Unidad 2.

Crear, abrir y cerrar una Base de Datos

Conceptos bsicos de Access:
Base de datos.
Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se
denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensin .ACCDB para que el ordenador las
reconozca como tal.
Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la
informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una
empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que
a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener informacin sobre los pedidos de
stos.

Tablas de datos.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una
tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como
hemos visto antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del
cliente, nombre del cliente, direccin,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila,
as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman
otro registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla
de CLIENTES podra ser:

Campos

Cdigo

Nombre

Apellidos

Direccin
C/ Germanas, 23

C.P.

Registro 1

Luis

Grande Lilos

Registro 2

Marta

Fran Dardeno C/ Mayor, 34

46625

Registro 3

Francisco

Juan Lpez

46625

Registro 4

Mara

Huesca Buevo C/ Franciscano, 67

C/ Valle, 56

46723

46521

Consultas.
Un formulario es el objeto de Access 2007 diseado para
visualizacin y modificacin de los datos de las tablas.

la

introduccin,

Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de
pestaas de datos para la introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la
tabla CLIENTES.

Informes.
Un informe es el objeto de Access 2007 diseado para dar formato, calcular, imprimir y
resumir datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer
clic
sobre
la
opcin Nuevo del Botn
de
Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior
izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.

Aparecer la ventana de Introduccin a

Microsoft Office Access.
Selecciona la opcin Base de datos en
blanco.
En la parte inferior tambin podrs
seleccionar una plantilla para crear una
nueva base de datos basada en ella.

A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos.

Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn Buscar
ubicacin

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que
estamos creando y el lugar donde se guardar.

Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta

seleccionada.
Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.
En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de
datos.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de Introduccin a Microsoft Office
Access.
En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste.
Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.
Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la
extensin .ACCDB.
Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems
objetos se crean a partir de stas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde
podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto.
Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma.

Cerrar la base de datos.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:.
1- Cerrando Access:
Ir al Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access.
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar

de la ventana Base de datos.

2- Sin cerrar Access:

En el Botn de Office , elegir la opcin Cerrar base de datos

Abrir una base de datos.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:
1- Desde el Botn de Office :
Ir al Botn de Office .
Elegir la opcin Abrir...

2- Desde los documentos recientes del Botn de Office :

Despliega el Botn de Office donde aparecen las ltimas bases de datos que se abrieron
bajo el ttulo de Documentos recientes.
Haz clic en la que quieras abrir.

3- Desde la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access:

Nada ms abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opcin en Inicio Todos los
Programas aparecer la pantalla de Introduccin a
Microsoft Office Access.
En la parte derecha vers el marco Abrir base de datos
reciente.
Selecciona una que quieras abrir o haz clic
en el
enlace Ms Ms... para buscar el archivo de la base de
datos que quieres abrir.

En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrir el
cuadro de dilogo Abrir para que busques el archivo:

El cuadro de Abrir se muestra divido en dos partes. El panel de la izquierda tendrs todos los
elementos del sistema, en donde podrs navegar y ubicar la carpeta o archivo necesarios, con
un solo clic, podrs ingresar cualquiera de los elementos y en el cuadro de la derecha
obtendrs los archivos o carpetas disponibles, seleccione un elemento a abrir y luego un clic
sobre el botn de abrir.