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PROYECTOS
Volkswagen de Mxico
Administracin de Proyectos / Sistemas de Calidad / Fernando Fernndez M.
Administracin de Proyectos.ppt / 28/01/04
1
Volkswagen de Mxico
Administracin de Proyectos / Sistemas de Calidad / Fernando Fernndez M.
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Indice
Unidad 1. Introduccin
Objetivo
Conceptos Bsicos
Ejercicio 1
Fases en la Administracin de un Proyecto
Dimensionamiento de un Proyecto
Establecimiento del Objetivo
Ejercicio 2
Personas Relacionadas con el Proyecto
Anlisis de Avance
Unidad 2. Definicin
Objetivo
Definicin del Proyecto
Portada de Proyecto
Ejercicio 3
Anlisis de Avance
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Indice
Unidad 3. Planeacin
Objetivo
Planeacin del Proyecto
Estructura de la Divisin del Trabajo EDT
Ejercicio 4
Matriz de Asignacin de Responsabilidades
Matriz de Planeacin de Recursos
Ejercicio 5
Orden de las Actividades
Ejercicio 6
Diagrama de Red
Ruta Crtica
Ejercicio 7
Anlisis de Avance
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Indice
Unidad 4. Ejecucin y Control
Objetivo
Ejecucin y Control del Proyecto
Cronograma
Ejercicio 8
Control de Avance
Presentacin de Informes
Control de Cambios
Anlisis de Avance
Unidad 5. Cierre
Objetivo
Cierre del Proyecto
Evaluacin con el Cliente
Evaluacin con el Equipo
Anlisis de Avance
Anlisis Final
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UNIDAD 1
INTRODUCCIN
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Objetivo
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Conceptos Bsicos
Proyecto
Conjunto de Actividades interrelacionadas
para lograr un Objetivo especfico mediante
la utilizacin ptima de los recursos.
Conceptos Bsicos
Finalidad de todo Proyecto
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En el tiempo
Al costo
Y con las especificaciones
acordadas en el convenio
Ejercicio 1
En colaboracin con su compaero, realice lo siguiente:
Identifiquen 2 proyectos en los que actualmente usted y su compaero
estn participando (en caso de no estar colaborando en ninguno,
enumere al menos un proyecto del cual tengan conocimiento que se
este desarrollando actualmente en su empresa).
Conocen el objetivo de los proyectos mencionados? Descrbalos
brevemente.
De los proyectos, seleccionen el que consideren ms importante y
enlisten al menos 3 problemas que estn experimentando en dicho
proyecto.
Fin del ejercicio.
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Conceptos Bsicos
Qu es administrar un proyecto?
Es algo ms que simplemente dividir las asignaciones de trabajo entre las
personas y confiar en vano que lograrn un resultado deseado.
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Conceptos Bsicos
Administracin de Proyectos
Arte / Ciencia de Dirigir y coordinar recursos humanos y materiales a lo largo
de la vida de un proyecto usando Tcnicas Administrativas para lograr
obtener el Costo, Tiempo y Calidad predeterminada.
Establecer
Establecerun
unplan
plande
delas
lasactividades
actividadesaarealizar.
realizar.
Poner
Poneren
enprctica
prcticaelelplan
plantrazado.
trazado.
Supervisar
Supervisarelelprogreso
progresocontra
contraelelPlan
Plan
Medir
Medirelelprogreso
progresoreal
realen
enforma
formaoportuna
oportunayy
peridicamente.
peridicamente.
Aplicar
Aplicaracciones
accionescorrectivas
correctivassisies
esnecesario.
necesario.
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Conceptos Bsicos
Elementos Fundamentales
CALIDAD
TIEMPO
COSTO
Trabajo que se tiene que realizar para que las entregas (razn
de ser del proyecto); cumplan con los requisitos o los criterios
de aceptacin acordados con el cliente.
