ADMINISTRACIN DE

INVENTARIOS

La administracin de un inventario es un punto determinante en el manejo

estratgico de toda organizacin, tanto de prestacin de servicios como de
produccin de bienes.
Las tareas correspondientes a la administracin de un inventario se relacionan
con la determinacin de los mtodos de registro, la determinacin de los puntos
de rotacin, las formas de clasificacin y el modelo de reinventario determinado
por los mtodos de control (el cual determina las cantidades a ordenar o
producir, segn sea el caso).
Los objetivos fundamentales de la gestin de inventarios son:

Reducir al mnimo "posible" los niveles de existencias y

Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto

en curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo.

COSTOS ASOCIADOS A LOS

INVENTARIOS
La base comn de todo inventario es la representacin de un costo asociado al
mismo, los costos asociados al proceso de sostener un inventario se
diferencian segn la naturaleza de la organizacin y consisten en:

COSTO DE ORDENAR

- Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de

pedido (llamadas telefnicas, preparacin de formatos, gastos administrativos
de papeleo, adems de los gastos intrnsecos a un proceso de pedir
determinada cantidad de unidades como lo son los asociados a los procesos
de recepcin).
- Para la actividad productiva (fabricacin o ensamble): Consiste en los
costos asociados a los procesos de alistamiento de corridas de produccin,
adems del proceso logstico de transmisin de rdenes "concepto de cliente
interno".

COSTO DE TENENCIA O SOSTENIMIENTO DEL

INVENTARIO
Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la
organizacin) se ven preponderantemente determinados por la permanencia de
la media de las unidades logsticas en un lugar determinado para ello en
funcin del tiempo, dado que cada unidad representa un costo de manipulacin
en los procesos de recepcin, almacenamiento, inspeccin y despacho.
Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de
oportunidad, el cual se relaciona con la inversin realizada en la operacin de
los inventarios y que axiomticamente ocasiona que la organizacin prescinda
de su disponibilidad para inversiones en procesos que estimulen la generacin
de valor agregado.
Vale la pena recordar que sobre los costos de tenencia (mantenimiento) recaen
aquellos considerados en distintas fuentes como "costos de servicios de stock"
como lo son: los seguros, los impuestos y los sobre stocks.
Un factor no menos importante en el costo consolidado de mantenimiento es
el riesgo, este factor agrupa los costos de obsolescencia, los costos de averas
y los costos de traslado.
Para el inventario administrado por un tercero es importante la determinacin
de la naturaleza de los costos (fijos y variables) ya que estos en mayor medida
jugarn un rol fundamental en la determinacin de las unidades ptimas de
pedido.

COSTO DE QUIEBRE DE STOCK (COSTO DE

INEXISTENCIAS)

El costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow Price" en relacin a

cada unidad en inventario que posibilita el proceso de partida doble en la
bsqueda de un equilibrio entre costos de operacin de inventario. Dentro de
este grupo de costos se incluyen todos los consecuentes de un proceso de
prdida de ventas e incumplimiento de contratos, que redundan en tres bsicos
grupos:
- Prdida de ingresos por ventas
- Gastos generados por incumplimiento de contratos
- Repedido y sustitucin
Sin embargo identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de
stock es una tarea compleja, dado que una necesidad insatisfecha puede
generar la prdida de un cliente y la prdida de credibilidad de la organizacin,
factores difcilmente cuantificables y que solo a travs de un sistema de gestin
de calidad podra lograr ptimas aproximaciones aunque igualmente subjetivas
de las consecuencias del quiebre de stock.

A PESAR DE LOS COSTOS

ASOCIADOS, POR QU TENER
INVENTARIOS? SON LOS
INVENTARIOS UN MAL NECESARIO?
La realidad de las organizaciones ensea que carecen de supuestos totalmente
determinsticos en materia de la estimacin de la demanda de sus bienes y
servicios, para lo cual se buscan alternativas que logren establecer un equilibrio
entre la disponibilidad de los mismos (que pondera el nivel de servicio ofrecido
por la organizacin) y los costos que generen estas medidas contingentes. Los
inventarios aunque carecen de generacin de valor agregado para las
organizaciones permiten de una u otra manera proporcionar una disponibilidad
de los bienes y servicios prestados por ellas adems de asegurar la
continuidad de los procesos que realiza la misma. Entre otros los principales
objetivos de un inventario son:

Mitigacin de las fluctuaciones de la demanda ofreciendo un

aseguramiento contra las incertidumbres del mercado.

