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Plan Estratgico de
Comunicacin Interna para
almacenes Estreno y SurtidoraBarranquilla
ndice
1. Introduccin .............................................................................................................3
2. Justificacin ............................................................................................................6
3. Objetivos .................................................................................................................9
3.1 Objetivo General
3.2 Objetivos Especficos
4. Marco Conceptual ................................................................................................10
4.1 Comunicacin organizacional
4.2 Cultura Organizacional
4.3 Comunicacin Interna
4.4 Planeacin estratgica de las comunicaciones
5. Metodologa ..........................................................................................................33
5.1 Anlisis de la Organizacin .............................................................................36
5.2 Anlisis de Pblico............................................................................................37
5.3 Anlisis de Situacin (Anlisis DOFA) .............................................................40
5.4 Anlisis de la Situacin (Lectura de Datos)......................................................43
5.5 Anlisis de la Situacin Actual .........................................................................56
6. Plan Estratgico de Comunicaciones ....................................................................58
6.1 Presupuesto......................................................................................................64
6.2 Cronograma......................................................................................................66
8. Anexos....................................................................................................................72
9. Bibliografa..............................................................................................................80
INTRUDUCCIN
Este proyecto pretende conocer cules son las necesidades comunicacionales que
tiene una empresa que funciona como cadena de almacenes en todo el pas, que es
una de las ms grandes generadoras de empleo en este gremio, en el centro de
Barranquilla y, que se caracteriza por ofrecer a sus clientes los mejores artculos con
los precios ms bajos.
Nos hemos dado cuenta de cun importante es para nuestras vidas la
comunicacin; todo lo que emprendemos ya sea la tarea ms simple requiere actos
comunicacionales, sobre todo en la actualidad estos actos son de suma importancia
para las empresas, puesto que todas las funciones administrativas involucran
alguna forma de comunicacin ya sea para planear, dirigir, organizar o controlar; de
forma directa o indirecta siempre van a estar en comunicacin con otros y a travs
de otros. Una comunicacin eficaz es definitiva para construir las bases de una
organizacin.
Es por todo lo anterior, que el inters de este proyecto se encuentra basado en
saber las necesidades comunicacionales de una empresa de la magnitud de los
almacenes de cadena Estreno y Surtidora. Como sabemos necesidades
comunicacionales existen en todo momento y lugar, pero lo que nos compete es
averiguar cul es claramente la necesidad particular de esta organizacin.
La comunicacin en general es una necesidad del ser humano y hace parte de
nuestro diario vivir; para las empresas de hoy se ha vuelto un requerimiento la
llamada Comunicacin Organizacional que encierra todo lo que se refiere a: Cultura
Organizacional, Comunicacin interna, Comunicacin Externa, Comunicacin
Corporativa, Marketing, etc. En la actualidad las organizaciones que cuentan con un
DirCom son altamente valoradas, no solo por el trabajo que ste hace con la Imagen
Corporativa y Comunicacin Externa o con los procesos publicitarios; que por
mucho tiempo era lo ms importante porque vincula la identidad de la empresa, sus
pblicos externos, que para los directivos traduca clientes y la forma del cmo lo
vamos a vender, sino, sobre todo con la Comunicacin Interna, es decir los
empleados o mejor dicho los colaboradores. Se dice que estamos viviendo la era de
las humanidades, donde en una empresa lo ms valorado debe ser el talento
humano.
Para este trabajo nos centraremos especialmente en los empleados de los
almacenes de cadena Estreno y Surtidora, en especial en la relacin de estos con
sus superiores. Por medio de encuestas a los colaboradores de la empresa
buscaremos realizar un anlisis de la situacin actual y de esta manera disear una
estrategia que los ayude a solucionar los problemas comunicacionales hallado, pero
el mayor inters de este proyecto es detectar las necesidades especificas en cuanto
JUSTIFICACIN
por esto el trabajo que se realice en una debe aplicarse de manera global, as sus
miembros se sentirn todos parte de una misma familia y el sentido de pertenencia
ser ms alto.
Es fundamental reflexionar en primer lugar sobre la Imagen Corporativa desde un
anlisis interno que permita definir los siguientes parmetros: Quin somos?
Cmo somos? Qu hacemos? Y Cmo lo hacemos? Cules son sus creencias y
valores fundamentales. Es primordial tambin reconocer la especificidad de la
organizacin dentro del mercado al que se enfrenta y de la sociedad en la que vive.
Una de las premisas ms interesante y primordial y por la cual se hace esencial el
anlisis interno, es que la compaa reconozca si hay diferencias entre la Imagen
Corporativa deseada y la Cultura Corporativa existente. De haberlas se debe buscar
soluciones para corregirlas, ya que las incongruencias que existan entre estos dos
importantes puntos podran afectar la percepcin que tengan los pblicos sobre la
empresa.
Es as como grandes empresas del mundo han comenzado a cambiar su Imagen
Corporativa, desde el interior, luego de que el problema interno sea resuelto, se
puede pasar a realizar los diagnsticos competentes al rea de Comunicacin
Externa, donde los procesos, los pblicos y la metodologa son diferentes, pero para
los cuales la Comunicacin Organizacional ya tiene preparado un plan.
La comunicacin es el enlace que mantiene unidas a las organizaciones y visto en
todas sus formas es lo que permite que estas funcionen sin problemas o que por lo
menos sirva para prevenirlos o minimizarlos. Estamos en la era de la comunicacin,
el problema es que muchos no sabemos realmente para qu nos sirve, en qu
podemos usarla y sacarle el mejor provecho, para esto se requiere de la presencia
de un especialista en Comunicacin Organizacional.
