PROJECT XYZ VISION

Historia de Cambios
FECHA
02/ene/2006

1.

VERSIN
1.0

DESCRIPCIN
Versin inicial de la visin del
sistema

AUTOR
Pilar Stronguil
L.

CONALSU-SYS
Sistemas de control de alquileres y supervisin de unidades para la
compaa International Rent-A-Car.

2.

Objetivos
A continuacin enunciamos el objetivo general y los objetivos especficos.

2.1

Objetivo general
Dotar a la administracin general y a cada agencia de una herramienta de
software segura que permita una rpida atencin de las reservas y
alquileres de autos de acuerdo a los gustos y preferencias del cliente as
como controlar las unidades de vehculos de format tal que se pueda
disponer de ellos en perfectas condiciones de funcionamiento.

2.2

Objetivos especficos

Facilitar el registro adecuado y estratgico de productos y precios.

Controlar la vigencia y el perfecto estado de funcionamiento de los
vehculos de la flota disponible para alquiler.
Permitir una rpida reserva de autos para alquiler desde cualquier
agencia y mediante la comunicacin con software de uso internacional
como el Amadeus..
Facilitar al momento del alquiler la disposicin de vehculos de
acuerdo a los gustos y preferencias del cliente.
Controlar el pago y la cancelacin de las penalizaciones por demoras
en la devolucin de vehculos.
Facilitar la atencin de fallas de los vehculos de manera preventiva y
correctiva.
Generar reportes de gestin de ventas, productos y vehculos.
Facilitar la interaccin con instituciones internacionales que permitan
la difusin de las tarifas y productos en alquiler a diferentes clientes
en el mundo (Amadeus).

3.

Alcance o campo de accin

El alcance del sistema comprende la automatizacin de la gestin de
productos y alquileres de las distintas agencias de International Rent-ACar; vinculada a los procesos de reserva, alquiler, pagos y consignacin de
productos y precios. As mismo, atiende parcialmente la gestin de control
tcnico de las unidades de vehculos en cuanto a los procesos de registro,
mantenimiento y baja de las unidades de la flota.

4.

Referencias
Pgina web de Amadeus para compaas de alquiler de vehculos:
http://www.amadeus.com/carrentalcompanies
Check-Rent: software para la gestin de alquiler de coches:
http://www.checkrent.com/
Normas de calidad en turismo
http://www.world-tourism.org/quality/S/main.htm

5.

Posicionamiento del sistema

Como parte del posicionamiento del sistema CONALSU-SYS describiremos
el objeto de estudio International Rent-A-Car, la oportunidad del negocio, la
declaracin de los problemas a resolver y finalmente la declaracin del
posicionamiento del producto.

5.1

Objeto de estudio
International Rent-A-Car es una transnacional dedicada al alquiler de
vehculos de primera calidad en el mercado turstico. Cuenta con ms de
1000 agencias en diferentes partes del mundo y se encuentra en un
proceso continuo de gestin de la calidad con la finalidad de permanecer
como una de las lderes en las preferencias de los turistas de diferentes
partes del mundo en donde tiene presencia.

5.1.1

Visin
Ser la compaa de renta de autos ms grande e importante del mundo,
esforzndonos cada da con un solo fin: cultivar la lealtad de nuestros
clientes.

5.1.2

Misin
Nuestro negocio es asegurarle a nuestos clientes una infraestructura que le
brinde libertad de movimiento en sus necesidades de transporte y que
garantice su tranquilidad, comodidad y seguridad total, para ello operamos
siguiendo los ms altos principios de honestidad, confianza y
profesionalismo.

5.1.3

Valores
Nuestros valores son:
Integridad
Calidad

5.2

Rentabilidad
Responsabilidad con la comunidad
Trabajo en equipo
Respeto a la persona

Oportunidad de negocio
La introduccin de un software como CONALSU-SYS le permitir a nuestra
empresa, mantener su liderazgo en el competitivo negocio de las
compaas de alquiler de vehculos, facilitando la captacin de reservas y la
interaccin con diversas partes del mundo.

