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 檔案學導論
修 訂 版

薛 理 桂 編 著
英國羅福堡大學圖書館與資訊研究所博士
國立 政 治大 學 圖書 資 訊學 研 究所 所 長

印行

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 序

001

距民國八十七年十月《檔案學導論》一書初版至今已屆六年，在過去六年
中，無論是國內或國際檔案學界的發展都有很大的變革，為使初版書中的內容
能與時俱進，將初版中若干章節予以調整，並將內容予以更新，希能符合檔案
學的最新發展趨勢。

修訂版在章節與內容更動部分，以初版的內容而言，有更動的部分如下：
第二章「檔案與檔案館發展歷史與典藏現況」予以刪除；第三章「文書管理與
檔案管理」也予以刪除，但其中原有第三節併入修訂版第一章第三節中；第七
章「檔案編排與描述」在修訂版中分為第八章「檔案編排」與第九章「檔案描
述」兩章；第八章「檔案自動化」在修訂版中為第十章，並易名為「檔案自動
化與數位化」以涵蓋這些年來國內檔案數位化的發展近況；第十章「檔案參考
服務」在內容方面予以大幅更動；其餘初版第十一章至十四章的內容在修訂版
中未有更動。

此外，修訂版中新增三章，包括：第二章「公共檔案館的源起與檔案館的
分類」；第三章「各國檔案法比較」；第四章「各國檔案管理體制比較」。其
中第三與四章係筆者於民國九十二年國科會計畫之部分內容。

在過去六年中，國內檔案界歷經「檔案法」通過立法，並公布施行，檔案
中央主管機關──檔案管理局設立，使得國內擁有檔案管理的專法與中央專責
主管機關，對於國內檔案事業的發展可謂影響深遠。令人遺憾的是對於國內檔
案事業推動不遺餘力的杜陵教授已遠離人世，尤其「檔案法」通過及中華檔案
暨資訊微縮管理學會的成立都係杜教授長年的積極推動。哲人已遠，但其典範

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Introduction to Archival Studies
檔案學導論 002

已長留人世。

修訂版能夠誕生，首先需感謝政大圖書資訊與檔案學研究所檔案組的研究
生，其中林嘉玫，由於她的細心與耐心，為本書付出的心力最多。其次，檔案
組研究生如：張凱迪、陳慧娉、蔡宜娟、劉純芬、葉俊宏等人也都為本書修訂
提供資料，謹致謝忱。

薛理桂
民國九十三年七月一日
於國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所

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 目
次

001

第1章 緒論………………………………………………… 1
第一節 檔案與手稿定義／ 1

第二節 檔案特質／ 4

第三節 檔案管理與文書管理之關連性／ 5

第四節 檔案館管理與圖書館管理之區別／ 8

第2章 公共檔案館的源起與檔案館的分類……………… 15
第一節 公共檔案館的源起／ 15

第二節 檔案館的功能與任務／ 18

第三節 檔案館的分類／ 21

第3章 各國檔案法比較…………………………………… 39
第一節 我國的檔案法／ 39

第二節 美國的檔案法／ 40

第三節 英國的檔案法／ 41

第四節 法國的檔案法／ 42

第五節 澳洲的檔案法／ 44

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檔案學導論 002

第六節 日本的檔案法／ 47

第七節 新加坡的檔案法／ 47

第八節 中國大陸的檔案法／ 48

第九節 各國檔案法比較／ 49

第十節 我國檔案法修訂之建議／ 59

第4章 各國檔案管理體制比較…………………………… 61
第一節 各國檔案管理體制簡介／ 61

第二節 各國檔案管理體制比較／ 80

第三節 建議／ 85

第5章 檔案館館藏發展…………………………………… 87
第一節 檔案鑑定與館藏發展之關係／ 87

第二節 檔案館館藏發展政策之制訂／ 88

第三節 檔案採訪途徑／ 97

第四節 檔案採訪之實施／ 102

第6章 檔案鑑定理論…………………………………… 107

第一節 檔案鑑定之定義與重要性／ 107

第二節 英國檔案鑑定理論／ 110

第三節 美國檔案鑑定理論／ 112

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 目
次
第四節 加拿大檔案鑑定理論／ 119
003
第五節 德國檔案鑑定理論／ 120

