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TRABAJO DE GRADO
DIRECTORA:
ING. MABEL DEL PILAR OLANO PARRA
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN ............................................................................................................... 7
CAPTULO 1 ...................................................................................................................... 8
1.
2.
OBJETIVOS ............................................................................................................... 8
1.1.
1.2.
ANTECEDENTES................................................................................................ 9
2.2.
JUSTIFICACIN ............................................................................................... 12
2.3.
2.3.1.
Misin. ........................................................................................................ 15
2.3.2.
Visin.......................................................................................................... 15
2.3.3.
2.4.
3.
3.2.
3.3.
3.4.
CAPTULO 2 .................................................................................................................... 21
4. DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL FRENTE A LA NORMA NTC-ISO
9001:2008........................................................................................................................ 21
4.1.
4.2.
CAPTULO 3 .................................................................................................................... 26
5. DISEO DE LA DOCUMENTACIN NECESARIA DEL SISTEMA DE GESTIN DE
CALIDAD ......................................................................................................................... 26
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
CAPTULO 4 .................................................................................................................... 35
6.
6.2.
6.2.1.
6.2.2.
6.3.
6.3.1.
6.3.2.
6.3.3.
CAPTULO 5 .................................................................................................................... 44
7.
7.2.
CAPTULO 6 .................................................................................................................... 50
8.
8.1.1.
8.1.2.
8.2.
BENEFICIOS ..................................................................................................... 52
8.3.
INDICADORES FINANCIEROS......................................................................... 53
9.
CONCLUSIONES ..................................................................................................... 55
10.
RECOMENDACIONES ......................................................................................... 57
11.
BIBLIOGRAFA ..................................................................................................... 58
12.
ANEXOS ............................................................................................................... 60
LISTA DE TABLAS
Pg.
Tabla 1. Competencia.12
Tabla 2. Beneficios de un SGC..13
Tabla 3. Resumen de los resultados del diagnstico. 25
Tabla 4. Acciones Correctivas para el problema de faltante de material..39
Tabla 5. Plan de implementacin del Sistema de Gestin de Calidad..47
Tabla 6: Costos del control de la calidad..50
Tabla 7. Costos control de la calidad para el Laboratorio...51
Tabla 8. Costos de implementacin..52
Tabla 9. Informacin acerca del programa de formacin de auditores internos.52
Tabla 10. Flujo de caja del proyecto.54
Tabla 11. Indicadores financieros.54
LISTA DE GRFICAS
LISTA DE ANEXOS
Anexo A. Herramienta diagnstico.
Anexo B. Resultados del diagnstico.
Anexo C. Manual de calidad.
Anexo D. Instructivo para la elaboracin de documentos.
Anexo E. Control de documentos.
Anexo F. Control de registros.
Anexo G. Acciones correctivas.
Anexo H. Acciones preventivas.
Anexo I. Auditoras internas.
Anexo J. Control de producto no conforme.
Anexo K. Caracterizacin de los procesos.
Anexo L. Evaluacin de la satisfaccin del cliente.
Anexo M. Seleccin, evaluacin y seguimiento de proveedores.
Anexo N. Recepcin de materias primas y materiales.
Anexo O. Proceso de compras.
Anexo P. Indicadores de gestin.
Anexo Q. Cronograma de implementacin del sistema de gestin de calidad.
Anexo R. Plan de Capacitacin.
INTRODUCCIN
En la actualidad todo tipo de industria se ve en la necesidad de avanzar e innovar con
mayor rapidez si se compara con lo sucedido en dcadas pasadas, en donde la
innovacin y el mejoramiento continuo no representaban temas de mayor relevancia para
las empresas. Hoy en da el rpido crecimiento del mercado, las altas exigencias, la
globalizacin, expectativas y necesidades de los clientes, hacen que las empresas que
quieran continuar en el mercado tengan que adoptar nuevas estrategias para extender su
existencia.
Durante la ltima dcada la tendencia para cualquier tipo de organizacin en cuanto a la
aplicacin de nuevas estrategias para ofrecer productos y/o servicios que suplan
correctamente las necesidades del cliente y al mismo tiempo logren cumplir sus
expectativas, se gua hacia la obtencin de certificaciones de calidad, logrando de esta
manera dar seguridad al consumidor que el producto y/o servicio que est adquiriendo, se
encuentra sujeto a normas y estndares que lo hacen confiable y de alta calidad.
Es por ello que el presente proyecto surge de la necesidad de una empresa de la
industria farmacutica veterinaria de implementar un sistema de gestin de calidad
basado en la norma ISO 9001:2008, con el fin de adquirir la certificacin de calidad en el
mediano plazo, tambin se hace necesaria debido a sugerencias recibidas por parte de
los clientes, lo cual hace que sea una razn de peso para que la empresa implemente el
sistema de gestin de calidad que se dise a lo largo del presente documento.
