TEMA 4

4.ETAPAS Y DISEO DE PROYECTO SELECCIONADO

Pero, qu es disear un Proyecto? puede ser fcilmente la pregunta que usted se formule ahora.
Qu se le ocurrira responder a usted segn sus conocimientos y experiencia? (antelo
enseguida).
..

Pues bien; para nosotros disear un proyecto significa definir de manera clara y precisa los
siguientes aspectos:
1. El objetivo del proyecto, el tiempo necesario para lograrlo, el impacto que se espera
produzca el proyecto, los criterios por medio de los cuales se puede medir o juzgar el
impacto y los medios que permitirn verificarlo.
2. Los productos que el proyecto debe producir para lograr su objetivo, cuando tienen que
producirse, el impacto que se espera que generen, los criterios por medio de los cuales se
puede medir o juzgar el impacto y los medios para verificarlo.
3. El plan de trabajo en el cual se determinan las actividades necesarias para producir cada
uno de los productos.
4. Los recursos humanos, financieros, materiales, etc. necesario para llevar a cabo las
actividades.
5. Los arreglos institucionales, administrativos, necesarios para ejecutar el proyecto; y
finalmente
6. Los riesgos involucrados en la ejecucin del proyecto.

Para desarrollar y facilitar esta importante tarea del diseo se cuenta con un instrumento que se
conoce como "Marco lgico" o "Matriz" del proyecto. Este instrumento puede ser muy til como
ayuda para concentrar la atencin en la relacin causa-efecto entre los elementos del proyecto,
demostrar las interrelaciones existentes entre ellos, mejorar su consistencia interna y su
presentacin, y facilitar el anlisis y la evaluacin del mismo.
El formato de dicha matriz se presenta en la pgina siguiente.

MATRIZ O MARCO LOGICO DEL PROYECTO

JERARQUIA DE LOS ELEMENTOS

CRITERIO DE EXITO

MEDIOS DE VERIFICACION

FACTORES EXTERNOS

1.2

1.3

1.4

2.2

2.3

2.4

3.2

3.3

3.4

4.2

4.3

4.4

5.2

5.3

5.4

DEL PROYECTO
OBJETIVO DE DESARROLLO
1.1
OBJETIVO INMEDIATO
2.1
PRODUCTOS
3.1
ACTIVIDADES

4.1
INSUMOS

5.1

Veamos ahora con algn detalle cada uno de los aspectos necesarios para el diseo de proyectos
mencionados atrs:

1. OBJETIVOS DEL PROYECTO

No importa cun grande y complejo sea un proyecto, nunca puede ser visto como un fin en s
mismo, sino ms bien como un medio para lograr un objetivo ms amplio. Por ello, un proyecto
siempre persigue dos tipos de objetivos que son:
a. uno o ms objetivos a largo plazo, los cuales se definen como objetivos de desarrollo, y
b. uno o ms objetivos inmediatos.
Explicitemos dichos objetivos:
a. Objetivo de desarrollo: Se conoce como tal el propsito ltimo hacia el cual el
proyecto hace una contribucin, pero que est ms all de su alcance inmediato, o
sea, el objetivo de desarrollo es para ser alcanzado en un campo especfico, sector
o subsector, a travs de una serie de acciones interrelacionadas de las cuales el
proyecto es solamente una parte.
b. Objetivo inmediato, designa el propsito especfico que el proyecto busca por s
mismo, es decir con sus propios productos, recursos y actividades en un perodo
de tiempo dado.

Para que estos conceptos le sean ms claros veamos el siguiente ejemplo; continuando el
presentado anteriormente:
El Ministerio de Agricultura de Satilandia ha decidido promover el desarrollo agrcola del
departamento de Ruralia, de modo que "en x aos el departamento est en condicin de
satisfacer plenamente la demanda de alimentos bsicos del pas sin recurrir a ninguna
importacin". (Objetivo de desarrollo). Para este fin el Ministerio de Agricultura ha solicitado al
Instituto Nacional de Recursos Hidrulicos que estudie la posibilidad de proveer agua para
irrigacin al departamento de Ruralia. Despus de definir el problema y analizar las diferentes
alternativas, la Divisin ha propuesto un Proyecto dirigido a "lograr que los agricultores de Ruralia
tengan acceso al agua mediante la construccin de un sistema de irrigacin en x aos que cubrir
tantas hectreas de tierras a un costo tal" (objetivo inmediato). Lograr que el agua sea accesible a
los agricultores por medio de la construccin del sistema de irrigacin (objetivo inmediato) es una
condicin necesaria, pero dista mucho de ser suficiente para permitir que Ruralia logre satisfacer
la demanda de alimentos bsicos (objetivo de desarrollo).
Para alcanzar el objetivo de desarrollo, el Ministerio de Agricultura, adems de construir el sistema
de irrigacin, deber realizar en el departamento de Ruralia una serie de Proyectos y actividades
adicionales interrelacionados entre s, para mejorar la tecnologa agrcola, proporcionar asistencia
tcnica y capacitacin a los agricultores, otorgar crditos supervisados, etc.
De Io anterior se desprende que para contribuir significativamente al logro del objetivo de
desarrollo, un proyecto debe formar parte de un coherente programa integrado de accin. De no
ser as, el impacto del Proyecto se ver limitado.

