Cierre y apertura de ejercicios contables

ADRINFOR S.L.

Cierre y apertura de ejercicios contables

Indice
6- Cierre y apertura de ejercicios contables.....................................................................................................1
Cierre con apertura sobre una empresa ya existente................................................................................1
Cierre con creacin simultnea de empresa.............................................................................................6
Inversin del cierre..................................................................................................................................8
Otros aspectos del cierre a tener en cuenta..............................................................................................9
Garanta de la informacin contable.................................................................................................9
Moneda extranjera...........................................................................................................................11
Fechas de cierre y apertura..............................................................................................................12
El mdulo conversor..............................................................................................................................14
Ejercicios............................................................................................................................................................28
Ejercicio 1..............................................................................................................................................28
Ejercicio 2..............................................................................................................................................28
Recursos.............................................................................................................................................................29
Enlaces de Inters..................................................................................................................................29

6- Cierre y apertura de ejercicios contables

Cuando una contabilidad se cierra ya no se pueden registrar ms operaciones contables. La legislacin
mercantil espaola otorga 3 meses de plazo, desde la finalizacin del ejercicio econmico, para que la
contabilidad est cerrada y los libros contables realizados. Es decir, una empresa que finalice su ejercicio el
31-12-2010, tiene plazo hasta el 31-03-2011 para realizar el cierre de cuentas.
La operacin de cierre de cuentas es bastante sencilla con ContaPlus. Para la empresa antes mencionada,
conllevara la realizacin de 3 asientos contables:
1. Asiento de regularizacin: en l se determina el valor de la cuenta 129 Resultados del Ejercicio,
obtenida mediante diferencias entre las cuentas de ingresos (grupo 7) y las de gastos (grupo 6), as
como de las cuentas de ingresos (grupo9) y gastos (grupo8) imputados la Patrimonio Neto (estos dos
ltimos son novedades aparecidas en el nuevo Plan General de Contabilidady no aplicables al de
PYMES). Este asiento se realizar el 31-12-2010.
2. Asiento de cierre: en l se cierran todas las cuentas patrimoniales (grupos 1 a 5), quedando sus saldos
a cero y no pudindose realizar ninguna anotacin posterior en ellas. Se realizar el 31-12-2010.
3. Asiento de apertura: inverso al anterior, abre todas las cuentas patrimoniales con los mismos saldos
que tenan antes de cerrarlas. Se realizar el 01-01-2011.
ContaPlus realiza estos tres asientos en muy poco tiempo (minutos o menos) dependiendo del volumen de
informacin y de la potencia del equipo informtico.
Por qu concede la legislacin un plazo tan largo para un proceso tan corto?. Respuesta: porque previamente
a este proceso es necesario realizar una serie de labores:
Introducir TODA la informacin contable correspondiente al ejercicio 2010. Tngase en cuenta que
las ltimas facturas y documentos bancarios del 2010 llegarn al contable durante los primeros das
del 2011.
Repasar los datos introducidos durante el ao 2010 para detectar posibles errores: documentos
extraviados, saldos incorrectos, etc.
Introducir los asientos especiales de final de ejercicio: amortizaciones, variacin de existencias,
clasificacin de la deuda en corto y largo plazo, periodificacin contable, impuesto sobre beneficios,
etc.

Cierre con apertura sobre una empresa ya existente

ste es el caso ms habitual. Si efecto el cierre del ao 2009 hacia finales de febrero o principios de marzo,
qu pasa con la contabilidad del ao 2011 hasta esa fecha?. Lo lgico es que aadamos la empresa
correspondiente al ao 2011 incluso antes del 31-12-2010 y as podamos ir registrando documentacin
contable en los aos 2010 y 2011 simultneamente.
El proceso a seguir para aadir una empresa nueva est descrito en le tercera leccin. Usando el Panel de
Exploracin, aadiremos una nueva empresa:
1

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Hay que tener en cuenta que se deber copiar el plan de cuentas de la empresa del ao 2008.