A travs del documento se evidencia el desarrollo de un diagnstico de la situacin en la
que se encuentra actualmente la empresa respecto a los requisitos que contempla la
norma mencionada, posteriormente se presentara el diseo de la documentacin
requerida que es la base del sistema de gestin de la calidad, tambin se analizar una
problemtica que se presenta en la organizacin relacionada con el faltante de material
enviado por lo clientes para lo cual se presentar una propuesta de la metodologa
correcta para realizar el proceso de recepcin tcnica de materia prima y materiales. Por
ltimo se presenta la propuesta que debe ser llevada a cabo para la correcta
implementacin del sistema de gestin y se presentar una evaluacin financiera del
impacto econmico que traer para la organizacin la implementacin del sistema de
gestin de la calidad presentado en este documento.
CAPTULO 1
1. OBJETIVOS
1.1.
OBJETIVO GENERAL
1.2.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Una vez ubicados los no cumplimientos a cada uno de los puntos de la norma ISO
9001:2008, presentar propuestas para atacar aquellos puntos que se estn
incumpliendo o que tienen un porcentaje bajo de cumplimiento, teniendo en
cuenta las exclusiones que se deben hacer por la naturaleza de la compaa.
ANTECEDENTES
COHEN J., GANGI W., LINEEN J., MANARD A. Strategical Alternatives in the Pharmaceutical Industry. Kellog School of
Management, United States of America, 2003.
2
Anlisis Financiero de la empresa Novartis de Colombia y el sector Farmacutico en Colombia. Recuperado el 6 de
Noviembre de 2012 de: http://es.scribd.com/doc/103145604/3/La-industria-a-grandes-rasgos.
3
ANDI. Encuesta anual manufacturera DANE. Cmara de la Industria Farmacutica. Recuperado el 11 de Agosto de 2012
de: http://www.andi.com.co/pages/proyectos_paginas/proyectos_detail.aspx?pro_id=62&Id=12&clase=8&Tipo=2.>
Estudio del mercado de medicamentos veterinarios y biolgicos de uso pecuario ne le primer nivel de la cadena de
distribucin
(Productor-Importador).Recuperado
el
6
de
Noviembre
de
2012
de:
http://www.minagricultura.gov.co/archivos/cid_-_050312_-__informe_final_-_version_publica.pdf.
5
BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA VIGENTES. Informe 32, Organizacin Mundial de la Salud, Ginebra.
Recuperado el 3 de Noviembre de 2012 de: http://asesoriascablek.com/aiap/documentos/Informe%2032%20OMS.pdf
10
Cita previa para la revisin y entrega del expediente del producto a registrar
Solicitud suscrita por el representante legal.
Informacin general (Razn social, direccin oficina, planta, bodega, nombre con
el cual comercializar el producto)
Composicin garantizada (Ingredientes activos, auxiliares o excipientes).
Formula tpica cuantitativa, firmada por el Asesor Tcnico.
Indicaciones especficas y especies para las cuales se indica, dosis o cantidad a
suministrar por animal.
Mtodo de elaboracin, firmado por el asesor tcnico.
Mtodos de Anlisis, firmado por el asesor tcnico.
Proyecto de rotulado, firmado por el director cientfico.
Adjuntar pruebas de estabilidad realizadas al producto terminado segn
Resolucin Ica No.3827/2003.
Certificado de marca expedido por la Superintendencia de Industria y Comercio
SIC7.
Instituto
Colombiano
Agropecuario
.
Recuperado
el
11
de
Agosto
de
http://www.ica.gov.co/Areas/Pecuaria/Servicios/Regulacion-y-Control-de-Medicamentos-Veterinarios.aspx
7
Ibd.
11
2012
de:
2.2.
JUSTIFICACIN
Vitrofarma S.A
Veterland
Laboratorios DECNO
Proquivet Ltda
Laboratorios Quibi S.A
Tabla 1. Competencia
Fuente: Paginas oficiales de cada una de las empresas.
En la actualidad, para enfrentar los retos de competitividad y productividad, las
organizaciones requieren modelos de gestin que propendan por la satisfaccin de los
clientes y es a travs del diseo e implementacin de un sistema de gestin de la calidad
como se pueden enfrentar dichos retos10. Es claro que la calidad es uno de los elementos
8
Estudio del mercado de medicamentos veterinarios y biolgicos de uso pecuario ne le primer nivel de la cadena de
distribucin
(Productor-Importador).Recuperado
el
6
de
Noviembre
de
2012
de:
http://www.minagricultura.gov.co/archivos/cid_-_050312_-__informe_final_-_version_publica.pdf.