Pero aqu surge una inquietud muy interesante y es que los objetivos tienen unos requerimientos
para ser bien formulados. De ello queremos ocuparnos enseguida, veamos:
a) Formulacin correcta de los objetivos.
Probablemente usted ha observado a menudo, que para definir objetivos se utilizan expresiones
tales como:

"Asistir
"
"Mejorar"
"Fortalecer"
"Promover"
"Coordinar"
"Reestructurar."
"Modernizar"
etc.

Si las analizamos bien nos daremos cuenta que dichas expresiones representan la descripcin de
un proceso y por lo tanto poco sirven para describir objetivos.
Ante tal circunstancia es conveniente precisar entonces que un objetivo no es un proceso, sino
ms bien un punto de llegada. Es la descripcin de una situacin deseada y satisfactoria que nos
gustara existiera al final de un proyecto. En otros trminos, es una fotografa imaginaria de esa
situacin.
Un objetivo definido correctamente debe indicar entonces:

Cuando se espera lograr lo deseado,

Identificar los beneficiarios del proyecto, y
Describir el tipo, cantidad y calidad del cambio (impacto) que el proyecto por s
mismo generar.

Para este fin se deben identificar criterios cuantitativos o cualitativos de xito que permitan medir
y juzgar el cambio (impacto) que se espera que el proyecto genere.
Ahora bien; los criterios de xito a que estamos aludiendo deben ser:
-

Pre-establecidos
Especficos y explcitos
Pertinentes
Verificables objetivamente

Los criterios de xito deben ser adems cuantitativos siempre que sea posible. Si son cualitativos,
no deben ser ambiguos y deben ser formulados de modo que puedan ser verificados por
respuestas de tipo si o no.

Se debe tambin especificar la fuente donde se puede obtener la informacin y la evidencia

requerida para verificar hasta qu punto los criterios de xito han sido logrados.
La fuente de informacin puede ser externa al proyecto, por ejemplo: estadsticas pblicas o
privadas, o pueden ser parte del proyecto, por ejemplo: publicaciones, reportes, estadsticas,
investigaciones, etc. producidas por el propio proyecto. Es decir, al disear un proyecto debemos
asegurarnos de tener a nuestra disposicin la informacin y datos requeridos para medir el tipo,
calidad y cantidad del cambio (impacto) generado por el proyecto.
Una observacin importante en este momento es que a veces podemos identificar criterios de
xitos apropiados y exactos, cuya medicin puede resultar lenta y/o costosa. En estos casos se
puede optar por criterios de xito menos rigurosos (indirectos) que sin embargo, pueden
proporcionar una retroalimentacin rpida y aceptable a un costo razonable.
Precisemos ms esto con un ejemplo: supongamos que se ha definido el objetivo de un proyecto
de la manera siguiente:
"En un perodo de x aos, reforzar la capacidad de la Divisin de Operaciones Industriales de la
"zona libre industrial de Tropicalia", en el anlisis y promocin de proyectos que contribuyen al
desarrollo socio-econmico de la provincia de Tropicalia".
Cmo ve usted este objetivo? Qu objecin tendra para hacerle? Consgnelo enseguida

:
Pues bien; de acuerdo con lo expresado antes, este objetivo no nos dice nada que nos permita
demostrar que al final del proyecto la capacidad de la Divisin de Operaciones Industriales para
analizar y promover proyectos ha sido reforzada y que los proyectos promovidos por la zona libre
industrial contribuyen al desarrollo socio-econmico de la provincia de Tropicalia.
De acuerdo con esta observacin, por qu no nos dice cmo definira usted de mejor manera
dicho objetivo?
Veamos; escrbalo:

Contraste el objetivo redefinido por usted, con el redefinido por nosotros que sera como sigue:

"Al final del Proyecto en x aos, la Divisin de Operaciones Industriales de la zona libre industrial
de Tropicalia, habr evaluado al menos x solicitudes de proyectos de inversin por ao y habr
promovido inversiones que cubrirn al menos x mts2 de espacio de la zona libre. Estas inversiones
habrn creado al menos x nmero de empleos por ao y habrn usado no menos de x millones de
dlares de materia prima nacional".
Analicemos otro ejemplo:
El objetivo inmediato de un proyecto ha sido definido de la manera siguiente:
"Reforzar el programa para el desarrollo de medicinas y pequeas empresas ejecutado por el
Instituto Nacional de Desarrollo Industrial".
Cul sera su reparo para este nuevo objetivo?

