Documentos contables de uso comercial

Son aquellos que garantizan una operacin realizada entre dos

personas, dos empresas o una persona y una empresa. El cdigo de
Comercio en su Artculo 38 determina que toda actividad contable debe
ser respaldada con documentos que llenen los requisitos legales.
Adems esta ley indica que todo documento o comprobante debe
conservarse por lo menos cinco aos.
Cuando estos documentos crean un crdito o garantizan una deuda son
de Crdito, entre los ms comunes tenemos: pagar, letra de cambio y
contratos firmados con instituciones bancarias por un prstamo.
Las operaciones o acciones comerciales se comprueban a travs de los
Documentos Comerciales. Los ms utilizados con: factura, recibo,
vale, etc.
Los documentos bancarios son aquellos que sirven para retirar o
depositar dinero en una institucin bancaria, cuando all tenemos una
cuenta a nuestro nombre o de la empresa. Los documentos bancarios
ms utilizados son: depsito de ahorro y monetarios, cheques, cheque
de caja, libreta o tarjeta de ahorro y tarjetas de crdito y dbito.
Actividad No.1: subraye las ideas principales del texto anterior,
y realice un mapa conceptual con la informacin del mismo.
(Puede ser dibujado o con recortes de papel de colores)

Principales documentos comerciales

1. Factura
En ella se hace contar los artculos vendidos con cantidades,
precio, condiciones de pago y otros datos relativos a la operacin
realizada. Debe llenar los requisitos que estpula el Impuesto al
Valor Agregado (IVA). Para imprimir uno o varios talonarios de
facturas se debe pedir autorizacin por medio de un formulario
No.0042, a la Superintendencia de Administracin Tributaria (SAT).
Principales datos que debe tener una factura: Nombre y
direccin de la empresa, nombre del propietario, nmero
de NIT del negocio o del propietario, la palabra Factura y
el nmero de la misma, fecha de emisin; nombre,
direccin y NIT del consumidor, cantidad, descripcin,
precio de lo comprado y total de la venta.
Actividad No.2: sealice los datos que debe tener una factura,
en la siguiente imagen.

2. Recibo

Con este documento se comprueba el pago de un servicio, el

abono de una deuda, etc. pueden ser impresos o en un simple
talonario. Cuando en el negocio existe caja registradora, debe ir
marcado el recibo por dicha caja, si no carece de validez. Tambin
existe el recibo de caja.
Actividad No.3: llenar los siguientes documentos, con los datos
correctos.
Recibo simple

Recibo de caja

3. Vale

Documento que se extiende por un valor o bien recibido que ser

devuelto, pagado o utilizado. Se utiliza para dejar constancia de
un adelanto de sueldo, salario, o prstamo de algn dinero o bien.
Este documento debe llevar los siguientes datos: nombre del
beneficiario, fecha en que se devolver y en que se est
recibiendo el dinero o bien prestado o adelantado; nombre
y firma del que extiende el documento.

Actividad No.4: llenar el siguiente vale con los datos correctos.

4. Cotizacin

Es la documentacin que indica el valor real de un bien o de un

servicio. Por ejemplo: Te pido que, por favor, me enves la
cotizacin de veinte litros de barniz y cuatro kilos de cemento,
Hoy habl con Ricardo para pedirle que me indique la cotizacin
aunque todava no me coment nada, La cotizacin de estos
servicios es muy elevada.

Actividad No.5: llenar la siguiente cotizacin con los datos

correspondientes.

5. Orden de compra

Es un documento que un comprador entrega a un vendedor para

solicitar ciertas mercaderas. En l se detalla la cantidad a
comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y
otros datos importantes para la operacin comercial.
Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de
emisin, el nombre y domicilio del comprador y del vendedor,
datos impositivos, detalles de las mercaderas pedidas y
condiciones de pago y entrega. Es importante que se aclare que
dicho documento no es vlido como factura. La orden de compra
es una solicitud escrita de determinados productos a un precio
acordado y con ciertas condiciones de pago y entrega. Se trata de
una autorizacin que el comprador concede a que le presenten
una factura por la compra de las mercancas.
Actividad No.6: llenar la siguiente orden de compra, con los
datos correspondientes.