En la actualidad las estrategias de comunicacin o planes estratgicos de
comunicacin se desarrollan en los mercados altamente competitivos, pues los
consumidores tienen muchos productos como oferta y diferentes marcas para
escoger. Desde este punto de vista es menester crear un plan que no solo vaya
dirigido a impulsar productos, sino a mejorar los actos comunicativos de las
empresas.
La cadena de almacenes Estreno y Surtidora, cuenta de momento con una persona
encargada de manejar los recursos humanos que en la actualidad ya es un trmino
reevaluado, ahora debemos llamar este accionar talento humano, pues cada uno de
los colaboradores de la empresa se encuentran en ella porque tienen diferentes
talentos por brindarle a la organizacin.
Segn un anlisis DOFA realizado en conjunto con la encargada del talento
humano, uno de los problemas de Estreno y Surtidora es por una lado la falta de
canales comunicativos, sobre todo para los cargos ms bajos respecto a los altos
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OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Disear un Plan Estratgico de Comunicacin interna que permita dar
solucin a los problemas de comunicacin interna de la empresa.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Elaborar un diagnstico que permita conocer las necesidades
comunicacionales de la empresa Estreno y Surtidora, con el fin de mejorar el
clima laboral.
Realizar un mapa que nos permita identificar los pblicos internos con mayor
influencia en la organizacin.
Medir el conocimiento que tienen los empleados de la empresa Estreno y
Surtidora, respecto a la visin, misin y valores de sta.
MARCO CONCEPTUAL
La preocupacin por mejorar las relaciones humanas entre los empleados y los
empleadores no es nada nuevo, sus inicios se remontan al siglo XIX, en Estados
Unidos, al terminar la revolucin industrial, con los postulados de Taylor de la
Escuela Cientfica de la Administracin y Fayol con la Teora Clsica de la
Administracin. Ambos estudiosos trataron de darle mayor importancia al que hacer
del obrero. Por un lado, Taylor propone que al obrero se le debe remunerar segn
su produccin de piezas, adems debe haber una divisin del trabajo, es decir,
tareas nicas y especificas, tambin se deba elegir el mejor trabajador para la tarea
asignada, sin embargo este modelo tena un problema que de hecho tienen aun
muchas empresas hoy en da, la unidad de mando, una nica cabeza que toma las
decisiones.
Por otro lado, Fayol propone dividir las tareas en funciones, o sea hacer el trabajo
especializado para una mejor productividad. La departamentalizacin como tambin
fue llamado este mtodo contena en la propuesta las siguientes areas: Tcnica,
Comercial, Financiera, Contable, De seguridad y Administrativa, cabe resaltar que
esta propuesta sigue estando vigente y resulta muy efectiva al momento de
organizar la empresa, pero segua teniendo el mismo problema de comunicacin en
forma vertical descendiente y el obrero segua siendo considerado como una
mquina que solo era movido por la motivacin econmica.
Ms adelante surge la teora de la RRHH propuesta por, Elton Mayo, en el ao de
1960. Esta teora parte de la reforma a la teora clsica y ve el trabajo como una
actividad humana y al hombre como un ser social, en el que influye lo psicolgico y
sociolgico. Mayo realiz una serie de experimentos que demostraron que los
aspectos del entorno influan y afectaban de cierta manera las condiciones en que
los obreros hacan su trabajo. A pesar de que estos experimentos fueron de suma
importancia para avanzar en el tema de las relaciones humanas en las empresas,
tuvo algunas crticas, entre ellas que Mayo no realizo estos experimentos por su
propia inquietud, sino, porque fue contratado por la empresa, y la otra fue que no
atendi a algunos reclamos o insatisfacciones en una de las etapas del
experimento.
Siguiendo con esta recapitulacin histrica nos encontramos con, Abraham Maslow,
que descubre que en el hombre existen otros factores importantes que van ms all
de lo social y que influyen en la organizacin. Maslow centro su estudio en la
personalidad y la motivacin, y hall que el hombre se ve impulsado a surgir y hacer
bien su trabajo segn una escala de necesidades movida por los siguientes
aspectos: Fisiolgica, Seguridad, Lo Social, La Estima y finalmente la
Autorrealizacin.
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dems, esta se puede decir que es una organizacin centralizada y es usada por lo
general para organizaciones pequeas.
Hay tambin Estructuras Funcionales que es el caso particular de los almacenes
Estreno y Surtidora. Esta estructura es un poco ms compleja, se da cuando la
organizacin ha crecido y se trata de dividir de acuerdo a las diferentes funciones
que desempea cada miembro dentro de la empresa; estas se agrupan en una
unidad o departamento. En esta estructura la organizacin es ms descentralizada,
sin embargo, existe la posibilidad de que se violen los principios de la unidad de
mando, lo que hace que los subalternos se confundan y no tengan claro de quin
debe recibir las rdenes.
Si se trata de una multinacional lo ideal es que se maneje una Estructura por
Producto o Mercado, esta se da cuando existe la necesidad de que la organizacin
se divida en suborganizaciones que parecen independientes pero no lo son, pues
stas deben rendir cuentas a una casa madre que las regula. Aqu hay ms
descentralizacin y autonoma en el trabajo de cada miembro responsable de las
suboranizaciones.
Por ltimo, tenemos la Estructura Matricial en esta se maneja por lo general dos
modelos de estructura al tiempo, la funcional y la de proyectos o negocios; aqu los
empleados trabajan por dos cadenas de mando. Este tipo de estructura se da ms
que todo en empresas destinadas a la industria de la construccin porque se trabaja
por proyectos. Es importante aclarar que no hay estructura mala o buena, sino que
cada una est diseada para distintas organizaciones y cada organizacin debe ver
cul es la que ms le conviene.