9
Ibd.
10
FONTALVO HERRERA, TOMAS JOS. ASD 2000.Bogota, 2004. Herramientas efectivas para el diseo e
implementacin de un SGC ISO 9000:2000. [En lnea].
12
En los primeros aos de vida del sistema, ste beneficio se deber principalmente a la
reduccin de los costos de operacin, ya que la implementacin del sistema de gestin de
la calidad, permite un mejor control sobre los procesos, una mejora de las instalaciones,
as como una seleccin ms exhaustiva de los proveedores. Todo ello conlleva a una
11
JESS GILBERTO CONCEPCIN Y GARCA. Simplemente Calidad. Editora Corripio C. [En lnea]
LOPEZ REY SUSANA. Implantacin de un sistema de calidad: los diferentes sistemas de calidad existentes en la
organizacin. Primera Edicin. Ideapropias Editorial, Vigo, 2006. [En lnea]
12
13
2.3.
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
13
Ibd.
14
2.3.1. Misin.
Cautivar diariamente a nuestros clientes del sector farmacutico veterinario con la entrega
de un servicio especializado de maquila, asegurando fabricaciones puntuales y
oportunas, bajo altos estndares de calidad a precios justos y competitivos; con un talento
humano altamente calificado, que permitan el crecimiento continuo y permanencia de
nuestros clientes en el mercado14.
2.3.2. Visin.
En el 2013, ser reconocidas en el sector farmacutico por entregar a nuestros clientes no
solo productos bajo los estndares de calidad estipulados por las instituciones
regulatorias y fabricados bajo tecnologa que garantice su calidad total, sino por una
cultura de servicio consolidada al interior de la empresa, que se refleja diariamente a
nuestros clientes con la entrega oportuna y servicio personalizado que garantice la
comprensin y solucin de las necesidades de todo y cada uno de nuestros clientes15.
14
15
15
2.4.
16
3. MARCO TERICO
3.1.
Imagen 1.17
En la imagen 1 se muestra el funcionamiento del Sistema de calidad como un instrumento
de gestin. Para poder tener xito en la implantacin de un SGC es importante que la
direccin cree un clima organizacional adecuado para motivar a toda la organizacin
hacia la calidad, por lo tanto la direccin debe involucrarse totalmente e impulsar la
implantacin del sistema.
. El eje del SGC, segn los modelos normativos, tiene tres pivotes:
16
LOPEZ REY SUSANA. Implantacin de un sistema de calidad: los diferentes sistemas de calidad existentes en la
organizacin. Primera Edicin. Ideapropias Editorial, Vigo, 2006.
17
Ibd.
17
3.2.
Esta norma internacional especifica los requisitos para un sistema de gestin de calidad
cuando una organizacin necesita demostrar la capacidad para proporcionar
regularmente productos que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y
reglamentarios aplicables y para aspirar a aumentar la satisfaccin del cliente a travs de
la aplicacin eficaz del sistema.18
La norma puede ser aplicada a cualquier tipo de organizacin, es decir, para su aplicacin
es irrelevante el tipo, tamao y producto suministrado. Es importante aclarar que la norma
ofrece la posibilidad de realizar exclusiones de acuerdo a la naturaleza de la organizacin.
La norma est basada en un modelo de proceso y desarrolla los 8 principios de la Gestin
de Calidad, elaborados por ISO que actan como base y fundamento de las normativas
relacionadas con la Gestin de la Calidad. Estos principios son19:
La norma se compone de ocho captulos, los tres primeros son de carcter introductorio:
18
18
3.3.
COSTOS DE CALIDAD
Los costos de calidad son aquellos costos que se originan por todas las actividades que
se llevan a cabo para poder alcanzar cada uno de los objetivos de calidad que la empresa
ha definido. Estos costos se dividen en cuatro grupos20.
Costos por fallas internas: son los costos en lo que se incurren por deteccin de
fallas en la produccin y es necesario realizar actividades para atacar dichas
fallas, como por ejemplo:
Produccin defectuosa.
Paradas de produccin.
Re-trabajos.
Costos por fallas externas: son aquellos incurridos cuando despus de que los
productos han sido entregado a los clientes, se detecta que algunos de ellos no
cumplen con las especificaciones. Por ejemplo:
Devoluciones.
Posible prdida de ventas futuras.
Prdida de imagen.
Los dos primeros grupos son llamados Costos de calidad y los dos ltimos grupos son
llamados Costos de no calidad.
20
LOPEZ REY SUSANA. Implantacin de un sistema de calidad: los diferentes sistemas de calidad existentes en la
organizacin. Primera Edicin. Ideapropias Editorial, Vigo, 2006.