5.3

Declaracin del problema a resolver

No contar con sistemas que agilice tanto la
reserva como el alquiler de vehculos
Al cliente y a los counter de ventas
afecta
El cliente tiene que acercarse a las oficinas
El impacto est
o hacer llamadas telefnicas para reservar
un vehculo y muchas veces no cuenta con el
tiempo para hacerlo.
El cliente no conoce la variedad de
vehculos de primera clase que la compaa
tiene para ofrecerle y muchas veces recurre
a otras agencias de la competencia que no
cuentan con la misma calidad de flota, pero
si tienen presencia en la Web.
Una
solucin Contar con una herramienta de software:
Que le permita al cliente hacer reservas de
adecuada sera
vehculos desde su casa, oficina o cualquier
parte donde se encuentre conectado a la
WEB.
Que
le
permita
al
cliente
obtener
informacin de los productos y precios de la
empresa.
Que
interacte
con
softwares
internacionales como el Amadeus.
El problema de

El problema de

No contar con las unidades de vehculos que

los clientes reservaron con anticipacin, al
momento de cerrar el alquiler.
Al cliente y al equipo tcnico
afecta
En que se ha perdido imagen ante ciertos
El impacto est
clientes que ha n reservado un vehculo de
cierto tipo y no lo han encontrado al
momento de recogerlo.
Una
solucin Que el usuario conozca cales son las
adecuada sera
unidades de vehculo con las que cuenta
cada agencia y en particular la de aquella
donde va a efectuar el recojo.
Contar con informacin de todas las
unidades disponibles en las diferentes
agencias y tramitar traslados desde
agencias cercanas, con la finalidad de
satisfacer las necesidades del cliente.

5.4

Declaracin del Posicionamiento del Producto

Para
Quin

International Rent-A-Car
Requiere de una herramienta que le permita agilizar

El sistema
Que

A diferencia de
Nuestro
producto

5.5

sus procesos de reserva, alquiler y supervisin de

unidades de vehculos.
CONALSU-SYS
Permite:
Realizar reservas y publicar la especificaciones y
precios de productos de vehculos en la WEB.
Interactuar con el Sistema Amadeus y
Facilitar la disposicin de los vehculos reservados
en las agencias de recojo.
Solamente usar softwares internacionales como
Amadeus al igual que muchas empresas de la
competencia.
No solamente interacta con Amadeus sino que
tambin facilita el registro de mltiples maneras de
hacer reservas (en el local, por telfono o por
Internet) adems de la generacin de estadsticas de
alquileres y productos y tambin del control de
vehculos en un ambiente restringido o Intranet,
manejando as informacin confidencial y de inters
nico y exclusivo de la gerencia.

Declaracin del Campo de Accin

Como se mencion en el acpite 3 nuestro sistema permite una innovacin
de los procesos de reserva, alquiler, pagos y consignacin de productos y
precios. Adems ayuda a la gestin de control tcnico de las unidades de
vehculos en cuanto a los procesos de registro, mantenimiento y baja de las
unidades de la flota.
A continuacin presentamos dos grficos con los procesos que sern
innovados por el sistema.
Ilustracin 1: Procesos relacionados con el ciclo comercial

Ilustracin 2: Procesos relacionados con el seguimiento de vehculos

6.

Descripcin de los usuarios del Sistema

Como parte de la descripcin de los usuarios comenzaremos por describir a
los grandes clientes del sistema o usuarios de Internet para luego
concentrarnos en los perfiles de los usuarios frecuentes o de Intranet.

6.1

Usuarios / Demografa de mercado

International Rent-A-Car pretende llegar, con la implantacin de
CONALSU-SYS, a los turistas a nivel mundial. Mediante el sistema podrn
capturar no tan solo los datos del cliente sino tambin cuales son sus
preferencias a travs de una gestin dinmica de reservas y alquileres. De
manera complementaria el sistema ayudar a la gerencia comercial y
tcnica a supervisar la correcta disposicin y funcionamiento de los
vehculos de la flota.

6.2

Perfiles de Usuario
El sistema ser implementado en dos ambiente uno de Internet y otro de
Intranet. De acuerdo a sus ambientes tiene clasificados a sus usuarios de la
siguiente manera.

NOMBRE
USUARIO
(ROL)

RESPONSABILIDADES
CLAVE

BACKGROUND
TCNICO

ENTREGABLE

REPORTA

PROBLEMAS

DE INTERNET

Cliente

Consultar
catlogo,
conocer las
condiciones
de alquiler de
vehculos y
efectuar
reservas

Uso de
aplicaciones en
la Web.

Registro de
reservas y de
sus datos
personales y
condiciones
de pago.

-----

No esta
actualizado con
las tarifas ni con
los productos
que ofrece la
empresa.