A fin de poder ser eficaces en el desempeo de sus tareas las personas deben
entender muy bien la estructura organizacional en la que trabajan. Esta ltima
constituye la pauta formal entre las relaciones y las actividades. Los procesos
organizacionales dan vida a las estructuras, y si alguno no funciona como
corresponde puede acarrear ciertas dificultades. Existen tres estudios cientficos
acerca del carcter y el modo del comportamiento humano que ayudan a obtener un
rendimiento eficaz en una organizacin: las comunicaciones, la toma de decisiones,
la socializacin y el desarrollo profesional, Lozada ngel (Espaa, 2004).
Para la empresa, almacenes Estreno y Surtidora, estos cuatro elementos resultan
ser de mucha importancia, sobre todo el ltimo. Es por esto que apoyan a sus
empleados en el desarrollo profesional, abrindoles un espacio para la educacin
superior y accediendo a permisos especiales para los empleados que estudian para
ser profesionales. Adems de contribuir con las practicas y proyectos de otros.
Adems de los tipos de estructuras es tambin importante mencionar los Tipos de
Comunicacin que se deben tener en cuenta para el envi de mensajes en las
empresas. Comunicacin Informal, Formal, el Rumor Organizacional, el Liderazgo y
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La Comunicacin Horizontal, esta fluye de forma lateral desde cualquier punto del
organigrama y se desplaza en su misma lnea hasta otro miembro de la
organizacin. Generalmente se centra en las acciones de coordinacin de las
actividades de diversos departamentos y el desarrollo de nuevos planes a futuro,
Rodrguez Joaqun (Mxico, 2006). Esta es frecuente en miembros de la
organizacin que tienen un mismo rango de jerarqua.
La Comunicacin Diagonal o transversal, se da desde cualquier punto de la
organizacin hacia otro sin importar el nivel jerrquico, pero siempre teniendo en
cuenta el respeto por los canales y vas que se disponen para hacer buen uso de
este tipo de comunicacin.
Otro tipo de comunicacin es el Descendente, este tipo de comunicacin ya no es
muy usado porque se dice que es el menos conveniente para las organizaciones de
hoy, puesto que en este la comunicacin parte de la cabeza o del directivo hacia
abajo, y su misin es controlar e informar. Este es ms efectivo cuando hay un feed
back.
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presentado. Nos familiariza con lo que sera imposible e impensable de otro modo.
La comunicacin creativa posibilita el poder a todos en sintona con nuevas
soluciones a viejos problemas, permite anticipar las resoluciones para cuando
lleguemos a puentes que todava nos parecen lejanos.
La comunicacin debe esforzarse por ser clara, pero tiene la obligacin de ser
original, su contenido reunir obligatoriamente elementos que podran parecer
contradictorios, pero en realidad no lo son. Precisamente, el arte de la comunicacin
est en resolver las siguientes paradojas: mensajes llamativos, pero de buen gusto;
novedoso, pero fcil de entender; sinttico, pero no certidumbre; sencillo, pero
nunca aburrido; consistente sin ser predecible; integrador sin ser complicado y
redundante, sin ser repetitivo, Rebeil Mara Antonieta (Mxico, 2008).
El Plan de Comunicacin obliga a la empresa a estar analizando consistentemente
el uso que se hace de la comunicacin. La empresa debe decidir cul es su
estrategia de negocio y que orientacin debe tomar, en consecuencia, la
comunicacin va en apoyo a su desarrollo futuro. El punto de quiebre de toda
Planeacin Estratgica es la ejecucin. La estrategia se despliega y se convierte en
operacin, en tctica. Nadie planea para guardar un documento o un archivo que no
se abrir nuevamente; nadie planea para ganar un premio o un reconocimiento. La
planeacin es muy importante, como se ha visto, sin embargo, es en el desempeo
donde se cristaliza todo o donde la realidad cobra su cuota ante planes ideales,
imposibles de operar, inalcanzables, inviables y confusos.
En el desempeo cotidiano es donde estar el nfasis de la planeacin y la
comunicacin a nivel tctico. Si no se logran incluir en este nivel los resultados
pueden alejarse de los objetivos propuestos. Vale la pena destacar que en una
ejecucin impecable pueda hacer que una estrategia mediocre alcance a superar a
competidores con mejor estrategia, Rebeil Mara Antonieta (Mxico, 2008).
Un sistema de planeacin estratgica es la suma de cuatro elementos bsicos: una
herramienta de trabajo, un sistema integral de administracin un proceso de
desarrollo empresarial y un enfoque de negocio, Corona Funes (Mxico, 1998).
Las herramientas de trabajo permiten detectar fortalezas y debilidades en relacin
con:
Medir es una prctica ineludible, tiene una connotacin cuantitativa y hay quienes lo
desprecian, mientras otros se despreocupan por lo cualitativo, ste es un falso
dilema pues se requieren de ambos enfoques. En las organizaciones hay que medir
y evaluar, son necesarios los datos para conocer la magnitud y la extensin de
algunos procesos, actitudes y comportamientos, pero tambin es necesario conocer
la profundidad y calado de esos elementos, Rebeil Mara Antonieta (Mxico, 2008).
Elementos a verificar y aspectos cruciales:
Qu es una estrategia?
