Manual de Políticas y Lineamientos para La Emisión de Documentos Normativos PDF

MANUAL DE POLTICAS Y
LINEAMIENTOS PARA LA EMISIN DE

DOCUMENTOS NORMATIVOS
Direccin de Planeacin, Anlisis y Contralora

MNO70000103
Vigente a partir de:

26/03/2010
Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Pblicos, S.N.C.

Av. Javier Barros Sierra No. 515
Col. Lomas de Santa Fe, Delegacin lvaro Obregn
Mxico, D.F., C.P. 01219
Tel. 52-70-12-00
La reproduccin total o parcial de este documento podr efectuarse mediante la autorizacin
expresa de la Direccin de Planeacin, Anlisis y Contralora, otorgndole el crdito
correspondiente.
Direccin de Planeacin, Anlisis y Contralora

MNO70000103

26/03/2010
POLTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA

EMISIN DE DOCUMENTOS
NORMATIVOS
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Seccin de Control de Cambios

Revisin
001
002
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Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Pgina (s)
Modificada (s)
Todas
Todas
Descripcin del Cambio

Mejoras al documento. FAC No. MNO70000103-01.
Mejoras al documento. FAC No. MNO70000103-02.
Aprobado/Autorizado
rea(s)/rgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC
Direccin de Planeacin,
Anlisis y Contralora
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Fecha de
Emisin
25/08/2008
26/03/2010
Esta pgina sustituye a la

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Contenido
Nmero
Seccin I
Tema
Visin General
I.1.
I.2.
I.3.
I.4.
I.5.
I.6.
I.7.
Introduccin
Objetivos
Alcance
Responsabilidades
Marco Jurdico y Normativo
Instancias de Autorizacin
Referencias
4
4
4
5
6
6
6
Seccin II
Aspectos Generales
II.1.
II.2.
II.3.
II.4.
Tipos de documentos
Tipos de Documentos Normativos
Mejora Regulatoria
Definiciones
8
8
8
10
Seccin III
Polticas Generales y Proceso
11
III.1.
III.2.
Polticas generales para la emisin de documentos normativos idneos en Banobras

Proceso para la emisin de documentos normativos idneos en Banobras
11
15
Seccin IV
Etapa 1: Identificar la necesidad de emitir, actualizar o abrogar un

Documento Normativo
17
IV.1.
IV.2.
Descripcin
Gua para identificar la necesidad de emitir, actualizar o abrogar un documento normativo
17
17
Seccin V
Etapa 2: Realizar una planeacin preliminar del Documento Normativo
18
IV.1.
IV.2.
Descripcin
Gua para realizar una planeacin preliminar del documento normativo
18
18
Seccin VI
Etapa 3: Elaborar un Borrador Inicial del Documento Normativo
21
VI.1.
VI.2.
VI.3.
VI.4.
Descripcin
Gua para la elaboracin del borrador inicial
Polticas que rigen la estructura de los documentos normativos idneos en Banobras
Lineamientos para la Estructura de los Documentos Normativos Idneos en Banobras
Todos los documentos normativos idneos en Banobras (excepto Circulares)
Estructura de un Manual de Polticas
Estructura de un Manual de Polticas y Lineamientos
Estructura de un Manual de Polticas y Procedimientos
Estructura de una Circular
21
21
23
24
24
26
29
34
41
Seccin VII
Etapa 4: Elaborar la Propuesta Preliminar del Documento Normativo
43
VII.1.
43
VII.3.
Descripcin
Lineamientos generales para la elaboracin de la propuesta preliminar del documento
normativo
Lineamientos de redaccin y forma
44
Seccin VIII
Etapa 5: Revisar la Propuesta Preliminar del Documento Normativo
45
VIII.1.
VIII.2.
VIII.4.
Descripcin
Lineamientos para la revisin de la propuesta preliminar del documento normativo
Facultades para la Revisin
45
45
46
Seccin IX
Autorizar el Documento Normativo
47
IX.1.
IX.2.
Descripcin
Lineamientos para la autorizacin del documento normativo
47
47
Seccin X
Publicar y Difundir los Documentos Normativos
48
X.1.
X.2.
X.3.
Descripcin
Lineamientos para la publicacin y difusin del documento normativo
Medios de Difusin
48
48
49
Seccin XI
Anexos
51
VI.4.1.
VI.4.2.
VI.4.3.
VI.4.4.
VI.4.5.
VII.2.
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Pg.
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Seccin I
Visin General
I.1. Introduccin
Este manual establece la metodologa para la documentacin de la normativa y los procesos
institucionales; adems, propicia su instrumentacin de acuerdo con las disposiciones aplicables
para promover la mejora regulatoria y ayudar en la mejora continua de los procesos de Banobras.
Adems, describe los documentos normativos que son utilizados en Banobras, e indica la
estructura para cada tipo de documento, as como las polticas y los lineamientos que deben
seguirse en su elaboracin.
I.2. Objetivo
El objetivo de este manual es proporcionar al personal de Banobras que va a emitir y/o actualizar
documentos normativos los elementos para:
Identificar el documento normativo idneo a generar con base en su objetivo y el

propsito de su creacin.
Estandarizar y mejorar el proceso de emisin de documentos normativos en Banobras
para:
Normar y documentar de manera articulada, congruente y eficaz la operacin.
Documentar de manera estructurada los sistemas de operacin y control
necesarios para alcanzar las metas y objetivos de Banobras.
Generar documentos que reduzcan errores y aclaraciones.
Racionalizar la emisin de los documentos normativos que regulan la gestin diaria de

Banobras.
I.3. Alcance
Todo el personal que participa en la emisin y actualizacin de documentos normativos para
Banobras.
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I.4. Responsabilidades
Responsable
Subdirector de
Contralora y Procesos
Responsabilidad
Coordinar la revisin y, en su caso, la actualizacin del presente
documento por lo menos una vez al ao o cuando se requiera
derivada de:
a)
b)
c)
d)
Gerente de Contralora
Gerente de Procesos
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Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
modificaciones al marco jurdico y normativo aplicable;

observaciones y/o recomendaciones por parte de las
instancias de supervisin y fiscalizacin, as como de las
autoridades competentes;
cambios en la estructura organizacional de Banobras; y,
mejora del proceso de calidad regulatoria.
Revisar su apego a los Objetivos y Lineamientos del Sistema de

Control Interno y proponer las actualizaciones cuando se realicen
modificaciones al marco jurdico y normativo aplicable.
Gestionar la actualizacin de este manual y llevar a cabo su
difusin.
Publicar este documento en la Normateca, tanto la del Portal de
Internet, como en la de la Intranet de Banobras.
Mantener resguardada la ltima versin original de este
documento y los Formatos de Autorizacin de Cambios que se
generen.
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I.5. Marco Jurdico y Normativo
Plan Nacional de Desarrollo (2007-2012), Poder Ejecutivo Federal, Eje 1,

Objetivo 10, Estrategia 10.3. Estado de Derecho y Seguridad, Eje 2, Objetivo 5,
Estrategia 5.3. Economa competitiva y generadora de empleos y Eje 5, numeral
5.4, Objetivo 4. Democracia efectiva y poltica exterior responsable.
Ley Federal de las Entidades Paraestatales Diario Oficial de la Federacin

(DOF) 21/08/06, Artculo 59 fracciones: V, VI, IX, XI y Artculo 61 fraccin II.
Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales DOF 26/01/2001,

Artculo 15.
Disposiciones de carcter general aplicables a las instituciones de crdito,

emitidas por la CNBV, Ttulo Segundo, Captulo VI (Las Disposiciones).
Normas Generales de Control Interno en el mbito de la Administracin Pblica

Federal, emitidas por la Secretara de la Funcin Pblica y publicadas en el
DOF 27/09/2006.
Programa Especial de Mejora de la Gestin en la Administracin Pblica

Federal 2008-2012, publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 10 de
septiembre de 2008
Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras.
Manual General de Organizacin de Banobras.
Lineamientos por los que se establece el Proceso de Calidad Regulatoria en

Banobras.
ISO 9001:2008 (NMX-CC-9001-IMNC-9000).
ISO 9000:2005, Traduccin Certificada.
I.6. Instancias de Autorizacin
El presente documento debe ser autorizado por el Director de Planeacin,

Anlisis y Contralora de acuerdo con lo establecido en los Objetivos y
Lineamientos del Sistema de Control Interno aprobados por el Consejo
Directivo.
I.7. Referencias
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Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
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Direccin General de Simplificacin Regulatoria, Gua para emitir documentos

normativos, Secretara de la Funcin Pblica (Segunda Edicin, junio 2007).
Horn, Robert E., Desarrollo de Procedimientos, Polticas y Documentacin,

Information Mapping.
Direccin General de Simplificacin Regulatoria, Manual Lenguaje Claro,

Secretara de la Funcin Pblica (Tercera Edicin, 2007).
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Seccin II
Aspectos Generales
La Comisin Nacional Bancaria y de Valores, a travs de la fraccin II del Artculo 164 de las
Disposiciones de carcter general aplicables a las instituciones de crdito, instruye a Banobras lo
siguiente:
a la Direccin General, en adicin a lo sealado en estas disposiciones, le corresponder
llevar a cabo las actividades siguientes:
II. Elaborar, revisar y, en su caso, actualizar o proponer la actualizacin de los manuales
de la Institucin, definiendo las reas o personal responsable de las actividades respectivas.
Por lo anterior, y para apoyar el fortalecimiento del Sistema de Control Interno, se crea el presente
manual. El cual adems se encuentra alineado con el proceso de calidad regulatoria que
estableci la Secretara de la Funcin Pblica y contempla algunos aspectos como:
Alinear los documentos normativos de Banobras al Sistema de Control Interno.
Enfoque de Procesos.
Elementos del mtodo Information Mapping.
Lenguaje claro.
Identificar los canales de comunicacin y flujos de informacin.
Mejora regulatoria y simplificacin administrativa.
Dar certeza en el actuar de los servidores pblicos de Banobras.
Identificar a los responsables de las distintas reas que participan en el proceso.
Definir la informacin y los documentos que se generan en el proceso, para establecer su

destino, uso y responsables de su custodia (huellas de auditora).
Incluir indicadores de desempeo de los procesos documentados que estn alineados a la

estrategia de Banobras.
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II.1. Tipos de documentos

Los documentos de Banobras se clasifican en normativos y no normativos.
Todo documento clasificado como normativo implica que su aplicacin es obligatoria y se emite
para mejorar la gestin de Banobras, dar cumplimiento a alguna ley, norma o disposicin oficial,
entre otros motivos.
Los documentos no normativos son de aplicacin voluntaria y tienen por objeto guiar, informar,
clasificar, etc.
Algunos ejemplos de documentos se muestran en la siguiente tabla:
Tabla II.1.1. Ejemplos de Documentos
Documento Normativo
Documento NO Normativo
Cdigo de Conducta
Manual de Polticas
Contrato
Normas
Reglas
Manual de Polticas y Lineamientos
Manual de Polticas y Procedimientos
Circular
Manual de Producto
Manual de Metodologas
Informe
Aviso
Instructivo
Gua
Gua Operativa
Programa
Bases
Boletines y Catlogos
Reportes
II.2. Tipos de Documentos Normativos Idneos en Banobras

De acuerdo con el contenido de los documentos y su propsito, se recomienda elegir alguno de
los documentos normativos idneos en Banobras de la tabla II.2.1 para su emisin. Sin embargo,
se recomienda que el contenido de este manual se utilice para cualquier otro tipo de documento
normativo siempre y cuando su naturaleza y estructura lo permitan.
II.3. Mejora Regulatoria

Todo documento normativo de nueva emisin debe ser revisado por el Comit de Mejora
Regulatoria Interna de Banobras (COMERI), de conformidad con lo establecido en su Manual de
Integracin y Operacin y en los Lineamientos por los que se establece el proceso de Calidad
Regulatoria en Banobras.
El COMERI es la instancia facultada para revisar y mejorar la regulacin interna bajo criterios y
elementos de simplificacin y de calidad regulatoria.
Adems, el COMERI diagnostica la aplicacin de los documentos normativos y determina las
acciones a seguir para su simplificacin.
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Tabla II.2.1. Descripcin de los Documentos Normativos Idneos de Banobras

