SUPERVISIN10
6. ESQUEMA DE SUPERVISIN DIRECCIN DE PRIMERA INFANCIA.................. 11
7. ACTIVIDADES DE PLANEACIN EN EL MARCO DEL ESQUEMA DE
SUPERVISIN20
7.1. Definicin de lineamientos para el esquema de supervisin ................................ 20
7.2. Actividades de planeacin para la supervisin de contratos.20
7.3. Diseo y ajuste de los instrumentos de supervisin ........................................... 211
7.4. Socializacin de los instrumentos de visitas de supervisin a las EAS y UDS ... 211
7.5. Identificacin de las EAS y UDS a visitar............................................................ 222
7.6. Preparacin de la visita de supervisin a EAS y UDS ........................................ 222
8. ACTIVIDADES DE EJECUCIN ........................................................................... 233
8.1. Visita de supervisin ........................................................................................... 233
8.2. Reporte de observaciones .................................................................................. 233
8.2.1. Registrar resultados de visitas.. 24
8.2.2. Reportar las Situaciones de Accin Inmediata SAI al supervisor del contrato. 25
8.2.3. Reportar mensualmente el estado de las visitas de supervisin 25
9. ACTIVIDADES DE VERIFICACIN Y SEGUIMIENTO ......................................... 277
9.1. Informe del Supervisor ........................................................................................ 277
9.2. Comits Tcnicos Operativos ............................................................................... 28
9.3. Comit Tcnico Regional .................................................................................... 288
9.4. Seguimiento Direccin de Primera Infancia ........................................................ 288
9.4.1. Seguimientos peridicos .................................................................................. 288
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PERFIL
Profesional en nutricin.
Profesional
Tcnico
Profesional en educacin.
Profesional en psicologa, trabajo
social o trabajo en desarrollo familiar.
COMPONENTES A EVALUAR
UNIDAD DE
OBSERVACIN
UDS
EVALUACIN INTEGRAL:
Salud y Nutricin
UDS
Procesos Pedaggico
Ambientes
Educativos
UDS
Protectores
Profesional
Financiero
EAS/UDS
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INSTRUMENTOS
/ MODALIDAD
Modalidad
Familiar UDS
Modalidad
comunitaria UDS
SERVICIO
COMPONENTES
Desarrollo en medio
Familiar
Hogares FAMI
HCB Tradicional
HCB Grupal
Administrativo y de Gestin
PROFESIONAL
Profesional
Tcnico
Profesional
Tcnico
Modalidad Institucional
EAS
SERVICIO
Centro de Desarrollo
Integral CDI
Hogar Infantil
HCB Mltiple
HCB Empresarial
Jardn Social
Modalidad comunitaria
EAS
HCB Tradicional
HCB Grupal
ASPECTOS A EVALUAR
PROFESIONAL
Profesional
Financiero
Financiera y contable
Administrativa
Legal
Tcnica
Profesional
Financiero
Profesional
Financiero
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Coordinacin Macro
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Diseo y validacin de los formatos para el registro de los resultados de las visitas de
supervisin.
Elaboracin de la programacin de vistas de supervisin y envo de la misma por correo
electrnico a los directores regionales.
Consolidacin de resultados a nivel regional y nacional.
Medicin y reporte de indicadores.
Anlisis de resultados por nivel, modalidad, y componentes.
Reporte de resultados del esquema.
Definicin de estrategias para la mejora del esquema.
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Asesores Territoriales
Gestin administrativa
Unidad de servicio (UDS): Responsable de atencin a nios y nias y sus familias (hogares
comunitarios de bienestar, centros de desarrollo infantil, hogares infantiles etc.).
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Gua del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF, paginas 22-23-24
Gua del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF, paginas 24-25-26-27
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Supervisin financiera
La supervisin financiera se debe dirigir a vigilar la inversin del presupuesto asignado para el
cumplimiento de las obligaciones contractuales y con su ejercicio se constata que el gasto se
efecta de manera ajustada a la destinacin y montos previos en el contrato y plan operativo
y a conducir el correcto manejo de los dineros pblicos.