Evidentemente, el objetivo no nos indica nada acerca de cmo se puede demostrar que el
programa ha sido reforzado y qu clase de impacto se espera que este programa produzca.
Cul sera su nueva propuesta de definicin? Consgnelo aqu:

Para nosotros una mejor definicin del objetivo podra ser sta:
Al final del proyecto en x aos, el programa para el desarrollo de la mediana y pequea empresa
ejecutado por el Instituto Nacional de Desarrollo Industrial, habr generado la siguiente situacin:

El crdito otorgado a la mediana y pequea empresa, se habr incrementado en trminos

reales del presente x millones de $ anuales a no menos de x + y millones de dlares
anuales.
Con participacin de la MPE en el Producto Bruto Nacional industrial se habr
incrementado del presente x% a no menos del x + y %.
El empleo directo generado por la MPE se habr incrementado a una tasa no inferior a x%
por ao.
El nmero de nuevas MPE creadas no ser menor a x por ao.
El nmero de MPE declaradas en bancarrota decrecer del presente x% por ao a no
menos del x - y% por ao.

El monto de crdito moroso de la MPE habr decrecido del presente x% de la totalidad de

crdito otorgado a no menos de x - y%.

Continuemos ahora con un segundo elemento:

2. PRODUCTOS DEL PROYECTO (OUTPUTS)

Se llama as a los resultados concretos, tangibles y por consiguiente plenamente identificables que
el proyecto debe producir y entregar para lograr su objetivo.
Como productos o resultados concretos podemos mencionar:
Estudios de factibilidad elaborados; reportes tcnicos tambin elaborados; laboratorios equipados
e instalados; fbricas construidas; escuelas construidas y equipadas; hectreas de tierra cultivadas;
personas entrenadas; manuales elaborados; kilmetros de tneles construidos; fuentes
construidas; centros de salud construidos y equipados; metros de pozos perforados; kilmetros de
acueductos construidos; sistemas de irrigacin construidos; hectreas de tierra reforestada;
sistemas de computacin establecidos o instalados; paquetes "software" elaborados, nuevos
mercados de exportacin identificados; currculos educativos elaborados; sistemas de informacin
gerencial puestos en operacin; material de entrenamiento producido, etc.
Desde luego, y esto debe tenerlo usted muy presente, que existe una relacin causa-efecto entre
los productos (outputs) y el objetivo inmediato. Por ello debe asegurarse de que el tipo, cantidad,
calidad y oportunidad de los productos que el proyecto producir sean proporcionales, adecuados
y congruentes con el objetivo inmediato del proyecto.
Miremos lo anterior con un ejemplo, como lo hemos venido haciendo antes:
Supongamos que el objetivo inmediato de un proyecto es:
"Al final del proyecto en x aos las plagas y enfermedades que en el presente afectan el 80% de las
tierras cultivadas de x cultivo en Santilandia, sern eliminadas o reducidas a un porcentaje no
superior al 5%".
Para este fin se deben identificar una serie de productos (outputs) que sean proporcionales,
adecuados y congruentes con el logro del objetivo inmediato arriba mencionado. Estos productos
podran ser los siguientes:
a. UN SISTEMA COMPUTARIZADO DE INFORMACION ESTABLECIDO que permita un
diagnstico en tiempo real de las plagas y enfermedades del cultivo x (duracin/fecha de
terminacin).

b. UN LABORATORIO DEBIDAMENTE EQUIPADO que haga posible el completo anlisis de las

muestras del cultivo (duracin/fecha de terminacin).
c. MANUALES ELABORADOS que contengan los procedimientos de uso del equipo del
laboratorio (duracin/fecha de terminacin).
d. x NUMERO DE PROFESIONALES entrenados en el uso del equipo de laboratorio
(duracin/fecha de terminacin).
e. UN REPORTE ELABORADO que contenga recomendaciones sobre el tipo de pesticida a ser
usado y sobre el procedimiento para tratar los cultivos con el pesticida seleccionado,
(duracin/fecha de terminacin).
f. x NUMERO DE PERSONAS ENTRENADAS en la aplicacin del pesticida (duracin/fecha de
terminacin).
g. x NUMERO DE HECTAREAS CULTIVADAS con el cultivo x tratadas con el pesticida
(duracin/fecha de terminacin).
Ahora es oportuno preguntar si es razonable y realista el asumir que con la produccin de estos
siete productos (outputs) el proyecto puede alcanzar su objetivo inmediato en el tiempo
establecido.
Hagamos otro ejemplo, sin importar que seamos reiterativos en aras de mayor claridad y
apliqumoslo a lo que tanto nos interesa: la educacin.
Supongamos que el objetivo inmediato de un proyecto se defina de la siguiente manera:
Al final del proyecto en x aos la educacin primaria en las zonas rurales de la provincia Oriental
habr mejorado cuantitativamente y cualitativamente de tal manera que:
La matrcula de los alumnos entre 7 y 12 aos habr aumentado del actual x% a x + y%.

