INFORME DE AUDITORA DA-16-32

15 de abril de 2016
Polica de Puerto Rico
(Unidad 1440 - Auditora 14007)

Perodo auditado: 1 de enero de 2012 al 31 de octubre de 2015

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CONTENIDO
Pgina

ALCANCE Y METODOLOGA............................................................................................................ 2
CONTENIDO DEL INFORME.............................................................................................................. 2
INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA ......................................................................... 3
COMUNICACIN CON LA GERENCIA............................................................................................ 4
OPININ Y HALLAZGOS .................................................................................................................... 4
1 - Compras sin subastas, compras realizadas mediante la modalidad de emergencia sin los
justificantes necesarios, deficiencias relacionadas con la solicitud de cotizaciones y documentos
no suministrados para examen ...................................................................................................... 4
2 - Penalidad no impuesta por entrega tarda de uniformes para policas ........................................ 10
3 - Obras de construccin sin subasta y sin formalizar contratos, y otras
deficiencias relacionadas............................................................................................................. 12
4 - Fianza de ejecucin no reclamada por la Polica ........................................................................ 17
5 - Utilizacin de rdenes de compra para el recibo de bienes y servicios, y personal
sin nombramiento que realiza funciones de receptor .................................................................. 18
6 - Deficiencias relacionadas con la venta de sellos de rentas internas, y con el control
y los depsitos de las recaudaciones ........................................................................................... 20
RECOMENDACIONES ........................................................................................................................ 28
AGRADECIMIENTO ........................................................................................................................... 31
ANEJO 1 - INFORME PUBLICADO .................................................................................................. 32
ANEJO 2 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA ENTIDAD
DURANTE EL PERODO AUDITADO .......................................................................... 33

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Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOR
San Juan, Puerto Rico

15 de abril de 2016

Al Gobernador, y a los presidentes del Senado de

Puerto Rico y de la Cmara de Representantes
Realizamos una auditora de las operaciones fiscales de la Polica de Puerto Rico (Polica) para determinar si
las mismas se efectuaron de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables. Hicimos la misma a base de la
facultad que se nos confiere en el Artculo III, Seccin 22 de la Constitucin del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico y, en la Ley Nm. 9 del 24 de julio de 1952, segn enmendada.

ALCANCE Y
METODOLOGA

La auditora cubri del 1 de enero de 2012 al 31 de octubre de 2015. En

algunos aspectos examinamos transacciones de fechas anteriores y
posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de
auditora del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos
financieros y del desempeo o ejecucin. Realizamos las pruebas que
consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las
circunstancias, tales como: entrevistas; inspecciones fsicas y anlisis de
expedientes e informes, as como de documentos y de otra informacin
pertinente.

CONTENIDO DEL
INFORME

Este es el segundo informe, y contiene seis hallazgos sobre el resultado del

examen que realizamos de las recaudaciones por concepto de venta de sellos
de rentas internas, compras y subastas, y cuentas por pagar y desembolsos.
En el ANEJO 1 presentamos informacin sobre el informe emitido sobre
las operaciones fiscales de la Entidad. Los dos informes estn disponibles
en nuestra pgina en Internet: www.ocpr.gov.pr.

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INFORMACIN SOBRE
LA UNIDAD AUDITADA

La Ley 53-1996, Ley de la Polica de Puerto Rico de 1996, segn

enmendada, se adopt con el propsito de darle uniformidad a la estructura
operacional de la Polica para hacer ms gil su administracin y la
utilizacin de sus recursos.
La Polica es un organismo civil de orden pblico, cuya obligacin
principal es:

Proteger a las personas y a la propiedad.

Mantener y conservar el orden pblico.

Observar y procurar la absoluta proteccin de los derechos civiles del

ciudadano.

Prevenir, descubrir, investigar y perseguir el delito.

Compeler obediencia a las leyes, a las ordenanzas municipales y a los

reglamentos aplicables.

El Gobernador ejerce la autoridad suprema en cuanto a la direccin de la

Polica, pero la administracin y direccin inmediata de la organizacin se
delegaron, por ley, en el Superintendente. El Gobernador nombra al
Superintendente con el consejo y consentimiento del Senado de Puerto Rico.
La Polica cuenta con 13 reas policacas: Aibonito, Aguadilla, Arecibo,
Bayamn, Caguas, Carolina, Fajardo, Guayama, Humacao, Mayagez,
Ponce, San Juan y Utuado.
Para los aos fiscales del 2011-12 al 2015-16, segn informacin obtenida
de la Oficina de Presupuesto y la Divisin de Finanzas, la Polica recibi
asignaciones provenientes del fondo general por $3,196,963,735, de fondos
federales por $36,830,488, y de otros ingresos por $389,574,700, para un
total de $3,623,368,923. Adems, realiz desembolsos contra estos por
$3,530,298,520 para un sobrante de $93,070,403.
El ANEJO 2 contiene una relacin de los funcionarios principales de la
Polica que actuaron durante el perodo auditado.
La Polica cuenta con una pgina en Internet, a la cual se puede acceder
mediante la siguiente direccin: www.polica.pr.gov. Esta pgina provee
informacin acerca de los servicios que presta dicha entidad.

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COMUNICACIN CON
LA GERENCIA

Las situaciones comentadas en los hallazgos de este Informe fueron

remitidas al Col. Jos L. Caldero Lpez, Superintendente de la Polica,
mediante cartas de nuestros auditores del 30 de septiembre y del 17 de
noviembre de 2015. En las referidas cartas se incluyeron anejos con detalles
sobre las situaciones comentadas.
Mediante cartas del 14 de octubre y del 9 de diciembre de 2015, el
Superintendente remiti sus comentarios y estos se consideraron al redactar
el borrador de los hallazgos de este Informe.
El borrador de los hallazgos de este Informe se remiti para comentarios al
Superintendente de la Polica, por carta del 19 de febrero de 2016.
El 2 de marzo el Superintendente solicit prrroga y la misma fue concedida
hasta el 14 de marzo. El 11 de marzo recibimos su contestacin en la cual
indic, entre otras cosas, lo siguiente:
[] En mi carcter de Superintendente, impartir las directrices a
los funcionarios y empleados para que ejerzan de acuerdo a las
leyes y reglamentos un plan de accin para la correccin de los
hallazgos. Velar que se cumplan y mantengan unos controles
internos para garantizar la mejor utilizacin de los fondos y
propiedad pblica, en aras de una sana administracin. [sic]

OPININ Y HALLAZGOS

Opinin favorable con excepciones

Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron que las
operaciones fiscales de la Polica de Puerto Rico, objeto de este Informe, se
efectuaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentacin
aplicables, excepto por los hallazgos del 1 al 6 que se comentan a
continuacin.
Hallazgo 1 - Compras sin subastas, compras realizadas mediante la
modalidad de emergencia sin los justificantes necesarios, deficiencias
relacionadas con la solicitud de cotizaciones y documentos no
suministrados para examen
Situaciones
a. La Polica, en su Cuartel General, cuenta con la Divisin de Compras
que est a cargo de adquirir los bienes y servicios no profesionales
necesarios para el funcionamiento de esta. La Divisin est dirigida por
el Director de Compras y este supervisa a la Delegada Compradora y

