Recepcin y almacenamiento de medicamentos

RECEPCIN
La recepcin es el proceso por medio del cual la institucin realiza una comparacin entre
lo pactado con el proveedor, orden de compra contra factura y lo que l enva (recepcin
administrativa), y entre lo establecido por la legislacin vigente, requisitos internos y
adems el aspecto del producto (recepcin tcnica). Al analizar la verificacin de
requisitos administrativos y tcnicos, encontramos:
Verificacin o Recepcin administrativa. Permiten constatar si el insumo cumple o no
con las condiciones pactadas en la adjudicacin entre la institucin y el proveedor;
igualmente si se cumple lo solicitado en la orden de compra y si est acorde con lo
facturado. Debe aplicarse al 100% de los insumos recibidos por orden de compra. Entre la
especificacin a revisar est: nombre genrico del producto, concentracin, forma
farmacutica, precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura) fechas y
formas de entrega y cantidades. Es importante anotar que la persona que realice el
conteo de los productos no debe saber qu cantidad se recibe (a ciegas), con el fin de
evitar el sesgo que se produce al conocer desde antes dicha informacin.
Verificacin o Recepcin tcnica. Permite constatar el grado de acercamiento de las
caractersticas tcnicas del producto a las que estn establecidas como referencia por la
legislacin y por la organizacin. Estas especificaciones se refieren a: fecha de
vencimiento, nmero de lote de fabricacin, registro sanitario, caractersticas fsicas y
organolpticas del producto como tal, caractersticas relacionadas con la etiqueta,
empaque, envase, embalaje y forma farmacutica, condiciones de almacenamiento,
nombre del fabricante y otros requisitos de informacin acordes a la legislacin de cada
pas. Para llevar a cabo esta verificacin tcnica, es necesario definir primero el
significado de algunos trminos:
Inspeccin. Proceso a travs del cual se supervisa para corroborar, si el producto
cumple con los requisitos de calidad. Dependiendo de la etapa del proceso se
denomina: inspeccin de entrada o de recepcin, donde se detectan aquellos
materiales que van a ingresar a la produccin y no cumplen las especificaciones,
se evita as posteriores inconvenientes, como retrasos en los planes de produccin
o la elaboracin de productos de baja calidad. Inspeccin del proceso, permite
tomar decisiones para continuar o detener un proceso, o si se acepta o rechaza un
producto. Inspeccin final, que se lleva a cabo para evitar el envo de un producto
defectuoso, como una actividad de garanta de calidad.
Medicin. Determinacin de una caracterstica expresada en un valor numrico.
Control de pasa, no pasa. Evala si una caracterstica est por debajo o por
encima de un lmite fijado. Inspeccin visual. Examina caractersticas de
uniformidad o cambios en el color, acabado, presencia de partculas extraas, etc.
Muestreo. Es un mtodo idneo para investigar caractersticas en diferentes
poblaciones que por su tamao se hace prcticamente imposible analizar uno a
uno sus elementos. A travs de l se llega a conclusiones generalizadas de todo
un lote aplicando las leyes de la probabilidad en una muestra tomada al azar.
Muestra. Es un conjunto de unidades escogidas, cuyas observaciones son
representativas y pueden inferirse a toda la poblacin.

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Defecto o no conformidad. Cualquier desviacin del producto a las

especificaciones previamente establecidas (legales, internas, del cliente y de
acuerdo al aspecto del producto).

Defecto crtico: es aquel que puede llegar a impedir la utilizacin del producto y
atenta contra la vida del paciente.
Defecto mayor: es aquel que sin ser crtico, tiene la posibilidad de reducir
considerablemente el uso del producto.
Defecto menor: es aquel que no reduce materialmente el uso del producto.

El proceso de verificacin de las caractersticas tcnicas se realiza mediante un muestreo

al azar sobre el lote de recepcin, utilizando para ello una norma vigente en el pas. (En
Colombia ICONTEC 1097) (tablas militares 105 D).
El muestreo lo realizaran funcionarios debidamente capacitados, teniendo en cuenta que
la institucin debe contar con procedimientos escritos y aprobados y polticas definidas.
Se debe brindar acceso a la legislacin o normas vigentes, capacitando adems en su
manejo.
La muestra tomada para el anlisis tiene que ser representativa a cada lote a recepcionar,
es sobre que ella se hace la inspeccin de las caractersticas tcnicas, antes
mencionadas. Cuando los insumos estn ingresando se deben revisar adems otras
caractersticas como: embalaje, sellados en buen estado y secos, envase; hermeticidad
en cierre, sin perforaciones, contenido completo, tapas; presencia de banda de seguridad;
etiqueta - impresin firme y clara; blster, sellados, llenos, con informacin bsica.
Es la organizacin la que define unos niveles aceptables de calidad (NAC) para cada uno
de los defectos, as por ejemplo, fijar el 0% o 0.65% para defectos crticos, 6.5% para
defectos mayores y 15% para defectos menores.
Se debe contar con una ficha tcnica por producto, con informacin sobre su aspecto,
requisitos legales, tiempo de vida til, especificaciones para su almacenamiento y la
informacin que la institucin considere necesaria. (Ver tabla). Esta informacin es
brindada por el proveedor al momento de cotizar los productos, lo ideal es que la entregue
por escrito y en medio magntico de acuerdo a un formato previamente definido.
Cada institucin contar con la clasificacin de defectos administrativos y tcnicos por
escrito y de fcil acceso para los funcionarios que estn realizando la actividad de
recepcin; un ejemplo es parte de la clasificacin y determinacin de defectos en el
material de acondicionamiento, en los productos y en la forma farmacutica de los
medicamentos que encontramos en la siguiente tabla:
DEFECTOS EN EL MATERIAL DE ACONDICIONAMIENTO