Verificar que el contrato est debidamente soportado con los recursos presupuestales
requeridos.
Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo
pactado, y constatar su correcta inversin.
Velar por la amortizacin total del anticipo, de acuerdo a lo estipulado
contractualmente, si aquel fue pactado.
Velar por la correcta ejecucin presupuestal del contrato.
Revisar y tramitar ante la oficina que corresponda, las solicitudes de pago del
contratista y llevar un registro cronolgico de pagos, ajustes y deducciones efectuados.
Tramitar los desembolsos o pagos a que haya lugar, previa verificacin del
cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello.
Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el
cumplimiento de los pagos a proveedores frente a la prestacin del servicio.
Tener en cuenta, para efectos de pago, al finalizar la respectiva vigencia fiscal las
cuentas por pagar, reserva presupuestal, y las vigencias expiradas.
Apoyar el proceso de liquidacin desde lo financiero.
Solicitar los estados financieros del contrato.
Solicitar las declaraciones de impuestos.
Supervisin Legal
Su objetivo se centra en supervisar el cumplimiento de las normas jurdicas, actos
administrativos y en general el complemento jurdico que contiene el contrato y dems
documentos que obligan.
Verificar que el contratista constituya las garantas exigidas y velar por que estas
permanezcan vigentes hasta su liquidacin.
Verificar que los contratos derivados se encuentren debidamente aprobados, si a ello
hubiere lugar.
Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir adiciones, prorrogas o modificaciones
a los contratos.
Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasin de la ejecucin del contrato.
Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las
recomendaciones a que haya lugar.
Gua del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF, paginas 27-28-29
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Velar por el oportuno tramite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares
o las autoridades en relacin al desarrollo del contrato.
Verificar que la ejecucin contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del
contrato y de acuerdo con los valores establecidos.
Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relacin
al contrato suscrito.
Promover el oportuno ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de
apremio previstos en la ley.
Informar oportunamente los atrasos o situaciones en general, que puedan dar origen
a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicacin de sanciones.
Informar a los ordenadores del gasto correspondiente las circunstancias y hechos que
considere afecta la conducta transparente tica de los servidores pblicos y
contratista.
Expedir certificaciones de todos los contratos que celebre el ICBF que se encuentre
en ejecucin o en trmite de liquidacin al momento de la solicitud.
Supervisin Tcnica
Las actividades de supervisin relacionadas con el componente tcnico se encuentran las
siguientes:
Controlar y verificar permanentemente la calidad de la obra o del servicio contratado,
de acuerdo con las especificaciones tcnicas exigidas en el contrato, en sus anexos y
dems normas reguladoras.
Verificar las entregas de los bienes o la prestacin de los servicios, de conformidad con
los plazos establecidos en el contrato.
Velar porque el contratista cumpla en todo momento las normas, especificaciones,
procedimientos, lineamientos tcnicos, manuales operativos y dems normas
tcnicas exigibles para los bienes o servicios contratados.
Certificar el cumplimiento del contrato en la etapa de ejecucin.
Atender y resolver toda consulta sobre la interpretacin correcta de las
especificaciones, procedimientos, lineamientos tcnicos, manuales operativos y dems
normas tcnicas.
Revisar informes que presente el contratista y emitir concepto.
Disear, revisar, ajustar e implementar los instrumentos y procedimientos requeridos
para efectuar el seguimiento de cada una de las obligaciones del contratista y para
llevar a cabo la labor de supervisin.
Estudiar, evaluar y proponer estrategias que permitan responder de manera oportuna
a fallas que se evidencien en desarrollo de la supervisin.
Informar oportunamente a las instancias correspondientes, los riesgos identificados en
desarrollo de los contratos.
Emitir concepto respecto a posibles incumplimientos de los contratistas y, cuando sea
requerido, cuantificar el monto de posibles multas.
