Indicadores de gestin para evaluar las PyMEs industriales de Piura

Ricardo Valdiviezo Perez

Emprendimiento
14.05.2008
12 minutos de lectura
cultura organizacional
gestin de clientes
gestin de proveedores
indicadores de gestin
logstica
matriz dafo dofa foda o swot
Per
planeacin estratgica
PyMEs
ventas

La presente investigacin tiene como campo de aplicacin la Pequea

Empresa Industrial de Piura a quienes se les propone la aplicacin de
indicadores de gestin para evaluar su rendimiento como herramienta
gerencial sencilla y de fcil aplicacin.

En nuestro pas la pequea empresa (incluyendo la micro empresa) produce

el 40% del PBI y tiene alta capacidad generadora de puestos de trabajo ya
que representa el 75% de la Poblacin Econmicamente Activa. Pero aun as
su crecimiento es limitado, su periodo de permanencia y estabilidad en el
mercado es de corta duracin por la falta de una adecuada administracin y
organizacin de los recursos humanos, recursos econmicos y materiales.

La misma situacin se presenta a nivel local, La Pequea Empresa Industrial

de Piura forma parte del desarrollo econmico pero carece de cultura
empresarial, de organizacin y de una administracin acorde a su necesidad,

Ante relevante problema se crey necesario observar la parte interna de la

Pequea Empresa Industrial de Piura, a travs de encuestas, entrevistas y
revisin bibliogrfica, donde se pudo identificar tres aspectos importantes en
toda empresa: Recursos Humanos, Abastecimiento (Proveedores) y Ventas
(Clientes), pero que se presentan con diversos problemas ya sea de gestin
como de organizacin.

Para poder mejorar la situacin actual de la Pequea Empresa Industrial de

Piura, la presente investigacin propone aplicar indicadores de gestin
utilizando parmetros cualitativos y cuantitativos, especialmente en los
rubros de Recursos Humanos, Abastecimiento y Ventas como una
herramienta de gestin, econmica, de aplicacin sencilla, que permita
evaluar resolver los problemas tanto de gestin como de organizacin dentro
de la empresa y que entregue como resultado final un movimiento
coordinado y equilibrado de estos tres rubros.

La presente investigacin busca fomentar un cambio de cultura empresarial

en el pequeo empresario a travs de la aplicacin de una herramienta de
gestin sencilla, como punto de partida para incentivar y eliminar las
barreras prejuiciosas que existe en el pequeo empresario hacia este tipo de
herramientas de gestin. Es necesario para que en el futuro se puedan
aplicar herramientas de gestin modernas implementadas de acuerdo a su
necesidad.

La presente investigacin est conformada por tres captulos: el primero, es

la base bibliogrfica donde encontramos los conceptos necesarios para el
desarrollo de la investigacin. El segundo captulo comprende el diagnstico
que se realiz a la Pequea Empresa Industrial de Piura, a travs de
encuestas y entrevistas, con previa presentacin de algunos datos

estadsticos. Y el ltimo captulo presenta la Propuesta de los Indicadores de

Gestin teniendo en cuenta las Fases Primordiales para Aplicar los
Indicadores de Gestin y la Estructura de la Planificacin Empresarial.

El Autor.

3.1. Implementacin de los indicadores de gestin:

A. Aspectos generales de la implementacin:

El punto 2.3.1 que trato el problema de evaluacin dentro de la empresa nos

permite observar la necesidad del empresario en aplicar herramientas de
gestin y su disponibilidad de aplicar nuevas propuestas.

Adems se debe aclarar que el problema del pequeo empresario industrial

no es la falta de evaluacin sino que la hace de una manera inadecuada al no
saber cmo utilizar la poca informacin que puede obtener a travs de los
Estados Financieros y los Registros de Compra y Ventas as como de otros
controles adicionales que l mismo implemento de acuerdo a su necesidad
de recopilar informacin.

