Manual de Procedimientos Administrativos

N. de Procedimiento:
MPAD/DAA/003
N. de Revisin: 01

Nombre del Procedimiento:

Devolucin de Materiales al Departamento de Almacn
Fecha de Rev.: 05/2008
Responsable: D.O.A.

Recomendado/Autorizado:

Aprobado por: S.ADM.:

N. de Pg.: 1/8
Fecha de Edicin: 01/2000

1.0.

TTULO:
DEVOLUCIN DE MATERIALES AL DEPARTAMENTO DE ALMACN.

2.0.

OBJETIVO:
Establecer mecanismo de control para las devoluciones de materiales al Departamento
de Almacn.

3.0.
-

UNIDADES PARTICIPANTES:
Unidad Solicitante
Asistencias Administrativas
Direccin de Abastecimiento y Almacn (Departamento de Almacn)

4.0.

ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIN:

Es efectivo para todas las dependencias judiciales y administrativas que realizan
devoluciones de materiales sin utilizar, al Departamento de Almacn en un trmino no
mayor a 3 meses, luego de su despacho.
Tambin para las dependencias judiciales y administrativas de los Distritos Judiciales que
tengan unidades de almacn.

5.0.
-

REFERENCIAS/DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Decreto No.214-DGA del 8 de octubre de 1999 Por el cual se emiten las Normas de
Control Interno Gubernamental para la Repblica de Panam. Contralora General de la
Repblica. Gaceta Oficial No. 23,946.

Procedimiento MPAD/DPP/001: Elaboracin, Control y Administracin de Manuales y

Procedimientos, abril de 2005.

6.0.

DEFINICIONES/GLOSARIO DE TRMINOS:
No Aplica.

7.0.

FORMULARIOS (FORMAS), INSTRUCTIVOS Y ANEXOS:

No. ANEXO
No. DE FORMA
TTULO
1
DAA/07
Inventario (Kardex Electrnico)
2
DAA/30
Devolucin de Materiales

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N de Procedimiento
MPAD/DAA/003
N de Revisin: 01

Nombre del Procedimiento:

Devolucin de Materiales al Departamento de Almacn

Fecha de Revisin: 05/2008

N de Pg.: 2/8

8.0

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD / ACCIN:

Unidad Responsable /
Funcionario

Pasos

Descripcin de la Actividad / Accin

Unidad Solicitante

Comunica
a
la
Asistencia
Administrativa
correspondiente, la necesidad de devolver materiales.

Asistencia Administrativa
(Asistente Administrativo (a))

Verifica caractersticas de la devolucin y

confecciona Formulario de Devolucin de Materiales,
Forma DAA/30, Anexo N 2, para remitir al
Departamento de Almacn, aquellos materiales que
cumplan con las siguientes caractersticas:
1. Que no hayan sido utilizados por la dependencia.
2. Que no estn deteriorados, daados o vencidos.
3. Que no hayan sido despachados en un trmino
mayor a tres (3) meses.
4. Que el o los materiales sean devueltos tal y como
fueron
despachados, en su forma de empaque original.

El Formulario debe indicar lo siguiente, ver forma

DAA/030, Anexo N 2:
Departamento de Almacn
(Secretaria)

Nombre de la Unidad Solicitante.

Fecha de devolucin.
Renglones numerados secuencialmente.
La misma cantidad de artculos que fueron
despachados en su forma de empaque original.
Unidad de medida.
Razones que motivan la devolucin.
Nombre, cargo y firma de la persona responsable
de la devolucin.
Sello de la Unidad Solicitante

Recibe el Formulario de Devolucin de Materiales,

Forma DAA/30 y verifica que est firmado y comple
to.