El porcentaje de alumnos inscritos en el primer grado y que termina el ciclo de

educacin primaria no ser inferior a x%.
De los alumnos que terminen el ciclo, un porcentaje no inferior a x% ingresarn a
cursos vocacionales o al ciclo de educacin secundaria.
Todos los alumnos que terminen el ciclo de Educacin Primaria estarn en condiciones
de leer y escribir correctamente as como de utilizar con exactitud las cuatro
operaciones aritmticas bsicas.

Para este objetivo como ya lo vimos en los ejemplos anteriores hay que identificar un conjunto de
productos que sean proporcionales, adecuados y congruentes con el logro del objetivo inmediato
arriba mencionado. Dichos productos podran ser los siguientes:
1. X nmero de escuelas primarias rurales construidas, debidamente localizadas y
equipadas (duracin/fecha de terminacin).
2. Un currculo educativo elaborado para los aos que componen el ciclo d
educacin bsica primaria que cubra las necesidades de enseanza de los alumnos
rurales (duracin/fecha de terminacin).

3. X nmero de docentes debidamente entrenados (duracin/fecha de terminacin).

4. Un sistema de escalafn establecido que motive a los docentes a desplazarse a las
zonas rurales de la provincia Oriental (duracin/fecha de terminacin).
5. Un sistema de evaluacin permanente del esquema educativo implantado
(duracin/fecha de terminacin).
6. Un paquete de instruccin programada con nfasis en medios audiovisuales
(duracin/fecha de terminacin).
7. Un esquema de complementacin nutricional establecido para los alumnos que
atienden a las escuelas rurales de la provincia Oriental (duracin/fecha de
terminacin).
8. Un centro auxiliar de administracin y planificacin de la educacin primaria rural
ubicado en la provincia Oriental (duracin/fecha de terminacin).

Igualmente nos debemos preguntar ahora si es razonable y realista el asumir que con la
produccin de estos ocho productos (outputs) el proyecto puede alcanzar su objetivo inmediato
en el tiempo establecido.
Tambin es necesario tener en cuenta que para cada producto (output) es importante describir el
impacto que su uso generar. Asimismo, deberemos identificar para cada producto (output) los
criterios de xito que permitirn medir o juzgar su impacto.
Por ejemplo: asumamos que un producto (output) de un proyecto ha sido descrito de la siguiente
manera:
"Un servicio meteorolgico establecido en la provincia de Ruralia para proveer informacin
meteorolgica al da a los agricultores".
La descripcin de este producto (output) no indica nada sobre el impacto que se espera genere el
servicio meteorolgico. Es decir, cmo se puede demostrar la utilidad del servicio meteorolgico?
Idealmente, se debera tratar de identificar criterios para demostrar el efecto de la informacin
proporcionada por el servicio meteorolgico sobre la produccin agrcola. Sin embargo, al
identificarlos podra darse el caso de que dichos criterios de xito resultarn difciles, lentos y
costosos de medir.
En este caso nos debemos inclinar por criterios de xitos aproximados o indirectos, como podra
ser: "El nmero de llamadas telefnicas hechas por los agricultores con el objeto de obtener
informacin meteorolgica en un determinado perodo de tiempo". Este podra ser un indicador
imperfecto de xito. No obstante, si el nmero de llamadas por parte de los agricultores para
obtener esta informacin es grande y va creciendo, podemos razonablemente presumir que los
agricultores consideran que el servicio meteorolgico proporciona informacin til.

Pasaremos luego a un tercer aspecto tan fundamental como los anteriores: el Plan de Trabajo
cuyo eje central son las actividades.
Antes de ello confirme nuevamente cmo ha sido su captacin de lo estudiado hasta este
momento:

VERIFIQUE SU APRENDIZAJE No. 2

1.

Qu es disear un proyecto?

2.

Qu utilidad tiene en l diseo de un proyecto la utilizacin del instrumento que se

conoce como "marco lgico" o "matriz del proyecto"?

3.

Cul es la diferencia esencial entre los objetivos de desarrollo y los objetivos inmediatos?

4.

Seale tres caractersticas principales de un objetivo definido correctamente. Explquelos

con un ejemplo:

5.

Qu se conoce como criterios de xito cuando se plantean los objetivos de un proyecto?

6.

Qu se conoce en el diseo de proyectos como producto (outputs) del mismo?

10

7.

Qu relacin existe entre los objetivos y los productos de un proyecto?

8.

S debe identificar tambin en los productos, del proyecto criterios de xito?

Si:

No:

Por qu?

Identifique qu tan acertadas han sido sus respuestas. Para ello queremos ayudarle con los
criterios siguientes:
1.

2.

