Que es preciso actualizar, reformar y unificar las disposiciones
deIReglamento del Fondo de Caja Chica del GAD del Cantn 24 de Mayo, en concordancia con las disposiciones administrativas, financieras aetuaies dentro del estrueturai organizaeionai dei GAD. Este instrumento jurdico prev que de conformidad con lo previsto en la Constitucin de la Repblica vigente, se requiere regular la organizacin, competencias, facultades y funcionamiento de los GAD Municipales, y por ello es imprescindible actualizar y adaptar la reglamentacin Interna Municipal del GAD del Cantn 24 de Mayo, a la realidad jurdica actual, para brindar servicios eficientes, eficaces, econmicos a los ciudadanos y ciudadanas del cantn 24 de Mayo. Esta situacin vuelve imprescindible regular y reglamentar a travs de una Ordenanza el Manejo, Custodia, Registro y Control de los Fondos Fijos de Caja Chica del GAD dej Cantn 24 de Mayo, debindose armonizar las disposiciones constitucionales, las del Cdigo en mencin y la normativa aplicable a esta Ordenanza.
EL GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO
DEL CANTON 24 DE MAYO. CONSIDERANDO: Que, los Gobiernos Autnomos Descentralizados Municipales gozan "de auionoma poltica, administrativa y financiera", conforme lo dispuesto en el Art. 238 de la Constitucin de la Repblica y Art. 53 del COOTAD; Que, la autonoma poltica, administrativa y financiera de los Gobiernos Autnomos Descentralizados prevista en ia Constitucin "comprende el derecho y la capacidad efectiva de estos niveles de gobierno para regirse mediante normas y rganos de gobierno propios, en sus respectivas circunscripciones territoriales, bajo su responsabilidad sin intervencin de otro nivel de gobierno y en beneficio de sus habitantes", de acuerdo a lo prescrito en el Art. 5 del COOTAD; Que, la garanta de autonoma, estipula que "Ninguna funcin del Estado ni autoridad extraa podr interferir en la autonoma poltica, administrativa y financiera propia de los Gobiernos Autnomos Descentralizados, salvo lo prescrito por la Constitucin y las leyes de la Repblica", segn lo prescrito en el Art. 6 del COOTAD; Que, para cumplir con las funciones y competencias exclusivas, previstas en el Art. 264 de la Constitucin de la Repblica y en los Arts. 54 y 55 del COOTAD, diferentes unidades administrativas, por costo beneficio, requieren realizar gastos menores para la adquisicin de materiales de oficina, partes, piezas, insumos, repuestos y reparaciones menores, que tienen el carcter de no previsibles, urgentes y de valor reducido; Que, es necesario emitir las normas para el manejo de Caja Chica del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del cantn 24 de Mayo, de acuerdo a la naturaleza de la entidad, y el ordenamiento
jurdico vigente que le rige, entre ellos, la Ley, Acuerdos emitidos
por ei Ministerio de Finanzas y ias Normativas de Controi Interno expedido por la Contralora General del Estado; y, En ejercicio de las atribuciones que le confiere el inciso final del Art. 264 de la Constitucin de la Repblica, Art, 7, letra a) del Art. 57 y Art. 322 del COOTAD, RESUELVE: EXPEDIR
EL PROYECTO DE REFORMA A LA ORDENANZA DE MANEJO,
CUSTODIA, REGISTRO Y CONTROL DE LOS FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA Art. 1.-Finalidad.-E fondo fijo de caja chica tiene como finalidad
pagar obligaciones no previsibles, urgentes y de valor reducido.