En este caso, seleccionamos la empresa X0 y copiaremos, al menos, cuentas, desgloses y subcuentas:

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Tambin pueden copiarse ficheros con valores monetarios (llevan entre parntesis un *) que controlan
presupuestos, vencimientos, amortizaciones, documentos de pago, etc.

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Nos aseguraremos de tener seleccionada la empresa que vamos a cerrar (X0) y accederemos al men
Financiera, opcin Fin de ejercicio, Cierre de ejercicio.

Tambin podemos acceder a las opciones de cierre del ejercicio contable desde el Panel de Exploracin:

Aparecer una pantalla como la siguiente:

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Como puede observarse, el programa asigna las fechas correspondientes a los asientos de regularizacin y
cierre del ejercicio 2010, as como la del de apertura del 2011.
Con la opcin Reemplazar asiento de apertura existente se sustituir el asiento de apertura de la empresa
X1 si se realiz algn cierre con anterioridad. Por razones de seguridad, esta opcin ya aparece seleccionada
por defecto.
Activando la opcin Proceso de ajuste en moneda extranjera el programa proceder a realizar, de forma
automtica, los asientos de ajuste necesarios si se hubiera trabajado con divisas durante el ejercicio y se
hubieran producido diferencias de cambio. En la parte final del tema se ampla la informacin referente a esta
opcin.
Tambin debemos decidir si deseamos copiar a la nueva empresa algunos ficheros que contienen valores
monetarios (vencimientos, cheques, predefinidos y presupuestos), ficheros que analizaremos en las unidades
11 y 12.
Por ltimo, deberemos seleccionar
la empresa sobre la cual se realizar el asiento de apertura, que no
ser otra que la previamente creada X1, y podremos comenzar el proceso de cierre con slo pulsar sobre el
botn
. Tras haberla seleccionado, el botn que aparece a la izquierda del cdigo de la empresa
pasa del color rojo
al verde
.
Tras finalizar el mismo aparecer la siguiente pantalla informativa:

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Desde este momento, no se puede introducir informacin en el Diario. Si deseara introducir un asiento
contable, el programa no lo permitira y aparecera un mensaje como ste:

Cierre de un ejercicio contable

Cierre con creacin simultnea de empresa

Hay empresas que no desean introducir contabilidad del ao 2010 antes de haber cerrado la del 2009. En estos
casos, se podr aadir la nueva empresa durante el proceso de cierre con slo pinchar sobre el icono Aadir
del campo Apertura en:

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Se abrir una ventana de creacin de empresas como la siguiente:

Con slo rellenar los campos Cdigo y Fecha fin ejercicio, tendremos creada la empresa correspondiente al
ao 2011. As, cuando se obtengan las cuentas anuales de Comercial ADR para el ao 2011, aparecern
7

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tambin los datos del ao 2010.
El resto del proceso de cierre es similar al descrito en el punto anterior de la leccin.

Cierre de ejercicio y creacin de empresa simultneos

Inversin del cierre

Ya se ha dicho que, tras el cierre del ejercicio, no se podr introducir informacin en el Diario. Qu pasar
entonces si descubro errores en la contabilidad del ao 2010 con posterioridad al cierre del ejercicio?. Pueden
darse 2 casos:
1. El error se detecta con posterioridad a la elaboracin y legalizacin de los libros contables. En este
caso lo corregiramos en el ao 2011.
2. El error se detecta con anterioridad a la elaboracin y legalizacin de los libros contables. En este
caso lo corregiramos en el ao 2010.
Para realizar correcciones en la contabilidad del ao 2010, con posterioridad al cierre del ejercicio, deber
invertirse previamente dicho proceso de cierre.
Accederemos al men Financiera, opcin Fin de ejercicio, Invertir cierre.
Tambin podemos invertir el cierre del ejercicio contable desde el Panel de Exploracin:

Aparecer una pantalla como la siguiente:

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Al pinchar sobre el botn

el programa elimina los asientos de regularizacin y cierre, dejando
la empresa del ao 2010 abierta. Sin embargo, el asiento de apertura realizado en la empresa del ao 2011 no
se elimina, quedando sta tambin abierta. En este momento puedo trabajar con ambas empresas.
Una vez efectuadas las correcciones en la contabilidad del ao 2010, procederemos a realizar el cierre
definitivo. Se generarn nuevos asientos de regularizacin y cierre (ao 2010), y un nuevo asiento de
apertura (ao 2011) sustituir al anterior que no se elimin con la inversin del cierre.
copia desde aqu

Abrir un ejercicio contable cerrado

Otros aspectos del cierre a tener en cuenta

Merece la pena comentar algunos aspectos importantes que se deberan tener en cuenta antes de cerrar un
ejercicio contable.

Garanta de la informacin contable

Antes de efectuar un cierre contable, es recomendable realizar una organizacin de ficheros, que producir
las siguientes acciones:
Eliminacin definitiva de los registros marcados para borrar.
Regeneracin de ficheros ndices, correspondientes a la memoria activa y los comunes a todas las
memorias.
Comprobacin jerrquica de la informacin.
As, se garantizar que no se den fallos en el proceso de cierre. Esta opcin est recomendada tambin cuando
surjan pequeas anomalas o lentitud en los procesos. Se accede a ella desde el men Util, opcin
Organizacin de ficheros, o bien desde la barra de botones, pinchando sobre el botn Org. ficheros

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Tambin es recomendable, antes de cerrar el ejercicio, la realizacin de una copia de seguridad completa. Este
proceso se detalla en la unidad 9 y en la descarga de las soluciones oficiales a los ejercicios planteados
(dentro del fichero de word LEEME).
Esta opcin aparece tambin en el panel de gestin del Grupo SP
a una o a varias empresas:

, pudiendo aplicarse

Se abre una ventana con la lista de empresas sobre las que se puede realizar una organizacin de ficheros y
slo tendremos que seleccionar la/s empresas deseadas. A continuacin, pulsaremos sobre el botn
generar y dar comienzo el proceso de reconstruccin de la informacin anteriormente descrito.

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Moneda extranjera
Determinadas subcuentas contables que reflejan derechos (clientes, tesorera) u obligaciones (proveedores)
pueden registrarse en moneda distinta del euro (dlares, libras, etc.). En estos casos, las variaciones en el
cambio de estas divisas pueden originar prdidas o ganancias en la cuenta de resultados. Son las denominadas
diferencias negativas o positivas de cambio.
Ejemplo: si el 30-11-10 compro 1.000 dlares a 0,90 euros el dlar, la cuenta de caja en dlares valdr 900
euros. Si el 31-12-10 el dlar vale 0,85 euros, el valor de estos 1.000 dlares habr cado en 50 euros,
generando una diferencia negativa de cambio, ya que mis 1.000 dlares valen 50 euros menos que cuando los
compr.
El P.G.C. prev para estos casos las cuentas 668 Diferencias negativas de cambio, la 768 Diferencias
positivas de cambio y la 135 Diferencias de conversin.
En el caso del ejemplo, a 31-12-10 habra que realizar el siguiente asiento, minorando la cuenta de caja en
dlares:

Pues bien, este asiento podra hacerse de forma automtica con ContaPlus. Para ello, habra que cumplir dos
requisitos:
1. Que estn introducidos los cambios de la divisa a fecha de cierre.
2. Que marquemos la opcin Proceso de ajuste en moneda extranjera al cerrar el ejercicio contable.
Una vez seleccionada la opcin, aparecer una pantalla de seleccin de asientos de ajuste como la siguiente:

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En nuestro ejemplo, se generar un asiento a 31-12-2010 con el concepto Ajuste subcuenta-cambio.

