Informacin sobre anlisis de puestos

La informacin sobre los puestos y los requisitos para llenarlos se obtienen

a travs de un proceso denominado anlisis de puestos, en el cual los
analistas de puestos recaban la informacin sobre diferentes trabajos de
manera sistemtica, la evalan y organizan. Los analistas de puestos son
especialistas del departamento de capital humano, cuya labor consiste en
obtener datos sobre todos los puestos de trabajo que existen en la
organizacin, pero no necesariamente sobre cada una de las personas que
la componen.
Relevancia del anlisis de puestos
La informacin que se obtenga del anlisis de puestos determina la mayor
parte de las actividades de administracin de capital humano, pues varias
reas de la organizacin dependen de esta informacin
1
2

Compensar de manera equitativa a los empleados

Ubicar al personal en puestos adecuados

Determinar niveles realistas de desempeo

Crear planes para capacitacin y desarrollo

Identificar candidatos adecuados para las vacantes actuales

Planificar las necesidades de capacitacin de recursos humanos

Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral

Evaluar la manera en que los cambios del entorno afectan el

desempeo del personal

Eliminar requisitos y demandas innecesarios, racionalizando el

proceso

10

Conocer y evaluar las necesidades reales de recursos humanos de la

empresa

Obtencin de informacin para el anlisis de puestos

Un importante paso preliminar consiste en que el analista se familiarice
con la organizacin en si y con su entorno externo. Debe conocer a fondo
el propsito, la estrategia, la estructura, los insumos (personal, materia
prima y procedimientos) y los productos de la organizacin (tanto los
objetos como los servicios que proporciona). El conocimiento de la
compaia, de la industria y de la comunidad, son todos factores que

contribuyen a que el analista desarrolle un sistema de informacin de

puestos que resulte de alta utilidad.
Una vez que los empleados comprenden el objetivo de obtener
informacin para el anlisis de puestos y que el analista posee un grado
adecuado de conocimiento sobre el entorno, la organizacin, el trabajo y
los empleados, puede:
Identificacin del puesto
Si ya se ha llevado a cabo un anlisis de puestos, los analistas deben
tener acceso a los registros, para identificar muchos de los puestos de la
compaia. Las presiones derivadas de la competencia internacional estn
llevando a las compaias a consolidar sus clasificaciones de puestos en
categorias menos numerosas y ms generales, lo cual simplifica esta fase
del anlisis.
Desarrollo del cuestionario del anlisis de puestos
Los analistas generalmente desarrollan una serie de cuestionarios que les
permiten obtener informacin congruente y homognea en todos los
casos. En algunas industrias y dentro de ciertos paises, existen formularios
aplicables a determinadas funciones. Mediante un programa de anlisis de
puestos se identifican los deberes, responsabilidades, habilidades y
niveles de desempeo del puesto que se est investigando.
Nivel e identificacin
. A medida que transcurre el tiempo, la estructura bsica de la
organizacin tiende a variar, por lo cual un puesto podria pasar de un
departamento a otro o incluso a una divisin distinta.
Deberes y responsabilidades
El formulario debe establecer el propsito u objetivo del puesto, una
descripcin de las acciones que la persona efecta para cumplir con sus
obligaciones y las condiciones en que se llevan a cabo. Los aspectos de
responsabilidad adquieren mayor importancia cuando el formulario se
aplica a puestos ejecutivos. En ocasiones es conveniente definir las reas
de responsabilidad, incluyendo si la persona es responsable por la toma de
decisiones, si le corresponde el control del flujo general del trabajo, si est
a cargo de la organizacin general y de la planeacin a futuro, y otras
funciones gerenciales.
Caractersticas individuales y del trabajo
Adems de la informacin necesaria sobre el puesto en si, los analistas
deben obtener datos sobre aspectos relevantes de la persona, como
formacin acadmica, experiencia, habilidades y aptitudes especiales. La
informacin sobre el entorno en que se lleva a cabo el trabajo ayuda
tambin a comprender el puesto.