Facilita un rol proactivo ante los cambios previstos en la oferta y la

demanda.

Permite un flujo continuo de los procesos de manufactura y ensamble,

otorgndole flexibilidad a los procesos de programacin.

Mejora los procesos de compraventa de suministros y materiales,

teniendo la posibilidad de aprovechar descuentos por volumen.

Por esto y ms se puede concluir que evidentemente el proceso mediante el

cual se busca que la organizacin mantenga determinado nivel de inventario es
un "mal necesario" y que la bsqueda por la minimizacin de los costos
asociados a este generan la necesidad de aplicacin de mltiples herramientas
las cuales deben en su totalidad ser dominadas por el ingeniero industrial,
dndole la oportunidad de ejercer.
Como encargado de la administracin de los inventarios de una organizacin
se deber establecer los siguientes lineamientos (tomar decisin respecto a):

Cuantas unidades debern ser ordenadas o producidas

En qu momento deber de ordenarse o producirse

Que artculos del inventario merecen una atencin especial, para lo

cual se debe definir el grado de rigurosidad del control sobre el
producto.

TIPOS DE INVENTARIOS
Clasificacin segn su nivel de terminacin
Los inventarios se pueden catalogar segn su grado de terminacin en:

Inventarios de Materias Primas

Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de segundo orden)

Inventarios de Productos en proceso

Inventarios de Productos terminados

Inventarios de Productos en Embalaje

Clasificacin segn su localizacin respecto a las

instalaciones de la empresa

Inventario en trnsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa, y

que no se encuentran en sus instalaciones fsicas destinadas como su
ubicacin puntual, por ejemplo: Mercanca en ruta, en control de
recepcin (y su ubicacin puntual es otra), en transporte interno, en
paqueteo, etc.

Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la

empresa y que se encuentran en sus instalaciones fsicas puntuales, por
ejemplo: Almacn de materias primas, almacn intermedio, almacn de
embalaje, almacn de herramientas, almacn de mantenimiento, etc.

Clasificacin segn su funcin

Segn la funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en:

Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del

reaprovisionamiento de las unidades que son vendidas o utilizadas en la
produccin.

Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone para

responder a las posibles fluctuaciones de la demanda y/o a los retrasos
que pueden presentarse en los procesos de reabastecimiento por parte
de los proveedores.

PASOS PARA REALIZAR UN

INVENTARIO1
1. Identificar los bienes a inventariar: El primer paso es tener claro que
bienes son los que corresponde inventariar y que bienes no.
2. Determinar los lugares a inventariar: Una vez aclarado cules son los
bienes que corresponde incluir en el inventario, habr que tener presente todos
los lugares en los que estn para no omitirlos. Otra recomendacin de ndoles
metodolgica, teniendo en cuenta la cantidad de lugares por los que
deberemos pasar al hacer inventario: nos conviene con anticipacin recorrer
esos lugares y ordenarlos, si es que no lo estn, a fin de poder identificar sin
problemas los bienes y evitar reiteraciones u omisiones.
3. Armar un equipo de trabajo: Consideramos de suma importancia este tema
porque adems de hacer la tarea de manera ms eficiente, es una muestra de
solidaridad y corresponsabilidad por parte de las personas que hacen parte del
almacn.

4. Recorrido, recuento y registro: Una vez cumplidos los pasos anteriores

estamos en condiciones de comenzar el inventario propiamente dicho. Para
ello se fijar un da y hora en que se llevar a cabo (es importante cuidar el
detalle de que sea en el mismo momento en toda la comunidad). Es importante
que se familiaricen con las planillas a utilizar, dado que estas deben convertirse
en una ayuda que facilite el trabajo, no en un obstculo. Un detalle a tener en
cuenta es el riesgo de no inventariar algn objeto, o de contarlo ms de una
vez. Para que esto no suceda, lo ideal es dejar algn tipo de marca que indique
con claridad que ese tem ya fue contado. Cada equipo de trabajo definir cual
es la mejor manera de hacerlo, la que ms se adecue al tipo de bien de que se
trate, tal vez colocar una etiqueta o una cinta o tarjeta remisible podran ser
algunos caminos a seguir.
Un inventario completo y actualizado es a su vez una muy buena manera de
demostrar transparencia y control.