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Esfuerzo
Definicin
Planeacin
Ejecucin y
Control
Cierre
1.- Definicin
2.- Planeacin
3.- Ejecucin y Control
4.-Cierre
Tiempo
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Planeaci
n
Ejecucin y
Control
1. Fase de Definicin
Cierre
Tiempo
Planeaci
n
Ejecucin y
Control
2. Fase de Planeacin
Cierre
Tiempo
Planeaci
n
Ejecucin y
Control
Cierre
Tiempo
Planeaci
n
Ejecucin y
Control
4. Fase de Cierre
Cierre
E
V
A
L
U
A
R
Esfuerzo y Tiempo Decrecientes
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nivel de satisfaccin
CLIENTE
cumplimiento de
espectativas
Anlisis de situaciones:
EQUIPO
agradables
desagradables
Dimensionamiento de un Proyecto
Clasificacin
TAMAO
HRS. DE
TRABAJO
EMPLEADAS
NO. PERSONAS
TIEMPO PARA
DESARROLLAR
EL PLAN
Micro
80 300
23
1 reunin
30 60 minutos
Pequeo
301 1000
46
23
reuniones
10 25 horas
Mediano
1001 15000
7 12
Varias reuniones
1 4 semanas
+ de 15000
10- 12 en
equipo central +
equipo ampliado
Varias reuniones
1 3 meses
Grande
-Pregunta Alicia
-Contesta el gato
-Comenta Alicia
-Comenta el gato
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Estructura
(verbo infinitivo + entrega principal)
para el (da / mes / ao) con un costo no
superior a (horas o pesos).
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John F. Kenedy
Ao: 1961
Fecha de la llegada del hombre a la luna:
22 de julio de 1969
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PROCESAR
ANALIZAR
Y
RETENER
Con un mnimo esfuerzo
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Ejercicio 2
Junto con su compaero del ejercicio 1 y respecto de la lista de los proyectos creada
realicen lo siguiente:
Determinen en que fase del ciclo de vida se encuentran dichos proyectos.
Calcule la dimensin de los mismos.
En base a los objetivos planteados en el ejercicio 1, pregntese:
Estn los objetivos en trminos de Calidad, Tiempo y Costo?.
Estn en menos de 25 palabras?
En caso de alguna respuesta negativa, redefina los objetivos.
Fin del Ejercicio.
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Anexo 1
Lista de Proyectos
Yo
No.
Proyecto
Objetivo
Problemas
Fase
Dimensin
Objetivo Revisado
Objetivo
Problemas
Fase
Dimensin
Objetivo Revisado
Mi Compaero
No.
Proyecto
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Participa
Catalizador
Union
Sinergia
Necesario Identificar:
Actitudes
Comportamientos
Pensamientos
Roles
Responsabilidades
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Fuente de informacin.
Facilidad de palabra.
Orientado a la accin.
ORGANIZADOR
Formador de equipos.
Negociador.
Optimiza recursos.
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PLANIFICADOR
CATALIZADOR
ESPECIALISTA
Representante de su organizacin.
Conocimientos
y
habilidades
especiales requeridos por el equipo.
EJECUTOR
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Anlisis de Avance
Objetivo Unidad 1
Conocer los conceptos bsicos de la Administracin de Proyectos.
Identificar las fases del ciclo de vida de un proyecto.
Determinar la dimensin de un proyecto.
Conocer la estructuracin del objetivo de un proyecto.
Distinguir los roles bsicos en el equipo de desarrollo del proyecto.
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UNIDAD 2
DEFINICIN
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Objetivo
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Nombre
Lder
Equipo de Proyecto
Introduccin
Objetivo
Alcance
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Portada de Proyecto
Formato estndar que plasma las generalidades del proyecto.
Es una forma sencilla y clara de describir el proyecto.
Es
uno
de
los
documentos
ms
importantes
(herramienta)
Vende
Vende el
el proyecto
proyecto
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en
la
Portada de Proyecto
Fecha:_____________________
Nombre del Proyecto:
Introduccin:
Alcance:
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Equipo de Proyecto:
Portada de Proyecto
Fecha:
Colocar la fecha de la ltima modificacin de
la Portada.