Niveles de desempeo
El cuestionario debe incluir informacin sobre los niveles de desempeo
que se emplean para evaluar si el empleado est logrando
satisfactoriamente sus objetivos.
Obtencin de datos
El analista debe examinar las ventajas y desventajas de cada una de ellas
y sus distintos grados de precisin, para seleccionar la que ms convenga
a su situacin especial.

Entrevistas
Las entrevistas directas constituyen una manera efectiva de obtener
informacin sobre un puesto. El analista tendr una lista de verificacin a
mano para no omitir ningn aspecto esencial.
Cuestionarios por medios electrnicos
Un mtodo ms rpido y menos costoso consiste en distribuir por correo
electrnico un cuestionario con preguntas que permitan obtener un
anlisis adecuado de un puesto determinado o de varios. Pero es inferior
por que algunas preguntas no se entienden o que unas respuestas tienden
a estar incompletas
Bitcora de empleados

*Apl*Apliiccaciacioones:nes:
Desci
Descirrppcicioonesnes deldel
puest
puestoos.s.
Especi
Especifificcaciacioonesnes deldel
puest
puestoos.s.
NiNivveleleess dede rreendindimmiieentntooss

Otra opcin consiste en dar instrucciones a cada empleado para llevar un

diario o bitcora de sus actividades diarias. A intervalos de varias horas o
dias, dependiendo de la naturaleza de la actividad, el empleado consigna
las tareas que realiza

Fami
generaall
Familliiaarriizzaciacinn gener
concon llaa ororgganianizzaiainn yy elel
ttiippoo dede ttrraabajbajoo queque
rreealaliizzaa

*I*Iddententiifificcaciacinn deldel
puest
puestoo
*Desar
*Desarrrooll oo deldel
cuest
cuestiioonami
namieentntoo
*Recol
*Recoleecicinn dede datdatooss

Aplicaciones de la informacin sobre anlisis de puestos

La aplicacin inmediata de esta informacin la transforma en

descripciones de puesto, especificaciones de puesto y estndares de
rendimiento. En su conjunto, estas aplicaciones de la informacin derivada
del anlisis de puestos se convierten en elementos esenciales del sistema
informativo del departamento de recursos humanos.

Descripcin de puestos
Esta consiste en una declaracin por escrito en la que se explican las
responsabilidades, las condiciones de trabajo y otros aspectos de un
puesto determinado.
Los siguientes son los elementos bsicos en una descripcin de puestos:
Cdigo: especialmente en el caso de organizaciones grandes, un cdigo
puede indicar al observador el departamento al que pertenece el
trabajador, si est sindicalizado o no y el nmero de personas que
desempean la misma labor.
Fecha: dato esencial para determinar cuando se actualiz la descripcin
por ltima vez.
Identificacin de la persona que describi el puesto: informacin de
especial utilidad para que el departamento de recursos humanos verifique
la calidad del desempeo del trabajador y pueda proporcionar
realimentacin a sus analistas.
Especificaciones del puesto
Niveles de desempeo en el puesto
Los anlisis de puestos tienen una aplicacin adicional: permiten la
formulacin de niveles de desempeo en el puesto, que se establecen con
dos objetivos
1. Se constituyen en objetivos de desempeo, a los cuales aspiran los
trabajadores y de cuyo logro puede derivar una legitima
satisfaccin
2. Los niveles de desempeo constituyen un parmetro que permite
medir el grado en que se estn logrando las metas para las cuales
se estableci la labor.
Son indispensables para los gerentes y los especialistas de administracin
de capital humano, porque permiten evaluar y medir el desempeo
general y controlarlo. Los niveles de desempeo en el puesto se
desarrollan a partir de la informacin obtenida mediante el anlisis de
puestos, y es a partir de ese momento cuando se mide el desempeo real
logrado en la labor diaria.
Identificacin de competencias
Para identificar las competencias es necesario realizar un proceso de
anlisis cualitativo del trabajo, con la finalidad de definir los
conocimientos, habilidades y destrezas esenciales para desempear con
eficiencia una funcin laboral. Las competencias estn integradas por
elementos determinados que se pueden resumir en los siguientes: saber,
saber hacer, saber ser y saber estar.

