Professional Documents
Culture Documents
Lima,
12 de Diciembre de 2013
N 008-2013-EF/10.05.2
.-
en el Portal
Registrese y comunquese.
SOTELOtI",,-- ..
Directora Ejocutiv.
I'rayoct. EspocialJlIltas lit Gobernad.",
BMJFMI. 2015 PERU
..
,',
',~
'
...
,
,
'
PROYECTO ESPECIAL
JUNTAS DE GOBERNADORES BM/FMI - 2015
PER
MANUAL DE FUNCIONES Y
ESTRUCTURA DE CARGOS
UNIDAD EJECUTORA N 010
MINISTERIO DE ECONOMIA y FINANZAS
t~
'.
PRESENTACiN
NDICE
Marco legal......
Naturaleza Jurdica...
Funciones Generales...
Alcance... ... ... ... ... ... ...
Cargos del Proyecto Especial
4
4
4
4
5
Consejo Directivo
Direccin Ejecutiva......................................................................
10
Oficina de Administracin......
Jefatura de Administracin.........
Control Previo... .. .. .. .. . ... .. .. .. ... .. . .. . ... .. . .. . .. .. .. ... .. . .. . .. . .. .. .. .. . .. .. .. ...
Adq uisiciones. .. ... .. . .. . .. . ... .
.. .. . .. .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. ... .. . .. . .. . .. .. .. .. .
Recursos Humanos
Informtica
Presupuesto, Contabilidad y Tesorera
Patrmonio, Almacn
11
12
15
16
18
19
20
25
26
26
28
29
31
33
36
38
39
41
,.,
'
Marco Legal
para la
1.2.
Naturaleza Jurdica
El Proyecto Especial se ha constituido como una unidad ejecutora creada al interior
del Ministerio de Economia y Finanzas, con autonomia administrativa, econmica,
financiera y presupuestal.
1.3.
Alcance
El presente documento de gestin, como norma de carcter interno, es de
cumplimiento de todas las unidades orgnicas del Proyecto Especial, y alcanza a
todos sus trabajadores y/o funcionarios del Proyecto Especial.
1.4.
Funciones
Las funciones generales del Proyecto Especial son:
a.
b.
c.
d.
e.
'.>
1.5.
ESPECIAL
DIRECTIVO -
JUNTAS
DE GOBERNADORES
--
I -
--
Conseio Directivo
Presidente del Consejo Directivo
I
I
I-
--
Direccin Eiecutiva
Director Ejecutivo
Asesor
Secretaria
Oficinista
--
I
I
,2
IV . RGANO
-
--
DE APOYO
---
14
Oficina de Administracin
14
Secretaria
Asistente Administrativo
Oficinista
Esoecialista
en Control Previo
Resoonsable
de Adauisiciones
Esoecialista
en Adcuisiciones
Esoecialista
en Recursos Humanos
en Informtica
Esoecialista
Resoonsable
Contabilidad
Tesoreria
Esoecialista en Tesorerla
Esoecialista en Presunuesto
Asistente en Contabilidad
-- - -- -
General
General
59
- _ .. _ ...
2
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Asistente
t. Gruoo
- -
>
Direccin de Coordinacin
Coordinador
Asesor Lecal
- .. _- -
Resoonsable
Esoecialista
de Relaciones Pblicas
en Relaciones Pblicas
4
1
3
12
Resoonsable
de Servicios de Acreditacin
I
I
PROYECTO
Especialista
Resoonsable
11
de Conferencias,
en Conferencias
Proaramas e Instalaciones
Prooramas e Instalaciones
Proa ramas e Instalaciones
..
1:'
2015 PERU
en Servicios de Acreditacin
Especialista
BM/FMI-
18
de Tecnoloaia e Informtica
en Tecnoloaia
17
e Informtica
Responsable
Especialista en Transporte
... ..
de Medios de Comunicacin,
en Medios de Comunicacin
I
I
I
Publicidad v Marketino
--
---
_. -
5
.
Responsables
de Seaundad
Especialista en Seauridad
Responsable
de Servicios Mdicos
-_ .
Publicidad v Marketina
Publicidad v Marketinn
3
JUNTAS DE
80
Consejo
Directivo
Especficas
,/ . -'
.'
2.1
Direccin
Ejecutiva
Cuadro Orgnico
de Cargos
Total
1
2
1
1
Carao Estructural
Director Eiecutivo
Asesor
Secretaria
Oficinista
3.1.2
Director
Ejecutivo
Especficas
,
'"
~\.,,\QOE
~fp
co+o.:
.,..~
f4....::
i'"
C.
~ ','
,
,.~~~-,.....
Lineas de Autoridad
Dependencia
Requisitos
lineal o jerrquica
sobre
minimos
Cargo de Confianza.
3.1.3
Asesor
especializado
en materia
Especificas
.
,",
Requisitos mnimos
Bachiller
3.1.4
Ttulo
profesional
en
Economa,
Ingeniera
Econmica,
p,
3.1.5
Oficinista
de la Direccin
Ejecutiva
de
Especificas
Experiencia de trabajo
CAPTULO IV.
Oficina de Asesora
RGANO DE ASESORAMIENTO
Jurdica
Cuadro Orgnico
de Cargos
Cargo Estructural
I Asesor
Legal
10
Total
'.(
4.1.2
.'
;('\"
-1
Asesor Legal
CAPTULO V.
5.1
RGANO DE APOYO
Oficina de Administracin
La Oficina de Administracin es el rgano de apoyo responsable de gestionar el
sistema administrativo del Proyecto Especial y administrar los recursos humanos,
fsicos y financieros; as como las actividades de presupuesto, racionalizacin y de
gestin en el marco de las normas legales vigentes para el eficaz y eficiente ejercicio
de sus funciones.
11
,.
".
.'
Esta Oficina est conformada
por reas de Adquisiciones,
Informtica,
Presupuesto, Contabilidad, Tesorera, Recursos Humanos, Control Patrimonial,
Almacn, Control Previo y Archivo.
Cuadro orgnico de cargos
Cargo Estructural
Jefe de la Oficina de Administracin
Responsables
Especialistas
Asistente
Secretaria
Asistente Administrativo
Oficinista
5.1.1
Total
1
2
7
1
1
1
1
12
",\'
~,
<
'-"':"\':'._~'$~:"i::~:"
,g
"
_,
-'
!'.,f-;
. '"\
..'
Requisitos minimos
.(
13
,
Requisitos
Requisitos
14
de
.'
. ,~,
5.1.1.3 Oficinista
.. ,,''''
de
lineal o jerrquica
5.1.2
Secundaria completa
Experiencia laboral.
Control Previo
Profesional que cumple las funciones de control previo del Proyecto Especial.
"/
15
Funciones
Especficas
lineal o jerrquica
sobre
de
mnimos
5.1.3
Adquisiciones
Se encarga de:
o
5.1.3.1 Responsable
de Adquisiciones
Especficas
16
'
'
~
,
"
..
"/'.f:'.
o'".
.''11
'.
',"
'~'-"",
Lneas de Autoridad
Dependencia
lineal o jerrquica
Requisitos minimos
17
",
e. Registrar en el Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado SEACE, las diferentes actuaciones que se lleven a cabo en la etapa de
actos preparatorios, de sleccin y contratacin, de ser el caso.
f. Otras que le asigne el Jefe inmediato o Jefe d la Oficina de
Administracin.
Lneas de Autoridad
Dependencia
Responsable
Reporta
al
Adauisiciones.
No eierce supervisin de personal.
lineal o jerrquica
sobre
de
minimos
Titulo
profesional
en
administracin, derecho.
Contar con Certificacin
economa,
contabilidad,
ingeniera
industrial,
de las
Experiencia
pblicas o
logstica.
5.1.4
Recursos
Humanos
Especialista
en Recursos
Humanos
Especificas
18
! -
,s
..
j.
.,
,~,:
o.pir';
1' .
~_
~!
~
~~'
..
o Jefe de la Oficina de
Otras que le. asigne el Jefe inmediato
. ..,.
Administracin.
Lneas de Autoridad
5.1.5
Informtica
ir
19
1,
,-~
.. ,:;,-
,"
h.
