INSTRUCTIVO DE PRESENTACIN DE CARPETAS DE REQUISITOS PARA

EMPRESAS CONTRATISTAS
Este instructivo pretende listar todos los requisitos que debe cumplir toda Empresa
Contratista, Intermediaria y Cooperativa, al momento de prestar un servicio en Empresas
Polar; y a su vez, describe el procedimiento para presentar e identificar las carpetas que
debe entregar con la informacin solicitada.
La informacin deber presentarse en 2 carpetas Blancas de 3 aros y de espesor mnimo
de 2, hasta 4 (de acuerdo a la cantidad de informacin a entregar).
La carpeta N1 recopilar toda la informacin para la Gestin Administrativa y la carpeta
N2, la informacin de Seguridad y Salud Laboral, de acuerdo al siguiente procedimiento:
CARPETA N1 Gestin Administrativa
Ser entregada al Departamento de Riesgos y Continuidad Operativa (R&CO), a
Maximiliano Aparicio y/o Maryori Guerra. Se identificar la carpeta imprimiendo las
etiquetas que se anexan como modelo, en la seccin de Portada y Lomos Gestin
Administrativa (Pg 5).
Adems, debe contener los separadores de cada documento solicitado, de acuerdo al
orden que se describe a continuacin:

1.1.-

GESTIN ADMINISTRATIVA

Etiqueta del Separador

CARPETA N1. Documentos solicitados

o Pestaa

Registro de Comercio y los estatutos de la sociedad

o Compaa.

1.2.-

1.1.

Copia del RIF actualizado.

1.2.
1.3.-

Cdula de Identidad del administrador (es) /

representante legal.

1.4.-

1.3.

Copia de la ltima asamblea registrada en la cual se

haya designado a sus administradores y conste los
nombres de la distribucin accionaria.

1.4.

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1.5.-

GESTIN ADMINISTRATIVA

Etiqueta del Separador

CARPETA N1. Documentos solicitados

o Pestaa

Documento que faculte al representante legal, en la

forma

que

seale

el

documento

constitutivo

1.5.

estatutario.
1.6.-

Documento que faculte la representacin de la

persona que vaya a suscribir el contrato, cuando se
trate de un tercero, distinto al representante legal,

1.6.

ms copia de su cdula de identidad.

1.7.-

Constancia

de

Inscripcin

INCES,

IVSS

Constancia de Inscripcin donde la empresa

1.7.

deposita Ley de Vivienda y Hbitat (BANAVIH).

1.8.-

Copia del certificado del registro ante el Ministerio

del

Trabajo,

donde

seale

el

Nmero

de

Identificacin Laboral (NIL).

1.9.-

1.8.

Lista de Clientes distinto a Empresas Polar.

1.9.
1.10.- Estados Financieros, firmado por un Contador
Pblico Colegiado.

1.10.

1.11.- Distribucin porcentual de ingresos, certificado por

el comisario de la empresa.

1.11.

1.12.- Dos (2) Referencia Bancarias y dos (2) Referencias

Comerciales.

1.12.

1.13.- Copia de Patente de Industria y Comercio.

1.13.

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GESTIN ADMINISTRATIVA

Etiqueta del Separador

CARPETA N1. Documentos solicitados

o Pestaa

1.14.- ltimas cuatro (4) declaraciones de I.S.L.R.

1.14.
1.15.- ltimas seis (6) declaraciones de I.V.A.

1.15.
1.16.- ltimas cuatro (4) declaraciones de Impuesto sobre
actividades econmicas.

1.16.

1.17.- Solicitud de Actualizacin de Datos de Proveedor,

debidamente firmado y sellado (Solicitar Formato de

1.17.

APC).
1.18.- Carta de Autorizacin de Pago, debidamente

1.18.

firmada y sellada por el proveedor.

1.19.- Carta

de

Excepcin

correspondiente

emitida
la

por

relacin

el

SENIAT

del

IVA

(Cooperativas).

1.20.- Solvencia

de

Impuestos

de

1.19.

Actividades

Econmicas.

1.20.

1.21.- Conformidad de Uso.

1.21.
1.22.- Licencia de actividades econmicas.

1.22.
1.23.- Solvencia de Impuesto Inmobiliario Urbano.

1.23.
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GESTIN ADMINISTRATIVA

Etiqueta del Separador

CARPETA N1. Documentos solicitados

o Pestaa

1.24.- Calificacin de la empresa como contribuyente

especial.

1.24.

1.25.- Actas de asambleas de accionistas que hayan

acordado modificaciones al documento constitutivo
vigente.

1.25.

1.26.- Contratacin de Pliza de Responsabilidad Civil.

1.26.
1.27.- Declaracin trimestral de empleo vigente ante el
MINPPTRASS.

1.27.

1.28.- Registro Sanitario (en caso de que aplique).

1.28.
1.29.- Registro SICA SADA (en caso de que aplique).