第六節 挪威檔案鑑定理論／ 123

第七節 波蘭檔案鑑定理論／ 124

第八節 結語／ 125

第7章 檔案鑑定方法…………………………………… 127

第一節 各國檔案鑑定方法／ 127

第二節 檔案鑑定過程／ 143

第三節 檔案抽樣／ 149

第四節 重新鑑定與註銷／ 152

第五節 合作鑑定／ 155

第8章 檔案編排………………………………………… 157

第一節 檔案處理原則／ 157

第二節 檔案控制層級／ 160

第三節 英國的檔案控制層級／ 162

第四節 全宗理論／ 165

第五節 檔案整理／ 171

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檔案學導論 004

第9章 檔案描述…………………………………………… 175

第一節 檔案描述層級／ 175

第二節 國際檔案理事會（ICA）檔案描述規則（ISAD（G））／ 181

第三節 美國檔案描述規則（APPM）／ 183

第四節 英國檔案描述規則（MAD）／ 193

第五節 加拿大檔案描述規則（RAD）／ 201

第六節 澳洲檔案描述規則（CRS）／ 218

第七節 中國大陸檔案描述規則／ 225

第八節 我國檔案描述規則制訂／ 232

第九節 ISAD(G)在中文檔案描述之應用／ 233

第 10 章 檔案自動化與數位化發展 ……………………… 243

第一節 歐美檔案自動化發展／ 243

第二節 美國檔案機讀編目格式之發展與實施／ 244

第三節 中文檔案機讀編目格式／ 263

第四節 美國檔案 Metadata 發展／ 271

第五節 數位化發展／ 278

第 11 章 檔案管理人員專業倫理 ………………………… 289

第一節 專業倫理與專業倫理守則／ 289

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 目
次
第二節 國際檔案理事會（ICA）的倫理守則／ 291
005
第三節 美國檔案管理人員的專業倫理／ 292

