INTRODUCCIN

En el presente trabajo que se ver a continuacin se hace con la finalidad de

establecer
y
distinguir
los
diferentes
conceptos
de
un sistema de Organizacin y Mtodos, para comparar las funciones que realiza
de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las caractersticas que debe
contener los anlisis del mismo.
Para ello comprenderemos los conceptos de sistemas en general como un
conjunto de entidades caracterizadas por ciertos atributos, que tienen relaciones
entre si y estn localizadas en un cierto ambiente, de acuerdo con cierto objetivo.
El avance incesante de la complejidad en la Administracin y todos los evidentes
defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de
las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar,
controlar y dar mayor eficiencia a su administracin.
Y es as como hoy en da, en la mayora de las empresas han sido creadas
Centrales de Organizacin y Mtodos para dar eficiencia y simplicidad al
mecanismo administrativo; Organizacin y Mtodos es uno de los trminos que
integran la labor general de la racionalizacin.
Es "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir
las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como
llevar trabajos administrativos mecnicos con la mayor economa de esfuerzo y
con el mximo de eficacia en los resultados". Y por extensin, se llama unidad,
equipo o servicio de Organizacin y Mtodos al conjunto de funcionarios
especializados en la aplicacin de la tcnica del mencionado servicio.
Es por esta razn que con la presente investigacin se pretende informar y
profundizar sobre este tema.

1. QUE SON SISTEMAS DE METODOS Y PROCEDIMIENTOS

En la actualidad la mayora de los usuarios de microcomputadoras tienen acceso a
un sistema de informacin o forman parte del mismo. Todas las organizaciones
cuentan con un sistema de informacin de algn tipo, que sus empleados deben
utilizar. Cuando en cualquier organizacin se desea implantar un nuevo sistema,
de tal forma que sus miembros sean ms productivos, obteniendo un mayor
provecho y apoyo del mismo, se requiere realizar una serie de acciones y
previsiones.
La creacin o establecimiento de un nuevo sistema de informacin en la
organizacin, puede ser una tarea compleja. Para encarar este tipo de situaciones
existe un proceso de anlisis y diseo de sistemas que auxilia en la resolucin de
tales problemas. El anlisis y diseo de sistemas proporciona una gua til que
busca disminuir las situaciones de fracaso o errores al acometer estos procesos.
El anlisis y diseo de sistemas es un procedimiento para la resolucin de
problemas. Cuando se trata del diseo de sistemas de informacin, busca analizar
sistemticamente la entrada o flujo de datos, la transformacin de los datos,
el almacenamiento de datos y la salida de informacin en el contexto de una
organizacin particular. Tambin es usado para analizar, disear e implementar
mejoras que puedan incorporarse a la organizacin y puedan ser alcanzadas al
usar un sistema de informacin computarizado.

2. QUE SON DIAGRAMAS DE FLUJO Y FORMULARIOS E

IDENTIFICAR EL OBJETIVO DE CONTROL DE LOS
FORMULARIOS EN LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS?
LOS DIAGRAMAS DE FLUJO: Son una manera de representar visualmente el
flujo
de datos a
travs
de sistemas de
tratamiento
de
informacin.
Los diagramas de flujo describen que operaciones y en que secuencia se
requieren para solucionar un problema dado.
Un diagrama de flujo u organigrama es una representacin diagramtica que
ilustra la secuencia de las operaciones que se realizarn para conseguir la
solucin de un problema. Los diagramas de flujo se dibujan generalmente antes
de comenzar a programar el cdigo frente a la computadora. Los diagramas de
flujo facilitan la comunicacin entre los programadores y la gente del negocio.
Estos diagramas de flujo desempean un papel vital en la programacin de un
problema y facilitan la comprensin de problemas complicados y sobre todo muy
largos. Una vez que se dibuja el diagrama de flujo, llega a ser fcil escribir
el programa en cualquier idioma de alto nivel. Vemos a menudo cmo los
diagramas de flujo nos dan ventaja al momento de explicar el programa a otros.
2