1.29.
1.30.- Fianza

de

Fiel

cumplimiento

de

obligaciones

Laborales emitida por Banco o empresa de Seguros

(en caso de tener un contrato legal con Empresas

1.30.

Polar).

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Portada y Lomos Gestin Administrativa

NOMBRE DE LA EMPRESA
CONTRATISTA
RIF: X-XXXXXXX

LOGO DE LA EMPRESA CONTRATISTA

EXPEDIENTE DE GESTIN
ADMINISTRATIVA DE CONTRATISTAS

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Portada y Lomos Gestin Administrativa

Ajuste esta etiqueta de acuerdo al espesor de la carpeta a presentar.

Lomo de Carpeta 2

GESTIN
ADMINISTRATIVA
DE LA EMPRESA

NOMBRE DE
EMPRESA
CONTRATISTA

LOGO DE LA EMPRESA
CONTRATISTA

APC Planta
Chivacoa

Lomo de Carpeta 3,5

GESTIN ADMINISTRATIVA
DE LA EMPRESA

NOMBRE DE EMPRESA
CONTRATISTA

LOGO DE LA EMPRESA
CONTRATISTA

APC Planta Chivacoa

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CARPETA N2 Seguridad y Salud Laboral (SSL)

Ser entregada al Departamento de Riesgos y Continuidad Operativa (R&CO), a
Maximiliano Aparicio y/o Maryori Guerra. Se identificar la carpeta imprimiendo las
etiquetas que se anexan como modelo, en la seccin de Portada y Lomos de Carpeta
SSL (Pg 13).
Adems debe contener los documentos que se listan en las secciones: A. Documentos
de la Empresa y B. Expediente de los trabajadores, tomando las etiquetas sealadas
en cada documento, para identificar cada separador donde se ubicar el documento
respectivo, como se describe a continuacin:
A. Documentos de la Empresa
Coloque las etiquetas en la portada y pestaa del separador

DOCUMENTOS
DE LA EMPRESA

DOCUMENTOS
DE LA
EMPRESA

Anexe en esta seccin todos los documentos solicitados en el orden descrito en la lista de
requisitos de SSL que se muestra a continuacin. Imprima y utilice las etiquetas
mostradas en la columna derecha para identificar las pestaas de cada documento.

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2.1.-

SEGURIDAD Y SALUD LABORAL (SSL)

Etiqueta del Separador

CARPETA N2. Documentos solicitados

o Pestaa

Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo

(PSST),

incluyendo

el

Plan

de

Emergencia

especfico para los eventos que pudiesen ocurrir

durante la permanencia del personal contratista en
Alimentos Polar Comercial. Nota: Presentar PSSL

2.1.

en digital (CD) y plan de emergencia especfico

impreso.

2.2.-

Organizacin del Servicio de Seguridad y Salud en

2.2.

el Trabajo.

2.3.-

Trabajadores activos en el IVSS (Listado del

2.3.

TIUNA).

2.4.-

Solvencias INCES, IVSS, BANVIH y Ministerio del

Trabajo (solvencia laboral), vigentes. Este es un
requisito

indispensable

para

el

inicio

de

la

2.4.

contratacin.

2.5.-

Constancia de Registro del Comit de Seguridad y

Salud Laboral (CSSL) ante el INPSASEL.

2.6.-

2.5.

Reglamento de seguridad industrial de Alimentos

Polar Comercial, para las empresas contratistas,
intermediarias y cooperativas. (Solicitar documento

2.6.

a la Unidad Contratante)

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2.7.-

SEGURIDAD Y SALUD LABORAL (SSL)

Etiqueta del Separador

CARPETA N2. Documentos solicitados

o Pestaa

Carta de compromiso de cumplimiento de sufragar

los gastos y atender cualquier eventualidad que le
sucediera a algn trabajador durante la prestacin

2.7.

de servicios.

2.8.-

Listado de trabajadores que participarn en la obra,

sealando nmero de cdula de identidad y cargo

2.8.

que desempea.

2.9.-

Listado de herramientas, equipos y maquinarias a

utilizar en la obra.

2.9.

2.10.- Listado de sustancias qumicas a utilizar en la obra,

con sus respectivas.

2.10.

2.11.- Hojas de Seguridad de las Sustancias qumicas

(MSDS).

2.11.

2.12.- Certificacin de Sistemas de atencin de primeros

auxilios de la contratista.

2.13.- Equipos

porttiles

de

2.12.
extincin

de

incendio

requeridos para trabajos en caliente (en caso de

que aplique).

2.13.

2.14.- Copia de las plizas vigentes de responsabilidad

civil de los vehculos de la empresa contratista.

2.15.- Registro actividades

2.14.

capaces de degradar el

ambiente (RACDA): slo para los casos de trabajos

relacionados con el ambiente o para las empresas

2.15.

que aplique este requisito, de acuerdo a sus

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SEGURIDAD Y SALUD LABORAL (SSL)

Etiqueta del Separador

CARPETA N2. Documentos solicitados

o Pestaa

actividades.
2.16.- Permiso vigente por la Direccin General de
Armamentos y Explosivos (DAEX), en caso de
manejar sustancias controladas por este organismo

2.16.

