de planificacin

y prevencin
de desastres
en archivos
y bibliotecas

manual
de planificacin
y prevencin
de desastres
en archivos
y bibliotecas

FUNDACIN HISTRICA TAVERA

INSTITUTO DE SEGURIDAD INTEGRAL DE LA FUNDACIN MAPFRE ESTUDIOS

Edicin corregida y revisada por

Arsenio Snchez Hernamprez

MAPF 'RE
CENTRO
DE

DOCUMENTA\,;ION

MADRID, 2000

"""'
Indice
PRLOGO ........... .

PREMBULO .. ...... .. ......... ........ .. ....... ..... ........ ...... ..

OBJETIVOS Y FINALIDAD DEL MANUAL. ... .......

11

l. DESASTRES EN ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS.... .. ... ..... ... .. 13

A. Tipologa de desastres..... .................. ........ ........ ............. ......... 15
8. Fenmenos de destruccin asociados...... .. ..... ... .......... .
C. En qu consiste la planificacin y gestin de desastres?... .

23

24

11. LA PLAN IFICACIN DE DESASTRES... ...... .

A. Personal implicado en el proceso de planificacin.. ...............

27

8 . Definicin del plan.

32
36

........ .... ....... .. .. ..... .. ............

C. Documentacin generada por el comit de desastres..

27

11 1. EVALUACIN DE NECES IDADES..................................... 39

A. Identificacin de los elementos a proteger. .... .... ....... ............ . 39
8. Loca les caractersticos de las bibliotecas y archivos
y su mapa de riesgos...... .... ....
..............
............... 48
C. Identificacin de los peligros-fuentes de dao .........................
D . Eva luacin y catalogacin de riesgos ...

48

E. Ca talogacin de los riesgos.... .. .

52

50

IV. MEDIDAS PREVENTIVAS DE SEGURIDAD .. ... ... .......... .

53
A. M edidas humanas: Organizativas y operativas... .. ... .... ............ 53
8. Medios materiales ... ....... .. ....... ... ........... ..... ...... ....... ......... ...... .

V. ACTUACIONES INMEDIATAS EN SITUACIN DE

EMERGENCIA ... .... .. .
- . ---
A. Emergencia de incendio .. ......... ..... ...... ....... ......... ....... .... ....
8 . Emergencia de inundacin y derrame de agua....... ...... .. ....... .. .
C. Emergencia de robo - atraco..... ................ .... ................... .

57

67
68
70
72

D. Emergencia de hurto de documentos del fondo.

73

E. Emergencia de amenaza de bomba................ ..

73

F. Emergencia de terremoto. . _... .......................... .

75

C. Emergencia de huracn, tornado o tormenta torrencia l.

77

V I. SALVAMENTO Y RECUPERACI N D E
DOCUMENTACIN ..... ................ . ..... .......................... ..... .... .
A. Las brigadas de trabaj o........ . .................. .. .... .. .................. .. .. .. ... .. ..

78
79

B. Primeras operaciones de sa lvamento. . .......... .......... .. .. .. .. .. .. .. .... .... ..

80

C. Recuperacin de la normalidad.

91

EPLOGO .. ......... .. .. .. .............. ... ....... ...... ....... .. .. .... ..... ......... .... .. .. .. ..

93

BIB LI OGRAFA .

95

APN DI CES

99
99

A. 1. Personalizacin del Manual.

A.2 Lista de identificacin de elementos a proteger

100

y peligros asociados... ... .. .. ..... .... ..

A. J. Lista de identificacin y eva luacin de riesgos por
mtodo M ERA

10 1

A.4. Ejemplo de evaluacin por el mtodo MERA. ... ..... ..

102

A. S. Lista de telfonos de los Servicios de Emergencias.... .. ......

A.6. Lista de materiales de emergencia.......... .. .... .. .. ... .. .. .. .. ... ... .. .. ....

104
106

A.7. Instrucciones para el uso de extintores porttiles.... .. ....... .. ... ... .. ..

108

A. B. rboles de actuacin en caso de desastre....

1 09

.. ..... .. .. .. .... .. .. ...

RELACIN DE ILUSTRACIONES
1. Colocacin incorrecta.

43

2. Filtraciones de agua causadas por ma l estado de las cubiertas

45
55
59

3. Limpieza en depsito .......... .. .. .. .. .. .. ..... .. .... ..

4. Boca de incendio normalizada en Espaa

5. Boca de incendio usual en lberoamrica ..

61

6. Documento afectado por agua ......

85

7. Secado por ventilacin.... .. .. .

88

8. Caja .. ... .. ..................... .......... .. .. .. .. .. .

92

Prlogo

1presente trabajo constituye la primera entrega de una serie que hemos

titulado "Cuadernos de Preservacin Tavera", que tiene como objetivo ayudar
a difundir informacin prctica y til para la conservacin, preservacin y
promocin de repositorios documentales de diversa naturaleza, principalmente
archivos y bibliotecas.
Esta primera publicacin titulada Manual de planificacin y prevencin de desastres
en archivos y bibliotecas tiene una especial significacin para la Fundacin Histrica
Tavera pues su elaboracin ha sido responsabilidad de especialistas del Instituto de
Seguridad Integral, de la Fundacin Mapfre Estudios, cuyo principal objetivo es
precisamente el desarrollo de estudios orientados a la prevencin de riesgos.
Al mismo tiempo, queremos expresar nuestro agradecimiento a Arsenio Snchez
Hernamprez, restaurador de la Biblioteca Nacional de Madrid, por su magnfica
contribucin a esta obra.
Esperamos que el presente trabajo constituya una til herramienta dirigida a tcnicos,
archiveros y bibliotecarios para definir, en primer lugar, los riesgos objetivos a los que
estn sujetas estas instituciones y para disear planes de actuacin a corto, medio
o largo plazo.

Fundacin Histrica Tavera

Manual de planificacin y p revencin de desastres en archivos y bibliotecas

Prembulo

n archivo o biblioteca constituye un ente vivo, con un pasado resultado de

muchos aos de trabajo, un presente sujeto a mltiples influencias y un
futuro que est por llegar, con una dinmica social y tecnolgica de
enormes repercusiones. Sin embargo, la propia actividad del archivo o de la
biblioteca, y los entornos con los que se relaciona, pueden poner en peligro su
estabilidad y los servicios que presta.
La generacin de informacin en nuestra sociedad se ha incrementado con el paso
del tiempo de manera que ha aumentado considerablemente el nmero de entidades
dedicadas a archivar y manipular los "papeles" y otros soportes documentales. Sus
caractersticas son, tan variadas y especficas, que se puede decir no hay dos iguales.
Esta diversidad en la especializacin, tamao, organizacin y complejidad tcnica
hace necesario un estudio particular que evale los perfiles de riesgo y defina, de
forma integral, las medidas de seguridad especficas para cada caso.
Son numerosas las amenazas que se ciernen sobre la integridad de los componentes
del archivo o biblioteca: catstrofes, plagas de hongos e insectos y actos vandlicos.
El abanico de riesgos cubre un amplio espectro de posibles agresiones, frente a las
que, la sociedad y los responsables de los archivos o bibliotecas, tienen el
compromiso de adoptar las medidas de proteccin y conservacin adecuadas. Todo
ello sin olvidar la proteccin prioritaria de los ocupantes y, en menor medida, de las
instalaciones que les albergan .
Los elementos que conforman los archivos y bibliotecas -personas, activos
intelectuales y activos materiales- estn expuestos a mltiples fenmenos agresivos.
La interaccin entre estos elementos y las fuentes agresivas se produce cotidianamente
con normalidad, hasta el momento en que, un hecho inesperado, desencadena la
secuencia de un accidente, patologas en la documentacin o daos en las
instalaciones. Aunque las causas son muy variadas -fuerzas de la naturaleza,
operaciones cotidianas, actos vandlicos-, la posibilidad de que ocurran cuando se
llevan a cabo trabajos provisionales o espordicos de mantenimiento, reparacin,
construccin, limpieza o remodelacin, suele ser muy alta.

Manual de planificacin y p revencin de desastres en archivos y bibliotecas

Las amenazas ms frecuentes -plagas, humedad elevada, degradacin cida, etc.-,

ocasionan daos que pueden llegar a ser graves si no se atienden de forma correcta,
pero que en cierta manera, son inevitables al formar parte del propio proceso natural
de destruccin de la materia. Sin embargo, existen sucesos poco frecuentes
-incendios, inundaciones, terremotos, etc.- cuya amplitud puede oscilar desde
perjuicios leves a catastrficos y que siempre llevan aparejadas tasas elevadas de
destruccin. En ambos casos, la prevencin y la aplicacin de medidas correctoras
sern las soluciones ms efectivas.