Art. 2.- Concepto del Fondo Fijo de Caja Chica. El Fondo Fijo de
Caja Chica es una cantidad de dinero en efectivo reembolsabie, que
sirve para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante transferencias bancadas. Art. 3.- mbito de Aplicacin del Fondo. Se sujetarn a lo
determinado en la presente Ordenanza, las diferentes Direcciones y
Unidades Administrativas del Gobierno Autnomo Descentralizado del Cantn 24 de Mayo a las que se asignen Fondos Fijos de Caja Chica y a los funcionarios responsables de su administracin y manejo. Art. 4.- De la Administracin del Fondo Fijo de Caja Chica. El
manejo y custodia del Fondo Fijo de Caja Chica, ser de
responsabilidad, custodia, administracin, control y reintegro de personas ajenas a las reas financieras del GAD del Cantn 24 de Mayo, designada por el Alcalde (sa) del Cantn, como mximo Ejecutivo de la administracin municipal.
El responsable designado mantendr en su poder el Fondo en
dinero efectivo con el objeto de atender en forma oportuna cualquier pago que corresponda a adquisiciones o servicios urgentes y por ningn concepto el custodio abrir cuentas de ahorro a ttulo personal; y tomar las precauciones del caso para la seguridad del mismo, que deber ajustarse a lo dispuesto por la Contralora General del Estado, Normas de Control Interno sobre la materia y la presente Ordenanza. Los servidores pblicos responsables del manejo de Caja Chica sern caucionados. Actuarn como responsables de la ejecucin los Directores Departamentales o Jefes de las Unidades Administrativas del rea donde se asigne un fondo fijo de Caja Chica y el encargado de administrar el Fondo Fijo de Caja Chica. Art. 5.-Programacin y Apertura.-La Direccin Financiera, apertura el Fondo de Caja Chica para la Alcalda. Art. 6.-Monto.-EI monto lmite del Fondo de Caja Chica ser de hasta Quinientos dlares (USD 500.00) para el Despacho de Alcaida; para las unidades de: transporte, abastecimiento, mantenimiento y/o construccin hasta trecientos dlares (USD 300.00); y para las unidades administrativas en general, que cuente con este fondo, ser hasta doscientos dlares (USD 200.00). Art. 7.- Desembolso.- La cantidad mxima de cada desembolso ser de hasta USD.25 por tanto queda prohibido realizar egresos superiores a este valor, as como la subdivisin o prorrateo entre varios recibos o facturas por el mismo concepto.
El responsable del Fondo realizar los desembolsos mediante
pagos en efectivo exclusivamente para la adquisicin de bienes o servicios emergentes, hasta el 10% del valor total del Fondo Fijo de Caja Chica utilizando el formulario "Vale de Caja Chica" establecido para el efecto. La Direccin Financiera del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal de 24 de Mayo, gestionar la transferencia de los valores para el Fondo Fijo de Caja Chica al servidor responsable del manejo y custodia de dicho fondo.
Art. 8.- Utilizacin.-EI fondo se utilizar nicamente para los
fines de su establecimiento, en particular para la adquisicin de
suministros y materiales, insumos, tiles de aseo, fotocopias mantenimientos menores y otros pagos de bienes y servicios que tienen el carcter de imprevisibles y/o urgentes tales como: a) Adquisicin y arreglo de cerraduras y seguridades; b) Copias de llaves; c) Adquisicin de mapas, planos, etctera; d) Adquisicin de suministros o materiales de menor cuanta que por su naturaleza no puedan mantenerse en stock o en caso de que no exista disponibilidad de aquellos en la Bodega Municipal; e) Adquisicin de repuestos y reparaciones pequeas para instalaciones de agua, energa elctrica, telfono, plomera y albailera de los inmuebles del GAD del Cantn 24 de Mayo; f) Pago de documentos, formularios o solicitudes oficiales; g) Pago de derechos o registros notariales, autenticacin y certificacin de documentos, reconocimientos de firmas, del Registro de la Propiedad, fiscales, municipales, bancarios, judiciales y otros similares; h) Pago de correspondencia terrestre y area; i) Gastos que se originen en los eventos de capacitacin; j) Pago de transporte pblico dentro de la ciudad y provincia en el trmite de documentos oficiales, movilizacin de mensajeros; k) Movilizacin de empleados o funcionarios, con la autorizacin de la mxima autoridad del rea, por valores mnimos y razonables;