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Recepcin y almacenamiento de medicamentos

Fuente: COLOMBIA, MINISTERIO DE SALUD. Manual de Normas Tcnicas de

Calidad. Gua tcnica de Anlisis, 3 revisin. Bogot: INVIMA 2002.
DEFECTOS EN LA FORMA FARMACUTICA

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Recepcin y almacenamiento de medicamentos

Recepcin y almacenamiento de medicamentos

Fuente: COLOMBIA, MINISTERIO DE SALUD. Manual de Normas Tcnicas de

Calidad. Gua tcnica de Anlisis, 3 revisin. Bogot: INVIMA 2002.
Con respecto al nivel aceptable de calidad (NAC), ste se define como el nmero mximo
de defectuosos permitidos para aceptar un lote una vez recepcionado, de acuerdo a las
tablas militares 105 D41.
La clasificacin de los defectos encontrados durante la inspeccin se cruza con el NAC en
la norma y el resultado de este cruce es lo que permite aceptar o rechazar el lote de
recepcin. El lote se acepta si el nmero de defectuosos es igual o inferior al establecido
para el NAC respectivo, si es superior al establecido en la tabla, entonces se rechaza.

Durante el procedimiento de recepcin se elabora el acta de recepcin, es el documento

oficial que evidencia la actividad realizada, consignando para cada producto y lote los
datos encontrados durante la verificacin de especificaciones tcnicas y administrativas.
Est respaldado por el responsable del procedimiento y es el documento con el cual se
carga el inventario en software. (Ver tabla).
ACTA DE RECEPCIN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MDICOS
Formato de estudio
Proveedor:
Factu
Fecha de
Fech
Factura:
recib
Transportadora
:
N O
Responsable:
N de Entrega:
1
2
3
__________________________________________

Si

Fro
No

Cdigo de barras

Nombre Genrico

Presentacin
Comercial

Lote

Fecha de
vencimiento

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Observaciones:

Firm
Fuente: Formato realizado para la Corporacin ECOSESA como formato de estudio.

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Para finalizar el proceso de la recepcin de medicamentos e insumos hospitalarios se
presenta un esquema ilustrativo del mismo con una secuencia lgica de los
procedimientos a incluir en este proceso:
RECEPCIN TCNICA DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MDICOS.
La recepcin tcnica se adelantar bsicamente conforme al procedimiento siguiente:
a) Estudio de la documentacin que contiene el negocio.
El director tcnico del servicio farmacutico o establecimiento farmacutico estudiar
previamente la documentacin que permita establecer las condiciones del negocio.
b) Recepcin y estudio de la documentacin de entrega.
El director tcnico del servicio farmacutico o establecimiento farmacutico estudiar la
documentacin que presenta el encargado de hacer la entrega.
c) Comparacin de los contenidos de las documentaciones.
El director tcnico del servicio farmacutico o establecimiento farmacutico comparar el
contenido de la documentacin que contiene el negocio con el contenido de la
documentacin de entrega, para establecer la correspondencia entre los productos
entregados y los productos especificados en el negocio, respecto de: fecha de entrega,
cantidades, condiciones tcnicas, etc.
d) Inspeccin de los productos recibidos.
El director tcnico del servicio farmacutico o establecimiento farmacutico proceder a
realizar una inspeccin de los medicamentos y dispositivos mdicos, para verificar: la
cantidad de unidades, el nmero de lote, fechas de vencimiento, registro sanitario,
laboratorio fabricante;
condiciones de almacenamiento durante el transporte,
manipulacin, embalaje, material de empaque y envase; y, las condiciones administrativas
y tcnicas establecidas en la negociacin.
En caso de encontrar desviaciones de calidad comprobadas, el servicio farmacutico o
establecimiento farmacutico deber comunicarlo a las autoridades sanitarias
competentes, de acuerdo con la legislacin vigente.
e) Muestreo.
El director del servicio farmacutico o establecimiento farmacutico definir el plan de
muestreo a utilizar y calcular el tamao de la muestra. La muestra se extrae del total del
lote y se proceder de conformidad con lo estipulado en la Resolucin del Instituto
Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos 2004008172 de 2004 y dems
normas que lo complementen o la modifique o sustituyan. Este requisito es de aplicacin
opcional por parte de los distribuidores minoristas.
f) Acta de Recepcin Tcnica.

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El director del servicio farmacutico o establecimiento farmacutico, o quien lo represente
bajo su responsabilidad, elaborar un acta donde recoger detalladamente la informacin
que arroje el procedimiento de recepcin tcnica de los medicamentos y dispositivos
mdicos, especialmente, la fecha y hora de entrega, cantidad de unidades, nmero de
lote, registro sanitario y fechas de vencimiento; condiciones de transporte, manipulacin,
embalaje, material de empaque y envase; condiciones administrativas y tcnicas
establecidas en la negociacin; y, la que permita identificar en todo momento la muestra
tomada para ejercer el control de calidad. El acta ser firmada por el director del servicio
farmacutico o quien lo represente bajo su responsabilidad y el encargado de la entrega y
ser archivada en el sitio previamente designado y en orden sucesivo.
g) Prohibicin de recepcin o tenencia de muestra mdicas.
Se prohbe la recepcin o tenencia de muestras mdicas en los servicios de la Institucin
Prestadora de Servicios de Salud y en los establecimientos farmacuticos.
h) Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos mdicos.
El servicio farmacutico o establecimiento farmacutico registrar, en los medios
existentes para tal fin preferiblemente computarizados, la cantidad, fecha, valor unitario,
valor total, etc., de los medicamentos y dispositivos mdicos recibidos.
Ordenamiento de medicamentos y dispositivos mdicos.
Los medicamentos y dispositivos mdicos sern distribuidos dentro del rea de
almacenamiento previamente asignada y debidamente identificada, de acuerdo con la
clasificacin farmacolgica y por orden alfabtico, acorde con los criterios de
almacenamiento, en los que bsicamente deben incluirse: la frecuencia de demanda,
volumen, forma farmacutica y nivel de atencin. Se deben establecer medios de
almacenamiento con un servicio gil y oportuno que permita su identificacin y asignar
cdigos a los medios de almacenamientos (espacios, reas fsicas y estanteras) y a los
medicamentos y dispositivos mdicos (normalizacin).
DEVOLUCIN DE MEDICAMENTOS.
Las devoluciones de medicamentos se sometern al procedimiento siguiente:
a) rea especial
Deben guardarse aparte del rea de productos disponibles para la venta y se debe
prevenir su redistribucin hasta una decisin que considere que son disponibles.
b) Condiciones para la reubicacin
Los productos devueltos slo deben reubicarse en el rea de disponibles para su
distribucin o dispensacin, si cumplen con las condiciones siguientes:
Estar en sus recipientes originales sin abrir y en buenas condiciones.
Se demuestra que se han guardado y se han manejado bajo las condiciones
apropiadas.

