Las organizaciones requieren de informacin para apoyar las actividades de toma de decisin y controlar las operaciones del da a da. La informacin se transmite en todos los niveles de la organizacin a travs de los sistemas de informacin. En esta leccin se brinda, a modo introductorio, los conceptos relacionados a los sistemas de informacin, los componentes y tipos de sistemas de informacin.
1.1 Definicin de Sistema de informacin
La literatura muestra que no hay una definicin de consenso respecto de un sistema de informacin. Una primera aproximacin podra establecer que un sistema de informacin es un conjunto de componentes que interactan entre s para lograr un objetivo comn: Satisfacer las necesidades de informacin de una organizacin. Una definicin general es la siguiente: Un sistema de informacin es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar (recolectar), procesar, almacenar y distribuir la informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una organizacin, ayudar a gerentes y trabajadores a analizar problemas, visualizar asuntos complejos, crear nuevos productos. Los sistemas de informacin pueden contener datos acerca de personas, lugares y cosas importantes dentro de la organizacin y el entorno que la rodea (Laudon, 2004, p.30). Una definicin basada en tecnologa de la informacin (Whitten-Bentley, 2008) es: Conjunto de personas, datos, procesos y tecnologa de la informacin que interactan para recopilar, procesar, almacenar y proveer la informacin necesaria para brindar soporte a la organizacin. Las Personas incluyen: Directivos, usuarios, analistas, diseadores, entre otros. Los Datos son la materia prima para crear informacin til. Los Procesos son las actividades de empresa que generan informacin. Las Tecnologas de informacin incluyen al hardware y software que sostienen a los anteriores tres componentes. Desde una perspectiva estratgica (Andreu, Ricart y valor, 1996) define un sistema de informacin como: Conjunto formal de procesos que, operando con un conjunto de datos estructurados de acuerdo a las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la informacin necesaria para la operacin de dicha empresa y para las actividades de direccin de control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesaria para desempear las funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia. Un sistema de informacin proporciona tres funciones a la organizacin: 1) Hace referencia a la prctica y coordinacin de las acciones operativas; 2) Poder ejercer el control necesario para identificar acciones que van en contra de los objetivos de la organizacin. Definir nuevas acciones rectificadoras; y c) Proporcionar la informacin necesaria para ayudar a tomar decisiones a nivel operativo, directivo y estratgico.
Se considera fracaso de un sistema de informacin cuando existe a)
Desconexin entre las actividades de negocio y los sistemas de informacin, b) Falta de conexin entre los planes estratgicos y los de Sistemas de informacin, y c) Poca comunicacin entre responsables de reas funcionales y responsables de Sistemas de informacin. Un sistema de informacin recibe y procesa los datos de manera eficaz, sin errores, evala la calidad de los datos de entrada, almacena los datos de modo que estn disponibles cuando el usuario lo crea conveniente, elimina la informacin poco til evitando redundancias, brinda seguridad evitando la perdida de informacin o la intrusin de personal no autorizado o agentes externo a la compaa y genera informacin de salida, en el momento oportuno, y til para los usuarios, ayudando en el proceso de toma de decisiones. Se suele confundir el concepto de sistemas de informacin con la computadora y los programas informticos. Una organizacin puede adquirir nuevas computadoras, instalar redes, desarrollar pginas Web, etc., pero ello no significa que se implemente sistema de informacin. El significado del trmino sistema de informacin abarca ms que los elementos computacionales, incluye, tambin, el modo de organizar dichos elementos, la forma de usarlos y los roles que desempean las personas en su explotacin para obtener la informacin que apoye las actividades de la empresa. (Beekman, 2005) Loa sistemas de informacin en las organizaciones capturan y administran datos para producir informacin til que respalda a la misma organizacin y sus empleado, clientes, proveedores y socios. Muchas organizaciones consideran que los sistemas de informacin son esenciales para su capacidad de competir u obtener una ventaja competitiva. Beekman, G. (2005). Introduccion a la Informatica (Sexta Edicion ed.). (D. F. Aragon, Ed.) Madrid, Espaa: PEARSON EDUCACION, S.A.