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A partir de las visitas a UDS y EAS, el equipo de supervisin valida que, durante la prestacin del
servicio, se evidencie el adecuado desarrollo del objeto y alcance del contrato, as como el
cumplimiento del 100% de las obligaciones contractuales.
Grfico 3. Articulacin de la supervisin contractual con las visitas de supervisin
Administrativa
Legal
EAS
Financiera
Mirada integral
de la
supervisin
Tcnica
UDS
Tcnica
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A travs de las visitas a UDS y EAS se verificar el cumplimiento real de las obligaciones
contractuales (Grfico 3) frente a la prestacin del servicio a nivel administrativo, financiero y
contable, tcnico y legal, se identifican situaciones que requieren ser confirmadas en territorio
para evidenciar su real cumplimiento o funcionamiento por parte de la entidad contratista.
La operacin del esquema (Grfico 4) inicia con un proceso de planeacin que incluye la
definicin de los lineamientos para la supervisin de los contratos, como esquema y operacin
de la supervisin a nivel nacional y regional, instructivo dirigido a los supervisores, instrumentos
de verificacin de obligaciones contractuales para aplicar en EAS y UDS y procesos de
capacitacin.
Dando continuidad a la operacin, se lleva a cabo el proceso de programacin de visitas, las
cuales se realizaran desde la Direccin de Primera Infancia con los siguientes criterios de
priorizacin:
-
Por su parte, las visitas a las EAS y UDS permiten identificar las situaciones que se encuentren
por fuera de los lineamientos y que ameritan un seguimiento del supervisor, a travs de acciones
inmediatas o mediante el inicio de un proceso por presuntos incumplimientos contractuales, todo
lo anterior enmarcado dentro de los mecanismos contemplados en la Gua de supervisin vigente
y las leyes nacionales sobre contratacin estatal.
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Para el desarrollo de las visitas, se ha definido realizar una mirada integral, a travs de los equipos
de supervisin, quienes realizan el seguimiento y monitoreo de las obligaciones contractuales
desde el territorio (Grfico 4) realizando las visitas a Entidades Administradoras del Servicio y
Unidades de Servicio en referencia a las obligaciones Financieras y contables, administrativas,
legal y Tcnica, teniendo en cuenta las modalidades de atencin y el tiempo requerido para la
supervisin.
Frente a las observaciones obtenidas como resultados de las visitas, el supervisor deber indicar
las acciones inmediatas a realizar indicando el tiempo establecido para su realizacin, razn por
la cual se llevar a cabo el proceso de seguimiento a los compromisos y recomendaciones
obtenidas a partir de las visitas de supervisin.
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Los supervisores de los contratos debern reportar peridicamente los resultados de las visitas
de supervisin a los coordinadores de centros zonales, coordinacin de asistencia tcnica y
Direccin Regional para el anlisis interno de los resultados y la toma de decisiones que permitan
a la regional iniciar las acciones contractuales correspondientes o las actividades de asistencia
tcnica que permitan mejorar la prestacin del servicio.
De acuerdo con los resultados a nivel zonal y regional, desde la Direccin de Primera Infancia se
formularn planes de asistencia tcnica para apoyar los compromisos y recomendaciones
adquiridos durante las visitas a las UDS y EAS, ya sea de manera grupal o para cada caso en
particular.
Nota 1. Los profesionales del equipo de supervisin no deben brindar asistencia tcnica a las
UDS y EAS. No obstante, podrn hacer explicaciones tcnicas referidas a los aspectos
evaluados, los medios de verificacin y las evidencias solicitadas para que el ejercicio de
supervisin sea claro y transparente.
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Los supervisores en ejercicio de sus designaciones deben aplicar todas las acciones tendientes
para velar por el cumplimiento del objeto contractual y de todas aquellas obligaciones inherentes
al mismo, disponiendo del grupo de herramientas eleborado para ellos por el ICBF, como lo es la
Gua del Supervisor ICBF, donde se encuentran incorporados, otros instrumentos de apoyo como
el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica y decretos reglamentarios, el
Estatuto Anticorrupcin - Ley 1474 de 2011, Manual de Contratacin del ICBF (Resolucin 1100
del 10 de Marzo de 2015), capacitaciones entre otros, que lo orientaran a verificar con certeza el
cumplimiento de las obligaciones enmarcadas dentro de las etapas contractual y poscontractual.