Es un movimiento hacia el logro de algo se identifica como concepto, porque no
logra la estrategia definir el cmo se va a ganar, conocer o innovar, que es asunto
de la tctica. La estrategia es el camino para proporcionar un concepto, sugiere el
conjunto de acciones organizadas y de un trabajo del intelecto creativo su aplicacin
requiere de la planeacin, direccin, ejecucin, seguimiento y evaluacin de cada
accin estratgica. Sin embargo, es necesario considerar la oportunidad del
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Herramientas
Publicaciones internas
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Publicaciones de control
Actas de juntas
Procedimientos de bienvenida
Instalaciones
Entrevistas
Grupos de trabajo
Reuniones buzn de sugerencias
Celebraciones
Nuevas tecnologas
Medios
Si tenemos en cuenta ningn medio por sofisticado que sea logra cumplir los
objetivos que buscamos por lo tanto se requiere por lo menos de una combinacin
entre la accin directa del programador y el medio.
Mensaje Clave
Son los definidos por la organizacin como la base del plan de comunicaciones y
deben estar en funciones del plan estratgico de la compaa. El mensaje deber
ser desarrollado en funcin de las ideas que quiero comunicar para lograr nuestro
objetivo de comunicacin.
Tendr la parte bsica de conceptos y se argumentar el por qu se hace necesario
ejecutar la estrategia a travs de diversos medios y herramientas que deben ser
escogidos bajo criterio de: confidencialidad, agilidad, permanencia, cobertura,
generacin de conocimiento, efectividad y accin en el receptor, Galbez Bibiana y
Vives lvaro (Bogot, 2007).
Indicadores de Medicin:
Indicadores de eficiencia:
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Directores
Voluntarios
Consejeros
Cronograma
Es el cruce de las acciones a seguir con un plan de tiempo determinado y su funcin
es definir fases de ejecucin y plazos para la accin, Aguilera Jorge (Bogot, 2007).
Presupuesto
Uno de los elementos de planeacin ms delicados de construir para una estrategia
es el presupuesto ya que debe evitarse a toda costa el surgimiento de costos
ocultos que frenen la gestin o generen perdidas.
Para ello es necesario que cada accin sea lo ms desglosada posible en las tareas
que son necesarias para alcanzarla.
Ello permitir establecer costos puntuales por cada tarea a partir de los cuales no
solo se podr costear cada accin sino, adems los costos que se vayan
desarrollando a travs de las fases de ejecucin, Aguilera Jorge (Bogot, 2007).
METODOLOGA
En este apartado se explicarn los diferentes procedimientos de recoleccin de
informacin que se utilizar. Tambin se hace necesario indicar en esta parte el
nmero de personas que ser entrevistado, la cantidad de cuestionarios que ser
aplicada, el tamao y la conformacin de las muestras. Adems se explicar en este
punto el anlisis que se har de los datos y la elaboracin posterior del informe final.
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Anlisis de la informacin:
Reunida la informacin de la encuesta, se proceder a su anlisis. En esta etapa se
deber hacer uso de tcnicas computacionales que permitan la elaboracin
estadstica de los datos para su anlisis posterior y presentacin de un informe que
date lo encontrado.
A continuacin presentaremos el paso a paso que llevaremos a cabo para el
desarrollo de este proyecto. El proceso incluye las siguientes cuatro (4) fases:
Fase 1: Investigacin
Anlisis de la organizacin
Anlisis de los pblicos
Anlisis de la situacin
Fase 3: Tcticas
Plan de evaluacin
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VISIN
VALORES DE LA EMPRESA
-
Responsabilidad
Lealtad
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Respeto
Compromiso
Confianza
Calidad
Orden
Perseverancia
Trabajo en equipo
ESTRUCTURA
Anlisis de pblicos:
Este mapa fue creado a partir de informacin dada por la Gerente Comercial y la
representante de Recursos Humanos, en una reunin en el mes de mayo de 2011.
Pblico
Grado de
poder e
influencia
Qu espero o
qu necesito
Qu le
ofrezco
Mensaje
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Colaboradores
Alta
Lealtad,
responsabilidad,
identidad con la
empresa, excelente
desempeo laboral,
transparencia,
compromiso,
eficacia y eficiencia.
Estabilidad
laboral, Buenas
condiciones de
trabajo,
incentivo,
salario justo,
inclusin,
compromiso con
su bienestar,
informacin y
respeto.
Familias de
Colaboradores
Media
Conciencia y apoyo
con el trabajo del
colaborador.
Inclusin y
compromiso con
su bienestar.
Clientes
Alta
Compromiso,
lealtad, confianza y
preferencia.
Informacin
oportuna,
transparencia
en el servicio,
innovacin,
rentabilidad y
calidad.
Comunidad o
Sociedad
Media
Confianza,
reconocimiento y
lealtad.
Compromiso
social,
seguridad,
atencin y
comunicacin.
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Estado (Dian,
Aduana y
Cmara de
Comercio)
Alta
Confianza, apoyo y
acompaamiento.
Cumplimiento
de normas,
apoyo y
transparencia.
Socios
Alta
Compromiso con la
empresa,
transparencia,
confianza y
seguridad en la
rentabilidad de la
empresa.
Productividad,
ganancias
econmicas,
confianza y
transparencia
Trabajamos
comprometidamente
para cumplir con
nuestra labor, adems
de crear nuevas
unidades de negocios y
as generar ms valor y
ganancias para
nuestros asociados.
Proveedores
Alta
Transparencia,
inclusin,
pertenencia,
confianza y
puntualidad.
Puntualidad en
los pagos,
inclusin,
cumplimiento,
transparencia,
confianza.