1.2 Componentes de Sistema de informacin
Se puede considerar que los componentes de un sistema de informacin son: el hardware, el software, la base de datos, los procedimientos y el personal. Estos elementos interactan entre s para lograr el objetivo del: proveer informacin para apoyar a la empresa (figura 2.4). Figura 1.1 Componentes de un Sistema de Informacin
Hardware Personas
Software
Sistema de Informacin
Procedimiento datos
Dato/informacin datos
El hardware corresponde al elemento fsico del sistema de informacin incluye
las redes computacionales y de telecomunicaciones. El software corresponde a los programas de aplicacin. La base de datos representa el almacn de los datos e informacin requerida por la empresa, las personas puede ser los usuarios finales y el personal de tecnologa de informacin. Los procedimientos establecen las reglas y normas del uso del sistema de informacin. Segn (Whitten-Bentley, 2008) los componentes de un sistema de informacin son: Los individuos participantes, los datos e informacin, los procesos de negocio, y la tecnologa de la informacin. Los Individuos participantes Son todas aquellas personas cuyo trabajo tiene que ver con la creacin, la recoleccin, la distribucin y el uso de la informacin. Pueden ser: Propietarios de sistemas, Usuarios de sistemas, Diseadores de sistemas, Constructores de sistemas, Analistas de sistemas, Project Manager. Los Propietarios de sistemas son las personas que patrocinan y promueven los Sistemas de Informacin; son directivos: director general o directores de operaciones. Sus funciones son: Fijar el presupuesto y los plazos para el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Informacin. Los Usuarios de sistemas son Personas que utilizan los SI de forma regular para capturar, introducir, validar, transformar y almacenar datos e informacin, Son los mas importantes en el desarrollo de un SI; pueden ser Internos: Personal administrativo, profesionales y tcnicos, gestores y directivos, o Externos: Clientes, proveedores, partners, trabajadores externos. Los Diseadores de sistemas son los Expertos en tecnologa que resuelven las necesidades y las restricciones manifestadas por los usuarios de la empresa mediante recursos tecnolgicos. Pueden ser: Administracin de datos (tecnologas de bases de datos), Arquitectura de redes (tecnologas de comunicacin), Diseo web (tecnologas web), La seguridad (tecnologas de seguridad y privacidad). Los Constructores de sistemas son los encargados de fabricar sistemas de informacin basados en las especificaciones de diseo obtenidas de los
diseadores de sistemas. Pueden ser: Programador de aplicaciones
informticas, Programador de sistemas, Programador de bases de datos o integrador de software. El Analista de sistemas es la persona que estudia los problemas y las necesidades de una empresa para determinar cmo podran combinarse los recursos humanos, los procesos, los datos y la tecnologa de la informacin para obtener mejoras en la empresa. Son personas capaces de corregir situaciones poco eficientes, as como, anticiparse a problemas que puedan surgir dentro de la organizacin. Entre las habilidades de un analista de sistemas se puede mencionar: a) conocimientos generales de la empresa, b) capacidad de resolver problemas, c) Tcnicas de comunicacin interpersonal, d) Flexibilidad y capacidad de adaptacin, e) Carcter y tica, f) Mejorar los conocimientos en tecnologa y sistemas de informacin, y g) Experimentacin y dominio de la programacin informtica. El Project Manager es el profesional experimentado que acepta la responsabilidad de planificar, supervisar y controlar proyectos en lo que concierne al calendario, el presupuesto, la satisfaccin del cliente, las normas tcnicas y la calidad del sistema. Datos e informacin Los Datos son Hechos y cifras con existencia propia e independiente con poco significado para el usuario. Ejemplo: Horas que produce un trabajador, tiempo que tarda. Se necesita saber en que contexto se utilizan. Gracias a las tecnologas de la informacin, se almacenan y se transforman en informacin. La Informacin es el conjunto de datos procesados con significado, y dotados de relevancia y propsito. Ejemplo: Precio hora por horas trabajadas nos dan informacin de lo que ganar un empleado. Procesos de negocio Los sistemas de informacin tienen que alcanzar el objetivo de mejorar la eficiencia de los procesos de negocio. Deben implicarse a los propietarios y los usuarios del sistema. Los Propietarios deben definir y acotar las funciones de negocio (grupo de procesos que interactan entre ellos: ventas, produccin, logstica, contabilidad, ). Los Usuarios deben definir los procesos de negocio (conjunto de tareas que responden a acontecimientos de negocio: pedido, factura, alta cliente, albarn, ) para automatizar estos procesos. Tecnologa de la informacin Combina la tecnologa informtica (hardware y software) con la tecnologa de las telecomunicaciones (redes de datos, imgenes y voz). Permiten la automatizacin de los sistemas de informacin.