Se sugiere colocar Revisin y Fecha de la
primera elaboracin.
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Portada de Proyecto
Nombre del Proyecto:
Enunciado representativo del Proyecto
Identificador
dentro
de
la
misma
empresa
Equipo de Proyecto:
completo
del
Lder
del
proyecto.
Se sugiere anexar datos generales
(rea, telfono, e-mail, etc.)
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Portada de Proyecto
Introduccin:
Breve descripcion del entorno en el que se basa el proyecto.
Especie de justificacin que sustente el objetivo.
Se sugiere manejar cifras comprobables que generen impacto e inters siempre
relacionadas con los beneficios que se obtendrn al conclur el proyecto.
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Portada de Proyecto
Objetivo:
Establecer el Objetivo del Proyecto bajo la estructura:
(verbo infinitivo + entrega principal)
para el (da / mes / ao) con un costo no superior a (horas o pesos).
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Portada de Proyecto
Alcance:
Trabajo que se tiene que realizar para que las
entregas (razn de ser del proyecto); cumplan con
los requisitos o los criterios de aceptacin
acordados con el cliente.
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EXCLUSIONES
Elementos que no se
entregarn.
Transferibles a un
proyecto posterior
Portada de Proyecto
25/05/03
Fecha:_____________________
Nombre del Proyecto:
1 de ____
2
Pgina ___
Equipo de Proyecto:
Francisco Fernndez Franco Calidad / 7334 / franf@asrf.com
Ana Alvarado Aguilar Matto./ 8743 / alvara@asrf.com
Carlos Cazo Contreras Producc / 4535 / cazoc@asrf.com
Introduccin:
Debido a la creciente demanda en el servicio de reparacin de los componentes de maquinaria pesada que
Astilleros de Mxico y su red de sucursales han presentado en los ltimos meses, el taller mecnico El Titanic
ha incurrido el en el incumplimiento hacia sus clientes debido a una programacin carente de flexibilidad;
originando el aumento en la mala distribucin de cargas de trabajo, aumento considerable en los costos de
ejecucin y calidad; adems de haber perdido varias rdenes de trabajo y con esto negocios potenciales.
Objetivo del Proyecto:
Desarrollar y entregar un software para la programacin de taller para el 31 de marzo de 2002, con un costo
no superior a 2000 horas.
Alcance:
ENTREGAS
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Portada de Proyecto
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Fecha:_____________________
Alcance:
MEDIDAS
EXCLUSIONES
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2 de ____
2
Pgina ___
Portada de Proyecto
Alcance (Contraejemplos)
ENTREGAS
Optimizar la Programacin
Conseguir informacin de proveedores de softwares.
Coordinar la implementacin del Sistema
MEDIDAS
Tiempo de ciclo reducido.
Proyecto realizado en tiempo y dentro del presupuesto.
EXCLUSIONES
El equipo de proyecto no incluye a nadie de produccin
debido a su falta de tiempo o inters.
El proyecto podra detenerse debido a la disponibilidad de
los programadores.
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Ejercicio 3
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Anexo 2
Fecha:_____________________
Nombre del Proyecto:
Portada de Proyecto
Lder del Proyecto:
Equipo de Proyecto:
Introduccin:
Alcance:
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Anexo 2
Fecha:_____________________
Portada de Proyecto
Alcance:
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Anlisis de Avance
Objetivo Unidad 2
Conocer los puntos clave de la fase: Definicin del Proyecto
Arrancar el proyecto enfocandose al desarrollo preciso y
claro de la Portada de Proyecto estableciendo:
-
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Nombre
Lder
Equipo de Proyecto
Introduccin
Objetivo
Alcance
UNIDAD 3
PLANEACIN
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Objetivo
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qu se har?
Para proyectos pequeos
Lluvia de Ideas
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E.D.T.
Nivel 2:
Bloques
principales
de
actividad
Nivel 3:
Tareas
Nivel 4:
Subtareas
Nivel 5:
Paquetes de
trabajo
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Ejercicio 4
Fije notas adhesivas para formar una EDT en la pared de su rea de anlisis.