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El periodo de vida til restante es superior al mnimo establecido.
Han sido examinados y evaluados por el director tcnico que autoriz su
devolucin. Esta valoracin debe tener en cuenta la naturaleza del producto,
cualquier almacenamiento especial requerido y el tiempo que pas desde que fue
despachado. Cuando sea necesario debe solicitarse el concepto al titular del
registro o persona calificada de la casa fabricante. En caso de encontrar
desviaciones de calidad comprobadas, el servicio farmacutico o establecimiento
deber comunicarlo a las autoridades sanitarias competentes, de acuerdo con la
legislacin vigente.
c) Registro e identificacin.
Cualquier producto que se vuelva a ingresar al inventario disponible debe identificarse y
consignarse en los registros correspondientes. Los medicamentos devueltos por los
pacientes a la farmacia no se deben devolver al inventario, sino que deben ser destruidos
o desnaturalizados.
d) Rotacin.
Los productos devueltos deben cumplir con la rotacin primero en expirar, primero en
salir, requisito obligatorio en toda la cadena del medicamento.
DONACIONES DE MEDICAMENTOS Y
DE INSUMOS HOSPITALARIOS ESENCIALES
Por ser los medicamentos productos bsicos en la atencin en salud, es frecuente
encontrar donaciones, que han sido entregadas con el fin de brindar una ayuda en
momentos crticos. Las donaciones pasan a crear un problema cuando no renen las
caractersticas necesarias para su utilizacin, por las siguientes razones: los
medicamentos donados no son de utilidad teraputica teniendo en cuenta el tipo de
emergencia y las morbilidades resultantes, a ello se le suma en muchas ocasiones la no
utilidad para el nivel de atencin de la institucin receptora; en muchos casos, la donacin
se da por la oportunidad que se le presenta al donante para deshacerse de insumos poco
tiles, de tal manera que no se cubren las necesidades reales; ocurre tambin que los
insumos son donados sin una adecuada clasificacin, etiquetados en idiomas ajenos al
del pas receptor, con nombres comerciales no reconocidos y no llevan impreso el nombre
genrico o denominacin comn internacional; generalmente estn conformadas por
medicamentos e insumos vencidos, muestras gratuitas, devoluciones de las cuales se
desconoce su estado y calidad, representando un peligro para quien las recibe y utiliza;
las cantidades donadas sobrepasan las necesidades, lo que exige un lugar adicional para
su almacenamiento y personal disponible para su conservacin y custodia.
Al analizar los diferentes tipos de donaciones, se encuentra que cada uno podra
presentar sus propios problemas especficos, as:
Donaciones en situaciones de emergencia: una situacin de desastre no siempre conlleva
un apoyo objetivo a las necesidades mdicas, basado en hechos concretos y experiencias
pasadas. Un hecho as crea problemas logsticos porque los insumos donados deben ser
seleccionados, almacenados y distribuidos, sobrecargando el trabajo de quienes estn al
frente de su manejo y generando sobrecostos que superan el valor de los insumos

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recibidos; donaciones entre gobiernos como ayudas para el desarrollo: la eleccin de
insumos usualmente est restringida a los productores y proveedores del pas donante,
sin tener en cuenta las necesidades reales en cuanto a insumos y cantidades por parte
del receptor; donaciones por medicamentos e insumos devueltos: este tipo de donaciones
puede frustrar todos los esfuerzos para gerenciar y administrar adecuadamente los
inventarios de insumos de manera racional, ya que se requiere de una inspeccin
cuidados y la mayora no pueden utilizarse.
Principios bsicos de las donaciones de medicamentos. Con el fin de dar un mejor
uso y aprovechamiento a las donaciones y obtener su mximo beneficio, es necesario
establecer una serie de parmetros a considerar. La OMS en 1996 trabaj con
organismos internacionales de socorro y consult a ms de 100 organizaciones
humanitarias para definir las directrices para manejar las donaciones de medicamentos,
las cuales se fundamentan en cuatro principios, aplicables a otros insumos hospitalarios:
1. Todas las donaciones debern beneficiar a quienes las reciben.
2. Deben respetarse los deseos y autoridad del beneficiario.
3. No debe haber discriminacin en la calidad de los productos.
4. Debe establecerse un mecanismo de comunicacin efectivo entre el donante y el
beneficiario.
Directrices para las donaciones de medicamentos e insumos. Aunque hay diferentes
escenarios para las donaciones de medicamentos e insumos, como situaciones de
emergencia o ayudas gubernamentales, las siguientes reglas bsicas planteadas por la
OMS para donaciones, pueden aplicarse en todos los casos:
a) Todos los donativos deben basarse en necesidades expresadas por el pas
receptor, y no deben enviarse sin su autorizacin previa. Esta directriz podra
exceptuarse en el caso de los medicamentos, en situaciones agudas de
emergencia, siempre y cuando los productos donados figuren en la lista modelo de
medicamentos esenciales establecida por la OMS, integrada en la lista de las
Naciones Unidas de artculos para socorro de urgencia;
b) Todos los medicamentos donados deben ser aprobados en el pas receptor y
figurar en la lista nacional de medicamentos esenciales o en la lista modelo de
medicamentos esenciales de la OMS. Puede hacerse una excepcin para los
medicamentos e insumos requeridos en los brotes sbitos de enfermedades raras
o de nueva aparicin, pues es posible que en el pas receptor no est autorizado
previamente su uso;
c) La presentacin, dosis y formulacin de los medicamentos deben ser en lo posible
anlogas a los utilizados en el pas receptor;
d) Todos los medicamentos donados deben ajustarse a las normas de calidad del
pas donante y del receptor;
e) Los donativos no pueden ser medicamentos ya facilitados a enfermos y ms tarde
devueltos (por ejemplo a una farmacia), ni tampoco las muestras gratuitas
facilitadas a los profesionales de la salud;
f) En el momento de su entrada en el pas receptor, todos los medicamentos
donados deben tener un plazo de conservacin de un ao como mnimo;
g) Todos los medicamentos deben estar etiquetados en un idioma que puedan
comprender fcilmente los profesionales de la salud del pas receptor. En la
etiqueta debe figurar, por lo menos, la denominacin comn internacional o
nombre genrico, el nmero de lote, la frmula farmacutica, la dosis, el nombre