Bajo este propsito, el seguimiento que se debe hacer consiste en supervisar los componentes
tcnico, administrativo, financiero, contable, y jurdico que versan de acuerdo a las obligaciones
y objeto contractual.
En virtud de la designacin de supervisin y evidenciadas acciones u omisiones que lleven a
inferir en un posible incumplimiento por parte del contratista, el Supervisor inicialmente deber
requerir por escrito cuantas veces considere oportunas al contratista, dentro del plazo de
ejecucin del contrato, donde se describa la obligacin (s) objeto de incumplimiento, causas y
trmino otorgado para resarcir o ejecutar la obligacin (s).
El incumplimiento contractual, se refiere a cualquier falta de realizacin, realizacin irregular o
incompleta de las prestaciones u obligaciones asumidas contractualmente.
En todo momento el supervisor deber asesorarse del enlace jurdico de Primera Infancia de la
regional y de la Oficina Jurdica de la misma, para iniciar cualquier accin de tipo contractual,
judicial o extrajudicial frente a presuntos incumplimientos por parte del operador. La Direccin de
Primera Infancia brindar asesora al Supervisor para requerir a la EAS y a las Regionales para
adelantar el proceso de incumplimiento contractual. As mismo, la DPI podr requerir al
Supervisor contractual y a los Directores Regionales con el propsito de conocer las acciones
adelantadas frente a los hallazgos evidenciados y el nivel de cumplimiento del objeto contractual.
Una vez el supervisor determine que existe un posible incumplimiento del contrato, realizar el
requerimiento a la EAS sobre la presunta irregularidad detectada durante las visitas de
supervisin, especificando el tiempo de respuesta a su requerimiento. La EAS deber dar
respuesta oportuna al requerimiento del supervisor, quien determinar si la respuesta es
satisfactoria y no da lugar a la aplicacin del procedimiento sancionatorio, o por lo contrario, la
respuesta no es satisfactoria frente al requerimiento, lo cual implica la elaboracin del informe de
supervisin para el ordenador del gasto y asesor jurdico de la Regional.
El ordenador del gasto evaluar los hechos presentados por el supervisor y citar por escrito al
representante legal y a la aseguradora a una audiencia pblica en donde se mencionarn los
hechos que soporten el incumplimiento de las obligaciones contractuales y las posibles
consecuencias. En este caso el representante legal de la administradora de servicio presentar
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sus descargos, explicaciones y aportar pruebas que permitan evidenciar el cumplimiento de sus
obligaciones.
A partir de los hechos presentados en la audiencia se determina si hay o no lugar a la declaratoria
del incumplimiento, as se podra dar la resolucin en dos trminos, en caso de no proceder se
da la resolucin de archivo y en el caso de declararse el incumplimiento se da la resolucin
sancionatoria.
Grfico 6 Esquema de visitas y seguimientos a UDS y EAS
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TIPO DE SUPERVISIN
Administrativa
Financiera
Legal
ACTIVIDADES
Establecer mecanismos giles y eficientes para el desarrollo de la
supervisin.
Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecucin
del objeto contractual.
Definir los cronogramas que se seguirn durante el trmite de las etapas
contractual y post-contractual.
Definir controles operacionales asociados al sistema integrado de gestin
del ICBF.
Estudiar la dinmica y manejo de la informacin financiera que involucra
los diferentes niveles del ICBF.
Estudiar el sistema financiero del ICBF, sus procedimientos, ciclos,
personal involucrado y el producto final.
Analizar el contrato, los lineamientos tcnicos, manuales operativos, pliego
de condiciones, fichas tcnicas, estudios previos, plan de calidad y dems
soportes que hacen parte integral del mismo.