La transferencia de las entregas del alcance sern una parte del nivel 2.
Agregue bloques de actividad que no sean entregas. Compruebe si todo el
trabajo de proyecto se puede desempear entre los bloques de este nivel que
tiene hasta este momento.
Reparta cada bloque a un miembro del equipo bien informado. Desarrolle las
tareas de cada bloque individualmente para los niveles inferiores (3, 4 y 5), sin
hablar entre s. Para cada bloque identifique de 3 a 15 tareas.
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INICIO
1 Recibir Contrato
2 Recibir orden de Proceder
3
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TBD 25/06/03
Ingeniera
TBD 25/06/03
Taller
TBD 25/06/03
Produccin
ACTIVIDADES
MATRIZ DE ASIGNACION DE
RESPONSABILIDADES
RESPONSABLES
En
Enlnea
lneahorizontal
horizontalno
no
puede
puedehaber
haberdos
dos
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60
Cuando
Cuandono
nohaya
hayaun
un
miembro
miembrodel
delequipo
equipo
definido
definidose
sepone
pone(TBD)
(TBD)
yyse
especifica
la
fecha
se especifica la fecha
ltima
ltimapara
paraser
serdefinido.
definido.
Cuando
Cuandohay
hayuna
una
persona
personaque
quesolo
solotiene
tiene
una
tarea
asignada,
una tarea asignada,lolo
mejor
mejores
esque
quese
sepase
paselala
tarea
tareaalalgerente
gerentedel
del
proyecto.
proyecto.
EQUIPO
Tipos de equipo
Horas o das de utilizacin
Costo estimado del equipo
involucrado
MATERIALES / SUMINISTROS
Cantidades de cada uno
Costo estimado
REQUERIMIENTOS ESPECIALES
Cantidades de cada uno
Costo estimado
MATRIZ DE PLANEACION DE
RECURSOS
ACTIVIDADES
TIPO DE
RECURSO
1 Recibir Contrato
2 das
2 das
3 das
3 Meseros $ 300
1 da
1Capturista $ 500
Hotel INN
$2,500
Renta Equipo
$1,500
Audiovusual
Papelera
$1,000
$4.300
$1,500
Lab. Informatica
$6,000
Mvil
$12,000
1 da
Satelite/Telefono $3,500
$3,500
Lab. Pruebas
Houston
$9,500
Consumilbes
$6,700
Prototipo
$22,200
Papelera
$3,000
$3,500
Consumibles
e Instalacin
$9,000
$9,000
MATERIALES
9 Ident. Y Acelerar Materiales Escasos
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TOTALES
INICIO
EQUIPOS E
TIEMPO HUMANOS COSTO
COSTO MATERIALES COSTO
INSTALACIONES
MEDIO
(M)
3 das
Ejercicio 5
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Anexo 3
MATRIZ DE ASIGNACIN DE
RESPONSABILIDADES Y
PLANEACION DE RECURSOS
Fecha: ____________ _______ Hoja ____ de ____
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Anexo 3
MATRIZ DE ASIGNACIN DE
RESPONSABILIDADES Y
PLANEACION DE RECURSOS
Fecha: ____________ _______ Hoja ____ de ____
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65
Por antecedentes
Por secuencias
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66
tengan
al
menos
un
antecedente.
En las actividades iniciales la actividad
antecedente sera cero.
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67
qu
actividades
se
Matriz de antecedentes
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Matriz de secuencias
Tiempo
Optimo (o):
Tiempo Optimo (o):
Tiempo
Tiempomnimo
mnimo
disponible
disponiblesin
sinimportar
importar
elelcosto
o
cuanta
costo o cuantade
de
los
losrecursos
recursoshumanos
humanos
oomateriales
materialesque
quese
se
requierean.
requierean.
Punto a recordar:
La unidad de tiempo
puede ser minutos,
horas, das, semanas,
meses o aos; con la
condicin de que se
tenga
la
misma
medida para todo el
proyecto.