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del fabricante, la cantidad del envase, las condiciones de almacenamiento y la
fecha de caducidad;
h) En la medida de lo posible, los medicamentos donados se deben enviar en los
envases de mayor tamao de que se disponga, as como en envases para uso
hospitalario;
i) Todos los medicamentos donados se deben envasar de conformidad con los
reglamentos internacionales de transporte de mercancas, e ir acompaados de
una lista detallada de embalaje en donde se especifique el contenido de cada caja,
volumen, peso, nombre genrico del principio activo, nmero de lote, forma
farmacutica. Cada caja no debe pesar ms de 50 kg. En las cajas de
medicamentos no deben figurar otros artculos;
j) A los receptores se les informar de todos los donativos de medicamentos en
proyecto, preparados o en curso;
k) En el pas receptor, el valor declarado del donativo (para las tasas de importacin
y derechos de aduana) se basar en el precio al por mayor de su equivalente
genrico a nivel local o, si no se dispone de esa informacin, en el precio al por
mayor en el mercado mundial de su equivalente genrico;
l) Los gastos de transporte internacional y local, depsito y custodia, despacho de
aduana y almacenamiento y manipulacin apropiados deben correr a cargo de la
institucin donante, a menos que se convenga de antemano otra cosa con el pas
receptor.
En los casos de donaciones pequeas, hechas por usuarios del servicio de salud y
especficamente en el caso de los medicamentos, es importante verificar siempre las
caractersticas organolpticas del producto que se est recibiendo, la informacin tcnica
contenida en el envase y empaque y principalmente, debe investigarse las condiciones de
almacenamiento que dio el donante al producto donado. As podr definirse la real utilidad
del producto recibido. Igualmente, conviene almacenar estos productos de manera
diferenciada y llevar un registro de las donaciones recibidas, con fecha, descripcin del
producto, cantidad, costo estimado y estado de los productos con el fin de evitar
confusiones con el inventario normal del servicio. En todo caso, es importante tener
presente lo que estipula la legislacin y los organismos de vigilancia y control para este
tipo de donaciones.
Implementacin de una poltica institucional para donaciones. Para una adecuada
gestin de donaciones, tanto los receptores como los donantes necesitan actuar para
asegurar el buen uso de las donaciones recibidas. Deben definirse guas nacionales y
procedimientos administrativos que en el futuro, orienten a los donantes sobre el tipo de
asistencia y productos que realmente se necesitan, basadas en las directrices de la OMS.
A su vez, los procedimientos administrativos definidos por el receptor, deben servir para
definir necesidades, priorizar los requerimientos, coordinar las donaciones, decidir qu
documentacin se requiere cuando se propone hacer una donacin y a quin se dirige,
establecer criterios para aceptar o rechazar una donacin, coordinar la recepcin,
almacenamiento y distribucin de los insumos, definir cmo se van a incluir las
donaciones en los registros de presupuesto y gasto, desechar las donaciones que no
sirven.
ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS
El almacenamiento es el proceso mediante el cual se asegura la calidad de los insumos
durante su permanencia en la bodega, almacn o farmacia, garantizando las condiciones