Documento
De Polticas
Aplicacin
o Se utiliza para enunciar y establecer principios generales de actuacin
obligatorios, esto es, lo que debe o no debe hacerse.
o Este tipo de documento debe contener:
9descripcin del proceso general,
9polticas,
9los flujos de informacin,
9los canales de comunicacin,
9la segregacin de funciones y responsabilidades (se sugiere utilizar la
gua para la identificacin de segregacin de funciones del Anexo 1),
9la delimitacin de facultades entre el personal que autorice, vigile,
evale, registre y contabilice las operaciones, cuando aplique cada
una de estas actividades.
De Polticas y
Lineamientos
o Se utiliza para enunciar y establecer principios de actuacin obligatorios,

donde se indica el modo en que se debe actuar sin llegar a contener
una serie de pasos ordenados; esto es, indica lo que debe o no debe
hacerse y cmo debe hacerse.
o Este tipo de documento debe contener:
9descripcin del proceso general,
9polticas y lineamientos,
9la segregacin de funciones y responsabilidades (se sugiere utilizar la
gua para la identificacin de segregacin de funciones del Anexo 1),
una de estas actividades.
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Tabla II.2.1. Descripcin de los Documentos Normativos Idneos de Banobras (contina)
Manual de
Polticas y
Procedimientos
o Se utiliza para indicar a un grupo determinado de personas paso a

paso y de manera ordenada cmo se debe hacer una actividad o
actividades determinadas; debe contener:
9una secuencia ordenada de pasos o tareas donde se describen los
tiempos,
9la utilizacin de recursos,
9las metodologas e instrucciones de trabajo y control para desarrollar
las tareas, funciones o actividades necesarias para la operacin
sustantiva de las unidades administrativas o reas
9la descripcin del proceso general; adems,
9enuncia y establece principios generales de actuacin obligatorios,
una de estas actividades (se sugiere utilizar la gua para la
identificacin de segregacin de funciones del Anexo 1).
o El objetivo de este tipo de documento normativo es propiciar la
uniformidad en el trabajo, promover la eficiencia operativa, asegurar la
obtencin de los resultados esperados en tiempo y forma, y evitar la
repeticin de instrucciones y directrices.
o En la elaboracin de los manuales de polticas y procedimientos, debe
participar el personal directamente involucrado en los procedimientos,
independientemente de su nivel jerrquico.
o Este tipo de documento contiene polticas y procedimientos, tambin
puede contener lineamientos y describir procesos.
Circular
o Se utiliza, entre otras cosas, para regular actividades especficas o girar

instrucciones a destinatarios determinados; generalmente son asuntos de
aplicacin inmediata y cuya temporalidad no es permanente.
o Debe indicar claramente la vigencia de la misma.
o En caso de que se refiera a medidas de aplicacin permanente, se debe
modificar/crear/abrogar un documento normativo, de los que se
mencionan al principio de esta tabla.
II.4. Definiciones (ver Anexo 2)
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Seccin III
Polticas Generales y Proceso
III.1. Polticas generales para la emisin de documentos normativos
idneos en Banobras
III.1.1. Todas las reas que emiten documentos normativos o que participan en la emisin o
actualizacin de estos documentos deben revisarlos y, en caso de ser necesario
actualizarlos, al menos una vez al ao y cuando:
i)
se realicen modificaciones al marco jurdico y normativo aplicable;
ii) se formulen observaciones y/o recomendaciones por parte de las instancias de

supervisin y fiscalizacin, as como de las autoridades competentes;
iii) se realicen cambios en la estructura organizacional de Banobras;
iv) la operacin haya cambiado.
Cuando proceda la actualizacin, debe ser registrada de manera breve e indicativa en la
seccin de control de cambios del documento, indicando quin realiz dicha actualizacin,
as como la fecha en que sta fue realizada. Asimismo, cuando se realice una
actualizacin especfica en el documento debe llevarse a cabo de conformidad con el
Formato de Autorizacin de Cambios (FAC), ver Anexo 3.
III.1.2. Todo documento normativo idneo de Banobras que se actualice, derivado de las causas
expresadas en III.1.1, debe adecuarse con lo establecido en el presente manual.
III.1.3. Si se trata de un documento normativo de nueva creacin, el personal responsable de
gestionar la emisin de dicho documento (gerente como nivel mnimo) debe llevar a cabo
las gestiones necesarias para presentar el proyecto de documento normativo ante el
Comit de Mejora Regulatoria Interna de Banobras (COMERI), conforme a lo que se
establece en los Lineamientos por los que se Establece el Proceso de Calidad
Regulatoria en Banobras.
III.1.4. Todos los documentos normativos idneos en Banobras que sean emitidos o actualizados
deben ser entregados a la Subgerencia de Anlisis y Documentacin de Procesos para
que esta rea lleve a cabo su guarda y custodia, con excepcin de:
Manual General de Organizacin.
Manuales de Operacin e/o Integracin de los diferentes rganos Colegiados

de Banobras.
Los que determinen los diferentes rganos Colegiados de Banobras o las

instancias de supervisin y fiscalizacin, siempre y cuando exista constancia y
se seale quin es o quines son los responsables de la guarda y custodia del
documento normativo en cuestin.
III.1.5. Todas las reas deben actualizar los documentos normativos idneos en Banobras, en el
mbito de sus funciones y responsabilidades, con apego a lo que las autoridades de
Banobras determinen.
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III.1.6. Todo acuerdo emitido por el Consejo Directivo que afecte los sistemas de trabajo de
Banobras debe traducirse en un documento normativo.
III.1.7. Toda Circular debe emitirse para regular temas de aplicacin inmediata cuya temporalidad
o vigencia no sea permanente. Slo se puede emitir una circular con una vigencia
permanente mientras las reas responsables de dicho tema emiten o modifican, conforme
a lo que seala el presente documento, el manual de polticas, de polticas y lineamientos
o de polticas y procedimientos correspondiente.
III.1.8. Toda circular que se emita debe indicar claramente su vigencia.
III.1.9. Los documentos normativos idneos en Banobras que se emitan, con excepcin de las
circulares, deben permitir identificar:
i.
Las polticas que se apliquen al proceso que norman.
ii.
Los flujos de informacin que existen en el proceso.
iii.
Los canales de comunicacin utilizados en el proceso.
iv.
La segregacin de funciones y responsabilidades del personal que participa en el

proceso.
v.
La delimitacin de facultades entre el personal que autorice, vigile, evale, registre y

contabilice las operaciones en el proceso, cuando aplique cada una de estas actividades.
III.1.10. La Gerencia de Procesos debe informar, cada que haya modificaciones o por lo menos
una vez al ao, al Comit de Mejora Regulatoria Interna de Banobras (COMERI) sobre el
inventario normativo de Banobras.
III.1.11. Todo documento normativo debe ser publicado en la Intranet Institucional en la seccin
Marco Legal y Normativo dentro de la subseccin Normateca.
III.1.12. En el caso de que exista un documento que no est clasificado como reservado, y no se
haya reportado en la actualizacin de inventario pblico por el rea responsable de su
emisin, el Comit de Mejora Regulatoria Interna de Banobras (COMERI) debe determinar
si dicho documento tambin debe ser publicado en la Normateca del Portal Institucional de
Internet.
III.1.13. Cuando un manual de polticas y procedimientos involucre a ms de un rea o Direccin
de Banobras
i.
Cada tema a normar en el documento (segn corresponda, conforme a la participacin

de cada rea en dicho tema) debe tener asignado a un responsable de gestionar el
desarrollo, la emisin o la actualizacin de las secciones o apartados correspondientes
(gerente como nivel jerrquico mnimo).
ii.
Debe haber un responsable de coordinar la integracin y el proceso de emisin y/o

actualizacin del documento normativo, de ser necesario, el servidor pblico designado
como lder del proceso o el director del rea correspondiente debe designar a este
responsable. Este dato debe indicarse en la seccin Responsabilidades del manual,
especificando el puesto de los responsables y los temas que le corresponden coordinar
en cuanto a su actualizacin.
III.1.14. El personal involucrado en la emisin, actualizacin o abrogacin de documentos

normativos idneos en Banobras debe participar en la emisin de los manuales de los
procesos sustantivos en la medida en que participen, interacten o se interrelacionen sus
reas.
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III.1.15. Los servidores pblicos responsables de gestionar la actualizacin o emisin del

documento normativo, siendo gerente el nivel jerrquico mnimo, deben:
a) Revisar el documento normativo y participar en el desarrollo de dicho documento
normativo en el mbito de sus responsabilidades.
b) Presentar las propuestas de modificacin al documento normativo a sus superiores
jerrquicos del rea para obtener su Visto Bueno, en el mbito de sus responsabilidades y
funciones.
c) Identificar los documentos que se reciben de otras reas y el uso que se da.
d) Considerar los indicadores de gestin (estndares de desempeo) y seguimiento
utilizados para el proceso, as como los reportes o informes que se generan y la
periodicidad de los mismos.
e) Vigilar que se incorporen los cambios que solventen las observaciones y recomendaciones
efectuadas por las distintas instancias de supervisin y fiscalizacin.
f)
Establecer el mecanismo de difusin de dicho documento a todos los niveles que aplique.
g) Verificar que el documento se haya comunicado y difundido correctamente.

h) Tramitar la digitalizacin y resguardo de dicho documento as como su publicacin en la
Normateca una vez que el documento normativo ha sido aprobado.
i)
Verificar, con el apoyo de la Gerencia de Procesos a solicitud expresa, que en el

documento normativo relacionado con un proceso en Banobras se:
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Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Incorporen todas las actividades sustantivas que se realizan en la operacin del

proceso que se documente.
Sealen las funciones e interacciones con otras reas de manera articulada,

congruente y eficaz.
Definan en forma precisa las responsabilidades de cada participante en el

proceso, para que no puedan ser evadidas o excedidas en su ejercicio y se
evite transferir deficiencias a otras personas por omisin o accin inapropiada.
Establezca al personal facultado para llevar a cabo y autorizar las operaciones

estableciendo claramente la segregacin de funciones.
Precisen los canales de comunicacin que se utilizan para captar y transmitir

informacin, as como el flujo de dicha informacin entre las distintas unidades
y reas.
Documenten los sistemas de operacin, registro, informacin, seguimiento,

control y evaluacin de las operaciones, cuando estas actividades formen parte
del proceso.
Identifiquen los mecanismos de supervisin y control.
Estn definidos los responsables y las actividades relacionadas con la

verificacin, reconciliacin y depuracin de cifras reportadas tanto al interior de
Banobras, como a las autoridades, cuando estas actividades formen parte del
proceso.
Establezcan los controles necesarios para que todas las operaciones sean
aprobadas, procesadas y registradas por el personal autorizado.
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
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NORMATIVOS
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III.1.16. El personal de la Gerencia de Procesos debe asesorar y asistir, en el mbito de sus

responsabilidades, al personal involucrado en la emisin, actualizacin o abrogacin de
algn documento normativo.
III.1.17. El presente manual deja sin efecto al documento de Polticas Generales para la Definicin,
Documentacin y Revisin Peridica de los Procedimientos.
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Elabor:
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Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
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III.2. Proceso para la Emisin de Documentos Normativos Idneos en

Banobras
A continuacin se muestra una breve descripcin de las etapas del proceso para la emisin de
documentos normativos idneos en Banobras (Quin hace qu?)
Etapa
Localizacin en
este documento
Descripcin
Identifican la
necesidad de
crear/actualizar
/abrogar un
documento
normativo.
Identifican la necesidad de crear/actualizar/abrogar un

documento normativo con base en el anlisis de:
Seccin III
Cumplimiento de alguna disposicin oficial.

Cambios al marco jurdico y normativo.
Requerimiento de alguna autoridad o instancia de
supervisin/fiscalizacin.
Mejoras a procesos o simplificaciones de la normativa
interna.
Cambios en la estructura organizacional.
Nuevos productos/servicios.
Quin? Servidor pblico o rea de Banobras

Realizan la
planeacin
preliminar del
documento
normativo.
Describen y analizan algunos aspectos bsicos

relacionados con el documento normativo con el propsito
de hacer una buena planeacin del documento, tales como:
Seccin IV
Las expectativas que se tienen con la emisin/

actualizacin/abrogacin del documento.
Las caractersticas de los lectores.
Las tareas y responsabilidades que describir el

documento.
Las facultades o limitaciones que se tienen para emitir,

actualizar o abrogar el documento.
Quin? Persona que elaborar, actualizar o abrogar el

documento normativo y los servidores pblicos designados
como responsables de gestionar la actualizacin o emisin
del documento normativo.
Elaboran el
Borrador
inicial del
documento
normativo.
Recopilan y analizan la informacin que formar parte del

contenido del documento normativo; adems, escriben los
borradores iniciales de dicho documento, tomando en
cuenta la estructura que tendr, segn su tipo.
Seccin V
Quin? Persona que elaborar, actualizar o abrogar el

documento normativo y los servidores pblicos designados
como responsables de gestionar la actualizacin o emisin
del documento normativo
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Revis:
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Etapa
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Localizacin en
este documento
Descripcin
Desarrollan o
actualizan el
documento
normativo.
Seccin VI
Con base en el Borrador Inicial, elaboran, desarrollan o

actualizan el documento normativo.
Quin? Personas designadas para la elaboracin o

actualizacin del documento normativo.
Revisan el documento normativo y hacen comentarios para
su incorporacin y posterior autorizacin.
Revisan el
documento
normativo.
Seccin VII
En el caso de las actualizaciones, tambin revisan el

Formato de Autorizacin de Cambios (FAC) y la seccin de
control de cambios del documento.
Quin? Subdireccin de Contralora y Procesos, as como

las instancias de revisin de Banobras que el marco jurdico
y normativo determinen.
Autorizan el
documento
normativo.
Autorizan el documento normativo, firmando en la hoja de

autorizacin o si se trata de una actualizacin del
documento, firman el Formato de Autorizacin de Cambios
(FAC).
Seccin VIII
Quin? Las instancias de autorizacin de Banobras que el

marco jurdico y normativo determine o los subdirectores
(como nivel mnimo de aprobacin) o los directores de las
reas de Banobras, en el mbito de sus responsabilidades.
Publican el
documento
normativo.
Publican el documento normativo en la Normateca (en la