En cuanto a disponibilidad econmica es sabido que no realizar una gestin

correcta de los recursos de la empresa genera mucho costo y poca capacidad
competitiva. La pequea empresa si tiene capacidad de inversin y debe
destinar parte de ella hacia herramientas de gestin que se ajusten a su
realidad, y as, en el mediano y largo plazo podr obtener mayor rendimiento
de todos sus recursos utilizados dentro de su empresa.

Un aproximado de 69.23% de los pequeos empresarios industriales cuenta

con asesoramiento para la gestin de su empresa. Es necesario que el
propietario o dueo as como asesor con el que cuenta la empresa tengan
disponibilidad de aplicar nuevas herramientas de gestin para que pueda
asimilar el objetivo de los indicadores de gestin propuestos, para luego
extenderlo hacia todo el personal de dicha entidad econmica.

A. Diseo de los indicadores de gestin y tendencias

Para poder aplicar indicadores de gestin como herramienta de evaluacin es

necesario saber que tipo de indicadores debo aplicar, en que rea se
aplicara, cmo ser el proceso de evaluacin y de dnde se obtendr dicha
informacin. Es necesario entonces conocer los pasos bsicos para disear
indicadores de gestin:

Contar con Objetivos a Corto Plazo`:

Mejorar la gestin y organizacin de la empresa

Lograr alianzas con los principales proveedores de la empresa

Fidelizacin del cliente

Optimizar la produccin

Identificar los factores crticos del xito.

Recurso Humanos

Abastecimiento.

Ventas

Establecer los indicadores para cada factor crtico.

Para definir un buen indicador de control o evaluacin de un proceso es

importante desarrollar un criterio de seleccin con una tcnica muy sencilla
que consiste en responder estas preguntas:

Es fcil medir?

Se mide rpidamente?

Proporciona informacin relevante en pocas palabras?

Se grafica fcilmente?

Si las respuestas a todas las preguntas son positivas ya se puede definir el

indicador apropiado.

Una vez definido cada indicador debemos identificar el tipo de control que se
desea aplicar sobre el factor clave de xito, de esta manera se establece la
naturaleza del indicador a construir, y una vez identificada la naturaleza del
indicador se procede a identificar las variables del sistema que sern
evaluadas peridicamente para calcular el indicador.

Indicador de eficiencia

Cuando la naturaleza del control ms apropiado es la eficiencia, las variables

estarn ms relacionadas con el uso de los recursos por parte del proceso:

= cantidad de recurso desperdiciado

Cantidad de recurso utilizado

Cuando la naturaleza del control ms apropiado es la eficacia, las variables

estarn relacionadas con el cumplimiento de los recursos esperados por
parte de dicho proceso:

Indicador de efectividad

= valor de un atributo de salida de un proceso

Valor esperado del atributo

Establecer tendencias y referencias a los indicadores.

Toda evaluacin es realizada a travs de la comparacin y esta no es posible

si no se cuenta con un nivel de referencia para comparar el valor de un
indicador.

Para la aplicacin de los indicadores a presentar se tomara en cuenta como

punto de referencia la tendencia para un primer periodo y posteriormente
con una mayor base de datos aplicar la referencia de tipo histrico para ser
de fcil aplicacin y la que ms de adapta a la pequea empresa industrial al
momento de comenzar a implementar indicadores.

A. Anlisis de los resultados obtenidos

Abastecimiento / proveedores

Analizar y evaluar el proceso de abastecimiento nos permite detectar los

errores o amenazas existentes en el proceso, lo cual ocasionara desequilibrio

en el desarrollo de la Empresa no logrando alcanzar su mximo rendimiento y

generando altos niveles de costo; nos permite adems detectar si estamos
recibiendo un servicio adecuado por parte de nuestros proveedores en cuanto
a calidad, rapidez de entrega y eficiencia del servicio.

Todo ello, necesario para poder brindar por parte de nuestra Empresa un
servicio competitivo, eficiente y de total calidad para lograr satisfacer las
exigencias de nuestros clientes.