3.
4.

5.

6.

En trminos generales y con base en lo ya explicado en el mdulo, podemos decir que

disear un proyecto es definir de manera clara y consistente un problema a resolver o
solucionar, unos objetivos, unos productos, un plan de trabajo, unos recursos, una
administracin y unas limitantes o riesgos.
El marco lgico es un sencillo instrumento que ayuda a concentrar la atencin en la
relacin causa-efecto entre los elementos del proyecto, demostrar las interelaciones
entre ellos, mejorar su consistencia interna y su presentacin y facilitar el anlisis y
evaluacin del mismo.
Infiera usted la respuesta analizando lo explicado sobre el tema en el mdulo. Vuelva a
ello y analcelo.
Para evaluar esta respuesta remtase tambin a lo explicado en el mdulo. Se conocen
como tal los criterios que permiten medir y juzgar el cambio (impacto) que se espera
que el proyecto genere.
Como tal se identifican los productos concretos, tangibles y por consiguiente
plenamente identificables que el proyecto debe producir y entregar para lograr su
objetivo.
Existe bsicamente una relacin causa-efecto. Por tal circunstancia, debe asegurarse
de que el tipo, cantidad, calidad y oportunidad de los productos que el proyecto
producir sean proporcionales, adecuados y congruentes con el objetivo inmediato del
proyecto.

11

7.

La respuesta es s. Porque es importante, por no decir necesario describir el impacto

que generar el uso del producto. En dichos criterios se buscar medir o juzgar dicho
impacto.

Est satisfecho de sus respuestas? Si as fuere contine el estudio del mdulo, si ha encontrado
dificultades resulvalas antes de proseguir con su estudio.

3. PLAN DE TRABAJO

Qu le sugiere a usted en la formulacin, diseo y administracin de proyectos el plan de

trabajo? Consigne aqu su respuesta:
Como lo expresamos anteriormente, en el plan de trabajo se determinan las actividades
necesarias para producir cada uno de los productos de que ya nos ocupamos.
El detalle de las actividades que el proyecto debe llevar a cabo para producir cada producto
(output) debe ser incorporado entonces en un plan de trabajo. Para identificar dichas actividades
es indispensable pensar que una actividad tiene las siguientes caractersticas:

Una duracin
Requiere de recursos (insumos)
Implica un costo
Tiene una secuencia (puede preceder, seguir o ser paralela a otras actividades)
Alguien es responsable de llevarla a cabo.

12

Cuando se prepara el plan de trabajo es importante igualmente:

1. Asegurarse que el desglose de las actividades sea bastante detallado de modo que permita
un cuidadoso y preciso control y monitoreo del progreso del proyecto, y
2. Utilizar mtodos que den una idea clara de la interrelacin entre las diferentes actividades
del proyecto, su secuencia lgica y sus implicaciones respecto a factores tales como:
tiempo, costos, uso adecuado de recursos, etc.
3. En el caso de un proyecto pequeo con un reducido nmero de actividades, el uso de un
grfico de barras o ms propiamente conocido como grfica de Gantt, puede ser suficiente
para asegurar una apropiada preparacin y control del plan de trabajo. No obstante en
proyectos de una cierta complejidad, cuando el nmero de actividades es grande, es
aconsejable que al preparar el plan de trabajo se usen tcnicas de red, tales como el CPM,
PERT, CPU, ya que estos mtodos permiten:
a. A travs del camino crtico identificar aquellas actividades que no admiten ningn
atraso en su ejecucin sin afectar la entrega oportuna de los productos y
consecuentemente el logro oportuno del objetivo.
b. Identificar esas actividades que admiten atraso y pueden posponerse sin arriesgar
la entrega oportuna de los productos.
c. Asegurar el uso racional de los recursos disponibles en llevar a cabo las actividades
del proyecto.
4. El cuarto aspecto a tener en cuenta para disear un proyecto est constituido por los
recursos humanos, financieros, materiales, etc. necesarios para llevar a cabo las
actividades, recursos que vamos a considerar con el nombre genrico de insumos.

4. INSUMOS (INTPUTS)

13

Una vez que el plan de trabajo ha sido preparado con las actividades desglosadas por producto, se
estar en posicin de determinar los insumos (personal, subcontratos, entrenamiento,
equipamiento, facilidades y otros recursos) necesarios para ejecutar el proyecto. Existe una
relacin de causa y efecto entre insumos y actividades. De all que debemos asegurarnos de que el
tipo, calidad, cantidad y oportunidad de los insumos sean proporcionales, adecuados y
congruentes con las actividades a llevar a cabo.
El ligamen que existe entre insumos, actividades y productos puede ser apreciado mejor a travs
de una tabla como la del tipo que se muestra en la pgina siguiente:
PRODUCTOS
(OUTPUTS)