第四節 檔案管理人員專業倫理的實施／ 298

第 12 章 檔案參考服務 ………………………………… 301

第一節 檔案參考服務的意涵與範圍／ 301

第二節 檔案參考服務與圖書館參考服務之比較／ 303

第三節 檔案參考服務之實施／ 305

第四節 美國檔案館實施參考服務之經驗／ 311

第五節 我國檔案館參考服務實施芻議／ 315

第六節 檔案參考服務之前瞻／ 316

第 13 章 使用者教育與公共關係 ……………………… 319

第一節 使用者教育／ 319

第二節 公共關係／ 326

第 14 章 檔案展覽 ……………………………………… 329

第一節 檔案展覽的種類／ 329

第二節 檔案展覽之規劃與實施／ 331

第三節 檔案展覽品的維護／ 342

第四節 檔案展覽的行政考量／ 344

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檔案學導論 006

第 15 章 檔案保護及安全管理 ………………………… 347

第一節 導致檔案損壞的因素／ 347

第二節 檔案保護的適當環境／ 351

第三節 檔案保護計畫擬定與實施／ 354

第四節 檔案的安全管理／ 360

第 16 章 檔案維護 ……………………………………… 365

第一節 檔案材料的本質／ 365

第二節 檔案維護原則／ 371

第三節 檔案維護方法／ 373

第四節 檔案維護處理評估／ 376

附錄一：我國檔案法……………………………………… 379

附錄二：中央研究院近代史研究所「民國資料捐贈契約稿本」
…………………………………………………… 385

參考書目…………………………………………………… 389

中英文索引………………………………………………… 405

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 圖
目
次

007

圖 2.1： 檔案館功能／ 19

圖 2.2： 檔案館任務直線式圖／ 20

圖 2.3： 檔案館任務循環圖／ 20

圖 4.1： 檔案管理局組織圖／ 64

圖 4.2： 美國檔案暨文件署組織架構圖／ 65

圖 4.3： 英國公共文書局組織架構圖／ 68

圖 4.4： 法國檔案司組織架構圖／ 69

圖 4.5： 澳洲國家檔案館組織架構圖／ 71

圖 4.6： 日本公文書館館組織架構圖／ 72

圖 4.7： 新加坡國家檔案館組織架構圖／ 76

圖 4.8： 中國大陸檔案機構組織架構圖／ 79

圖 5.1： 文件策略模式的基本步驟／ 90

圖 6.1： 原始價值與從屬價值之關連圖／ 118

圖 8.1： PRO 外交部檔案編排層級範例／ 164

圖 9.1： RAD 層級結構圖（SCAA, 1997）／ 206

圖 9.2： CRS 架構圖／ 220

圖 9.3： CRS 基本層級架構／ 220

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檔案學導論 008

圖 12.1：參考服務流程／ 308

圖 14.1：基座附有樹脂玻璃罩展示／ 339

圖 14.2：長桌型展示櫃／ 340

圖 14.3：直立型內附燈光展示櫃／ 340

圖 14.4：展示板與不同的模組／ 341

圖 15.1：檔案館藏維護優先性的設定／ 359

圖 16.1：紙張的基本組成／ 366

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 表
目
次

009

表 1.1： 檔案與手稿之區別／ 4

表 1.2： 圖書館與檔案館核心功能比較／ 9

表 1.3： 圖書館與檔案館資料之比較／ 10

表 2.1： 澳洲檔案館類型／ 24

表 2.2： 六種檔案館分類／ 34

表 3.1： 各國檔案法對「檔案」一詞定義之比較／ 50

表 3.2： 各國檔案法中對於檔案主管機關隸屬與層級之比較／ 52

表 3.3： 各國檔案法對於檔案專業人員要求之比較／ 52

表 3.4： 各國檔案移轉規定之比較／ 53

表 3.5： 各國檔案移轉年限之比較／ 54

表 3.6： 各國檔案捐贈規定之比較／ 55

表 3.7： 機密檔案或不公開檔案處理／ 56

表 3.8： 各國檔案銷毀處理之比較／ 56

表 3.9： 各國檔案編印出版之比較／ 57

表 3.10：各國檔案申請使用資格之比較／ 58

表 3.11：各國檔案的開放年限之比較／ 58

表 3.12：各國罰則規定（對檔案的使用者）之比較／ 58

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檔案學導論 010

表 4.1： 各國檔案主管機關名稱與隸屬層級比較／ 80

表 4.2： 各國檔案典藏管理單位之設置比較／ 81

表 4.3： 各國地方政府設置檔案管理機關比較／ 83

表 4.4： 各國檔案機關比較歸納整理／ 84

表 7.1： 我國檔案管理局檔案鑑定報告／ 128

表 7.2： 澳洲維多利亞公共檔案局檔案鑑定查核表／ 146

表 8.1： 英國檔案控制層級／ 164

表 9.1： 系列描述表格／ 179

表 9.2： 檔案描述層次(以中研院近史所為例)／ 180

表 9.3： 檔案手稿與圖書資料異同表／ 185

表 9.4： APPM 的制訂背景／ 187

表 9.5： MAD 與 ISAD(G)及 APPM 的比較／ 195

表 9.6： 登記號實例／ 223

表 9.7： 各層級描述內涵／ 224

表 9.8： 新舊版著錄規則著錄項目對照表／ 231

表 10.1：MARC AMC 欄位名稱／ 254

表 10.2：中文檔案機讀編目格式輸入表／ 263

表 11.1：國際檔案理事會（ICA）專業倫理守則內容／ 291

表 12.1：電話詢問記錄表／ 310

表 13.1：檔案工作與使用者教育採行方式／ 324

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 表
目
次
表 13.2：North Fork 大學「檔案與特藏部」促進公共關係計畫／ 328
011
表 15.1：太陽光照射使各種纖維機械強度降低 50%／ 349

表 15.2：各國國家檔案館對溫、濕度的規定／ 352

表 15.3：館藏保護調查表／ 356

表 16.1：紙張發明前世界各國採用的記錄檔案媒體／ 365

表 16.2：紙張酸鹼值與耐折強度的關係／ 368

表 16.3：酸鹼值與石蕊試劑顏色／ 375

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 第
一
章
第1章 緒
論

001
第一節 檔案與手稿定義

一、檔案定義
「檔」字的原意是器物上的橫木或邊框；而「案」字是指用以憑靠或
進食的小桌（三民書局新辭典編纂委員會，1991）。我國明代以前對檔案
的稱呼與文書是不加區分，有典、冊、策、簡牘、文書、簿書、案卷、文
案、案牘等不同的稱謂。在我國，「檔案」一詞始見於清代，康熙十九年
（西元 1680 年），《起居注》中記載，康熙帝在批閱秋審眾犯冊時問：
「馬哈喇之父與叔皆沒于陣，本人亦有功牌，其罪如何？」大學士奏曰：
「部中無檔案，故控告時部議不准。」（吳體乾，1993，頁 42-45）。
《辭海》對「檔案」詞目的解釋，是引自《柳邊紀略》，該書係由楊
賓所著，成書於康熙四十六年（西元 1707 年），對「檔案」一詞的解釋為：