Intranet Institucional y, si aplica, en la del Portal Institucional
de Internet.
Seccin IX
Quin? Gerencia de Procesos.
Realizan
campaas de
difusin del
documento
normativo.
Informan a los usuarios de la existencia del documento

normativo, la liga a la Intranet Institucional en donde es
posible su consulta, la fecha de su entrada en vigor, as
como cualquier informacin que asegure que sea conocido
y comprendido por las personas que necesitan esta
informacin.
Seccin IX
Quin? Los servidores pblicos designados como

responsables de gestionar o coordinar la actualizacin o
emisin del documento normativo.
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Revis:
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Seccin IV
Etapa 1: Identificar la necesidad de emitir,
actualizar o abrogar un Documento
Normativo
IV.1. Descripcin
Un servidor pblico o rea de Banobras identifica la necesidad crear/actualizar/abrogar un
documento normativo con base en el anlisis de lo siguiente:
Cumplimiento de alguna disposicin oficial.
Requerimiento de alguna autoridad o instancia de supervisin/fiscalizacin.
Modificacin del marco jurdico y normativo.
Mejoras a procesos o simplificaciones de la normativa interna.
Cambios en la estructura organizacional.
Nuevos productos/servicios.
Requerimiento de algn rgano colegiado de Banobras.
IV.2. Gua para identificar la necesidad de emitir, actualizar o abrogar

un documento normativo
IV.2.1. La necesidad e intencin para emitir, actualizar o abrogar un documento normativo se
debe determinar identificando el valor agregado que dicho documento aportar a
Banobras, as como la problemtica que se pretende resolver y el objetivo que se persigue
con la emisin, la actualizacin o la abrogacin del documento.
IV.2.2. Como paso previo a la emisin, la actualizacin o la abrogacin de un documento
normativo, existen ciertas actividades que deben realizarse:
a) Verificar que las facultades de la instancia que debe autorizar el documento normativo
permitan establecer las obligaciones o requisitos que se imponen en el documento.
b) Consultar el marco jurdico y normativo vigente para identificar si se trata de un tema ya
regulado o no, para validar que no exista un documento normativo con el mismo
objetivo del que se pretende emitir, actualizar o abrogar.
c) Evaluar los motivos por los que un documento normativo vigente resulta insuficiente y
por los cuales identific la necesidad de un nuevo documento. Lo anterior para
identificar duplicidades y contradicciones en la emisin de documentos normativos en
Banobras.
d) Verificar qu disposiciones existentes guardan relacin o similitud con el documento
normativo a emitir, actualizar o abrogar. Dichas disposiciones pueden ser usadas como
fundamento jurdico y/o normativo.
e) Realizar un autodiagnstico para determinar si es necesario emitir, actualizar o abrogar
el documento; adems, para verificar si dicho documento debe ser de carcter
normativo. Se sugiere usar el autodiagnstico mostrado en el Anexo 4.
f) Identificar el documento normativo idneo a generar; con base en el objetivo buscado y
el propsito de cada tipo de documento (ver Tabla II.2.1).
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Revis:
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Aprobado/Autorizado
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Seccin V
Etapa 2: Realizar una planeacin
preliminar del Documento Normativo
V.1. Descripcin
La persona que elabora, actualiza o abroga el documento normativo y los servidores pblicos
designados como responsables de gestionar la actualizacin o emisin del documento normativo
describen y analizan algunos aspectos bsicos relacionados con el documento normativo con el
propsito de hacer una buena planeacin del documento.
V.2. Gua para realizar una planeacin preliminar del documento

normativo
V.2.1. La persona que elabora, actualiza o abroga el documento normativo y los servidores
pblicos designados como responsables de gestionar la actualizacin o emisin del
documento normativo deben realizar una planeacin preliminar del documento.
V.2.2. La persona que elabora, actualiza o abroga el documento normativo y los servidores
pblicos designados como responsables de gestionar la actualizacin o emisin del
documento normativo deben analizar las expectativas que se tienen con la
emisin/actualizacin/abrogacin del documento, como las siguientes:
Para qu es el documento?
Cul es su propsito?
Qu implicaciones tendr?
Cules son los antecedentes?
El documento contiene algn procedimiento que se necesita automatizar?
V.2.3. Se deben analizar las caractersticas de los lectores; por ejemplo:
A quin va dirigido?
Quines sern los usuarios o lectores?
Qu habilidad tcnica y experiencia tienen las personas a las que ir dirigido
el documento?
Qu dudas podran surgirles a los lectores?
Qu necesita(n) saber/conocer para dar cumplimiento?
V.2.4. Se deben analizar las tareas, responsabilidades y obligaciones que describir el

documento, tomando en cuenta:
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Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
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Qu dificultades podran encontrar para dar cumplimiento y cmo

solucionarlas?
Dichas tareas, responsabilidades u obligaciones, estn alineadas con el
Manual General de Organizacin de Banobras?
De ser posible, cules sern los estndares que sern establecidos para
evaluar/controlar dichas tareas/responsabilidades?
Si fuera el caso, se han establecido los controles necesarios, alineados con
los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno?
Si fuera el caso, se han establecido los indicadores necesarios que midan la
alineacin y el desempeo del proceso, subproceso o procedimiento de
acuerdo con los objetivos estratgicos de Banobras?
V.2.5. Se deben analizar las facultades que se tienen para emitir, actualizar o abrogar el
documento, tales como:
Qu facultades se tienen, de acuerdo con el marco jurdico y normativo

vigente para emitir/actualizar/abrogar el documento?
Quin ser el experto en el tema que proporcionar ms informacin, en caso
de necesitarlo?
Qu impedimentos pueden presentarse para alcanzar el propsito del
documento?
Quin es la instancia de autorizacin que debe aprobar el documento de
acuerdo con la normativa aplicable?
V.2.6. Cuando se determine emitir un manual de polticas y procedimientos, se debe usar el

siguiente cuestionario como apoyo para la planeacin preliminar:
a)
Qu trabajo se hace? Se refiere a la naturaleza o tipo de actividades u operaciones

que se realizan y los resultados que se obtienen de stas.
b)
Quin lo hace? Se refiere a las unidades, reas y al personal que intervienen en el

proceso, ya sea de manera individual o en grupo.
c)
Dnde se hace? Son los sistemas, programas o aplicaciones que son utilizados
durante el proceso o procedimiento.
Deben indicarse las pantallas que se requieren, los campos que son llenados, la
herramienta o aplicacin que se utiliza, etc.
d)
Cmo se hace? Son los mtodos y tcnicas aplicables para realizar el trabajo y la
manera en que han sido adoptados en la unidad o unidades que intervienen en el
proceso.
e)
Cundo se hace? Se determina la secuencia en la que se desarrollan las distintas

actividades que componen el procedimiento; as como, los horarios y tiempos
requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.
Se determina la interrelacin temporal de los resultados del procedimiento dentro del
proceso del que forma parte.
f)
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Elabor:
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Revis:
TIG
Para qu se hace? Pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el
procedimiento e identificar con esto, aquellas cuyo desarrollo no tienen objeto.
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g)
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Qu tipo de informacin y/o documentacin es requerida? Es importante que se

puntualicen los medios o canales de comunicacin y flujos de informacin que se
tienen a lo largo del procedimiento, desde su inicio hasta su trmino.
Se debe incluir qu rea o sistema remite la informacin y/o documentacin, as como
los medios utilizados en cada caso.
Es importante identificar toda la informacin de entrada y salida (resultados) del
proceso o procedimiento especfico, ya sean formatos, registros, archivos (incluir el
nombre y el tipo de archivo).
h)
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Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Qu es lo que necesita saber el lector del documento? Se identifican y analizan

los elementos que apoyan el conocimiento que se desea transmitir, como son plantillas,
pantallas de programas o aplicaciones (si fuera el caso), definiciones, esquemas,
formatos, etc.
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Seccin VI
Etapa 3: Elaborar un Borrador Inicial del
Documento Normativo
VI.1. Descripcin
La persona que elabora, actualiza o abroga el documento normativo y los servidores pblicos
designados como responsables de gestionar la actualizacin o emisin del documento normativo
recopilan y analizan la informacin que formar parte del contenido del documento normativo.
VI.2. Gua para la elaboracin de un borrador inicial

VI.2.1. Se debe identificar la informacin que necesita el lector para facilitar el cumplimiento de lo
que dicta el documento normativo; o sea, se debe trabajar sobre la base de lo que el lector
necesita para dar cumplimiento a los objetivos del documento, no la informacin que est
disponible sobre el tema.
VI.2.2. Para elaborar el Borrador Inicial del documento, se debe situar la informacin en la
estructura del documento normativo a elaborar con base en lo expresado en los numerales
VI.3 y VI.4 de esta seccin.
VI.2.3. Cuando incluya un apartado de artculos o disposiciones transitorias, ste slo debe
contener las acciones previas o simultneas que requiera el instrumento para empezar a ser
aplicado y cumplir con sus propsitos.
VI.2.4. Se debe enlistar los procedimientos de trabajo; esto es, visualizar la lista de pasos que una
persona tendr que realizar y las decisiones que tendr que tomar para cumplir con las
responsabilidades de su trabajo.
VI.2.5. Se debe enlistar los temas de conocimiento; esto es, para cada poltica, lineamiento y
procedimiento se debe analizar e incluir la informacin relevante que responde a la siguiente
pregunta: Qu necesita saber el lector para hacer esto?
VI.2.6. Se debe escribir una lista de los contenidos del documento normativo a emitir/actualizar/
abrogar con base en el anlisis de lo que plantean los puntos VI.2.4 y VI.2.5. Para analizar
el contenido a incluir en el documento se deben analizar las respuestas a las siguientes
preguntas:
Qu hacen los lectores cuando usan esta informacin?
Realmente la necesitan?
Qu tipo de informacin es?
VI.2.7. Se debe usar solo informacin relevante; esto es, toda la informacin que va a contener el
documento debe referirse a una sola idea basada en su propsito o funcin para el lector.
Nota: no se debe incluir en el documento informacin sobre el tema slo porque es
interesante.
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Revis:
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VI.2.8. Se debe tomar en cuenta los documentos anteriores relacionados con el tema a regular:
circulares, oficios, disposiciones, ordenamientos, normativa aplicable, formas o formatos
utilizados.
VI.2.9.Es necesario considerar que en algunas ocasiones, la informacin est contenida en
escritos no oficiales, como notas o registros llevados en forma discrecional por el personal;
por lo que se debe realizar un examen crtico de toda la informacin recopilada y validarla
con los responsables de la operacin y el gerente de cada unidad involucrada.
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VI.3. Polticas que rigen la estructura de los documentos normativos

idneos en Banobras de Banobras. Nota: Estas polticas no son aplicables a las
Circulares.
VI.3.1. Todo documento normativo debe contar con su propia denominacin o ttulo para su rpida
identificacin.
VI.3.2. Todo documento normativo de Banobras debe tener una cartula que muestre el logotipo
de Banobras, as como el ttulo del documento. Dicha cartula debe identificar, a pie de
pgina, las instancias de autorizacin, la fecha de entrada en vigor y la codificacin del
documento (ver Anexo 5).
VI.3.3.Todo documento normativo debe tener una seccin denominada Control de Cambios para
llevar el registro cronolgico de los cambios y las revisiones realizados al documento (ver
Anexo 6).
VI.3.4. Todo documento normativo debe tener una seccin denominada Hoja de Autorizacin (ver
Anexo 7).
VI.3.5. En el caso de los documentos que normen a dos o ms reas, se deben requerir las firmas
de autorizacin de los titulares de estas reas o la autorizacin de algn rgano Colegiado,
facultados en el mbito de sus funciones.
VI.3.6. Todo documento normativo debe contener un ndice o tabla de contenido.
VI.3.7. Cada modificacin o actualizacin sustancial a un documento normativo debe generar un
nuevo documento.
VI.3.8.Toda actualizacin o modificacin especfica a un documento normativo debe detallarse y
ser autorizada mediante el FAC (Anexo 3).
VI.3.9. Las modificaciones especficas a un documento normativo deben derivar en una sustitucin
de las pginas a modificar. En cada pgina modificada se debe indicar:
La fecha en la cual entra en vigor.

A qu pgina sustituye (a la de qu fecha).
El funcionario u rgano colegiado que autoriz el cambio.
El nmero de acuerdo por medio del cual se autoriza la actualizacin o el
nmero de control del FAC.
La fecha en la que fue aprobada/autorizada.
Las iniciales y rbrica de quien elabor y revis.
VI.3.10.Para prolongar la vigencia del documento normativo, los anexos deben contener
exclusivamente: formatos; informacin de apoyo para los lectores, incluyendo ejemplos,
guas, imgenes, definiciones, etc. Lo anterior con excepcin de aquellos anexos que por
alguna norma de orden superior se deben incluir.
VI.3.11.Cualquier manual o documento normativo que tenga un proceso de elaboracin y
autorizacin independiente no debe formar parte de los anexos de otro documento
normativo. Lo anterior con excepcin de aquellos anexos que por alguna norma de orden
superior se deben incluir.
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Elabor:
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Revis:
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VI.4. Lineamientos para la estructura de los documentos normativos

idneos en Banobras idneos de Banobras
Segn el tipo de documento normativo existen elementos que delimitan su estructura stos
pueden ser obligatorios u opcionales.
Los lineamientos siguientes (VI.4.1, VI.4.2, VI.4.3, VI.4.4 y VI.4.5) detallan la estructura que debe
tener cada tipo de documento. Dichos lineamientos tambin describen qu elementos son
obligatorios y opcionales para cada tipo de documento normativo.
VI.4.1. Todo documento normativo, excepto las Circulares, debe contener como primer bloque de
contenido la Seccin I Visin General, la cual debe comprender la siguiente estructura:
Bloque
Seccin I
Visin
General
Tema
Descripcin del contenido
Elemento
Opcional u
Obligatorio?
Introduccin
Breve explicacin de los antecedentes y las

necesidades para emitir el documento.
Opcional
Objetivo(s)
Explica el/los propsito(s) del documento; es decir, el

fin o los fines que se pretenden alcanzar con su
aplicacin. Debe responder a las preguntas: Qu? y
Para qu?
Obligatorio
Alcance
Define a las personas o rea(s) responsables de:

cumplir con lo que se establece en el documento y/o
verificar su aplicacin. Tambin define el territorio en
el cual el documento resulta aplicable; por ejemplo:
Banobras.
Obligatorio
De conformidad con la fraccin II del artculo 164 de

las Disposiciones de Carcter General Aplicables a
las Instituciones de Crdito, en este contenido se
debe definir y describir quin es o quines son los
responsables de ejecutar acciones especficas
relacionadas con el documento normativo a emitir.
Por ejemplo: responsabilidades de la persona que
elabora el documento, de la persona que revisa el
documento, de quin actualiza, de quien lo difunde,
Responsabilidades de quien coordina su integracin, etc.
Dicho lo anterior, en resumen en este apartado se
listan las responsabilidades inherentes al documento
as como los responsables de ejecutarlas.
Para este contenido se sugiere usar una tabla como
la que se muestra a continuacin.
Responsable
Responsabilidad
Puesto y, si es
necesario, rea
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Elabor:
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Revis:
TIG
1. Listar las responsabilidades (iniciando

con un verbo en infinitivo).
2.
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Obligatorio
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Lista y seala los ordenamientos jurdicos en que se

sustentan las polticas, lineamientos y/o
procedimientos del documento (incluyendo artculos y
fracciones, apartados e incisos segn corresponda), o
en su caso, ordenamiento interno, identificando quin
lo emite. Por ejemplo:
Marco Jurdico y
Normativo
Instancias de
Autorizacin
Plan Nacional de Desarrollo (2007-2012), Poder