Fechas de cierre y apertura

Si quiero que en mi contabilidad el asiento n 1 sea el de apertura tendr tres opciones:
1. No introducir ningn apunte correspondiente al ao 2011 hasta cerrar la contabilidad del ao 2010.
2. Introducir apuntes del ao 2011 a partir de la fecha 02-01-2011, dejando el da 01-01-2011 para el
asiento de apertura. Una vez realizado el cierre, el asiento de apertura habr tomado el nmero de
asiento correlativo al ltimo introducido, pero podr renombrarse como nmero 1 gracias a la opcin
de renumeracin de asientos. Accedemos a esta opcin desde el men Financiera/Opciones de
diario/Utilidades de asientos/Renumeracin de asientos. Mediante esta opcin podemos ordenar
todos los apuntes del libro Diario, por fecha y nmero de asiento:

3. En la fase de creacin de empresa, pudimos haber especificado que el asiento de apertura tuviera el
nmero 1. Esta opcin se encuentra en el men Global, opcin 2-Seleccin de empresas:

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Con esta opcin seleccionada para la empresa X1 (ao 2011) tendremos cuidado en, a la hora de introducir
asientos contables, dejar libre el nmero 1. Si he introducido un asiento en la empresa X1, ste habr tomado
el nmero 1, pero podremos asignarle otro distinto con la misma opcin explicada en el punto anterior:

De no hacer este cambio, en el asiento n 1 figuraran el inicialmente introducido y el de apertura. Adems,

durante el proceso de cierre, el programa alertara de tal hecho con el siguiente mensaje:

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Y el asiento n 1 contendra 2 hechos contables diferentes:

El mdulo conversor
El cierre del ejercicio 2007 y la apertura del ejercicio 2008, representa el punto de inflexin que sirve de
puente entre la aplicacin de dos normativas contables, el PGC de 1990 y el Nuevo Plan General de
Contabilidad.
Si bien el asiento de cierre del ejercicio 2007 se realizar segn el PGC del 90, el asiento de apertura del
nuevo ejercicio 2008, ya debe recoger las reglas de la nueva normativa. Esto supone la realizacin de una
serie de ajustes.
Para facilitarnos esta labor, ContaPlus incluye un modulo conversor que nos va a permitir adaptar el asiento
de apertura del anterior al nuevo plan contable.
Veamos a continuacin que pasos a seguir con un ejemplo:
1. Cerrar el ejercicio 2007 y abrir simultneamente la empresa correspondiente al ejercicio 2008.

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De esta forma obtenemos el siguiente asiento de apertura en la empresa Y8.

2. Acceder el mdulo conversor.

Para adaptar el asiento de apertura del ejercicio 2008 al nuevo PGC, ser necesaria la
utilizacin del mdulo conversor.
Este mdulo conversor se encuentra en el Panel de Gestin de SP, junto al nombre del
programa.

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Nos aparecer una ventana informativa sobre el modulo conversor:

Pulsamos sobre el botn cerrar, y veremos un esquema que nos va a ir guiando en el proceso.

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3. Seleccionar las empresas sobre las que se va a realizar la conversin.

Pulsando sobre el primero de los iconos, seleccionamos las empresas sobre las que realizar la
conversin.

En esta ventana aparecer la empresa que se cierra y la empresa de apertura relacionada con
la anterior.

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Tambin desde esta ventana se debe asignar el PGC que va utilizar la empresa Y8, en nuestro
ejemplo le hemos asignado el PGC para PYMES.

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4. Asociar cuentas y ajustes automticos.
Desde esta opcin, ContaPlus plantea una serie de ajustes que realiza de manera automtica,
mientras que otros ajustes se debern realizar de manera manual.

Para que se generen estos ajustes de manera automtica, pulsamos sobre el botn
"General/Actualizar asientos de ajuste", que aparece en la parte inferior de la ventana. Al
finalizar el proceso aparecer el siguiente mensaje:

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En este momento, algunas de las cuentas han sido automticamente sustituidas por otras:
PGC 1990

Nuevo PGC

(226) Mobiliario

(216) Mobiliario

(2826) Amortizacin
acumulada de mobiliario

(2816)Amortizacin
acumulada de mobiliario

Los ajustes realizados de manera automtica aparecen en la siguiente ventana:

Sin embargo todava quedan cuentas sin ajustar, (como el caso de la cuenta 200).
5. Ajustes manuales.
Para las cuentas que quedan pendientes, introduciremos ajustes manuales. En nuestro caso:
PGC 1990

Nuevo PGC

(200) Gastos de
constitucin

(113) Reservas voluntarias

Para realizar estos ajustes manuales, pulsaremos sobre el icono "Asientos de ajuste".