NOMBRE
USUARIO
(ROL)

RESPONSABILIDADES
CLAVE

BACKGROUND
TCNICO

ENTREGABLE

REPORTA

PROBLEMAS

DE INTRANET

Counter

Efectuar
reservas,
anulaciones,
inicio y cierre
de alquileres y
el registro y
seguimiento
de una
notificacin
de falla o
auxilio
mecnico.
Registrar los
pagos

Software de
oficina y uso de
internet

Reservas
registradas.
Relacin de
alquileres.
Notificacin
de fallas.
Registro de
clientes

Administrad
or de la
agencia.

Estan limitados a
efectuar las
reservas via
llamadas
telefnicas o por
medio de la
aproximacin de
los cliente a la
agencia.

Software de
oficina y uso de
internet

Administrad
or de la
agencia.

Efectuar el
seguimiento
de todas las
unidades de la
la flota de
vehiculos y
registrar los
mantenimient
os y
devoluciones
Definir los
productos,
precios y
promociones
de alquiler.
Confirmar
reservas y
condonar
moras.

Computacin
bsica y uso de
internet.

Comprobantes
de pago.
Relacin de
pagos.
Datos
actualizados
de los
vehculos de
la flota

Catlogo de
productos.
Lista de
precios
actualizada.
Confirma
reservas,
condona
moras.

Gerente
General

Canaliza pagos
solamente a
travs del
cliente.
No puede
comunicarse
adecuadamente
con el rea de
ventas para
notificar de la
disponibilidad de
vehculos ni para
atender
mantenimientos
No poder llegar a
ms turistas con
la oferta de
productos.

Administra Definir los

dor
de perfiles,
autorizaciones
seguridad

Software de
oficina y uso de
Internet.

Lista de
usuarios.

Gerente
Comercial

Cajero

Mecnico

Gerente
Comercial

Administra
dor
de
agencia

Software de
oficina y uso de
Internet.

Software de
oficina y uso de
Internet.

Administrad
or de la
agencia.

Gerente
Comercial

Acualmente no
es posible las
reservas se
confirman de
manera manual.

y actualizar
los datos de
los usuarios.

6.3

Ambiente del Usuario

El medio ambiente principal de todo usuario del sistema es un browser con
acceso a Internet.
Los usuarios de la intranet y los clientes frecuentes contarn con una
7

identificacin de usuario y una clave secreta o password.

El sistema proporcionar facilidades de interaccin entre entre las reas
comercial y tcnica:

En primer lugar Los counters del rea comercial atendern

los
requerimientos del cliente al efectuar reservas y registrar notificaciones
de falla. Al finalizar el registro de una reserva y luego de ser confirmada
por el administrador de la agencia, el mecnico asignar un vehculo en
correpondencia con el producto solicitado por el cliente. Al conocer las
reservas hechas el mecnico podr solicitar un traslado de vehculo
desde una agencia cercana si es que no se encuentra disponible en la
flota local.
En segundo lugar cuando el counter registra una notificacin de falla,
inmediatamente el mecnico tendr conocimiento de ella y podr
atenderla inmediatamente, dejando luego una constancia del
mantenimiento efectuado.
En tercer lugar los mecnicos registrarn una devolucin de vehculos y
de esta manera los counters de venta tendrn al instante el reporte de
alguna anomala o retraso en la entrega la misma que servir para
finalizar el alquiler con los correspondientes pagos adicionales.

Sobre las plataformas existentes el sistema reusar la base de datos que ya

viene operando la empresa, con algunas modificaciones requeridas para
clasificar adecuadamente a los clientes.
Como los usuarios estn familiarizados con el uso de Internet no tendrn
problema alguno en adaptarse al entorno de la nueva aplicacin.

6.4

Alternativas y Competencias
Luego de un anlisis de los productos de las compaas internacionales de
Budget y Avis Rent a car podemos resumir lo siguiente.

ALTERNATIVA
COMPETITIVA

PRODUCTO

FORTALEZAS

DEBILIDADES

O
SOLUCIN

Pgina web

Cuenta
con
variadas
opciones
personalizadas
para
los
clientes
frecuentes.

Pgina web

7.

Tiene una forma dinmica

de hacer reservas.
Cuenta
con
mltiples
opciones y manejo de
precios
orientados
al
cliente.