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Manual de planificacin y prevencin de desastres en archivos y bibliotecas

Objetivos y finalidad
de este manual

ste manual pretende servir de gua a

los diferentes actores que intervienen
en la organizacin, asesoramiento,
gestin y definicin de polticas de los
centros de documentacin -bibliotecas y
archivos- para la integracin de las
actividades de prevencin de catstrofes
en los procesos normales de sus
competencias. Para el lo, cada apartado
expone las bases conceptuales del tema
explicaciones y herramientas de detalle
para la toma de decisiones generales en el
anlisis, definicin y ejecucin de los
programas de prevencin de catstrofes.
El contenido es vlido para cualquier tipo
de institucin documental, desde el gran
centro moderno a cualquier repositorio de
papel, por pequeo que sea, con las lgicas
adaptaciones de escala y perspectivas particulares.
El propsito principal de la obra es permitir, a los gestores de los archivos
y bibliotecas, alcanzar estos objetivos principa les:
1o
2
3
4

Garantizar la seguridad y salud de los ocupantes.

Preservar la integridad de la documentacin y de la informacin .
Proteger la disponibilidad de las instalaciones y los servicios prestados.
Reducir los costes econmicos asociados a la catstrofe.

En este sentido, los autores han estructurado el texto en seis captu los o apartados.
El primero de ellos trata la definicin de los si niestros en los centros documentales,
su tipo loga y la importancia de la planificacin en la reduccin de los efectos
catastrficos asociados a una mala gestin del desastre. En el captulo segundo, se
expone el proceso de evaluacin y planificacin, incidiendo en la idea del trabajo en

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Manual de planificacin y prevencin de desastres en archivos y bibliotecas

equipo, fundamental para enfrentarse al desastre con garantas de xito.

La identificacin de los elementos a proteger, los peligros y su cuantificacin son
extensamente tratados en el captulo tercero, para pasar, en el cuarto, a las diferentes
medidas preventivas en materia de seguridad, haciendo hincapi en la deteccin de
los fenmenos en sus primeras etapas, cuando son ms fcilmente controlables.
Los dos ltimos captulos tratan de cmo hacer frente a las emergencias y de la
restauracin de la normalidad despus de una catstrofe.
En el texto se exponen todas las actuaciones bsicas de seguridad que pueden ser
necesarias, para seleccionar entre ellas las que interese llevar a cabo en
correspondencia con la importancia de los riesgos evaluados y las implicaciones
tcnicas y econmicas de cada situacin. Gran parte de las medidas presentadas son
de carcter personal y su aplicacin puede ser realizada por los propios gestores con
costes asequibles. Es aconsejable que se incluyan todas las acciones necesarias dentro
del plan de seguridad y que, cuando el coste econmico sea considerable y su
ejecucin no pueda ser inmediata, se planifiquen en un perodo de tiempo ms
o menos amplio.

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Manual de planificacin y p revencin de desastres en archivos y bibliotecas

Desastres en
archivos y bibliotecas

os registros contenidos en los centros documentales estn amenazados por

numerosos factores de alteracin, entre los que cabe destacar el cido, los
organismos biolgicos, la desidia o el robo. Sin embargo, ninguno de ellos
posee la violencia y capacidad de destruccin de los desastres. Los incendios, las
inundaciones o los terremotos han asolado extraordinarios archivos o bibliotecas,
como la Biblioteca de los Califas de Crdoba, la de la Abada de Montecassino, la
de la Academia de Ciencias de Leningrado, la Biblioteca Central de los Angeles o,
ms recientemente, el Instituto de Estudios Orientales de Sarajevo o la Biblioteca
Universitaria de Lyon.
En 1966 se produjo una de las mayores catstrofes culturales de todos los tiempos.
El 4 de noviembre, el ro Arno desbord su cauce y aneg la ciudad de Florencia
daando gravemente media docena de bibliotecas y archivos de primera importancia
-entre ellas el Gabinete Visseux, la Biblioteca Nacional o el Archivo del Estado-, as
como numerosos museos y lugares de inters cultural. El volumen y la calidad de las
obras daadas movi a la comunidad de conservadores y bibliotecarios a la
cooperacin internacional para reparar los daos. Fruto de la estrecha colaboracin,
surgi por primera vez, la idea de que, si bien los desastres eran un elemento
impredecible, era necesario prever sus consecuencias y crear los mecanismos que
hicieran posible la recuperacin de las colecciones con el menor coste posible.
Desde 1966 a la actualidad, la planificacin de catstrofes ha ido conformndose
como un elemento sustancial en la poltica de conservacin de los centros
documentales. A diferencia de otros procesos relacionados con la conservacin, pero
al igual que la limpieza o la formacin de los usuarios, la planificacin de desastres
debe ser abordada en todo tipo de centros documentales, independientemente de su
tamao o del tipo de fondos y colecciones que rene y ha de ser considerada como
una de las prioridades del centro a todos los niveles. No se debe olvidar que, en un
centro documental, cualquier suceso que implique agua, fuego o fenmenos fsicos
violentos, implica la destruccin de ingentes cantidades de objetos. stos, en
ocasiones, son insustituibles, lo que en s mismo justifica el proceso de planificacin
pero, con mayor frecuencia, se trata de objetos cuya recuperacin puede verse

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Manual de planificacin y prevencin de desastres en archivos y bibliotecas

notablemente encarecida si las acciones emprendidas para su sa lvamento han sido

incorrectas y han provocado daos mayores que los asociados a la propia catstrofe.
Todos conocemos, con mayor o menor exactitud, qu es una catstrofe. Por lo
general la asociamos a un fenmeno violentamente destructivo que provoca
cuantiosos daos materiales, muertes, sufrimiento y desolacin. Cuando sta se
produce en un centro documental, en pocas horas puede arruinar tota lmente sus
depsitos, el propio edificio y una parte o la totalidad de los registros trabajosamente
recopilados, procesados y ordenados. Ello implica graves prdidas econmicas y,
lo que es ms grave, culturales. Adems, constituyen un riesgo evidente para la
integridad de los trabajadores y usuarios.
Todos los desastres, sean naturales, provocados o accidentales tienen una serie de
elementos que los identifican y sus efectos, en gran medida, son similares.
El primer rasgo es que, generalmente, son imprevisibles. Con excepcin de ciertos
fenmenos naturales -por ejemplo, los tornados o las lluvias torrenciales- difcilmente
se puede prever la proximidad de la catstrofe. Suelen ser pequeos sucesos, como
rotura de una caera, un incendio fortuito o un sabotaje, los que desencadenan un
fenmeno de grandes proporciones. Slo mediante una adecuada evaluacin de los
riesgos que afectan al edificio y su correcta previsin, se puede paliar la destruccin.
Por ejemplo, si el centro se encuentra en una zona de riesgo ssmico, se debera
reforzar el edificio e instalar un mobiliario que resista las presiones y los fuertes
movimientos.
Un segundo elemento comn a todo tipo de desastre es la descoordinacin entre el
personal implicado. La aparicin de un pequeo accidente puede devenir en una
catstrofe cuando la persona que lo descubre no sabe a quin debe acudir, o no
reacciona con la prontitud requerida. En numerosos casos, el deseo de atajar
rpidamente el problema dificulta enormemente el salvamento o impide la
recuperacin posterior. Un caso hipottico sera la rotura de una caera y la cada de
agua en los estantes. El sentido comn llevara a secar rpidamente las bolsas de agua
sobre las baldas, pero ello borrar las seales que localizan la extensin del dao e
implicar mayor tiempo en la deteccin de obras mojadas. En el caso de libros
realizados sobre papel estucado, esos minutos de ms pueden implicar su destruccin
total.
El tercer elemento es la violencia de los fenmenos de alteracin que, por otra parte
interactan dando lugar a un proceso sumamente complejo. En un incendio, adems

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Manual de planificacin y prevencin de desastres en archivos y bibliotecas

de la calcinacin total o parcial de los objetos, el calor provocar la deformacin de

los plsticos y reacciones qumicas que harn del papel un material sumamente frgil
y quebradizo. El holln y las partculas de combustin impregnarn todo el local y los
objetos en l contenidos. Paralelamente, el agua utilizada para su extincin mojar la
documentacin, provocando el sangrado de tintas, deformaciones en las cajas, los
soportes y las encuadernaciones y, en un plazo inferior a 72 horas, plagas de
microorganismos.
El ltimo elemento comn, aunque no a todos los tipos, es que los desastres suelen
aparecer cuando el edificio se encuentra prctica o totalmente desocupado, haciendo
posible la propagacin del centro del desastre a otras zonas del edificio.
Frente a estos elementos, la previsin es la nica herramienta posible. Esta idea, que
se ha co nsolidado en los ltimos veinte aos, ha permitido la creacin de programas
en prestigiosas bibliotecas y archivos, programas que, en buena medida, han servido
de modelo a instituciones similares. Paralelamente, ha permitido observar con una
ptica diferente los nuevos desastres, que nos permite aprender de los errores y los
aciertos, de la fatalidad de la imprevisin o del xito del trabajo bi en planteado.
En definitiva, los siniestros son los que nos ensean su propia lgica y los mtodos
adecuados para su control.

A. TIPOLOGA DE DESASTRES.
La denominacin de catstrofe o desastre abarca
una amplia tipologa de sucesos, atendiendo a su
origen, naturaleza y extensin.
Clasificacin de los desastres segn su extensin.
Dependiendo de su escala o extensin, se pueden
sealar cuatro tipos fundamentales 1 Cada uno de
ellos implica una tasa determinada de destruccin
o de daos, la disponibilidad o no de
determinados servicios y diferentes acciones
de rescate y recuperacin :
' Esta clas ifi cac in se basa en la tabla propuesta por Walsh, Betty, Salvage Operations for Water Damaged
Archial Co ll edions: A Second glance, en WAAC Newsletter, vo l 19, 1997, n 2.
http://pal im sest.stanford.edu/waac/wn/wn1 9/wn 19-2/w n1 9-206.html

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Manual de planificacin y prevencin de desastres en archivos y bibliotecas

El. Accidente menor.

Son los ms habituales. Se trata de pequeos accidentes -una gotera, la cada de una
estantera o la rotura de una ventana y la entrada de elementos extraos como agua,
polvo, nieve, etc.-. No suponen la interrupcin del servicio y tampoco afectan al
abastecimiento de agua, electricidad o al funcionamiento de las redes informticas.
Implican una cantidad muy reducida de ejemplares o de equipos y pueden ser
fcilmente abordados por personal con una preparacin bsica. De no ser remediados a
tiempo, pueden acarrear graves daos. Los efectos -exceptuando los que afectan a los
equipos- pueden ser subsanados en el propio centro con escasos recursos.
El componente fortuito o accidental es muy elevado, pero una correcta eva luacin
y previsin de riesgos puede reducir notablemente su aparicin.

E2. Desastre moderado.

Las causas son si milares a los acc identes menores, pero el nmero de objetos daados
aumenta notab lemente, siendo necesario rea lizar una recuperacin compleja que
incluya operaciones como el secado por ventilacin o la congelacin en instalaciones
externas de alquiler. No se produce una interrupcin del servicio y, exceptuando la
zona daada, el resto de reas del ed ificio func io nan con normalidad. En los
accidentes moderados es impresci ndible una preparacin del personal y una
coordi nacin de las labores de recuperacin, pero no es necesario activar el equipo de
catstrofes al comp leto.

E3. Desastre mayor.

Cuando se produce un incendio, una inundacin grave o el derrumbamiento de partes
importantes del edificio, los daos afectarn a un gran nmero de objetos. Aunque
todos los servicios y suministros quedarn co lapsados o suspendidos, la situacin en el
exterior de la institucin afectada es de normalidad y los prob lemas se reducen al
propio edificio o a su permetro prximo. En estas situaciones ser necesario activar el
equipo de desastres y esperar a que los bomberos, la polica u otros responsables
aseguren la normalizacin de la situac in y el acceso segu ro al interior del recinto.
Los daos sern cua nti osos y se deber proceder a un sa lvamento largo y costoso, en el
que ser inevitable recurrir a servicios externos de congelacin y transporte. As
mismo, ser de gran ayuda contar con la colaboracin de otras instituciones simi lares
o de rango superior para el asesoramiento en las tareas de salvamento y recuperacin .
Un desastre de estas caractersticas puede destruir la totalidad de los fondos y colecciones
almacenadas, de forma que la recuperacin total es, en la prctica, imposible.

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Mmzua/ de planificacin y prevencin de desastres en archivos y biblioJecas

E4. Catstrofe.
En situaciones blicas o cuando se producen fenmenos naturales
extraordinariamente violentos -terremotos, erupciones volcnicas, huracanes,
deslizamientos de terreno, inundaciones, etc.-, la totalidad de la regin quedar
devastada. En estas co ndi cio nes, las tareas de salvamento son sumamente difciles
y la recuperacin de los ce ntros cu lturales queda supeditada a las tareas de
salvamento de la poblacin y a la reconstruccin de los servicios fundamentales
- hospital es, comu nicaciones, suministro de agua y de electricidad, etc.-. Slo la
coordinacin de esfuerzos entre centros cu lturales, el estab lecimiento previo de
un plan regional que marque las directrices y prioridades y la elaboracin de
programas cooperativos pueden alivi ar las graves crisis cu ltural es desencadenadas
por catstrofes regionales .
Clasificacin de los desastres segn su naturaleza.
La naturaleza o fa cto res que provocan el dao en las colecciones sern el primer
referente para establecer una tipologa bsica de desastres . Atendiendo a esta
cas ustica, se debern estab lecer los mecanismos adecuados para su paralizacin
y los mtodos precisos de salvamento y recuperacin . Sin embargo, es necesario
prec isar que los tres elementos bsicos, fuego, agua y fu erzas fsicas, suelen
presentarse en todo tipo de siniestros, interactuando entre ellos, aunque haya sido
una sola la causa que iniciara el suceso.

Nl. Desastres provocados por el fuego.

Un incendio es, sin duda, uno de los sucesos ms traum ticos a los que puede
enfrentarse un centro documental . El fuego genera una reaccin qumica violenta
que libera una gran cantidad de calor. A su gran capacidad de destruccin se une
el hecho de que, durante los incendios, se generan grandes vo lmenes de humo
txico, holln y partculas de comb ustin. Las altas temperaturas registradas
durante el mismo, harn que la documentacin sufra daos qumicos que jams
se daran en condic iones normales.
En los centros documentales, adems de los fuegos provocados, los incendios
pueden generarse en las instalaciones elctricas o en determinados equipos
-cocinas, estufas y calderas-, por cigarrillos mal apagados o por reacciones
espontneas de determinados productos.

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Manual de planificacin y prevencin de desastres en a rchivos y bibliotecas

Fuegos Clase A. Fuegos de materiales slidos

En el desarrollo de un incendio se han diferenciado cuatro fases. La primera, o fase

incipiente, puede prolongarse durante varias horas sin que sea posible detectarla
a simple vista, emanaciones de humo, calor o llamas significativas, puesto que las
partculas de combustin son excesivamente pequeas. Cuando stas aumentan hasta
el punto de hacerse visibles, el fuego entra en una fase latente o de rescoldo. Una vez
que aparecen las primeras llamas reales, el fuego entra en su tercera fase. A partir de
este momento, durante la cuarta fase, el incendio estalla en violentas llamaradas, la
temperatura se eleva rpidamente, se producen fuertes emanaciones de humo y gases
txicos y una violenta reaccin en cadena. La deteccin en las dos primeras es, por
tanto, esenc ial, pues pasando a la tercera o cuarta fase, el fuego aumentar
exponencialmente sus efectos devastadores.

Estado latente

Desarrollo en minutos o segundos

Fases del fuego

A los daos propios del incendio habr que sumar una serie de elementos
destructivos que actan paralelamente: la cada de estanteras y de estructuras
arquitectnicas provocarn graves daos en la documentacin y el uso de agua como
sustancia extintora generar otro desastre asociado. Por ejemp lo, en el incendio de la
Biblioteca de la Academia de Ciencias de Leningrado, los daos por el fuego directo
afectaron a unos 400.000 ejemplares, sin embargo, la cifra de vo lmenes daados por
agua ascendi a 3.600.000.

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Manual de plan ificacin y p revencin de desastres en archivos y bibliotecas

N2 . Desastres provocados por el agua.

El agua es un elemento presente en cua lqui er tipo de desastre. Su aparicin puede estar
re lacionada con pequeos eventos, como la rotura de una caera o, en mayor
proporcin, ligada a los incendios -al ser el mtodo ms eficaz y econmico de
exti ncin- o a desastres naturales como los huracanes, las lluvias torrenciales o las
inundaciones.
Los efectos del agua en los materiales son de dos tipos.
Efectos inmediatos en la documentacin, derivados de la propia absorcin del agua. Se
manifiestan por el ensuciamiento -sobre todo cuando se trata de riadas e inundaciones,
donde el lodo y el barro arruinarn los equipos informticos, los discos de ordenador y
otros materiales-, y problemas fsicos y qumicos con el efecto de deformaciones y
contracciones de los soportes, sangrado de tintas, compactacin de la documentacin
realizada sobre papeles estucados, debilitamiento de los soportes, reblandecimiento de
las colas de encuadernacin y de las emulsiones
fotogrficas y desnaturalizacin de los
materiales protenicos, fundamentalmente del
cuero y el pergamino.
El segundo efecto tiene lugar a medio plazo y
se trata de la aparicin de biodeterioro. La
aparicin de colonias de hongos y bacterias se
produce, en la documentacin mojada en un
plazo inferior a 72 horas en condiciones
normales de temperatura -20'C. En climas
c lidos, esta proliferacin puede ser
notablemente ms rpida.

N3. Desastres provocados por fuerzas fsicas.

Al igual que en el caso anterior, los daos
provocados por las fuerzas fsicas son inherentes
a todo tipo de desastre. A los daos propios del
fuego -calcinacin, desnaturalizacin de los plsticos, etc.- se unir la fragilidad de la
documentacin expuesta a altas temperaturas, y los daos provocados por la cada de
ejemplares, el derrumbamiento de las estructuras y la cada de estanteras. En el caso de
las inundaciones, los ejemplares mojados habrn absorbido agua y ser muy dificultosa la

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Manual de planificacin y pm;encin de desastres en archivos y bibliotecas

manipulacin, de forma que cualquier operacin incorrecta provocar daos fsicos

importantes.
Las fuerzas desencadenadas por un terremoto, un tornado o un hurac n provocarn el
derrumbamiento de muros, techos y estanteras. Los documentos caern al suelo
producindose daos importantes a los que habr que unir la de otros elementos.
Adems, la rotura de conducciones elctri cas puede desencadenar incendios o la
rotu ra de las conducciones de agua, inundaciones importantes.
Por las causas que los originan, los desastres pueden ser clasificados en tres categoras:

Cl. Naturales.
Dependen en gran medida de la zona geogrfica en la que est enclavado el edificio
y, por lo general, provocan daos que se pueden clasificar en la categora
E4 -Catstrofes-. Los ms frecuentes son los siguientes.
Cl .1. Meteorolgicos.
Responden a una situacin determinada del clima y se originan por una situacin
atmosfrica especial -temporada de lluvias excepcionalmente cop iosa, tormentas
torrencia les, vendava les, etc.-.
C1.2. Climatolgicos.
A cada zona climtica le corresponde un rgimen trmico y pluviomtrico propio.
Por tanto, el rg imen climtico general puede ser propicio para el desarrollo de
fenmenos climticos determinados -tornados y huracanes, monzones, gota fra,
etc.-. No obstante, la orientacin y localizacin del edificio, la calidad de su
construccin o el acondicionamiento de los alrededores pueden contribuir a una
mayor proteccin.
C1.3. Geolgicos.
Al igual que en el caso anterior, el condicionante geogrfico es fundamenta l en el
desarrollo de este tipo de catstrofes. Las zonas ssmi cas o los terrenos poco asentados
estn sujetos a erupciones vo lc nicas, terremotos, deslizamientos o hundimi entos del
terreno y, en ciertas costas martimas, maremotos.
C1.4. Csmicos.
Se trata de lluvias de meteoritos, polvo cs mi co, etc. Las posibilidades de un suceso
de estas caractersti cas es muy remota y, por tanto, so n extraordin ariamente raros.

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Manual de planifica cin y prevencin de desastres en archivos y bibliotecas

C2. Humanas.
La convivencia del personal, de los
usuarios y visitantes con la
documentacin puede generar desastres
de todos los tipos expuestos arriba.
El hombre, por voluntad o por descuido,
es uno de los peores enemigos del
patrimonio escrito y sus acciones,
especialmente cuando se trata de
acciones intencionadas, causa graves
destrozos cuantitativos y cualitativos.
Pueden resumirse en las siguientes
categoras:
C2 .1 . Tcnicos.
El descuido, la mala gestin de las instalaciones o una instalacin deficiente pueden
devenir en desastre de diferente amplitud: Una ventana abierta, un cigarrillo mal
apagado o una estufa encendida. Tambin pueden tener una procedencia exterior,
como un coche, el derrumbamiento de un edificio vecino, etc.
C2 .2. Voluntarias.
Son las ms peligrosas desde el punto de vista de las prdidas que acarrean. En las
acciones voluntarias se persigue un afn exhibicionista o intimidatorio, por lo que los
objetivos atacados son de gran trascendencia social y los mtodos elegidos,
enormemente destructivos.
C2.2.1 . Psicpatas.
Ciertas enfermedades mentales pueden llevar a los sujetos a cometer acciones
difcilmente justificables por individuos sanos. Es el caso de los pirmanos.
C2.2.2. Sabotajes y terrorismo.
En pos de lograr sus objetivos polticos, el terrorismo se ha servido de la trascendencia de
acciones violentas en centros culturales relevantes, como, por ejemplo la Galera de los
Uffici en Florencia, gravemente daada en el atentado mafioso del 27 de mayo de 1993 .
C2.2.3. Vandalismo.
En las acciones vandlicas puede estar subyacente un motivo poltico, pero no tan
organizado como en el caso anterior. Sus destrozos son ms indiscriminados suelen

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Manual de planificacin y prevencin de desastres en archivos y bibliotecas

estar dirigidos ms a los bienes y equipos que a las colecciones bibliogrficas o

archivsticas. No obstante, se han registrado a lo largo de la historia quemas
indiscriminadas de libros considerados " perniciosos" por determinados elementos
socia les.
C2.2.4. Acciones blicas.
Las bibliotecas y archivos han constituido un objetivo militar directo con la intencin
de acabar con los testimonios escritos o bien han sufrido los efectos "colaterales" de
acciones emprendidas contra objetivos prximos. Un ejemplo de ello han sido las
numerosas bibliotecas destruidas durante la 11 Guerra Mundial o, ms recientemente,
en Croacia, Bosnia Herzegovina y Kosovo.

C3. Accidentales.
En este grupo han de englobarse los desastres generados por equipos o instalaciones,
aunque su responsabilidad ltima sea humana. Por lo general provoca n desastres de
extensin El a E3 .
En el origen del fallo accidental de un equipo, siempre se encontrar la accin humana
por mal diseo, fabricacin, instalacin, mantenimiento o uso. Pero la capacidad
daina estriba en los componentes agresivos del sistema: energa, reactividad, toxicidad,
etc. Teniendo en cuenta la posibilidad de emisiones dainas y las particularidades de las
diferentes instituciones, se puede establecer la siguiente clasificacin:
C3.1 . Accidentes de carcter fsico o mecnico.
Explosiones de calderas y sistemas de vapor, averas de mquinas, cada y proyeccin
de objetos por la sobrecarga de estanteras y pisos.
C3.2. Elctricos.
Descargas a personas, daos a instalaciones elctricas y equipos suministrados,
interrupcin del suministro (interna o externa), cortoc ircuitos. Incendios.
C3.3. Fallos en las conducciones de agua.
Fallo o rotura de las conducciones internas de agua y de las instalaciones
alimentadas: grifos, cisternas, aire acondicionado y calderas y dispersin a travs de
pisos, forjados, cimientos, tejados o paredes.
C3.5. Contaminacin ambiental interior.
La aparicin de cantidades apreciables de partculas slidas, lquidas o gaseosas en el

22

Manual de planificacin y p revencin de desastres en archivos y bibliotecas

ambiente puede ocasionar inconvenientes para la salud de las personas y problemas

de conservacin graves en los objetos. En caso de inundaciones de polvo, los equipos
informticos pueden sufrir daos fsicos importantes y, en los depsitos, las
condiciones de suciedad unidas a tasas elevadas de humedad y calor, aceleran
notablemente las reacciones qumicas de alteracin y hacen posible la propagacin
de microorganismos.
C3.6. Accidentes de carcter qumico
Liberacin de productos txicos, uso de productos inflamables, qumicamente nocivos
para la documentacin, altamente reactivos o txicos.
C3.7. Accidentes por fallos en la organizacin.
El descuido de los trabajadores cuando realizan determinadas tareas pueden
provocar graves desastres, especialmente cuando se trata de tareas que implican
el uso de agua o de sustancias inflamables. Por otra parte, la sobrecarga de
enchufes y el uso inapropiado de los equipos e instalaciones pueden devenir en
desastre.

B. FENMENOS DE DESTRUCCIN ASOCIADOS.

El peligro de los desastres estriba en su capacidad de desencadenar mltiples procesos
de degradacin que interactan agravando sus efectos y en la extraordinaria violencia
que demuestra cada uno de ellos. A modo de resumen, los daos producidos en la
documentacin pueden ser clasificados en cuatro categoras:

Dl. Daos fsicos.

Roturas, desgarros, prdidas, daos en la imagen, prdida de legibilidad por
la solubilizacin de las tintas, prdidas de pigmento en manuscritos
iluminados, prdidas o daos en la encuadernacin o en el contenedor,
friabilidad, erosiones en la superficie de los registros magnticos, fotogrficos
o en los vdeo discos, etc.

D2. Daos qumicos.

Hidrlisis cida, degradacin trmica, desnaturalizacin de los polmeros plsticos,
etc. Estos daos provocarn una debilidad extrema, haciendo extremadamente difcil
la manipulacin, o la prdida total de la informacin registrada.

23

Man ual de planificacin y prevencin de desastres en archivos y bibliotecas

D3. Biodeterioro.

Proliferacin de microorganismos y plagas de insectos.

D4. Alteracin de la informacin.

Este ltimo grupo se refiere a la calidad de la informacin transmitida. Los daos

abarcan desde la modificacin de la imagen o del texto original por la aparicin de
manchas o el desvanecimiento de las tintas, a la imposibilidad de su lectura -daos
fsicos en discos duros de ordenador o en registros de audio y vdeo-.
Tras el desastre, los daos registrados no responden por lo general a una sola de estas
categoras, sino a las cuatro, especialmente en los desastres de tipo E3 y E4. El grado
en el que se manifiesten estar relacionado con la extensin del suceso y muy
especialmente, con la eficacia de los planes desarrollados y la formacin de los
encargados de la recuperacin .

C EN QU CONSISTE lA PIANIFICACI6N Y GESTI6N DE DESASTRES?

Dado que los perjuicios causados por cualquier tipo de desastre son elevados, la
elaboracin de un programa de prevencin debe ser una de las mximas prioridades
de un centro documental, aun cuando ste no tenga asignadas responsabilidades de
conservacin a largo plazo. Mediante la planificacin el centro lograr:

Erradicar prcticas o situaciones potencialmente peligrosas.

Prevenir la aparicin de desastres evitables.
Minimizar los daos en la documentacin cuando se produce el desastre.
Reducir los gastos en la reparacin de materiales daados.
Reducir los gastos en reparacin de equipos, mobiliario e infraestructuras.
Garantizar el acceso a la informacin con la mayor brevedad.

Para lograr estos objetivos, se deber trabajar en seis reas bsicas:

1. Evaluacin de riesgos.

Deben ser examinadas todas las variables internas y externas que pueden derivar en
una situacin catastrfica con el fin de asegurar que la planificacin se ajustar a las
posibles situaciones. Adems, el catlogo de riesgos deber actualizarse

24

Man ual de planificacin y prevencin de desastres en archivos y bibliotecas

constantemente, readaptndose a las nuevas situaciones que pudieran crearse -por

ejemplo, una situacin poltica inestable o la carencia de presupuestos econmicos
para el mantenimiento en pocas de crisis-.
2. Sistema de comunicaciones.

En situaciones de riesgo, la eficacia de las comunicaciones entre los diferentes actores

implicados garantiza una accin rpida. La cadena de comunicaciones deber
asegurar el contacto con los responsables del equipo las 24 horas del da. Adems,
deber prever los posibles fallos en la cadena.

3. Formacin de los trabajadores.

La situacin creada por un accidente puede convertirse en un desastre mayor si no se
toman las decisiones adecuadas. Por otra parte, decisiones incorrectas pueden encarecer
notablemente los gastos de recuperacin, ya que ser necesario manipular materiales en
estado frgil. Por ello, la formacin de la plantilla del centro y de los posibles
voluntarios, debe ser una de las mximas prioridades en la planificacin. Para ello, se
debern realizar cursillos especficos en los que se expliquen los principales riesgos, los
mtodos de salvamento y la manipulacin de materiales culturales en caso de desastre.
4. Elaboracin del manual de prevencin de desastres.

Un programa se concreta cuando el trabajo del comit de prevencin de desastres se

materializa en forma del manual de prevencin de desastres de la institucin. En l se
recoger toda la documentacin elaborada, los diferentes formularios y
recomendaciones, as como el listn telefnico.
5. Abastecimiento de materiales.

La adquisicin y almacenamiento de los equipos y materiales necesarios para enfrentarse

a la catstrofe debe deber ser realizada con antelacin. En los momentos de crisis no es
posible perder tiempo localizando botas de agua, monos o pilas de linterna. Los
materiales sern adquiridos dependiendo de los resultados de la evaluacin y de su
tabulacin. Por otra parte, se deber comprobar peridicamente el estado de los equipos.
6. Cooperacin con agentes locales, regionales o nacionales.

Los contactos se debern realizar en tres direcciones: Particulares y empresas de

suministros -congelacin, materiales, equipos de alquiler, conservadores, ONGs, etc.;

25

Manual de planificacin y prevencin de desastres en a rchivos y bibliotecas

Cuerpos de seguridad -polica local, bomberos, proteccin civil, ejrcito, Cruz Roja,
etc.-, y organismos culturales -centros de conservacin regionales, instituciones
documentales, ministerios, oficinas locales, etc.-. La creacin de una red cooperativa
tiene dos fines fundamentales: reducir los gastos de la recuperacin, en ocasiones
difcilmente soportables por una sola institucin, e involucrar a la comunidad en la
conservacin de la informacin .
La decisin de establecer un programa de desastres implica tres compromisos previos:
Que el propio centro considere la necesidad de su desarrollo.
El compromiso de los responsables de la institucin de adoptar las medidas
oportunas y destinar las partidas presupuestarias necesarias.
Una actitud positiva por parte de todos los implicados en el desarrollo del plan.
Para evitar confusiones, es necesario precisar que existen dos tipos de planificaciones
con respecto a los desastres en edificios culturales, aunque pueden tener ciertos
elementos en comn:
Los programas de emergencias, cuya finalidad es garantizar la seguridad de las
personas mediante la creacin y sealizacin de vas de evacuacin; la formacin de
determinados trabajadores, que actuarn como responsables de emergencias y cuya
misin ser principalmente la de facilitar la salida a los compaeros, dar la voz de
alarma o avisar a los cuerpos exteriores de seguridad. Suelen estar regulados por la
legislacin de cada pas y son preceptivos a todos los edificios pblicos, por lo que el
centro estar obligado legalmente a su elaboracin y aspectos que se deben
contemplar cumpliendo una normativa precisa -por ejemplo, en cuanto a la
sealizacin, distancia entre extintores, resistencia de las estructuras, etc.
Los programas de siniestros, desastres o catstrofes, cuyo objetivo se dirige a la
prevencin, salvamento y recuperacin de los bienes documentales o culturales y que
se pondrn en marcha slo cuando la seguridad de las personas est totalmente
asegurada y el desastre haya sido controlado. Por otra parte, al ser elaborados a la
medida del centro, no existen normas fijas en cuanto a su alcance o repercusin, por
lo que pueden diferir enormemente de una institucin a otra.

26

Manual de p lanificacin y prevencin de desastres en a rchivos y bibliotecas

1 La planificacin de desastres

a creacin de un programa de desastres no es tarea fcil y la dificultad se

incrementa a medida que aumenta el tamao de la institucin. El xito del
plan estriba en la correcta evaluacin de los riesgos, en la creacin de una
estructura de trabajo plenamente coordinada y que los diferentes miembros del
equipo tengan claramente asimiladas sus competencias.

A. PERSONAL IMPLICADO EN EL PROCESO DE PLANIFICACIN

Los primeros pasos en la elaboracin del programa conducirn a la creacin de la
organizacin y del equipo de trabajo. Para lograr la mayor eficacia posible, es preciso
nombrar a un miembro del centro responsable con plenos poderes para el
establecimiento del plan. Esta figura, vital para una correcta planificacin, recibir el
nombre de Coordinador de desastres. Ha de ser un empleado permanente con un
conocimiento amplio de la importancia de los diferentes fondos o colecciones, de la
institucin y de la distribucin de los locales2 Ya avanzado el plan, deber contar
con un sustituto que acte a su mismo nivel en caso ausencia o cuando cause baja en
la plantilla del centro. Las funciones del coordinador de desastres tendrn una gran
repercusin en el funcionamiento normal del centro y pueden resumirse en los
siguientes puntos:
Creacin del comit de desastres, rgano fundamental en el desarrollo de las
actividades. El coordinador deber establecer su estructura y responsabilidades,
escogiendo a sus miembros y asignndoles tareas precisas.
Toma de decisiones trascendentales, como por ejemplo, el traslado a zonas seguras
de colecciones de alto riesgo o decidir las actuaciones que se emprendern durante el
rescate.
Informar a los trabajadores del centro.
Informar a otros cuerpos externos que intervendrn en caso preciso -bomberos,
cuerpos de seguridad, agencias del gobierno o instituciones anlogas-.
2
En instituc iones de gran envergadura, la ex istencia de numerosas divisiones o secciones puede compli ca r en
exceso la estructura del pl an. En estos casos, el coordinador de desastres deber contar con la ayuda de otros
coordinadores, enca rgados de evaluar conjuntos homogneos.

27

Manual de planificacin y prevencin de desastres en archivos y bibliotecas

Coordinar a los diferentes grupos de trabajo, asignando responsabilidades y tomando

las decisiones pertinentes.
Saber transmitir grandes dosis de optimismo, manteniendo el clima de trabajo en
equipo.
Subscribir una pliza de seguros.
Establecer convenios de cooperacin con otros organismos.

El coordinador, por tanto, es la figura sobresaliente en la programacin de

desastres. Para gestionar correctamente el programa, deber desarrollar diferentes
matrices de planificacin, en las que se describirn las actividades y etapas del
proceso. Se debern extremar las precauciones a la hora de sealar las hiptesis
de riesgo, es decir las condiciones reales o hipotticas que pueden hacer peligrar
el desarrollo de la planificacin.
El comit de desastres estar compuesto por personal de los diferentes grupos
representativos del centro. Aunque la estructura y dotacin de personal
puede variar enormemente de un centro a otro -por poner un ejemplo, las
diferencias sern enormes entre un archivo administrativo y una biblioteca
nacional- debern formar parte del comit representantes cualificados de los
siguientes grupos:
Personal facultativo, cuyo conocimiento de las colecciones o fondos de la
institucin ser fundamental a la hora de establecer las prioridades en la
proteccin y sa lvamento. Como norma general, se considera la atencin a los
catlogos prioritaria sobre el resto, ya que no slo es el elemento ms valioso de
la institucin, sino que ser la herramienta fundamental durante la reconstruccin
despus de un siniestro de grandes proporciones. En caso de falta de acuerdo
entre los facultativos, el coordinador deber imponer su criterio previamente
acordado con los responsables de la institucin.
Las tcnicas y mtodos que han de seguirse para el rescate de los materiales
siniestrados, la creacin de las brigadas de trabajo y la formacin en el rescate de
materiales siniestrados sern responsabilidad del personal de conservacin. Como
es frecuente que en la plantilla no figure nadie con la formacin necesaria, el
coordinador deber seleccionar a un trabajador cualificado para que reciba la
formacin necesaria, bien asistiendo a cursos externos, bien estudiando la
bibliografa existente. Siempre que sea posible se contratarn los servicios de un
conservador experimentado para la realizacin de cursos internos o para el
asesoramiento en la planificacin o en caso de desastre.

28

Manual de planificacin y prevencin de desastres en archivos y bibliotecas

Ejemplo de Matriz de aplicacin de un programa de desastres

Rcsum<n descriptivo

lndi(,ldnres vtriti(ables

Fuente~

Objetivo
general

Creacin del Plan.

Plan escrito.

Aprobacin de los
contenidos en el plan.
Dotacin de recursos
para la aplicacin del plan.

Objetivos
especficos

Inundacin.

. Perfecta coordinacin de
los grupos de trabajo
durante simulacros o en
casos reales.

Realizacin de
simulacros.
Cualificacin del
personal.
Control de las
instalaciones.
Evaluacin de los riesgos.

Instalacin de alarmas y
sistemas de extincin.

Funcionamiento
adecuado de las
instalaciones.
Plano de localizacin o
centralita de control de los
nuevos componentes.

Control peridico de los Falta de recursos

componentes instalados y econmicos para el
de su correcto
mantenimiento.
funcionamiento.

Creacin de una cadena

de comunicaciones.

listn telefnico de
emergencias.

Control peridico de
nmeros y personas de
contacto.

Falta de continuidad una vez

elaborado el proyecto.

Dotacin de recursos.

Equipos adquiridos.
Sustitucin de materiales
caducados.

Control peridico del

funcionamiento.

Falta de recursos
econmicos.
Falta de continuidad una vez
elaborado el proyecto.

Formacin del personal.

Plantilla capacitada.

Realizacin de
simulacros.
Cursillos peridicos.
Reuniones de trabajo.

Falta de inters por parte de

la institucin.
Falta de recursos
econmicos.
Falta de personal.
Falta de motivacin del
personal.
Falta de continuidad una vez
elaborado el proyecto.

Formalizacin de una
pliza de seguros.

Pliza vigente.

Documento por escrito Falta de recursos

que cubre daos por agua, econmicos.
fuego y actos vandlicos.

Creacin del comit de

desastres.

Organigrama con las

personas del comit y sus
funciones.

Control peridico de la
organizacin y personas
de contacto.

Incendio.
Vandalismo.

Resultados

Actividades

29

dt H-'rifica( ion

Hiptesis d< riesgo

Falta de inters por parte de

la institucin.
Falta de recursos
econmicos.
Falta de personal.
Falta de continuidad una vez
elaborado el proyecto.

Falta de personal.
Falta de rrdivaciOO del persooal.
Falta de continuidad una vez
elaborado el proyecto.

Manual de planificacin y prevencin de desastres en archivos y bibliotecas

Actividades
(continuacin)

Resumen descriptivo

Indicadores verificables

Fuentes de vrificacin

Hiptesis de riesgo

Establecimiento de
prioridades en la
coleccin.

Catlogo de bienes
prioritarios en caso de
desastre.

Control peridico de los

inventarios.

Falta de continuidad una

vez elaborado el proyecto.
Falta de coordinacin en
la elaboracin de los
inventarios

Evaluacin de riesgos.

Mapa de riesgos.
Tabulacin de resultados.

Revisin atendiendo a
nuevos fenmenos.
Control peridico de las
instalaciones.

Falta de recursos
econmicos.
Falta de continu idad una
vez elaborado el proyecto.

Cursos de formacin del

personal.

Capacitacin del personal. Realizacin de

simulacros.
Cursillos peridicos.
Reuniones de trabajo.

Campaa de
sensibilizacin.

Inters creciente de la
comunidad en la
proteccin de la
institucin.

Campaas de educacin. Falta de personal.

Cursillos peridicos.
Falta de motivacin del
Reuniones de trabajo.
personal.
Falta de continuidad una
vez elaborado el proyecto.

Localizacin de recursos
externos.

Existencia de una red de

trabajo entre
organizaciones.

Convenios de
cooperacin en caso de
desastre.

Adquisicin de
materiales.

Almacn con equipos y

Control peridico de los
suministros suficientes para suministros y de su
enfrentarse a los diferentes correcto funcionamiento.
desastres.

Falta de recursos
econmicos.
Falta de continuidad una
vez elaborado el proyecto.

Redaccin del plan por

escrito.

Plan de actuaciones en
caso de desastre.
Listn telefnico.
Hojas de emergencia.

Control y revisin
peridica de los
contenidos del plan y de la
documentacin adicional.