5.1.6
Se encarga de:
Controlar y registrar la informacin contable, elaborar los balances y estados
financieros, de acuerdo a las disposiciones legales, tributarias y normativas
vigentes de la Contadura General de la Repblica; as como de velar por el
cumplimiento de los procedimientos contables y de auditora de conformidad con
las normas nacionales, as como proveer de informacin pertinente para la toma
de decisiones.
Ejecutar los recursos financieros del Proyecto Especial y velar por el
cumplimiento de las directivas y procedimientos relacionados a la Tesorera, de
conformidad con las normas nacionales y de los organismos cooperantes y
efecta las actividades de recepcin de ingresos, egresos y pagos de
obligaciones de caja.
Realizar la programacin, formulacin, ejecucin, control y evaluacin del
Presupuesto del Proyecto de acuerdo con las Directivas Tcnicas emitidas por
la Direccin General de Presupuesto Pblico del Ministerio de Economa y
Finanzas.
5.1.6.1 Responsable de Contabilidad, Presupuesto y Tesorera
Profesional que asume la responsabilidad de las actividades relacionadas a
Contabilidad, Tesorera y Presupuesto del Proyecto Especial.
20
'''"j
.'
'.
Funciones Especificas
~~~,lCONO~
ji
:'\\\
'i .. ..l
~:;tI":'-\"
c.
'.
21
,-~.,
"
Requisitos mnimos
22
"
."
'.
Requisitos mnimos
"
Requisitos minimos
,
23
( ,
"
o
o
5.1.6.4 Especialista
en Tesorera
Especficas
lineal o jerrquica
Requisitos
o
o
mnimos
24
.'
,.
5.1.7
Patrimonio
y Almacn
Patrimonio
Especificas
lineal o jerrquica
sobre
de
minimos
Conocimientos
de Almacn y Archivo
.., '."
:1; , .
....
/
"
~. ,
"
25
.'
5.1.8
Oficina de
Administracin
Adquisiciones
Informtica
Presupuesto,
Contabilidad y
Tesorera
CAPITULO VI.
6.1
PatrimoniO,
Almacn
Recursos
Humanos
RGANO DE lNEA
6.1.1
Total
1
1
8
49
Coordinacin General
Funciones Especficas
De la Direccin de Coordinacin General tiene las siguientes funciones:
a.
b.
c.
d.
26
...
",
e.
f.
g.
h.
. i.
.. ~..
Lneas de Autoridad
De endencia lineal o 'err uica
Ejerce mando o supervisin sobre
Requisitos mnimos
Grado de Maestra en Economa, Administracin o afines.
Dominio del idioma ingls.
Experiencia en el gerenciamiento de proyectos de gran escala.
6.1.1.1
Asistente
Funciones Especficas
a. Organizar las actividades relacionados con la Coordinacin General del Proyecto
Especial.
b. Convocar por indicacin de la Coordinacin General a reuniones de los
responsables de las reas de Gestin.
c. Preparar la documentacin e .informacin de los asuntos de la Coordinacin
General.
d. Coordinar las actividades que tenga que realizar la Coordinacin General.
e. Recepcin, registro, control y derivacin de documentos a travs del Sistema de
Trmite documentaro usado por la Unidad Ejecutora.
f. Elaboracin de documentos de acuerdo a los requerimientos de la Coordinacin
General.
g. Otras que le asigne el Coordinador General.
Lneas de Autoridad
27
..
Requisitos
6.1.2
mnimos
Pblcas
Responsable
de Relaciones
Pblicas
Especficas
lineal o jerrquica
sobre
28
"
..
'
Requisitos minimos
Profesional en Administracin, Mercadeo, Hotelera, Traduccin e Interpretacin
o afines.
Maestra en rea pertinente o amplia experiencia laboral.
Experiencia especfca a nivel gerencial.
Experiencia en la gestin de relaciones pblicas.
Dominio del idioma espaol e ingls.
6.1.2.2
Funciones Especificas
a. Apoyar en la programacin, organizacin y ejecucin las actividades referidas a
protocolos y recepcin de los participantes.
b. Apoyar en organizar programas culturales y disear propuestas tursticas para
los participantes.
c. Brindar informacin general relativa a la ubicacin de hoteles, instalaciones
oficiales para el evento y otros.
d. Apoyar en la coordinacin de las actividades del personal voluntario reclutado
para el evento y monitorear el cumplimiento de las mismas.
e. Apoyar en la coordinacin de los detalles del cctel oficial del Gobierno para
todos los participantes.
f. Otras que le asigne el Responsable del Equipo de Relaciones Pblicas.