Ejecutivo Federal, Eje 1, Objetivo 10, Estrategia 10.3.
Estado de Derecho y Seguridad, Eje 2, Objetivo 5,
Estrategia 5.3. Economa competitiva y generadora de
empleos y Eje 5, numeral 5.4, Objetivo 4. Democracia
efectiva y poltica exterior responsable.
Ley Federal de las Entidades Paraestatales Diario Oficial
de la Federacin (DOF) 21/08/06, Artculo 59 fracciones:
V, VI, IX, XI y Artculo 61 fraccin II.
Describe el/los puesto(s) de la(s) persona(s) u

rgano(s) Colegiado(s) facultados para aprobar o
autorizar el documento normativo, as como el
fundamento legal bajo el que lo aprueban.
Dicho(s) puesto(s) u rgano(s) Colegiado(s) son los
que deben aparecer en la Hoja de Autorizacin del
documento en Autoriz/Aprob.
Por ejemplo:
El presente documento debe ser autorizado por el
Director de Planeacin, Anlisis y Contralora, de
acuerdo con lo establecido en los Objetivos y
Lineamientos del Sistema de Control Interno de
Banobras, aprobadas por el Consejo Directivo
mediante acuerdo No. 013/2008, el 30 de enero de
2008.
Obligatorio
Obligatorio
Seala documentos usados como apoyo o referencia

para la generacin del documento que se emite.
Los documentos listados en este apartado no son
documentos normativos idneos en Banobras.
Por ejemplo:
Referencias
DGSR, Gua para emitir documentos normativos,

Secretara de la Funcin Pblica (Segunda Edicin, junio
2007).
Horn, Robert E., Desarrollo de Procedimientos, Polticas
y Documentacin, Information Mapping.
Opcional
Direccin General de Simplificacin Regulatoria,

Manual Lenguaje Claro, Secretara de la Funcin
Pblica (Tercera Edicin, 2007).
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Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
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VI.4.2. Todo documento o manual de polticas debe tener la siguiente estructura:
Bloque
Tema
Seccin I
Visin
General
Ver VI.4.1
Obligatorio
[Ttulo 1]
Informacin de carcter general que contextualiza el

contenido del documento; por ejemplo:
Clientes
Productos/servicios
Misin del rea
Alineacin con el Plan Estratgico
Marco Conceptual
Opcional
[Ttulo #]

proceso en cuestin.
Opcional
Seccin II
Aspectos
Generales
Nota:
Esta seccin es
opcional. En caso
de que no se
requiera
incorporar al
documento, se
debe ajustar la
numeracin de las
secciones que s
se incorporen a
ste, de modo que
queden siempre
numeradas de
manera
consecutiva con
nmeros romanos.
Elemento
Opcional u
Obligatorio?
Relacin de trminos que facilitan la comprensin del

documento o manual.
Se recomienda incluir el significado de palabras,
expresiones o abreviaturas de uso tcnico o particular
y no del dominio pblico o del lector del documento.
Lo anterior, con el fin de asegurar la adecuada
comprensin y el desarrollo de las polticas, los
lineamientos y/o procedimientos que se estn
documentando.
Definiciones
Dichas definiciones, deben estar en orden alfabtico,

para facilitar la localizacin de los trminos. Adems,
se recomienda el uso de una tabla para expresarlas;
por ejemplo:
Lineamiento
Mandato o
Contrato
Opcional
Instrumento de carcter regulatorio donde se

establecen los trminos, lmites y
caractersticas de las actividades del Banco.
Instrumento de carcter regulatorio, aplicable
en casos concretos, que obliga a una persona
o institucin a prestar un servicio o a realizar
una actividad por encargo de otra.
Se recomienda incluir la leyenda: Para los efectos

del presente documento, se entender por:.
Nota: Si el nmero de definiciones excediera de una
cuartilla, se recomienda tenerlas en un Anexo del
documento.
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Elabor:
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Revis:
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Descripcin
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Descripcin general de la seccin del documento.

Cada poltica debe:
Opcional
ser una oracin completa (Sujeto + Predicado), e

incluir el verbo deber conjugado en presente en
tercera persona del singular o plural.
Una poltica indica lo que debe o no debe hacerse
Quin debe hacer qu.
En su elaboracin, se debe considerar que una
poltica es:
Seccin III
Polticas
Tema 1 (y
Proceso, si
aplica)
Polticas para el
Tema 1
Una decisin unitaria que se aplica a todas las

situaciones similares.
Una orientacin clara que indica hacia donde
deben dirigirse todas las actividades de un mismo
Obligatorio
tipo.
La manera consistente de tratar un asunto y facilitar
la toma de decisiones en actividades rutinarias.
Lo que la direccin desea que se haga en cada
situacin definida.
Caractersticas:
Establece lo que el rea que la emite quiere o
prefiere que se haga.
No dice cmo proceder (eso lo dice un
procedimiento, o, en trminos ms generales, los
lineamientos), puede decir cundo lo debe(n) hacer
-por ejemplo: durante todo el proceso o durante
cierta etapa- y/o dnde lo debe(n) hacer.
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Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
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NORMATIVOS
Da
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Se puede incluir una breve descripcin de las

etapas del proceso que se est normando Quin
hace qu?
Etapa
Proceso
Nombre
de la
Etapa 1
Nombre
de la
Etapa 2
Nombre
de la
Etapa N
Localizacin
en este
documento
Descripcin
Qu hace?
Nota: La descripcin debe
iniciar con un verbo en presente
en tercera persona (del singular
o plural, segn sea el caso).
Quin? Funcionario o rea de
Banobras
Qu hace?
Banobras
Qu hace?
Banobras
Seccin IV
Seccin V
Opcional
Seccin #
Nota: En caso de que se decida incluir este

contenido, se recomienda que las secciones
siguientes correspondan a las etapas del proceso (por
esa razn se sugiere incluir en la tabla de proceso,
como la que se muestra anteriormente, la columna
llamada Localizacin en este documento).
Dado lo anterior, las polticas que se incluyan por
seccin, a partir de la siguiente, sern polticas
especficas.
Seccin IV
[Nombre del
Tema 2 o de
la Etapa 1]
Seccin V
[Nombre del
Tema 3 o de
la Etapa 2]
Seccin #
[Nombre del
Tema n o de
la Etapa N]
Descripcin
Polticas para el
Tema 2 o Etapa 1
del proceso.
Descripcin
Polticas para el
Tema 3 o Etapa 2
del proceso.

Opcional(*)
Quin debe hacer qu.
Descripcin
Polticas para el
Tema n o Etapa N
del proceso.

Opcional(*)
Quin debe hacer qu.
Opcional(*)
Opcional(*)

Opcional(*)
Quin debe hacer qu.
Opcional(*)
Documentos o informacin complementarios al

documento normativo que facilitan el cumplimiento de
Seccin #
las polticas expresadas.
Del Anexo 1 al n.
Opcional(*)
Anexos
Su inclusin debe ser en orden consecutivo, de
acuerdo con la mencin que de ellos se haga en el
documento normativo.
(*) La inclusin de contenido es opcional, pero de acuerdo con cada documento normativo puede
volverse obligatoria. Por lo tanto, los responsables de elaborar el Borrador Inicial del Documento
Normativo deben acudir con el personal de la Gerencia de Procesos para recibir asesora al
respecto.
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Pgina 28 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
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Ao
15
12
2008

NORMATIVOS
Da
Mes
Ao
26
03
2010
VI.4.3. Todo documento o manual de Polticas y Lineamientos debe tener la siguiente estructura.
Bloque
Tema
Seccin I
Visin
General
Ver VI.4.1
Obligatorio
[Ttulo 1]

Clientes
Productos/servicios
Misin del rea
Marco Conceptual
Opcional
[Ttulo #]

proceso en cuestin.
Opcional
Seccin II
Aspectos
Generales
Nota:
Esta seccin es
opcional. En caso
de que no se
requiera
incorporar al
documento, se
debe ajustar la
numeracin de las
secciones que s
se incorporen a
ste, de modo que
queden siempre
numeradas de
manera
consecutiva con
nmeros romanos.
Elemento
Opcional u
Obligatorio?

documento o manual.
documentando.
Definiciones

por ejemplo:
Lineamiento
Mandato o
Contrato
Opcional


documento.
MNO70000103
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Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
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Ao
15
12
2008

NORMATIVOS
Descripcin
Da
Mes
Ao
26
03
2010

Cada poltica debe:
Opcional

Quin debe hacer qu.
poltica es:
Seccin III
Polticas y
Lineamientos
delTema 1 (y Polticas para el
Proceso, si Tema 1
aplica)

Obligatorio
tipo.
situacin definida.
Caractersticas:
lineamientos), puede decir cundo lo debe(n) hacer
-por ejemplo: durante todo el proceso o durante
cierta etapa- y/o dnde lo debe(n) hacer.
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Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
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Ao

Da
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Ao
15
12
2008

NORMATIVOS
Da
Mes
Ao
26
03
2010
Cada lineamiento debe:

Un lineamiento indica quin debe hacer qu y cmo
lo debe hacer, delimitando en trminos generales
cundo, dnde y/o quin lo debe hacer. No
especifica una serie de pasos ordenados.
En su elaboracin, se debe considerar que un
lineamiento es:
Lineamientos para
el Tema 1

tipo.
Opcional(*)
situacin definida.
Derivado de una poltica.
Caractersticas:
De una manera general, dice cmo proceder, sin
contar con una serie de pasos ordenados (esto lo
tienen los procedimientos), puede decir cundo lo
debe(n) hacer -por ejemplo: durante todo el
proceso o durante cierta etapa- y/o dnde lo
debe(n) hacer.
Describe el conjunto de criterios orientadores que
determinan la forma, lugar y modo para actuar.
MNO70000103
Pgina 31 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
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Ao
15
12
2008

NORMATIVOS
Da
Mes
Ao
26
03
2010
Se puede incluir una breve descripcin de las

etapas del proceso que se est normando Quin
hace qu?
Etapa
Proceso
Nombre
de la
Etapa 1
Nombre
de la
Etapa 2
Nombre
de la
Etapa N
Localizacin
en este
documento
Descripcin
Qu hace?
iniciar con un verbo en presente
en tercera persona (del singular
o plural, segn sea el caso).
Banobras
Qu hace?
Banobras
Qu hace?
Banobras
Seccin IV
Seccin V
Opcional(*)
Seccin #
Nota: En caso de que se decida incluir este

contenido, se recomienda que las secciones
siguientes correspondan a las etapas del proceso (por
esa razn se sugiere incluir en la tabla de proceso,
como la que se muestra anteriormente, la columna
llamada Localizacin en este documento).
Dado lo anterior, las polticas que se incluyan por
seccin, a partir de la siguiente, sern polticas
especficas.
Seccin IV
[Nombre del
Tema 2 o de
la Etapa 1]
Seccin V
[Nombre del
Tema 3 o de
la Etapa 2]
MNO70000103
Pgina 32 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Descripcin
Polticas para el
Tema 2 o Etapa 1
del proceso.
Quin debe hacer qu.
Opcional(*)
Opcional(*)
Un lineamiento indica quin debe hacer qu y

Lineamientos para
cmo lo debe hacer, delimitando en trminos
el Tema 2 o Etapa
generales cundo, dnde y/o quin lo debe hacer.
1 del proceso.
No especifica una serie de pasos ordenados.
Opcional(*)
Descripcin
Opcional(*)
Polticas para el
Tema 3 o Etapa 2
del proceso.
Quin debe hacer qu.
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao
Opcional(*)

Da
Mes
Ao
15
12
2008

NORMATIVOS
Descripcin
Seccin #
[Nombre del
Tema n o de
la Etapa N]
Seccin #
Anexos
Da
Mes
Ao
26
03
2010
Un lineamiento indica quin debe hacer qu y

Lineamientos para
cmo lo debe hacer, delimitando en trminos
el Tema n o Etapa
generales cundo, dnde y/o quin lo debe hacer.
N del proceso.
Opcional(*)
Opcional(*)

documento normativo que facilitan el cumplimiento de
las polticas y lineamientos expresados.
Del Anexo 1 al n.
Opcional(*)
acuerdo con la mencin que de ellos se haga en el
respecto.
MNO70000103
Pgina 33 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
Mes
Ao
15
12
2008

NORMATIVOS
Da
Mes
Ao
26
03
2010
VI.4.4. Todo documento o manual de Polticas y Procedimientos debe tener la siguiente estructura.
Bloque
Tema
Seccin I
Visin
General
Seccin II
Aspectos
Generales
Nota:
Esta seccin es
opcional. En caso
de que no se
requiera
incorporar al
documento, se
debe ajustar la
numeracin de las
secciones que s
se incorporen a
ste, de modo que
queden siempre
numeradas de
manera
consecutiva con
nmeros romanos.
Elemento
Opcional u
Obligatorio?
Ver VI.4.1
Obligatorio
[Ttulo 1]

Clientes
Productos/servicios
Misin del rea
Marco Conceptual
Opcional
[Ttulo #]

proceso en cuestin.
Opcional
Definiciones

documento o manual.
documentando.
Opcional
por ejemplo:
Lineamiento
Mandato o
Contrato


documento.
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Pgina 34 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
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Ao
15
12
2008

NORMATIVOS
Descripcin
Da
Mes
Ao
26
03
2010

Cada poltica debe:
Opcional

incluir el verbo deber conjugado en presente en tercera
persona del singular o plural.
Quin debe hacer qu.
En su elaboracin, se debe considerar que una poltica
es:
Seccin III
Polticas y
Lineamientos
delTema 1 (y Polticas para el
Proceso, si Tema 1
aplica)