Realizar induccin al contratista en lo referente a la dinmica y manejo de
la informacin financiera en el ICBF, para determinar condiciones que
regirn el proceso de supervisin.
Verificar los siguientes requisitos e instancias:
PERFECCIONAMIENTO - Suscripcin del contrato
LEGALIZACIN - Expedicin registro presupuestal
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TIPO DE SUPERVISIN
ACTIVIDADES
EJECUCIN - Expedicin registro presupuestal y aprobacin de la
garanta
Verificar que el contratista constituya las garantas exigidas y velar porque
estas permanezcan vigentes hasta su liquidacin.
Verificar que los contratos derivados se encuentren debidamente
aprobados, si a ello hubiere lugar.
Disear, revisar, ajustar e implementar los instrumentos y procedimientos
requeridos para efectuar el seguimiento de cada una de las obligaciones
del contratista y para llevar a cabo la labor de supervisin.
Tcnica
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Desde cada Centro Zonal deben implementarse estrategias adicionales para lograr comunicar y
explicar los instrumentos a aquellas unidades y entidades que por su ubicacin geogrfica es
poco probable que asistan a dicha reunin de socializacin.
7.5. Identificacin de las EAS y UDS a visitar
La identificacin de las UDS a visitar ser definida por la Direccin de Primera Infancia con base
en la informacin registrada en el sistema de informacin Cuntame y teniendo en cuenta los
siguientes criterios de priorizacin:
Tabla 5. Criterios de priorizacin para las visitas de supervisin
CARACTERSTICA DE PRIORIZACIN
Resultados de evaluacin del ao inmediatamente anterior
EAS con reporte de denuncias
Muestreo aleatorio para verificacin del cumplimiento de la programacin 100% de los contratos
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Gramera para medir las raciones de los alimentos servidos a los usuarios en las
modalidades en las que aplique. (revisar el instrumento de supervisin de cada modalidad
para validar si se incluye o no la variable alimentacin)
Gorro y tapa bocas para el ingreso a las zonas de preparacin y almacenamiento de
alimentos. Bajo ninguna circunstancia se podr acceder a estas zonas sin estos dos
requerimientos, el incumplimiento por parte de esta directriz se constituye en una falta por
parte del equipo de supervisin y de la UDS que lo permite. (aplica obligatoriamente para
el componente Salud y Nutricin y el de Espacios educativos y Protectores).
Listado de la muestra de beneficiarios a los que se les validarn los requisitos de la
documentacin (segn la modalidad), teniendo en cuenta que la poblacin corresponde a
los cupos contratados en la UDS y no a la suma de cupos contratados con el ICBF.
Instrumento de supervisin para realizar las observaciones de la visita, se recomienda
llevar dos copias o asegurarse que en la zona existan fotocopiadoras, ya que la UDS/EAS
debe quedarse con una copia.
Acta de visita para el registro de las observaciones globales de la visita, se recomienda
llevar dos copias o asegurarse que en la zona existan fotocopiadoras, ya que la UDS/EAS
debe quedarse con una copia.
8. ACTIVIDADES DE EJECUCIN
De acuerdo con lo descrito en la Gua del supervisor de contratos y convenios suscritos por el
ICBF, el supervisor y el equipo de apoyo debern realizar las actividades descritas desde la
pginas 21 a la 55 de dicho documento.
8.1. Visita de supervisin
El supervisor y el equipo de profesionales de apoyo debern soportar el ejercicio de supervisin
mediante la realizacin de las visitas en terreno a las EAS y UDS, con el fin verificar el
cumplimiento de las obligaciones contractuales para cada modalidad.
Las visitas debern ser realizadas por el equipo de profesionales segn la programacin definida
por la Direccin de Primera Infancia y aplicando los instrumentos establecidos para este fin.
8.2. Reporte de observaciones
Las visitas de supervisin debern ser registradas de manera inmediata en los formatos que se
definan para tal fin. Las visitas sern tenidas en cuenta por UDS y no por profesional que realice
la visita, ya que estas son de carcter integral, razn por la cual, el reporte de observaciones es
por UDS y no por profesional.