1.3 Tipos de Sistema de informacin
De acuerdo con los intereses, especialidades y niveles en una organizacin, se pueden identificar los siguientes tipos de sistemas de informacin (Laudon, 2006): de nivel operativo, de nivel del conocimiento, de nivel administrativo y de nivel estratgico. Los sistemas de informacin de nivel operativo apoyan a los gerentes operativos en el control de actividades y transacciones elementales de la
organizacin, por ejemplo: ventas, ingresos, depsitos en efectivo, nomina,
decisiones de crdito y flujo de materiales en una fbrica. Responden a preguntas de rutina y siguen el flujo de transacciones a travs de la organizacin. Por ejemplo, Cuntas partes hay en inventario? Qu pas con el pago del seor Gutirrez? Los sistemas de informacin de nivel del conocimiento apoyan a los trabajadores del conocimiento de una organizacin. Su objetivo es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a la organizacin a controlar el flujo del trabajo de oficina. Estos tipos de sistemas estn entre las aplicaciones de crecimiento ms rpidas en los negocios actuales. Los sistemas de informacin de nivel administrativo apoyan a las actividades de supervisin, control, toma de decisiones, y administrativas de los gerentes de nivel medio. La pregunta principal que plantean estos sistemas es: Van bien las cosas? Por lo general, este tipo de sistemas proporcionan informes peridicos ms que informacin instantnea de operaciones. Apoyan a las decisiones no rutinarias y tienden a enfocarse en decisiones menos estructuradas para las cuales los requisitos de informacin no siempre son claros. Los sistemas de informacin de nivel estratgico apoyan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratgicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo. Su funcin principal es compaginar los cambios del entorno externo con la capacidad organizacional existente. Otra forma de clasificar los sistemas de informacin es segn la funcin que desempean o el tipo de usuario final del mismo, pueden ser (Laudon, 2006): Sistema de procesamiento de transacciones, Sistemas de informacin gerencial, Sistema de soporte a la toma de decisiones, Sistemas de informacin ejecutiva, Sistemas de automatizacin de oficinas, Sistemas expertos y Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales. Los Sistemas de procesamiento de transacciones (Transaction Process System - TPS) son aquellos que permiten gestionar la informacin referente a las transacciones producidas en una empresa u organizacin. Los Sistemas de informacin gerencial (Management Information System MIS) son aquellos orientados a solucionar problemas empresariales en general. Los Sistemas de soporte a decisiones (Decision Suport System - DSS) son aquellas que sirve de herramienta para realizar el anlisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones. Los Sistemas de informacin ejecutiva (Executive Information System EIS) son aquellas herramientas orientadas a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un rea o unidad de la empresa a partir de informacin interna y externa a la misma. Los Sistemas de automatizacin de oficinas (Office Automation System OAS) son aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organizacin.
Los Sistemas expertos (Expert System - SE) emulan el comportamiento de
un experto en un dominio concreto. Los Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning - ERP) integran la informacin y los procesos de una organizacin en un solo sistema. Todos estos sistemas de informacin a su vez podran analizarse segn las diferentes reas de la empresa: ventas y mercadotecnia, manufactura y produccin, finanzas, contabilidad y recursos humanos. Para cada una de estas reas existe un conjunto especifico de aplicaciones informticas y equipos, los cuales han de estar coordinados entre si. Si ello no se realizara, una empresa tendr problemas de intercambio de datos entre las diferentes reas, aparecer la existencia de redundancia de datos y la existencia de ineficiencias e incrementos de costes de comunicacin.
1.4 Federacin de Sistemas de informacin
Las organizaciones son atendidas no por un solo sistema de informacin, sino por el contrario, por una federacin de sistemas de informacin que respalda diversas funciones de negocios. Esta idea se ilustra en la figura 1.2. Ntese que la mayora de las empresas tienen tanto sistemas de informacin de frontoffice que soporta las funciones del negocio que se extienden hacia los clientes (y otros interesados), y sistemas de informacin de back-office que soportan las operaciones internas del negocio, al igual que interactan con los proveedores. Estos sistemas de front-office y back-office alimentan de datos a sistemas de informacin administrativa y sistemas de soporte a las decisiones que respaldan las necesidades administrativas de las empresas (WhittenBentley, 2008). Los sistemas de informacin actuales se interconectan con clientes y proveedores por medio de la tecnologa de comercio electrnico y aplicaciones de administracin de la relacin con los clientes (CRM) y administracin de cadena de suministro (SCM) (vanse las descripciones en el captulo 1) por Internet. Finalmente, la mayora de las compaas tiene algn tipo de intranet (red interna para el negocio) para respaldar las comunicaciones entre los empleados y los sistemas de informacin. Los sistemas ms comunes que se encuentran en las empresas son: ERP: Enterprice Resourse Planning: se trata de los sistemas de gestin integrados que permiten dar soporte a la totalidad de los procesos de una empresa: control econmico financiero, logstica produccin, mantenimiento, Recursos Humanos etc. CRM: Customer Relationship Management: sistemas para gestionar las relaciones con los clientes y el soporte a todos los contactos comerciales Business Intelligent: Sistemas orientados a la explotacin de datos y elaboracin de informacin para el soporte a las decisiones. Web corporativo y aplicaciones de comercio electrnico: Conjunto de aplicaciones desplegadas en entorno web para facilitar la integracin de herramientas y contenidos tanto a nivel interno (intranet) como el despliegue
de aplicaciones de comercio electrnico (ebusiness) y la publicacin de
contenidos pblicos en la red Otras aplicaciones: Se presentaran distintos tipos de aplicaciones como los sistemas PLM (Product Lifecycle Management) herramientas de diseo asistido (CAD) sistemas de gestin documental, herramientas ofimticas, herramientas de comunicacin, sistemas GIS o sistemas de gestin de procesos BMP. (Rey, 2012) Rey, A. G. (2012). Sistemas de Informacion (Cuarta edicion ampliada y actualizada .). Mexico D.F, Mexico: Alfaomega Drupo Editor S.A de C.V.
1.5 Las aplicaciones de Sistemas de informacin
Las diversas clases de aplicaciones de sistemas de informacin atienden las necesidades de diferentes tipos de usuarios. En la prctica, estas clases se traslapan de manera que no siempre es fcil diferenciar una de otra. Las diversas aplicaciones deben interactuar de manera ideal para complementarse y soportarse. En la figura 1.2, se ilustran los papeles tpicos de los sistemas de informacin en una organizacin. Los rectngulos redondeados representan diversos sistemas de informacin. Ntese que una organizacin podr y tendr mltiples sistemas de proceso de transacciones, sistemas de automatizacin de oficina y dems. Las formas de tambor (cilindro) representan datos
almacenados. Observe que una organizacin tiene mltiples conjuntos de
datos almacenados, y slo algunos de ellos trabajan conjuntamente. Preste atencin a las siguientes anotaciones numeradas en el diagrama: 1. El primer sistema de proceso de transaccin responde a una entrada de datos de transaccin (por ejemplo, un pedido). Este produce informacin de la transaccin para verificar el procesamiento correcto de la transaccin de entrada. 2. El segundo sistema de proceso de transacciones slo produce una transaccin de salida (por ejemplo, una factura). Tal sistema puede responder a algo tan simple como el paso del tiempo (por ejemplo, es fin de mes; por tanto, generar todas las facturas). 3. El primer sistema de informacin administrativa simplemente produce reportes o informes (por ejemplo, reportes de anlisis de ventas) con el uso de datos almacenados en bases de datos de transacciones (mantenida por los sistemas de proceso de transacciones antes mencionados). 4. El segundo sistema de informacin administrativa utiliza modelos de negocios (por ejemplo, MRP) para producir informacin administrativa de las operaciones (por ejemplo, un programa de produccin). 5. Ntese que un MIS puede utilizar datos de ms de una base de datos transaccionales. 6. Observe que vistas de los datos de las bases de datos transaccionales componen un almacn de datos. Las vistas pueden ser tomadas en diversos intervalos y distintos subconjuntos de datos pueden ser incluidos en las diversas vistas. Los datos en el almacn sern organizados para asegurar un acceso fcil y consultas por parte de los administradores. 7. Las aplicaciones de soporte a las decisiones y sistemas de informacin ejecutiva generalmente proporcionarn acceso slo de lectura a los almacenes de datos para producir informacin de soporte a las decisiones e informacin ejecutiva. 8. Un sistema experto requiere una base de datos especial que almacene experiencia en forma de reglas y heursticas. 9. Un sistema experto acepta problemas como entradas (por ejemplo, se debe otorgar crdito a un determinado cliente?) o problemas de razonamiento en el ambiente (por ejemplo, el torno produce partes dentro de las especificaciones aceptables?) y luego responde a un problema con una solucin apropiada con base en la experiencia del sistema. 10.Los sistemas de automatizacin de oficina personales tienden a girar alrededor de los datos y necesidades de procesamiento de negocios de cada individuo. Generalmente, dichos sistemas son desarrollados por los mismos usuarios (y operan en las computadoras personales). 11.Los sistemas de automatizacin de oficina de grupo se basan con frecuencia en mensajes (por ejemplo, con base en el correo electrnico) y son soluciones de menor escala a las necesidades departamentales. Como se muestra en la figura, pueden ingresar o importar datos de sistemas de proceso de transacciones ms grandes.
En la empresa promedio, habr muchos casos de cada una de estas distintas
aplicaciones
1.6 La Arquitectura de Sistemas de informacin
Se ha puesto de moda tratar con la complejidad de los sistemas de informacin modernos utilizando el trmino arquitectura. Los profesionales de la tecnologa de informacin hablan de arquitecturas de datos, arquitecturas de aplicacin, arquitecturas de red, arquitecturas de software y dems. Una arquitectura de sistemas de informacin es un Marco de referencia unificador en el que los diversos involucrados con perspectivas distintas,
pueden organizar y ver los componentes fundamentales de los sistemas de
informacin. La arquitectura de sistemas de informacin sirve como marco de trabajo del ms alto nivel para comprender los distintos puntos de vista de los componentes bsicos de un sistema de informacin. Principalmente, la arquitectura de sistemas de informacin proporciona una base para organizar los diversos componentes de cualquier sistema de informacin que a usted le interese desarrollar. Los distintos involucrados tienen diferentes perspectivas o puntos de vista de un sistema de informacin. Los propietarios de sistemas y los usuarios de sistemas tienden a enfocarse en tres metas del negocio comunes de cualquier sistema de informacin. Estas metas son establecidas generalmente en respuesta a uno o ms de los impulsores del negocio. Estas perspectivas orientadas a las metas de un sistema de informacin incluyen:
La meta de mejorar el conocimiento del negocio. El conocimiento es
producto de la informacin y los datos. La meta de mejorar procesos de negocios y servicios. La meta de mejorar las comunicaciones del negocio y la colaboracin de las personas.
El papel de los diseadores y constructores de sistemas es ms tcnico. Como
tal, su enfoque tiende a ser ubicado ms en las tecnologas que pueden ser utilizadas por el sistema de informacin con el fin de lograr la meta del negocio. Las perspectivas de los diseadores y constructores del negocio de un sistema de informacin tienden a enfocarse ms en: Tecnologas de bases de datos que soportan el crecimiento del negocio y utilizan el conocimiento del negocio, Tecnologas de software que automatizan y respaldan los procesos y servicios del negocio, Tecnologas de interfaz que respaldan la colaboracin y la comunicacin del negocio
Los componentes del sistema de informacin no existen de manera aislada.