NIT

NIT

Principales documentos de crdito

1. Letra de cambio

Es un documento de que garantiza una deuda a travs de la cual,

una persona se compromete a pagar a otro, cierta cantidad de
dinero, en una fecha determinada. En este documento, una
persona puede mandar a que otra pague a una tercera persona la
cantidad que adeuda en la fecha que se determina.
E la
actualidad es muy utilizada, adems es negociable. El Cdigo de
Comercio indica que puede librarse a la orden o a cargo de un
terceo o del mismo librador. Ejemplo:

Actividad No.7: llenar la siguiente letra de cambio, con los datos

correspondientes.

2. Pagar
Documento mediante el cual una persona se compromete a pagar
a otra una cantidad de dinero, en fecha y lugar determinado. Se
extiende en papel espaol o tambin en hojas en blanco.

Deber llevar los siguientes requisitos: la palabra Pagar,

nombre de la persona a quien se le extiende, lugar y fecha
donde se pagar, la cantidad a pagar en letras y nmeros e
indicar si devengar intereses y cunto, el nombre y firma
de quien extiende el documento. Ejemplo:

En la ciudad de Guatemala Pagar al seor Federico Salazar Lpez, la

cantidad de Cinco Mil Quetzales
(Q. 5,000.00), el 31 de octubre de 2016, en la 5ta. Avenida 8-24 zona 1.
Devengando el 05% de inters
Mensual sobre la cantidad, los intereses sern pagaderos el 30 de cada
mes mientras no sea pagada la deuda. ----------Guatemala, 20 de mayo de 2016
Mario Ren Cceres Solares

Actividad No.8: realizar un pagar en el siguiente formato de

hoja papel espaol o de protocolo.

3. Nota de crdito

Una nota de crdito es un documento legal que se utiliza en

transacciones de compras y ventas donde interviene un descuento
posterior a la emisin de la factura, una anulacin total, un cobro
de un gasto incurrido de ms, devolucin de bienes.
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente para
acreditar la devolucin de un valor determinado, por el concepto
que se indica en la misma nota.

Actividad No.9: llenar la siguiente nota de crdito, con los datos

correspondientes.
NIT:

NIT

4. Nota de dbito
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que
se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una

determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la

misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o
saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters
por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique
el incremento del saldo de una cuenta.
Es el documento que enva un comerciante a su cliente, en la que
le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una
determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica.
Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la
facturacin, inters por pago fuera de trmino, etc.
Actividad No.10: llenar la siguiente nota de Dbito, con los datos
correspondientes.

Principales documentos bancarios

1. Depsito de ahorro y monetario

Es un depsito que una persona realiza en un banco de sus

ingresos, ahorros o capitales con el claro objetivo de proteger ese
dinero e impedir al mismo tiempo tenerlo en permanente
disponibilidad, lo cual podra significar un mal uso del mismo.
El depsito de ahorro se realiza entonces con la aprobacin del
cliente, quien se acerca al banco para depositar en las cajas
fuertes de la institucin su dinero de modo tal de no tenerlo
encima todo el tiempo. Como hoy en da el sistema bancario y
financiero ha logrado un nivel de desarrollo enorme, es imposible
pensar que el dinero que uno deposita est visible y
concretamente en una sucursal o lugar particular si no que pasa a
formar parte del total de suma de capitales que ese banco tiene a
disponibilidad. Ejemplo:

Actividad No.11: llenar el siguiente depsito monetario, con los

datos correspondientes.

2. Cheque
Es una orden de pago dada a un banco, en el cual el librador tiene
depositado dinero en su cuenta de cheques (deposito a la vista o
monetario). Este documento debe ser endosado en la parte de

atrs; escribiendo la firma y el nmero de DPI, esto es endosar un

cheque para que sea pagado. Si la persona que lo extiende tiene
una cuenta en el banco (dinero) y est correctamente endosado,
ser pagado por el banco a quien fue remitido. Ejemplo:

Actividad No.12: llenar el siguiente cheque, con los datos

correspondientes.