POR LO TANTO ABASTECIMIENTO TIENE COMO OBJETIVOS:

COMPRAR MATERIA PRIMA DE CALIDAD

TENER UN PROCESO DE ABASTECIMIENTO RPIDO

tener un proveedor identificado con nuestros objetivos

Los indicadores propuestos para evaluar el proceso de abastecimiento son.

_ Indicador de Pedidos Mal Realizados

_ Indicador de Cumplimiento del Pedido

_ Indicador Burocrtico

_ Indicador de Rapidez de Atencin por parte del Proveedor

Ventas / clientes

Analizar y evaluar nuestro proceso de ventas nos permitir detectar los

errores o amenazas existentes en el proceso, nos permite adems detectar si
estamos ofreciendo un servicio adecuado en cuanto a calidad, rapidez de
entrega y eficiencia del servicio para lograr satisfacer las exigencias de
nuestros clientes. Y de no ser as poder tomar las medidas necesarias para
corregir parte del proceso o su totalidad de ser necesario.

Por lo tanto ventas tiene como objetivo:

Ofrecer productos y servicio de calidad

rapidez en el proceso entrega de pedidos

buscar la satisfaccin del cliente

Los indicadores propuestos para evaluar el proceso de abastecimiento son.

_ Indicador de Pedidos Mal Recibidos

_ Indicador de Cumplimiento al Cliente

_ Indicador Burocrtico

_ Indicador de Rapidez de Atencin al Cliente

Recursos humanos:

Debemos resaltar la importancia de este rubro en una organizacin, recursos

humanos se refiere a seres humanos. Los seres humanos que forman parte
de una organizacin crean y ponen en prctica las estrategias e innovaciones
de sus organizaciones, por tanto un uso eficiente y eficaz de todos los
recursos y en especial el recurso humano ayuda a stas y a las
organizaciones a lograr sus metas y generar productividad.

Al obtener mayor productividad los costos bajan as como las utilidades

crecen y esto ocasiona que exista calidad en el entorno laboral logrando
obtener empleados motivados para aumentar la productividad de la empresa.
Es por ello que la empresa debe dedicar parte de su tiempo en analizar y
evaluar el manejo de este recurso.

Por tanto tiene como objetivos:

tener recursos humanos capacitados.

lograr equilibrio entre la satisfaccin laboral y los resultados de produccin.

mantener constante comunicacion de los objetivos estratgicos que disea

la empresa.

Es necesario resaltar que este rubro debido a su complejidad de anlisis ha

sido necesario su divisin de acuerdo a los aspectos en los que se consideran
necesarios evaluar: Productividad, capacitacin y satisfaccin laboral.

Recursos humanos / produccin

Los indicadores propuestos para evaluar los recursos humanos:

_ Indicador de Cumplimiento de Produccin Proyectada

_ Indicador de Frecuencia de Mantenimiento

_ Indicador de Rendimiento de Produccin

Recursos humanos / capacitacin

Los indicadores propuestos para evaluar los recursos humanos:

_ Indicador del Nivel Total de Capacitacin

_ Indicador del Nivel de Inversin en Capacitacin

_ Indicador de Frecuencia de Capacitacin

Recursos humanos / satisfaccin laboral

Los indicadores propuestos para evaluar los recursos humanos:

_ Indicador de comunicacin Interpersonal

_ Indicador de Inversin en Programas de Incentivos

_ Indicador de Inversin en Implementos para el Personal

Planificacin empresarial

Al momento de presentar la propuesta de indicadores de gestin se ha tenido

presente el orden de la estructura de la Planificacin Empresarial

En toda empresa es importante planificar estrategias para as poder

demostrar su crecimiento y desarrollo como entidad econmica ante el
mismo personal de la empresa, los clientes, lo proveedores, la sociedad y el
estado.