Recepcin y almacenamiento de medicamentos

de eficacia y seguridad requeridas por el fabricante, incluso hasta que el producto es
entregado al usuario final. El almacenamiento considera diferentes aspectos tcnicos
como la adecuacin de reas, dotacin requerida, control de factores ambientales y
aspectos administrativos como la gestin de inventarios, lo cual puede resumirse en los
principios bsicos, la logstica, la gestin del inventario y finalmente las pautas para
evaluacin del almacenamiento. Debe recordarse que cualquier rea que pertenezca a la
organizacin servicio farmacutico, botiquines, bodega, vacunacin, subdepsitos o
stocks, por ejemplo en la cual se almacenen medicamentos e insumos hospitalarios,
requiere de pautas mnimas para la adecuada conservacin y custodia de dichos
insumos.
LOGSTICA DEL ALMACENAMIENTO
Tcnicas de almacenamiento. Para establecer el sitio adecuado para el almacenamiento
de medicamentos e insumos, se debe tener en cuenta el tamao de rea requerido para
el volumen de almacenamiento, la rotacin de los insumos, la dotacin y las personas que
laboran all; debe establecerse tambin el diseo del rea, con la sealizacin y
demarcacin de cada una de las sub reas o zonas del servicio farmacutico, bodega o
almacn.
Seleccin del sitio de almacenamiento. Para elegir el rea de almacenamiento es
indispensable verificar que sta cumpla con las siguientes recomendaciones:
Alejada de sitios de de alta contaminacin
Proyeccin de crecimiento de la institucin.
Seguridad. En este aspecto se debe considerar la facilidad de establecer controles
tanto internos como externos tendientes a custodiar adecuadamente el inventario
para evitar cualquier fuga y principalmente para garantizar la seguridad de los
colaboradores del rea
Facilitar la circulacin de personal y de productos (tanto para entrar como para
salir).
Preferiblemente primer piso
Buen estado de pisos, paredes y techos: impermeables, resistentes, uniformes y
que permitan fcil limpieza.
Buena circulacin de aire que permita mantener la vida til de los insumos,
Evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los medicamentos y
dispositivos mdicos, debido a que adems de deteriorar los productos aumentan
la temperatura del rea.
Con humedad relativa baja y temperaturas apropiadas;
Accesibilidad. El sitio de almacenamiento debe estar equidistante de los diferentes
servicios internos de la institucin y con facilidad de acceso fsico y geogrfico
tanto para los proveedores y clientes externos como para los clientes internos;
Drenajes. Se debe contar con un buen sistema de alcantarillado que recoja las
aguas eficientemente, ya sean las aguas lluvias o residuales para evitar
inundaciones y por ende prdida de los insumos;
Comunicaciones. No solamente se refiere al servicio telefnico sino a otras formas
de comunicacin: correo, radio, fax, electrnico (internet);
Servicios pblicos. Agua, luz, telfono, alcantarillado y recoleccin de basuras y
deshechos o productos averiados o deteriorados.
La institucin puede contar con varias alternativas para el sitio de almacenamiento;
para que la seleccin de dicho sitio sea objetiva, resulta til asignar un valor a
cada uno de los parmetros mencionados anteriormente, de acuerdo a su

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importancia. Una vez definidos los valores, se inicia la calificacin de las diferentes
alternativas, escogiendo como sitio de almacenamiento aquel cuyo valor o
porcentaje sea mayor.
Determinacin del tamao y volumen del rea. Es difcil establecer una medida
estndar para el tamao de un almacn, bodega o servicio farmacutico; en todo caso el
tamao del rea donde se almacenen medicamentos e insumos hospitalarios, debe estar
acorde con el volumen de tems, de manera que no se desperdicie espacio pero que
tampoco se acumulen productos mal almacenados por falta de espacio. Debe
considerarse tambin, el espacio necesario para las zonas o sub reas que se requieran
para el servicio farmacutico. Algunas caractersticas puntuales del rea variarn
dependiendo de las condiciones propias de la organizacin.
El servicio farmacutico est distribuido en diferentes reas, para poder desarrollar todas
las actividades necesarias para el sistema de distribucin por dosis unitaria y para su
correcto funcionamiento, las cuales deben estar definidas, delimitadas y sealizadas,
adems de contar con el espacio adecuado; estas reas son las siguientes:
rea de almacenamiento, recepcin de pedidos y cuarentena, en la que est
almacenado el stock de medicamentos de la farmacia. Esta zona tiene una salida al
exterior para la recepcin de pedidos y recogida de los productos por parte del proveedor.
Se dispone de un espacio para separar los productos que no se han legalizado, no
cumplen especificaciones y estn para devolucin a proveedor en el rea de cuarentena.
Almacenamiento de medicamentos de control especial con las debidas medidas de
seguridad.
rea de dispensacin de medicamentos en dosis unitaria. En esta zona se reciben
las copias de las rdenes mdicas para posteriormente preparar la medicacin
dispensada en dosis unitaria. Dispone de estanteras donde se ubican cajetines con la
medicacin que se dispensa en unidosis, la cual va acondicionada para este fin.
rea de dispensacin de medicamentos a pacientes externos. En esta rea se
dispensan los medicamentos a pacientes ambulantes segn dispone la legislacin
vigente.
rea de reenvase de lquidos no estriles y reempaque de formas farmacuticas
orales slidas y laboratorio para preparacin de frmulas magistrales no estriles.
En esta zona existe un pequeo almacn de productos qumicos destinados a la
elaboracin de frmulas magistrales, as como todo el material necesario para reenvase
de lquidos no estriles y reempaque de slidos.
rea estril con cabina de flujo laminar horizontal para la preparacin de frmulas
magistrales estriles, mezclas intravenosas y nutricin parenteral, y cabina de flujo
laminar vertical para la preparacin de citostticos y otros preparados citotxicos.
rea administrativa. En esta rea se encuentra el despacho del farmacutico
responsable, en el que se ubica el centro de informacin de medicamentos con la
bibliografa y documentacin necesaria para responder a las consultas solicitadas.
Cuenta con computadores conectados al servidor donde se encuentra el programa
institucional para control de inventarios y facturacin a usuarios. En esta zona se procede

Recepcin y almacenamiento de medicamentos

a la facturacin diaria de la medicacin dispensada a los pacientes, y se desarrollan todas
aquellas actividades administrativas (ordenes de despacho de pedidos, cargo de
suministros a pacientes: facturas, etc.). Para organizar adecuadamente las reas, es
necesario conocer con antelacin cuales son las sub - reas o zonas requeridas, a la vez
que se dispone de cada una de estas zonas, es necesario sealizarlas, con letreros de no
menos de 20 cm de ancho, con letras de 10 cm de altura, elaborados en diferentes
materiales, segn la disponibilidad econmica .Los colores de la sealizacin son
opcionales y pueden variar de acuerdo a la esttica y estructura de cada entidad y a las
normas establecidas en las organizaciones y pases. Sin embargo, se recomienda que
sea en los colores institucionales o en los colores que se relacionan en la tabla No. 46.
Tambin pueden demarcarse las zonas, trazando franjas de 10 cm de ancho sobre el
piso, que delimiten cada una de las sub - reas, los colores recomendados para esta
demarcacin y sealizacin se describen en la siguiente tabla.