Lineas de Autoridad
Dependencia lineal o jerrquica
Ejerce mando o suoervisin sobre
Requisitos minimos
Profesional en Administracin, Mercadeo, Hotelera, Traduccin e Interpretacin'
o afines.
Conocimientos acreditables sobre temas requeridos vinculados a las Relaciones
Pblicas.
Experiencia laboral acreditable en temas relacionados a Relaciones Pblicas.
Dominio del idioma espaol e ingls de ser necesario.
Otros que se considere importantes.
6.1.3
:'j
'.'.,
6.1.3.1
Responsable
de Servicios
de Acreditacin
Especificas
lineal o jerrquica
Requisitos
sobre
minimos
6.1.3.2
Funciones
Especialistas
para el Servicio
de Acreditacin
Especificas
: 30
."
'.
.
,.
Requisitos minimos
6.1.4
t..' '.',
-,
lineal o jerrquica
Requisitos
sobre
minimos
6.1.4.2
Funciones
Especialistas
Instalaciones.
Programas
Especficas
c.
d.
e.
.'
32
't ~
..
Lneas de Autoridad
Dependencia lineal o jerrquica
Responsable
al
Reporta
Programas
Conferencias,
Instalaciones.
No eierce supervisin.
de
e
Requisitos minimos
6.1.5
~.;f
~.
'"
\1
!!lo.~,~
~1IM1f\'Io'~'
34
~I
',t-,
lineal o jerrquica
Requisitos minimos
Funciones Especficas
.'
Requisitos
6.1.6
minimos
afn segn
Responsable
de Transporte
Especificas
36
'.
Requisitos mnimos
6.1.6.2
Especialistas de Transporte
Funciones Especficas
a. Apoyar en programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades
correspondientes a la contratacin de servicios de transporte local que requieran
los participantes del evento durante el desarrollo de las reuniones.
b. Apoyar en brindar informacin sobre las rutas por las cuales transitarn los
vehculos de transporte local asignados al traslado de los participantes del
evento.
c. Apoyar en programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades
correspondientes a la recepcin de los participantes al evento en el aeropuerto,
y el traslado a los hoteles, tanto al llegar como al partir.
d. Coordinar el transporte de los participantes y grupos, desde el aeropuerto hacia
los respectivos hoteles y viceversa, con compaas de transporte contratadas.
e. Apoyar en programar,
organizar, coordinar y ejecutar las actividades
correspondientes para poner a disposicin de los participantes servicios de taxis.
f. Otras que le asigne el Responsable de Transporte Local e Internacional
Lneas de Autoridad
De endencia lineal o "errquica
E"erce mando o su ervisin sobre
Requisitos minimos
,.
6.1.7
Publicidad
y Marketing
Responsable
de Medios de Comunicacin,
Publicidad
y Marketing
Especificas
lineal o jerrquica
sobre
38
6.1.7.2
Funciones Especificas
a. Apoyar en formular el Plan de Comunicaciones, Prensa y Marketing para el
Proyecto Especial Juntas de Gobernadores BM/FMI - 2015 Per.
b. Apoyar en conducir la implementacin del Plan de Comunicaciones, Prensa y
Marketing.
c. Realizar actividades que permitan brindar ambientes adecuados para que la
prensa local e internacional brinde cobertura de evento.
d. Apoyar en coordinar con los medios de comunicacin nacionales y extranjeros
en las etapas preparatorias, de ocurrencia y de seguimiento del evento de las
Juntas de Gobernadores BM/FMI para la difusin de la informacin sobre las
mismas.
e. Colaborar en dirigir la produccin de informacin y mensajes a ser difundidos
sobre el Proyecto Especial en sus diversas etapas.
f. Otras que le asigne el Responsable de Comunicacin, Publicidad y Marketing.
Lneas de Autoridad
Reporta
al
Responsable
Comunicacin, Publicidad
No e'erce su ervisin.