19
3.4.
CICLO PHVA
El ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar) tambin conocido por Ciclo de Deming,
es un ciclo dinmico que puede desarrollarse dentro de cada proceso de la organizacin y
en el sistema de procesos como un todo. Est ntimamente asociado con la planificacin,
implementacin, control y mejora continua, tanto en la realizacin del producto como en
otros procesos del sistema de gestin de calidad21.
21
PEREZ, Pastor Emilio, MUNERA, Francisco. Reflexiones para implementar un sistema de gestin de calidad en
cooperativas y empresas de economa solidaria. Universidad Cooperativa de Colombia Editorial. Primera Edicin. Bogot.
2007.
20
CAPTULO 2
4. DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL FRENTE A
LA NORMA NTC-ISO 9001:2008
4.1. HERRAMIENTA DE DIAGNSTICO
La herramienta que se utiliz para desarrollar el diagnstico con el que se evalu la
situacin en la que se encuentra actualmente la organizacin frente al cumplimiento de los
requisitos de la norma ISO 9001:2008, fue desarrollada por el autor del presente trabajo.
La herramienta diseada evala cada uno de los captulos de la norma a travs de una
escala de valoracin que permite cuantificar el cumplimiento de los requisitos. (Ver anexo
A)
Se parti inicialmente por separar y analizar cada uno de los numerales que se
contemplan en la norma iniciando desde el captulo 4 que se refiere al sistema de
gestin de calidad, posteriormente se estableci el requisito principal de cada numeral,
con el fin de facilitar la evaluacin de cada uno de ellos, seguido de ello se paut una
escala de cumplimiento para cada uno de los requisitos en donde 0 representa que dicho
requisito no se encuentra definido dentro de la empresa, 1 se refiere al requisito definido
pero que no se encuentra actualizado, 2 afirma al requisito como definido, 3 se refiere que
dicho requisito se encuentra documentado y 4 para aquellos requisitos que se encuentran
implementados, por ltimo se establece una columna para aquellos requisitos que no
aplican dentro del desarrollo del diagnstico. De la misma manera se encuentran en el
formato una casilla con el puntaje obtenido por cada requisito y una casilla para plasmar
las observaciones que se tengan de cada uno de los requisitos que componen cada
captulo.
Cada captulo de la norma contempla un puntaje mximo el cual se refiere al puntaje que
se obtiene si se cumple todos y cada uno de los requisitos. Con la evaluacin se obtiene
un puntaje que es dividido entre el puntaje mximo arrojando as el porcentaje de
cumplimiento.
Para la aplicacin de esta herramienta se obtuvo la informacin a partir de entrevistas
realizadas a personas representativas de cada rea de la organizacin, a travs de
observacin directa y/o investigacin. Para obtener informacin ms detallada para el
desarrollo del diagnstico del presente proyecto, adems se realizaron entrevistas a los
directores de: logstica, servicio al cliente y aseguramiento de la calidad de la empresa.
21
4.2.
A partir de la aplicacin del diagnstico explicado en el numeral 4.1, en donde los datos
fueron obtenidos a partir de la realizacin de entrevistas y encuestas con el personal
encargado de las reas de calidad y logstica y por medio de la observacin directa de los
procesos, se obtuvo los siguientes resultados (Ver anexo B):
Porcentaje de cumplimiento
8. Medicin, Anlisis y
Mejora
44%
85%
89%
5. Responsabilidad de la
direccin
Porcentaje de
cumplimiento
61%
4. Sistema de Gestin de
Calidad
33%
0%
22
Captulo
5 Responsabilidad de la direccin
23
24
recomendacin
de
definir
la
competencia necesaria para realizar
el proceso de recepcin tcnica de
materias primas y materiales. Otra
recomendacin que se hace es
referente a la utilizacin de
sistemas de informacin para todo
el manejo documental de la
organizacin.
Es
necesario
mejorar
la
comunicacin con el cliente relativo
a las quejas y reclamos que ellos
tengan ya que no se tiene un
procedimiento para realizar estas
tareas.
Se
est
cumpliendo
parcialmente el requisito 7.2.3
Comunicacin con el cliente.
La
organizacin
no
tiene
establecido
un
procedimiento
documentado para la realizacin de
la compra de insumos.
La organizacin no tiene una
metodologa para la seleccin de
proveedores, no estn identificados
los criterios para esta seleccin.
Este proceso se realiza de acuerdo
a la experiencia. La organizacin no
cumple con el requisito 7.4.1
Proceso de compras.
La organizacin no realiza la
inspeccin necesaria a los insumos
que se compran. No se cumple con
el requisito 7.4.3 Verificacin de los
productos comprados.