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N de Revisin: 01

Nombre del Procedimiento:

Devolucin de Materiales al Departamento de Almacn

Fecha de Revisin: 05/2008

N de Pg.: 3/8

Unidad Responsable /
Funcionario
Departamento de Almacn
(Responsable de Seccin de
Almacn)

Pasos

Descripcin de la Actividad / Accin

Inspecciona los materiales devueltos, rechaza y re

gresa a la Asistencia Administrativa aquellos que no
cumplan con las caractersticas exigidas, con el fin
de que el asistente administrativo (a) coordine con la
Direccin de Contabilidad y Auditora Interna el co
rrespondiente proceso de descarte.
Si los materiales cumplen con las caractersticas,
pasa el Formulario de Devolucin de Materiales a la
Seccin de Registro.

Departamento de Almacn
(Responsable de Seccin de
Registros)

Recibe el Formulario de Devolucin de Materiales y

actualiza el registro mecanizado (RAHMAN), a tra
vs del cono, registro de devoluciones.
Reproduce el Formulario de Devolucin de Materia
les y adjunta copia del Formulario de Recepcin de
devolucin mecanizada (RAHMAN) y los remite al
Oficial de Kardex, para su registro y actualizacin.
Enva a la Direccin de Contabilidad el formulario
original de Recepcin mecanizada y copia del For
mulario de Devolucin.

Departamento de
(Oficial de Kardex)

Almacn

Recibe copia del Formulario de Devolucin de Mate

riales y copia de Formulario de Recepcin y realiza
el registro en kardex (Forma DAA/07, Anexo No.1),
sellando los documentos de registrado en kardex.
Archiva documentacin.

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N de Revisin: 01

Nombre del Procedimiento:

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Fecha de Revisin: 05/2008

N de Pg.: 4/8

9.0.

DIAGRAMA DE FLUJO:
Direccin de Abastecimiento y Almacn

Unidad Solicitante

Asistencia Administrativa

Departamento de Almacn
Secretaria

Seccin de Almacn

Seccin de Registros

Inicio
Comunicar a la
Asistencia
Administrativa
correspondiente,
sobre la
devolucin

Oficial de Kardex

Confeccionar
Formulario de
Devolucin
DAA/30 y
remitir al
Departamento
de Almacn.

Recibir el
Formulario de
Devolucin
DAA/30 y
verificar que
est firmado y
completo.

Recibir el
Formulario de
Devolucin de
Materiales y
actualizar el
registro
mecanizado.

Inspeccionar
los materiales
devueltos.

No

Cumplen con
las caractersticas
exigidas?

Rechazar
y regresar
los
materiales,
a la
Asistencia
Admtva.

Pasar el
Formulario
de
Devolucin
de
Matles. a la
Secc. de
Registro.

Reproducir el
Formulario de
Devolucin de
Materiales DAA/30 y
remitir al Oficial de
Kardex para su
registro y
actualizacin.

Archivar
Formulario
original.

Recibir copia del

Formulario de
Devolucin de
Materiales DAA/
30 Devolucin de
Materiales,
registrar en
kardex, Forma
DAA/07 y sellar.

Archivar
copia.

Fin

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N de Revisin: 01

Nombre del Procedimiento:

Devolucin de Materiales al Departamento de Almacn

Fecha de Revisin: 05/2008

N de Pg.: 5/8

ANEXO No.1

Organo Judicial
Manual de Procedimientos Administrativos

N de Procedimiento
MPAD/DAA/003
N de Revisin: 01

Nombre del Procedimiento:

Devolucin de Materiales al Departamento de Almacn

Fecha de Revisin: 05/2008

N de Pg.: 6/8

ANEXO No.1
Fecha de Edicin: Enero/2000

N de Revisin: 01

FORMA: DAA/07
Fecha de Revisin: Mayo/2008

INSTRUCTIVO
1.0. OBJETIVO:
Mantener un efectivo control de la existencia de materiales del almacn de la institucin.
2.0.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.

DESCRIPCIN DE LA INFORMACIN:
Grupo: Indicar el grupo al que pertenece el artculo.
Cdigo: Detallar la identificacin del artculo de acuerdo a la tabla de artculos.
Artculo: Describir brevemente el artculo.
Unidad: Identificar la unidad de medida del artculo (unidad, caja, galn, litro, envase, etc.).