CONDICIONES DE LAS REAS DE ALMACENAMIENTO.

Las reas de almacenamiento deben cumplir bsicamente con las especificaciones
siguientes:
a) Estar alejadas de sitios de alta contaminacin.
Las reas de almacenamiento deben estar alejadas de sitios de alta contaminacin, para
conservar adecuadamente los dispositivos mdicos y la estabilidad de los medicamentos
que puedan resultar afectados.
b) Facilitar la circulacin de personas y objetos.
Las reas de almacenamiento deben estar situadas en edificaciones preferiblemente en el
primer piso o en un mismo piso. Las puertas deben situarse de tal manera que se facilite
la circulacin de personas y de objetos.
c) Pisos.

Recepcin y almacenamiento de medicamentos

Contar con pisos de material impermeable, resistente, uniforme y sistema de drenaje que
permita la fcil limpieza y sanitizacin.
d) Paredes.
Tener paredes o muros impermeables, slidos, de fcil limpieza y sanitizacin y
resistentes a factores ambientales como humedad y temperatura.
e) Techos y cielo rasos.
Contar con techos y cielo rasos resistentes, uniformes y de fcil limpieza y sanitizacin.
f) Iluminacin.
Contar con luz natural y/o artificial que permita la conservacin adecuada e identificacin
de los medicamentos y dispositivos mdicos y el buen manejo de la documentacin.
g) Ventilacin.
Contar con un sistema de ventilacin natural y/o artificial que conserve la vida til de los
medicamentos y dispositivos mdicos.
h) Rayos solares.
Evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los medicamentos y dispositivos
mdicos.
i) Condiciones de temperatura y humedad.
Contar con mecanismos que garanticen las condiciones de temperatura y humedad
relativa recomendadas por el fabricante. Se llevarn registros de control de estas
variables, con un termmetro y un higrmetro, respectivamente, adecuados y calibrados.
j) Inexistencia de contacto con el piso.
Los medicamentos y dispositivos mdicos no deben estar en contacto directo con el piso,
se ubicarn en estibas o estanteras de material sanitario, impermeable y fcil de limpiar.
k) Mantenimiento de la cadena de fro.
Los medicamentos y dispositivos mdicos que requieran refrigeracin sern almacenados
en cuartos fros, refrigeradores o congeladores. Se debe contar con un plan de
emergencia que garantice el mantenimiento de la cadena de fro, en caso de
interrupciones de la energa elctrica y contarn con mecanismos que registren la
temperatura.
l) Medidas de seguridad.
En las reas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos mdicos se contar con
alarmas sensibles al humo y extintores de incendios, en ellas no se podrn acumular
residuos.

Recepcin y almacenamiento de medicamentos

Ordenamiento de los insumos. Organizar sistemticamente los insumos dentro del

servicio, permite: ubicacin fcil, lo que contribuye a agilizar el procedimiento de
despacho e inventarios, ayudar a optimizar el espacio disponible para almacenar y
contribuir a mantener agradable las reas. Los medicamentos se sitan conforme a un
principio de organizacin especfico, forma farmacutica, clasificacin farmacolgica o
nivel de atencin. Existen otras formas de ordenamiento de acuerdo con el volumen y la
demanda, esto es, colocar ms prximos a la zona de entrega los medicamentos de
mayor movimiento (excluyendo los ms costosos). Al existir varios mtodos de
ordenamiento, ninguno de ellos es ideal. As por ejemplo, el ordenamiento por grupo
teraputico requiere de personal capacitado que identifique los diferentes grupos
farmacolgicos; el ordenamiento por forma farmacutica demanda ms espacio fsico, etc.
Lo ms conveniente es utilizar la combinacin de varios mtodos con el objetivo de
agilizar la bsqueda de los medicamentos y optimizar al mximo el espacio. Puede
utilizarse la agrupacin farmacolgica y organizar alfabticamente dentro de cada forma.
De todas formas debe definirse el mtodo ms apropiado de acuerdo con el tamao del
rea de almacenamiento, la frecuencia de demanda, volumen, forma farmacutica y nivel
de atencin. Para el ordenamiento de los medicamentos se requiere contar con recursos
fsicos tales como estanteras para ordenar de acuerdo con el sistema; estibas de
plstico, madera o metal para organizar los medicamentos que conservan su embalaje
original. Esto ltimo se aplica para otras lneas como material mdico quirrgico,
odontologa etc. Una alternativa para el ordenamiento de otros insumos diferentes a los
medicamentos es por orden alfabtico del nombre genrico. Con la utilizacin de
tecnologas como lectores inalmbricos para cdigos de barras el almacenamiento de
embalajes se puede realizar por lneas pero dentro de estas es el software quien asigna el
espacio al insumo que ingresa y el mismo software informa su ubicacin en el momento
de requerirlo (almacenamiento catico), esta ltima es utilizada en el almacenamiento de
embalajes (grandes volmenes).
Ubicacin de los insumos. La ubicacin de los insumos en las estanteras es de
acuerdo al mtodo FIFO, los primeros en vencerse son los primeros en salir.
Control de la higiene y de factores ambientales. Condiciones higinicas. De las
condiciones higinicas depende en gran medida la estabilidad microbiolgica de los
medicamentos y otros insumos almacenados, es por ello que para contribuir a dicha
estabilidad se deben seguir las siguientes recomendaciones: buena ventilacin libre de
gases contaminantes, las paredes y los pisos deben ser de un material de fcil aseo y
limpieza.
Las uniones entre la pared y el piso no deben formar ngulos rectos sino curvas que
eviten la acumulacin de polvo y otras suciedades contaminantes, personal suficiente y
sano, buen aseo en todas las reas, instalaciones sanitarias limpias y funcionales,
lavamanos apropiados, estantes limpios y libres de polvo, control y sanitizacin del
ambiente, insumos libres de polvos y de partculas adheridas a las cajas y envases,
fumigaciones peridicas del local con el fin de eliminar roedores, insectos, etc.,
estanteras con buena calidad de gabinetes que mantengan los medicamentos protegidos
de suciedades, nevera limpia y libre de alimentos, no consumir alimentos, ni fumar en las
zonas de almacenamiento. Colocar avisos de no fumar y no comer. Se sugiere que en
la planeacin del control de las condiciones higinicas se elabore un cronograma de
limpieza y desinfeccin (ver tabla 28) dirigido a: mantener los estantes limpios y libres de