Una orientacin clara que indica hacia donde deben
dirigirse todas las actividades de un mismo tipo.
La manera consistente de tratar un asunto y facilitar la
toma de decisiones en actividades rutinarias.
situacin definida.
Obligatorio
Caractersticas:
Establece lo que el rea que la emite quiere o prefiere
que se haga.
No dice cmo proceder (eso lo dice un procedimiento,
o, en trminos ms generales, los lineamientos), puede
decir cundo lo debe(n) hacer -por ejemplo: durante
todo el proceso o durante cierta etapa- y/o dnde lo
debe(n) hacer.
MNO70000103
Pgina 35 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
Mes
Ao
15
12
2008

NORMATIVOS
Da
Mes
Ao
26
03
2010
Cada lineamiento debe:

incluir el verbo deber conjugado en presente en tercera
persona del singular o plural.
Un lineamiento indica quin debe hacer qu y cmo lo
debe hacer, delimitando en trminos generales cundo,
dnde y/o quin lo debe hacer. No especifica una serie
de pasos ordenados.
En su elaboracin, se debe considerar que un lineamiento
es:
Lineamientos
para el Tema 1

Una orientacin clara que indica hacia donde deben
dirigirse todas las actividades de un mismo tipo.
La manera consistente de tratar un asunto y facilitar la
toma de decisiones en actividades rutinarias.
situacin definida.
Derivado de una poltica.
Opcional(*)
Caractersticas:
Establece lo que el rea que la emite quiere o prefiere
que se haga.
De una manera general, dice cmo proceder, sin
contar con una serie de pasos ordenados (esto lo
tienen los procedimientos), puede decir cundo lo
debe(n) hacer -por ejemplo: durante todo el proceso o
durante cierta etapa- y/o dnde lo debe(n) hacer.
Describe el conjunto de criterios orientadores que
determinan la forma, lugar y modo para actuar.
MNO70000103
Pgina 36 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
Mes
Ao
15
12
2008

NORMATIVOS
Da
Mes
Ao
26
03
2010
Se puede incluir una breve descripcin de las etapas

del proceso que se est normando Quin hace qu?
Etapa
Proceso
Nombre de la
Etapa 1
Nombre de la
Etapa 2
Nombre de la
Etapa N
Localizacin
en este
documento
Descripcin
Qu hace?
iniciar con un verbo en
presente en tercera
persona (del singular o
plural, segn sea el caso).
Quin? Funcionario o
rea de Banobras
Qu hace?
Quin? Funcionario o
rea de Banobras
Qu hace?
Quin? Funcionario o
rea de Banobras
Seccin IV
Seccin V
Opcional(*)
Seccin #
Nota: En caso de que se decida incluir este contenido, se

recomienda que las secciones siguientes correspondan a
las etapas del proceso (por esa razn se sugiere incluir en
la tabla de proceso, como la que se muestra
anteriormente, la columna llamada Localizacin en este
documento).
Dado lo anterior, las polticas que se incluyan por seccin,
a partir de la siguiente, sern polticas especficas.
Seccin IV
[Nombre del
Tema 2 o de
la Etapa 1]
Seccin V
[Nombre del
Tema 3 o de
la Etapa 2]
MNO70000103
Pgina 37 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Descripcin
Opcional(*)
Polticas para el
Tema 2 o Etapa
1 del proceso.

Quin debe hacer qu.
Opcional(*)
Lineamientos
para el Tema 2 o
Etapa 1 del
proceso.
Un lineamiento indica quin debe hacer qu y cmo lo

debe hacer, delimitando en trminos generales
cundo, dnde y/o quin lo debe hacer.
Opcional(*)
Descripcin
Opcional(*)
Polticas para el
Tema 3 o Etapa
2 del proceso.

Quin debe hacer qu.
Opcional(*)
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
Mes
Ao
15
12
2008

NORMATIVOS
Da
Mes
Ao
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03
2010
Diagrama de Flujo (ver Anexo 5)

Se utiliza para indicar, por medio de una
representacin grfica, cmo un grupo determinado de
personas, paso a paso y de manera ordenada, debe
hacer una actividad o actividades determinadas.
El diagrama de Flujo muestra el resumen grfico del
procedimiento o mtodo de trabajo quin hace qu;
cmo, dnde, cundo y en qu secuencia ordenada de
pasos lo hace.
Procedimiento(s)
para el Tema 2 o
Etapa 1 del
proceso.
Opcional(*)
El diagrama de flujo contiene el resumen grfico,

hecho mediante el uso de cierta simbologa, de una
secuencia ordenada de pasos o tareas, de principio a
fin; en la cual se representan la utilizacin de recursos
humanos (puesto y rea) y los flujos de informacin.
Adems, hace referencia a los formatos y/o registros
usados durante el procedimiento y puede incluir los
tiempos de duracin de cada actividad. Tambin
muestra los entregables e interacciones con otros
procesos/procedimientos/reas.
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Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
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12
2008

NORMATIVOS
Da
Mes
Ao
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03
2010
Descriptivo de actividades (ver Anexo 5)

Se utiliza para indicar a un grupo determinado de
personas paso a paso y de manera ordenada como se
debe hacer una o varias actividades determinadas.
Contiene una secuencia ordenada de pasos donde se
describen los tiempos, la utilizacin de recursos, los flujos
de informacin, los canales de comunicacin, las
metodologas e instrucciones de trabajo y control para
desarrollar las tareas, funciones o actividades necesarias
para la operacin sustantiva de las unidades
administrativas o reas.
El descriptivo de actividades debe contener la descripcin
precisa de los elementos de entrada o documentos de
trabajo, la secuencia de actividades, tareas y operaciones
sustantivas que deben seguirse para obtener el resultado
deseado o los elementos de salida y cumplir con los
objetivos del manual. Adems, debe indicarse quien
realiza cada actividad (rea y puesto/rol).
Dentro del descriptivo de actividades debe incluirse la
definicin de los plazos o tiempos en que deben realizarse
las actividades relativas a las funciones o procesos
descritos en el manual.
En su caso, debe hacerse referencia a los Formatos o
registros, lo cuales son evidencia documental del
cumplimiento del manual. Nota.- Los formatos pueden ser Opcional(*)
de registro, de informacin, de seguimiento, etc.
Para el descriptivo de actividades se debe usar la
siguiente tabla:
Responsable No.
Descripcin Documento Entregable Tiempo
de las
de Trabajo (Son los
(Puesto y
(Se
(Se
rea)
relaciona Actividades (Son los
documentos indica el
con el
(incluir los
documentos de salida) tiempo
del
elementos de o
que toma
diagrama control, flujos elementos
la
de flujo) y medios de de entrada)
actividad)
informacin,
as como
canales de
comunicacin)
Ttulo de la
Direccin A 1
actividad 1
Puesto 1
(iniciar con
verbo Conj.
en 3 Pers.)
1.1
Paso 1
Docs. a y b Doc. c
2 horas
1.2
Paso 2
Docs. c y d Docs. e y f 3 das
1.3
Paso 3
Doc. f
Archivo x 1 hora
Ttulo de la
Direccin B 2
actividad 2
Puesto 2
El descriptivo de actividades muestra de manera detallada

el procedimiento o mtodo de trabajo quin hace qu;
pasos lo hace para obtener el resultado esperado.
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Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
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15
12
2008

NORMATIVOS
Descripcin
Seccin #
[Nombre del
Tema n o de
la Etapa N]
Seccin #
Anexos
Da
Mes
Ao
26
03
2010
Opcional(*)
Diagrama de Flujo
El diagrama de Flujo muestra el resumen grfico del
procedimiento o mtodo de trabajo quin hace qu;
pasos lo hace.
Opcional(*)
Procedimiento
para el Tema n o
Etapa N del
Descriptivo de Actividades
proceso.
El descriptivo de actividades muestra de manera detallada
el procedimiento o mtodo de trabajo quin hace qu;
Opcional(*)
pasos lo hace para obtener el resultado esperado.
Del Anexo 1 al
n.

documento normativo que facilitan el cumplimiento de las
polticas, lineamientos y/o procedimientos expresados.
Opcional(*)
Su inclusin debe ser en orden consecutivo, de acuerdo
con la mencin que de ellos se haga en el documento
normativo.
respecto.
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Pgina 40 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
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Da
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12
2008

NORMATIVOS
Da
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VI.4.5. Toda Circular debe tener la siguiente estructura.
Bloque
Contenido
Siglas y nmero
del rea emisora
Codificacin
Nmero de
circular
Lugar y fecha
Datos
Generales
Destinatario
Asunto
Introduccin
Elemento
Opcional u
Obligatorio?

Referencia alfanumrica que permite identificar al
emisor.
Referencia numrica que permite llevar un orden
consecutivo de cada oficio y lo identifica de
manera particular.
Seala la fecha de emisin del documento.
Indica a quin va dirigido el oficio (instituciones,
reas o servidores pblicos determinados).
Enuncia el tema especfico que se regula o sobre
el que se da instrucciones a travs del oficio.
Breve explicacin de los antecedentes y las
necesidades para emitir el documento.
Exposicin del asunto, de manera directa, clara y
especfica, que motiva la creacin del oficio.
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
Opcional
Dentro del texto o contenido, se desarrollan los

siguientes temas:
Texto o contenido
Obligatorio
1.Objetivo.
2.Alcance o criterios de aplicacin.
3.Antecedentes (si es necesario incluirlos).
4. Fundamento legal.
Cuerpo
Indica la fecha a partir de la cual la poltica tiene

validez, as como el periodo en el cul ser
aplicable, si fuera el caso.
Vigencia
Es importante considerar la abrogacin o

modificacin de aquellos documentos que dejaran
de tener vigencia por la expedicin de un nuevo
documento.
Opcional
Por principio de certeza, se recomienda incluir de

manera literal: Las presentes polticas entran en
vigor el da siguiente de su publicacin en la
Intranet Institucional.
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Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
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Ao

Da
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NORMATIVOS
Da
Mes
Ao
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03
2010
Cada poltica debe:

Quin debe hacer qu.
poltica es:
Polticas

tipo.
La manera consistente de tratar un asunto y
facilitar la toma de decisiones en actividades
rutinarias.
situacin definida.
Opcional(*)
Caractersticas:
Anexos

lineamientos), puede decir cundo lo debe(n)
hacer -por ejemplo: durante todo el proceso o
durante cierta etapa- y/o dnde lo debe(n) hacer.
Se hace referencia a documentos
complementarios al documento normativo que
facilitan el cumplimiento de las polticas
expresadas.
Opcional(*)

acuerdo a la mencin que de ellos se haga en el
respecto.
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Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
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Da
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15
12
2008

NORMATIVOS
Da
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26
03
2010
Seccin VII
Etapa 4: Elaborar la Propuesta del
Documento Normativo
VII.1. Descripcin
Las personas designadas para la elaboracin o actualizacin del documento normativo elaboran,
desarrollan o actualizan el documento normativo con base en el Borrador Inicial, desarrollando
dicho documento normativo de acuerdo con lo que se indica en la seccin VI.
VII.2. Lineamientos generales para la elaboracin del documento

normativo
VII.2.1. Las personas que elaboran el documento normativo deben desarrollar dicho documento
con base en el borrador inicial y lo establecido en la presente seccin.
VII.2.2. En la elaboracin de los manuales de polticas y procedimientos, debe participar el
personal directamente involucrado en la operacin, independientemente de su nivel
jerrquico.
VII.2.3. Se deben cuidar la congruencia y la consistencia que tendr el documento, y revisar que
no sea contradictorio con el marco jurdico y normativo vigente.
VII.2.4. En el documento se deben definir claramente las polticas o los lineamientos respecto a
tiempos de respuesta en las interacciones de procesos, resolucin de controversias,
correcciones, observaciones, etc.
VII.2.5. En las polticas, los lineamientos y los procedimientos del documento normativo se debe
identificar claramente quin es el sujeto obligado a cumplir o a ejecutar las obligaciones
mencionadas.
VII.2.6. En el documento normativo, segn corresponda, deben describirse los mecanismos de
control usados en la operacin para:
a)
Validar que las tareas y responsabilidades relativas al tratamiento, autorizacin, registro y

revisin de las transacciones y hechos, se encuentren asignadas a personas diferentes.
b)
Validar la informacin de entrada y salida.
c)
Verificar que se da cumplimiento a la normativa (interna y externa).
d)
Monitorear el desempeo.
MNO70000103
Pgina 43 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
Mes
Ao
15
12
2008

NORMATIVOS
Da
Mes
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26
03
2010
VII.3. Lineamientos de redaccin y forma

Nota: para la aplicacin adecuada de estos lineamientos se recomienda revisar y estudiar el
Manual Lenguaje Claro emitido por la Secretara de la Funcin Pblica, el cual se encuentra
publicado en la siguiente liga:
http://www.lenguajeciudadano.gob.mx/index.php?option=com_letterman&task=view&id=14
VII.3.1. La redaccin del documento normativo debe ser:
a)
Clara: las instrucciones o directrices que contenga deben darse en forma directa y en
lenguaje sencillo, sin llegar a construir mensajes demasiado bsicos.
b)
Completa: debe contener la informacin necesaria para la ejecucin de las instrucciones o

directrices.
c)
Concisa: no debe contener ms de lo necesario.
d)
Consistente: se debe procurar no exagerar el uso de sinnimos, ya que puede causar

confusin al lector.
e)
Ordenada: se deben ordenar las ideas de acuerdo con su importancia/jerarqua.
f)
Correcta: debe ajustarse a los mtodos aprobados para el idioma Espaol y expresarse en
un lenguaje apropiado.
VII.3.2. Se deben usar palabras y frases simples, evitando repetir o transcribir texto que ya fue
incluido en otro apartado del documento o que forma parte de otros instrumentos
normativos, o bien, de artculos contenidos en alguna ley y/o disposicin.
VII.3.3. Se debe procurar utilizar slo las palabras necesarias, las que generen valor al
documento; siendo consistente y considerando de que cualquier persona que lea el
documento debe entenderlo, ya que la normativa se crea para ser cumplida.
VII.3.4. Se debe procurar utilizar menos de nueve fragmentos de informacin por cada tema/
captulo/bloque/seccin.
VII.3.5. Las pginas del documento siempre deben estar numeradas.
VII.3.6. Se recomienda no justificar el texto del documento, sino alinearlo a la izquierda.
VII.3.7. Se recomienda el uso de cuadros sinpticos, ejemplos, tablas y referencias grficas,
cuando sea posible.
Fuente: www.plainlanguageaustralia.com
MNO70000103
Pgina 44 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
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Da
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Ao
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12
2008