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El supervisor deber remitir los consolidados al coordinador del Centro Zonal, Coordinacin de
Asistencia Tcnica y Direccin Regional, para el anlisis correspondiente y la toma de decisiones
pertinente.
Una vez la Direccin Regional organice y consolide la informacin de los equipos de la regional,
enviar al asesor territorial del equipo de apoyo a la supervisin de la Direccin de Primera
Infancia y al Coordinador de la Macro regin correspondiente, el reporte del periodo de
evaluacin, as como los soportes respectivos.
La Direccin de Primera Infancia, a partir de las observaciones remitidas por la regional, elaborar
los informes correspondientes a cada periodo para su posterior envo a las oficinas competentes
y ajustes en las programaciones de periodos siguientes.
A continuacin se describen el contenido de los reportes y la forma como estos debern ser
consolidados para el anlisis de resultados en los niveles zonal, regional y nacional.
8.2.1. Registrar resultados de visita
El profesional responsable de la visita deber registrar los resultados en el archivo Formato
Registro de Observaciones correspondiente a la modalidad y tipo de visita (UDS o EAS). El
responsable solo deber digitar la informacin correspondiente a la UDS o EAS, segn sea el
caso, y las observaciones obtenidas para cada variable segn los instrumentos de las vistas.
Los campos que se deben diligenciar en el archivo Formato Registro de Observaciones son:
Tabla 7. Campos a diligenciar en el Formato Registro de Observaciones
CAMPO POR COLUMNA
INFORMACIN A REGISTRAR
REGIONAL
CENTRO ZONAL
MUNICIPIO
NOMBRE DE LA ENTIDAD O UNIDAD
DE SERVICIO
CDIGO CUNTAME
NIT DE LA ENTIDAD O CC DEL
RESPONSABLE DE LA US
ENTIDAD A LA QUE PERTENECE
(APLICA PARA UNIDADES DE
SERVICIO)
NIT DE LA ENTIDAD A LA QUE
PERTENECE (APLICA PARA
UNIDADES DE SERVICIO)
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INFORMACIN A REGISTRAR
FECHA DE CASM
CUPOS CONTRATADOS
USUARIOS ATENDIDOS EN EL
MOMENTO DE LA VISITA (APLICA
PARA UNIDADES DE SERVICIO)
NUMERO DE VISITA
FECHA DE VISITA
OBSERVACIONES DE LAS
VARIABLES
8.2.2. Reportar las Situaciones de Accin Inmediata SAI al supervisor del contrato
Todo profesional deber reportar de manera inmediata estos casos, en el archivo correspondiente
a SAI. Se recomienda a cada supervisor coordinar a su equipo para que todos los reportes de
SAI se realicen sobre el mismo archivo, el cual se encuentra programado para que alimente una
base de datos consolidada con el fin de agilizar el seguimiento a todos los casos detectados.
8.2.3. Reportar mensualmente el estado de las visitas de supervisin a la Sede Nacional
El reporte deber ser enviado por cada supervisor de contrato, a travs de correo electrnico, los
primeros tres (3) das hbiles de cada mes, al asesor territorial de la DPI con copia al coordinador
de la macro regin correspondiente.
El reporte incluir el total de visitas de supervisin realizadas durante el mes inmediatamente
anterior y requiere del envo de los soportes (Formato Registro de Resultados, actas de visitas,
SAI, requerimientos). Los aspectos a incluir en el reporte mensual de visitas de supervisin son:
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Sede de la Direccin General
Avenida carrera 68 No. 64c 75. PBX: 437 76 30
Lnea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co
Repblica de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccin de Primera Infancia
Los documentos a enviar en el correo electrnico por cada equipo de supervisin son:
1. Formato de Registro de Resultados por modalidad (incluyendo todas las visitas realizadas
durante el periodo) y equipo de supervisin. Cada equipo deber reportar los resultados
en un nico Formato de Registro de Observaciones para cada modalidad y unidad de
observacin (UDS/EAS).
