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ndice
1. Para iniciar
1.1 Objetivo del tema
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2.2 Pasos
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2.3 Consejos
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3. Manos a la obra
3.1 Caso prctico
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3.2 Herramientas
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4. Para terminar
4.1 Repaso de conceptos vistos
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Bibliografa
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Nadie puede suponer que cada persona del equipo tenga acceso a la misma
tecnologa, posea las mismas aptitudes o tenga las mismas expectativas acerca
de lo que se supone que el equipo debe hacer. Las personas externas a la
organizacin (proveedores, contratistas y clientes) no comparten los
conocimientos internos acerca del funcionamiento de la organizacin y tienen sus
propios estilos de trabajo.
Y cada una de las personas del equipo tampoco tiene el mismo nivel de
compromiso con el proyecto. Los programas de trabajo de proveedores y clientes
no estn dedicados al 100% al equipo e incluso los miembros del equipo que
estn en la compaa pueden formar parte a su vez de varios equipos con
diversas exigencias sobre su tiempo.
Creacin de una comunidad cuando las personas no comparten
el mismo espacio fsico
Cmo amoldar a las personas que no se conocen a un equipo de trabajo?
Requiere sensibilidad, paciencia, atencin y confianza y, a veces, algo ms que
buena suerte. Crear una comunidad de personas es difcil de conseguir, incluso
en un lugar de trabajo tradicional, pero todava resulta ms difcil en un espacio de
trabajo virtual.
Empiece a formar la comunidad con antelacin. Si es posible, programe una
reunin inicial general para que todo el mundo tenga la oportunidad de establecer
conexiones personales. En la reunin general, solicite a los miembros del equipo
que hablen sobre lo que esperan aportar al equipo. Solicite a cada miembro que
sugiera el modo de estrechar los vnculos del grupo en el transcurso del proyecto.
Establezca formas de conectar a las personas. No olvide que existe
fsicamente una persona en el otro extremo receptor. Intente buscar modos de
formar una comunidad virtual, pero tenga en cuenta los estilos individuales.
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2.2 Pasos
Pasos para reunir un equipo virtual
1. Defina el propsito.
2. Elija el equipo virtual.
Pasos para crear una comunidad virtual
1. Comience con una primera reunin cara a cara.
2. Programe reuniones peridicas.
3. Llegue a un consenso respecto a los estndares y las normas de
comunicacin.
4. Prepare mtodos para procurar una comunicacin espontnea.
5. Aporte comentarios de evaluacin positivos.
Pasos para establecer una base tecnolgica
1. Tenga en cuenta el tiempo, el dinero y los recursos tecnolgicos.
2. Evale sus propios recursos.
3. Establezca cul va a ser el acceso que los integrantes del equipo tendrn a
la tecnologa.
Pasos para crear una biblioteca de prstamos
Un equipo que comparte el mismo espacio fsico emplea libremente los recursos
en un entorno de oficina. Los diccionarios, CD-ROM y otros materiales de
consulta que se "toman prestado" suelen encontrarse rpidamente en el escritorio
de otro.
Pero los materiales de consulta que un equipo virtual emplea pueden
prcticamente desaparecer.
1. Publique los recursos virtuales como el software y los CD para que todo el
mundo pueda utilizarlos.
2. Haga un inventario de los recursos que los miembros del equipo van a
necesitar. Etiquete los libros, CD y documentos para indicar que se han de
devolver despus del proyecto.
3. Aconseje a los miembros del equipo que comparten sus recursos que
etiqueten todos los materiales exhaustivamente.
Pasos para mantener el control de las versiones
1. Elija el software que le facilite el trabajo.
2. Establezca unas convenciones de denominacin.
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2.3 Consejos
Consejos para escribir mensajes de correo electrnico
-
Enve un mensaje de correo electrnico por cada tema. Permite que los
destinatarios respondan ms fcilmente y archiven o supriman el mensaje.
Para que el mensaje destaque en el buzn de entrada del destinatario,
utilice la lnea que hace referencia al asunto para dejar claro el tema o
hacer una peticin especfica.
Coloque el contenido ms importante al principio; los destinatarios no
siempre llegan hasta el final.
El mensaje debe ser breve, estar centrado en la cuestin y resultar
especfico. Suministre la mayor parte de la informacin en el menor
espacio posible.
Redacte prrafos cortos (tres o cuatro lneas). Adjunte archivos si tiene que
enviar algo ms largo o tiene que utilizar titulares, puntos, tablas, grficos y
otros formatos para que el mensaje se pueda leer y comprender ms
fcilmente.
Tenga cuidado con el humor inoportuno.
Revisin: Revise siempre el mensaje antes de pulsar Enviar. Compruebe
que el mensaje contiene: una Direccin correcta, los Archivos Adjuntos
correctos, una actitud y tono adecuado y una frase que resuma la accin
que desea que el destinatario emprenda.
Identifquese siempre
Transmita un mensaje conciso (escriba un esquema o
incluso redacte lo que quiere decir antes de llamar si
le resulta difcil formularlo mientras habla). Transmita
informacin concreta.
No divague.
Deje siempre su nmero de telfono.
Hable clara y pausadamente cuando indique nmeros
de telfono u otros hechos que el destinatario desee
anotar.
Si necesita que le devuelvan la llamada, diga dnde y
cundo estar disponible.
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permita que los miembros sigan un formato lgico e intuitivo para cargar y
descargar informacin.
sea suficientemente flexible para que se pueda ampliar, cambiar y utilizar
en ms de un proyecto.
sea suficientemente completo para expandirse sin convertirse en un
estorbo.
permita personalizar un sentido de la vista y el tacto del grfico que sea
nico y que dotar al equipo de una identidad.