6.1.8
Responsable de Seguridad
a. Elaborar el Plan de Seguridad para las Juntas de Gobernadores del Grupo Banco.
Mundial y Fondo Monetario a llevarse a cabo el ao 2015.
b. Investigar, monitorear y realizar el anlisis continuo de todos los factores de
seguridad que deben ser tomados en cuenta por el Proyecto Especial, para
resguardar de manera integral a los participantes al evento, las diversas,
instalaciones donde se encuentren los participantes antes, durante y despu$s'
del evento.
.;
.
39
"
,.r
"
..'
./
Requisitos mnimos
6.1.8.2
Especialistas en Seguridad
Funciones Especificas
a. Apoyar en elaborar el Plan de Seguridad para las Juntas de Gobernadores del
Grupo Banco Mundial y Fondo Monetario a llevarse a cabo el ao 2015.
b. Apoyar en investigar, monitorear y realizar el anlisis continuo de todos los
factores de seguridad que deben ser tomados en cuenta por el Proyecto
Especial, para resguardar de manera integral a los participantes al evento, las
diversas instalaciones donde se encuentren los participantes antes, durante y
despus del evento
c. Colaborar en una propuesta de estructura para el manejo de temas de seguridad
para el Proyecto Especial que tome en cuenta a todos los sectores involucrados;
manteniendo el dilogo constante con puntos focales designados por las
entidades pblicas y privadas que formen parte de la estructura aprobada.
d. Apoyar en liderar y conducir formulacin de Plan de Seguridad para el Proyecto
Especial, con enfoque preventivo y de gestin de crisis o contingencias.
1 .
40
Lneas de Autoridad
Requisitos mnimos
6.1.9
6.1.9.1
Profesional
Mdicos.
de Servicios
Funciones Especficas
El Responsable de Servicios Mdicos tiene las siguientes funciones:
a. Programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades correspondientes a la
prestacin de servicios mdicos y hospitalarios que se vayan a requerir para el
evento.
b. Proponer la estructura que sea necesaria para el manejo de los servicios de
salud del Proyecto Especial, que tome en cuenta a todos los sectores y
proveedores vinculados a la salud, manteniendo el dilogo constante con puntos
focales designados por las entidades pblicas o privadas que formen parte de la
estructura aprobada.
c. Coordinar con todos los proveedores de servicios de salud pertinentes,
incluyendo el Ministerio de Salud, hospitales, salas de emergencias, primeros
auxilios, entre otros, para la prestacin de servicios de salud durante el evento.
d. Apoyar en la elaboracin del "Documento del Proyecto", del Proyecto Especial
Juntas de Gobernadores BM/FMI - 2015 Per
e. Otras que le asigne el Director de Coordinacin General.
. \.
41
,.
Lneas de Autoridad
Dependencia lineal o jerrquica
Ejerce mando o supervisin sobre
Requisitos mnimos
Mdico colegiado
Maestra en rea pertinente. Amplia experiencia laboral.
Experiencia gerencial en el sector salud.
Dominio del idioma ingls.
6.1.9.2
Funciones Especificas
a. Apoyo en programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades
correspondientes a la prestacin de servicios mdicos y hospitalarios que se
vayan a requerir para el evento.
b. Apoyar en proponer la estructura que sea necesaria para el manejo de los
servicios de salud del Proyecto Especial, que tome en cuenta a todos los
sectores y proveedores vinculados a la salud, manteniendo el dilogo constante
con puntos focales designados por las entidades pblicas o privadas que formen
parte de la estructura aprobada.
c. Coordinar con todos los proveedores de servicios de salud pertinentes,
incluyendo el Ministerio de Salud, hospitales, salas de emergencias, primeros
auxilios, entre otros, para la prestacin de servicios de salud durante el evento.
d. Otras que le asigne el Responsable de Servicios Mdicos.
Lneas de Autoridad
Reporta al Responsable
Mdicos
No eierce supervisin.
Mdico colegiado
Experiencia laboral en provisin de servicios de salud.
Dominio del idioma ingls.
42
de Servicios
..