Trabajamos en
conjunto proveedorempresa con el fin de
garantizarle calidad al
cliente y de esta forma
cumplir los objetivos en
comn.
Competencia
Alta
Transparencia,
competencia limpia
y respeto.
Competencia
limpia,
transparencia y
respeto.
Medios de
comunicacin
Alta
Transparencia,
respeto,
reconocimiento
como fuente
confiable y
permanente de
informacin,
credibilidad y
confianza.
Confianza,
transparencia,
comunicacin
abierta y
seguridad de
que son
escuchados por
la empresa.
Mantenemos una
relacin abierta con los
medios de
comunicacin con el fin
de brindarles
informacin de primera
mano y as lograr ser la
fuente nica y principal
sobre la informacin
que respecte a la
empresa y la que se
derive de su labor.
Anlisis de situacin:
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Los dos (2) cuadros de anlisis fueron construidos en una entrevista con la
representante del rea de Recursos Humanos, Aid Ahumada, donde se destacaron
tanto las Fortalezas, Debilidades, Amenazas y Oportunidades, de la empresa y del
sistema de comunicaciones.
Anlisis DOFA:
Debilidades
Los valores de la organizacin
no se encuentran de forma
explcita.
Bajos niveles de motivacin
(desgano).
Falta de canales comunicativos.
La comunicacin no se da de
forma horizontal o transversal
para todos los casos, solo en
personal autorizado o que lleva
mucho tiempo en la empresa.
La alta rotacin del personal
que en algunos casos
desestabiliza el desempeo
laboral.
Poco tiempo para manejar
actividades de fortalecimiento
grupal.
Poco sentido de pertenencia de
algunos empleados que se
refleja en la renuencia hacia los
cambios propuestos.
Amenazas
La delincuencia comn.
El alza en los impuestos.
Falta de seguridad en la zona.
Los vendedores ambulantes.
Competencia.
Fortalezas
Buena remuneracin.
Se sienten y se ven como una
familia.
Actividades de capacitacin y
formacin para el personal.
Talento humano.
Espacios para el desarrollo
profesional de sus empleados.
Almuerzo a sus empleados.
Facilidad de acceso a crditos
de mercanca.
Pago oportuno
Beneficios en bonificaciones e
incentivos para el personal
Oportunidades
La oferta de exportacin.
Sus sucursales a nivel nacional.
Reconocimiento por parte de
sus clientes y competencia.
Su publicidad.
Su posicionamiento hace que
los empleados se interesen por
pertenecer al grupo de trabajo.
La buena imagen del almacn
en el mercado.
ANLISIS DOFA DE COMUNICACIONES
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Debilidades
Fortalezas
La empresa no cuenta con un
La comunicacin fluye de forma
sistema o canales comunicativos
ptima con todos los mandos de
formales para todas sus
forma personal.
comunicaciones
Se comunican en reuniones con
La empresa se comunica
mucha frecuencia.
personalmente, no de forma
formal con documentos firmados.
No existe una cultura del uso de
correo electrnico.
No todos los colaboradores
tienen acceso a internet.
El uso de memorandos es slo
para llamados de atencin
Amenazas
Oportunidades
Por falta de canales
Tienen buena relacin con los
comunicativos se ven altamente
medios de comunicacin.
expuestos a que personas
Mantienen informada a la
ajenas a los colaboradores
comunidad de sus ofertas.
influyan en la comunicacin
interna.
Anlisis de la situacin:
Para realizar un diagnstico correcto sobre una organizacin es necesario apoyarse
en informacin recolectada mediante diversas herramientas. Es por ello que la
recoleccin de datos consiste en reunir informacin en diferentes reas de la
organizacin.
El anlisis posterior de los datos se refiere a organizar y examinar la informacin
recopilada para contestar los interrogantes que surgen en la organizacin sobre
diversos procesos (comunicacin, actividades y funciones de los miembros del
grupo, liderazgo y autoridad, etc.). Esta informacin permite descubrir las causas de
los problemas organizacionales, as como identificar pautas para el desarrollo futuro
de la empresa.
Para la realizacin del anlisis de la situacin actual de almacenes Estreno y
Surtidora, fue necesario hacer un diagnostico de comunicacin interna que
incluyera, clima laboral, sistema de medios de comunicacin, tipo de comunicacin,
direccionamiento estratgico y cultura organizacional.
El diagnostico elaborado se trat de la aplicacin de una encuesta el da 28 de
septiembre de 2011y const de 21 preguntas, lo anterior con el fin de realizar un
diagnostico cuantitativo de la situacin actual de la organizacin.
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Lectura de datos:
Edad
Como podemos ver en la grfica del total de la muestra encuestada el 57,4% tienen
entre los 20 y 29 aos de edad, el 27,8% entre 30 y 39, el 11,1% entre 18 y 19 aos
y finalmente una persona con 41 aos y otra que no dio respuesta a este dato.
Sexo
42
Dependencia
Sede
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Segn la figura un 92,6% de los encuestados dicen conocer estos tres elementos
del direccionamiento estratgico, mientras un 7,4% no los conoce. Se puede
interpretar que este resultado representa gran importancia para el proceso, pues
segn lo que vemos en la grafica la gran mayora de la muestra conoce el
direccionamiento estratgico de la empresa.
Diga 2 de los valores corporativos con los que se siente ms identificado
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Siente usted que los objetivos de la organizacin estn alineados con sus
objetivos personales?
Por qu?