Falta de inters por parte

de la institucin.
Falta de recursos
econmicos.
Falta de personal.
Falta de continuidad una
vez elaborado el proyecto.

Distribucin de hojas de
informacin.

En todas las secciones

hay, siempre visible, un
ejemplar de los
documentos elaborados.

Revisin peridica de las

secciones.
Reuniones de trabajo.

Falta de personal.
Falta de motivacin del
personal.
Falta de continuidad una
vez elaborado el proyecto.

30

Falta de personal.
Falta de motivacin del
personal.
Falta de continuidad una
vez elaborado el proyecto.

Ausencia de instituciones
en la zona.
Falta de inters.
Falta de continuidad una
vez elaborado el proyecto.

Manual de planificacin y prevencin de desastres en archivos y bibliotecas

En cualquier caso, la persona elegida deber informar peridicamente al coordinador

de los avances realizados.
Si el centro posee un servicio de vigilancia interno, la presencia del jefe de
seguridad en el comit de desastres es fundamental y deber conocer todas las
decisiones adoptadas. Dado que los desastres suelen desencadenarse en horas de baja
presencia de personal en el edificio, los vigilantes son generalmente los que darn la
voz de alarma y activarn la cadena de comuni cac iones. Por este motivo, el personal
de vigilancia juega un papel esencial en la prevencin de catstrofes y su form acin
deber incluir la toma de decisiones en situaciones crti cas y los mtodos adecuados
para la resolucin de problemas en sus ini cios. En centros que carecen de servicio de
vigilancia, el coordinador de desastres deber informar a los agentes externos
-cuerpos de seguridad, bomberos, etc.,- del desarrollo del plan. Es conven iente que
los departamentos loca les tengan co noc imiento de la estructura del ed ific io, de su
importancia y de las personas de contacto.
Durante la eva luacin del edificio y de los posibles riesgos, ser necesario contar
con la experiencia del enca rgado de mantenimiento. Como coord inador de los
tcnicos de oficios -calefactores, fontaneros, electricistas, etc.- es necesario su
asesoramiento en el momento del desastre, debiendo dar las rdenes oportunas para
cerrar una va de agua o crear corrientes de aire que posibiliten el secado de la
documentacin. As mismo, ser el encargado de la creacin y mantenimiento de un
almacn con los materiales y elementos necesarios para la recuperacin, desde
deshumidificadores, venti ladores o bombas de agua, al vestuario o las cajas para la
evacuacin de la documentacin daada.
Otros trabajadores del centro, como ayudantes, auxi li ares o personal administrativo,
conformarn las brigadas de rescate y debern recibir una formacin adecuada para
conocer con exactitud sus funciones ante la eventual idad de un si ni estro. Dentro de
cada grupo de trabajo habr un responsable que se encargar de coordin ar el grupo y
de tra nsmitir las noticias al coord inador de desastres. En in stituciones de pequeo
tamao, no se debe desdear la posibilidad de incluir grupos de voluntarios, personal
de la comunidad o usu arios que, de forma desinteresada, ofrezcan su ayuda ante la
eventualidad de un desastre.
Una vez que el equipo de desastres ha sido definido, quedar un enorme trabajo por
rea lizar. En cualquier caso, los miembros de las brigadas debern estar plenamente
concienciados de sus funciones y su compromiso, siempre desinteresado, debe ser
firme. En caso de dudas, es preferible contar con bri gadas menos numerosas que

31

Manual de planificacin y prevencin de desastres en archivos y bibliotecas

grupos numerosos en los que existen elementos apticos que causan molestias al resto
de los trabajadores.

B. DEFINICI6N DEL PLAN.

El plan de desastres debe ser realista. De nada sirve una planificacin excesivamente
detallada si los objetivos propuestos son excesivamente complejos, si ante la carencia
de medios o de personal, la mayora de las recomendaciones son impracticables. Por
ello, el coordinador deber establecer un borrador bsico al que se irn aadiendo
elementos a medida que avance la evaluacin y la formacin de los trabajadores o
cuando se dispongan de partidas presupuestarias para la realizacin de mejoras en el
edificio, como la instalacin de alarmas o la sustitucin de caeras en mal estado.
Esto implica que, lejos de ser un trabajo cerrado, la planificacin de desastres debe
ser concebida como un proceso en continua renovacin y que la obsolescencia del
plan puede ser enormemente perniciosa.
Una vez entablados los primeros contactos, el comit deber definir el alcance de la
planificacin, los recursos que sern necesarios y asignar las responsabilidades.
A modo de gua, se debern valorar los siguientes puntos:

Seleccin de colecciones o fondos prioritarios:

-Qu objetos son los ms valiosos?
-Qu conjuntos son accesorios o prescindibles?
- Dentro de las colecciones, existen unas unidades ms importantes que otras?
-Es factible un acceso rpido y seguro en caso de emergencia?
- Identificacin de colecciones prioritarias siguiendo un cdigo de co lores en el plano.
Tenga en cuenta que la decisin de expurgar una parte concreta del fondo o coleccin tras el desastre debe tomarse de
antemano y nunca en el momento del rescate. De esta forma, se ahorrar un tiempo precioso sin riesgo de perder
documentos significativos.

Estado de las instalaciones:

Se trata de un edificio moderno, bien equipado o de un centro viejo y obsoleto?
Qu reformas es necesario abordar?
Existen limitaciones estructurales?
Existen limitaciones legales en la transformacin?
Existen barreras arquitectnicas para acceder o transitar por el edificio?
Hay espacios libres para realizar las tareas de salvamento y recuperacin?
Qu zonas son las ms seguras para el almacenamiento de los conjuntos valiosos?

32

Manual de planificacin y p revencin de desastres en archivos y bibliotecas

Evaluacin del estado de las colecciones y posibilidades de recuperacin

- Dependiendo del tipo de siniestro, es posible su recuperacin?
- La recuperacin implica mayores gastos que el valor en el comercio de las piezas
sustituib les?
- Es posible realizar copias de seguridad en previsin de daos irrecuperables?
- En caso contrario, es posible conseguir copias o reimpresiones de los documentos
perdidos?
-Dnde?
- A qu coste?
Evaluacin de otros elementos, diferentes de los documentales, a considerar en la
proteccin o recuperacin:
- El edificio en s es un bien de inters cultural?
- Existen muebles o enseres de valor histrico o artstico?
- Cuntos son?
- Por sus dimensiones o peso es posible ponerlos a salvo con fac ilidad en caso de
emergencia?

Recursos econmicos para la aplicacin del plan:

Las reformas propuestas, pueden llevarse a cabo conjuntamente o deben ser esca lonadas?
En este caso qu reformas son las ms beneficiosas y ms econmicas?
Es posible solicitar fuentes de financiacin externa?

Recursos humanos para el desarrollo del programa:

- Con cuantos efectivos contamos?
- Hay en la plantilla trabajadores con experiencia en la planificacin?
- Qu predisposicin existe?
- Hay una buena formacin o deben realizarse cursos especficos?
- Si se carece de experiencia en la planificacin de desastres, es posible la
contratacin de un tcnico?

Organizacin de las brigadas de trabajo en caso de desastre:

Cuantos grupos se van a formar?
Quin va a coordinar cada grupo?
Habr personal externo en los grupos?
Es necesario recurrir a voluntarios para comp letar las brigadas?

Dificultades burocrticas:
- Existen dificultades en la institucin para el establecimiento del plan?

33

Manual de planificacin y p revencin de desastres en archivos y bibliotecas

- Se cuenta con recursos econmi cos para el pago de servicios o se deber apelar
a la voluntad de cooperacin?
- Existe una cooperac in sincera por parte de otras administraciones pblicas o
privadas?
- Es posible establecer convenios sobre una base legal?