INSUMOS
(INPUTS) PERSONAL

SUBCONTRATO

ENTRENAMIENTO

EQUIPO

MISCELANEOS

TOTAL

PRODUCTO 1
Actividad 1.1...
Actividad 1.2...
Actividad 1.3...
SUBTOTAL PRODUCTO 1
PRODUCTO2
Actividad 2.1
Actividad 2.2
Actividad 2.3
SUBTOTAL PRODUCTO 2
PRODUCTO 3
Actividad 3.1
Actividad 3.2
Actividad 3.3

SUBTOTAL PRODUCTO 3

GRAN TOTAL

Es solamente en este momento cuando se est en condicin de determinar con cierto grado de
seguridad cunto costar el proyecto y poder preparar un presupuesto.
Si el costo as calculado excede los recursos a nuestra disposicin, entonces deber iniciarse un
proceso iterativo de reestructuracin de los elementos del proyecto encaminado a un reajuste del
plan de trabajo, una redefinicin de los insumos y los productos y el redimensionamiento de los
objetivos y esto continuar hasta cuando se haya logrado una configuracin del marco lgico del
proyecto compatible con nuestros recursos.
Es cuando "debemos preguntarnos entonces si todava vale la pena ejecutar el proyecto".
Los arreglos institucionales y gerenciales necesarios para ejecutar el proyecto son el penltimo
aspecto a considerar en nuestro diseo.
Veamos cmo definirlo en lo que explicamos a continuacin.

14

5. ARREGLOS INSTITUCIONALES Y ADMINISTRATIVOS

El diseo del proyecto, como ya lo expresamos, debe enunciar claramente:
a. Los arreglos institucionales (financieros, legales, administrativos, etc.) necesarios para la
ejecucin del proyecto.
b. La estructura organizativa y administrativa del proyecto:
El organigrama del proyecto y su ubicacin dentro de la estructura organizativa de la
institucin encargada del proyecto.
La composicin del equipo de trabajo del proyecto, y quien es responsable de hacer
qu, cmo, cundo, dnde, cunto y quin reportar a quin.
Cualquier grupo de trabajo especial que se requiera describiendo su rol y funciones.
Los mecanismos externos e internos de coordinacin requeridos (por ejemplo: un
comit de direccin o de coordinacin con la participacin de los representantes de
las instituciones que podran ser relevantes para el cabal funcionamiento del
proyecto), etc.
Los mecanismos a ser utilizados para la supervisin sistemtica, control y evaluacin
del proyecto, tales como:
Informes tcnicos, financieros y de avance a ser elaborados peridicamente
por el proyecto.
Reuniones peridicas del comit coordinador, revisiones tripartitas, sesiones
de trabajo, etc.
Misiones evaluadoras y visitas al campo, etc.
Se debe enfatizar que los mecanismos para la supervisin sistemtica, control y evaluacin deben
representar un "Sistema de aviso preventivo" capaz de generar a tiempo datos e informaciones
necesarios para tomar decisiones apropiadas y oportunas a efecto de poder reajustar el diseo del
proyecto (por ejemplo: insumos, actividades, productos, objetivos, arreglos gerenciales e
institucionales, etc.) a nuevas e imprevistas circunstancias.
Asimismo, se debe enfatizar especialmente que durante el proceso de supervisin sistemtica,
control y evaluacin del proyecto, es imperativo el contar con:
a.
b.

Un plan de trabajo debidamente detallado y actualizado, y

un marco lgico actualizado y descriptivo de los elementos del proyecto con sus
respectivos criterios de xito, medios de verificacin y factores externos.

15

En ausencia de lo anterior no hay forma ninguna que permita una evaluacin imparcial del
proyecto, pues cualquier opinin sobre el mismo reflejar nicamente el punto de vista subjetivo
de los evaluadores.
Llegamos as al ltimo aspecto del diseo del proyecto a lo cual queremos referirnos enseguida:

6. RIESGOS DEL PROYECTO

Los riesgos de un proyecto surgen de los factores externos, por ejemplo: variables exgenas,
eventos, decisiones, condiciones, supuestos que estn ms all del control del proyecto y que no
obstante, pueden afectar el logro de los objetivos, la generacin de los productos, la adecuada
ejecucin de las actividades y la oportuna entrega y utilizacin de los insumos.
Al disear un proyecto debe seguirse este tipo lgico de razonamiento:
Con una cantidad dada de insumos podemos llevar a cabo ciertas actividades por medio de las
cuales podemos producir un conjunto de productos que nos permitirn alcanzar un objetivo
especfico.
O sea que establecemos una relacin de causa y efecto entre:

Este tipo de razonamiento es vlido mientras ciertos factores externos mantengan su

comportamiento como se haba esperado. De no ser as, se invalida la relacin de causa y efecto
existente entre insumos, actividades, productos y objetivo, con serias consecuencias negativas
para el proyecto. Por ello, como parte integral del diseo del proyecto debemos siempre
identificar aquellos factores externos que afectan la relacin de causa y efecto existente entre los
elementos del proyecto. Estos factores externos deben ser examinados en cuanto a su relevancia y
probabilidad de ocurrencia, de manera que nos permitan:

1)
2)

Hacer Una evaluacin de la naturaleza y magnitud del riesgo involucrado en el

proyecto.
Tomar decisiones, tales como:

16

tomar el riesgo y seguir con el proyecto como estaba planeado,

tomar medidas correctivas y modificar el diseo del proyecto, y
posponer la ejecucin del proyecto o cancelarla.