Por lo tanto, est correcto decir que un diagrama de flujo es una necesidad para la
documentacin mejor de un programa complejo.
FORMULARIOS: Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco
para registrar informacin variable, el cual tendr diferente utilizacin segn el
rea funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse tambin como un
instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y
facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime
informacin constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacin
variable. Es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o en
blanco para rellenarlos posteriormente.
Un formulario es un documento con espacios (campos) en donde se pueden
escribir o seleccionar opciones. Cada campo tiene un objetivo, por ejemplo, el
campo "Nombre" se espera que sea llenado con un nombre, el campo "ao de
nacimiento", se espera que sea llenado con un nmero vlido para un ao, etc.
Los formularios presentan una visin ordenada de mltiple informacin sobre algo,
y son tiles para llenar bases de datos.
OBJETIVO:
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para
alcanzar un fin.
Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad
en los procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ltimo,
dar valor legal a determinadas transacciones.
Por ejemplo, si requerimos el registro de un usuario para que pueda participar
enviando comentarios sobre nuestros artculos en Internet o para poder acceder a
cierto
contenido,
basta
con
pedir
los
datos
bsicos
como nombres, apellidos y correo electrnico.
Pero existen otros casos en los que necesitamos ms datos de los usuarios, como
puede ser la inscripcin a un evento, en la que podemos solicitar, adems de
nombres, apellidos y correo electrnico, otros datos como la empresa a la que
representar, la direccin de la empresa, la direccin de su sitio web, etc.
Su Importancia. Radica en que sirven de soporte a las transacciones y los
empleados trabajan guindose por los formularios, adems cualquier acto
administrativo se refleja en un formulario.

3. PASOS
Y FASES A CUMPLIR PARA ELABORAR UN
PROCEDIMIENTO
Paso 1. Define el contenido

El primer paso no es nada nada sencillo, pero valdr la pena. De acuerdo con la
especialista, debes realizar una introduccin e identificar el objetivo de las
reas en las que se piensa aplicar el manual. Para ello debes aclarar quienes
sern los responsables en cada rea para implementarlo. Tambin necesitas:

Se necesita detallar cada uno de estos puntos para poder definir el objetivo y el
contenido, comenta.
Paso 2. Recopila informacin
Se necesita documentar, de manera lgica, cada detalle operativo de las reas,
para ello se recomienda realizar un estudio preliminar de cada una. Para ello
necesitas:

Paso 3. Estructralo
Es hora de comenzar a hacerlo, cuida que su estructura sea limpia y con una
redaccin legible y lgica para aqul que lo lea. Tambin es importante cuidar
la ortografa y los siguientes detalles.

Paso 4. Comuncalo

Una vez que lo hayas realizado, el objetivo primordial ser difundir su existencia.
Debes trabajar tu estrategia de comunicacin para que cada colaborador est
enterado de ello y tambin dar las herramientas para su fcil acceso.
Como recomendacin, el experto asegura que estos manuales deben contar con
lugar y fecha de la elaboracin, as como los responsables de su realizacin y
aquellos que lo autorizan. Tambin es importante cuidar los formatos en los que se
presentan para cada rea y que la informacin sea clara para cada persona que
pueda tener acceso a ella.
Antes de implementar tu manual considera lo siguiente:
Tambin es importante dar seguimiento una vez que se haya implementado, de
acuerdo con el portal ehowenespanol.com, estos son los pasos a seguir:
Recurre a un experto. Antes de implementarlo debes de probar su efectividad y
funcionamiento, es bueno que acudas a un experto que te indique los puntos
fuertes o dbiles del documento.
Capacita a tus trabajadores. Si bien es cierto que cada colaborador tiene una
funcin estratgica y especfica, los manuales aplicados por rea pueden ayudarte
a capacitar a grupos enteros. Realizar un estudio activo del manual, as como
gua de implementacin puede ser muy efectivo en empresas con un gran nmero
de colaboradores.
Verifica su disponibilidad. Debes cuidar que todos tengan acceso a ella.
Realiza evaluaciones peridicas. Esto te ayudar no slo a evaluar su
efectividad en la operatividad de tu personal, tambin te ayudar para realizar
actualizaciones cuando sea necesario. En estos casos, es importante que
le informes a tu personal de los cambios y que la actualizacin se haga en
todos los documentos.

