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Hojas de clculo

4.1 USO DE EXCEL


4.1.1.1

Abrir y cerrar una aplicacin de hojas de clculo. Abrir y cerrar hojas de clculo.

4.1.1.2

Crear un nuevo libro de hojas de clculo (con la plantilla por defecto).

4.1.1.3

Guardar un libro de hojas de clculo en una unidad o dispositivo de almacenamiento determinado.

4.1.1.4

Guardar un libro de hojas de clculo en un formato distinto al original: archivo de texto, RTF, HTML,
plantilla, extensin especfica para un determinado tipo de software o versin.

4.1.1.5

Alternar entre libros y hojas de clculo abiertas.

4.1.2.1

Modificar las preferencias de la aplicacin: nombre de usuario y directorios/carpetas por defecto al


abrir y guardar los libros de hojas de clculo.

4.1.2.2

Utilizar las funciones de ayuda disponibles.

4.1.2.3

Utilizar las opciones de zoom.

4.1.2.4

Mostrar y ocultar las barras de herramientas. Restaurar y minimizar la cinta de opciones (barra de
herramientas).

1. USO DE MS EXCEL
Las Hojas de clculo son ciertamente una de las herramientas ms tiles que han sido
desarrolladas para el manejo de nmeros y la creacin de grficos, entre muchas otras
cosas.
Veamos ahora cmo abrir y cerrar el programa, crear y guardar archivos, antes de conocer
ms detalles sobre cmo las hojas de clculo pueden personalizarse y cmo utilizar las
herramientas principales que nos ayudan a trabajar con mayor eficacia.

2. ABRIR UNO O MS ARCHIVOS


En Excel, un libro y una hoja son dos cosas distintas. El libro es el archivo en el que
trabajamos, mientras que la hoja es la pgina especfica que utilizamos en este momento:
de hecho, un libro puede contener muchas hojas y es por eso que tambin puede escuchar
que se lo llama archivo.
4.1.1.1

4.1.1.5

Una vez abierto el programa, haga clic en la ficha Archivo y seleccione Abrir. En ese
momento, si necesita abrir ms de un libro al mismo tiempo, seleccione los archivos que
desea.
Una vez que los libros estn abiertos, puede moverse de un libro a otro simplemente
haciendo clic en el cono correspondiente al archivo abierto en la Barra de tareas en la
parte inferior de la pantalla. De la misma forma, si queremos movernos entre las hojas de
un mismo archivo, podemos simplemente hacer clic en la hoja que nos interesa.

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3. CREAR UNA NUEVA HOJA DE CLCULO


Excel tiene otra funcin especialmente til, que es la posibilidad de utilizar plantillas
predeterminadas para realizar operaciones especficas, lo que nos permite trabajar sin
4.1.1.2 tener que crear o personalizar cada libro individual cada vez. Veamos cmo funciona.
Comenzando con el programa abierto, si hace clic en el men Archivo y selecciona Nuevo,
en la seccin Plantillas disponibles, encontrar una lista de plantillas listas para utilizar.
Supongamos, por ejemplo, que necesita crear un archivo para un informe de gastos: en ese
caso, siguiendo los procedimientos que acaba de ver, seleccione Informe de gastos de la
lista de plantillas y comience a trabajar directamente en el libro predeterminado.

4. FUNCIONES DE AYUDA
Mientras trabaja, puede tener problemas o preguntas sobre cmo funciona el programa.
En cualquier momento, puede utilizar la funcin Ayuda identificada con un signo de
interrogacin en la parte superior derecha de la barra de herramientas.
4.1.2.2

Al hacer clic, se abre una ventana con una lista de temas, entre los cuales podr encontrar
la informacin que busca. Tambin puede introducir las palabras clave en el campo de
bsqueda para encontrar todos los temas relacionados con su problema especfico.

5. GUARDAR UNA HOJA DE CLCULO


Es muy importante recordar guardar los datos correctamente cuando termina de trabajar
con el archivo.
4.1.1.3

Entonces, si quiere guardar el archivo con el que estuvo trabajando, slo haga clic en el
botn Guardar de la barra de herramientas, el cual se identifica con un disquete. Luego
abra la ventana Guardar como, que tambin le permite especificar dnde quiere guardar su
trabajo.
Tenga cuidado porque el programa tambin sugiere un nombre al archivo: sin embargo, es
un nombre temporal que usted puede conservar o cambiar, reemplazndolo con uno ms
apropiado.
Despus de decidir dnde ubicarlo y cmo nombrarlo, slo haga clic en el botn Guardar.
Habr casos en los que necesite guardar los libros en un tipo de archivo diferente del que
est utilizando.

4.1.1.4

Puede hacerlo en la ventana de Guardar como, seleccionando el tipo de archivo deseado


del men desplegable, ya sea txt, html, o cualquier otro tipo de archivo.

6. CERRAR UN LIBRO
4.1.1.1

Una vez que termin de trabajar y de guardar los datos, puede cerrar el libro haciendo clic
en el botn que aparece en la parte superior, debajo del botn que cierra todo el
programa.
Sin embargo, debe tener mucho cuidado cuando realiza esta operacin: no confunda el
botn que cierra el libro con el botn que cierra el programa.

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7. HERRAMIENTAS DE AMPLIFICACIN/ZOOM
Ahora sabemos cmo abrir y cerrar un archivo, cmo guardar datos correctamente y
utilizar las funciones de ayuda. Veamos cmo personalizar las hojas de clculo
adaptndolas a nuestras necesidades.
4.1.2.3

Por ejemplo, quizs necesite amplificar la visualizacin de la hoja con la que est
trabajando. Para hacerlo, slo seleccione el botn Zoom ubicado en la ficha Vista en la cinta
de opciones y seleccione el porcentaje de amplificacin que necesita.

8. LA CINTA DE OPCIONES Y LA BARRA DE FRMULAS


Quizs tambin necesite personalizar la cinta de opciones y la barra de frmulas.
4.1.2.4

Comencemos con la cinta de opciones. Para ocultarla, slo ubique el mouse junto a los
tems del men, haga clic con el botn derecho y seleccione Minimizar la cinta de opciones.
Para visualizarla nuevamente, slo seleccione el mismo men y desactive la misma opcin.
Para ocultar la barra de frmulas, haga clic en Vista y seleccione Mostrar u Ocultar y luego
deseleccione la Barra de frmulas.

9. MODIFICAR OPCIONES BSICAS


Por otro lado, si quiere cambiar la configuracin bsica del programa, todo lo que necesita
hacer es trabajar con la ventana de opciones.
4.1.2.1

Para abrirla, haga clic en Archivo y seleccione Opciones en la parte inferior. Como puede
ver, la ventana de Opciones de Excel tiene una lista de configuraciones a la izquierda. Por
ejemplo, si seleccionamos la ficha General, podemos cambiar el Nombre de usuario,
mientras que si seleccionamos la ficha Guardar, podemos cambiar la carpeta de destino
predeterminada.
Siempre recuerde guardar los cambios haciendo clic en Aceptar.

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