Deben estar cuidadosamente sincronizados para evitar inconsistencias e incompatibilidades dentro del sistema. Por ejemplo, un diseador de bases de datos (un diseador de sistemas) y un programador (constructor de sistemas) tienen sus propios puntos de vista arquitectnicos del sistema; sin embargo, estos puntos de vista deben ser compatibles y consistentes si se desea que el sistema trabaje adecuadamente. La sincronizacin ocurre tanto en forma horizontal (a travs de una fila dada) como vertical (en forma descendente en una columna dada). Los tres puntos de vista representados en el modelo son: a) CONOCIMIENTO. El conocimiento del negocio que ayuda a los administradores a tomar decisiones inteligentes; b) PROCESOS. Las actividades (incluida la administracin) que realizan la misin del negocio; c) COMUNICACIONES. La forma en que el sistema realiza la interfaz con los usuarios y con otros sistemas de informacin.
a) Mejorar el conocimiento del negocio es una meta fundamental en un
sistema de informacin, en esta dimensin el propietario del sistema est involucrado en la informacin que agrega nuevo conocimiento del negocio. Los usuarios del sistema de informacin son conocedores de los datos que describen el negocio; estos datos se utilizan para crear posteriormente informacin y el conocimiento del negocio. Los diseadores del sistema estn preocupados por la tecnologa de bases de datos que ser utilizada por el sistema de informacin para respaldar el conocimiento del negocio. Los constructores del sistema se enfocan en la tecnologa de sistemas de administracin de bases de datos real utilizada para almacenar los datos del negocio que respaldarn el conocimiento del mismo. b) Mejorar los procesos del negocio es una meta fundamental de un sistema de informacin. Los propietarios del sistema estn interesados en las funciones del negocio y los grupos de procesos relacionados que respaldan un negocio. Los usuarios del sistema especifican el proceso del negocio en trminos de los requerimientos de proceso para un nuevo sistema. Los requerimientos de procesos del negocio son definidos frecuentemente en trminos de polticas y procedimientos. Las polticas son reglas explcitas a las que hay que adherirse cuando se completan los procesos del negocio. Los procedimientos son los pasos precisos que se deben seguir al completar los procesos del negocio. Los diseadores del sistema ven los procesos del negocio en trminos del ambiente de desarrollo de aplicacin y de la tecnologa de software utilizada para desarrollar el sistema. Muchas empresas compran soluciones de software comerciales en lugar de construir software internamente. Los constructores del sistema se enfocan en los programas de aplicaciones personalizados que automatizan los procesos del negocio. c) Una meta comn de la mayora de las organizaciones es mejorar las comunicaciones del negocio- Los propietarios del sistema definen el alcance de las comunicaciones de un proyecto de desarrollo de sistemas de informacin. Los usuarios del sistema ven las comunicaciones en trminos de las entradas y salidas del sistema de informacin. Los diseadores del sistema estn preocupados por el diseo tcnico del usuario y de las interfaces de comunicacin de sistema a sistema. Los constructores del sistema estn preocupados por la tecnologa de interfaz que utilizan para implementar las interfaces de comunicacin de usuario y de sistema a sistema. Los sistemas de informacin actuales estn construidos en las redes. La tecnologa de redes permite a los sistemas de informacin adecuadamente diseados separar los componentes del conocimiento, proceso y la comunicacin y forzarlos a comunicarse a travs de la red.
2. Desarrollo de Sistemas de informacin
Se define proceso de desarrollo de sistemas como un Conjunto de actividades, mtodos, mejores prcticas, productos y herramientas automatizadas que los interesados usarn para desarrollar y mejorar software y sistemas de informacin.
Desarrollo de Sistemas de informacin
Principios a seguir (Whitten et al., 2004) Implicar a los usuarios del sistema. Utilizar una estrategia de resolucin de problemas. Establecer fases y actividades. Documentar durante desarrollo del sistema. Establecer estndares. Gestionar los procesos y el proceso. Justificar el sistema como una inversin de capital. No tener miedo de revisar o cancelar algn objetivo. Dividir los problemas, y resolverlos uno a uno. Disear sistemas con previsin de crecimiento y cambio.