NMINA

La palabra Nmina proviene del latn nomina, que es el plural de nomen,

que significa nombre. Nmina es un conjunto de percepciones (haberes) a
favor de los trabajadores y a cargo de un patrn, que se deriva de su relacin
de trabajo. No existe una nmina si no hay una relacin laboral.
Por este motivo, cualquier pago o descuento que se efecte a los
empleados debe estar reflejado en una nmina y debe seguir un proceso de
nmina. Si por cualquier circunstancia, se efecta algn pago fuera de
nmina, ste debe incorporarse despus a la misma. Con frecuencia, sta es
una condicin sealada como obligatoria en el contrato colectivo de trabajo
Tipos de Nmina
1) Segn su Presentacin:
a) Nmina Manual: Se elabora por clculos enteramente manuales,
usadas en empresas pequeas o de mediana capacidad.
b) Nmina Computarizada: Se elabora a travs de un computador, el cual
permite,

generalmente

por

medio

de

codificaciones,

calcular

automticamente, tanto los aportes como los descuentos efectuados

en el perodo a pagar. Para operar este tipo de nmina se debe crear
el siguiente tipo de informacin:
-

Formularios de entrada y codificacin.

Reportes del sistema.

Operacin del sistema.

Archivos del sistema.

Programas del sistema.

Diseos de perforacin o tabulacin.

2) Segn la Forma de Pago:

a) Semanal: Para obreros o personal de nomina diaria, cuyo lapso de
pago est establecido en ese tiempo.

b) Quincenal: Para empleados cuyo lapso de pago est establecido en

ese tiempo.
3) Segn el Tipo de Personal:
a) Nmina Ejecutiva o Mayor: Para directivos y alta gerencia. (nmina
confidencial).
b) Nmina de Empleados: Para el resto del personal empleado.
c) Nmina de Obreros: Para personal operativo; a su vez puede ser
dividida, para efectos de costo, en personal de produccin y personal
de mantenimiento.

Estructura de la Nmina
Conocer la estructura de una nmina, es una consulta muy repetitiva por
partes de estudiantes que apenas se inician en estos temas, as que
trataremos de esbozar de una forma muy general, las partes que componen
una nmina.
La nmina est conformada por tres partes a saber. El devengado, las
deducciones y las apropiaciones.

EL DEVENGADO: es el valor total de ingresos que obtiene un

empleado en el mes o en la quincena. Este valor est compuesto por
el salario bsico, horas extras, recargos diurnos y nocturnos,

dominicales, festivos, comisiones, auxilio de transporte, etc.

LAS DEDUCCIONES: son los valores que se le descuenta de la
nmina al trabajador. Entre estos valor se tienen los aportes a salud y
pensin que el corresponden al empleado. Las libranzas, los
embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional cuando fuere el
caso, la retencin en la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro
descuento autorizado por el empleado.

Debemos tener claridad en el sentido que la empresa no puede descontar

del sueldo del empleado valores que no estn autorizados por el mismo
trabajar, por ley o autoridad judicial competente. Es comn que algunas
empresas, cuando un trabajador le resulta un faltante, se lo descuenta al
trabajador por la derecha de sueldo, algo que la ley de forma enftica
prohbe si no se tiene la autorizacin del empleado.
El resultado de restar las deducciones al total devengado, es lo que
conocemos como el neto a pagar, que es lo que efectivamente recibe el
trabajador.

LAS APROPIACIONES: son los valores que la empresa deba pagar,

como es la salud y pensin en el porcentaje que el corresponde,
riesgos profesionales, los aportes parafiscales (Sena, Cajas de
compensacin y el Instituto de bienestar familiar), las prestaciones
sociales (Prima de servicios, cesantas, intereses sobre cesantas,
dotacin, vacaciones).
Se llama apropiaciones porque a diferencia del devengado que debe

pagarse al finalizar el mes, las apropiaciones se pagan en los primeros das

del siguiente mes o un ao despus dependiendo del concepto, por lo que se
deben apropiar (provisionar) para poder contar con los recursos suficientes a
la hora de tener que pagar esos valores.
Toda nmina est conformada por estas tres partes, pero no en todas las
nminas se deben pagar todos los conceptos mencionados aqu, puesto que
algunos dependen de los monto del ingreso del empelado como es el caso
del fondo de solidaridad pensional y la retencin en la fuente, o los crditos
por libranza que no todos los empleados lo tienen.

Caractersticas de la Nmina
La nmina es un documento de naturaleza contable, con validez legal,
donde se especifica la relacin de pago establecida entre un trabajador,
prestador de un servicio, y una empresa, contratante. En la nmina, deben
estar presentes los datos fiscales de la empresa contratante, tales como
nombre, domicilio o nmero fiscal; y los de trabajador, entendidos como
nombre completo, domicilio, nmero fiscal, nmero de afiliacin a la
Seguridad Social, categora del puesto de trabajo, fecha de alta, antigedad
en la empresa, etc.
Como tal, una nmina es una factura de pago, por lo tanto, en ella se
debe reflejar el salario base del empleado, sobre el cual se harn las
deducciones o retenciones de rigor. A esta cantidad se le sumarn los
complementos salariales, que podrn ser por antigedad, rango, formacin,
riegos laborales, horas extras, bonificaciones por objetivos, entre otros. La
sumatoria total de estos tems dar como resultado el sueldo bruto del
trabajador.
La nmina deber recoger, de manera especificada, lo relativo a las
deducciones de ley, correspondientes a la Seguridad Social, prestaciones
sociales, etc. Para, finalmente, en consideracin de la cantidad devengada y
el total deducido, dar como resultado el monto que el trabajador, a fin de
cuentas, percibir: su salario neto o lquido