邊外文字，多書於木片，往來傳遞曰牌子；存儲年久者曰檔案，曰
檔子。以積累多，貫皮條掛壁若檔也。今之文字已書於紙者亦沿稱檔
子、牌子，以此（臺灣中華書局辭海編輯委員會，1980，頁 2436）。

由此定義，可知滿清入關之前，以木片記事，將木片累積起來，成為
檔案。在 1930 年代，故宮博物院文獻館整理清代檔案時，發現二十餘枚的
「滿文木牌」，是崇德元年（西元 1636 年）的文件，與秦漢的木牘相似，
長的有一尺餘，短的只有數寸，寬約一寸，一頭有孔，四、五片為一組，
貫以麻繩。可知清入關前係使用木牌記事，持續到入關後才廢止（周雪恒，
1994，頁 277）。
《圖書館學與資訊科學大辭典》對「檔案」的定義為：

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Introduction to Archival Studies
檔案學導論 002

所謂檔案，乃指政府機關、人民團體、公司行號及個人，因處理公
眾事務，而產生之文字記錄或實物，經過種種科學管理程序，予以整
理、分類、立案、編目等手續，使成為有組織有系統，既便保管，又利
查檢之資料，妥存於合法之管理機構中，用供執行政務之稽憑，為史料
採擇與學術研究之主要對象之一（林金枝，1995，頁 2340）。

「檔案」的英文是“archives”，係源自於希臘文“archeion”，本意是指「隸
屬於某單位」（that which belongs to an office），最初是應用在政府的文書
（Bahmer, 1968, p.515）。除了指檔案之外，“archives”是一個多義詞，也可
用於「檔案館」或「檔案機構」。
英文版的《圖書館與資訊科學百科全書》（Encyclopedia of Library and
Information Science）對“Archives”所下的定義是：

任何公私機構所保存的記錄由於其所具有的價值。最初是應用在政
府的文書（公共檔案）。但該詞的用法隨著歷史與國家的差異而有不同
的用法。在美國，檔案一詞已擴展到私立與政府機構。較罕用的情形是
將檔案也應用在家庭與個人，通常稱為「私人文件」（private papers）
或「個人文件」（personal papers），或是稱為「歷史手稿」。檔案一詞
也用於表示： 一個機構或行政單位負責檔案資料的辨識、鑑定、登
錄、保存、編排、描述與提供參考服務，以及同意將短暫性價值的文書
銷毀； 一個建築物或是建築物的一部分，典藏檔案資料，並提供檔案
管理人員與使用者有關空間與設備（Bahmer, 1968, p.515）。

美國檔案人員學會（Society of American Archivists，簡稱 SAA）出版的

辭典 A Glossary for Archivists, Manuscript Curators, and Records Managers 對“ar-
chives”一詞所下的定義：

由某人或某機構在處理業務所產生或接收的文件並加以彙集、保
存，由於其所具有的持續性價值。傳統上，該詞較狹義的用法是指某一

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 第
一
組織或機構所保存的非現行文書，由於其所具有的持續性價值（Bellardo 章

& Bellardo, 1992, p.3）。 緒

論

綜合以上的中、英文有關「檔案」一詞的定義，可知「檔案」狹義的 003
用法是指：

政府單位在處理公務的過程中所產生的文書，在歷經一段時間後，
這些文書已不再使用，經鑑定其具有長期保存價值後，予以保存，以供
使用。

在上述的定義中，狹義的檔案具有三項要件：

產生單位：主要是政府單位。
時效：非現行文書（non-current records），指在業務處理時已不再使用。
價值：經鑑定的過程，發現具備長期保存價值的檔案。
廣義的用法，並不限定於政府單位，如私人機構、家庭或個人所產生
的文書也可稱為檔案。

二、手稿定義
手稿（manuscripts）與檔案常合併使用，由於兩者的性質十分類似，都
是原始資料，且檔案館所典藏的檔案中常會包括名人的手稿。國外甚至成
立收藏手稿資料的私人典藏館。因而有必要將手稿的定義予以界定。茲列
舉兩種有關手稿的定義如下：
《圖書館學情報學詞典》對「手稿」的定義是：