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a 30 subdelegados compradores 1, quienes se encargan de adquirir los
bienes y servicios necesarios para las operaciones de la Polica, tanto
en el Cuartel General como en las reas policacas, divisiones y
unidades. El Director de la Divisin de Compras le responde a la
Directora del Negociado de Asuntos Fiscales, quien, a su vez, le
responde al Superintendente Auxiliar de Servicios Gerenciales, y este,
a su vez, al Superintendente de la Polica.
Las rdenes de compra se procesan a travs del Mdulo de Compras
del Sistema de Contabilidad del Departamento de Hacienda conocido
como Puerto Rico Integrated Financial System (PRIFAS). Las
compras, cuyos costos no excedan los $25,000, se realizan mediante el
procedimiento de subasta informal. Las compras cuyos costos excedan
los $25,000 2 se realizan mediante el procedimiento de subasta formal,
a travs de la Junta de Subastas de la Comisin de Seguridad y
Proteccin Pblica (Junta de Subastas). Las operaciones relacionadas
con la adquisicin de bienes y servicios de la Polica se rigen por lo
dispuesto en el Reglamento 5850, Reglamento para la adquisicin y
venta de bienes y servicios de la Comisin de Seguridad y Proteccin
Pblica, segn enmendado 3, aprobado el 25 de agosto de 1998 por el
Comisionado de Seguridad y Proteccin Pblica. El proceso de
adquisicin comienza cuando el rea, la divisin o la unidad
peticionaria completa la Requisicin de Materiales, Equipo y Servicios
(Modelo SC-1001), en la cual se detalla el bien o servicio a adquirirse.
Luego, la Oficina de Presupuesto verifica y certifica la disponibilidad
de fondos. De contarse con los fondos disponibles, se enva la
Requisicin a la Divisin de Compras. Posteriormente, la Delegada
Compradora le asigna la Requisicin a un subdelegado para que realice
el proceso de compras. El subdelegado enva la solicitud de precio a,

En el Cuartel General estn destacados la Delegada Compradora y 12 subdelegados compradores. Mientras que en las
reas policacas estn designados 18 subdelegados compradores.
2

Tambin se realizan mediante subasta formal los servicios relacionados con la construccin que excedan la cantidad
de $10,000.

Este Reglamento fue enmendado el 31 de marzo de 2015 y el 15 de enero de 2016. El mismo contiene disposiciones
similares a las mencionadas.

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por lo menos, tres proveedores y, una vez recibidas las cotizaciones
de

los

proveedores,

completa

el

Resumen

de

Oferta

(Formulario PPR-303). En este se desglosan las ofertas recibidas de

los licitadores y se adjudica al mejor postor. Luego, se emite la orden
de compra y se enva al proveedor. La Divisin de Compras mantiene
un expediente por cada orden de compra en el cual se incluyen copias
de la Requisicin, la Certificacin de Fondos, evidencia de la solicitud
de precio que se envi a cada proveedor, evidencia de las cotizaciones
recibidas de los proveedores, la orden de compra y copia de cualquier
otro documento relacionado con esta.
Segn informacin suministrada por la Divisin de Compras, durante
los aos fiscales del 2011-12 al 2014-15 4, se emitieron 22,589 rdenes
de compra por $318,911,661 y se adjudicaron 92 subastas
por $18,048,017.
Nuestro examen de 27 rdenes de compra por $5,253,421 emitidas
del 1 de febrero de 2012 al 3 de diciembre de 2014, y 2 subastas
por $5,022,645 otorgadas el 25 de mayo y el 1 de junio de 2012, cuyos
importes individuales fluctuaron de $11,454 y $1,990,000, revel que:
1)

Se efectuaron 4 rdenes de compra (15%) por $183,415, emitidas

del 10 de junio de 2013 al 29 de abril de 2014, los importes
individuales de las mismas fluctuaron entre $25,383 y $63,686,
sin que se refirieran a la Junta de Subastas para el proceso de
subasta formal. No se encontr evidencia en los expedientes de
compra, ni esta nos fue suministrada para examen, que justificara
obviar el proceso de subasta formal. En su lugar, estas se
realizaron mediante el proceso de solicitud de cotizaciones.
Adems, para 2 de estas rdenes de compra para la adquisicin de
una impresora de rtulos por $25,383 y la compra de vacunas
por $25,750, se solicitaron cotizaciones a proveedores que no
ofrecan el artculo solicitado. Las otras rdenes de compras
estaban relacionadas con la adquisicin de coronas, placas,
colchones, capas, papel, pruebas de deteccin de sustancias

De julio a octubre de 2015, corresponde al ao fiscal 2015-16.

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controladas,

generadores elctricos,

uniformes,

vehculos,

municiones, chalecos balsticos, equipo deportivo, equipo de

computadora, impresoras, motoras pesadas, equinos y equipo
relacionado, computadoras, dispositivo de control elctrico
(taser), alquiler de equipo sanitario, entre otros.
Una situacin similar se coment en el Informe de Auditora
DA-09-13 del 8 de diciembre de 2008.
2)

Determinamos que tres rdenes de compra (11%) por $129,276,

emitidas del 1 de febrero de 2012 al 13 de junio de 2013, se
realizaron mediante la modalidad de emergencia, an cuando las
razones indicadas en la requisicin no cumplan con los requisitos
de esta. No se localiz en el expediente, y tampoco se nos
suministr para examen, la evidencia que justificara la compra de
emergencia. El Director de la Divisin de Compras certific a
nuestros auditores, mediante comunicaciones del 23 de junio y
7 de julio de 2015, que no eran compras de emergencia, pero s
con premura. Estas se emitieron para la compra de coronas y
placas para rango de sargento; capas impermeables; e impresoras,
segn se indica:
a)

El 1 de febrero de 2012 se emiti una orden de compra de

emergencia por $15,940 para la adquisicin de coronas y
placas para ascensos a sargento a celebrarse en la
Semana de la Polica. La requisicin tena fecha
del 27 de enero de 2011 y requera que la entrega se realizara
en o antes del 15 de febrero de 2011. La Semana de la Polica
se celebr del 19 al 26 de febrero de 2011. La Semana de la
Polica es un evento conocido con anticipacin y se celebra
anualmente por lo que las compras para dicha actividad se
pueden planificar con tiempo.

b)

El 10 de junio de 2013, en lugar de una subasta formal, se

emiti otra orden de compra de emergencia por $49,650 para
la adquisicin de capas impermeables para ser utilizadas
durante la poca de huracanes del 2013. Consideramos que

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la fecha en que comienza la temporada de huracanes es
conocida por todas las agencias de seguridad, por lo que
cualquier compra para dicha temporada se puede planificar
con tiempo y efectuar la misma segn la modalidad de
compra correspondiente.
c)

El 13 de junio de 2013 se emiti una orden de compra por

$63,686, mediante la modalidad de emergencia en lugar de
subasta formal. Esto, para la adquisicin de impresoras para
cumplir con las recomendaciones hechas en un informe de
auditora de 2009 5 emitido por los auditores del CJISDAU,
adscrito al Federal Bureau of Investigation. La requisicin
tiene fecha del 19 de febrero de 2013 y la visita
realizada del personal del CJISDAU, para corroborar las
recomendaciones, fue el 25 de abril de 2013, y los equipos
fueron recibidos e instalados del 3 al 9 de julio de 2013. La
orden de compra se emiti luego de la visita de los auditores.
Una situacin similar se coment en el Informe de Auditora
DA-09-13.

3)

No se solicitaron cotizaciones a, por lo menos, tres licitadores para

la adquisicin de pruebas de sustancias controladas por $15,744.
Para la adquisicin de este bien se emiti una orden de compra
el 10 de octubre de 2013.
Una situacin similar se coment en el Informe de Auditora
DA-09-13.

Criterios
Las situaciones comentadas son contrarias a las disposiciones establecidas
en el Reglamento 5850, segn se indica:

En el Artculo 11.C. se establece que la subasta formal es el

procedimiento que se utiliza cuando la transaccin de adquisicin que
se va a efectuar exceda la cuanta de $25,00.01. [Apartado a.1) y 3)]

En la informacin suministrada por la agencia no se indicaba la fecha de la auditora realizada por la Criminal Justice
Information Services Division Audit Unit.