6.1.10 Estructura de la Direccin de Coordinacin General.
Direccin de Coordinacin
General
Grupo de
Trabajo de
Relaciones
Pblicas
Grupo de
Trabajo de
Servicios de
Registro
Grupo de
Trabajo de
Conferencias,
Programas e
Instalaciones
Grupo de
Trabajo de
Transporte
Local e
Internacional
Grupo de
Trabajo de
Tecnologa e
Informtica
43
Grupo de
Trabajo de
Medios de
Comunicacin,
Publicidad y
Marketing
Grupo de
Trabajo de
Seguridad
Grupo de
Trabajo de
Servicios
Mdicos
I1
ENTIDAD:
SECTOR:
PROYECTO
ESPECIALJUNTAS
MINISTERIO
DE ECONOMIA
CUADRO DE PERSONAC
DE GOBERNADORES
BMjFMI-2015
PERU
y FINANZAS
DRGANO EJECUTIVO
..'i,,,'~<i'[,K"';<~::":
D1RECCION','!'fiV';"~,
DENOMINAC10N DE ORGANO
cargo Estructural
NIlOrden
Cdigo Presupuestal
MEF
Director Ejecutivo
Asesor
Asesor
Secretaria
Oficinista
3
4
5
Cargo de ConflanUl
1
1
1
1
1
1
5
23.28.11
23.28.11
MEF
23.28.11
TOTAlORGANO
'.:
.;"'~
Total
ORGANO DE ASESORAMIENTO
DENOMINACION
.>J:;k~.h~:';:'
23.28.11
23.28.11
Asesor Legal
Asesor Le al
TOTALORGANO
~'/C;"j;~;,ASESORIA'JURIDICA
CdIgo Presupuestal
cargo Estructural
N!! Orden
>".".
DE ORGANO
Cargo de Confianza
Total
1
1
2
ORGANO DE APOYO
DENOMINACION
5
6
7
9
10
11
12
13
"
CdIgo Presupuestal
cargo Estructural
NIlOrden
1
2
3
/,,,,,'t:,;~{\::.::itc+ ADMINISTRACION.",,*,"\.;r;ti
DE ORGANO
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
14
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
Jefe de Oficina
Secretaria
Asistente Administrativo
Oficinista
Especialista en Control Previo
Resnonsable de Adauisiciones
ES;;;cialista en Adauisiciones
Especialista en Recursos Humanos
Esoecialista en Informtica
Responsable de Contabilidad, Tesorera v PresuDuest
Esnecialista en Tesorera
Especialista en Presupuesto
Asistente en Contabilidad
Especialista en Patrimonio VAlmacn
TOTALORGANO
Cargo de Confianra
Total
DENOMINACIONDE ORGANO
Ni Orden
cargo Estructural
1
2
3
4
5
6
Coordinador
Asistente de
Responsable
Profesionales
Responsable
Profesionales
Responsable
Instalaciones
Profesionales
Instalaciones
9
10
11
12
Responsable
Profesionales
Res onsable
Profesionales
Responsable
13
Marketing
Profesionales
14
15
16
17
18
General
Coordinacin
de Relaciones Pblicas
de Relaciones Pblicas
de Servicios de Acreditacin
de Servicios de Acreditacin
de
Conferencias,
Programas
P too PNUD
P too PNUD
Ppto. PNUD
Ppto. PNUD
Ppto. PNUD
Ppto. PNUD
Conferencias,
Programas
Medios
de
Publicidad Marketing
Res onsable de Seguridad
Profesionales en Se uridad
Res onsable de Servicios Mdicos
Profesionales de Servicios Mdicos
TOTALORGANO
''''''-,}"
Total
1
1
1
3
1
11
PNUD
Ppto. PNUD
BCR.
Ppto. PNUD
Ppto. PNUD
Pta. PNUD
1
17
1
3
P too PNUD
P too PNUD
Pta. PNUD
Ppto. PNUD
P too PNUD
Ppto. PNUD
5
1
4
1
3
59
en Tecnolo a e Informtica
de Tecnologa e Informtica
de Trans orte
de Trans orte
de Medios de Comunicacin, Publicidad
de
'L
e
Pta.
de
TOTAL
"Induye
EQUIPO TECNICO'j-::;.t.
CdIgo
Comunicacin,
80
Cargo de Confianra