2.5. Reorden: Presentar el saldo mnimo que debe existir en inventario para realizar un nuevo pedido

2.15.

de este artculo.
Consumo: Presentar el consumo promedio mensual del artculo saldo mnimo y mximo en el
historial de entradas y despachos del artculo. Lo calcula automticamente la hoja de clculo.
Asiento Inicial al: Indicar la fecha del primer documento capturado en el sistema.
#: Anotar numeracin secuencial para cada rengln capturado.
Fecha: Anotar la fecha en que se efectu la entrada o salida del material.
# E / S: Anotar el nmero de recepcin o despacho que emite la seccin de registro de acuerdo a la
accin ejecutada.
Entrada: Anotar la cantidad de artculos que ingresan al inventario.
Salida: Anotar la cantidad de artculos que se rebajan del inventario.
Saldo: Totalizar las cantidades del artculo, disponibles en inventario.
Descripcin: Identificar el nombre del proveedor del que se estn recibiendo los artculos o la uni
dad o despacho de la institucin que recibe el despacho.
Mensaje: Indicar si hay algn error en los datos introducidos. Aparece automticamente.

3.0.
3.1.

DISTRIBUCIN:
ORIGINAL: Departamento de Almacn.

4.0.
-

DISPOSICIONES GENERALES:
Este formato es mecanizado y fue creado en el programa Microsoft Excel. Tiene un botn que per
mite introducir el nombre de la hoja para su fcil bsqueda.
Para agregar una pgina adicional, debe solicitarse por escrito a la Direccin de Informtica.
Los nmeros que aparecen sobre las columnas: fecha, entrada y salida, corresponden a la cantidad
de datos totales introducidos en cada una. El nmero que aparece sobre la columna saldo, indica el
saldo en inventario del artculo, el cual debe corresponder a la cantidad que aparece fsicamente en
los anaqueles.

2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
2.10.
2.11.
2.12.
2.13.
2.14.

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N de Procedimiento
MPAD/DAA/003
N de Revisin: 01

Nombre del Procedimiento:

Devolucin de Materiales al Departamento de Almacn

Fecha de Revisin: 05/2008

N de Pg.: 7/8

Organo Judicial
Manual de Procedimientos Administrativos

N de Procedimiento
MPAD/DAA/003
N de Revisin: 01

Nombre del Procedimiento:

Devolucin de Materiales al Departamento de Almacn

Fecha de Revisin: 05/2008

N de Pg.: 8/8

ANEXO N 2

Fecha de Edicin: Mayo/2008

N de Revisin: 00

Forma: DAA/030
Fecha de Revisin: 00

INSTRUCTIVO:
1.0. OBJETIVO:
Registrar de manera formal y detalladamente las devoluciones de los bienes y materiales
por parte de las dependencias judiciales y administrativas.
2.0.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.

DESCRIPCIN DE LA INFORMACIN:
Unidad Solicitante: Identificar la dependencia que realiza la devolucin.
Fecha de Devolucin: Anotar la fecha correspondiente a la confeccin de este formulario.
Rengln: Enumerar los renglones que son devueltos, desde el primero hasta el ltimo.
Cantidad Devuelta: Colocar el nmero de unidades Devueltas.
Unidad: Identificar la unidad de medida (litros, galones, cajas, docenas, etc.)
Razones de la Devolucin: Describir la causa por la cual se devuelve el material.
Nombre: Escribir el nombre completo del funcionario que realiza la devolucin
Cargo: Anotar el cargo que desempea el funcionario que realiza la devolucin.
Firma. Firmar el funcionario que realiza la devolucin. Pueden ser:
a.) Asistentes Administrativos.
b.) Jueces o Secretarios (as) Judiciales.
c.) Directores de Unidades Administrativas y/o Jefes de Departamentos.
2.10. Sello de la Unidad Solicitante: Colocar sello de la Unidad que devuelve el bien.
3.0.
3.1.
3.2.
3.3.

DISTRIBUCIN:
ORIGINAL:
Departamento de Almacn
COPIA:
Asistencia Administrativa
COPIA:
Unidad Solicitante

4.0. DISPOSICIONES GENERALES:

No Aplica.