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En el Artculo 3.B. se define como compra de emergencia toda compra

necesaria para resolver o atender una situacin causada por accidente o
desastre causado por el hombre o la naturaleza y que requiera accin
inmediata por estar en peligro la vida, salud o seguridad de la
ciudadana, o que se pueda suspender o afectar severamente el servicio
pblico o los recursos de la agencia. [Apartado a.2)]

En el Artculo 11.A.2 se establece que el comprador se asegurar de

garantizar la competencia adecuada y obtendr el mayor nmero de
licitadores, los cuales no deben ser menor de tres, mientras sea posible,
para beneficiar los mejores intereses de la Comisin. [Apartado a.3)]

Efectos
Las situaciones comentadas en el apartado a.1) y 3) impidieron a la Junta
de Subastas tramitar las compras mediante subasta formal y obtener mejores
ofertas para beneficio de los intereses del Gobierno.
La situacin comentada en el apartado a.2) impidi a la Polica ejercer un
control efectivo sobre los procesos de compras y subastas, y puede propiciar
el ambiente para la comisin de errores e irregularidades en el proceso de
adjudicacin de las compras y que estas no se detecten a tiempo para fijar
responsabilidades. Adems, le resta confiabilidad a los procesos de compra
y puede propiciar el favoritismo.
Causa
Las situaciones comentadas obedecen a que los funcionarios que se
desempearon como directores de la Divisin de Compras y del Negociado
de Asuntos Fiscales, durante el perodo mencionado, no ejercieron una
supervisin eficaz de estas operaciones y no velaron por el cumplimiento de
las disposiciones citadas.
Vase la Recomendacin 1.a.

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Hallazgo 2 - Penalidad no impuesta por entrega tarda de uniformes

para policas
Situacin
a. Las rdenes de compra, facturas y cualquier otro documento
justificante son enviados a la Seccin de Preintervencin de la Divisin
de Finanzas para su preintervencin y desembolso. El Director de
Finanzas le responde a la Directora del Negociado de Asuntos Fiscales.
El 25 de mayo de 2012, la Junta de Subastas adjudic la
subasta 2012-018-017 por $2,369,658, para la adquisicin de
uniformes para la Polica. La adjudicacin de dicha subasta se hizo por
partidas 6. Del 8 al 12 de junio de 2012, se emitieron cuatro rdenes de
compra, entre estas, una por $168,920, a un proveedor para la
adquisicin de pantalones para los policas.
Mediante la orden de compra del 12 de junio de 2012 por $168,920, se
iban a adquirir 2,000 pantalones de hombre, y 2,900 de mujer. De
acuerdo con la orden de compra, el proveedor realizara una entrega
inmediata de 400 pantalones de hombres, y una entrega
de 1,000 pantalones de mujer de 20 a 60 das despus del recibo de la
orden de compra. El 18 de junio de 2012 la Polica envi, mediante fax
y correo regular, la orden de compra al proveedor. Los
restantes 3,500 pantalones se entregaran de manera parcial, a razn
de 600 semanales del 15 de enero al 28 de febrero de 2013, esto es,
135 das laborales luego de emitida la orden de compra, segn
establecido en la misma. La Polica y el proveedor acordaron que, en
caso de retraso en la entrega de los uniformes, habra un descuento
del 1% por cada da laborable de retraso sin exceder del 5% del importe
de la orden.
Nuestro examen del recibo de 3,958 pantalones y los desembolsos
efectuados, revel que la Polica no impuso, por entrega tarda, una
penalidad de $1,808 7 al proveedor. Este remiti 9 facturas

6
7

La subasta constaba de seis partidas, las cuales fueron adjudicadas a cuatro proveedores.

La penalidad fue calculada a base de la entrega tarda de 1,064 pantalones por $34 cada uno, lo que totaliza $36,176.
A este importe se le deba imponer el 5% de penalidad establecida en la orden de compra.

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por $135,787 correspondientes a igual nmero de entregas de
pantalones realizadas del 4 de febrero de 2013 al 3 de junio de 2014.
Cinco de estas entregas se realizaron con tardanzas de 9 a 319 das
laborables. Al 29 de enero de 2016, este proveedor no haba
entregado 942 pantalones por $32,028 los cuales tena que entregar
el 30 de junio de 2014.
Criterio
En el Artculo 4(g) de la Ley Nm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de
Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, segn enmendada, se dispone
que los procedimientos que se establezcan para incurrir en gastos y pagar
los mismos tengan los controles adecuados que impidan o dificulten la
comisin de irregularidades. Como medida de control interno y de sana
administracin, se debi velar por el cumplimiento de lo acordado en la
orden de compra en la que se estableci la cantidad de bienes que deba
entregar el proveedor y la forma en que se deban realizar estas entregas.
Tambin se estableci la penalidad que se le debi imponer al proveedor por
el retraso en las entregas.
Efecto
La situacin comentada priv a la Polica de recibir, en el trmino
establecido, los pantalones de los agentes para ser distribuidos entre estos,
y de $1,808 que pudo haber utilizado para atender otras necesidades.
Causas
Atribuimos la situacin comentada a que el personal encargado de
preintervenir las facturas en la Divisin de Finanzas no efectu una
preintervencin adecuada de las mismas para alertar sobre el
incumplimiento del proveedor con las fechas de entrega y que se procediera
a imponer la penalidad correspondiente. Tampoco el Director de Finanzas
ejerci una supervisin eficaz de estas operaciones.
Vase la Recomendacin 1.b.1).

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Hallazgo 3 - Obras de construccin sin subasta y sin formalizar

contratos, y otras deficiencias relacionadas
Situaciones
a. El 12 de junio de 2008 la Asamblea Legislativa de Puerto Rico aprob
la Resolucin Conjunta 39 en donde le asign fondos por $1,800,000,
a la Polica, para llevar a cabo obras y mejoras permanentes a diferentes
cuarteles, y autorizar la contratacin del desarrollo de obras, entre
otros. Dentro de esta asignacin, la Asamblea Legislativa asign
fondos por $115,000, para realizar las obras de construccin y mejoras
en la Divisin de Vehculos Hurtados 8 y en el Cuartel del Distrito de
Vega Baja. El 21 de septiembre de 2010 y 24 de febrero de 2011 se
emitieron, a un mismo proveedor, dos rdenes de compra por $92,474
y $24,591 9. Los trabajos a realizarse seran los siguientes: mejoras en
las celdas de damas y caballeros, remocin de puerta, pared de bloques,
estudio de carga, mejoras al pasillo frente a las celdas, mejoras en el
rea del retn, remodelacin de los baos de damas y caballeros en el
segundo piso del edificio del CIC de Vega Baja y cambio de ventanas
de aluminio por unas de seguridad en todo el edificio del Cuartel de
Distrito de Vega Baja. La Oficina de Conservacin de Edificios es
quien se encarga de coordinar las mejoras y mantener un expediente de
cada instalacin utilizada por la Polica. Esta Oficina es dirigida por un
sargento que le responde al Director del Negociado de Servicios
Administrativos, quien le responde al Superintendente Auxiliar de
Servicios Gerenciales.
Realizamos un examen de los trabajos realizados y los documentos
incluidos en los expedientes y determinamos que:
1)

No se efectuaron subastas formales a pesar de que el costo de los

trabajos de construccin sobrepasaba los $10,000 10. Tampoco le
solicitaron al Programa de Construccin de la Administracin de

Aunque la Resolucin Conjunta 39 asign fondos para mejoras a la Divisin de Vehculos Hurtados de Vega Baja, los
trabajos se realizaron en el Cuerpo de Investigaciones Criminales (CIC) de Vega Baja.

La diferencia de $2,065 ($115,000 - $92,474 - $24,591) fue cubierta por la Polica mediante pareo de fondos.

10

Segn establecido en el Artculo 11.A.1 del Reglamento 5850, los trabajos anexos a la construccin que sobrepasen
los $10,000 requieren de la celebracin de una subasta formal.

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Servicios Generales (ASG) que realizara la subasta. Esto, segn le
certific la Subadministradora de la ASG a nuestros auditores
el 2 de octubre de 2015.
El 23 de septiembre de 2015 los auditores se reunieron con el
Administrador y la Subadministradora de la ASG y estos les
indicaron, entre otras cosas, que antes del 21 de noviembre
de 2011, todas las agencias tenan que referir a la ASG las
solicitudes de construccin o remodelaciones. La ASG contaba
con una divisin de construccin que se encargaba de evaluar y
preparar estimados de los materiales necesarios, la mano de obra,
los planos, entre otros. En el caso de que la agencia no quisiera
realizar la obra mediante la ASG, o que la ASG determinara que
no lo poda realizar, se proceda con una subasta formal, la cual la
realizaba la ASG. Posterior al 21 de noviembre de 2011, todas las
solicitudes de mejoras por construccin deben ser referidas a la
Autoridad de Edificios Pblicos. Esto, debido a que la Divisin de
Construccin de la ASG fue cerrada.
2)

No se formalizaron contratos escritos que detallaran las

responsabilidades del contratista y la Polica en cuanto a los
servicios de construccin, reparacin o mejoras a estructuras.