I) Pago de fotocopias y planos y otras que por sus
caractersticas especiales y tcnicas no pueda realizarse en las fotocopiadoras del GAD del Cantn 24 de Mayo. De igual forma, el pago do fotocopias de documentos oficiales realizadas por funcionarios o empleados a quienes se les haya asignado alguna gestin en otra entidad o institucin dentro de la ciudad o provincia q que e encuentren en comisin de servicios en cualquier ciudad del pas; m) Servicios de anillados, empastados, impresiones; n) Bienes de menor cuanta, autorizados por la mxima autoridad del rea de acuerdo a lo establecido en la presente Ordenanza y que tengan el carcter de urgentes o imprevisibles;
) El Fondo Fijo de la Caja Chica asignado a la Secretara
General podr utilizarse para cubrir adems de los gastos sealados anteriormente, en la compra de agua, aguas minerales requeridas en las reuniones de trabajo, o sesiones del Concejo Municipal del Cantn 24 de Mayo;
Los fondos de caja chica asignados a las unidades de
transporte, abastecimientos, mantenimiento y/o construcciones, se utilizarn fundamentalmente para la adquisicin oportuna de partes, piezas, insumos, repuestos, combustible, peajes, parqueaderos y la compra de suministros y materiales para una mejor conservacin y mantenimiento de los vehculos y bienes en general de la institucin. La Alcalda podr utilizar este mecanismo para el pago de refrigerios, cuando se efecten reuniones de carcter oficial; se produzcan visitas de funcionarios de jerarqua; y, otros actos que ameriten estas erogaciones. El Secretario (a) del Concejo dar fe de los asistentes y de la naturaleza del acto.
Art. 9.- Prohibicin.- Se prohbe utilizar el Fondo Fijo de
Caja Chica para el pago de servicios personales, anticipo de viticos, servicios bsicos, matriculacin vehicular, bienes de larga duracin, subsistencias y gastos que no tienen el carcter de previsibles o
urgentes; adquirir Cafeteras
mquinas y equipos de oficina,
ventiladores,
escritorios,
Con la excepcin que consta en el tercer inciso del artculo
8; se prohibe a los dems funcionarios que manejen el Fondo Fijo de Caja Chica utilizar te rubro para el pago de bienes y servicios en beneficio personal, anticipo de viticos, subsistencias, alimentacin, sueldos, horas extras, prstamos, donaciones, multas, agasajos, suscripcin a revistas y peridicos, compra de activos fijos, decoraciones de oficinas (no incluye mantenimientos menores, ni adquisicin de smbolos patrios) movilizacin relacionada con asuntos particulares, insumos de cafetera en general, gastos que no tienen el carcter de previsibles o urgentes y de menor cuanta. Art. 10.- Formularios y registros.-Todo pago con cargo al fondo, debe tener ei respaldo respectivo "vale de caja chica", en el que debe constar la fecha, el valor en nmeros y letras, el concepto y la firma del ciudadano que provee el bien o servicio; y la fecha y las firmas de los servidores que autorizan el gasto y del responsable de la custodia y administracin del fondo, Art. 11.- Facturas, comprobantes y recibos.-EI custodio del fondo, est en la obligacin de requerir y adjuntar facturas, comprobantes y/o recibos resultados del gasto, que constituyen documentos de respaldo ai "vaie de caja chica". Los referidos documentos debern contener, por lo menos, los siguientes datos: Lugar y fecha; Registro nico de Contribuyentes o
en su defecto el nombre, nmero de cdula de ciudadana y
rbrica del proveedor de bienes y/o servicios. En todos los casos, se observar estrictamente lo establecido en las disposiciones legales que en materia tributaria rige el particular.