著者親自寫成的底稿或打字稿，通常未被印刷，是一種內容真實、
參考性強的零次文獻。它包括學位論文、書信、樂譜、電報、講演稿等
（周文駿，1991，頁 393）。

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Introduction to Archival Studies
檔案學導論 004

Harrod’s Librarians’ Glossary 對「手稿」（manuscript）的定義是：

以手寫的任何形式的文件，如手寫或打字的音樂與文學創作，尚未
複製成多份複本（Prytherch, 1990, p.392）。

由以上的定義，可知手稿具有原創性，由著者親自產生的文件，尚未
大量印製成多份的複本，因而其內容具有參考價值。

三、檔案與手稿的區別
檔案與手稿兩者都是檔案館中的蒐藏，但兩者仍有些區別，需予以釐
清，從其來源、產生方式、時效性與典藏人員來區分，見表 1.1。

表 1.1 檔案與手稿之區別（Hunter, 1997, p.2）

項目 檔案 手稿
來源 政府單位或機構 個人、家庭、家族
產生方式 處理業務所產生 個人創作或記錄某些事項
時效性 大都已失去時效性屬於非現行文書 不一定，需視內容而定
典藏人員 檔案管理人員（archivist） 手稿管理員（manuscript curator）

第二節 檔案特質
檔案的特質歸納為五點，即：唯一性、真實性、公平性、自然性、關
連性，分述如下：

一、唯一性（uniqueness）
檔案大都具備唯一性的特質。檔案管理的前身是文書管理（records man-
agement），在文書管理的階段，大約有 95%的文書將被銷毀，只餘留下約
5%的文書具備持續性價值，進而成為檔案。因而，所遺留下的檔案大都具
備唯一性的特質（Gertz & Stout, 1989, p.6；Bradsher, 1989, p.7）。

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 第
一
章
二、真實性（authenticity）
緒
論
H. Jenkinson 認為，檔案具有真實性有三個理由： 檔案是經由可信任
與可靠的產生； 檔案是經由妥適的維護以供進一步的活動，並提供資訊； 005
檔案的維護因其具有保存的價值（Durant, 1994, p.335）。

三、公平性（impartiality）
檔案係政府單位處理公務的結果，大都屬於真實性的資料，除非少數
有造假的情況。因而，在法律的證據與歷史的研究，檔案具有「第一手證
據」（first-hand evidence）的價值。可依據檔案解釋事實的真實情況（Du-
ranti, 1994, p.334）。

四、自然性（naturalness）
檔案的產生係由於政府單位公務人員處理公務的需要，並非特意要產
生的文書。如前所述，檔案的產生是處理公務所產生的副產品，是自然的
產物，而非刻意所造成的產品。因而，檔案的產生是自然的彙集、漸進的
與連續性的成果（Duranti, 1994, p.335）。

五、關連性（interrelationship）
公務人員在處理公務的過程中，並非單只處理本身的業務，常會與其
他單位有關連的情況，可能在一件檔案中與數個單位有密切關係。除了本
機構內與其他單位有關連，還可能與機構外的其他單位有關連。因而，檔
案具有關連性的特質（Duranti, 1994, p.335）。

第三節 檔案管理與文書管理之關連性
由文書的生命週期理論，可知文書是檔案的上游，檔案是文書的最後
歸宿。文書與檔案兩者的關係密不可分，也因此檔案管理需推展至其上游
的文書管理。文書管理與檔案管理之間的關係，分述於下：

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Introduction to Archival Studies
檔案學導論 006

一、文書管理的各個階段都與檔案管理有密切的關係
文書管理依文書的生命週期（life - cycle of records）分為現行文書（active
records）、半 現 行 文 書（semi-active records）與 非 現 行 文 書（inactive re-
cords）三個階段，三個階段都與檔案管理有密切關係，分述如下：

現行文書階段與檔案管理
以現行文書階段而言，各種文書都在此階段產生，如在此階段即已
開始妥善規劃，將可為日後的檔案管理節省許多人力、時間與經費。例
如，減少產生不必要的文書，可減少日後處理所需的時間與人力。某些
具有價值的文書，在產生時即已知道日後需長期保存的文書，必須採用
較佳材質的儲存媒體，如：中性耐存放的紙張及較穩定性的墨水，以防
日後墨跡褪色。產生後的文書，在此階段如能採用較適當的排序方法加
以整理，以形成有系統的案卷與文件系列，對於檔案管理階段可節省事
後處理所需耗費的人力。如有不必要保留的文書，在此階段可以銷毀，
以免增加日後處理的數量與人力。