Tiempo
TiempoMedio
Medio(M):
(M):
Tiempo
normal
Tiempo normal
necesario
necesariopara
paralala
ejecucin
ejecucinde
delala
actividad,
basado
actividad, basadoen
enlala
experiencia
experienciapersonal
personal
del
informante.
del informante.
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70
Tiempo
TiempoEstndar
Estndar(t):
(t):
Con
Conlos
losdatos
datosanteriores
anterioresse
se
calcula
el
tiempo
estandar
(el
calcula el tiempo estandar (el
cual
cualrecibe
recibelalainfluencia
influenciadel
del
psimo
psimoyydel
delptimo
ptimoaalalavez)
vez)
t=
oo++4M
4M++pp
66
Tiempo
TiempoPsimo
Psimo(p):
(p):
Tiempo
Tiempoexcepcionalmente
excepcionalmentegrande
grande
debido
a
imprevistos.
Debe
debido a imprevistos. Debe
contarse
contarsesolamente
solamenteeleltiempo
tiempoen
enelel
que
quese
seponga
pongaremedio
remedioalalproblema,
problema,
no
el
tiempo
ocioso
no el tiempo ocioso
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71
Matriz de Tiempos
Ejercicio 6
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72
Anexo 4
Matriz de Antecedentes
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73
Anexo 5
Matriz de Secuencias
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74
Anexo 6
Matriz de Tiempos
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Anexo 7
Matriz de Informacin
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76
Diagrama de Red
El plan es un mapa que muestra cmo ir desde donde uno se encuentra en la
actualidad hasta donde se quiere estar.
La esencia de la planeacin es detenerse y pensar antes de iniciar realmente un
proyecto con el fin de estudiar cmo se puede hacer mejor.
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77
Diagrama de Red
Definicin
Grfico que define la secuencia de actividades y la interrelacin entre stas
para el logro de un objetivo
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10
15
Diagrama de Red
Construccin de la Red
Se debe evitar:
actividad
liga
Continuacin o
Tiempo de espera
Varias actividades
pueden terminar
o partir en un mismo
evento
Incorrecto
Correcto
Dejar eventos sueltos.Todos los eventos
deben relacionarse con un evento incial o
con un evento final
Incorrecto
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Correcto
Diagrama de Red
Representacin de Situaciones
1. La actividad B no puede ser iniciada
sin haber terminado la actividad A.
A
ACTIVIDADES SECUENCIALES
B
ACTIVIDADES SIMULTANEAS
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A
C
4. Terminada la actividad A no puede inciar
la actividad C sin antes haber terminado
la actividad B
ACTIVIDAD FICTICIA ( LIGA O ESPERA )
A
B
Diagrama de Red
Representacin de Situaciones
5. Una actividad A tiene escasa duracin la cual es despreciable y no justifica que
se considere una unidad de tiempo.
Ejemplo: La unidad con la cual se trabaja es una semana y la actividad A tiene
una duracin de 1 2 horas.
ACTIVIDAD CON TIEMPO CERO
B
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Diagrama de Red
Ejemplo de Construccin de la Red
Suponga que hecho el anlisis de las actividades para la realizacin del
proyecto Sierra y, aplicadas las herramientas previas para la definicin de la
secuencia(Matriz de antecedentes y Matriz de secuencias ); se lleg a la
siguiente Matriz de informacin.
1.
2.
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Diagrama de Red
83
10 11 12
9
2
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13
14
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Ruta Crtica
Definicin
Serie de actividades que define la duracin del proyecto.
Es la secuencia de actividades que sin interrupcin inician con el proyecto
y terminan cuando este concluye.
De tal forma que cualquier retraso de alguna
retraso en todo el proyecto.
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de ellas; provocara un
Ruta Crtica
La
secuencia
de
las
La
secuencia
de
las
actividades
3,
6,
8,
y
actividades 3, 6, 8, y 77
definen
definen lala duracin
duracin del
del
proyecto:
proyecto: Con
Con un
un tiempo
tiempo
total
totalde
de13
13unidades.
unidades.