Art. 12.- Aspectos Tributarios.- El manejo del Fondo
Fijo de Caja Chica debe cumpiir con ia normativa tributaria vigente, particularmente con lo dispuesto en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retencin, y documentos complementarios as como el procedimiento tributario de reembolso de gastos establecido en el Reglamento de Ley Orgnica de Rgimen Tributario Interno (LORTI). De esta manera, al momento de la adquisicin del bien o servicio con recursos del Fondo Fijo de Caja Chica, se deber solicitar al proveedor ia emisin de los comprobantes de venta como facturas o nota de venta autorizados. Para la adquisicin de bienes y servicios, los comprobantes de venta o documentos autorizados debern emitirse a nombre del responsable del fondo, quien por su naturaleza no estar obligado a realizar retencin de impuestos, pues nicamente se aplicar el reembolso de gastos que se refiere el reglamento de la LORTI. Para obtener el reembolso, si el responsable del Fondo es un empleado en relacin de dependencia se le deber emitir una Liquidacin de Bienes o Servicios para cada liquidacin.
Art. 13.- Reposicin.- La Direccin Financiera realizar la
reposicin del fondo de caja chica de manera oportuna, cuando se haya consumido el noventa y cinco por ciento (95%) del monto establecido y por una sola vez al mes, para lo cual debern
presentarse todos los documentos habilitantes sobre las compras
efectuadas y detalladas, previo la presentacin del formulario "Resumen de Caja Chica" que contendr nmero, fecha, concepto y valor, debidamente suscrito por el custodio del fondo, al que se adjuntar los originales de las facturas, comprobantes o recibos que justifiquen los pagos. No se reconocern los valores de los documentos antes referidos, que se encuentren repisados, sobre escritos, borrados, tachados o mutilados.
Art. 14.- Control.-La Direccin Financiera, con la
intervencin de la Tesorera verificar, analizar, liquidar y contabilizar los valores correspondientes al Fondo de Caja Chica, as como efectuar arqueos peridicos sorpresivos a fin de determinar el cumplimiento de lo estipulado en la presente ordenanza. Art. 15.- Causas de Liquidacin.-EI fondo de caja chica podr ser liquidado por las siguientes causas: a) Cuando se compruebe el mal manejo del fondo; b) Por cesar en sus funciones el servidor responsable, del manejo y custodio dei fondo o cuando no se uiiiice con ia frecuencia requerida. c) Por no presentar documentos de respaldo de la utilizacin del Fondo en forma oportuna para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, d) Por haber permanecido inmovilizado por ms de dos meses. e) Por comprobarse que el Fondo fue utilizado en fines diferentes para los cuales fue creado. f) Por disposicin de la Contralora General del Estado o Auditora interna.
Art. 16.- Norma Supletoria.- En todo cuanto no se encuentre
contemplado en esta ordenanza se estar a lo dispuesto en el Cdigo Orgnico d Organizacin Territorial, Autonoma y Descentralizacin; Ley Orgnica de Rgimen Tributario Interno, Cdigo Orgnico Tributario; Resolucin 405-08 de las Normas de Control Interno; Libro IV del Texto Unificado de la Principal Legislacin Secundaria del Ministerio de Economa y Finanzas y dems leyes conexas que sean aplicables. Art. 17.- Disposicin General.-Encrguese de la ejecucin de la presente Ordenanza el/la Director/a Administrativo/a y el/la Director/a Financiero/a y dems dependencias municipales que tengan relacin con la misma.
Art. 18.- Derogatoria.-con la aprobacin de la presente
Ordenanza quedan derogados cualquier Ordenanza o Reglamento; as como las Resoluciones y Disposiciones que sobre esta materia, se hubieran aprobado con anterioridad.
Art. 19.- Vgencia.-La presente ordenanza regir a partir de
su sancin, sin perjuicio de su publicacin en ia pgina web dei Gobierno Municipal y en la Gaceta Oficial, conforme lo prescrito en el Art. 324 del COOTAD. Dado y firmado en la Sala de Sesiones del Concejo Municipal del cantn 24 de Mayo, a los ...das dei mes de....................de dos mil quince.