3)

El entonces Director del Cuartel del Distrito y el Director del CIC

de Vega Baja, quienes no poseen preparacin acadmica en las
reas de ingeniera, certificaron los trabajos como realizados para
que se emitieran los correspondientes desembolsos.

4)

La Oficina de Conservacin de Edificios no prepar los

expedientes relacionados con las mejoras realizadas al Cuartel y
al CIC de Vega Baja.

5)

En visita realizada por nuestros auditores al CIC y al Cuartel de

Distrito el 14 de agosto de 2015, observamos que el proveedor no
realiz la totalidad de los trabajos segn establecidos en las
rdenes de compra. Estos fueron pagados al proveedor del 31 de
enero al 1 de julio de 2011, segn se indica:

14

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a)

Relacionado con la orden de compra de $92,474, para las

mejoras en el CIC, no se haba instalado la puerta de
aluminio; la loza y el plafn en el pasillo frente a las celdas;
ni el mostrador en el rea del Retn. Tampoco se document
por escrito la sustitucin de rejilla por acrlico que se instal
en las celdas. Los trabajos no realizados ascendan a $7,725.

b)

Relacionado con la orden de compra de $24,591, para las

mejoras en el Cuartel de Distrito, no se haban instalado dos
ventanas de seguridad. Una de las ventanas fue instalada
posteriormente, por personal de la Polica en el rea del
Retn y la otra ventana se encontraba en el almacn del
Distrito. No se pudo determinar la cuanta de la instalacin
debido a que la orden de compra no detallaba el costo de
instalacin por unidad.
Una situacin similar se coment en el Informe de Auditora
DA-09-13.

6)

No presentaron evidencia o autorizacin de parte de la Asamblea

Legislativa para realizar las mejoras al CIC en vez de la Divisin
de Vehculos Hurtados, segn establecido en la Resolucin
Conjunta 39. El 18 de noviembre de 2015 nuestros auditores
visitaron el Archivo de Comisiones de la Oficina de Servicios
Legislativos y no localizaron evidencia que autorizara el cambio
de lugar para realizar las mejoras, segn lo establecido en la
Resolucin Conjunta 39.

Criterios
En el Artculo 11.A.1 del Reglamento 5850 se establece que la subasta
formal se utilizar cuando se trate de servicios anexos a la construccin cuya
cuanta exceda de $10,000. [Apartado a.1)]
Lo comentado en el apartado a.2) es contrario a lo dispuesto en las normas
de control interno que requieren, entre otras cosas, que en la realizacin de
obras de construccin y mejoras se formalicen contratos en los que se
detallen en forma precisa, los derechos y las obligaciones entre las partes.

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15
La situacin comentada en el apartado a.3) es contraria a las normas de
sana administracin y de control interno que requieren que los trabajos de
construccin sean inspeccionados por profesionales con experiencia y
conocimiento en el rea de construccin.
Lo comentado en el apartado a.4) es contrario a las normas de sana
administracin y de control interno, que requieren la preparacin de
expedientes de las mejoras que se realizan en los distintos locales que ocupa.
En el Artculo 9-g. de la Ley Nm. 230, se dispone, que los jefes de las
dependencias y entidades corporativas son en primera instancia
responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin
de todos los gastos que se remitan para pago. Cnsono con esto, y como
norma de sana administracin y control interno, las agencias deben
asegurarse que los trabajos contratados se completen segn requerido y
compararlos con las rdenes de compra y determinar que los bienes y el
servicio recibido estn de acuerdo a esta. El Artculo 18 del
Reglamento 4284, Reglamento para la Administracin de Documentos
Pblicos en la Rama Ejecutiva del Estado Libre Asociado de Puerto Rico,
aprobado 19 de julio de 1990 por el Administrador de la ASG, dispone que
la documentacin de una transaccin oficial en una dependencia debe
completarse segn requerido para, entre otras cosas: facilitar informacin a
la Rama Legislativa y a otras dependencias autorizadas sobre la manera en
que se llevan a cabo las transacciones del Gobierno; y para proteger los
derechos fiscales, legales y otros derechos del Gobierno y de personas
afectadas por las transacciones del Gobierno. Se dispone, adems, que al
formular y llevar a cabo la poltica pblica del Gobierno, los funcionarios
son responsables de incluir en la documentacin de sus organismos toda la
informacin esencial de sus actividades. [Apartado a.5) y 6)]
Efectos
La situacin comentada en el apartado a.1) impidi tramitar las compras
mediante subasta formal y obtener mejores ofertas para beneficio de los
intereses de la Polica. Adems, propicia el ambiente para la comisin de
irregularidades y que estas no se detecten a tiempo para fijar

16

DA-16-32
responsabilidades, le resta confiabilidad a los procesos de compra, y puede
propiciar el favoritismo en las adjudicaciones.
Lo comentado en el apartado a.2) ocasion que no se protegieran los
mejores intereses de la Polica, al no establecer en un contrato escrito, de
forma detallada, las especificaciones que se requeran, y las pruebas y
revisiones que se realizaran; y al no designar un inspector de proyecto que
velara por que se cumpliera con lo requerido.
La situacin comentada en el apartado a.3) no le permiti la Polica contar
con un profesional en el rea de la construccin, de manera que mantuviese
un control adecuado de los trabajos contratados y del cumplimiento por
parte del proveedor.
Las situaciones comentadas en el apartado a.4) y 6) pueden dar lugar a que
la Asamblea Legislativa cuestione la utilizacin de dichos fondos y requerir
la devolucin de los mismos.
Lo comentado en el apartado a.5) ocasion que la Polica incurriera en un
pago de $7,725, por trabajos no realizados segn las especificaciones y los
requerimientos establecidos en las rdenes de compra.
Causas
Lo comentado en el apartado a.1), 2) y 6) se atribuye a que el entonces
Director del Negociado de Asuntos Fiscales y el Director de la Divisin de
Compras no ejercieron una supervisin eficaz de estas operaciones y no
velaron por el cumplimiento de las disposiciones citadas.
Lo comentado en el apartado a.3) y 4) obedece a que el Director de la
Oficina de Conservacin de Edificios design a personas que no contaban
con la preparacin ni experiencia necesaria para que inspeccionaran y
certificaran los trabajos que se realizaran. Adems, no vel porque se
preparara un expediente con todas las mejoras de construccin realizadas.
Lo comentado en el apartado a.5) obedece a que las personas que
certificaron las facturas no contaban con la preparacin ni experiencia
necesaria para que inspeccionaran y certificaran los trabajos que se
realizaran.
Vase la recomendacin 1.a.1), b.1) y c.1).

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17

Hallazgo 4 - Fianza de ejecucin no reclamada por la Polica

Situacin
a. Para la compra e instalacin de un tanque de retencin 11 para la
Divisin de Vigilancia Martima en Piones en el Municipio de Loza,
la Polica utiliz el proceso de solicitar tres cotizaciones para la
adquisicin del servicio. El 10 de octubre de 2013 se emiti una orden
de compra por $22,670 para la compra e instalacin del mismo.
El 22 de octubre de 2013 el proveedor seleccionado entreg los
documentos requeridos, incluida una fianza de ejecucin. El 28 de
octubre de 2013 la Divisin de Compras le entreg al proveedor copia
de la orden de compra. La fianza de ejecucin venca 60 das despus
de la fecha de terminacin del trabajo requerido, el 9 de diciembre
de 2013.
Durante noviembre y diciembre de 2013, y enero de 2014, personal de
la Divisin de Vigilancia Martima y la Receptora Oficial de la Polica
realizaron gestiones de seguimiento al proveedor, mediante llamadas
telefnicas, ya que este no haba comenzado la instalacin del tanque
retencin. Durante enero de 2014, el proveedor notific a la Receptora
Oficial que requera un pago inicial para la entrega del tanque de
retencin y que, una vez pagado, procederan con la instalacin. Las
gestiones realizadas por la Receptora Oficial fueron informadas por
correo electrnico a la Compradora y al entonces Director de la
Divisin de Compras. El 6 de febrero de 2014 el proveedor informa a
la Receptora Oficial, por correo electrnico, que no podra realizar los
trabajos por diferencias en los trminos de pago establecidos.
El examen de los documentos relacionados con la orden de compra
mencionada revel que la Polica no reclam la fianza de ejecucin
presentada por el proveedor. Esto, a pesar de que la fianza de ejecucin
venca el 5 de abril de 2014 12. Para realizar los trabajos necesarios,
el 9 de junio de 2014, la Polica emiti otra orden de compra por

11

Estructura de diversos materiales, por lo general de forma cilndrica, que es usada para guardar o preservar lquidos o
aguas usadas.