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El 50% de los encuestados les gustara realizar integraciones para recordar los
valores, la misin y la visin de la organizacin, un 25,9% les gustara que fuera por
medio de celebraciones de cumpleaos mensuales, un 9,3% por medio de charla,
un 9.3% por medio de la cartelera informativa, un 3,7% en la etapa de induccin y
finalmente un 1,9% de los encuestados no respondi esta pregunta.
48
Segn los datos de la grfica el 88,9% sienten que sus ideas son aceptadas y
apoyadas por sus compaeros, contra un 9,3% que lo se siente apoyado por su
equipo de trabajo y un 1,9% que no responde. Esto es de suma importancia pues
son los compaeros de trabajo los encargados de que crear un clima laboral
armonioso.
Con respecto a esta afirmacin el 74,1% de los encuestados se siente con total
autonoma y capacidad de iniciativa en el desempeo de su trabajo, un 11,1% siente
tener una autonoma menor, otro 11,1% no se siente autnomo pero tampoco siente
que no tenga esta capacidad y un 3,7% final siente que no tienen autonoma, ni
capacidad de iniciativa en su desempeo laboral.
Siento que mis ideas son escuchadas por mis jefes y superiores
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Cules son los canales por los que recibe la informacin habitualmente?
Segn la versin que arroja los resultados de la muestra un 63% dice que el canal
comunicativo ms usado es el personal, un 18,5% que son las carteleras, un 14,8%
el memorando y un 3,7% el boletn. Teniendo en cuenta que la organizacin
actualmente no cuenta con cartelera informativa y que el memorando funciona solo
para llamados de atencin, esta respuesta resulta un poco incoherente con los
canales reales con que cuenta la empresa.
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por las largas horas de trabajo en pie y sienten que la organizacin no trabaja para
motivarlos. En cuanto al sistema de remuneracin e incentivos encontramos que
muchos no estn totalmente satisfechos y el porcentaje que lo est no es del todo
alto.
Encontramos tambin con los resultados que los altos mandos deben reforzar la
comunicacin con sus subalternos y buscar la forma de reconocer el trabajo de sus
colaboradores, pues casi la mitad de los encuestados no encuentra que su trabajo
sea totalmente considerado por los jefes y creen que la comunicacin no fluye de
forma fcil, rpida y efectiva.
En cuanto a los medios de comunicacin o canales comunicativos, es importante
resaltar que la organizacin maneja un tipo de comunicacin informal, no tienen
correo electrnico corporativo, ni cartelera, ni boletn y los memorandos son usados
solo para llamados de atencin.
Respecto a lo anterior encontramos varias incongruencias en las respuestas, pues
cuando preguntamos por cul medio reciben informacin muchos de los
encuestados incluye la cartelera y el boletn, algo que no es lgico pues la
organizacin hasta el momento no cuenta con estos dos canales comunicativos. Sin
embargo, es importante resaltar que la gran mayora manifiesta en una respuesta
posterior el deseo de contar con estos dos medios para informarse.
Por otro lado, esta es una empresa que se encuentra acostumbrada a la
comunicacin personal, por lo tanto es necesario crear canales y vas comunicativas
que ayuden a cambiar esta cultura comunicacional, a dems porque gran parte de
los colaboradores se encuentran en la disposicin de hacerlo al manifestar el deseo
de contar con medios como el buzn para dar sugerencias o exponer quejas.
Partiendo de este anlisis y teniendo en cuenta los resultados del diagnstico de
comunicacin interna, pasaremos a elaborar un plan de comunicacin interna
guiado a solucionar y satisfacer las necesidades comunicacionales de la
organizacin.
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Disear un plan estratgico de comunicacin interna que permita dar solucin a los
problemas de comunicacin interna de la empresa.
ESTRATEGIAS
Mantener informados al personal que labora en cada una de las sedes, de los
acontecimientos diarios de la empresa y brindarles un espacio donde puedan
exponer sugerencias.
Tcticas y Acciones
57
Implementar una cartelera corporativa para cada sede: sern dos por cada
sede, una de estas cartelera ser ubicada en la zona del comedor con el
objetivo de que mientras los colaboradores se encuentran en receso tengan
tiempo para leerlas, la segunda se colocar la seccin de ventas al por
mayor, pues este es un espacio que suelen frecuentar las asesoras. En las
carteras tendrn los mismos contenidos (fechas especiales, cumpleaos,
informacin general, el empleado del mes, direccionamiento estratgico, etc.
Disear un boletn informativo semestral interno: en este se publicarn un
resumen de los contenidos y eventos ms destacados del semestre.
Crear un buzn de sugerencias corporativo: ir ubicado al lado de una de las
carteleras (comedor) y ser revisado cada mes con el fin de dar respuestas y
soluciones a las quejas, peticiones o sugerencias.
El repaso: Aprovechando que los almacenes poseen televisores y que slo se
usan para poner canales nacionales, seran pertinente crear un informativo
donde un colaborador informe mensualmente lo que ocurri durante el mes.
Mensaje
Estamos comprometidos con la difusin de una informacin clara y oportuna para
todos nuestros colaboradores. Reconocemos que su labor y su opinin son
fundamentales para la organizacin.
Herramientas
Cartelera
Boletn
Buzn de sugerencias.
Memorando
Televisores: El repaso
Periodicidad
La cartelera deber actualizarse cada
ocho das.
Su actualizacin ser semestral.
Las quejas y sugerencias que all se
expongan sern revisadas cada
quince das.
Cada vez que sea necesario enviar
una informacin a toda la empresa.
Mensual
Indicadores de Medicin
Plan de evaluacin
Indicadores de
Medicin
Nmero de
noticias
publicadas,
por nmero
de
personas
que leen la
cartelera.