En la norma ISO 9001:2000 sobre gestin por competencias de la OIT, en

el punto 6: Gestin de Recursos Humanos, en su inciso 6.2: Recursos
Humanos dentro de las Generalidades (6.2.1) establece que: El personal
que realice trabajo que afecte la calidad del producto debe ser
competente con base en la educacin, formacin, habilidades y
experiencias apropiadas.
Ventajas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Se identifican las capacidades y habilidades del personal

Apoya al desarrollo individual y organizacional
Apoya al proceso de reclutamiento y seleccin
Se enfoca a las necesidades de capacitacin y desarrollo
Permite la definicin de planes de vida y carrera
Contribuye en el mejor aprovechamiento de los recursos
Disminuye la rotacin de personal

El sistema de informacin sobre capital humano

Las descripciones de puesto, las especificaciones de puesto, los niveles de
desempeo y la identificacin de competencias constituyen importantes
elementos del sistema de in- formacin sobre capital humano.
Aspectos legales
Los aspectos ticos y legales de la informacin que se va a incluir en una
base de datos sobre el personal de una compaia varian de un pais a otro.
La tendencia es a concentrarse de manera exclusiva en aspectos
relacionados con el trabajo y el desempeo y a excluir todos los que no
sean relevantes.
Organizacin de base de datos
Las familias de puestos se determinan mediante diversas tcnicas. Una de
ellas consiste en estudiar con cuidado la informacin sobre anlisis de
puestos. Cuando los datos que se contienen en las diversas descripciones
de distintos puestos coinciden entre si o se parecen mucho, se han
identificado puestos que tienen requisitos muy similares. Otra posibilidad
consiste en llevar a cabo entrevistas con los gerentes o los supervisores
de linea, quienes en ocasiones pueden determinar las labores que
caracterizan ciertos aspectos de los departamentos de que son
responsables.

Perspectiva general del diseo de puestos

El diseo de cada puesto debe reflejar las expectativas organizativas,
ambientales y conductuales. El especialista toma estos elementos en
consideracin para crear puestos que sean productivos y satisfactorios al

mismo tiempo. Debe mantener varios elementos en la perspectiva y el

equilibrio adecuados, por lo cual algunos puestos son ms satisfactorios o
interesantes que otros. La productividad y el nivel de satisfaccin de cada
empleado constituyen una fuente de informacin sobre la manera en que
se ha diseado el puesto. Un empleo mal diseado conduce con
frecuencia a productividad disminuida, a cambios constantes en el
personal, ausentismo, quejas, sabotaje, recurso a los mecanismos
sindicales, renuncias y varios problemas ms.

Elementos organizativos
Los elementos organizativos de un puesto se refieren a su eficiencia.
Gracias a los esfuerzos de Taylor se estableci que el principio de la
especializacin es esencial para disear puestos. Cuando se limita a los
trabajadores a llevar a cabo un nmero reducido de tareas repetitivas, el
rendimiento tiende a incrementarse.
Enfoque mecnico
Esta tcnica mecanicista requiere la identificacin de todos los
movimientos y/o labores de un puesto de trabajo para poder
estructurarlos de manera que se minimice el tiempo y esfuerzo necesarios
para realizar la tarea. El enfoque mecnico de la labor humana permitia
alcanzar niveles mximos en trminos de eficiencia, tiempo, esfuerzo,
costo laboral, capacitacin y tiempo necesario para el aprendizaje.
Flujo de trabajo
El producto o servicio que se pretende obtener por lo general requiere que
se logre un equilibrio entre los distintos puestos, para que el trabajo se
lleve a cabo de manera eficiente.
Ergonoma