Por lo tanto es indispensable:

planificar estrategias de acuerdo a la magnitud de sus actividades

econmicas.

generar la participacin de todo el personal de la empresa y de los

proveedores como de los clientes.

aplicar control y evaluacin constante del desarrollo de la estrategia

implementada.

Los indicadores propuestos para evaluar la Planificacin Estratgica son:

_ Indicador de Cumplimiento Estratgico

_ Indicador de Participacin en Estrategias Implementadas

_ Indicador de Supervisin Estratgica

_ Indicador de Rapidez de Comunicacin

3.1. Ventajas de la implementacin de indicadores de gestin

Indicadores de abastecimiento / proveedor:

Recibir materia prima y servicio de calidad, mediante la evaluacin y

seleccin adecuada de los proveedores.

Proveedor identificado con los objetivos de nuestra empresa, a travs de la

comunicacin constante de nuestros objetivos y estrategias con los
proveedores.

Obtener productos y servicio de calidad, si recibimos materia prima y servicio

de calidad estamos en la capacidad de ofrecer productos de calidad y un
mejor servicio a nuestros proveedores.

Reducir costos de produccin, si recibimos la materia prima adecuada a un

tiempo adecuado entonces se reduce nuestro costo de produccin, en cuanto
ahorro de tiempo, tramite de devoluciones, solucin de contratiempos de
entrega, etc.

Satisfaccin del cliente, ofrecer productos y servicio de calidad el cliente

logra sentirse satisfecho e identificado con la empresa, pues sabe que no
estar haciendo una mala inversin de su dinero ni de su tiempo.

Indicadores de ventas / clientes:

Ofrecer productos y servicio de calidad, mediante la evaluacin y seleccin

adecuada de los procesos de venta y atencin al cliente.

Clientes identificados con nuestra cultura empresarial, a travs de la

comunicacin constante de nuestros objetivos, estrategias, visin y misin a
nuestros clientes.

Incrementar las ventas y el movimiento de efectivo, pues mientras exista

calidad de producto y del servicio los clientes aumentaran y con ello el
movimiento del efectivo lo que generara liquidez a la empresa en un
mediano plazo.

Satisfaccin del cliente, ofrecer productos y servicio de calidad el cliente

logra sentirse satisfecho e identificado con la empresa, pues sabe que no
estar haciendo una mala inversin de su dinero ni de su tiempo.

Indicadores de recursos humanos:

Personal calificado, para el desarrollo adecuado de sus labores dentro de la

empresa.

Proporcionalidad entre la satisfaccin laboral y los resultados econmicos

obtenidos.

Desarrollar la comunicacin, y la buena relacin interna entre el personal de

la empresa, genera ahorro de costos y de tiempo en los procesos de cada
actividad que desarrolla su empresa.

Satisfaccin laboral, tener personal identificado con la empresa genera una

mejor atencin al cliente y mejor imagen en el entorno de la empresa.

Indicadores de planificacin estratgica:

Desarrollo empresarial, de acuerdo al logro de sus objetivos planteados

dentro de las estrategias implementadas.

Mayor rendimiento en la gestin de la empresa, al lograr alcanzar la

efectividad y eficacia de las actividades programadas y desarrolladas por la
empresa.

Establecer una cultura empresarial de comunicacin y trabajo en equipo, al

comunicar los objetivos y hacer sentir al personal identificado con la
empresa.

Proveedores y clientes comprometidos con la cultura empresarial establecida

por la empresa, al demostrar que el desarrollo de la empresa se debe a la
participacin de aquellos que rodean a la empresa y que el desarrollo de la
empresa genera beneficios de manera directa o indirecta para entorno donde
se encuentra ubicado la empresa.

3.2. Costo de aplicacin de los indicadores de gestin

Lo ms importante para un empresario antes de tomar una decisin es saber

cunto le costar la decisin a elegir, mas misma interrogante se formulara al
decidir aplicar indicadores de gestin como lo hemos propuesto en mejora de
la empresa.