NORMATIVOS
Da
Mes
Ao
26
03
2010
Seccin VIII
Etapa 5: Revisar la Propuesta del
Documento Normativo
VIII.1. Descripcin
El personal de la Subdireccin de Contralora y Procesos y las instancias de revisin de Banobras
que el marco jurdico y normativo determinan revisan el documento normativo y hacen
comentarios para su incorporacin y posterior autorizacin.
VIII.2. Lineamientos para la revisin del documento normativo

VIII.2.1. Los servidores pblicos designados como responsables de gestionar la actualizacin o
emisin del documento normativo (nivel mnimo gerente) deben identificar qu instancias
deben intervenir en la revisin, aprobacin y formalizacin del documento normativo con
base en el marco jurdico y normativo vigente y de acuerdo con la relevancia de dicho
documento.
VIII.2.2. Todo documento normativo debe ser enviado a la Subdireccin de Contralora y Procesos
previo a su autorizacin, publicacin y difusin para que dicha rea revise, en el mbito de
sus responsabilidades, y emita sus comentarios en cuanto al apego de dicho documento al
marco jurdico y normativo vigente.
VIII.2.3. El personal de la Subgerencia de Anlisis y Documentacin de Procesos debe asignar la
identificacin que corresponde a la codificacin del documento normativo, previa solicitud
del responsable de gestionar la emisin o actualizacin del documento normativo, ya sea
va correo electrnico, mediante una llamada telefnica o por cualquier otro medio.
VIII.2.4. En el caso de las actualizaciones, las instancias de revisin tambin deben revisar el
Formato para la Autorizacin de Cambios (FAC), ver Anexo 3, y la seccin de control de
cambios del documento.
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Revis:
TIG
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VIII.3. Facultades para la Revisin

La siguiente tabla describe quin tiene facultades para revisar qu aspectos de los
rea Revisora
Aspectos a Revisar
reas Emisoras del

Documento Normativo
Contenido.
Apego al marco jurdico y normativo vigente.
Facultades y funciones alineadas con el Manual General
de Organizacin.
Apego al presente manual.
Subdireccin de Contralora
y Procesos
Apego a Marco jurdico y Normativo Vigente.

Apego al Sistema de Control Interno.
Apego a las polticas y lineamientos para la emisin de
Otras reas involucradas en

el documento
Aspectos relacionados exclusivamente con su

involucramiento en el proceso y de acuerdo con las
facultades que estn descritas en el Manual General de
Organizacin.
Comit de Auditora
En el caso de manuales relevantes para la operacin del

Banco de acuerdo con su objeto debe revisar, con el
apoyo de Auditora Interna, su apego al Sistema de
Control Interno.
Otras instancias
Varios aspectos, de acuerdo con el contenido del

documento normativo y con el marco jurdico y normativo
vigente.
Funcionario responsable de
aprobar/autorizar el
documento
Debe vigilar que se incorporen los cambios que surjan de

la revisin por las distintas instancias mencionadas.
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Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
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Seccin IX
Etapa 6: Autorizar el Documento
Normativo
IX.1. Descripcin
Los Subdirectores, en el mbito de sus responsabilidades, o las instancias de autorizacin de
Banobras que el marco jurdico y normativo determinen, deben autorizar el documento normativo.
IX.2. Lineamientos para la autorizacin del documento normativo

IX.2.1. El nivel jerrquico mnimo para la autorizacin/aprobacin de un documento normativo es
el de Subdirector.
IX.2.2. Los documentos normativos idneos en Banobras que normen a dos o ms reas deben
llevar las firmas de autorizacin de los titulares de estas reas o la autorizacin de algn
rgano Colegiado facultado, en el mbito de sus competencias.
IX.2.3. Todo documento normativo debe ser autorizado por las instancias facultadas para este fin
y dichas facultades deben estar fundamentadas en el marco jurdico y normativo aplicable.
IX.2.4. Los servidores pblicos designados como responsables de gestionar la emisin del
documento deben recabar las firmas necesarias en la Hoja de Autorizacin del
documento, as como en la Seccin de Control de Cambios y en el Formato de
Autorizacin de Cambios (FAC), ver Anexo 3, en caso de tratarse de una actualizacin o
modificacin especfica.
IX.2.5. Las personas que elaboraron, revisaron y autorizaron la versin final del documento
normativo deben firmar dicho documento; estas firmas deben recabarse en la hoja de
autorizacin del documento.
IX.2.6. Las personas que elaboran y revisan el documento, deben incluir en dicha hoja su rbrica
(ver Anexo 7).
IX.2.7. Las personas responsables de la elaboracin y la revisin, a su vez, deben rubricar todas
las hojas del documento a partir de la hoja de autorizacin.
IX.2.8. La Subgerencia de Anlisis y Documentacin de Procesos debe llevar el registro de los
Formatos de Autorizacin de Cambios (FAC) que modifiquen a manuales de polticas y
procedimientos; adems, es responsable del resguardo de los formatos (FAC) originales,
en el mbito de su competencia.
IX.2.9. En caso de que los cambios hayan sido autorizados mediante un acuerdo de algn rgano
colegiado, debe entregarse una copia de dicho acuerdo a la Subgerencia de Anlisis y
Documentacin de Procesos.
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Elabor:
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Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
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Seccin X
Etapas 7 y 8: Publicar y Difundir los
Documentos Normativos
X.1. Descripcin
La Gerencia de Procesos gestiona, conforme al Manual de Operacin de la Normateca, la
publicacin de todos los documentos normativos mencionados en la Tabla II.1.1. de la pgina 8,
previa solicitud del responsable de dicho documento o del rea emisora, en la Intranet en la
seccin Marco Legal y Normativo y en la seccin Normateca del Portal Institucional de Internet
(cuando dicho documento no est clasificado como reservado).
X.2. Lineamientos para la publicacin y difusin del documento

normativo
X.2.1. Todos los documentos normativos deben publicarse en la Intranet Institucional, en la
seccin Marco Legal y Normativo en la subseccin Normateca. Para mayor referencia se
sugiere consultar el Manual de Operacin de la Normateca.
X.2.2. Los servidores pblicos designados como responsables de gestionar la actualizacin o
emisin del documento normativo deben solicitar su publicacin va correo electrnico u
oficio a la Gerencia de Procesos.
X.2.3. Los servidores pblicos designados como coordinadores o responsables de gestionar la
emisin del documento normativo deben enviar a la Gerencia de Procesos:
i. El ejemplar original del documento normativo debidamente elaborado, firmado y
rubricado para que esta rea gestione su guarda y custodia en el archivo general de
Banobras.
ii. Un oficio explicando los motivos por los cuales no es posible cumplir con el punto
anterior, si el documento normativo corresponde a las excepciones sealadas en la
poltica III.1.3. del presente manual.
iii. El archivo electrnico en Word que corresponde a la versin autorizada del documento
normativo.
X.2.4. La Gerencia de Procesos debe gestionar ante la Gerencia de Servicios Generales el envo
de los documentos normativos originales al archivo general para su guarda y custodia.
X.2.5. Para consultar los documentos mencionados en el punto anterior, la Gerencia de Procesos
debe solicitar a la Gerencia de Servicios Generales el envo de estos documentos, del
archivo general a la Gerencia de Procesos, de acuerdo con los procedimientos y tiempos
establecidos por la Gerencia de Servicios Generales.
X.2.6. La Gerencia de Procesos debe llevar el registro de los documentos normativos publicados
en la Normateca Institucional de Internet.
X.2.7. El Comit de Mejora Regulatoria Interna de Banobras (COMERI) debe determinar, cuando
le corresponda, si un documento normativo debe ser publicado en el Portal Institucional de
Internet (www.banobras.gob.mx/Normateca) en la Normateca Interna.
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Revis:
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Aprobado/Autorizado
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X.2.8. Una vez que el documento ha sido publicado, los servidores pblicos designados como
coordinadores responsables de gestionar la actualizacin o emisin del documento
normativo deben:
i. Difundir el documento normativo y/o solicitar a la Gerencia de Procesos su difusin,
conforme a lo que seala el Manual de Operacin de la Normateca
ii. Informar a los usuarios de la existencia del documento, la direccin o direcciones
electrnicas donde es posible su consulta, la fecha de su entrada en vigor
iii. Comunicar por cualquier otro medio la publicacin de este documento, para que se
asegure que sea conocido y comprendido por las personas que necesitan esta
informacin.
X.2.9. El servidor pblico designado como responsable para la gestin del documento normativo
debe conservar evidencia que demuestre que se realiz la difusin del documento, ya sea
por el rea emisora o, previa solicitud, a travs de la Gerencia de Procesos. Por ejemplo:
acuses de lectura, listas de asistencia, etc.
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Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
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X.3. Medios de Difusin

Existen diversos medios que se pueden utilizar para la difusin del documento y de esa manera
asegurar que las personas que deben aplicar o apegarse a lo descrito en dicho documento lo
conozcan:
Para comunicar se pueden usar los siguientes medios:
Comunicacin interna: oficio, circular, posters, trpticos, anuncios en pizarrones,

anuncios en la Intranet del Banco, etc.
Capacitacin: presentaciones, talleres, crculos de lectura, etc.
Correos electrnicos generales.
Correos electrnicos individuales.
Para verificar que se comunic correctamente se pueden llevar a cabo:
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Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Verificaciones de manera personal o telefnica.
Encuestas.
Talleres o presentaciones. En cuyo caso se deben recabar las listas de

asistencia correspondientes.
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
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Seccin XI
Anexos
Anexo No. Nombre
Pg.
Modelo de la gua para la identificacin de segregacin de funciones
52
Definiciones
53
Formato de Autorizacin de Cambios
57
Auto diagnstico para la emisin de documentos normativos.
58
Elementos Importantes para la Elaboracin de Documentos Normativos.
61
5.1
Cartula
62
5.2
Encabezado y pie de pgina del documento
63
Breve explicacin acerca del significado de la codificacin de los documentos

normativos
64
5.3
Simbologa para el diagrama de flujo de un manual de polticas y

procedimientos
66
5.4
Gua general de presentacin de un procedimiento
70
5.4.1
Del diagrama de flujo
70
5.4.2
De la descripcin de actividades
71
Modelo de Hoja de Control de Cambios
73
Modelo de Hoja de Autorizacin
74
5.2.1
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Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
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ANEXO 1
Modelo de la gua para la identificacin de
segregacin de funciones
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Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
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ANEXO 2
Definiciones
Para los efectos del presente manual, se entender por:
Abrogacin
Se elimina el documento normativo existente y se emite uno nuevo.
Acuerdo
Instrumento de carcter regulatorio emitido por un rgano Colegiado o por

una autoridad competente facultado para definir o delegar funciones,
atribuciones o para determinar acciones especficas.
Actualizacin o
Modificacin
Especfica
Se modifican algunos elementos puntuales del documento normativo.

Dicha accin afecta un nmero mnimo de pginas de dicho documento.
Actualizacin o
Modificacin
Sustancial
Se modifica el documento normativo en su mayora de elementos, lo cual

implica modificar la mayora o todas las pginas de dicho documento.
Aviso
Es un documento informativo que no es de carcter regulatorio. A travs

de dicho documento, se notifica o anuncia a una colectividad sobre fechas
o datos especficos.
Bases
Es un documento que no es de carcter regulatorio, en el cual se

establecen los requisitos, principios bsicos o fundamentos necesarios
para el desarrollo de una actividad regulada.
Boletn
Es un documento informativo que no es de carcter regulatorio. Con ste,

se informa a los destinatarios sobre disposiciones oficiales que afectan su
actividad.
Canal de
Comunicacin
Un canal de comunicacin es el medio de transmisin por el que viajan las

seales portadoras de la informacin que pretenden intercambiar emisor y
receptor. Es frecuente referenciarlo tambin como canal de datos:
memorndum, oficio, correo electrnico, cartas, telfono, radio, peridicos,
pelculas, revistas, conferencias, juntas, etc.
Los canales de comunicacin tambin se identifican en muchos aspectos
con las lneas de autoridad y responsabilidad.
Catlogo
Es un documento informativo y compilador, no es de carcter regulatorio,

en el cual se establece una relacin ordenada y descriptiva de elementos
relacionados entre s, ya sea personas, libros, documentos, objetos, etc.
Circular
Instrumento de carcter regulatorio dictado por autoridad competente

dirigido a destinatarios determinados para regular o dar instruccin sobre
temas especficos. Por su naturaleza es de aplicacin temporal y para un
universo limitado de destinatarios.
Cdigo
Instrumento de carcter regulatorio de orden superior que establece

normas de carcter general y abstracto, ordenadas sistemticamente y
relativas a una determinada rama del derecho. (Carito como queda bajo
esta definicin el Cdigo de Conducta?)
Decreto
Instrumento de carcter regulatorio de orden superior que determina

preceptos o disposiciones de observancia general.
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Elabor:
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Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
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Derogacin
Se eliminan, total o parcialmente, artculos o apartados especficos de un