No hay un manejo de
intranet desde la pgina
central.
Cada
filial
importante
maneja su propia pgina
web y su propia forma de
oferta de precios.
La forma de hacer reservas
es engorrosa
No hay un manejo de
intranet desde la pgina
central.
Se
manejan
sistemas independientes.

Resumen del Producto

En esta seccin describiremos las funciones ms importantes del producto
a travs de tres aspectos: la perspectiva, las funciones o tareas a
automatizar, propiamente dichas y las suposiciones y dependencias.

7.1

Perspectiva del Producto

El producto cuena con aspectos de diseo y uso de componente que
facilitarn la rpida incorporacin de nuevas propuestas y campaas
destinada a mantener la fidelidad del cliente.

7.2

Resumen de Capacidades
Entre las capacidades relevantes del sistema se encuentran las siguientes.

Funcin
Entorno
Web

Caractersticas

Arquitectur
a
de
componente
s
Seguridad

Calidad

7.3

Todos los usuarios podrn acceder

a
los
productos,
ofertas
y
promociones y hacer su reserva
de vehculos desde el home page
del sitio Web de la empresa y
tambin usando el
software
Amadeus.
El ambiente de la intranet ser
accedido solamente por usuarios
autorizados a travs de un cono
situado en el home page del sitio
Web de la compaa.
De acuerdo a un estndar
corporativo, las funcionalidades
de
la
aplicacin
estarn
repartidas
en
diferentes
componentes tipo.
El sistema contar un manejo
general de Internet (permitido
para todos los usuarios que
deseen
conocer
tanto
los
productos como hacer reservas de
alquiler de autos) y un ambiente
de Intranet, restringido a usuarios
autorizados.
Ambos
entornos
estarn
protegidos de manera que nadie
pueda alterar los contenidos de
las pginas WEB ni los datos que
se ingresen a travs de ellas.
Los
pagos
se
efectuarn
nicamente desde las agencias y
se contar con el apoyo de
instituciones de verificacin como
Verify sign.
Contar con ayudas en lnea y con
agentes gua que facilitarn al
usuario en el manejo de las
reservas y sus opciones de
alquiler.
Las pruebas del sistema se
realizarn de manera exhaustiva
de manera que la aplicacin no se
cancele abruptamente.
Contar con una pgina de
preguntas frecuentes y con la
atencin de consultas por correo.

Beneficios

Permitir
que
tanto
los
usuarios internos como los
externos
se
familiaricen
rpidamente con la aplicacin.

Permitir que se adicionen

nuevas
funcionalidades
fcilmente sin tener que pasar
por
largos
periodos
de
mantenimiento.
Garantizar a la gerencia la
fiabilidad de los datos.

Facilitar el uso adecuado del

software y la recepcin rpida
de
inquietudes
de
sus
diferentes clientes.

Suposiciones, dependencias y riesgos

Los riesgos del sistema estn relacionados con la consistencia de las
comunicaciones de los diferentes usuarios a travs de la WEB.

10

Para garantizar el trmino de una transaccin de reserva se prev

minimizar el peso y uso de grficos que impidan el uso gil de la pgina.
Todo trmino de transaccin satisfactorio o insatisfactorio ser notificado
inmediatamente al usuario.

8.

Caractersticas de los Atributos

Los atributos que se estn considerando para evaluar las funciones del
sistema son los siguientes:
ATRIBUTOS

DESCRIPCIN

VALOR

PESO

Prioridad

Indica la necesidad de
implantacin de una funcin
determinada.

5
3
1

Precedencia

Indica la dependencia de
una funcin con respecto a
otras
capacidades
del
sistema.

A: Alta
M: Media
B: Baja
0-1
dependencia
2-3
dependencias
>3
dependencias

5
3
1

El criterio de planificacin de iteraciones o implementaciones, ser escoger

en primer lugar las funciones de mayor peso tanto en prioridad como
precedencia.

11

9.

Caractersticas del producto

Las caractersticas funcionales resaltantes del producto (considerando tan
slo el aspecto comercial) son:

NOMBRE

DESCRIPCIN

INPUTS

Registrar
reservas

Las reservas se
capturarn desde
diferentes fuentes
y medios.

Datos del vehculo

de
preferencia,
periodo
de
alquiler y forma
de pago.

Reserva
Registrada

Counters y
Administrador de
la agencia

Datos
reserva

Reserva
confirmada

Administrador de
la agencia

Datos
del
vehculo, ofertas y
formas de pago.

