Charlas para la gestin del mantenimiento

Fernando Espinosa Fuentes

Es importante hacer claridad que la informacin oportuna no implica

tener la ltima reparacin efectuada o el ltimo repuesto registrado
en este sistema.
La informacin gerencial se produce con base en movimientos
histricos, tendencias, y anlisis sobre proyecciones.

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La informacin transaccional no es
suficiente. Se requieren
definiciones de indicadores que
normalmente tienen componentes
externos a la funcin, como la tasa
de produccin, o el nivel de
emisiones, e informacin que se
produce en otros sistemas, como
el presupuesto de operacin.

La definicin de un SIG se fundamenta en el establecimiento de

los indicadores de gestin, nmeros que permitan medir cmo
avanza la funcin hacia las metas establecidas.
Se espera que la informacin transaccional que se procesa en
los ERP (Enterprise Resource Planning) produzca la informacin
requerida de estas transacciones en el sistema de informacin
gerencial.
Una definicin equvoca de estas codificaciones, puede definir
la imposibilidad de establecer un SIG que realmente cumpla con
el objetivo de presentar la informacin requerida para tomar
decisiones.

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La definicin de los requisitos de informacin est estrechamente ligada

con la concepcin del mantenimiento que se ha definido para satisfacer
los objetivos fijados para la funcin mantenimiento.
La concepcin da las bases para:
jerarquizar los equipos,
calificar el tipo de recursos humanos que se necesitan,
establecer nexos y canales de comunicacin,
definir los factores crticos de xito y los indicadores de eficiencia que
entregaran la retroalimentacin,
el detalle de la informacin que se necesita,
el nivel de inversiones para atender los equipos, reemplazos y sus
actualizaciones,
conocimientos y tecnologa necesaria,
estructura administrativa, entre otros aspectos.

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Si el administrador conoce el
objetivo perseguido para la
funcin mantenimiento podr
dimensionar adecuadamente el
esfuerzo requerido de su parte y
de todo su equipo de
colaboradores para disear su
sistema y por consiguiente la
herramienta computacional que
se precisa.
Con el conocimiento acabado de
la concepcin y de la forma
como se gestionar la funcin
mantenimiento, se definen:
Las principales funciones globales
internas
Las funciones externas al
departamento de mantenimiento
Cmo ser el proceso de atencin
de los clientes del mantenimiento

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Funcin (sistema) global

Entradas
Funcin 1

Funcin
relacionada

Funcin 2

Funcin 4

Funcin 3

Flujos de informacin
intermedios

Proceso A

Salidas

Proceso B

Destino

Origen
Mat. Prima
Dinero, bienes
de capital,
personas
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Productos y
bienes semi
elaborados

Productos finales

Funcin
relacionada

Desarrollo de
S.I.G

Def. y anlisis
del problema

Percepcin de
necesidades

Estudio de
factibilidad

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Diseo e
implementacin

Diseo lgico

Diseo fsico

Construccin

Operacin y
mantenimiento

Prueba e
implementacin

Operacin

Mantencin

Diseo Lgico

Diseo Lgico
Global

Estudio
anlisis situac.
actual

Generacin de
alternativas

Preparado por Fernando Espinosa

Anlisis
grados de
macanizacin

Diseo Lgico
Detallado

Evaluacin

Seleccin de
alternativa

Diseo de
procedimientos

Especificacin
de
requerimientos

Modelo de
datos
conceptual

Diseo Fsico

Diseo Fsico
Global

Anl. situacin
actual
computacional

Def. funcin
objetivo del
diseo

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Deter. estruct.
de proceso y
datos

Diseo Fsico
Detallado

Generacin
diseos
factibles

Evaluacin
seleccin
mejor diseo

Especificacin
diseo elegido

Especificacin
hardware y
hardsoftware

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Lo que se debe reflejar en el anlisis de las funciones y la

informacin que las soportar es pensar en el ideal que al
grupo de gestin le gustara tener. El ideal no es una gran
cantidad de informacin, que muchas veces no se usar, sino
todo lo contrario, es la cantidad precisa, relevante, en el
momento adecuado, validada y actualizada.

La primera representacin es la forma ms amplia de expresar

las funciones, lo cual an no el insumo adecuado para
identificar los grupos de informacin y su estructura.
Hay que desglosar ms cada funcin en sus componentes en
detalle, ya que as ser ms simple identificar los grupos de
datos que cada sub-funcin necesita o emite, y en una etapa
siguiente crear la malla de informacin y definir los grupos de
datos intercambiados entre las funciones.

Preparado por Fernando Espinosa

Preparado por Fernando Espinosa

Preparado por Fernando Espinosa

Lo que se identifica en esta etapa son los flujos de

informacin y el detalle de estos debe ser especificado en un
documento complementario.
Formalizar el layout de la pantalla o del documento que
servir como portador de la informacin, lo cual tiene la
ventaja de reflejar el proceso de toma de decisiones ya que se
ordena de una forma coherente el conjunto de datos con los
pasos de anlisis de los datos o bien de ejecucin de la
decisin.

Un ejemplo que se muestra es la Orden de Trabajo que es

un documento que va desde Planificacin de las tareas de
mantenimiento al Proceso de Mantenimiento

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Preparado por Fernando Espinosa

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Es un anlisis importante en el diseo del

sistema de informacin de manera de fijar
responsabilidades por el manejo de la
informacin en cada etapa de su
procesamiento, adems de indicar cmo se
debe procesar en cada seccin del
departamento de mantenimiento.
El modelo recomendado es una tabla
grfico-narrativa en donde se especifica el
documento y las secciones que estn
involucradas directamente con el
procedimiento. La parte grfica es para
explicar cmo se traslada el documento y la
parte narrativa para dar mayores
antecedentes de cmo completar y tratarlo

Preparado por Fernando Espinosa

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Ningn sistema soluciona problemas

en procesos de gestin mal
definidos.
Esta es tarea del grupo de trabajo
que estar a cabo de seleccionar el
software y ser su responsabilidad
asesorarse por personas idneas en
el rea de la gestin del
mantenimiento.
Es conveniente invitar personas
externas a la organizacin, ya que es
la mejor forma de detectar errores o
tener otros puntos de vista para
discutir y sacar nuevos aprendizajes.

Los requerimientos de negocio deben ser establecidos antes

de partir. Si no se define la estrategia para atender la meta de
negocios de la empresa pronto se vern las consecuencias
negativas al no acompaar eficientemente el proceso
productivo.
Adems si no existe un lazo de retroalimentacin, con
indicadores adecuados, el sistema de gestin con seguridad
va a colapsar.
La alta gerencia y el resto de la organizacin deben estar
comprometidos con el proyecto, este no es un proyecto
restringido al rea informtica. El compromiso se debe
demostrar con actos y actitudes.

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