(Rgimen Legal 7).

2.17.- Constancias sobre control y manejo de medio
ambiente

de

trabajo,

sistema

de

vigilancia

epidemiolgica de accidentes y enfermedades

2.17.

ocupacionales.
2.18.- Constancias de participacin de los trabajadores en
programas de recreacin, utilizacin del tiempo
libre, descanso y turismo social de ser el caso.

2.18.

2.19.- Declaracin de Accidentes Laborales ante el

INPSASEL (en caso de que ocurra durante la
prestacin de servicio)

2.19.

2.20.- Declaracin de Enfermedades Ocupacionales ante

el INPSASEL.

2.20.

2.21.- Constancia de Egreso de Trabajadores en el IVSS,

en caso de culminacin de relacin laboral entre
empresa y trabajadores que prestarn el servicio,

2.21.

presentar copia de planilla 14-03.

2.22.- Registro de vacaciones y horas extras.

2.22.

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B. Expediente de los trabajadores

Coloque las etiquetas en la portada y pestaa del separador
EXPEDIENTE DE LOS
TRABAJADORES

EXPEDIENTE
DE LOS
TRABAJADORES

Anexe en esta seccin un separador por cada expediente de trabajador; ordene los
expedientes alfabticamente por Apellido y Nombre, y especifique su cdula. Coloque los
documentos solicitados en el orden descrito en la lista que se detallada a continuacin:
SEGURIDAD Y SALUD LABORAL (SSL)

Etiqueta del Separador

CARPETA N2. Documentos solicitados

o Pestaa

El expediente de cada trabajador debe contener la

siguiente informacin:
-

Fotocopia de la cdula de identidad.

Constancia de Inscripcin del trabajador ante el

Apellido y Nombre
C.I: xx.xxx.xxx

IVSS: formato obtenido va web, a travs del

sistema TIUNA, que sustituye a la antigua 14-02.
-

Certificado de salud vigente. Nota: El Certificado

debe ser para manipulador de alimentos, es decir,
debe presentar el sello de: VALIDO PARA
MANIPULAR ALIMENTOS,

el cual tiene un

perodo de vigencia de 6 meses, de lo contrario

no tendr validez para efectos de esta planta.
-

Constancia de haberse practicado los exmenes

de salud preventivos (pre empleo, pre vacacional,
post vacacional y de egreso).

Notificacin general de Riesgos.

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SEGURIDAD Y SALUD LABORAL (SSL)

Etiqueta del Separador

CARPETA N2. Documentos solicitados

o Pestaa

Constancia de dotacin de los implementos y

Equipos de Proteccin Personal, de acuerdo a los
riesgos de la obra. Deber estar firmada por cada
trabajador que recibi los E.P.P.

Anlisis de Riesgos en los puestos de Trabajo

(ART) donde se determine los niveles de
Peligrosidad: este documento debe estar firmado
y con la huella dactilar del trabajador.

Anlisis de Riesgo del Trabajo a desarrollar

dentro de la empresa (ART) por actividad, o de
las actividades a ejecutar, como soporte para
emitir los permisos de trabajo seguro (PTS) en los
casos

que

aplique

(trabajos

de

riesgos

especiales: en altura, excavacin, elctricos, con

sustancias qumicas peligrosas, en caliente,
espacios confinados, de izamiento de cargas,
entre otros).
-

Aleccionamiento de Riesgos y Avisos de Higiene

y Seguridad Industrial de APC: Formularios propio
de

Alimentos

Polar

que

deben

Apellido y Nombre
C.I: xx.xxx.xxx

solicitarse

previamente al ingreso del personal, y que bajo

ninguna circunstancia pueden ser modificados por
la empresa contratista.
-

Constancia de anlisis y aleccionamiento de

riesgo de los cargos (plan de adiestramientos y
constancia de divulgacin)

Constancia de reubicacin de puesto de trabajo o

de la adecuacin de tareas del trabajador, por
razones de salud (en caso de que aplique).

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Portada y Lomos de Carpeta SSL

NOMBRE DE LA EMPRESA
CONTRATISTA
RIF: X-XXXXXXX

LOGO DE LA EMPRESA CONTRATISTA

EXPEDIENTE DE R&CO

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Portada y Lomos de Carpeta SSL (Ajuste esta etiqueta de acuerdo al espesor de la carpeta)
Lomo de Carpeta 2

EXPEDIENTE DE
SSL EMPRESA

NOMBRE DE
EMPRESA
CONTRATISTA

Lomo de Carpeta 3,5

EXPEDIENTE DE SSL
EMPRESA

NOMBRE DE EMPRESA
CONTRATISTA

LOGO DE LA EMPRESA
LOGO DE LA EMPRESA
CONTRATISTA

APC Planta
Chivacoa
R&CO

CONTRATISTA

APC Planta Chivacoa

R&CO

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