12

Esta fecha es 60 das luego de que el proveedor agraciado notific por correo electrnico que no realizara los trabajos.

18

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$39,000. La misma, mediante la modalidad de emergencia y a otro
proveedor, para la compra e instalacin del tanque de retencin. Esto
result en que la Polica invirtiera $16,330 adicionales de lo
originalmente cotizado.
Criterio
Como norma sana de administracin y de control interno, en este tipo de
transaccin se requiere una fianza de ejecucin. En este caso la misma fue
requerida junto con la orden de compra. Por lo que los funcionarios a cargo
de dicho proceso deban ejecutarla para beneficio del erario.
Efecto
La situacin comentada priv a la Polica de fondos por $22,670
correspondientes a la fianza de ejecucin por el incumplimiento del
proveedor. Dichos fondos pudieron haber sido utilizados para cubrir parte
del pago de los trabajos realizados por el otro proveedor.
Causa
El Director de la Divisin de Compras no cumpli adecuadamente con sus
responsabilidades con respecto a la situacin comentada, al no referir la
situacin a la Divisin de Finanzas para que se ejecutara la fianza presentada
por el proveedor debido al incumplimiento de este.
Vase la Recomendacin 1.c.2)a).
Hallazgo 5 - Utilizacin de rdenes de compra para el recibo de bienes
y servicios, y personal sin nombramiento que realiza funciones de
receptor
Situaciones
a. La Polica cuenta con la Receptora Oficial y 1,583 receptores
auxiliares, autorizados por la ASG, quienes se encargan de
inspeccionar y recibir los bienes y servicios adquiridos necesarios para
las operaciones en el Cuartel General, en las reas policacas, y dems
divisiones y unidades de la Polica. Estos le responden al Director del
Negociado de Servicios Administrativos, quien le responde al
Superintendente Auxiliar de Servicios Gerenciales. En la Polica se
utiliza el Sistema PRIFAS para el recibo de los bienes y servicios
adquiridos.

DA-16-32

19
El examen del recibo de los bienes adquiridos mediante
las 27 rdenes de compra por $5,253,421, y las 2 subastas por
$5,022,645, indicadas en el Hallazgo 1 revel que:
1)

Para 21 rdenes de compra (78%) por $3,180,106, emitidas

del 1 de febrero de 2012 al 3 de diciembre de 2014, la Receptora
Oficial y los receptores auxiliares no utilizaron el Informe de
Recibo e Inspeccin que emite el Sistema PRIFAS para el recibo
de los bienes y servicios. Este documento contiene la informacin
de la orden de compra, excepto las cantidades ordenadas, de
manera que los receptores indiquen las cantidades recibidas y
estas sean constatadas contra la Obligacin y Orden de Compra
(Modelo SC-744). En su lugar, los receptores reciben los bienes y
servicios con copia del Modelo SC-744.
Una situacin similar se coment en el Informe de Auditora
DA-09-13.

2)

Para 15 rdenes de compras (56%) por $3,017,120, emitidas

del 11 de julio de 2012 al 3 de diciembre de 2014, los bienes
adquiridos fueron recibidos por personal que no tena
nombramiento de receptor oficial o auxiliar, por lo que no estaban
autorizados a recibir los mismos. La Receptora Oficial y los
receptores auxiliares certificaron los documentos de pago
correspondientes, a pesar de que ellos no recibieron los bienes.
Situaciones similares se comentaron en el Informe de Auditora
DA-09-13.

Criterios
En el Artculo 9:6.e. del Reglamento 8, Reglamento de Receptores Oficiales,
segn enmendado, emitido el 19 de octubre de 1984 por el Administrador
de Servicios Generales, se establece, como parte de los deberes del
Receptor, cotejar los bienes recibidos contra los documentos que reflejen lo
solicitado. [Apartado a.1)]
En el Artculo 3 del Reglamento 5848, Reglamento de los Receptores
Oficiales y Auxiliares de la Comisin de Seguridad y Proteccin Pblica,
segn enmendado, emitido el 25 de agosto de 1998 por el Comisionado, se

20

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establece que la figura del Receptor Oficial y Auxiliar se crea con el
propsito de delegar en una o varias personas adiestradas especialmente
para esto, el recibo de todos aquellos bienes, obras o servicios adquiridos
por cualquier medio autorizado, y para asegurar una administracin
uniforme y constante de los contratos en la Comisin y sus agencias
componentes. [Apartado a.2)]
Efectos
Las situaciones comentadas impiden a la Polica ejercer un control adecuado
de las operaciones relacionadas con el recibo de bienes y servicios. Adems,
propician el ambiente para la comisin de errores e irregularidades y que
estas no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades.
Causas
Las situaciones comentadas obedecen a que la Receptora Oficial y los
receptores auxiliares no cumplieron con sus responsabilidades relacionadas
con el recibo de los bienes. Adems, el Director del Negociado de Servicios
Administrativos no ejerci una supervisin eficaz de estas operaciones y no
vel por el cumplimiento de las disposiciones citadas.
Vase la Recomendacin 1.c.2)b) y c).
Hallazgo 6 - Deficiencias relacionadas con la venta de sellos de rentas
internas, y con el control y los depsitos de las recaudaciones
Situaciones
a. Un agente de la Polica adscrito al Cuartel General tiene a su cargo la
venta de sellos de rentas internas en horario de 7:00 a.m. a 3:00 p.m., a
los ciudadanos que solicitan certificados de antecedentes penales,
copias de querellas e informes policacos, y licencias para guardias de
seguridad y detectives privados, entre otros.
Dicho agente tiene un nombramiento de recaudador auxiliar, emitido
por el Departamento de Hacienda, que lo autoriza a recaudar y
depositar los fondos recaudados por la venta de los sellos.
Los fondos se reciben en efectivo y se depositan en una cuenta bancaria
en un banco privado a nombre del Secretario de Hacienda. Luego que
el Recaudador Auxiliar deposita los fondos, le entrega copia de la hoja
de depsito al Recaudador Oficial, quien le emite un recibo por los

DA-16-32

21
fondos depositados. El Recaudador Oficial prepara el Comprobante de
Remesa (Modelo SC-745) para contabilizar los fondos recaudados en
la cuenta del Fondo General del Gobierno.
En ausencia del Recaudador Auxiliar, y en el horario extendido
de 3:00 a 6:00 p.m., las funciones son realizadas por un reservista. El
Recaudador Auxiliar y el Reservista 13 le responden al Director de la
Divisin de Expedicin de Certificados de Antecedentes Penales,
quien, a su vez, le responde al Director del Negociado de Servicios al
Ciudadano. El Recaudador Oficial le responde al Director de la
Divisin de Finanzas, quien le responde a la Directora del Negociado
de Asuntos Fiscales. Ambos directores de los negociados le responden
al Superintendente Auxiliar de Servicios Gerenciales.
El Recaudador Auxiliar, peridicamente, solicita los sellos a la
Divisin de Inversiones y Deuda Pblica del Departamento de
Hacienda, mediante la Solicitud, Despacho y Recibo de Sellos
(Modelo SC-1017). Dicha Solicitud es firmada por el Recaudador
Auxiliar y por el Director de la Divisin de Expedicin de Certificados
de Antecedentes Penales. Cuando se reciben los sellos, el Recaudador
Auxiliar incluye la cuanta de estos en una libreta de descuento, segn
la denominacin de estos 14 y en una libreta de numeracin 15, y los
almacena en una bveda.
El Recaudador Auxiliar todos los das obtiene de la bveda la cantidad
de sellos, por cada denominacin, que estima que son necesarios para
la venta y los anota en la libreta de descuentos, en la libreta de
numeracin y en el Movimiento Diario de Sellos de Rentas Internas
(Modelo SC-1016). En este Modelo se aade la cantidad de sellos que
sobraron el da anterior, y es el que se utiliza para indicar la venta de
sellos diaria.