Cuando haya establecido un sitio Web:
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El equipo define directivas mutuamente aceptables acerca del liderazgo de las
diferentes tareas del proyecto, as como los horarios de operacin. Acuerdan
concertar semanalmente llamadas con todo el equipo para asegurar niveles
apropiados de comunicacin.
Varias semanas despus, en el proyecto surge un problema: Claudia, una
ingeniera de diseo independiente que vive en San Francisco, falla en relacin a
varios plazos de entrega cruciales. Las prximas fases del proyecto dependen de
los diseos que Claudia es responsable de crear.
Esta es la primera vez que Ingeniera Trujillo trabaja con Claudia y Daniel no est
seguro de porqu ella est fallando en los plazos de entrega. Sabe que tiene que
hacer algo con este problema. Makoto, la gerente de proyecto de OMD en Tokio,
le enva a Daniel algunos correos electrnicos y parece estar un poco
preocupada. Daniel se preocupa de que Makoto est ms enojada de lo que deja
entrever en sus comunicaciones.
Qu debera hacer Daniel en cuanto al incumplimiento de las fechas de
entrega de Claudia?
Explore todas las opciones.
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Al consultar con Claudia, Daniel descubre que ella se atrasa porque ha supuesto
errneamente que sus diseos iniciales deben ser perfectos antes de ser
entregados. Se da cuenta que Claudia no se ha comunicado con la frecuencia
suficiente con otros miembros del equipo, por lo que ha malinterpretado sus
expectativas respecto a su trabajo.
Daniel le explica que, en esta etapa inicial del proyecto, es importante que ella
prepare una aproximacin y el borrador de un diseo para que otros miembros del
equipo puedan trabajar con l, con lo que Claudia concuerda.
Pero este episodio ha dejado preocupado a Daniel. Para prevenir desacuerdos,
decide tomar pasos para mejorar la comunicacin entre los miembros del equipo.
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3.2 Herramientas
3.3
Telfono:
Funcin (cargo)
Correo electrnico:
Responsabilidades clave
Ubicacin
2000 del Presidente y los Miembros de la Junta de Gobierno de Harvard College y sus licenciantes. Reservados todos los derechos.
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Conferencia telefnica
Fax
Videoconferencia
Mensajes de voz/telefnicos
Foro de discusin
Procesador de textos
Pizarra virtual
Mensajera universal
Otros:
Evaluacin
Fecha de la evaluacin:
En la columna Equipo, mencione si es Windows o Macintosh, versin del sistema operativo y, si es posible, unidad de procesador
central (CPU), RAM instalada, y tamao del dsco duro. Debe especificar el sistema de correo electrnico que utiliza ya que si
existe incompatibilidad entre los sistemas, el formato y los documentos adjuntos pueden verse afectados. Si enva documentos
adjuntos a travs del correo electrnico, particularmente si es a travs de sistemas de seguridad corporativos, verifique que
puedan ser recibidos.
Compresin de archivos
Programa/Versin (por
ejemplo, WinZip, PKZip)
Enumere todas las herramientas
que el miembro del equipo no
sabe utilizar bien.
Considere lo siguiente: . . .
Todos los miembros del equipo cuentan con el equipamiento necesario? Tienen la capacidad suficiente o estn familiarizados con las herramientas?
Algn miembro del equipo tiene un sistema de seguridad corporativo u otras medidas de seguridad que deban tenerse en cuenta?
Alguno de los miembros tienen permiso de edicin y otros de slo lectura para ciertas bases de datos o documentos?
Existe algn problema potencial de incompatibilidad tcnica? Ha realizado pruebas piloto con todos los medios de comunicacin?
Acciones planificadas
Enumere las necesidades de software, hardware, capacitacin y dems que requiera el equipo o sus miembros. Mencione tambin si se
ha programado la realizacin de una prueba para determinar la compatibilidad y facilitar el acceso a la informacin.
2000 del Presidente y los Miembros de la Junta de Gobierno de Harvard College y sus licenciantes. Reservados todos los derechos.
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Objetivo N 1:
Tareas
Miembro(s)
responsable(s)
Fecha
objetivo
Fecha de finalizacin
de la tarea/
Resultados
Fecha de
revisin/
aprobacin
Miembro(s)
responsable(s)
Fecha
objetivo
Fecha de finalizacin
de la tarea/
Resultados
Fecha de
revisin/
aprobacin
Objetivo N
2:
Tareas
2000 del Presidente y los Miembros de la Junta de Gobierno de Harvard College y sus licenciantes. Reservados todos los derechos.
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The Art of Managing Virtual Teams: Eight Key Lessons por Charles
Wardell.
Artculo del Harvard Management Update, noviembre 1998.
Tema 19
Bibliografa
N. Fredric Crandall, Ph.D. y Marc J. Wallace, Jr., Ph.D. Work & Rewards in the
Virtual Workplace, A New Deal for Organizations and Employees. Nueva York,
NY: AMACOM, American Management Association, 1998.
George Goldsmith y Cory LeFebvre. Virtual Work: Real Results. The Interactive
Manager Series. CD-ROM multimedia interactivo. Boston, MA: Harvard
Business School Publishing, 1998.
Jessica Lipnack y Jeffrey Stamps. Virtual Teams: Reaching across Space, Time,
and Organizations with Technology. Nueva York, NY: John Wiley & Sons, 1997.
Lipnack y Stamps, Virtual Teams.
Goldsmith y LeFebvre, Virtual Work.
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