Describir
Explicar de manera general o especfica, algn asunto, actividad o

proceso.
Directiva o
Norma
Instrumento de carcter regulatorio que impone reglas de conducta

obligatoria que rigen y determinan el comportamiento de todos los
servidores pblicos de Banobras.
Estndares de
Desempeo
Son mtricas utilizadas para cuantificar el rendimiento de un proceso. Se

utilizan, entre otros, para calcular: Tiempo utilizado para otorgar el servicio;
FTEs (full time equivalent), que miden la participacin de un trabajador en
el proceso, siendo un FTE de 1 igual a un trabajador de tiempo completo;
Nivel de servicio del proceso; Nivel de satisfaccin del cliente; Nmero de
actividades necesarias para realizar el proceso; Tiempo de mejoras en
asuntos relacionados con niveles de servicio; Costo/ganancia del proceso;
Nmero de documentos, informes o reportes que se generan.
Estatuto
Instrumento de carcter regulatorio de orden superior que instruye el

rgimen jurdico de un organismo, entidad o sociedad.
Facultar
Otorgar la responsabilidad o la atribucin / autoridad para ejecutar alguna

actividad.
Flujos de
Informacin
Es el correr de la informacin desde el emisor hacia el receptor, para lo

cual se identifica la informacin de entrada y/o la informacin de salida, as
como quin la emite y quien la recibe.
Formato
Es un documento informativo que no es de carcter regulatorio, el cual

pretende facilitar el cumplimiento de requisitos u obligaciones especficas.
Su uso puede ser obligatorio.
Gua
Es un documento informativo que no es de carcter regulatorio, a travs

del cual se exponen recomendaciones para facilitar la ejecucin de
procesos, actividades o cumplimiento de obligaciones y trmites.
Indicadores de
Gestin
Ver Estndares de Desempeo
Informar o
Avisar
Transmitir noticias o datos especficos sobre un asunto en particular.
Informe
Es un documento informativo que no es de carcter regulatorio, con el cual

se pretende Informar a sus destinatarios sobre algn asunto en particular.
Instructivo
Es un documento informativo que no es de carcter regulatorio, a travs

del cual se enumeran los pasos a seguir para facilitar la realizacin
correcta de una actividad.
Instruir
Establecer acciones concretas para que los servidores pblicos se sujeten

a ellas en la realizacin de procesos o en actividades determinadas.
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Elabor:
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Revis:
TIG
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Instrumento o
Documento
Normativo
Idneo
En Banobras existen 4 tipos de documentos normativos idneos: Polticas,

Polticas y Lineamientos, Manual de Polticas y Procedimientos, y Oficio.
Nota: La Secretara de la Funcin Pblica realiz un diagnstico de las
disposiciones que rigen a la Administracin Pblica Federal:
Entre los aspectos relevantes del diagnstico, destaca:
- Actualmente existen ms de 32 nombres diferentes de documentos
normativos; entre ellos, muchos tienen diferente nombre, pero una misma
estructura, alcance y contexto de aplicacin; adems, son generados para
el mismo propsito regulador.
- Por otra parte, muchos documentos usados como normativos, tenan una
denominacin que no era congruente con su contenido; por ejemplo, se
haban emitido como Guas, sin embargo tenan un carcter obligatorio
(sealando sujetos obligados, vigencia, etc.).
- Dado lo anterior, se identificaron algunos documentos normativos que
resultan idneos para regular la operacin y funcionamiento de las
dependencias y entidades de la APF.
Lineamiento
Instrumento de carcter regulatorio donde se establecen los trminos,

lmites y caractersticas de las actividades del Banco.
Mandato o
Contrato
Instrumento de carcter regulatorio, aplicable en casos concretos, que

obliga a una persona o institucin a prestar un servicio o a realizar una
actividad por encargo de otra.
Manual
Instrumento de carcter regulatorio que presenta en forma ordenada y

sistemtica, informacin de diversa ndole para la operacin de una
organizacin: atribuciones, estructura orgnica, objetivos, polticas,
normas, puestos, sistemas, procedimientos, actividades y tareas, para el
mejor desempeo de las labores.
Manual de
Metodologas
Es un documento normativo que presenta un conjunto de instrucciones

para realizar una actividad determinada para obtener resultados
satisfactorios. Puede contener los elementos y estructura de los manuales
de polticas y procedimientos.
Manual de
Polticas y
Procedimientos
Es una modalidad del manual (tambin es de carcter regulatorio) que

contiene informacin en el que se consigna, en forma metdica, los pasos
y operaciones que deben seguirse para la realizacin de las actividades de
un proceso/subproceso/procedimiento. En ellos se describen, adems, las
diferentes unidades administrativas y puestos que intervienen, precisando
adems su responsabilidad y participacin en el proceso. Dado que ste
puede contener polticas, tambin se le puede llamar Manual de Polticas y
Procedimientos.
Manual de
Producto
Se utiliza para detallar las caractersticas de un producto, no contiene

instrucciones ni norma la actividad mediante la cual se opera dicho
producto. Es de estructura libre, dependiendo del producto y la necesidad
del emisor. Se recomienda que contenga los elementos y estructura de los
manuales de polticas y procedimientos cuando sea posible.
Medio de
comunicacin
Ver Canal de Comunicacin.
Modificacin o
Actualizacin
Especfica
Se modifican algunos elementos puntuales del documento normativo.

Dicha accin afecta un nmero mnimo de pginas de dicho documento.
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Elabor:
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Revis:
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Aprobado/Autorizado
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Modificacin o
Actualizacin
Sustancial
Se modifica el documento normativo en su mayora de elementos, lo cual

implica modificar la mayora o todas las pginas de dicho documento.
Modificacin /
Reforma del
documento
Se actualizan o modifican, total o parcialmente, artculos o apartados

especficos de un documento normativo.
Norma o
Directiva
Instrumento de carcter regulatorio que impone reglas de conducta

obligatoria que rigen y determinan el comportamiento de todos los
servidores pblicos de Banobras. Tambin puede denominarse como
Cdigo de Conducta.
Normar
Dirigir la actuacin de los empleados y funcionarios de Banobras.
Normativa
Se refiere al establecimiento de reglas, normas, polticas, lineamientos y/o

disposiciones, dentro de cualquier grupo u organizacin, incluyendo
modelos, mtodos, procedimientos, estndares, todo ello dentro una
metodologa, que permita su correcta aplicacin.
Oficio
Es un documento informativo que no es de carcter regulatorio. Es usado

para comunicarse. Antes de los medios electrnicos (correo electrnico,
sistemas de gestin documental, Intranet, Internet, entre otros), el uso de
oficios era el instrumento tradicional para informar o comunicar.
Oficio - Circular
Es una modalidad de oficio (no es de carcter regulatorio).
Poltica
Instrumento de carcter regulatorio. Directriz general o principio rector

para la conduccin de la gestin administrativa en direcciones especficas,
que implica el proceso de tomas de decisiones y la ejecucin de objetivos
especficos a nivel institucional.
Procedimiento
Por s mismo, no es de carcter regulatorio. Seala de manera cronolgica

las actividades, los tiempos, la utilizacin de recursos, las metodologas de
trabajo y control para desarrollar una funcin. Nota: Un procedimiento
puede ser descrito en un manual, ya que este ltimo es un documento
ms completo para instruir sobre funciones, actividades y procedimientos.
El procedimiento es la forma especificada para llevar a cabo una actividad
o un proceso.
Proceso
Conjunto de actividades o eventos ordenados mutuamente relacionados o

que interactan que se realizan o suceden con un determinado fin; esto
es, dichas actividades transforman elementos de entrada en resultados.
Los elementos de entrada para un proceso, generalmente son resultados
de otros procesos.
El proceso es el que nos indica qu pasa con una actividad o serie de
actividades.
Programa
Es un documento informativo y concentrador, no es de carcter

regulatorio. Describe el conjunto de acciones o proyectos ordenados
cronolgicamente, de carcter sectorial, institucional, regional o especial.
Registrar
Anotar, inscribir o incluir datos en un formato o documento, para dejar

constancia de hechos o actos especficos.
Regla
Instrumento de carcter regulatorio que establece aspectos tcnicos y

operativos en materias especficas.
Subproceso
Ver Procedimiento.
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Revis:
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ANEXO 3
Formato de Autorizacin de Cambios (FAC)
Nota: Este formato se puede descargar de la Intranet Institucional (Marco Jurdico y

Normativo -> Normateca -> (Control Interno) Emisin de Documentos Normativos)
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Elabor:
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Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
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03
2010
ANEXO 4
Auto diagnstico para la emisin de
documentos normativos
3.1. Cuestionario
1. Cul es el propsito del documento que desea emitir? Marque con una X, elija una
sola opcin:
a)
Normar
b)
Instruir
c)
Facultar
d)
Informar
e)
Avisar
f)
Describir
g)
Registrar
2. Mencione la problemtica y el objetivo que persigue la emisin de su documento.

Analice si realmente es necesario emitir un documento normativo para resolver su
necesidad.
3. Existe algn documento normativo vigente que regule el mismo tema?
4. Si ya existe un documento normativo, explique por qu resulta insuficiente.
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TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
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NORMATIVOS
Da
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2010
5. Si ya existe un documento normativo que regula el mismo tema, entonces su

documento
a)
Abroga a otro?
b)
Deroga a otro?
c)
Modifica otro?
d)
Es nuevo?
Si contest a, b, o c, especifique el nombre del documento(s) y su fecha de emisin.
6. Cite los ordenamientos (incluyendo artculos, fracciones, incisos, apartados, segn

corresponda) que lo faculten para regular el tema que le interesa.
Con fundamento en
________________________________, artculo
(s)_________, fraccin(es) __________________incisos
o apartados ______________________ emitidos con
fecha _________________.
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Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
No existe ningn
ordenamiento:_____
Da
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2010
3.2. RESULTADOS
El resultado del diagnstico con base a sus respuestas es:
Pregunta
Interpretacin
La respuesta le ayuda a determinar si la emisin de un

documento normativo es la solucin o alternativa ms
adecuada para resolver un problema o atender una
necesidad.
Si su respuesta, a la pregunta 1 del cuestionario (3.1),
corresponde al cuadro sombreado, usted debe emitir un
Si su respuesta se ubica en el cuadro no sombreado, usted
no debe emitir un documento normativo.
La respuesta a esta pregunta le ayudar a clarificar la

necesidad que pretende resolver al emitir un documento
nuevo as como para planificar el contenido de ste.
Adems, le ayudar a considerar que un documento
normativo no siempre es la mejor opcin si se trata de:
Regular aquello que ya est normado en otros
instrumentos, salvo que se regule a un nivel ms operativo
y especfico.
Regular situaciones o casos raros o inusitados.
Regular materias o procesos que estn fuera del control de
la institucin o rea normativa, o cuyo cumplimiento no
pueda ser auditado o verificado por ningn medio.
Regular mediante mecanismos que generan actividades sin
ninguna utilidad o vinculacin con los objetivos planteados.
3, 4, y 5
Estas preguntas le ayudarn a decidir si es estrictamente

necesario emitir un documento normativo nuevo o si se
requiere abrogar, derogar o modificar uno existente.
Si su respuesta, a la pregunta 6 del cuestionario corresponde

al cuadro sombreado, usted tendr la certeza jurdica sobre
sus facultades para emitir un documento normativo sobre el
tema especifico que tiene definido.
Si se ubica en el cuadro no sombreado, usted podra no
tener facultades para emitir un documento normativo. Por
favor, consulte al personal de la Subdireccin de Contralora
y Procesos.
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RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
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15
12
2008
Da
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15
12
2008
ANEXO 5
Elementos Importantes para la
Elaboracin de Documentos Normativos
MNO70000103
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Elabor:
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Revis:
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Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
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12
2008
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ANEXO 5.1. Cartula
Alto: 22.76 cm.

Ancho: 16.80 cm.
Grosor: 1 pto.
15.60 cm
4.98 cm
(Fuente Arial 20 puntos negrita centrada)

El pie de pgina debe contener:
Nombre(s) de la(s) instancia(s)
autorizacin del documento
normativo.
Codificacin.
Fecha de elaboracin.
Fecha en que entra en vigor.
(Fuente Arial del nmero 8)
Simbologade
dela
la portada:
cartula: Diagrama de Flujo (indica que es un
Simbologa
manual de polticas y procedimientos).
La cartula del presente manual tiene un smbolo distinto

DebNota:
e incluirse
en los documentos de polticas y de
al sealado en este ejemplo, dicho smbolo debe incluirse en los
polticas
y lineamientos
manuales
de polticas y de polticas y lineamientos.
MNO70000103
Pgina 62 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
Mes
Ao
15
12
2008
a
Da
Mes
Ao
15
12
2008
ANEXO 5.2. Encabezado y pie de pgina de las pginas que conforman el cuerpo del
documento
El encabezado del documento, a partir de la Hoja de Autorizacin debe contener:
a. Logo oficial, de acuerdo con la imagen institucional autorizada de Banobras.
b. Ttulo del documento.
c.
Fecha de inicio de vigencia.
El pie de pgina debe contener:

d. Codificacin y nmero de pgina.
e. Iniciales de la persona que elabor el documento.
f.
Iniciales de las personas que revisaron el documento.
g. Datos de la Aprobacin/Autorizacin de la modificacin especfica a la pgina del

documento.
h. Datos de la hoja que sustituye la nueva.
d
MNO70000103
Pgina 63 de 74
e
f
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
Mes
Ao
15
12
2008
Da
Mes
Ao
15
12
2008
ANEXO 5.2.1. Breve explicacin acerca del significado de la codificacin de los

documentos normativos
Siglas de la codificacin de documentos en Banobras: Estas siglas se componen de tres
caracteres del alfabeto, seguidos de seis caracteres numricos, seguidos de dos caracteres
numricos.
Esta codificacin debe ser definida para todos los documentos normativos idneos en
Banobras por la Subgerencia de Anlisis y Documentacin de Procesos (excepto las
circulares).
Posicin
Significado
Descripcin
Primeros tres
caracteres:
Indican el tipo de manual
Se detalla a continuacin:
MNO
Manual Normativo
Manuales de Polticas o de Polticas y