13

El Reservista es un exempleado de la Polica, al cual, por su conocimiento, se le otorga un contrato de servicios.

14

Se reciben sellos de $.10, $.25, $.50, $1, $2, $3, $5, $10 y $20. Se utiliza una libreta por cada denominacin para
mantener un inventario perpetuo de los sellos.
15

En esta libreta se indica la numeracin de los sellos que son entregados para la venta. Se utiliza una libreta de
numeracin para cada denominacin.

22

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Para efectuar estas funciones se utilizaba el Reglamento 25 Recaudacin, Depsito, Control y Contabilidad de Fondos Pblicos
Recaudados por Recaudadores Oficiales o Sustitutos y sus Auxiliares16
y el Procedimiento 91 - Procedimiento para la Solicitud, Recibo,
Control, Despacho y Destruccin de Sellos de Rentas Internas, de
Colegios y otros Valores, aprobados el 31 de enero de 2012 y
el 30 de agosto de 2011 17 por el Secretario de Hacienda. En cartas
del 23 y 24 de junio 2015, la Secretaria Auxiliar del rea del Tesoro y
el Director de la Oficina de Auditora Interna del Departamento de
Hacienda nos certificaron que, del 1 de enero de 2011 al 31 de mayo
de 2015, no se realizaron intervenciones, monitoras o verificaciones
relacionadas con los sellos de rentas internas entregados a la Polica.
Del 1 de enero de 2011 al 30 de junio de 2015, se recaudaron
$1,188,944 por concepto de venta de sellos, segn informacin
provista el 14 de julio de 2015 por el Recaudador Oficial.
Nuestro examen relacionado con las operaciones de la venta de sellos
de rentas internas revel que:
1)

Para el perodo mencionado, el Recaudador Auxiliar y el

Reservista no expedan recibos oficiales a los ciudadanos que
efectuaban los pagos por concepto de la compra de sellos de rentas
internas.

2)

No se efectu un inventario fsico de los sellos de rentas internas

ni del efectivo que se encontraba en la bveda al 2 de febrero
de 2011, cuando hubo cambio de Recaudador Auxiliar.

3)

El Recaudador Auxiliar realizaba las siguientes funciones que

resultaban ser conflictivas entre s, segn se indica:
a)

Solicitaba y reciba los sellos de rentas internas del

Departamento de Hacienda.

16

Este Reglamento derog el Reglamento 25, aprobado el 3 de noviembre de 2006 por el Secretario de Hacienda, el cual
contena disposiciones similares.

17

Este Procedimiento derog el Procedimiento 91, aprobado el 16 de marzo de 2005 por el Secretario de Hacienda, el
cual contena disposiciones similares.

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23
b)

Era el nico que tena acceso a la bveda, en la cual se

guardaban los sellos.

c)

Mantena el registro de inventario perpetuo de los sellos.

d)

Efectuaba la venta de los sellos y depositaba los fondos

recaudados.

4)

El Reservista no contaba con un nombramiento de recaudador

auxiliar expedido por el Secretario de Hacienda. Adems,
mediante visitas efectuadas por nuestros auditores a la Divisin
de Expedicin de Certificados de Antecedentes Penales el 7 de
noviembre de 2014 y el 20 de enero de 2015, observamos que
varios empleados efectuaron recaudos y tampoco tenan
nombramiento para esto.

5)

No se localizaron documentos ni se nos pudo proveer evidencia

de que el Recaudador Auxiliar utilizaba una cantidad de los
recaudos de las ventas del da anterior para proveer cambio a los
ciudadanos que visitaban el Cuartel General para adquirir los
sellos de rentas internas. En entrevista del 26 de junio de 2014, el
Recaudador Auxiliar nos indic que utilizaba una cantidad de
dinero de las ventas del da anterior para proveer cambio a los
ciudadanos y que posteriormente repona los fondos para realizar
el depsito.

6)

No se utilizaba el Cuadre de Venta de Sellos Generales, Asistencia

Legal y Colegios (Modelo SC-3521), que deba ser completado
para reflejar las ventas realizadas durante el da. En su lugar,
el

Recaudador

Auxiliar

realizaba

un

cuadre

en

el

Modelo SC-1016.
7)

No se utilizaba el Inventario Perpetuo - Sellos Generales

(Modelo SC-3573), para mantener el control de los sellos de rentas
internas que tena bajo su custodia. En su lugar, el Recaudador,
mantena una libreta con los descuentos de los sellos por las
diferentes denominaciones.

8)

No se realizaba ni completaba mensualmente el Inventario Fsico

de Sellos de Rentas Internas (Modelo SC-3577), de los sellos que

24

DA-16-32
se mantienen en bveda. Este inventario debe ser realizado por
dos funcionarios, y uno de ellos no deber trabajar con el despacho
y manejo de dichos valores.
b.

Nuestro examen de las libretas de descuento y de numeracin (libretas)

que utiliza el Recaudador Auxiliar para mantener el inventario
perpetuo de los sellos, en comparacin con la informacin incluida en
los modelos SC-1016 y SC-1017, revel que los mismos eran
completados a lpiz y no eran confiables, segn se indica:
1)

En las libretas no se incluy la informacin de 1,168,000 sellos

por $1,096,000 recibidos del Departamento de Hacienda,
del 26 de septiembre de 2013 al 28 de mayo de 2014.

2)

En 3 ocasiones, los sellos recibidos del Departamento de Hacienda

fueron registrados en las libretas de descuento con tardanzas que
fluctuaron de 7 a 206 das consecutivos.

3)

En 32 ocasiones, en las libretas se indic que se despach una

cantidad de sellos menor a la indicada en el Modelo SC-1016. Las
diferencias fluctuaron

de

50 a 2,000 sellos. Adems,

en 18 ocasiones se indic que se despach una cantidad de

sellos mayor a la indicada. Las diferencias fluctuaron de 50
a 7,450 sellos.
c.

El 5 de noviembre de 2014 nuestros auditores realizaron un inventario

fsico de los sellos de rentas internas que el Recaudador Auxiliar
mantena bajo su custodia. El examen realizado revel que no se haban
incluido en las libretas la informacin de 200,000 sellos de $0.10
por $20,000, recibidos por el Departamento de Hacienda el 28 de mayo
de 2014.

d.

Del 1 de julio de 2013 al 30 de junio de 2014, el Recaudador Auxiliar

realiz 233 depsitos de la venta de 440,075 sellos de rentas internas
por $274,078. El Recaudador Oficial, para los recaudos antes
mencionados, prepar 288 modelos SC-1218, Detalle de Ingresos.
Nuestro examen de los recaudos, los depsitos y la preparacin de los
modelos SC-1218, revel que:

DA-16-32

25
1)

El Recaudador Auxiliar realiz 219 depsitos (94%) por $260,404

con tardanzas que fluctuaron de 1 a 19 das consecutivos.

2)

El Recaudador Oficial prepar 278 modelos SC-1218 (97%) por

$265,163 con tardanzas que fluctuaron de 1 a 103 das
consecutivos.