Alquiler iniciado

Counters y
Administrador de
la agencia

Datos
de
la
devolucin, moras
y
pagos
adicionales
de
darse el caso.

Alquiler
finalizado,
Pagos especiales
por
mora
o
desperfectos.

Counters y
Administrador de
la agencia

Datos
del
producto
Datos de precios,
ofertas
y
promociones
especiales que se
dan
por
temporadas
y
para
cada
categora
de
cliente.

Catlogo
de
producto, precios,
ofertas
y
promociones.

Gerente
Comercial

DE
LA
CARACTERSTI
CA

Confirmar
reservas

Iniciar un
alquiler

Finalizar un
alquiler

Registrar
productos,
precios y
ofertas

Con
la
confirmacin de la
reserva
el
administra
garantiza
al
cliente
que
dispondr
del
vehculo que ha
solicitado por el
periodo deseado.
El inicio de un
alquiler
materializa
la
entrega de un
vehculo
y
los
kilometrajes
de
inicio real y de fin
esperado.
El
fin
de
un
alquiler indica las
caractersticas de
devolucin de un
vehculo en donde
se
fijarn
los
pagos adicionales
que deber hacer
el cliente de ser
necesario.
Esta
carcterstica es
relevante para dar
a
conocer
la
calidad
de
los
productos y la
gama de ofertas y
facilidades que se
ofrecen
a
los
clientes
de
la
compaa

de

OUTPUTS

la

USUARIO
RESPONSABLE

12

Registrar
los datos del
cliente

10.

El registro del
cliente incluye la
consignacin
no
slo de sus datos
sino la asignacin
de una categora
que le permitir
gozar
de
beneficios
especiales.

Datos del cliente,

de sus alquileres
pasados y otras
caractersticas
especiales
que
determinarn su
categora
especfica

Datos del cliente

registrados
y
categorizados.

Administrador de
la agencia

Restricciones
Las nicas restricciones que el sistema presenta y advierte a sus usuarios
es la necesidad de contar con una adecuada conexin (no menor de 2
MBPS) con Internet y con lincencias del Browser Internet Explorer (versin
6.0 o mayor).
El hardware requerido por las diferentes agencias es el adecuado y adems
se ha efectuado la inversin de cuatro servidores potentes que servirn
tanto para el alojamiento de la base de datos corporativa (se tendr en dos
servidores localizados en Estados Unidos y en Inglaterra) como para
facilitar el acceso a las pginas Web y a la atencin de correos.

11.

Otros Requerimientos
Otros requerimientos importantes para el sistema son los siguientes:

11.1

Estndares
Lenguaje para el diseo de pginas WEB: HTML avanzado (compatible
desde cualquier browser).
Base de datos Oracle
Protocolo de comunicacin: TCP-IP

11.2

Requerimientos de la Implementacin
Como ya se mencion en el acpite 10 el requerimiento esencial para los
usuarios de cualquier parte del mundo es contar con una conexin
adecuada a Internet y un browser Internet Explorer 6.0 o mayor.

11.3

Requerimientos de Rendimiento
El requermiento mayor de rendimiento estar dado por la facilidad de
acceso al sitio Web de la compaa. Se ha considerado un diseo vistoso
pero ligero de peso en cuanto a fotos (que muestran la calidad de los
productos) y al registro de las reservas.

11.4

Requerimientos del Medio Ambiente.

La pgina Web estar disponible a los clientes las 24 horas del da
considerando las diferencias horarias que hay en cada pas.

13

12.

Requerimientos de Documentacin
Para describir los requerimientos de documentacin nos concentraremos
en describir los documentos orientados al usuario final como son: Manual
de Usuario y la Ayuda en Lnea.

12.1

Manual de Usuario
Los manuales de usuario podrn ser descargados directamente de la
pgina Web.
Existen dos versiones: uno para la navegacin dentro de la pgina Web y
otro para manejo exclusivo de la Intranet.
Ambos manuales estn organizados por temas y cuentan con un diccionario
de trminos al final del mismo.

12.2

Ayuda en Lnea
La ayuda en lnea podr se accedida de dos formas:
Usando los diferentes hipervnculo situados cerca de las opciones
relevantes del sistema como por ejemplo: el registro de los datos del
cliente y las reservas.
Seleccionando el mapa del sitio y la bsqueda por temas.

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