La ergonomia consiste en el estudio de la interaccin entre el ser humano

y los equipos y herramientas que opera. Aunque en ocasiones la
naturaleza de las tareas que se llevan a cabo no varia debido a los
principios ergonmicos, la ubicacin de las herramientas, interruptores y
las lineas de montaje se evala en trminos de su facilidad relativa de uso.
Prcticas profesionales
Las prcticas laborales constituyen el conjunto de mtodos y actividades
que permiten llevar a cabo la tarea diaria. En ocasiones, los mtodos que
se emplean pueden originar- se en prcticas tradicionales, o en deseos
explicitos de los trabajadores. En cualquiera de ambos casos, la
flexibilidad de que disponen los gerentes y los especialistas de
administracin de capital humano para disear determinados puestos de
trabajo puede ser limitada, en especial cuando existen tambin elementos
externos, como la necesidad de cumplir convenios establecidos con los
sindicatos.
Elementos del entorno
Un segundo aspecto del diseo de puestos se enfoca a asuntos como el
grado de preparacin de los trabajadores disponibles, la relativa
abundancia o escasez de stos y sus expectativas sociales.
Habilidades y disponibilidad del empleado
Expectativas sociales y culturales
Elementos conductuales
Los puestos de trabajo no se pueden disear basndose de manera
exclusiva en los factores de eficiencia. Los diseadores modernos se
apoyan en gran medida en datos que contribuyen a fomentar un ambiente
de trabajo que ayuda a satisfacer las necesidades individuales, incluyendo
en lugar destacado las de carcter psicolgico.
Empowerment o delegacin de facultades de decisin ( ser
responsable de las labores que la persona lleva a cabo)
Diversidad
Identificacin de la tarea
Relevancia de la tarea
Realimentacin
Tcnicas para el rediseo de puestos
Bajo nivel de especializacin
Cuando los puestos no estn claramente especializados, los
diseadores pueden optar por una simplificacin del puesto. Las tareas
que antes se comprendian en un solo puesto de trabajo se pueden
repartir entre dos o ms, y se identifica y elimina toda labor que no sea
necesaria.

Alto nivel de especializacin

En muchos casos, los trabajos rutinarios muy especializados, como es a
menudo el caso de puestos de trabajo en diversas fbricas, ofrecen
limitado inters para muchas personas educadas que slo por necesidad
econmica aceptan estas posiciones. Con frecuencia, estos trabajos
ofrecen pocas oportunidades de autorrealizacin, reconocimiento,
crecimiento psicolgico y otras fuentes de satisfaccin laboral. A fin de
incrementar la calidad de la vida laboral de las personas que desempean
estos puestos, los diseadores pueden utilizar diversas tcnicas que
hagan ms interesante el trabajo. Las ms comunes son la rotacin de
puestos, la inclusin de nuevas tareas, el enriquecimiento del puesto y los
grupos autnomos de trabajo.
Rotacin de puestos
En la tcnica de rotacin de puestos se permite al empleado cambiar de
uno a otro puesto. La labor en si misma no experimenta cambios. Esta
rotacin rompe la monotonia de algunas labores especializadas,
permitiendo la aplicacin en diversas reas del conocimiento y la
experiencia del operario, o incluso de distintas habilidades fisicas
Inclusin de nuevas tareas
Esta tcnica permite expandir el nmero de funciones que se llevan a
cabo en un puesto, aadiendo labores similares a las que ya se estaban
llevando a cabo, para proporcionar mayor variedad. La inclusin de
nuevas tareas reduce la monotonia, al expandir el ciclo de trabajo y al
requerir una gama ms amplia de habilidades del trabajador.
Enriquecimiento del puesto
Al aadir nuevas fuentes de satisfaccin laboral en el trabajo, el trabajador
incrementa su nivel de satisfaccin. Esta tcnica incrementa el nivel de
responsabilidad, autonomia y control. La inclusin de nuevas tareas,
discutida arriba, consiste en aadir elementos a la labor. El
enriquecimiento del puesto consiste en incrementar los niveles de
planeacin y control.