4. TIPOS DE PROCEDIOMIENTOS Y EXPLICAR CADA UNO

A continuacin veremos los tipos ms comunes de procedimientos y algunas de
sus caractersticas.
1. Procedimientos Jurdicos: Es el elemento dinmico de unos procesos
judicial general. Est constituido principalmente de diferentes actos
jurdicos que son autnomos en s mismos, y forman parte de la cadena
jurdica. Estn contenidos dentro de un marco estrictamente legal y conformado
por una serie de diversas formalidades y tramitaciones en lo que se refiere al inicio
y desarrollo de cualquier tipo de actividad ligada al derecho y a los cdigos
legales.

Si bien dijimos antes los procedimientos forman parte de los procesos judiciales,
generalmente resultan siendo en s un proceso judicial, aunque existen casos en
los que deben intervenir diversos procedimientos complementarios o
secundarios, que influyen en el desarrollo total de un proceso.
2. Procedimientos Administrativos: Este tipo de procedimientos, al igual que los
anteriores, est regulado por la ley y enmarcado en un mbito jurdico
determinado. Su finalidad como tal es la de formalizar la voluntad
administrativa en forma de actos por los cuales la administracin pblica realiza
su deber. Por lo tanto, se ve afectado por el principio de legalidad cuando se trata
de casos pblicos. En lo referente a actividades privadas, debe seguir un
determinado camino restricto a la accin jurdica y atenerse a las normas
legales pero no es necesario el ordenamiento jurdico conocido y formalizado
hacia la sociedad.
De todas maneras, en ambos casos se trata de todo el conjunto de operaciones y
acciones tomadas y realizadas en lo referente a la organizacin y
estructuracin de los sistemas de funcionamiento de las entidades.
3. Procedimientos Informticos: Se trata de los elementos que conforman una
operacin, o varias, en un proceso informtico. Cada fase se repite y tiene
informacin almacenada para actuar de la misma manera cada vez que la orden y
la situacin operativa sean de exactas caractersticas. Es decir, que cada uno de
estos elementos es determinante en el proceso completo y por cada misma
operacin comandada tiene que tener el mismo efecto resultante.
Son las instrucciones que se van determinando en una funcin de mayor o
menor complejidad, dependiendo de esto, una rutina informtica puede estar
conformada de uno o miles de procedimientos paralelos o concatenados. Cada
una de estos elementos o fases estn latentes y son ejecutados cada vez que se
lo instruya directamente o por relatividad.

5. QUE SON DIAGRAMAS?

Un diagrama es un grfico que representa un proceso o refleja
relaciones entre datos nmeros que han sido tabulados previamente. En
la vida cotidiana, observamos este tipo de grficos muy a menudo, puesto que se
utilizan en clases de estudio, en presentaciones de instituciones e incluso el
periodismo (sobre todo el de investigacin) hace un uso intensivo de este tipo de
recurso para mostrar procesos o datos numricos.
Existen diferentes tipos de diagramas. Uno de ellos es el diagrama de flujo, que en
particular representa un proceso, y por eso es utilizado en planificacin industrial,
planificacin de clases (de la mano de la psicologa cognitiva) o anlisis
econmicos. Entre el inicio y el fin del proceso, los pasos (y las posibilidades de
concrecin de una u otra accin) estn conectados mediante flechas.
6

Adems, poseen una simbologa especfica que permite interpretarlos de mejor

manera. Por ejemplo, el valo o elipse significa que ese paso es inicio o fin del
proceso, mientras que el crculo representa que en esa parte del proceso, una
decisin ser necesaria de tomar.
Otro tipo de diagrama es el de barras, y establece relaciones (generalmente
numricas) entre dos variables. Por ejemplo, variacin de la canasta familiar
bsica a lo largo del decenio 2000-2010. As, las coordenadas verticales
representarn el costo de la canasta, mientras que las coordenadas horizontales
representarn los aos entre 2000 y 2010.
Tambin encontramos el diagrama circular, pastel o de 360 grados, utilizado para
representar proporciones y porcentajes. por ejemplo, la frecuencia con la que
habitantes de una ciudad determinada miran televisin. As, un pedazo de la torta
ser para los que miran una vez a la semana, otro pedazo (porcentaje) para
quienes lo hacen de 2 a 3 veces a la semana, estarn tambin quienes miran
TELEVISIN TODOS LOS DAS, Y AQUELLOS QUE ESTN FRENTE AL televisor en varios
momentos dentro de un mismo da.
Como decamos, los diagramas son utilizados para mltiples finalidades, y
estamos en contacto con ellos (en sus variados formatos) casi diariamente. Nos
permiten, y tal es su funcin, tener una idea clara y concisa de procesos, ya sea
de manera ejecutiva (como las del diagrama de flujo) o de cmo se ha
desarrollado un proceso a lo largo del tiempo, como en el caso del diagrama de
barras (y el ejemplo que hemos elegido de la variacin de costo de la canasta
familiar bsica). Los diagramas circulares, en general, muestran cmo se est
desarrollando un proceso en la contemporaneidad.

6. QUE SON FLUJOGRAMA?

El flujograma tambin es conocido como diagrama de flujo y en este sentido,

representa de manera grfica de un proceso que puede responder a diferentes
mbitos: programacin informtica, procesos dentro de una industria, psicologa
de la cognicin o el conocimiento, economa, entre otros.
Por ejemplo, el diagrama de flujo puede ser utilizado para describir paso a paso
las operaciones que se realizarn dentro del proceso de fabricacin de un
producto, o asimismo la perspectiva comercial de una empresa o negocio.
Los flujogramas utilizan una variedad de smbolos definidos donde cada uno
representa un paso del proceso, y la ejecucin de dicho proceso es representado
mediante flechas que van conectando entre ellas los pasos que se encuentran
entre el punto de inicio (comienzo) y punto de fin del proceso (final). Una
caracterstica importante de los diagramas de flujo es que slo pueden poseer un
nico punto de inicio o comienzo, y un solo punto final o de fin del proceso.
Antes de comenzar con la creacin de un diagrama de flujo, debemos tener en
cuenta y precisar cules son las ideas principales que debern incluirse en el
flujograma. En el diagrama deben estar explicitados los nombres, autores o
responsables de cada paso del proceso, como as tambin posibles personas
intervinientes o con poder decisin o control. Por otra parte, debemos establecer
con qu fines se utilizar el diagrama de flujo, a fin de poder determinar qu
cantidad y calidad de datos se incluirn en el mismos, es decir, qu detalles
pondremos en l y cules no. Por ltimo, debemos tener en claro los lmites del
proceso que pretendemos describir, es decir el punto de inicio y punto final del
proceso.
Al momento de disear o construir el flujogama, debemos tener en cuenta como
principales componentes, precisamente, el punto de inicio y el punto final del
proceso, identificar las actividades o sub procesos dentro de cada paso del
proceso general, teniendo en cuenta su orden cronolgico. Es importante por otra
parte, evaluar la exactitud o eficacia del diagrama de flujo, ponindole a revisin
de una persona externa al negocio o proceso para que lo evale en cuanto a la
calidad de la informacin, para asegurarnos que el flujograma describe el proceso
de manera eficaz.
Los flujogramas pueden ser verticales, es decir va desde arriba (punto de inicio)
hacia abajo (punto final), o tener formatos horizontales, que van desde la izquierda
hacia la derecha.

7.
CLASES DE FLUJOGRAMAS:

Segn su forma:
Formato Vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de
arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con
toda la informacin que se considere necesaria, segn su propsito.

Formato Horizontal: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de

izquierda a derecha.

Formato Panormico: El proceso entero est representado en una

sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpidamente que
leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no
familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal,
distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o
departamento que el formato vertical no registra.

Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma

o persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los
flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los ltimos son
fundamentalmente representativos.
Por su propsito:
10

De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o

ninguna descripcin de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de
las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes
copias, a travs de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina
hasta que se archiva. Retrata la distribucin de mltiples copias de formas a un
nmero de individuos diferentes o a unidades de la organizacin.