Dificultades tcnicas:
- Hay medios en la propia institucin para enfrentarse al desastre?
- Existen empresas en la zona que puedan ayudarnos?
-Existen en el centro o en la zona tcnicos cua lificados?
- Con qu recursos externos se puede contar en caso de desastre?
Mtodos de recuperacin de los objetos:
-Es factible realizar la recuperacin en el propio centro?
- Se cuenta con los equipos y personal necesarios?
- En caso de siniestros de gran envergadura, Se va a congelar la documentacin daada
por el agua?
- Existen medios en la localidad para efectuar la congelacin de grandes cantidades de
documentos?
- Es posible rea lizar el transporte de la documentacin daada?
- Se disponen de medios para el empaquetado de la documentacin daada?
-Qu proceso se va a seguir para su secado?
- Es necesario pedir ayuda a otros organismos locales que disponen de medios
adecuados?
Creacin de la cadena de comunicaciones:
- Quin encabezar la lista?
-Cuantos nmeros se asignarn a cada miembro?
- En caso de no estar disponible alguno de los elementos de la cadena, qu
alternativas existen?
- Es necesario adquirir telfonos mviles o localizadores?
- Con qu empresa se contratarn los servicios de telefona mvil?
Establecimiento de convenios de colaboracin con instituciones externas:
-Con qu instituciones se debe contar?
- A qu obligarn los convenios?
- Se formalizarn por escrito o slo verbalmente?
- Los convenios exigirn gastos de financiacin?

34

Manual de planificacin y p revencin de desastres en archivos y bibliotecas

Calendario de actividades:
- Cuntas fases se establecern en la planificacin?

- Qu actividades se desarrollarn en cada fase?

-Cules son los plazos para la fina lizacin de cada fase?
- Se realizarn simulacros si n previo av iso?
Documentos que debe crear el comit:
- Qu extensin debe tener el manual de prevencin de desastres?

Quin se encarga r de su redacc in?

Qui n se encarga r de elabora r el li stn de telfonos de emergencia?
Cada cuanto se actua lizar?
Quin buscar los telfonos de recursos externos?
Quien se enca rgar de elaborar la li sta de materia les de emergencia?
Qu formato tendrn las hojas de emergencia?
Dnde se colocarn?

En la contratacin de seguros:
- Existe algun a aseguradora especia li zada en centros documentales?
- Qu riesgos debe cubrir?

Todos estos elementos, y otros que irn surgiendo durante las reuniones de trabajo,
servirn para delimitar la extensin exacta del plan. En instituciones pequeas la
comp lejidad es menor, pero en archivos o bibliotecas de gran tamao, el proceso se har
ms comp lejo, siendo necesario establecer un orden de prioridades o, en centros de varias
sedes, un programa para cada una, centralizados en la figura del coordi nador de desastres.
Una planificacin eficiente se basa en el cumplimiento de las diferentes fases y en el
seguimiento escrupu loso de los plazos de trabajo. Aunque son tolerables ciertos desfases
derivados de una mayor complejidad de la esperada, el coordi nador de desastres deber
establecer una hoja de planificacin que servir de referencia para observar el
cumplimiento de las fases del plan.
Entre las primeras actividades a desarrollar estarn la evaluacin de necesidades y la
formacin de los diferentes grupos de trabajo. Es necesario que la direccin del centro
autorice el desarrollo del plan, pues los integrantes del equipo abandonarn durante
cierto tiempo sus funciones habituales y se crearn gastos no previstos en los
presupuestos anuales, como la contratacin de asesores externos o de profesorado para
la realizacin de los cursillos de capacitacin. Adems, la direccin estar plenamente
informada sobre la marcha del plan y los resultados conseguidos.

35

Ma nual de planificacin y p revencin de desastres en archivos y bibliotecas

ACTIVIDADES

Mes
Semana

1
1

4 1

3 4

3 4

1 2

3 4

Nombramiento del coordinador de desastres

1er Borrador del plan

Reunin con los responsables de las diferentes secciones
Creacin del comit y asignacin de responsabilidades
Reuniones del comit

X X
X
X

Evaluacin del edificio

Loca lizacin de colecciones prioritarias

X
X
X

X X
X X

X X

Definicin de objetivos
Bsqueda de recursos

X X X X X X

Cusillos de formacin

Elaboracin de la memoria y los anexos

Simulacro

Revisin del plan

Distribucin de memorias y material generado

X
X

Ejemplo de cronograma de actividades

C. DOCUMENTACJ6N ELABORADA POR EL EQUIPO DE

PREVENCJ6N DE DESASTRES.
Durante la planificacin, se habrn generado una serie de documentos que
funcionarn como referente de actuaciones a seguir en caso de desastre. Estos
quedarn reunidos en el Manual de Desastres del centro, instrumento bsico de
trabajo. Este documento deber ser distribuido por todo el centro, asegurndose de
que, al menos una copia, ser colocada en una zona visible de cada seccin. Aunque
los manuales variarn en extensin de un centro a otro, deber constar, al menos, de
los siguientes elementos:
Listn telefnico.
Reunir una lista de personas con sus correspond ientes nmeros de telfono, los
servicios indispensables - mantenimiento, seguridad, bomberos loca les, polica, etc.-.
Este listn debe ser peridicamente revisado y cua lquier cambio en alguno de los
integrantes, deber ser comunicado para su correccin. Los integrantes del plan
debern tener una copia en su domicilio particular. Las listas deben estar bien
organizadas y ocuparn, como mximo una sola pgina para facilitar su localizacin .
Hojas de emergencia.
Compendio de las acciones que se deben realizar en caso de emergencia. Deben ser
claras, breves y sumamente esquemticas. Atendiendo a los resultados de la

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Man ual de p lanifcacin y prevencin de desastres en archivos y bibliotecas

evaluacin, el comit crear las hojas oportunas, prescindiendo de las que, por su
baja o nula probabilidad, sea poco factible que se produzcan en el centro. Por
ejemplo, en una zona tropical, debe incluirse una hoja de respuesta ante huracanes,
pero sera intil incluir una frente a tormentas de nieve. Es importante que estas hojas
se personali cen y, junto a lneas del estilo Avise al coordinador de desastres o Avise al
encargado de mantenimiento, se incluya la extensin telefnica o nmero de
contacto. En el Captulo V se incluyen las principales recomendaciones frente a los
siniestros ms frecuentes.
Planos del edificio, vas de evacuacin y localizacin de colecciones prioritarias.
Para facilitar la evacuacin del edificio o la localizacin de las reas destinadas al
empaquetado, a las labores de recuperacin, puntos de encuentro, zonas prioritarias
en el rescate, etc., es conveniente aadir en el manual planos detallados del edificio.
Los resultados de la evaluacin correspondientes a las colecciones prioritarias deben
estar claramente identificados en el manual, con el fin de que los responsables de la
recuperacin puedan localizarlas rpidamente y atender a su rescate en primer lugar,
siguiendo los cd igos de co lor fijados por el comit. A modo de ejemplo se pueden
seguir la siguiente sealizacin:

l.
2.
3.
4.

Rojo: Colccc iorws de gran valor t ultural.

Amarillo: Colecciones ele valor medio pero irrempla za bles
Verde: Colecciones de uso frecuente.
Azul: Colecciones reemP-..:.:
Ia::.:z.,a""
o..:.:
le;;.:;s.:..
. _ _ _ _ _ _ _ ____.

Lista de recursos.
Se enumerarn los diferentes recursos que la institucin considera necesarios para la
recuperacin de las colecciones en caso de desastre: bomberos, polica,
conservadores, instituciones anlogas, direcciones de Internet de centros que ofrecen
servicios o informacin sobre catstrofes en la zona, etc. Debern consignarse las
direcciones de las empresas dedicadas a la fabricacin de los suministros necesarios,
como cajas de plstico, ventiladores, bombas de agua, equipos electrgenos, etc.
Recomendaciones para la respuesta ante el siniestro.
A diferencia de las hojas de emergencia, en este apartado se consignarn las
indicaciones especficas para el coordinador y el equipo de catstrofes: prioridades en
el salvamento, cadena de acciones a seguir dependiendo del tipo de desastre,
coordinacin de equipos de trabajo, recomendaciones sobre el tipo de proteccin que
se dar a los ejemplares, etc.

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Manual de planificacin y p revencin de desastres en archivos y bibliotecas

Recomendaciones para la recuperacin despus del siniestro.

La elaboracin de recomendaciones para la recuperacin es uno de los principales
puntos a considerar por el comit de desastres pues, dependiendo de los mtodos
seguidos y del cuidado con el que se proceda, se conseguir mayor o menor xito.
Por ellos, la recuperacin debe ser cuidadosamente planificada, describiendo con
exactitud la composicin de los grupos de trabajo, sus responsabilidades y las etapas
que se seguirn una vez que el acceso al edificio es seguro. En el Captulo VI se
describen los mtodos ms adecuados para el salvamento y recuperacin de objetos
del archivo o biblioteca.
Agradecimientos.
A modo de reconocimiento, el manual deber incluir una lista con los participantes
en la redaccin del plan .

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