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10 11 12
9
2
13
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Ejercicio 7
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Anexo 8
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Anexo 8
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Anlisis de Avance
Objetivo Unidad 3
Conocer los puntos clave de la fase: Planeacin del
Proyecto.
Definir las actividades especficas necesarias para el
desarrollo del proyecto.
Asignar responsables a cada una de ellas.
Pronosticar los recursos a utilizar.
Determinar el orden en que se llevarn a cabo.
Identificar la ruta crtica del proyecto.
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UNIDAD 4
EJECUCIN Y CONTROL
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Objetivo
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Cronograma
Concepto
Herramienta de control importante que hace que el proyecto sea manejable. Es el
mapa que los participantes convierten en accin. Inicia el trabajo e indica el punto
final de cada tarea.
Tan pronto como se asignen las tareas se puede comenzar el
cronograma.
Contiene una lgica que puede ser trazable en cualquier momento.
Permite aprovechar las entregas anticipadas y compensar las entregas
demoradas.
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Cronograma
El cronograma es necesario para marcar y controlar el progreso durante todo el
proyecto, mientras que las reuniones y los informes sobre el estado proporcionan
instantneas del mismo.
Realizar regularmente reuniones e informes cortos sobre el estado es esencial
para mantener la atencin, responder a los problemas y hacer que el proyecto
avance.
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Cronograma
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
13
9
PROYECTO SIERRA
A
INICIO
1 Recibir Contrato
R. Rodrguez
I. Iiguez
R. Rodrguez
H. Herrera
G. Garca
8,9
E. Enrquez
----
H. Herrera
F. Fernndez
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3
4
5
6
7
8
MATERIALES
----
E, Enrquez
Ejercicio 8
Defina su codificacin
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Anexo 9
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Anexo 9
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Anexo 9
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Control de Avance
Consiste en recopilar peridicamente informacin sobre el desempeo del
proyecto comparando el progreso real con el planeado.
Calculo de
Porcentaje de Avance
y
Recursos Utilizados
Planeado y Presupuestado
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Control de Avance
Es importante considerar que:
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Presentacin de Informes
El Periodo de presentacin de informes depende de la complejidad o duracin
global del proyecto
Para proyectos con duracin de:
5 aos el periodo entre reporte y reporte podra ser de 1 mes
Para proyectos con duracin de:
1 mes el periodo entre reporte y reporte podra ser de 1 da
En general........
mientras ms corto sea el periodo de tiempo que
transcurre entre informes, mayor ser el control del
proyecto
Se aconseja reducir el periodo, durante la duracin de
una accin correctiva
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Presentacin de Informes
Contenido del Informe de Avances
LOGROS
Lo alcanzado y no
alcanzado
ALCANCE
Planeado vs.
Realizado
PROBLEMAS
Resultado de
Acciones correctivas
Acciones correctivas
Planeadas
LOGROS
Que se planean
alcanzar
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Control de Cambios
Origen de Cambios en el Proyecto:
Cliente.
Equipo.
Suceso imprevisto.
Todo cambio significativo generar una modificacin al plan,...... en
trminos de
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Control de Cambios
Procedimiento
1.
2.
3.
4.
5.
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Anlisis de Avance
Objetivo Unidad 4
Conocer los puntos clave de la fase: Ejecucin y Control del
Proyecto.
Identificar el uso del Cronograma como herramienta de
Planeacin / Control.
Definir el contenido de los informes relacionados con el
avance.
Identificar el impacto de los cambios en el Proyecto.
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UNIDAD 5
CIERRE
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Objetivo
cierre de un proyecto
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E
V
A
L
U
A
R
nivel de satisfaccin
CLIENTE
Anlisis de situaciones:
EQUIPO
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cumplimiento de
expectativas
agradables
desagradables
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Anlisis de Avance
cierre de un proyecto
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Anlisis Final
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