Nmero de
sugerencia
s y quejas
recibidas y,
atendidas.
Nmero de
memorand
os
enviados.
Lecturabilidad
Cartelera y
Memorando: Encuesta
a 30 colaboradores de
los contenidos
publicados.
Boletn
Encuesta a 30
colaboradores de los
contenidos publicados.
Buzn
Nmero de
Sugerencias y Quejas
recibidas y nmero de
las mismas
contestadas.
Periodicidad
Mensual
Meta
> =70%
Semestral
> =70%
Mensual
> =50%
Responsable:
Departamento de Recursos Humanos y Gerente de la organizacin.
Tcticas y acciones
Planear una reunin con los Gerentes y con la persona encargada del rea de
Recursos Humanos para la revisin del direccionamiento estratgico: la idea es
que ellos vean los resultados de las encuestas y el anlisis realizado para
59
Hacer una dinmica de retroalimentacin para verificar que todos han entendido
la misin, visin, objetivos y valores. Por medio de ldicas y pasatiempos como:
Sopas de letras, Crucigramas y Completes, de esta manera la retroalimentacin
ser ms amena.
Mensaje
En almacenes Estreno y Surtidora estamos convencidos de que para lograr
nuestros objetivos debemos ir todos en la misma direccin.
Herramientas
Video Beam
Carteleras
Salas de reuniones
Memorando
Boletn
Saln de eventos
Periodicidad
Durante las charlas
Para la etapa de expectativa (ocho
das) y exposicin.
Cinco reuniones en una semana.
Uno cada da para convocar a las
reuniones.
Para
divulgar
las
actividades
realizadas en el marco de la
socializacin.
Un fin de semana de actividades de
retroalimentacin.
Indicadores de medicin
Plan de evaluacin
Indicadores de
medicin
Nmero de
charlas y
asistencia
a
las
mismas.
Nmero de
personas
que
atendieron
a
la
campaa
de
expectativ
a.
Recordacin
La recordacin del
direccionamiento
estratgico se har por
medio de las
actividades de
retroalimentacin a 50
personas.
Periodicidad
Trimestral
Meta
> =80%
Responsable
Departamento de Recursos Humanos y Gerente de la organizacin.
Tcticas y Acciones
Crear espacios donde juntos puedan construir ideas y establecer entre todos
nuevas metas y proyectos como una familia: cada dos meses habr una
reunin con el gerente y los coordinadores de cada almacn, los
61
Abrir un espacio donde se tome en cuenta a los hijos de los empleados. Para
celebrar el da del nio, los hijos de los colaboradores vivirn un da como
pap o mam, en el saln de eventos de la empresa se montar una
escenografa con ambiente de almacn y los nios actuarn como sus padres
durante una maana completa.
En la celebracin de da de los angelitos, todos los hijos de los colaboradores
podrn demostrar sus habilidades y creatividad, diseando el calendario del
ao siguiente, es decir, se harn 12 grupos de nios y cada nio de cada
grupo har un dibujo alusivo a un mes del ao, luego se escogern los 12
mejores dibujos y ser los que se usarn para el calendario que se entrega a
fin de ao.
Mensaje
Somos una organizacin que trabaja en equipo de manera integrada, donde sus
jefes escuchan las propuestas de sus subalternos hacindolos sentir parte de una
familia y se preocupa por el bienestar de cada miembro de la organizacin.
Herramienta
Saln de Eventos
Periodicidad
62
Celebracin de Cumpleaos y
fechas especiales cada dos
meses.
Saln de reuniones
Cartelera
Memorando
Boletn
Indicadores de medicin
Plan de evaluacin
Indicadores de medicin
Nmero
de
reuniones
asistentes
mismas.
y
las
Nmero de horas y
Medicin
Formato de
evaluacin de
eventos (ver
anexos).
Nmero de nios
que asisten a los
eventos.
> =80%
Asistencias a:
Integraciones,
charlas y eventos.
personas
capacitadas.
Formatos de
Meta
Formato de
evaluacin de
conferencias (ver
63
anexos).
Responsable
Departamento de Recursos Humanos
Presupuesto
Carteleras $ 200.000 *10 carteleras= $2.000.000*2 en cada almacn=$4.000.000
Buzn $85.000 * 10 Buzones=$850.000
Boletines $5.000*150= $75.000
Total $2.925.000=
Video mensual:
Cassette $7.000
Total $187.000=
Formacin Personal:
Total $ 1.780.000=
Formacin Profesional:
Total $1.490.000=
Integraciones:
Celebracin de da del nio
Materiales $382.000=
64
Refrigerios $180.000=
Total $562.000=
Celebracin de da de los angelitos
Ambientacin $100.000=
Refrigerios $180.000=
Animacin $50.000=
Total $330.000=
Celebracin da del trabajo
Alimentacin $ 850.000=
Total $2.790.000=
Celebracin Halloween
Decoracin $90.000=
Dulces $36.000=
Refrigerio $360.000=
Total $486.000=
Celebracin de cumpleaos
Picadas $160.000=
Pudn $10.000*3=30.000
Decoracin $50.000
Total $240.000=
Desayunos
$380.000=
Gran Total $ 15.970.000=
65
Cronograma
Febrero
Domingo
Lunes
Martes
Mircoles
Jueves
Viernes
Sbado
10
11
14
15
16
17
18
para
nuevo
direccionamiento
estratgico.
12
13
Presentar
Diseos
el
aprobados.
diseo
de
la
cartelera y
buzn.
