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Procedimiento

Title:

Procedimiento de Codificacin de los Documentos de Proyectos

1. OBJETIVO
Establecer los pasos para la correcta codificacin de los diversos documentos que se generan en la
gestin de proyectos
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los documentos que se generan como consecuencia de la
gestin de los proyectos de construccion desarrollados por AJANI SAC salvo requerimiento del cliente
para aplicar su estndar de codificacin al proyecto.
3. RESPONSABLES

Gerente de Proyecto: responsable de la aprobacion del presente procedimiento y de velar por


su cumplimiento.

Gerentes/Jefes de Area/Lderes de Disciplina: responsables de cumplir y hacer cumplir el


presente procedimiento.

Lider de Control Documentario: responsable de hacer cumplir el presente procedimiento.

4. TERMINOS DE REFERENCIA

CDDRL: Lista de Requerimientos de Datos y Documento del Contratista

DMG: Grupo de Control de Documento

Documento de Ingeniera: documento creado con contenido tcnico, que est sujeto a un
proceso de aprobacin y revisin, generalmente creado por una disciplina de ingeniera y/o
suministrada por el cliente. Este tipo de documento estar sujeto a cambios controlados a travs
de un proceso de revisin y ser administrado por el EDMS.

PO: Orden de Compra

SDDRL: Lista de Requerimiento de Datos y Documento del Proveedor

Documentos del Proveedor: documentos pertinentes a un paquete especfico conseguido del


vendedor bajo la Orden de Compra.

SGC: Sistema de Gestin de Calidad

EDMS: Sistema de gestin de documentos electrnicos. Consiste en un repositorio de


documentos electrnicos y Convero.

5. POLITICAS

N/A

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Procedimiento de Codificacin de los Documentos de Proyectos


Project No.:

Genrico

Rev. No. (Rev. Date):

0 (21.May.13)

6. DESARROLLO
6.1

La codificacin de los documentos de Ingeniera (disciplinas), excepto, planos isomtricos y


soportes de tubera, tendrn un cdigo alfanumrico estructurado como sigue:

XXXXXX-NNNN-NNN-AAA-NNNN
Cdigo
XXXXXX

NNNN

NNNN

AAA
NNNN

Descripcin
Identificador de Proyecto est asignado al proyecto sobre la concesin del contrato o
sobre la recepcin de una carta intencin del cliente, autorizacin del inicio de un
trabajo. La estructura del cdigo depende de los requerimientos del proyecto.
El Area representa el alcance de trabajo dentro del proyecto (rea fsica) . El rea 0000
est reservada para documentos estndar, documentos multi-reas, esto y tambin
puede ser utilizado si un proyecto no utiliza el rea, ver PMS-PRO-000152: Global
Coding Structures - AWBS.
La Disciplina identifica la disciplina responsable de originar el documento. Se deben
utilizar los cdigos de disciplina corporativos (ver seccin 7.9). Si se requieren cdigos
adicionales, se debe obtener la aprobacin de la persona responsable corporativa de
AMEC.
Tipo de Documento identifica el tipo de documento. Se deben identificar los cdigos
para tipos de documentos Corporativos de AMEC(ver seccin 7.10). Si se requieren
cdigos adicionales, se debe obtener la aprobacin de la persona responsable
Corporativa de AMEC.
Nmero Secuencial es un nmero nico de cuatro dgitos, que identifica el documento.

Ejemplos:
999999-0125-DE20-GAD-0001 Plano de Arreglo General Mecnico
999999-0000-DF00-SPC-0001 Especificacin Elctrica

6.2

La codificacin de los planos Isomtricos tendrn un cdigo alfanumrico estructurado como


sigue:

XXXXXX-XXXXXXXXXX.NNN
Cdigo
XXXXXX
XXXXXXXXX
X
NNN

6.3

Descripcin
Identificador del Proyecto est asignado al proyecto sobre la concesin del contrato o
en recepcin de la carta intencin del cliente autorizando el inicio del trabajo. La
estructura del cdigo depende de los requerimientos del proyecto.
Nmero de Lnea, la estructura de su cdigo depende de los requerimientos del
proyecto.
Nmero de Hoja es un nmero de tres dgitos.

La codificacin de los Soportes de Tubera tendrn un cdigo alfanumrico estructurado como


sigue:

XXXXXX-PSP-XXX-XXXX
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Procedimiento de Codificacin de los Documentos de Proyectos

Genrico

Project No.:

Cdigo

XXXXXX

XXX
XXXX

Rev. No. (Rev. Date):

0 (21.May.13)

Descripcin
Identificador del Proyecto est asignado al proyecto sobre la concesin del contrato o en
recepcin de la carta intencin del cliente autorizando el inicio del trabajo. La estructura
del cdigo depende de los requerimientos del proyecto.
Disciplina identifica la disciplina responsable de originar el documento. Se deben utilizar
los cdigos de disciplina corporativos de AMEC(ver seccin 7.9). Si se requieren cdigos
adicionales, se debe obtener la aprobacin de la persona responsable Corporativa de
AMEC.
Nmero es un nmero de cuatro dgitos.

Ejemplo: 999999-PSP-132-0001 PIPE SHOE S1

6.4

La codificacin de las Hojas de Seleccin de Soporte de Tuberas tendrn un cdigo


alfanumrico estructurado como sigue:

XXXXXX-PSP-XXX-XXXX-XXXX
Cdigo
XXXXXX
XXX
XXX
XXXX

Descripcin
Identificador del Proyecto est asignado al proyecto sobre la concesin del contrato o la
recepcin de una carta intencin del cliente autorizando el inicio del trabajo. La estructura
del cdigo depende de los requerimientos del proyecto.
Disciplina identifica a la disciplina responsable de originar el documento. Se deben utilizar
los cdigos corporativos de AMEC(ver seccin 7.9). Si se necesitan cdigos adicionales,
se debe obtener la aprobacin de la persona responsable Corporativa de AMEC.
Number es un nmero de cuatro dgitos.
Hoja es un nmero de cuatro dgitos.

Ejemplo:
999999-PSP-132-0001-0001 HOJA DE SOPORTE DE SELECCIN DE TUBERA

6.5

La codificacin de los Documentos del(os) Proveedor(es) tendrn un cdigo alfanumrico


estructurado como sigue:

XXXXXXXXXXXX- XXX- NNNN. NNN


Cdigo
XXXXXXXXXXXX
XXX
NNNN
NNN

Descripcin
Nmero de Contrato u Orden de Compra otorgada al proveedor o contratista.
Cdigo SDDRL representa el tipo de planos, datos o certificacin que sern
suministrados. Se deben utilizar los cdigos SDDRL/CDDRL Corporativos de AMEC
(ver instrucciones Procedimiento del Proveedor DOC-PRO-000035).
Nmero Secuencial es un nmero nico de cuatro dgitos, que identifica el
documento.
Nmero de Hoja es un nmero de cuatro dgitos, que se aplica slo a los planos.

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Project No.:

Genrico

Rev. No. (Rev. Date):

0 (21.May.13)

Ejemplo: 999999999999-B01-0001.001 Plano de Arreglo General

6.6

Revisin
Se aplicar una revisin a todos los documentos. En el caso de documentos de pginas
mltiples, cada pgina tendr el nmero del documento, revisin, nmero de pgina, y el nmero
total de pginas claramente identificado. Cuando se revisa slo parte de un documento, todas
las pginas deben ser revisadas.
Se registrarn todos los documentos previamente cargados con un - (guin) al igual que la
revisin.
Los documentos de ingeniera entonces utilizarn un nmero de revisin, segn la tabla a
continuacin.
Emitido para Revisin,
Oferta, Diseo, etc.

Emitido para Construccin o


Compra

Emitido para Anulacin

A, B, C, D, etc

0, 1, 2, 3, 4 10, 11, 12

Los documentos del proveedor utilizarn un nmero de propuesta al igual que la revisin. La
primera propuesta del documento debe ser 001 y luego secuencial.

6.7

Acuerdo para la Denominacin de los Archivos Electrnicos


Documentos de Ingeniera
La denominacin de archivo ser como sigue: nmero de documento, r, revisin (por ejemplo,
todo en maysculas excepto para un caso menor r.
Ejemplos:
9999-0125-DE20-GAD-0001-001_RA
9999-0000-DF00-SPC-0001_R0
9999-XXXXXXXXXX-001_R0 (ISO)
Documento del Proveedor
La denonimacin de archivo ser como sigue: nmero de document, s, c, cdigo de
devolucion de la revisin (por ejemplo, todo en mayscula excepto para un caso menor s y c).
Ejemplos:
999999999999-B01-0001-s001_R2 (Documento recibido del proveedor)
999999999999-B01-0001-c001_R1 (Documento devuelto al proveedor con cdigo revisado).

6.8

Disciplinas

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Genrico

Project No.:

Rev. No. (Rev. Date):

0 (21.May.13)

Para los cdigos standard de Disciplinas y reas, ver PMS-PRO-000152: Global Coding
Structures - AWBS.
6.9

Tipos de Documento
Tipos de Documento de Ingeniera (tcnico) son:
Cdigo
CAN
BLD
BOM
CAL
CAT

Descripcin
Area Classification
Block Diagram
Bill of Material
Calculations
Catalogue

Cdigo
MAP
MOM
MSD
MTO
PAR

CEF

Cause & Effect Diagram

PDG

CNR

Control Narrative

PDN

CSA

Control System Architecture

PER

CSD

Cross Section Drawing

PFD

CWP
DAT

Construction Work Package


Data Sheet

PHL
PHD

DCF

Ducting Flow Diagram

PID

DFD

Data Flow Diagram

PIP

DIA
DID
DSC
DTL
EHT
ENQ
EQD
FLD
FSP
GAD
GRD
HAZ
HUD
ICD
ISO
JBD
LGD
LPD
LST
LYD
MAN

Diagram
Ducting and Instrument Diagram
Design Criteria
Detail Drawing
Electrical Heat Tracing Isometric
Engineering Query
Equipment Drawing
Flow Diagram
Fire & Safety Plans
General Arrangement Drawing
Grading Drawing
Hazardous Area Drawing
Hook Up Drawing
Interconnection Diagram
Isometric
Junction Box Diagram
Logic Diagram
Loop Diagram
List
Layout Drawing
Manual

PLD
PLP
PSP
RCD
RDT
RPT
SCH
SDD
SKT
SLD
SPC
SPD
SSD
STD
STY
SUP
TCQ
TDN
TMD
UGD
WRD

Descripcin
Maps
Minutes of Meeting
Material Selection Diagram
Material Take Off
Process Action Request
Process Design and
Operating Guideline
P&ID Change Advice Notice
Pressure Equipment
Regulations
Process & Utility Flow
Diagram
Philosophy
Phasing Diagrams
Piping and Instrumentation
Diagram
Aboveground Pipeline
Drawing
Piling Drawings
Plot Plan
Pipe Support
Reinforced Concrete Detail
Reinforcement Detail
Report
Schematic
Standard Details & Drawings
Sketch
Single Line Diagram
Specification
Spatial Separation Drawing
Structural Steel Drawing
Standard
Study
Supplier Document
Technical Query
Technical Deviation Notice
Termination Diagram
Underground Services
Wiring Diagram

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Genrico

Project No.:

Rev. No. (Rev. Date):

0 (21.May.13)

Tipos de Documentos Administrativos (No-Tcnicos) son los siguientes:

6.10

Cdigo

Descripcin

Cdigo

ANS

Answers

PCO

AUR
AWD
BWR

Audit Report
Recommendation to Award
Bid Waiver

PCR
PGR
PLN

CAR

Corrective Action Request

PMR

CBE
CCO
CHK
CMD
CNT
CON
DBM
DCR
DPR
ECN
EML
EST

Commercial Bid Evaluation


Contract Change Order
Checklist
Commissioning Dossier
Contract
Concession
Design Basis Memorandum
Design Change Request (Notice)
Decision Paper
Engineering Change Notice
Email
Estimate

POL
POR
PRM
PRO
PUL
QUE
REP
REQ
RFD
RFI
RFP
RFQ

FLN

File Note

SDL

FMR

Field Materials Requisition

SDR

FRM
GDL
ISD
IST

Form
Guidelines
Inspection Documents
Instructions

SHD
SLA
SOR
SOW

LTR

Letter

STR

MEM
MET
MOM
NCR
ORG
OSR
PCN

Memorandum
Method Statement
Minutes of Meeting
Non Conformance Report
Organizational Chart
Onshore/Offshore Survey Report
Project Change Notice

SUP
TBE
TXL
VER
WIN
WPK

Descripcin
Purchase Order Change
Order
Project Change Request
Progress Report
Plan
Planned Maintenance
Routine
Policy
Purchase Order
Permits
Procedures
Punch List
Questionnaire
Recommended Practice
Requisition
Request for Distribution
Request for Information
Request for Proposal
Request for Quotation
Supplier Document and Data
Requirement List
Supplier Document and Data
Register
Schedule
Service Level Agreement
Statement of Requirement
Scope of Work
Management Plans &
Strategies
Supplier Document
Technical Bid Evaluation
Transmittal
Value Engineering Report
Work Instruction
Work Package

Clase de Documentos
Las clases de documentos son:

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Project No.:

Genrico

Rev. No. (Rev. Date):

0 (21.May.13)

100 Engineering Deliverables


200 Project Management Documentation
300 Supply Chain Documentation
400 Construction Documentation
500 Sub-Contractor Documentation
600 Supplier Documentation
700 Customer Documentation
900 System Generated Documentation

6.11

Objetivos para de Emisin


Los objetivos para emisin son los siguientes:
Cdigo
FYI
IAB
ICR
IFA
IFB
IFC
IFD
IFE
IFH

Descripcin
For Your Information
Issued For As-Built
Issued For Construction Record
Issued For Approval
Issued For Bid
Issued For Construction
Issued For Design
Issued For Estimate
Issued For Hazop

Cdigo
IFP
IFR
IFS
IFU
IFV
RLM
RTS
SFR
SFS

Descripcin
Issued For Purchase
Issued For Review
Issued For Squad Check
Issued For Use
Issued For Void
Red Line Markup
Return To Supplier
Supplier Issued For Review
Supplier Issued For Squad Check

Si se requiere Aceptacin del Cliente antes de las Emisiones, ser como sigue:

Cdigo
IBA
ICA
IDA
IEA
IHA
IPA
IRA

6.12

Descripcin
Issued Bid Acceptance
Issued Construction Acceptance
Issued Design Acceptance
Issued Estimate Acceptance
Issued HAZOP Acceptance
Issued Purchase Acceptance
Issued Review Acceptance

Documentacin de las Terceras Partes

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Project No.:

Genrico

Rev. No. (Rev. Date):

0 (21.May.13)

Cuando se trata con documentacin de terceras partes (adems del proveedor), el proyecto
proveer:
Bloques de nmeros secuenciales para cada Autor
Prefijo Identificador de la Compaa (3 caracteres)

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