半現行文書階段與檔案管理
在半現行文書階段，與現行文書階段大致相同。不同之處是在此階
段已不再產生文書，只負責保存與使用之責。但是此階段也是與檔案管
理有密切關係，檔案管理的鑑定工作可在此階段即已開始，由檔案管理
人員與文書管理人員彼此配合，灌輸檔案鑑定的觀念，如何辨別檔案的
價值，以協助文書管理人員建立文書保存期限表。如此一來，負責保管
文書的人員在此階段即可有系統的鑑定文書，將有價值的文書保存一定
的期限，並予以適當的保存。此外，檔案的維護也應提早在此階段，提
供保管的文書妥適的儲存環境，避免文書受損，以免日後檔案館接收到
的文書已被蟲蛀、受潮而長霉菌、破損而無法閱讀等情況發生。兩者如
能充份合作，將是兩蒙其利。

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 第
一
章

非現行文書階段與檔案管理 緒
論
非現行文書階段與檔案管理的關係是直接的關係。由保管非現行文
書的文書中心，在文書經一段保管期限後，即需移轉到檔案館。因而， 007
兩者的關係可謂是直接的關係。在此階段，有關文書的鑑定、維護工作
與半現行文書階段大致相同，如能先行鑑定文書，並加以妥善維護，對
日後移轉到檔案館有很大的助益。

二、文書管理人員與檔案管理人員兩者關係密切
大多數公務或私人機構都需同時處理文書管理與檔案管理。例如：國
家級、州（省）級政府。有關文書管理與檔案管理的業務較為專業與獨立，
通常成立專門的機構，由專人負責管理。然而，文書管理與檔案管理人員
兩者需建立密切關係，經常聯絡，商討有關的事項，如：文書的鑑定、編
排、保存、移轉等問題。
K D. Paul（1989, p.39-40）認為檔案管理人員在文書管理擔任重要的角
色：

檔案管理人員擔任檔案與文書管理的觸媒劑
例如，在文書產生時，檔案管理人員可提供檔案的視野，由理論到
實務的觀點，將有助於文書管理人員對文書有一整體的認識，對於選擇
適當的媒體以保存有價值的資訊、分析與選擇資訊系統，以及索引的設
計都有助益。檔案管理人員可透過舉辦研討會、展覽、出版品等項目，
以協助文書管理人員對檔案的認識。

檔案管理人員與文書管理人員合作發展各種標準與作業程序
檔案管理人員可與文書管理人員彼此合作，共同發展文書管理所需
的各種標準與作業程序。例如：文書選擇與鑑定的標準、文書保管期限
表的擬訂、文書立卷的方法、文書的處置等有關的標準與作業程序。如
此一來，對於下游的檔案作業可節省很多人力與經費，由於所採用的方

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檔案學導論 008

法都符合檔案管理人員的期望。

檔案管理人員需經常提醒文書管理人員
檔案管理人員需經常提醒文書管理人員，其所負的職責，如何產生
與維護適當的文件，以便於辨識、選擇與保存這些文件。

檔案管理人員需指出完善的文書管理的優點，並促使其實施
這是最後的一點，也是十分重要。由檔案管理人員指出那種方式是
完善的文書管理的方法，並促使文書管理人員去執行。如果未能執行，
再好的管理方法都是枉然。

三、檔案管理人員需具備文書管理基礎
如前所述，檔案是文書的最後歸宿。因而，檔案管理人員需具備文書
管理的基礎，才能確實了解文書的產生、維護與使用、處置等各個階段的
歷程，有助於對文書已成為檔案之後做最佳的處置。

第四節 檔案館管理與圖書館管理之區別

一、檔案館與圖書館相同之處
檔案館與圖書館兩者具有共通的性質，可歸納為三項：

基本功能相同
兩者都有蒐集、整理、儲存、提供資訊的基本功能（吳寶康、丁永
奎，1988，頁 333）。

工作性質相同
兩者都具有一個共同的性質，即：服務性。以資訊的角度看，兩者
都屬於廣泛的資訊服務的一環，最終目的都是提供民眾資訊的服務（吳
寶康、丁永奎，1988，頁 333）。