Se tienen problemas con las
materias primas enviadas por parte
del cliente.
La organizacin no tiene un
procedimiento documentado para
evaluar la satisfaccin del cliente y
as conocer su percepcin respecto
a la experiencia con la compaa.
Es por esto que no se da
cumplimiento al requisito 8.2.1
Satisfaccin del cliente.
No se tienen indicadores de gestin
que permitan la evaluacin y
seguimiento de los procesos del
25
CAPTULO 3
5. DISEO DE LA DOCUMENTACIN NECESARIA DEL
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
A partir de los resultados obtenidos en el diagnstico, se dise la documentacin de los
componentes de la Norma NTC-ISO 9001 versin 2008 que presentan alguna no
conformidad de los diferentes procesos realizados en el Laboratorio Farmacutico
Veterinario.
5.1.
MANUAL DE CALIDAD
26
5.2.
PROCEDIMIENTOS MANDATORIOS
Control de documentos
Control de registros
Control de producto no conforme
Auditoras internas
Acciones correctivas
Acciones preventivas
Control de documentos
27
Control de registros
Acciones correctivas
28
Acciones preventivas
Auditoras internas
29
5.3.
TALLER. CARACTERIZACIN DE PROCESOS CORPOICA. Consultado en la World Wide Web, el 01/04/2013 a las
1:51 pm. Disponible en red:
http://www.corpoica.org.co/sitioweb/intranet/Download/Documentos/taller_caracterizacion_proceso
s_Mayo_24_1_.pdf. Pg 6.
30
Recursos: son todos aquellos elementos que sirven como apoyo para llevar a cabo
el proceso tales como equipos, maquinaria, etc.
Esta caracterizacin garantiza la adquisicin de una visin integral del proceso, ayudando
a comprender las funciones que toma cada persona y los roles que desempea dentro de
cada proceso, favoreciendo as al fortalecimiento del trabajo en equipo y la comunicacin.
Esto aporta a la calidad de los productos.
Cada una de las caracterizaciones de los procesos misionales se identifica con los
siguientes cdigos:
Caracterizacin del Proceso de Recepcin de Materiales: FDP-003
Caracterizacin del Proceso de Produccin: FDP-004
Caracterizacin del Proceso de Empaque: FDP-005
Caracterizacin del Proceso de Almacenamiento: FDP-006
Caracterizacin del Proceso de Aseguramiento de calidad: FAC-007
5.4.
DOCUMENTACIN ADICIONAL
31
Compras
32
Fecha.
Nombre de quien solicita el material.
Material que solicita.
Cantidad de material que solicita.
Especificaciones del material solicitado.
Fecha de entrega es decir para cuando es necesario el material.
Firma del solicitante.
Indicadores de gestin
Se han establecido unos indicadores de gestin que son una herramienta que permite la
medicin y seguimiento de los objetivos de calidad con el fin de asegurarse de que se
estn cumpliendo las metas propuestas. El documento donde se establecen los
indicadores de gestin se identifica con el cdigo VAC-008. (Ver anexo P)
Cada indicador tiene los siguientes componentes:
Objetivo
Frmula
Frecuencia
33
Meta
Responsable
34
CAPTULO 4
6. PROCESO DE RECEPCIN TCNICA DE MATERIA
PRIMA Y MATERIALES
Como se observ en la justificacin del proyecto, en la actualidad el proceso de recepcin
tcnica de materia prima y materiales est teniendo un impacto econmico negativo en la
empresa, ya que no se encuentra debidamente documentado. Esta no documentacin
tiene como consecuencia la no capacidad de la organizacin de detectar a tiempo los
faltantes de material, siendo esta la causa principal de las paradas innecesarias de
produccin aumentado as los costos.
6.1.
Este proceso se aplica a las materias primas enviadas por los clientes dado que la
empresa realiza maquila.
Actividad 1. Recibir
En el rea de recepcin de materias primas y materiales se reciben las materias primas
enviadas por el cliente, las cuales deben ser descargadas dentro de las reas delimitadas.
Actividad 2. Verificar orden de produccin
La persona encargada de la recepcin verifica la orden de produccin o remisin emitida
por el laboratorio contratante con las existencias tradas. En esta orden de produccin
debe estar especificada la cantidad de materia que es enviada al laboratorio.
Actividad 3. Inspeccionar
La persona encargada de la recepcin verifica los rtulos, los cuales deben contener los
siguientes datos en los recipientes que contienen el material o la materia prima:
Nombre del material de acondicionamiento o materia prima que se reciba
Nmero de lote externo, cuando lo posea
Cantidad por empaque
Identificacin completa
Cantidad
Orden de produccin o Batch Record
Fecha de vencimiento
35
Actividad 6. Contar
La persona encargada de la recepcin de materiales cuenta la cantidad de material o
materia prima recibida.
Actividad 7. Ingresar
La persona encargada de la recepcin de materiales ingresa el material o materia prima
recibida una vez que la bodega haya pasado por el proceso de limpieza.
6.2.
6.2.1.
Diagrama de operaciones
36
37
6.2.2.
Acciones correctivas
Se ha escogido el procedimiento de acciones correctivas ya que se estn presentando
paradas innecesarias de produccin por faltante de material en el momento en el que se
est produciendo y no se est detectando a tiempo para que sea informado al cliente.
Estos problemas con el manejo de materiales principalmente se presentan por la forma
como se est llevando a cabo el proceso de recepcin tcnica ya que no existe un
documento actualizado para este proceso. A partir de la aplicacin de acciones
correctivas se identifica la causa raz con el fin de tomar acciones que lleven a la solucin
de estos problemas. Este proceso se muestra en la tabla 4:
ACCIN CORRECTIVA
Fecha: 20/02/2013
Realizado por: Director de Produccin
Departamento: Produccin
Jefe Inmediato:
Descripcin de la no conformidad:
Durante el proceso de produccin se tuvo que realizar una parada innecesaria por faltante de
material el cual impide la continuacin del proceso y respectiva continuacin.
Causas de la no conformidad:
Causa raz: La causa raz de esta no conformidad es el mtodo como se est llevando a cabo el
proceso.
Actividad
38
Fecha
Autor
04/03/2013
Autor
10/03/2013
Autor
Autor
15/03/2013
15/05/2013
Recepcionista
Autor
Director de
Aseguramiento
de Calidad
6.3.
PROPUESTA DE MEJORA
6.3.1.
Actividad 1. Recibir
En el rea de recepcin se reciben las materias primas enviadas por el cliente, las cuales
deben ser descargadas dentro de las reas delimitadas. Antes de realizar esta actividad la
persona debe asegurarse que las condiciones de las reas destinadas para la recepcin
se encuentren totalmente limpias y sin ningn residuo de materias primas y/o materiales
de recepciones anteriores.
Actividad 2. Verificar orden de produccin
La persona encargada de la recepcin de verifica la orden de produccin o remisin
emitida por el laboratorio contratante con las existencias tradas. En esta orden de
produccin debe estar especificada la cantidad de materia que es enviada al laboratorio.
39
6.3.2.
40
41
42
Los beneficios que se obtienen con esta propuesta son los siguientes:
Con este documento se pretende definir la metodologa para llevar a cabo el proceso de
recepcin tcnica de materias primas y materiales con el objetivo de estandarizarlo y
tener un documento base para una futura capacitacin al personal que ingrese a la
organizacin a ocupar ese cargo.
43
CAPTULO 5
7. PLAN DE IMPLEMENTACIN
7.1.
PLAN DE IMPLEMENTACIN
Una de las etapas ms difciles de la implementacin es cambio cultural que se debe dar en las personas, para lograrlo se
deben programa etapas de sensibilizacin y adaptacin donde las personas podrn informarse, formarse y participar para ir
transformando la cultura dentro de la organizacin. Para lograr este propsito, la alta direccin se compromete a comunicar a
toda la organizacin las medidas que se van a tomar, los objetivos que se quieren cumplir y los beneficios que se obtienen al
adquirir un sistema de gestin de calidad. Este plan de implementacin tendr como base la metodologa PHVA (Planificar,
Hacer, Verificar, Actuar) o tambin conocida como Ciclo Deming23. El plan de implementacin se muestra en la tabla 5 y el
cronograma de este plan de implementacin se encuentra en el anexo Q.
PLANIFICACION
Objetivo
Actividades
Diagnosticar la situacin Disear la herramienta diagnstico teniendo
actual de la empresa.
como base los captulos de la norma NTCISO 9001.2008.
Realizar el diagnstico de la situacin
actual de la organizacin frente al
cumplimiento de los requisitos de la norma.
Elaborar la documentacin Definir la poltica y los objetivos de calidad.
requerida para el sistema de Elaborar el manual de calidad, los
gestin de calidad.
procedimientos
mandatorios
y
los
documentos necesarios para cumplir los
requisitos de la norma. Establecer la mejora
del proceso de recepcin tcnica de
materiales.
23
Responsable
Duracin
Autor
___
Autor
___
Edwards Deming: conocido como el padre de la calidad total. Fsico y matemtico estadounidense.
44
2 semanas
Elaborar el proceso
comunicacin
Alta direccin
2 semanas
Alta direccin
2 semanas
Responsable
Alta direccin
Duracin
1 semana
Alta direccin
3 semanas
45
46
1 semana
12 semanas
3 semanas
Duracin
1 semana
47
5 semanas
Duracin
5 semanas
7.2.
Estos talleres de capacitacin deben ser planeados con el fin que su diseo permita a
los participantes descubrir opciones y generar alternativas de accin ante los constantes
cambios y ajustes en las estructuras organizacionales. La organizacin por lo tanto lo
primero que debe hacer es identificar a aquella persona que tenga el comportamiento de
un lder y sea reconocida dentro de la organizacin por su habilidad para el manejo de
personas y su interaccin con las mismas. Este lder debe lograr:
Luego de que se identifica a la persona que va a liderar los talleres, la organizacin define
los objetivos del taller los cuales se formulan de manera clara, precisa y medible, identifica
las herramientas a utilizar para realizar este proceso y por ltimo la duracin del mismo.
Es importante que la alta direccin tenga claro que los cambios que se van a realizar
deben empezar por ellos con el fin de estimular la adhesin al proyecto y as generar
confianza y credibilidad en las personas.
Estos talleres deben aclararles a las personas que si se adopta una cultura de calidad,
esto traer beneficios a la empresa y a ellos tales como:
48
Estos talleres se deben llevar a cabo en ambientes agradables para que los asistentes se
sientan cmodos, deben ser interactivos es decir que todos los asistentes participen y
expresen las dudas o ideas que tenga en cuanto al sistema. El contenido de las sesiones
debe ser de fcil entendimiento. (Utilizar graficas, imgenes, dibujos, etc).
Es importante que al final de cada sesin haya un espacio para dar sugerencias y
opiniones con el fin de seguir mejorando cada da y que la siguiente sea mejor que la
anterior. Por ltimo la organizacin debe tratar de que las personas se vayan con la
conviccin de que estos procesos son un trabajo en equipo en el cual todos deben aportar
para el crecimiento de la empresa.
Un aspecto importante en todo cambio planificado de la cultura es la educacin, lo cual
hay que fortalecerla por medio de smbolos y valores que orienten el desarrollo del cambio
en la organizacin. Para ello hay que comprometer a la direccin, con el propsito de que
lidere todo el proceso de transformacin de la cultura organizacional.24
24
ZAPATA, Alvaro, RODRIGUEZ, Alfonso. Gestin de la cultura organizacional. Bases conceptuales para su
implementacin. Editorial Universidad del Valle. Primera edicin. Pag 471.
49
CAPTULO 6
8. EVALUACIN FINANCIERA
Durante la ltima dcada los controles por parte de las autoridades encargadas de vigilar
los productos y/o servicios que les son ofrecidos a los clientes son ms estrictos y ms
continuos, esto genera para las empresas que son controladas la necesidad de generar
estrategias que suplan esta necesidad y del mismo modo se logre responder
efectivamente a los requerimientos de los clientes y de las autoridades competentes. Es
por ello que a continuacin de analizarn los costos de calidad y no calidad que se
presentan y los beneficios econmicos y financieros que traer para la empresa el
implementar el diseo del sistema de gestin de calidad que se propone en este
documento.
8.1.
COSTOS DE LA INVERSIN
25
LOPEZ REY SUSANA. Implantacin de un sistema de calidad: los diferentes sistemas de calidad existentes en la
organizacin. Primera Edicin. Ideapropias Editorial, Vigo, 2006
50
51
$ 1250.00026
SEGUIMIENTO
Auditora interna
$750.000
Revisin (Alta direccin)
$300.000
Mejora continua (Acciones)
$ 500.000
Total costos de implementacin:
$ 7775.000
Tabla 8. Costos de implementacin
Fuente: Autor y Directores de los departamentos del Laboratorio
*En la tabla 9 se encuentra la informacin del programa de formacin de auditores
internos de calidad
Informacin general
Tipo: Curso
Duracin: 40 horas
Mtodo: Presencial
Lugar: Bogot
Descripcin breve: Dirigido a: Personas interesadas en conocer la norma ISO 9001 y
las tcnicas para el diseo y montaje del proceso de auditora interna.
Al iniciar la capacitacin, el valor del programa ya debe estar cancelada, por lo que es
necesario que el da de inicio el participante traiga el comprobante de consignacin a
nombre de ICONTEC en Bancolombia.
Programa: el programa entrega al asistente un conocimiento general de la norma ISO
9001 y los lineamientos establecidos en la ISO 19011 para el diseo y montaje de un
proceso de auditora interna en un Sistema de gestin de calidad.
Al finalizar la capacitacin el ICONTEC aplicar un examen, los participantes que
obtengan un puntaje igual superior al 70% el certificado ser de asistencia y
aprobacin, de lo contrario ser nicamente de asistencia.
Tabla 9. Informacin acerca del programa de formacin de auditores internos27
Los costos de certificacin se van a considerar en el mediano plazo, una vez ya se
encuentre consolidado e implementado el sistema de gestin de calidad.
8.2.
BENEFICIOS
26
Programa de formacin de Auditores Internos de calidad. 40 Horas lectivas. Consultado en la World Wide Web, el
10/04/2013 a las 5:00 pm. Disponible en red: http://www.emagister.com.co/programa-formacion-auditores-
internos-calidad-cursos-2726875.htm
27
Ibd.
52
La certificacin no asegura un aumento en las ventas pero si asegura una mejor imagen
en el sector, proveniente de sumar al prestigio actual de la organizacin y la consideracin
que proporciona demostrar que la satisfaccin del cliente es la principal preocupacin de
la empresa28.
Con la implementacin del SGC y el mejoramiento del Proceso de Recepcin Tcnica de
Materiales habr un ahorro anualmente adems de la mejora en la competitividad de la
empresa.
8.3.
INDICADORES FINANCIEROS
Valor presente neto (VPN): se define como el valor que resulta de restar al valor
presente de los futuros flujos de caja de un proyecto, el valor de la inversin
inicial.29
Tasa interna de retorno: se define como la tasa de inters que hace equivalentes
los ingresos y los egresos de un proyecto, entendiendo que la inversin inicial es
el primer egreso que se identifica en un proyecto.30
Relacin beneficio: este indicador tiene como propsito, mostrar al inversionista
de un proyecto en particular, cuales son los beneficios por cada peso que se
invierte en el proyecto.
Para realizar el flujo de caja para el proyecto, se toma como ingresos los ahorros que
se obtienen anualmente (Costos de no calidad) al implementar un cultura de calidad.
Se tiene as una inversin inicial de $ 15275.000 pesos colombianos.
A partir del ao 1 la organizacin tendr unos ahorros gradualmente de $7600.000
pesos colombianos y tendr costos de seguimiento anuales de $1550.000. A partir de
los datos anteriores se obtuvo el siguiente flujo de caja en la tabla 10.
28
GONZLEZ, H. Cules son los beneficios de implantar ISO 9000?, 2011. Consultado en la World Wide Web, el
30/03/2013 a las 2:18 pm. Disponible en red: http://www.gestiopolis.com/canales6/ger/beneficios-de-
implantar-la-norma-iso-9000.htm
29
GARCA, O. Administracin Financiera. Fundamentos y aplicaciones. Cuarta edicin. Editorial Prensa Moderna
Impresores. 2009. Pg 348.
30
Ibd. Pg 351.
53
PERIODO
superavit (deficit)
Ahorro
2013
2014
2015
2016
2017
2018
AO 0
AO 1
AO 2
AO 3
AO 4
AO 5
$ (15.275.000,00) $
(9.225.000,00) $
(4.315.000,00) $
(374.000,00) $
2.743.350,00
7.600.000,00 $
6.460.000,00 $
5.491.000,00 $
4.667.350,00 $
3.967.247,50
Costos de
$ (15.275.000,00) $
implementacion
(1.550.000,00) $
(1.550.000,00) $
(1.550.000,00) $
(1.550.000,00) $
(1.550.000,00)
Total ingresos
6.050.000,00 $
4.910.000,00 $
3.941.000,00 $
3.117.350,00 $
2.417.247,50
FLUJO NETO
$ (15.275.000,00) $
(9.225.000,00) $
(4.315.000,00) $
(374.000,00) $
2.743.350,00 $
5.160.597,50
31
Consultado en la World Wide Web, el 14/04/2013 a las 3:00 pm. Disponible en red:
54
http://www.portafolio.co/
9. CONCLUSIONES
55
56
10. RECOMENDACIONES
57
11. BIBLIOGRAFA
http://www.portafolio.co/
http://es.scribd.com/doc/103145604/3/La-industria-a-grandes-rasgos
http://www.andi.com.co/pages/proyectos_paginas/proyectos_detail.aspx?pro_id=6
2&Id=12&clase=8&Tipo=2.>
http://www.minagricultura.gov.co/archivos/cid_-_050312_-__informe_final__version_publica.pdf.
http://www.ica.gov.co/Areas/Pecuaria/Servicios/Regulacion-y-Control-deMedicamentos-Veterinarios.aspx
http://www.pmconsultores.com/calidad/iso_9001.html
58
http://www.corpoica.org.co/sitioweb/intranet/Download/Documentos/taller_caracteri
zacion_procesos_Mayo_24_1_.pd
http://www.gestiopolis.com/canales6/ger/beneficios-de-implantar-la-norma-iso9000.htm
59
12.
ANEXOS
60