En el Formato de Registro de Observaciones, se deber incluir los registros de TODAS
las visitas realizadas,
2. Formato de seguimiento SAI por equipo de supervisin. Cada equipo deber reportar los
seguimientos en un nico formato consolidado.
3. Formato de seguimiento de requerimientos. Cada equipo deber reportar los seguimientos
en un nico formato consolidado, el cual ser suministrado por la Sede Nacional.
4. Documentos escaneados de cada visita en un solo archivo (uno por visita) en formato PDF.,
por equipo de supervisin. Cada archivo deber contener como mnimo los siguientes
documentos:
a. Instrumento de supervisin
b. Acta de visita
Los documentos en PDF debern ser nombrados con el nmero asignado por Cuntame para
las UDS y con el NIT para la EAS.
Para aquellos casos en los que no sea posible enviar por correo electrnico los anexos de las
visitas (debido a la capacidad de la cuenta de correo electrnico), las evidencias podrn ser
cargadas en la carpeta temporal creada en la NAS para este fin, la ruta es la siguiente:
\\172.16.9.31\ArchivosICBF\Direccion_Primera_Infancia\2016\07.Supervisin\Soportes_Visitas
Con el objetivo de organizar la informacin, la carpeta donde se carguen las evidencias deber
ser identificada con el nombre de la regional y el centro zonal al que pertenece el equipo de
supervisin de la siguiente forma: NOMBRE REGIONAL-NOMBRE CZ.
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Es importante mencionar que esta es una carpeta temporal a la que todo colaborador del ICBF
tiene acceso, por lo cual se deber notificar a la DPI de manera inmediata cuando se realice el
cargue de la informacin, de tal forma que el equipo traslade los archivos de manera inmediata a
una carpeta segura. Se recomienda al supervisor guardar una copia en el disco local de todas las
evidencias de las visitas de supervisin, as como los documentos originales (fsicos) en el
expediente del contrato.
Nota 2. Para todos los periodos, los reportes debern ser enviados al Coordinador de
Centro Zonal, Coordinador de Asistencia Tcnica y Director Regional para el anlisis
interno de las observaciones y la toma de decisiones que permitan a la regional iniciar las
acciones pertinentes para mejorar la prestacin del servicio.
9. ACTIVIDADES DE VERIFICACIN Y SEGUIMIENTO
9.1. Informe del Supervisor
El supervisor deber elaborar los informes peridicos y final de cada contrato de aporte, luego de
verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales soportados en los informes y
evidencias presentadas por las EAS, segn la segn la frecuencia, lugar y plazo indicados por el
ICBF en las clusulas contractuales.
Luego de revisados los informes remitidos por las EAS, el informe peridico/final de supervisin
se elabora de acuerdo con los parmetros metodolgicos del modelo de informe indicado por el
ICBF segn la Gua del supervisor de contratos y convenios suscritos por el ICBF (Anexo No. 1 Formato de Informe de Supervisin)
Este informe, deber referirse a la totalidad de obligaciones exigibles para el periodo objeto de
certificacin. En caso en que el cumplimiento sea parcial o total, se dejar constancia en el
informe y las recomendaciones necesarias para enfrentar la situacin.
Adicionalmente se recomienda llevar estricto control sobre la correspondencia que se
produzca con el contratista, durante la ejecucin del contrato; ya que para la elaboracin
peridica de los informes de supervisin, se deben tener en cuenta las comunicaciones enviadas
entre supervisor y el contratista, de tal manera que al momento de diligenciar el informe, se cuente
con informacin suficiente sobre la descripcin, tipo e identificacin del documento, asunto,
destinatario, responsable de la respuesta y si esta se dio o no.
Todos los hallazgos relacionados con la incorrecta, irregular o defectuosa ejecucin de los
recursos, debern encontrarse sustentados en documentos de trabajo en donde se concrete la
evidencia suficiente que respalde el informe, junto con las recomendaciones y sugerencias del
caso.
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