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一
章

工作程序大致相同 緒
論
兩者在工作程序大致相同：
009
蒐集文獻：兩者都具有蒐集文獻的功能，只是文獻的類型不同而已。圖書館
以蒐集圖書資料為主；檔案館蒐集檔案、手稿等資料。
整理文獻：兩者都需將蒐集來的圖書、檔案等資料加以有系統的整理。
保存文獻：兩者都需將整理好的資料予以妥善保存。
提供使用：兩者都需將已整理的文獻提供使用。

二、檔案館與圖書館管理相異之處
除了以上共通的性質之外，檔案館與圖書館兩者各有其特有的功能，
K. D. Roe 將兩者的功能列表如下，見表 1.2。

表 1.2 圖書館與檔案館核心功能比較（Roe, 1990, p.150-151）

圖書館功能 檔案館功能
自文件保管者移轉到檔案館，
辨 識 使 用 者 需 要 的 資 料，訂
蒐集館藏 蒐集館藏 並建立初步的實體與內容的控
購、接收與付款。
制。
提供件（item）層次的控制， 編 排、提 供 內 容 與 實 體 的 描
編目館藏 以 產 生 目 錄 記 錄，並 提 供 查 描述館藏 述，並發展查檢工具，可能包
檢。 括目錄記錄。
辨識與查檢館藏，為使用者提
查檢館藏 為使用者查檢相關的項目。 檢索館藏
供有用的資訊。
辦理借、還書與資料的預約、 必須提供環境的穩定性或保護
流通館藏 保存館藏
館際互借。 資料的實際情況。
依據檔案的生命流程（如：鑑
維護脆弱或實體受損的資料， 定的決定、採訪的來源、維護
管理館藏 管理館藏
彙集流通與使用統計。 的處理、檔案的使用等）維護
與處理檔案。

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檔案學導論 010

表 1.2 （續）
圖書館功能 檔案館功能
評 估 資 料，以 決 定 文 件 的 價
鑑定潛
值，並進而決定是否長期保存
在館藏
或予以銷毀。

G. S. Hunter（1997）依據圖書館與檔案館所典藏的資料，比較兩者的差
別，見表 1.3。

表 1.3 圖書館與檔案館資料之比較（Hunter, 1997, p.7）

項目 圖書館 檔案館
．已出版 ．未出版
．個別的項目 ．相關的項目成為一個全宗
性質
．具有獨立的意義 ．與其他項目間具有相關意義
．可在各處取得 ．唯一性
產生者 由不同的個人或機構所產生 由母體機構或機構所產生
產生的方法 個別、獨立的行動 有機的，經由業務所產生
．經由選擇 ．經由鑑定
收到的方法
．決定可撤銷 ．決定不可撤銷（銷毀是永久性）
依據來源與原始順序（與結構及功
編排 事先決定主題、分類
能有關連）
描述的層次 個別項目 全宗或文件系列
．依據出版的項目（如：題名頁、
目次、索引） ．必須由檔案管理人員負責
描述的媒體
．卡片目錄、線上公用目錄 ．指南與館藏目錄、線上系統
（OPAC）
．開架式 ．閉架式
查檢
．以件（item）為單位流通 ．不以件為單位流通

由表 1.2 與表 1.3 可知檔案館與圖書館兩者各有其不同的功能，因而兩

者在管理的層面上有許多差異。筆者將兩者的差異歸納為十項，分述如下：

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一
章
一、館藏取得方式
緒
論
．圖書館：以採購、贈送、交換為主，國家圖書館另有依呈繳法規定
取得。 011
．檔案館：檔案以移轉為主，大多數手稿的取得係透過贈送的方式。
此外，檔案也有透過捐贈與購買的方式取得，主要以私人文書或手
稿為主（Burke, 1976, p.35-37）。

二、決定館藏蒐藏的方式
．圖書館：以圖書選擇為主，根據讀者的需求為主。
．檔案館：以鑑定（appraisal）為主，判斷文件的實質內容，以決定是
否具有長久保存的價值，或予以銷毀。