Accedemos a la siguiente ventana:

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Cierre y apertura de ejercicios contables

Completamos la ventana con los datos del ajuste, y pulsamos sobre el botn "Grabar
asiento":

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Cierre y apertura de ejercicios contables

A continuacin podemos observar tanto los ajustes realizados automticamente, como los
manuales (estos ltimos los hemos enmarcado en rojo)

6. Comprobar los ajustes del 2008.

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Cierre y apertura de ejercicios contables

Podemos comprobar los ajustes del 2008, pulsado sobre este icono:

Conseguimos as que al elaborar el nuevo balance se trasladen correctamente los saldos.

7. Conversin Nuevo Plan Contable.

Por ltimo realizaremos la conversin al nuevo PGC, para ello pulsaremos sobre el icono
correspondiente:

A partir de la siguiente ventana, realizamos en primer lugar una copia de seguridad, que
guardaremos en nuestro ordenador.

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Cierre y apertura de ejercicios contables

A continuacin se realiza la conversin al nuevo PGC.

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Cierre y apertura de ejercicios contables

Al finalizar la conversin obtendremos la siguiente ventana:

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Una vez finalizado el proceso podemos observar las diferencias que existen entre el asiento de apertura de la
contabilidad antes y de despus de haber realizado los ajustes utilizando el mdulo conversor.
Tras los ajustes.

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Cierre y apertura de ejercicios contables

Antes de los ajustes.

El mdulo conversor

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Ejercicios
Ejercicio 1
Con el cierre contable finaliza la labor del contable de introduccin de informacin, quedando tan slo
pendiente la elaboracin de los libros de contabilidad. El cierre contable es, en el caso de ContaPlus, un juego
de nios.
Se propone que el alumno siga cuidadosamente los siguientes pasos, que son los que habra de seguir en un
cierre de cuentas real :
1. Introduce (si an no lo has hecho) en ContaPlus y repasa los asientos correspondientes a los
documentos del tema 5.
2. Con la contabilidad terminada, slo restan los asientos especiales de final de ejercicio. Se desea que el
alumno realice uno de ellos, como ejemplo de esta fase. Se propone realizar el asiento de liquidacin
de las cuentas de IVA (4771600 y 4721600). Si no recuerdas cmo se contabiliza, no lo hagas, ya que
en la 8 unidad aprenders a hacerlo de forma automtica.
3. Organiza ficheros y realiza una copia completa de seguridad. Esta opcin se estudiar en la 9 unidad,
pero sera una tarea que necesariamente deberamos hacer en un proceso de cierre.
4. Cierra la contabilidad del ao 2010 creando, durante el proceso de cierre, la empresa X1 para el
ao 2011.
5. Comprueba que la contabilidad est cerrada (no se pueden introducir asientos en el ao 2010 y hay un
asiento contable en el ao 2011).

Ejercicio 2
Invierte el proceso de cierre efectuado en el ejercicio anterior y comprueba que ha dado resultado (podrs
introducir asientos en el ao 2010).
IMPORTANTE!
Al descargar las soluciones de los ejercicios, debers utilizar nuevas claves para poder acceder al
programa, la clave utilizada en la soluciones es: 12345678

Usuarios DEMO: cmo descargar las soluciones de los ejercicios

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Recursos
Enlaces de Inters

http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/48/cierre.htm: Un artculo muy interesante

sobre el cierre del ejercicio contable
http://www.abanfin.com/modules.php?tit=listado-de-contenidos&name=GeTia&contentId=mod_list&contGro
Cierre contable: amortizaciones y provisiones

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