Recepcin y almacenamiento de medicamentos

polvo, mantener los insumos libres de polvo y de partculas adheridas a sus empaques,
mantener el refrigerador limpio y de uso exclusivo para el almacenamiento de
medicamentos que lo requieran, limpieza de estibas por encima y por debajo, limpieza de
ventiladores, aseo, limpieza y desinfeccin de los servicios sanitarios. El servicio
farmacutica debe contar con un plan de contingencia, previendo la conservacin de
productos que requieren cadena de frio en situaciones de fallas elctricas u otras.
Adems los equipos utilizados para medicin de temperaturas deben ser calibrados y
contar con un plan de calibracin y mantenimiento, que garantice el buen estado del
equipo y su calibracin actualizada. Dicho plan debe tener identificacin del equipo, zona,
fecha ltima calibracin, rango de error permisible, prxima fecha de calibracin.
La fumigacin del rea debe ser peridica, para un efectivo control de insectos, rastreros
y roedores, como mnimo cada seis meses, obedeciendo a un programa de control (tipo
de insecticida y raticidas a utilizar, forma y lugares de aplicacin, frecuencia, empresa que
va a desarrollar el programa, etc.).
Factores ambientales. Las propiedades fsicas - qumicas y microbiolgicas de los
medicamentos e insumos almacenados se ven afectados por factores ambientales como
son la luz, la temperatura y la humedad.

La luz. Existen medicamentos que se deterioran desde el punto de vista fsico qumico por estar en contacto directo con la luz ya sea natural o artificial, por lo
que requieren conservarse siempre en sus empaques originales; adems para
su proteccin contra la luz: el empaque o caja opaca debe mantenerse hasta que
termine el producto; los envases bien cerrados protegen de slidos exteriores
(extraos) y de prdidas del producto durante los procesos de manipulacin,
empaque, almacenamiento y distribucin.

La temperatura. La temperatura es otro de los factores crticos que es necesario

controlar para evitar deterioros en la potencia de los productos o en su estructura
molecular afectando directamente la efectividad de los medicamentos. Las
temperaturas de almacenamiento son:

Recepcin y almacenamiento de medicamentos

Para llevar a cabo un control adecuado de este factor es necesario colocar termmetros
calibrados en los lugares ms crticos como son el refrigerador y el sitio del rea de
almacenamiento donde la temperatura es ms alta y llevar registros de estas
temperaturas con las cuales se pueda elaborar grficas de control de temperatura (ver
tabla) registro de temperatura ambiental y de la cadena de fro); al observar la frecuencia
de los picos que se presentan por fuera de los lmites permitidos, con el fin de tomar
acciones que disminuyan la temperatura ambiental del rea o mantengan la temperatura
de la nevera dentro de los rangos (Entre 2C y 8C).

Con el fin de tener una mejor claridad en la tabla se presenta una grfica del registro de
temperatura de un refrigerador. Recomendaciones que disminuyen la temperatura
ambiental del rea de almacenamiento: fortalecer la ventilacin del rea con la utilizacin
de ventiladores, aire acondicionado, extractores; adecuacin de techos aislantes ejemplo:
fibra de vidrio, pinturas especializadas que disminuyen alrededor de 4C; dejar libre los
corredores de circulacin de aire. Para ms informacin ver documento Manejo de
Cadena de Fro.
Un indicador semanal, quincenal o mensual es el valor promedio obtenido en los registros
de temperatura ambiente, de refrigeracin y de humedad. Antes de ubicar el termmetro
se deben hacer mediciones en varios sitios del almacn y el refrigerador (en la puerta de
entrada, cerca a la ventana, en la zona de embalajes completos, etc.), con el objeto de
identificar el punto donde se registra la mayor temperatura, y es all donde debe ubicarse.

Recepcin y almacenamiento de medicamentos

En sitios donde la temperatura es muy variable se recomienda hacer mediciones en la
maana y en la tarde.
La humedad. La humedad es un factor ambiental que afecta considerablemente la
estabilidad de los medicamentos y otros insumos almacenados. Una humedad relativa
alta ocasiona deterioro, adems que es un medio propicio para el crecimiento de bacterias
y hongos, favorece reacciones de oxidaciones de los componentes de los medicamentos
que se manifiestan por ablandamiento de las tabletas y cambios de color en algunos
materiales mdico quirrgicos como esparadrapos, micropores disminuye elpoder de
adhesin, entre otros deterioros.
El registro de la humedad se hace con la utilizacin de higrmetros (en el mercado existen
instrumentos que miden tanto la humedad relativa como la temperatura). Se deben ubicar,
al igual que los termmetros, en los sitios ms crticos del almacn para llevar los
registros y luego elaborar las grficas de temperatura y humedad en las hojas de control.