Criterios
Las situaciones comentadas son contrarias a lo establecido en el
Reglamento 25, segn se indica:

En el Apartado G.2. se establece que los recaudadores expedirn recibos

en original y copia, y los auxiliares en original y dos copias. El original
lo entregarn o enviarn a la persona de quien se recibe el valor.
[Apartado a.1)]

En el Apartado E.5. se establece que, si el nombramiento se tramita por

un cambio o cese de un recaudador, ya sea temporera o
permanentemente, este efectuar un inventario de los recibos
oficiales, dinero, giros o cheques que haya en su caja de seguridad.
[Apartado a.2)]

En el Apartado E.2. se establece que, al seleccionar el personal que

actuar como recaudador, las agencias debern asegurarse de que las
funciones que este realiza no conflijan con las funciones asignadas
como recaudador. Cnsono con esta disposicin, y como norma de
control interno, el Recaudador Auxiliar no debe tener control de los
inventarios de los sellos de rentas internas. [Apartado a.3)]

En el Apartado E.1. se establece que los recaudadores oficiales,

sustitutos y auxiliares, mediante nombramiento expedido por el
Secretario de Hacienda, actuarn a solicitud de las agencias o por
iniciativa personal. [Apartado a.4)]

En el Apartado H.2 se establece que los recaudadores depositarn,

diariamente en la cuenta corriente del Secretario de Hacienda, todos los
fondos recaudados por ellos hasta la hora del depsito, a menos que el
Secretario de Hacienda o su representante autorizado, en cualquier caso
en particular, disponga algo diferente. [Apartado d.1)]

26

DA-16-32

En el Apartado I.1 se establece que los recaudadores oficiales y

auxiliares diariamente prepararn, el Modelo SC-1218 para registrar e
informar los recibos expedidos por los valores recibidos, cuyo importe
se contabilizar en el Sistema PRIFAS. [Apartado d.2)]

La situacin comentada en el apartado a.5) es contraria a lo establecido en

el Artculo 4(g) de la Ley Nm. 230.
Las situaciones comentadas en los apartados a. del 6) al 8), b. y c. son
contrarias a lo establecido en el Procedimiento 91, segn se indica:

En el Apartado IV.B.2.k) se establece que el Colector o persona

designada, al finalizar el mes, preparar el Modelo SC-3521 consolidado
y lo enviar a la Seccin de Intervencin Preliminar de la Divisin de
Contabilidad del Negociado de Recaudaciones. [Apartado a.6)]

En el Apartado IV.B.3 se establece que la persona designada para la

venta de sellos llevar diariamente un inventario perpetuo mediante el
Modelo SC-3573. El encargado de llevar el inventario registrar en
dicho Modelo el balance disponible del da anterior en la columna de
balance inicial. Indicar en la columna correspondiente los sellos
recibidos del Administrador de rea y cualquier ajuste del da. Sumar
el balance inicial ms los sellos recibidos, y considerar los ajustes del
da para obtener el total disponible. [Apartado a.7)]

En el Apartado IV.B. 4 se establece que la persona designada para la

venta de sellos realizar mensualmente un inventario fsico de los sellos
o valores. Para esto utilizar el Modelo SC-3577. [Apartado a.8)]

En el Apartado VII.A se establece que la persona designada para la

venta de sellos en la agencia, al finalizar el da de trabajo, proceder a
cuadrar su caja. Llenar el Modelo SC-3521 en original solamente,
segn se indica. En la columna de balance inicial se reflejar el total de
sellos disponibles para la venta por denominacin. Anotar en las
columnas correspondientes los sellos recibidos, los ajustes recibidos, los
ajustes realizados, el total disponible y la venta del da. Para determinar
las ventas del da restar el total menos el balance disponible. El balance

DA-16-32

27
disponible representar el balance inicial del prximo da. Este Modelo
ser firmado por el vendedor y su supervisor o su representante
autorizado. [Apartados b. y c.)]
Efectos
Lo comentado en el apartado a.1) priv a los ciudadanos de conservar
evidencia de la adquisicin de sellos de rentas internas para recibir los
servicios solicitados.
La situacin comentada en el apartado a.2) le impidi al Recaudador
Auxiliar, recin nombrado, establecer un punto de partida en cuanto a su
responsabilidad como Recaudador. Adems, no le permiti identificar
irregularidades, de haberlas, para notificarlas y as fijar responsabilidades
correctamente.
Las situaciones comentadas en los apartados a.3), del 5) al 8), b., c. y d. le
impiden a la Polica mantener un control adecuado de las recaudaciones.
Tambien propician el ambiente para que se cometan irregularidades en
dichas operaciones y que las mismas no puedan detectarse a tiempo para
fijar responsabilidades, y afectan la transparencia de las transacciones
relacionadas con la venta de sellos de rentas internas.
Lo comentado en el apartado a.4) propici que las recaudaciones fueran
realizadas por personal no autorizado por el Departamento de Hacienda.
Esto deja desprovista a la Polica en caso de que ocurra alguna situacin
irregular, ya que los empleados no estaran cubiertos en la fianza de
fidelidad.
Causas
Atribuimos las situaciones comentadas en los apartados a., b. y d. a que el
Director de la Divisin de Finanzas no ejerci una supervisin adecuada
sobre las recaudaciones por concepto de venta de sellos de rentas internas.
Las situaciones comentadas en el apartado a. del 6) al 8) obedecen a que
el Recaudador Auxiliar y el Director de Finanzas no cumplieron con lo
establecido en el Procedimiento 91.
La situacin comentada en el apartado c. obedece a que el Recaudador
Auxiliar no se asegur de preparar una libreta de numeracin y una de
descuento para mantener el inventario perpetuo de los sellos de $0.10.

28

DA-16-32
Adems, el Director de la Divisin de Expedicin de Certificados de
Antecedentes Penales no realiz una supervisin efectiva de estas
operaciones.
Vanse las recomendaciones 1.b. de la 2) a la 11), 2 y 3.

RECOMENDACIONES

Al Superintendente de la Polica de Puerto Rico

1. Impartir instrucciones y velar por que el Superintendente Auxiliar de
Servicios Gerenciales se asegure de que la Directora del Negociado de
Asuntos Fiscales:
a.

Instruya al Director de la Divisin de Compras para que:

1)

Refiera a la Junta de Subastas toda adquisicin de bienes

y servicios que exceda de $25,000 y de servicios
relacionados con la construccin que excedan, de $10,000.
[Hallazgos 1-a.1) y 3-a.1)

2)

Vele por que la Delegada Compradora y los subdelegados

compradores:
a)

Utilicen el mtodo de adquisicin correspondiente de

acuerdo con el importe que se requiera. Adems, que
obtengan las justificaciones necesarias cuando se
efecten compras de emergencia y que incluyan las
mismas en el expediente de compras. [Hallazgo 1-a.2)]

b)

Soliciten cotizaciones a, por lo menos, tres licitadores

que provean los bienes requeridos, para las compras en
mercado abierto de bienes y servicios no profesionales.
[Hallazgo 1-a.3)]

b.

Instruya al Director de la Divisin de Finanzas para que:

1)

Evale las situaciones comentadas en los hallazgos 2

y 3-a.5), e inicie las gestiones de cobro de las cantidades
correspondientes. Adems, se asegure de que el personal
encargado de preintervenir las facturas de los proveedores

DA-16-32

29
notifique los incumplimientos de parte de estos, de manera
que se puedan realizar oportunamente las gestiones
necesarias.
2)

Asegurarse de que los recaudadores encargados de la venta

sellos de rentas internas emitan recibos por los sellos de
rentas internas vendidos. [Hallazgo 6-a.1)]

3)

Se realicen inventarios de los sellos de rentas internas, el

efectivo, los valores y cualquier otro documento que se
mantenga en la bveda de la Oficina de Venta de Sellos
cuando ocurran cambios de recaudador. [Hallazgo 6-a.2)]

4)

Segregue las funciones de recaudaciones por concepto de

venta de sellos de rentas internas, del control y la custodia de
los sellos de rentas internas. [Hallazgo 6-a.3)]

5)

Imparta instrucciones para que se utilicen los formularios

aprobados por el Departamento de Hacienda para registrar
diariamente las ventas de los sellos de rentas internas.
[Hallazgo 6-a.6)]

6)

Imparta instrucciones para que se utilicen los formularios

aprobados por el Departamento de Hacienda para mantener
el inventario perpetuo de los sellos de rentas internas.
[Hallazgo 6-a.7)]

7)

Ordene que se realice un inventario fsico de los sellos de

rentas internas mensualmente. [Hallazgo 6-a.8)]

8)

Incluya correctamente las cantidades de sellos de rentas

internas recibidos del Departamento de Hacienda, y las
fechas de recibo de estos, en el Modelo SC-3573.
[Hallazgo 6-b.]