19
20
21
22
26
27
28
29
23
24
25
Implementacin
de la cartelera y
buzn
Marzo
Doming
Lunes
Martes
Mircoles
Jueves
Viernes
Sbad
o
1
10
Cumpleaos
y
fechas
especiales.
4
Grabaci
Inicio
6
de
Edicin de El
Fin
de
la
66
n de El
campaa
Repaso
expectativa
del
de
Repaso
campaa
de
expectativa.
nuevo
direccionamie
nto
estratgico.
11
12
13
Divulgacin
Charlas
en carteleras
socializacin
socializacin
socializacin
socializacin
del
del
del
del
del
nuevo
14
de
nuevo
15
Charlas
de
16
Charlas
nuevo
de
nuevo
17
Charlas
de
nuevo
direccionamie
direccionamie
direccionamie
direccionamie
direccionamie
nto
nto
nto
nto
nto
estratgico.
estratgico.
estratgico.
estratgico.
estratgico.
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Abril
Domingo
Lunes
Martes
Mircoles
Jueves
Viernes
Sbado
Primera
Segunda
Desayuno
Emisin de
Grabacin
con
El Repaso
de
gerente.
El
Edicin de
el
El Repaso
Repaso
8
10
11
12
13
14
18
19
20
21
26
27
28
Capacitacin
en formacin
profesional.
15
16
17
Capacitacin
en
Formacin
personal.
22
23
29
30
24
25
Celebracin
del da del
67
nio.
Actividad
con
los
nios y sus
padres.
Mayo
Doming
Lunes
Martes
Mircoles
Jueves
Viernes
Sba
do
1
Cumpleaos
Emisin de El
Grabacin de
Repaso
El Repaso
10
11
12
14
15
16
17
18
19
Dinmicas de
Dinmicas de
Dinmicas de
Dinmicas de
Dinmicas de
retroalimenta
retroalimenta
retroalimenta
retroalimenta
retroalimenta
cin.
cin.
cin.
cin.
cin.
20
21
22
23
24
25
27
28
29
30
31
fechas
especiales.
6
Celebraci
Edicin de El
del
Repaso
da
del
trabajo,
con
todas las
sedes.
13
26
Junio
Domingo
Lunes
Martes
Mircoles
Jueves
Viernes
Sbado
Emisin
de
El Repaso
3
5 Desayuno
Grabacin
con
Edicin de El
de
gerente.
El
el
Repaso
68
Repaso
10
11
12
13
14
15
16
19
20
21
22
23
27
28
29
30
Capacitacin
en
Formacin
personal.
17
18
Capacitacin
en formacin
Profesional.
24
25
26
Domingo
Lunes
Martes
Mircoles
Jueves
Viernes
Sbado
Emisin de
Cumpleaos
Grabacin
Edicin de
El Repaso
de
El Repaso
Julio
fechas
especiales.
El
Repaso
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Agosto
Domingo
Lunes
Martes
Mircoles
Jueves
Viernes
Sbado
Emisin
de
Grabacin
El Repaso
de
El
Repaso
5
Edicin de
Desayuno
El Repaso
con
10
11
15
16
17
18
el
gerente.
12
13
14
Capacitacin
en
69
Formacin
personal.
19
20
21
22
23
24
30
31
25
Capacitacin
en formacin
profesional.
26
27
28
29
Septiembre
Domingo
Lunes
Martes
Mircoles
Jueves
Viernes
Sbado
1
Emisin
de
El
Repaso
2
Cumpleaos
Grabacin
de
fechas
6
Edicin
El
de
El Repaso
especiales.
Repaso
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
26
27
28
29
Celebracin
Capacitacin
de amor y
en formacin
amistad
profesional.
con
todas
las sedes.
23
24
25
Capacitacin
en formacin
personal.
30
Octubre
Domingo
Lunes
Martes
Mircoles
Jueves
Viernes
Sbado
Emisin de
Desayuno
Grabacin
70
El Repaso
con
el
de
gerente.
7
El
Repaso
10
11
12
13
Edicin de
El Repaso
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Celebracin
Actividad
de
con
Halloween
nios.
con
Realizacin
todas
las sedes.
los
del
calendario
de
diciembre.
Anexos
71
72
73
74
Instrumento
Edad:
Sexo:
Dependencia:
Administrativa
Operarias
Vigilantes
Cargo:
Sede:
Direccionamiento Estratgico
75
Afirmacin
Siento que la
Misin, Visin y
Objetivos de la
empresa
cumplen con la
razn de ser de
la misma
Me siento
orgulloso y
satisfecho de
mi pertenencia
y trayectoria en
la empresa
Clima Laboral
76
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Afirmacin
Mas que un
trabajador o
empleado,
siento que
hago parte de
una familia en
esta empresa
Me encuentro
conforme con
el sistema de
remuneracin e
incentivos de la
empresa
77
Tengo
suficiente
autonoma y
capacidad de
iniciativa en el
desempeo de
mi trabajo
Siento que mis
ideas son
escuchadas por
mis jefes y
superiores
Considero que
mi trabajo est
suficientement
e reconocido y
considerado
por mi jefe o
superiores
8. cules son los canales por los que recibe la informacin habitualmente?
a)
b)
c)
d)
Memorando
Boletn
Personalmente
Cartelera
Memorando
Boletn
Personalmente
Cartelera
Otro medio, cul?_________________
c) Mural
d) Comunicacin personal
e) Otro, Cul?______________________
Califique de 1 a 5 el nivel de satisfaccin para cada afirmacin, siendo 1
Totalmente en desacuerdo y 5 Totalmente de acuerdo
Afirmacin
Bibliografa
79
80