Se considera una humedad relativa adecuada para un buen almacenamiento inferior al

70%. Algunos medicamentos e insumos traen en sus empaques originales una bolsita con
slica gel, la cual no conviene retirarla del frasco porque est ayudando a mantener el
ambiente propicio para su conservacin, desde el punto de vista de la humedad. Si al
revisar las grficas se encuentra un alto porcentaje de puntos fuera de los rangos lmites,
es prudente tomar controles que disminuyan la humedad relativa del rea de
almacenamiento, se recomienda: aire acondicionado, no sacar los insumos de las cajas
primarias y en lo posible del embalaje, utilizar estantera con puertas, agregar dentro de
los embalajes de productos higroscpicos bolsas elaboradas con papel poroso que
contenga slica gel, que ser cambiada cuando cambie de color, garantizar una rotacin
constante de los insumos, buscando un menor tiempo de almacenamiento.
Talento humano y recursos mnimos para el almacenamiento. El talento humano
adems de ser idneo debe ser suficiente, se definen los perfiles de cada cargo y las
funciones de cada uno de los trabajadores. El nmero de personas necesarias para llevar
a cabo todos los procesos del rea depende directamente del volumen, frecuencia y
complejidad de los insumos manejados y actividades realizadas en cada servicio
farmacutico de acuerdo al grado de complejidad de la institucin de salud y dando
cumplimiento a la legislacin.

Recepcin y almacenamiento de medicamentos

Recursos materiales mnimos para el almacenamiento. El rea debe dotarse con los
elementos y equipos mnimos necesarios para ofrecer un servicio de excelente calidad,
algunos de estos elementos y equipos son: estantes para el almacenamiento de los
medicamentos e insumos, estibas para embalaje y para la zona de cuarentena, neveras,
gabinete de seguridad para medicamentos de control especial y productos costosos,
escritorios y sillas para la zona de administracin, dispensacin y recepcin, tablero de
contraste para la revisin de ampolletera, nevera, extinguidores, computadora, software,
carretillas para el traslado de embalajes, sumadora, papelera y utensilios de escritorio,
lnea telefnica, termmetro e higrmetro y textos de consulta, entre otros.
CONTROL DURANTE EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO.
El servicio farmacutico o establecimiento farmacutico contar con criterios, tcnicas y
mtodos que permitan continuamente controlar, evaluar y gestionar la calidad durante el
proceso de almacenamiento de medicamentos y dispositivos mdicos, de conformidad
con el Decreto 2200 de 2005, el presente manual y su resolucin aprobatoria y las dems
normas aplicables a la materia.
CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES
Para el mantenimiento de las condiciones ambientales de almacenamiento se tendrn en
cuenta que los medicamentos y dispositivos mdicos presentan algunas caractersticas
respecto a la luz, temperatura, combustibilidad, legales y de volumen. Se tendrn en
cuenta bsicamente las caractersticas siguientes:
a) Fotosensibles.
Deben almacenarse protegidos de la luz.
b) Termolbiles.
Deben almacenarse a temperaturas adecuadas, para evitar su descomposicin con el
calor, entre ellos se encuentran los productos biolgicos, los que se recomienda
almacenar a temperaturas de refrigeracin entre 2C y 8C. En climas clidos se
recomienda disponer de aire climatizado para su conservacin.
c) Inflamables.
Deben almacenarse en sitios que posean condiciones controladas de ventilacin,
temperatura y humedad, iluminacin adecuada, extintor y suelo con desage.
d) Medicamentos de gran volumen.
Se consideran medicamentos de gran volumen aquellos cuyo volumen es igual o superior
a 500 ml., encontrndose entre ellos, los lquidos endovenosos, expansores del plasma,
soluciones para dilisis peritoneal, etc. El servicio farmacutico debe contar con espacios
que permitan su recepcin, almacenamiento y distribucin y/o dispensacin adecuados.
e) Observacin de otras evidencias.
Se debe observar cualquier otra evidencia de inestabilidad de los medicamentos, de
acuerdo con su forma farmacutica: precipitados, turbidez y crecimientos de hongos en

Recepcin y almacenamiento de medicamentos

soluciones y jarabes, separacin de fases en emulsin (fase acuosa y fase oleosas),
cambio de color en soluciones coloreadas, perdida de dureza, indicios de oxidacin y
cambio de color en las tabletas, perdida de la capacidad de re-dispersin al agitar, en el
caso de las suspensiones.
3.6.2. Medicamentos de control especial.
Deben almacenarse conforme con la normatividad especial sobre la materia.
3.6.3. Control de existencias.
El servicio farmacutico o establecimiento farmacutico contar con criterios,
procedimientos y recursos que permitan calcular las existencias necesarias para un
periodo determinado, fijando los niveles mnimo y mximo de existencias, punto de
reposicin o punto de pedido y presupuesto necesario, para cumplir con la prestacin
oportuna del servicio. Este requisito es de aplicacin opcional por parte de los
distribuidores particulares.
3.6.4. Control de inventarios.
El servicio farmacutico o establecimiento farmacutico contar con criterios,
procedimientos y recursos que permitan efectuar el control de inventarios. Este control,
especialmente, se har mediante la evaluacin de la rotacin de inventario y del conteo
fsico comparado con el registro de existencias. Se deber realizar inventario general,
pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario permanente. Este requisito es de
aplicacin opcional por parte de los distribuidores particulares.
3.6.5. Control de fechas de vencimiento.
El servicio farmacutico o establecimiento farmacutico contar con criterios,
procedimientos y recursos que permitan verificar continuamente la fecha de vencimiento
de los medicamentos y dispositivos mdicos, para que sean distribuidos o dispensados
dentro de la fecha de vigencia o se solicite con la debida antelacin la devolucin o
cambio al proveedor.