9)

Incluya en el inventario perpetuo los 200,000 sellos de $.10

que no haban sido incluidos en la libreta de numeracin ni
en la de descuento. [Hallazgo 6-c.]

30

DA-16-32
10) Supervise adecuadamente al Recaudador Auxiliar encargado
de la venta sellos de rentas internas para que este realice
diariamente los depsitos de los cobros efectuados.
[Hallazgo 6-d.1)]
11) Supervise adecuadamente al Recaudador Auxiliar encargado
de la venta de sellos de rentas internas para que este prepare
diariamente los informes relacionados con las recaudaciones
efectuadas. [Hallazgo 6-d.2)
c.

Instruya al Director del Negociado de Servicios Administrativos

ejerza una supervisin eficaz y se asegure de que:
1)

El Director de la Oficina de Conservacin de Edificios:

a)

Se asegure de que se formalicen contratos para los

trabajos relacionados con la construccin y las mejoras
de estructuras, y en los mismos se establezcan los
deberes y las responsabilidades entre las partes.
[Hallazgo 3-a.2)]

b)

Se asegure de que, antes de certificar las facturas

remitidas para pago por los contratistas, las obras de
construccin y las mejoras realizadas que se incluyen en
las facturas sean inspeccionadas por personal que tenga
la preparacin y la experiencia necesaria en el rea de
ingeniera. [Hallazgo 3-a.3)]

c)

Mantenga un expediente de las mejoras realizadas en las

estructuras de la Polica, en las cuales se le delegue la
supervisin y realizacin de estas. [Hallazgo 3-a.4)]

d)

En caso de que las mejoras no se vayan a realizar

en el lugar designado por la resolucin conjunta,
solicitar autorizacin a la Asamblea Legislativa.
[Hallazgo 3-a.6]

32

DA-16-32
ANEJO 1
POLICA DE PUERTO RICO
INFORME PUBLICADO

INFORME

FECHA

CONTENIDO DEL INFORME

DA-15-41

15 may. 15

Resultado del examen realizado a los controles

internos y administrativos relacionados con la
contratacin de los single audits, las recaudaciones,
los desembolsos realizados por los oficiales pagadores
especiales, las cuentas por cobrar, el funcionamiento
de la Divisin de Compras, la propiedad, los
almacenes, los gastos de combustible y la
reglamentacin de la Polica.

DA-16-32

33
ANEJO 2
POLICA DE PUERTO RICO
FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA ENTIDAD
DURANTE EL PERODO AUDITADO

NOMBRE

Col. Jos L. Caldero Lpez

CARGO O PUESTO

PERODO
DESDE
HASTA

Superintendente

23 abr. 14

31 oct. 15

Sr. James Tuller Cintrn

"

1 dic. 13

23 abr. 14

Sr. Hctor M. Pesquera Lpez

"

11 abr. 12

15 nov. 13

Ing. Emilio Daz Coln

"

1 ene. 12

29 mar. 12

30 abr. 14

31 oct. 15

Col. Juan Rodrguez Dvila

Superintendente Asociado 18

Sr. Ricardo Martnez Rodrguez

"

4 dic. 12

15 nov. 13

Sr. Jos L. Rivera Daz

"

1 ene. 12

30 nov. 12

7 ene. 14

31 oct. 15

Sr. Miguel A. Rivera Nez

Superintendente Auxiliar de
Servicios Gerenciales 19

Sra. Zulma Canales Lpez

"

17 jul. 12

18 nov. 13

Sr. Luis A. Santos Hernndez

"

1 ene. 12

13 jul. 12

Sra. Sandra E. Clemente Rosado

Directora del Negociado de

Asuntos Fiscales 20

7 feb. 13

31 oct. 15

Sr. Juan J. Rivera Ayala

Director Interino de la Divisin de

Finanzas

1 ago. 15

31 oct. 15

Sr. Luis Fields Arosemena

Director de la Divisin de Finanzas

1 ene. 12

31 jul. 15

18

Este puesto estuvo vacante del 16 de noviembre de 2013 al 29 de abril de 2014.

19

Este puesto estuvo vacante del 19 de noviembre de 2013 al 6 de enero de 2014.

20

Este puesto estuvo vacante del 1 de enero de 2012 al 6 de febrero de 2013.

34

DA-16-32

Continuacin ANEJO 2
NOMBRE
Sr. Carlos Mercado Rivera

22

Director de la Divisin de
Compras 21

PERODO
DESDE
HASTA
1 oct. 14

31 oct. 15

Sr. Luis Prez Bonilla

"

1 abr. 14

30 sep. 14

Sr. Julio Silva Dvila

"

17 sep. 13

24 mar. 14

Sra. Lydia E. Rivera Aquino

Directora de la Divisin
de Compras

1 abr. 12

31 ago. 13

Sr. Luis Prez Bonilla

Director de la Divisin
de Compras

1 ene. 12

31 mar. 12

Sr. Luis Melndez Martnez

Director del Negociado de

Servicios Administrativos 22

4 may. 15

31 oct. 15

1 oct. 14

3 may. 15

Sr. Walter Lamela Soto

21

CARGO O PUESTO

"

Sra. Yazmn M. Gonzlez Morales

Directora del Negociado de

Servicios Administrativos

11 feb. 13

15 ene. 14

Sr. ngel Corts Cintrn

Director del Negociado de

Servicios Administrativos

17 ene. 12

1 feb. 13

Este puesto estuvo vacante del 1 al 16 de septiembre de 2013.

Este puesto estuvo vacante del 1 de enero al 16 de enero de 2012, del 2 al 10 de febrero de 2013 y del 16 de enero al
30 de septiembre de 2014.

MISIN

Fiscalizar las transacciones de la propiedad y de los fondos pblicos, con

independencia y objetividad, para determinar si se han realizado de acuerdo
con la ley, y atender otros asuntos encomendados.
Promover el uso efectivo, econmico, eficiente y tico de los recursos del
Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo.

PRINCIPIOS PARA
LOGRAR UNA
ADMINISTRACIN
PBLICA DE
EXCELENCIA

La Oficina del Contralor, a travs de los aos, ha identificado principios que

ayudan a mejorar la administracin pblica. Dichos principios se incluyen en
la Carta Circular OC-08-32 del 27 de junio de 2008, disponible en nuestra
pgina en Internet.

QUERELLAS

Las querellas sobre el mal uso de la propiedad y de los fondos pblicos

pueden presentarse, de manera confidencial, personalmente o por telfono al
(787) 754-3030, extensin 2805, o al 1-877-771-3133 (sin cargo). Tambin
se pueden presentar mediante el correo electrnico Querellas@ocpr.gov.pr o
mediante la pgina en Internet de la Oficina.

INFORMACIN SOBRE
LOS INFORMES DE
AUDITORA

En los informes de auditora se incluyen los hallazgos significativos

determinados en las auditoras. En nuestra pgina en Internet se incluye
informacin sobre el contenido de dichos hallazgos y el tipo de opinin del
informe.
La manera ms rpida y sencilla de obtener copias libres de costo de los
informes es mediante la pgina en Internet de la Oficina.
Tambin se pueden emitir copias de los mismos, previo el pago de sellos de
rentas internas, requeridos por ley. Las personas interesadas pueden
comunicarse con el Administrador de Documentos al (787) 754-3030,
extensin 3400.

INFORMACIN DE
CONTACTO

Direccin fsica:
105 Avenida Ponce de Len
Hato Rey, Puerto Rico
Telfono: (787) 754-3030
Fax: (787) 751-6768
Direccin postal:
PO Box 366069
San Juan, Puerto Rico 00936-6069

Internet:
www.ocpr.gov.pr
Correo electrnico:
ocpr@ocpr.gov.pr