Riesgos del control de inventario

Escrito por Kenneth Hamlett, Demand Media | Traducido por Daniela Laura Arjones

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Las empresas que realizan inventarios deben ser conscientes de los riesgos del control y gestin de las
existencias.

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Sobre el control de inventario
Los riesgos del control de inventario afectan a todas las empresas,
independientemente de la cantidad de inventario que la empresa
lleva. Una pequea empresa suele tener una gran cantidad de su
dinero en efectivo invertido en el inventario. Con una gran inversin
financiera en su negocio, el pequeo empresario debe hacer todo lo
posible para reducir los riesgos asociados con la realizacin de
inventarios.
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Robo
El robo sigue siendo uno de los mayores riesgos asociados con el
control de inventario, especialmente el inventario de alto valor. Las
compaas gastan millones de dlares cada ao para crear polticas
de control de inventario y salvaguardias para evitar el robo, pero el
robo se sigue produciendo de forma regular. El robo puede ocurrir de

muchas maneras. Un ladrn puede salir de un almacn con una caja

de zapatos -algunos almacenes tienen poca o ninguna seguridad- o
conseguir acceder al interior para generar ajustes de inventario
"creativos", que muevan inventario fuera del sistema de gestin de
inventario.

Inventario de prdidas
El inventario de prdidas sigue siendo una espina en el costado de
cualquier empresa. Las estrictas polticas de control de inventario
junto con personal bien capacitado ayudan a prevenir prdidas. El
inventario acta como un activo en el balance de una empresa
(aunque algunos realmente lo consideran como un pasivo). Cada vez
que el inventario se pierde, la compaa quita los activos de los libros.
Recuerda que el capital de una empresa es igual a la suma de sus
activos menos sus pasivos. Cuando una empresa da de baja el
inventario, tcnicamente reduce el capital social de la compaa. La
prdida se produce en muchas formas, incluyendo la prdida fsica del
producto y los errores durante la recepcin de un producto.

Dao
En ocasiones, los productos se daan durante las operaciones
normales de oficina. Algunas industrias tienen un riesgo mayor de
productos daados que otros -considera la industria de productos de
papel como un ejemplo. Las industrias con bienes muy daados
establecen polticas de control de inventarios para minimizar los
daos. Por ejemplo, con el fin de reducir el riesgo de cajas aplastadas,
un fabricante de camisas podra requerir una altura mxima de la pila
de cuatro filas de cartones por palet, a pesar de que el palet puede
contener significativamente ms peso.

Ciclo de vida
Todos los productos pasan por las siguientes fases de crecimiento en
el mercado: introduccin, crecimiento, madurez, declive y retiro. Estas
fases se conocen como el ciclo de vida del producto. Un producto que
entra en la fase de declive y retiro de su ciclo de vida, se convierte en
un riesgo muy alto de inventario. Los fabricantes quieren producir
suficientes unidades y piezas para satisfacer la demanda existente y
cumplir con los pedidos de servicios, pero no quieren quedarse con el
inventario obsoleto. Debido al posible riesgo financiero, las empresas
suelen implementar estrictas polticas de control de inventario de los
productos que entran en las dos ltimas fases de su ciclo de vida.

Vida til
Los productos con una vida til plantean otro riesgo de control de
inventario. Un paseo a travs de la tienda de comestibles encuentra
cientos de productos con una vida til, como leche, huevos y carne.
Cuanto ms corta es la vida til de un producto, mayor es el riesgo de
inventario. Por ejemplo, las hojas en bolsas de ensalada tpicamente
tienen una vida til de 10 das. Para el fabricante, esto requiere una
fabricacin muy escueta y polticas de control de inventario. Los

fabricantes de dispositivos mdicos tambin experimentan este tipo

de riesgo de control de inventario.
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