Lineamientos o de Polticas y Procedimientos.
MPR
Manual de Polticas y Procedimientos
Exclusivamente Manuales de Polticas y

Procedimientos.
MMG / MCA
Manual de Mejora de la Gestin,

antes Manual de Calidad
Manual que documenta el Sistema Banobras.
MPG / PGC
Manual de Procedimientos Genrico

o Manual de Procedimientos
Genrico de la Calidad
Manuales de Procedimientos Genricos del

Sistema Banobras.
PMP / PCA
Plan de mejora de Procesos, antes

Plan de Calidad.
Planes de Mejora de Procesos.
Seis caracteres
numricos
Indican el rea o proceso de

Banobras al que pertenece el
documento.
Para el caso de los manuales de reas

especficas, el nmero se obtiene del asignado
al rea en el Manual de Organizacin de
Banobras.
Para el caso de los manuales por proceso, el
nmero se asigna de acuerdo con lo que se
explica en la Figura 4.2.1.
Dos caracteres
numricos
Indican el nmero consecutivo del

Corresponde al nmero de documento del
documento dentro del rea o proceso. mismo tipo dentro del rea o proceso.
Ejemplo:
Clave de la Gerencia de Procesos segn el

Manual General de Organizacin
MNO17320002
Indica que es un Manual de Polticas o

un Manual de Polticas y Lineamientos
MNO70000103
Pgina 64 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Indica que es segundo manual

del tipo MNO que el rea emite.
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
Mes
Ao
15
12
2008
Da
Mes
Ao
15
12
2008
Figura 5.2.1. Claves para manuales por proceso
MNO70000103
Pgina 65 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
Mes
Ao
15
12
2008
Da
Mes
Ao
15
12
2008
ANEXO 5.3. Simbologa para el diagrama de flujo de un manual de polticas y

procedimientos
Inicio / fin.-
Intervalo de
tiempo.-
INICIO / FIN
Indica el inicio / fin del

procedimiento.
Se usa para
denotar cuando
una actividad
necesita dejar
pasar un tiempo,
para continuar su
flujo normal. Se
debe indicar
cunto tiempo.
Invariablemente se
debe de indicar la
palabra que
corresponda dentro
del smbolo.
Operacin.Alternativa o
decisin.- Cuando
se tienen dos
alternativas de
accin y
dependiendo de
cada alternativa
hay un curso de
accin diferente a
seguir.
Representa la
actividad, tarea o
accin relativas a un
procedimiento.
MNO70000103
Pgina 66 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
Mes
Ao
15
12
2008
Puesto
Operacin/actividad
con puesto del
responsable.-
Slo se usa cuando

cambia el
responsable dentro
de la secuencia de
actividades de la
operacin.
15
12
2008
Conector fuera de
pgina.- Conecta o
enlaza el procedimiento,
en una pgina diferente
en la que contina. Se
indica la secuencia con
un nmero dentro del
smbolo, en todo caso, el
nmero debe coincidir
con otro igual y que
corresponde a la
operacin que contina
en el diagrama de flujo.
Especifica el tipo de
documento que se
genera.
A la izquierda del
cuadro de
Operacin denota
la entrada de la
informacin o
documentacin
necesaria para la
actividad, a la
derecha indica la
salida de
documentacin o
informacin que
genera dicha
operacin.
A toda salida,
corresponde una
entrada.
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Ao
A toda salida,
corresponde una
entrada.
Documento.-
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Mes
Conector dentro de
pgina.- Para la
conexin de dos o ms
operaciones del
procedimiento dentro de
una pgina, se indica con
una letra mayscula
dentro del smbolo. Dicha
letra debe tener
correspondencia con
otra letra igual.
Misma que la de
operacin, indicando
el puesto del
responsable de la
actividad,
resaltndolo en
negrita.
MNO70000103
Pgina 67 de 74
Da
Da
Mes
Ao

Da
Mes
Ao
15
12
2008
Da
Mes
Ao
15
12
2008
Anotacin.Se utiliza para

referenciar otro
proceso/subproceso/
procedimiento o
documento este es
el smbolo para la
interaccin/interrel
acin de procesos.
Archivo.Indica actividades de
almacenamiento
permanente o temporal.
Disposicin.Indica cuando se destruye

un documento, en todo caso
se debe identificar el
nombre del documento o
registro en cuestin.
Direccin de flujo.Conecta los

smbolos en el orden
en que deben de
realizarse las
actividades.
MNO70000103
Pgina 68 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
Mes
Ao
15
12
2008
Da
Mes
Ao
15
12
2008
Ejemplo de un Diagrama de Flujo
MNO70000103
Pgina 69 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
Mes
Ao
15
12
2008
Da
Mes
Ao
15
12
2008
ANEXO 5.4. Gua general de presentacin de un procedimiento

ANEXO 5.4.1. Del diagrama de flujo
El diagrama de flujo se elabora de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
Las lneas entre los smbolos indican el sentido del flujo del proceso, por lo que no es
necesario utilizar palabras como: enva, entrega o recibe.
Las lneas que indican el flujo se conectan por la parte superior o por el costado del siguiente
smbolo segn corresponda, a excepcin del smbolo de decisin, el cual puede tener hasta
tres lneas de unin.
Cuando se obtiene informacin de la interaccin de procesos, se deja constancia de dicha

accin utilizando el smbolo de Anotacin, indicando el nombre del procedimiento del que
emana dicho dato, o para destacar alguna situacin especial.
Para efectos de presentacin, es recomendable que los smbolos mantengan uniformidad en

su tamao, para lo cual se debe atender a la plantilla diseada para tal efecto (SIMBOLOGIA).
A cada conector dentro de pgina le corresponde otro igual en la misma pgina, marcado con
la misma letra y viceversa.
A cada conector fuera de pgina le corresponde otro igual en la otra pgina, marcado con el
mismo nmero y viceversa.
MNO70000103
Pgina 70 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
Mes
Ao
15
12
2008
Da
Mes
Ao
15
12
2008
ANEXO 5.4.2. De la descripcin de actividades

1) Redaccin.- La redaccin de las actividades del procedimiento inicia con verbos en presente
indicativo conjugados en tercera persona del singular o plural, ejemplo: analiza la
documentacin..., obtiene la firma..., elaboran la pliza contable..., vigila que las modificaciones...
2) Claridad.- Es necesario ser claros y concisos, a fin de que el usuario no tenga que interpretar
los trminos ni llegue a obtener conclusiones. Con la descripcin de actividades debe quedar claro
como se obtienen, paso a paso, los resultados del procedimiento, con qu insumos y en qu
tiempo.
3) Relevancia.- El procedimiento indica quin hace qu y cmo lo hace. No contiene temas o
cosas sin relacin o de relleno. Slo documenta las actividades sustantivas al nivel de detalle
que hace que el documento sea til y accesible para todos los lectores.
4) Tabla.- Para la descripcin de actividades debe incluirse una tabla como la que sigue:
Responsable
No.
(Puesto y rea) (Se
relaciona
con el del
diagrama
de flujo)
Direccin A
1
Puesto 1
1.1
Se detalla paso a
paso la actividad.
Esto no va en el
diagrama de flujo.
Direccin B
Puesto 2
MNO70000103
Pgina 71 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
1.2
1.3
2
Descripcin de las
Documento Entregable
Actividades
de Trabajo (Son los
(incluir los elementos de control, (Son los
documentos
flujos y medios de informacin, documentos o de salida)
as como canales de
elementos de
comunicacin)
entrada)
Ttulo de la actividad 1 (iniciar
con verbo Conj.. en 3 Pers.)
Descripcin del paso 1(iniciar Docs. a y b Doc. c
con verbo Conj. en 3 Pers.)
Descripcin del paso 2
Docs. c y d Docs. e y f
Descripcin del paso 3
Doc. f
Archivo x
Ttulo de la actividad 2
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao
Tiempo
(Se indica
el tiempo
que toma
la
actividad)
tTotal1 = t1 +
t2 + t3
t1
t2
t3
tTotal2

Da
Mes
Ao
15
12
2008
Da
Mes
Ao
15
12
2008
Ejemplo de un fragmento de una tabla de descripcin de actividades

Responsable
Paso
2.2
3.
3.2
Realiza la entrevista contemplando los

siguientes puntos:
Tiempo
1 hora
Recopila informacin para elaborar

el procedimiento asignado.
Establece citas con el personal

involucrado en la operacin.
Correo
electrnico
Borrador del
diagrama de
flujo
9 horas
Confirmacin
de Reunin
1 hora
Qu trabajo se hace? Objetivo y la

naturaleza o tipo de labores que se
Hoja de
realizan.
Gua para el entrevista
Quin lo hace? Personal que levantamiento
interviene en el desarrollo de las
de
Borrador del
actividades.
informacin. diagrama de
Cmo se hace? Medios con los que
flujo
se cuenta para realizar la tarea.
Cundo se hace? Secuencia en la
que se realiza la operacin.
Por qu se hace? Justificacin del
trabajo.
4.
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Entregable
Asigna a la persona responsable de la

elaboracin y/o actualizacin del
manual de procedimientos de acuerdo
al plan de trabajo definido en el punto
anterior.
3.1
Experto
Tcnico
MNO70000103
Pgina 72 de 74
Documento de
Trabajo
Actividad
1 da
Analiza la informacin recopilada.
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
Mes
Ao
15
12
2008
Da
Mes
Ao
15
12
2008
ANEXO 6
Modelo de Hoja de Control de Cambios
Seccin de Control de Cambios
Revisin
A
Pgina (s)
Modificada (s)
Fecha de
Emisin
Descripcin del Cambio
A.- Se escribe el nmero consecutivo correspondiente a la revisin en curso. Si es un documento

nuevo, entonces va en blanco.
B.- Se escribe el nmero de las pginas que fueron modificadas. Si todo el documento cambi
entonces se escribe Todas (esto coincide con lo que se especifique en el FAC, Anexo 3).
C.- En pocas lneas se describe el cambio realizado. El detalle de los cambios realizados debe
estar contenido en el FAC. Para simplificar, se puede escribir: La descripcin del cambio est
detallada en el FAC No. [No. del FAC]. Si no hubo cambios, se escribe Sin Cambios; adems en
este caso deben escribirse el nombre y la firma de la persona que revis el documento y que
detect que no haba cambios.
D.- Se escribe la fecha en que se realiz la revisin.
MNO70000103
Pgina 73 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
Mes
Ao
15
12
2008
Da
Mes
Ao
15
12
2008
ANEXO 7
Modelo de Hoja de Autorizacin
rea para firmar
rea para firmar
rea para
rubricar
rea para firmar
rea para firmar
rea para firmar
MNO70000103
Pgina 74 de 74
Elabor:
RMBL/ECRT
Revis:
TIG
Aprobado/Autorizado
Acuerdo(s)/FAC
Da
Mes
Ao

Da
Mes
Ao
15
12
2008

Manual de Políticas y Lineamientos para La Emisión de Documentos Normativos PDF

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MANUAL DE POLTICAS Y

LINEAMIENTOS PARA LA EMISIN DE

Direccin de Planeacin, Anlisis y Contralora

Vigente a partir de:

Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Pblicos, S.N.C.

Direccin de Planeacin, Anlisis y Contralora

Vigente a partir de:

Vigente a partir de:

POLTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA

Seccin de Control de Cambios

Descripcin del Cambio

Esta pgina sustituye a la

Vigente a partir de:

POLTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA

Polticas Generales y Proceso

Polticas generales para la emisin de documentos normativos idneos en Banobras

Etapa 1: Identificar la necesidad de emitir, actualizar o abrogar un

Etapa 2: Realizar una planeacin preliminar del Documento Normativo

Etapa 3: Elaborar un Borrador Inicial del Documento Normativo

Etapa 4: Elaborar la Propuesta Preliminar del Documento Normativo

Etapa 5: Revisar la Propuesta Preliminar del Documento Normativo

Autorizar el Documento Normativo

Publicar y Difundir los Documentos Normativos

Esta pgina sustituye a la

Vigente a partir de:

POLTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA

Identificar el documento normativo idneo a generar con base en su objetivo y el

Racionalizar la emisin de los documentos normativos que regulan la gestin diaria de

Esta pgina sustituye a la

Vigente a partir de:

POLTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA

modificaciones al marco jurdico y normativo aplicable;

Revisar su apego a los Objetivos y Lineamientos del Sistema de

Esta pgina sustituye a la

Vigente a partir de:

POLTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA

I.5. Marco Jurdico y Normativo

Plan Nacional de Desarrollo (2007-2012), Poder Ejecutivo Federal, Eje 1,

Ley Federal de las Entidades Paraestatales Diario Oficial de la Federacin

Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales DOF 26/01/2001,

Disposiciones de carcter general aplicables a las instituciones de crdito,

Normas Generales de Control Interno en el mbito de la Administracin Pblica

Programa Especial de Mejora de la Gestin en la Administracin Pblica

Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras.

Manual General de Organizacin de Banobras.

Lineamientos por los que se establece el Proceso de Calidad Regulatoria en

ISO 9001:2008 (NMX-CC-9001-IMNC-9000).

ISO 9000:2005, Traduccin Certificada.

I.6. Instancias de Autorizacin

El presente documento debe ser autorizado por el Director de Planeacin,

Direccin General de Simplificacin Regulatoria, Gua para emitir documentos

Horn, Robert E., Desarrollo de Procedimientos, Polticas y Documentacin,

Direccin General de Simplificacin Regulatoria, Manual Lenguaje Claro,

Esta pgina sustituye a la

Vigente a partir de:

POLTICAS Y LINEAMIENTOS PARA LA

Alinear los documentos normativos de Banobras al Sistema de Control Interno.

Elementos del mtodo Information Mapping.

Identificar los canales de comunicacin y flujos de informacin.

Mejora regulatoria y simplificacin administrativa.

Dar certeza en el actuar de los servidores pblicos de Banobras.

Identificar a los responsables de las distintas reas que participan en el proceso.

Definir la informacin y los documentos que se generan en el proceso, para establecer su