3. Cheque de caja o gerencia

Es un documento mediante el cual se solicita a un banco el
pago de cierta cantidad de dinero. El cheque de caja es una
orden de pago que el banco realiza para que sea cobrada ah

mismo, o en su caso, para que su importe sea depositado en

la cuenta bancaria que el beneficiario tenga en esa institucin.
Representa una de las formas de pago que mayor seguridad
ofrece para quien lo cobra, porque garantiza que siempre existen
fondos para cobrarlo. Ejemplo:

Actividad No.13: dibuje en el siguiente espacio, un cheque de

caja, y llnelo con los datos correspondientes.

4. Tarjeta de crdito
Las extienden diversas instituciones que otorgan crdito por varios
meses cobrando por el servicio, intereses y pagos mensuales. Son
elaboradas con alta tecnologa, en material plstico, metal u otro
material conteniendo los datos siguientes: nombre
de la
institucin que la respalda, su logotipo, tipo de valor

nacional o extranjera, nmero de clave del usuario, nombre

y firma autorizada.
Se puede obtener dinero o bien comprar
artculos, pago de servicios en determinados negocios que las
acepten.
Actividad No.14: en la siguiente imagen de una tarjeta de
crdito, sealice los datos que contiene.

Actividad No.15: en el siguiente espacio, dibuje una tarjeta de

crdito, con los datos correspondientes.

5. Tarjeta de dbito
La idea de tarjeta de dbito refiere a un instrumento financiero de
uso muy extendido en todo el mundo. A travs de esta tarjeta, una
persona puede extraer dinero en efectivo de su cuenta bancaria o

realizar pagos en diferentes comercios, ya que el monto se le

descuenta automticamente de la cuenta.
Para que estas operaciones sean posibles, la tarjeta de dbito
alberga informacin codificada sobre el usuario en una banda
magntica. Cuando la tarjeta es introducida en un dispositivo
capaz de leerla, la mquina en cuestin accede al nombre de su
titular y al nmero de su cuenta bancaria, entre otros datos. As,
cuando la persona introduce su tarjeta de dbito en un cajero
automtico (ATM) e ingresa su clave de acceso, puede realizar
extracciones y depsitos de su cuenta bancaria, consultar el saldo,
etc.
De igual forma, cuando alguien entrega su tarjeta de dbito en un
comercio y el vendedor pasa la tarjeta por el lector
correspondiente, se puede cerrar una operacin comercial ya que
el dinero a pagar se debita de la cuenta del comprador.
La principal ventaja de la tarjeta de dbito es que permite realizar
compras o pagar servicios sin necesidad de trasladar dinero en
efectivo. Como las tarjetas de dbito funcionan con clave o las
operaciones se validan mediante la firma del titular, su operatoria
resulta segura.
Actividad No.16: en la siguiente imagen de una tarjeta de
dbito, sealice los datos que contiene.

Actividad No.17: en el siguiente espacio, dibuje una tarjeta de

dbito, con los datos correspondientes.

Actividad No.18: escriba una idea central de cada uno de los siguientes
documentos contables de uso comercial.
1. Factura:
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2. Letra
de
cambio:
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3. Recibo:
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4. Vale
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5. Pagar:
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6. Cheque:
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7. Nota
de
crdito:
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8. Cotizacin:
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9. Orden
de
compra:
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10.
Tarjeta
de
dbito:
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Tarea
Instrucciones: En las siguientes hojas en blanco, debe pegar un ejemplo de cada uno
de los documentos vistos en clase, y dibujar un ejemplo de cada uno, llenndolo con
los datos correspondientes a cada documento. Puede utilizar su creatividad, se le
proporciona el espacio de una pgina para cada tipo de documento. A continuacin se
presenta un ejemplo.
Ejemplo pegado de factura:

Ejemplo dibujado de factura: