LOS SUBSISTEMAS DE INFORMACIN

LUIS ARTURO QUEVEDO SIERRA

Administrador de Empresas U.Salle.
Empresas Tursticas U.Externado de Col.
Asesor - Docente
Celular 316-5443053

Existen varias maneras de dividir los Sistemas de Informacin, si bien se suele

realizar en dos grandes subsistemas:

El Subsistema Operativo.

El Subsistema Informacional o Decisional.

RECURSOS
HUMANOS

PRODUCCION
SISTEMA DE
TRANSACCIONES EN
LA ORGANIZACION

MERCADEO
Y VENTAS

CONTABILIDAD

Fig. 1.1. Esquema de los subsistemas de informacin.

El Subsistema Operativo es la base de cualquier Sistema de Informacin y es

ineludible en cualquier organizacin actual. En dicho subsistema se procesan los
datos referentes a las actividades rutinarias de la organizacin, las cuales ganan
en fiabilidad, coherencia y tiempo de respuesta, adems de una reduccin en
costos.

Lo integran los Sistemas de Procesamiento Transacciona1 (TPS2) que son las

aplicaciones bsicas para la actividad de la empresa que desarrollan, de forma
automtica, funciones como por ejemplo: contabilidad, Recursos Humanos,
Ventas (facturacin), control de costos, gestin de almacenes, gestin de
tesorera y programacin de la produccin, etc.
El Subsistema Informacional o Decisional, constituye un apoyo a los distintos
procesos de toma de decisiones que impliquen a ms de un departamento e
incluso al nivel estratgico. La informacin es imprescindible a la hora de
acometer un proceso decisional de forma lgica, variando sta en funcin del tipo
de decisin a la que se hace frente. La funcin de este subsistema es
proporcionar la informacin, tanto en cantidad como calidad, necesaria para los
distintos procesos decisionales de la empresa.
En este subsistema no se procesan transacciones orientadas a los datos, sino a
la informacin. Estaramos en el Sistema de Informacin Gerencial (MIS3). Se
extraen datos, depositados en los TPS, as como alguna informacin especfica
para cada proceso decisional, posibilitando una mejor evaluacin y eleccin de las
alternativas en la toma de decisiones. Al integrar informacin con distintas
procedencias se permite proporcionar informacin multifuncional y agregada
sobre las actividades de la empresa. Estos outputs del subsistema, junto a las
herramientas informticas de ayuda y soporte a la decisin, constituyen el
Subsistema Informacional, que tambin recibe el nombre de Decisional.
Para un mejor examen del subsistema que nos ocupa podemos realizar una
divisin de ste en dos subsistemas, aunque ambos suelen actuar de forma
conjunta lo que dificulta considerablemente su distincin:
Los Sistemas de Ayuda, que ofrecen informacin seleccionada configurando
informes resumidos, es decir, con cierto grado de elaboracin y agregacin, que
sirven como ayuda a la toma de decisiones estratgicas y tcticas. Tienen un
carcter enunciativo, lo que quiere decir que no sugieren una solucin especfica
a un problema concreto, slo un fcil acceso a la informacin selectiva (como
ejemplo citamos una aplicacin de contabilidad de gestin consolidada que

genere un balance consolidado de todo el negocio). Dentro de este marco nos

encontramos a los Sistemas de Informacin para la Direccin (EIS4).
Los Sistemas de Soporte, que basndose en la informacin que le suministra el
Subsistema Operativo y los Sistemas de Ayuda, consideran las distintas
alternativas y los escenarios resultantes de cada una de ellas, ofreciendo ayuda a
la resolucin de problemas, sobre todo los de carcter tctico y estratgico,
pudiendo llegar incluso a proponer una decisin (un ejemplo seran los sistemas
expertos encargados de evaluar si se acomete o no una inversin). Aqu
situaramos los Sistemas de Soporte a las Decisiones (DSS5).
Conceptos utilizados>
1 Una transaccin es cualquier actividad o suceso que afecta a la organizacin
(e.g.: descuento de efectos, transferencias bancarias, pago de nminas,
expediciones de mercancas, etc.).
2 Acrnimo en ingls de Transactional Processing System. A partir de ahora TPS.
3 Acrnimo en ingls de Management Information System. A partir de ahora MIS.
4 Acrnimo en ingls de Executive Information System. A partir de ahora EIS.
5 Acrnimo en ingls de Decision Support System. A partir de ahora DSS.

EL

SUBSISTEMA

OPERATIVO

(SISTEMAS

DE

PROCESAMIENTO

TRANSACCIONAL. TPS)
El Subsistema operativo o transaccional es la base del Sistema de Informacin,
en l se realiza los procesos transaccionales referentes a las actividades
rutinarias de la organizacin y sin l no se dispondran muchos de los datos
necesarios para las actividades gerenciales. En las empresas espaolas el grado
de informatizacin a este nivel es cada vez mayor, ya que se estn instalando
paulatinamente toda clase de aplicaciones operativas que automatizan los

procesos transaccionales y satisfacen las necesidades de datos de los distintos

departamentos de la empresa.
Estas aplicaciones operativas, tambin llamadas Sistemas de Procesamiento
Transaccional (TPS) o Sistemas de Procesamiento Electrnico de Datos (EDP1).
Son las clsicas aplicaciones informticas operativas que registran los
acontecimientos rutinarios en las diversas reas funcionales (como contabilidad,
facturacin, gestin de almacenes, nminas,etc), las cuales mecanizan los
procesos automticos bsicos y estructurados que componen el flujo de
informacin de una empresa.
El objetivo principal de este tipo de aplicaciones consiste en automatizar el
procesamiento de los enormes volmenes de datos que generan las operaciones
operativas diarias. Suelen recibir, tratar y producir, de forma mecanizada, datos
con un nivel de detalle muy elevado, que pueden llegar a ser utilizados, en
algunas ocasiones, como informacin poco elaborada. Los soportes lgicos para
esos datos suelen ser archivos o bases de datos operativas con un diseo muy
especfico para los datos que se generen en las transacciones especficas.
Si bien el objetivo de automatizar el procesamiento de las transacciones es
fundamental, adems se consiguen los siguientes:

Almacenar los datos de las operaciones para mantener registros de los

eventos que afectan a la empresa.

Realizar operaciones de clculo, con los datos, para generar resultados

tiles.

Distribuir y ordenar los resultados, disponindolos segn sucesin o

secuencia. Con ello simplificaremos el procesado contribuyendo a la
claridad de los mismos.

Formular resmenes o sntesis, reduciendo, de esta forma, un gran

volumen de datos de transacciones a una forma ms concisa y breve. Para
lo cual se elaboran diversas estadsticas, con los datos procedentes de las
transacciones.

Clasificar los datos y los resultados fruto de las transacciones,

agrupndolas segn unas caractersticas comunes predeterminadas.

Estas aplicaciones, adems de efectuar las operaciones sealadas, suelen

agregar un valor agregado al procesamiento de las transacciones, incorporando
elementos de control que conducen y mejoran el tratamiento de las mismas. Un
ejemplo lo constituyen las aplicaciones de Facturacin, en las que se emiten
recibos correspondientes a pedidos que se han entregado, aunque no hayan sido
facturados, que actan de instrumento de control para la emisin de la
correspondiente factura del pedido y de control interno de la seccin.
Los TPS generan diferentes modelos de informes, documentos y listados (como
libro diario, libro mayor, balance de situacin, balance de sumas y saldos,
nminas, facturas, cuenta de prdidas y ganancias, inventarios y pedidos
pendientes). La informacin contenida en estos documentos y listados sirve de
base para la toma de decisiones operativas y tambin estratgicas, por ejemplo,
un jefe de departamento consulta el estado de inventario de un determinado
suministro.
1 Acrnimo en ingls de Electronic Data Processing.

EL SUBSISTEMA INFORMACIONAL (MIS)

Las decisiones de todos los niveles y departamentos de la empresa deben
disponer de informacin homognea y no contradictoria para sus procesos
decisionales. Para ello, en las empresas que an no disponen de la total
integracin entre sus aplicaciones TPS, se vienen realizando una serie de
traspasos de informacin, ya sea de forma manual o automatizada, apoyndose
en un interfaz propio y compartiendo los datos que se procesan y generan en
cada divisin. El fin de esta integracin, que es una especie de tratamiento
inteligente de los datos, es proveer informacin que sirva de base para la toma de
decisiones operativas y tcticas y, a veces, estratgicas, normalmente mediante
informes o cuadros de mandos anuales, trimestrales y/o mensuales. Dichos
informes deben proporcionar informacin a los gerentes de cada departamento y
a la alta direccin para sus procesos decisionales, mediante el aprovechamiento
de los datos introducidos por el procesamiento de las transacciones. Esto
constituira el Sistema de Informacin Gerencial de la empresa (MIS).

Consideramos los MIS como sistemas encargados de apoyar la toma de

decisiones ofreciendo informacin oportuna, precisa, vlida y fiable en el
momento que se desee, a diferencia de los TPS que estn diseados
preferentemente para procesar y registrar todas las transacciones acaecidas en la
empresa.
El MIS tiene como objetivo que los gerentes de los diferentes niveles de la
organizacin, dispongan de informacin con menor nivel de detalle, ms
consolidada, agrupada, til y resumida sobre el desarrollo de las actividades
operativas de cuya ejecucin deben responder e incluso de aquellas otras que,
an encontrndose en otras reas funcionales, tengan influencia sobre las
actividades del rea bajo su responsabilidad, por ejemplo, en una empresa
industrial el directivo responsable de las ventas debe tener datos de produccin
para saber con que cantidad de productos puede contar en cada momento.
Las aplicaciones tradicionales del MIS tienen como inputs, esencialmente, las
bases de datos operativas internas de las distintas reas empresariales, as como
cierta informacin relativa a los problemas concretos y a corto plazo que pueden
acontecer, adems de informacin procedente del exterior. Los citados
requerimientos de informacin pueden ser identificados previamente, es decir, se
determinaban despus de un minucioso anlisis de la situacin. Adems, en la
mayora de los casos, esa toma de decisiones debera efectuarse de nuevo en un
momento futuro, sirviendo el mismo procedimiento de la informacin para volver a
fundamentar la decisin.
Por otro lado, puesto que las decisiones se presentan de forma reiterada, sus
output, suelen ser informes que se producen con determinada periodicidad,
incorporando cada vez nuevos detalles de lo ocurrido desde la ltima
actualizacin (denominndoseles informes programados regularmente). De la
misma forma, tambin se elaboran informes excepcionales, donde se reflejaban
acontecimientos espordicos o coyunturales que tienen alguna influencia sobre la
empresa.
En un MIS integrado, la informacin necesaria para conectar una decisin tctica
con el nivel operativo puede ser intercambiada, de forma automtica, a travs de

la base de datos que es nica. Si el MIS no est integrado hay que recurrir para ir
de un nivel a otro, a canales ms informales, como podra ser entregando una
copia de un programa de fabricacin al supervisor de produccin.
El MIS nos sirve adems como control interno de las actividades ya ocurridas en
cada rea funcional, evaluando el grado de cumplimiento de sus respectivos
objetivos tcticos y operativos, mediante una serie de informes peridicos y
consultas por pantalla, los cuales contienen una informacin muy estable y
estructurada con unos formatos predefinidos.
En su origen, aos 60 y principio de los 70, el MIS se encontr con la
imposibilidad tcnica de satisfacer las necesidades para las que fueron ideados,
debido a la inexistencia de unas herramientas informticas que le permitiesen
cumplir sus objetivos, si bien hoy da ya se est materializando esta filosofa.
Seguidamente pasaremos a analizar estas nuevas Tecnologas de la Informacin
(EIS y DSS) que se encuadran en el MIS.
SISTEMAS DE SOPORTE A LAS DECISIONES (DSS)
El sistema de Soporte a la decisin, es el sistema de informacin que asiste a los
directivos, que deben tomar decisiones no estructuradas o semiestructuradas. Se
considera no estructurada una decisin cuando no existen procedimientos claros
y precisos para abordarla y, adems, no es posible identificar con antelacin
todos aquellos factores que pueden influir en la decisin.
Con el fin de colocar a la organizacin en una situacin ms favorable que la
detentada en la actualidad, en un rea especfica de problemas, podemos adoptar
un gran nmero de lneas de accin mediante la toma de diferentes decisiones,
entre las que encontraremos decisiones de carcter tctico y otras de carcter
estratgico.
La prctica usual consiste en fijar una serie de objetivos estratgicos para la
consecucin de los cuales se tomarn decisiones tcticas. Es posible tambin que
suceda el fenmeno inverso, adoptndose decisiones tcticas que, con el tiempo

y analizadas las acciones que han causado, se pueden convertir o se usan de

punto de partida para la adopcin de decisiones estratgicas.
Cada vez que se ha de tomar una decisin, hay que efectuar un anlisis de todas
las posibles alternativas, simularlas y cuantificarlas, valorndose la gravedad de lo
que pueda resultar adverso, as como su probabilidad de ocurrencia y, en el caso
de que las posibles soluciones sean mltiples, hay que optimizarlas. En
consonancia con esto, siempre resulta prudente investigar los efectos de las
posibles acciones para, de esta forma, apoyar la toma de decisiones estratgicas
y tcticas.
Aqu entra en juego la primera herramienta que pudo utilizar el MIS, los llamados
DSS, que son un conjunto de paquetes de software que han ido evolucionando
paralelamente con el desarrollo de la microinformtica, que pueden facilitar mucho
el trabajo de tomar decisiones. Dichas herramientas ve la luz a comienzo de los
aos 80, junto con el ordenador personal.
As, los Sistemas de Soporte a las Decisiones, llamados tambin Sistemas de
Apoyo a la Decisin (SAD), Sistema de Informacin de Ayuda a la Toma de
Decisiones (SIATDs) o Sistemas de Planificacin y Apoyo a la Gestin (SPAGs)
realizan una funcin de ayuda al personal directivo en la toma de decisiones no
estructuradas y semiestructuradas (slo se conocen algunos detalles), sobre todo
de cara a las decisiones de carcter tctico. Sirva a modo de ejemplo los modelos
de hoja de clculo y los optimizadores con la que se puede realizar la planificacin
financiera de una empresa.
Utilizan modelos que reflejan la relacin existente entre las decisiones y los
resultados, con una utilizacin intensiva de datos, para ayudar a un sujeto decisor
a resolver problemas concretos. Se suelen centrar en problemas de decisin
especficos (Planificacin financiera, Planificacin fsica, Optimizacin del
transporte y distribucin, Anlisis de riesgo financiero y otros) estando orientados
a un solo sujeto decisor o para la toma de un determinado tipo de decisin. Los
DSS no persiguen automatizar las decisiones, permiten al decisor recuperar los
datos y probar soluciones alternativas, e incluso optimizarlas, durante el proceso
de solucin de problemas.

Los Sistemas de Soporte estn basados en grandes cantidades de informacin

especializada de carcter objetivo que se introducen en los sistemas de
informacin y sirven de gua para la seleccin de la alternativa o alternativas ms
adecuadas al problema planteado, y que facilita la interpretacin de los resultados
obtenidos.
Ahora bien, el proceso anterior se produce manteniendo en todo momento una
interfaz entre el usuario y el ordenador que le permite primero que sus
apreciaciones y juicios de valor se incorporen o no al sistema en las sucesivas
fases de comunicacin y eleccin de alternativas que se van presentando. En el
supuesto mas sofisticado el sistema incorporar los conocimientos acerca del
problema que posee el usuario a travs de las sucesivas cuestiones que el
sistema le plantea.
SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA DIRECCION (EIS)
Los Sistemas de Informacin a Direccin nacen como respuesta a las carencias
que los sistemas tradicionales (Subsistemas de Informacin Operacionales)
presentan a la hora de informar sobre los aspectos claves de la actividad
empresarial. Con las aplicaciones tradicionales se produce un desfase o "gap de
informacin" entre el Subsistema de informacin estratgico y el operativo, que se
traduce en una toma de decisiones de la alta direccin de forma intuitiva, sin
contrastar informacin, lo que implica una prdida de eficacia en los procesos de
planificacin y gestin. Los directivos, en su toma de decisiones estratgicas
tienden a ver la situacin de la empresa desde mltiples puntos de vista, y no
desde un enfoque ms restrictivo, como es normal entre los usuarios del nivel
tctico y operativo, los cuales se suelen concentrar en las pequeas cifras.
Normalmente el tipo de informacin que actualmente reciben los directivos para
apoyar su toma de decisiones proviene, fundamentalmente, del mbito
econmico-financiero, en forma de presupuestos, planes, as como un sinfn de
informes de contabilidad financiera y de costes, todos con un contenido y formato
muy estructurado. Destaca por su ausencia la informacin no financiera, tanto
interna como externa, necesaria para evaluar aspectos tan importantes como la
calidad de los procesos de negocio, la capacidad de innovacin o la posicin

competitiva de la empresa, as como el excesivo nfasis realizado en el anlisis

individualizado por funciones, centros o departamentos, proyectando con ello una
imagen fragmentada de la actividad empresarial.
Para satisfacer esas necesidades de informacin, la alta direccin puede
auxiliarse de los Sistemas de Informacin para la Direccin, que, concretamente,
nacen como respuesta a las carencias que los MIS y los Subsistemas de
Informacin Operativos presentan a la hora de informar sobre los aspectos claves
de la actividad empresarial. Desde nuestro punto de vista, los EIS son
bsicamente unas nuevas herramientas informticas que han permitido que el
MIS pueda tambin llegar a cumplir su funcin en los estamentos superiores de la
empresa, es decir, en el nivel estratgico.
Fundamentalmente el EIS es un sistema de reparto de informacin y
comunicacin basado en ordenadores para altos cargos directivos. En este
sistema la informacin se encuentra concentrada, filtrada y ordenada, permitiendo
que el directivo pueda acceder a la que necesite en el grado de concrecin que
desee y expresada por producto, cliente, zona geogrfica o cualquier otro criterio
que se plantee.
Un Sistema de Informacin para la Direccin es la solucin tcnica a la necesaria
integracin de informacin desde fuentes de datos internas y externas, en un
sistema unificado de reporting que sustituya a esa elevada cantidad de datos, y
no de informacin, que proporcionan las tradicionales aplicaciones informticas de
las diversas reas funcionales de la empresa (Contabilidad, Facturacin, Gestin
de almacenes, Nminas, etc.).
Con los EIS se intenta sustituir y/o complementar el exceso cuantitativo de datos,
que proporcionan las Aplicaciones empresariales. Los EIS pretenden eliminar o al
menos reducir al mnimo el nivel de incertidumbre en el que normalmente trabajan
los directivos, y esto no se logra incrementando el nmero de informes que llegan
a su despacho, por lo general a destiempo y con datos inconexos e incluso
contradictorios, demasiados genricos o excesivamente detallados. Lo que el
directivo necesita es informacin veraz, rpidamente disponible y fcil de
manipular. Estos sistemas representan el mayor avance tecnolgico en el

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tratamiento de la informacin a nivel de direccin. Hasta la aparicin de estas

soluciones, no existan herramientas informticas capaces de gestionar, de forma
fcil, intuitiva y sin requerir conocimiento informtica alguno, la informacin
estratgica de una empresa.
Los EIS son sistemas que permiten a los directivos acceder, mediante unas
sencillas herramientas, a una gran variedad de informacin, cualitativa y
cuantitativa. Aunque se trata de un sistema estructurado, y los formatos de las
pantallas estn definidos de antemano, siempre dejan libertad al ejecutivo de
navegar entre los datos ("data surfing") y bajar a travs de los sucesivos niveles
de informacin ("drilldown") por el camino que desee, normalmente en funcin de
las informaciones que se vaya encontrando, hasta localizar las posibles causas de
los problemas que se le presenten.
En suma, son muchos los subsistemas en que podemos dividir los Sistemas de
Informacin, si bien todas estas clasificaciones slo son relativas, ya que se
orientan a dividir las empresas en estamentos (estratgico, tctico y operativo)
que no siempre estn claramente delimitados y mucho menos con la aplicacin de
las NTIC se estara aplazando la estructura jerrquica de la empresa, si bien este
proceso est ampliando la importancia de los Sistemas de Informacin en la
empresa.
LA GESTIN DEL CONOCIMIENTO
Cuando los datos son transformados en informacin y a esa informacin se le
aade

la

experiencia,

obtenemos

como

resultado

conocimiento.

Este

conocimiento lo adquieren las personas que estn dentro de la organizacin, y es

lo que podramos denominar capital intelectual.
El capital intelectual es un recurso ms con el que cuentan las organizaciones,
aunque no queda reflejado en los estados co1ntables, dada su naturaleza
intangible. Este capital estar compuesto, adems del conocimiento y experiencia

LUISARTUROQUEVEDOSIERRA

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de las personas, por los conocimientos de la propia organizacin en s y del

conocimiento que va adquiriendo sta en sus relaciones con su entorno.
En cuanto a los conocimientos que debe prestar atencin una organizacin, para
gestionar adecuadamente este mbito, podemos destacar los siguientes:

Capacidad de liderazgo empresarial.

Calidad de los servicios prestados.

Calidad de los procesos.

Relaciones humanas.

Soporte informtico.

La gestin documental.

Gestin de la innovacin.

Desarrollo de la creatividad de los recursos humanos.

Este capital o recurso intangible debe sentar las bases para que la organizacin
planifique una serie de estrategias en las que deben quedar perfectamente
definidas las aportaciones de los recursos humanos, los procesos productivos y
las tecnologas a emplear, de tal manera que el objetivo sea hacer de la empresa
una organizacin inteligente y flexible.
En el mundo empresarial y sobre todo en el seno de las grandes empresas
pertenecientes al sector tecnolgico y de servicios, se habla cada vez ms de la
gestin del conocimiento. Desde hace unos aos este concepto est siendo
muy debatido y estudiado, si bien an no se ha establecido el consenso sobre la
definicin de la gestin del conocimiento. Bsicamente podemos decir que
consiste en saber aprovechar el gran potencial de saber con el que cuentan las
empresas para su propio beneficio. A simple vista parece lgico que una empresa
trate de centralizar sus conocimientos y experiencias para mejorar, pero en
realidad, si se tratara de cuantificar ese grado de aprovechamiento, algunos
estudios indican que a penas se llega a manejar un 10 por ciento de ese
potencial.
Podemos definir la gestin del conocimiento como aquel sistema que atiende a
los problemas crticos de adaptacin, supervivencia y competencia organizacional

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para afrontar el creciente cambio discontinuo del entorno organizacional,

abarcando aquellos procesos organizacionales que buscan una combinacin
sinrgica de la capacidad de las nuevas tecnologas de la informacin y de las
comunicaciones para procesar datos e informacin, y las capacidades humanas
de creatividad e innovacin.
Por tanto, es el soporte informtico el que permitir la normalizacin del
conocimiento por toda la organizacin y para ello se hace preciso de un software
que pueda traducir ese conocimiento que la propia empresa genera en su vida.
Actualmente, en el mercado han surgido numerosas herramientas para llevar a
cabo en la prctica todos los procesos que implican la gestin del conocimiento,
siendo muy utilizados entre las grandes empresas las aplicaciones de Meta 4 y la
solucin de Informtica el Corte Ingls. En las empresas de ms reducido tamao
no se han establecido an de forma generalizada este tipo de gestin
informatizada del conocimiento, aunque, como es lgico s se utiliza de manera no
formalizada ni informatizada.
As pues, dada la importancia que cada da est adquiriendo la gestin del
conocimiento, es algo que no se debe descuidar en toda organizacin, habida
cuenta que se trata de un factor competitivo que puede conducir a la empresa a
alcanzar su mxima eficiencia.

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