Detengmonos en un ejemplo aclaratorio de lo anterior:

El Banco Mundial est evaluando un proyecto cuyo objetivo inmediato es: la produccin de carbn
a travs de la utilizacin de residuos forestales para:
1)
2)
3)

sustitucin directa de combustibles importados en el sector industrial;

conversin al carbn de la produccin de parte de la energa usada en el sector
industrial; y
conversin al carbn para exportacin.

Los riesgos mayores del proyecto han sido identificados como sigue:
a)
b)
c)
d)

futura erosin de los precios internacionales del petrleo reducir la atraccin de la

sustitucin del petrleo por carbn en el mercado industrial;
el cambio de las condiciones del mercado mundial disminuirn las oportunidades de
exportacin del carbn;
la capacidad gerencial y administrativa de las empresas rurales que participan en el
proyecto es insuficiente para organizar y sostener las actividades de los productores; y
el Gobierno no est en capacidad de implementar e imponer las necesarias polticas
fiscales y regulatorias que impidan la deforestacin y" el inadecuado reemplazo de los
rboles.

Los riesgos descritos en a) y b) pueden ser evaluados a travs de anlisis de sensibilidad del
mercado mundial de precios. La incertidumbre expresada en c) puede ser aminorada a travs de la
observacin de operaciones de la escala piloto que debe establecerse antes de comenzar una
produccin a gran escala. Por ltimo, la efectividad de las polticas gubernamentales del sector
forestal sern evaluadas ambas en el contexto del proyecto y de los programas de ajuste
estructural del Banco Mundial.
Al explicar las fases que se siguen al disear un proyecto llegamos hasta la cuarta que llamamos
"Diseo del Proyecto" quedndonos solo por abordar la quinta, de la cual queremos ocuparnos en
la pgina siguiente.

17

FASE V: EJECUCIN Y ADMINISTRACIN DE PROYECTO

"Administrar un proyecto bsicamente implica planear la accin; ponerlo en funcionamiento,

asignar recursos (humanos, materiales, financieros y otros) a las distintas tareas; supervisar
sistemticamente las actividades y controlar los progresos del proyecto, ajustndolo a las
circunstancias y eventos imprevistos; lograr el objetivo del proyecto dentro de los lmites
acordados de calidad, costo, tiempo y recursos".
La administracin de un proyecto al igual que la gerencia de un negocio, una institucin educativa,
un equipo de ftbol, una organizacin de investigacin, un ministerio, un hospital 0 cualquier tipo
de organizacin pblica o privada, es un proceso que implica el manejo adecuado de un conjunto
de variables interconectadas e interdependientes que constituyen el marco bsico del proceso
gerencial. Dichas variables son:

Estrategia
Estructura
Sistemas
Conocimientos
Equipo humano
Liderazgo

Veamos a continuacin, de manera muy sinttica, qu implica el manejo de cada una de dichas
variables, las cuales hemos agrupado como:

18

MARCO BASICO DEL PROCESO DE ADMINISTRACION DE UN PROYECTO:

A. ESTRATEGIA
Esta consiste en predeterminar el curso de la accin a seguir:
B.

analizar la situacin identificando problemas, riesgos y oportunidades existentes en el

entorno del proyecto;
establecer metas a alcanzar a distintos plazos en el transcurso del proyecto;
establecer programas de accin y planes de trabajo definiendo prioridades y
secuencias;
asignar recursos; etc.
ESTRUCTURA

Definir el marco organizativo bsico para ejecutar la estrategia seleccionada para ello se debe:
definir el perfil lnea/staff;
establecer unidades operativas y grupos de trabajo asignando roles y funciones;
definir lneas de autoridad, delegacin y responsabilidad; etc.

C.

SISTEMAS

En el contexto de la estructura seleccionada establecer sistemas para:

la programacin de las actividades, el monitoreo y el control del proyecto;

la coordinacin de la accin y los mtodos de trabajo;
la evaluacin del impacto del proyecto;
el reclutamiento del personal, remuneraciones, incentivos, evaluacin del desempeo y
promociones;
el manejo de las finanzas,, administracin, contabilidad, presupuesto y control del
inventario;
la logstica;
la gerencia de la informacin; etc.