三、館藏的特性
．圖書館：以圖書資料為主，圖書的出版數量龐大，大都有許多複本。
圖書的出版資訊較為完整，可透過題名頁與版權頁取得題名、作者、
編者、出版地、出版者、出版年等資訊。
．檔案館：以檔案資料為主，檔案大都係唯一的，未有複本。大多數
的檔案與手稿都缺乏正式的出版資訊，未有明確的題名、作者、產
生者、產生年代、地點等資訊（Burke, 1976, p.42-43; Fox, 1990a, p.
21）。

四、館藏處理
．圖書館：以機讀編目格式（MARC）或都柏林核心集（Dublin Core）
處理，提供件（item）層次的控制，以供讀者查檢館藏。
．檔案館：以文件系列（series）為處理的基本單元，尊重檔案的來源
與原 始順序，提供 卡片目錄、書 本式目錄或 以檔案機讀編 目格式
（MARC Format for Archives and Manuscripts Control，簡 稱 MARC
AMC）或 EAD（Encoded Archival Description）處理，提供讀者透過
電腦檢索館藏。

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檔案學導論 012

五、館藏流通
．圖書館：大都屬開架式，大部分的館藏可提供借閱，除了少數善本
書、手稿之外。使用時大都未有限制。
．檔案館：大都屬閉架式，使用時需先行登記。有些檔案因涉及機密
或個人隱私，使用時有限制。檔案大都限制於館內閱覽，不可借出
館外（Burke, 1976, p.45-46；張樹三，1990，頁 133；Maher, 1990, p.
356）。

六、館藏汰舊
．圖書館：圖書館所典藏的圖書資料將會因為：複本、贈書、過時的
圖 書、舊 版 圖 書、破 損 圖 書 等 情 況 予 以 淘 汰（吳 明 德、薛 理 桂，
1995，頁 150-152）。淘汰書可改送其他圖書館或賣給舊書商。
．檔案館：檔案館所典藏的檔案大都需長期保存，由於在文件進館前
已經過鑑定的過程，已評鑑其具有長期保存的價值，且由於檔案大
都具有唯一性，因而未能予以汰舊。但有一種情況是重新鑑定（re-
appraising），在歷經若干年後，重新鑑定典藏檔案的價值，如發現
已不具長久保存的價值時，予以撤架，改送其他檔案館或予以銷毀。

七、參考服務
．圖書館：通常有參考服務的櫃臺，中、大型圖書館設有參考部門，
由專人提供參考諮詢服務。
．檔案館：較少有參考部門的設置，無專人負責參考服務，但具規模
的檔案館亦提供有參考服務的功能。

八、館藏保存
．圖書館：大部分進步的圖書館有提供空調的環境，但大都只限於開
放時間，閉館後大都將空調關閉。
．檔案館：由於檔案的材質較為脆弱，必須提供二十四小時的恆溫、
恆濕儲存環境。

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一
章
九、館藏查檢
緒
論
．圖書館：大都透過線上公用目錄（OPAC）查檢已建檔的目錄，或可
透過網際網路（internet）查檢圖書館的目錄。 013
．檔案館：如未進行自動化的檔案館，大都透過卡片目錄或書本式目
錄查檢館藏。如已進行自動化的檔案館，可透過電腦查檢館藏。

十、館藏交流
．圖書館：透過館際之間協議，進行館際互借或影印等活動。
．檔案館：由於館藏的唯一性，較為珍貴，無法進行館際之間的互借
或影印。但也有例外，如民國 92 年 1 月 24 至 4 月 30 日所籌辦的「福
爾摩沙：十七世紀的台灣、荷蘭與東亞」展覽，向荷蘭國家檔案館
借展許多珍貴的原件，此係檔案國際間交流的一例。

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 國家圖書館出版品預行編目資料

檔案學導論／薛理桂 編著.
--初版.--臺北市：五南,2004 [民93]
面；　公分
參考書目：面
I S B N 978-957-11-3721-6（平裝）
1.檔案學 2.檔案管理
028.9 93015338

1AA1

檔案學導論(修訂版)
編 著 者 ─ 薛理桂(432.1)
發 行 人 ─ 楊榮川
總 編 輯 ─ 龐君豪
主 編 ─ 黃惠娟
責任編輯 ─ 陳姿穎　簡志維
出 版 者 ─ 五南圖書出版股份有限公司
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出版日期 2 0 0 4 年 1 0 月 初 版 一 刷
　　　　 2 0 0 8 年 1 2 月 一 版 二 刷
定　　價 新 臺 幣 4 3 0 元

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