Implementar los indicadores de gestin y todo lo que ello implica demanda

muy por encima de lo dems inversin de tiempo y de recurso humano y
para conocer lo que nos costara invertir estos elementos que posee la
empresa es necesario traducirlo a trminos numricos.

Para ello se utilizar como unidad de medida las horas invertidas por el
recurso humano y el costo de cada hora trabajada en las actividades de la
empresa teniendo en cuenta el tipo de personal que estar involucrado.

La aplicacin de los indicadores est dividida en fases:

1 Anlisis FODA, para realizar diagnostico de la empresa.

2 Reestructurar la Gestin de la empresa, para definir la Visin y Misin

establecer Objetivos y programar Estrategias.

3 Reestructurar la Organizacin de la empresa, para disear el organigrama,

establecer los procesos operativos principales y encontrar los puntos crticos
de cada uno, establecer funciones y responsabilidades, etc.

4 Disear e implementar los indicadores.

5 Capacitar y coordinar con el personal de la empresa.

6 Periodo de prueba.

De acuerdo al Control de Ejecucin al cumplirse los ocho meses de

Implementacin de los Indicadores de Gestin se habr logrado en un 100%
todo el proceso de implementacin, lo cual nos indicara que se est listo para
la Aplicacin de los Indicadores de Gestin. Para ello estableceremos el costo
de aplicacin durante un ao la aplicacin de estos indicadores.

CONCLUSIONES

El Recurso Humano es el elemento de mayor participacin dentro de la

Pequea Empresa Industrial de Piura, siendo sta la base para crear valor
agregado intangible que le permita sobresalir en un mercado competitivo y
exigente, sin embargo esta ventaja no es aprovechada.

La Pequea Empresa Industrial de Piura desperdicia informacin que tiene a

su alcance, la cual debe ser recopilada, procesada y analizada realizando una
Evaluacin de origen Cualitativa como complemento de la Evaluacin
Cuantitativa.

Para aplicar los indicadores de gestin en la Pequea Empresa Industrial de

Piura es necesario mejorar tanto la gestin como la organizacin de las
mismas. Siendo la presente propuesta el primer paso para fomentar la
cultura empresarial en la Pequea Empresa Industrial de Piura.

Es necesario aplicar los indicadores de gestin basado en los rubros de

Recursos Humanos, Abastecimiento y Ventas ayudaran al pequeo
empresario a poder crear una cadena de valor donde el punto de partida es
el Rubro Abastecimiento has al Cliente pero el rubro base ser el Recurso
Humano.

Recomendaciones

Establecer los puntos crticos de evaluacin; entre los ms resaltantes

tenemos Produccin, Capacitacin y Satisfaccin Laboral, desde el punto de
vista de Comunicacin, Incentivos e Infraestructura. Para de esta forma
aprovechar el Recurso Humano siendo ste el elemento de mayor
participacin en la Pequea Empresa Industrial.

Capacitar a la Pequea Empresa Industrial de Piura en temas de uso de

herramientas informticas para que pueda hacer un manejo adecuado de la
informacin que pueda recopilar, para esto ya cuenta con la ayuda del estado
que se ha encargado de fomentar la capacitacin a los MYPEs mediante el
bonopyme as como otros programas de apoyo.

Utilizar los Indicadores de Gestin para una adecuada Organizacin y

Administracin de la Pequea Empresa Industrial de Piura y alcanzar una
Cultura Empresarial dirigida hacia la Gestin de Recursos Humanos, Atencin
al Cliente y Gestin de Recursos Materiales que posee la Pequea Empresa
Industrial de Piura.

Implementar los ratios de gestin en los principales procesos operativos, del

Recurso Humano depende que sean cumplidos con eficiencia y eficacia, esto
permitir valorar el Recurso Humano por su conocimiento, capacidad y
habilidades en el desempeo de sus funciones. Generando cultura
empresarial con capacidad competitiva en corto y largo plazo.

Hazle saber al autor que aprecias su trabajo