D. CONOCIMIENTOS
Identificar esos conocimientos, capacidades , habilidades y saber hacer (know- how) que se
necesitan para sostener la viabilidad y vitalidad del proyecto, operarlos sistemas y ejecutar la
estrategia.

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E. EL EQUIPO HUMANO
Asegurar la idoneidad del personal de conformidad con los conocimientos requeridos para
ejecutar el proyecto:

Fijar los requerimientos y calidades tcnicas y profesiones exigidas para cada cargo;
Seleccionar al personal calificado para cada cargo;
Orientar y familiarizar al personal con el trabajo explicando lo que hay que hacer y lo que
se espera de cada cual;
Capacitar al personal para perfeccionar constantemente conocimientos y habilidades; etc.

Finalmente...
F. LIDERAZGO
Ejercer un estilo de gerencia que permita el mximo desarrollo de las capacidades y
potencialidades profesionales del personal y que propicie actuaciones de excelencia hacia el logro
de los objetivos y metas deseados.
Hay que inculcar valores que creen lazos slidos de unidad entre el personal del proyecto y que
proporcionen un sentimiento de propsito, inspiracin, pertenencia, compromiso con el trabajo y
auto realizacin, es decir valores de:

integridad y honestidad
espritu de servicio
equidad y reconocimiento
lealtad
cooperacin
trabajo en equipo y participacin
bsqueda de la excelencia
dignidad y respeto
responsabilidad hacia la comunidad
entrega de servicios y productos de alta calidad
innovacin y creatividad
cambio y experimentacin
etc.

Concluido el estudio del mdulo y antes de abocarse a la Evaluacin Final le invitamos a analizar
cmo ha sido adquirido el aprendizaje de los elementos anteriores; es decir, de la ltima etapa de
su estudio.

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VERIFIQUE SU APRENDIZAJE No. 3

1. En qu consiste el plan de trabajo de un proyecto?

2. Qu caractersticas debe reunir una actividad consignada en un plan de trabajo?

3. Cul es la funcin de los insumos en un proyecto y qu precauciones hay que tomar al

establecerlos?

4. A qu se refiere, en los proyectos, la definicin de los arreglos institucionales y

gerenciales?

5. Qu se consideran los riesgos de un proyecto?

6. Cmo explicara usted brevemente lo que es administrar un proyecto?

Como lo ha hecho anteriormente, confirme ahora cmo han resultado sus respuestas con base en
las orientaciones que consignamos enseguida.

RESPUESTAS
1. Consiste fundamentalmente en detallar las actividades que el proyecto debe llevar a cabo
para producir cada producto (output).

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2. Identificamos las siguientes caractersticas:

Tener una duracin
Disponer de recursos (insumos)
Determinar un costo
Tener una secuencia (preceder, seguir o ser paralela a otras actividades)
Tener un responsable de llevarla a cabo.
3. infiera usted su anlisis de su experiencia obviamente y de lo qUe nosotros explicamos
anteriormente sobre el tema.
4. infiera igualmente la calidad de su respuesta comparndola con lo que nosotros
expresamos antes.
5. Llamamos as a los factores externos, tales como variables exgenas, eventos, decisiones;
condiciones, supuestos, etc. que estn ms all del control del proyecto, y que no
obstante pueden afectar el logro de los objetivos, la generacin de los productos, la
acertada ejecucin de las actividades y la oportuna entrega y utilizacin dejos insumos.
6. Su explicacin es personal en base a su experiencia y los conceptos emitidos por nosotros.
De todas maneras debe informar sobre las acciones administrativas organizadas que
deben seguirse para que el proyecto funcione y obtenga los resultados esperados.
Si sus respuestas las encuentra satisfactorias elabore la Evaluacin Final que presentamos
enseguida; si registra algunas dudas, suprelas antes de realizar tal actividad.

RECAPITULACIN

Despus de haber estudiado el mdulo ocpese usted mismo de recapitular todos los elementos
de conocimiento explicados en ella, para lo cual puede hacerlo en un estilo de redaccin ensayo o
utilizando cuadros sinpticos.

EVALUACION FINAL

La mejor manera de comprobar su aprendizaje es quizs por medio de un ejercicio prctico, por tal
circunstancia lo invitamos a realizar lo siguiente:

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1.

2.
3.
4.

Siguiendo cada uno de los elementos, etapas y pasos del diseo de proyectos,
defina usted un problema ubicado en la propia realidad educativa de su pas y a
partir de l disee completamente un proyecto para su solucin. Utilice en el
diseo los diferentes instrumentos que se le indicaron en el mdulo.
Renase con un grupo de compaeros que estn adelantando esta misma
capacitacin y analicen el proyecto por usted elaborado.
Introdzcale a su proyecto las mejoras que considere pertinentes despus del
anlisis anterior.
Enve, entregue o analice el proyecto directamente con su profesor o persona que
est orientando la capacitacin.

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