Las formas pueden representarse por smbolos, por dibujos o fotografas

reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o
se designa la forma en el lado izquierdo de la grfica, se sigue su curso al
proceso de progresin horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas
a las unidades de la organizacin o a los individuos.
De Labores (qu se hace?): Estos diagramas abreviados slo representan
las operaciones que se efectan en cada una de las actividades o labores en
que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las
ejecutan. El trmino labor incluyendo toda clase de esfuerzo fsico o mental. Se
usa el formato vertical.

De Mtodo (cmo se hace?): Son tiles para fines de adiestramiento y

presentan adems la manera de realizar cada operacin de procedimiento, por
la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el
formato vertical.

Analtico (para qu se hace?): Presenta no solo cada una de las

operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona
que las realiza, sino que analiza para qu sirve cada una de las operaciones
dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo
empleado, la distancia recorrida o alguna observacin complementaria. Se usa
formato vertical.

De Espacio (dnde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que

recorre una forma o una persona durante las distintas operaciones del
procedimiento o parte de l, sealando el espacio por el que se desplaza.
Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se
usa el formato arquitectnico.

Combinados: Presenta una combinacin de dos o ms flujogramas de las

clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar
labores, mtodos y anlisis (qu se hace, cmo se hace, para qu se hace).
Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar
los sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones,
decisiones, archivado, etc, que constituyen el flujo o la secuencia de las
actividades de los sistemas.
Por su presentacin:
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De bloque: Se representan en trminos generales con el objeto de destacar

determinados aspectos.
De detalle: Plasman las actividades en su ms detallada expresin.

Por su formato:

De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia

abajo y de derecha a izquierda

De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de

izquierda a derecha en forma descendente

De formato tabular: Tambin conocido como de formato columnar o

panormico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las
operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna

De formato arquitectnico: Muestra el movimiento o flujo de personas,

formas, materiales, o bien la secuencia de las operaciones a travs del espacio
donde se realizan

Por su propsito:

De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o

ninguna descripcin de operaciones con poca o ninguna descripcin de
operaciones.

De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, as como quin o

en donde se realiza y en qu consiste sta.

De mtodo: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las

realiza y la manera de hacerlas.

Analtico: Describe no slo el procedimiento quin lo hace, y cmo hacer

cada operacin, sino para qu sirven.

De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una

persona.

Combinados: Emplean dos o ms diagramas en forma integrada.

De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la informacin con textos y

dibujos.

Asistido por computadora: El flujo de informacin se hace con recursos

de software.

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8. SIMBOLOGA DE LOS FLUJOGRAMAS

Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997:

Principio y/o terminacin del diagrama: Este smbolo representa tanto la
disponibilidad de la informacin para su procesamiento (entrada), como la
mencin de que la informacin ya ha sido procesada.

Actividad u operacin: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas

tengan como objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposicin de la
informacin.

Anotacin, aclaracin, o ambos casos: Siempre que se quiera algn

comentario al margen, notas explicatorias, aclaraciones, etc; se trazar
indistintamente una lnea punteada que vaya de la nota aclaratoria al smbolo en
que se requiere esa nota.

Conector: Este smbolo se utiliza siempre que las condiciones fsicas de

nuestro diagrama obligue a interrumpir el graficado de la informacin que se tiene
y deba seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir
informaciones aisladas.

Documento: El smbolo se utilizar cuando se desee representar un

documento cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc.
(excluidas la tarjeta perforadora y la cinta magntica). Siempre que un documento
tenga varias copias, estas debern presentarse dentro del diagrama y numerarse
con cero el original: uno para la copia y as sucesivamente.

Destruccin: Este smbolo indica la destruccin de cualquier documento o

informacin. Es conveniente aclarar siempre que documentos se estn
destruyendo.

Transferencia: Este smbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o

sistema interviene otra seccin o departamento que no sea el estudiado, siempre
o cuando nos interesen los pasos o trmites que se realizan en ese lugar.

Alternativa: Este smbolo representa el momento en que una actividad u

operacin cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes.

Actividad fuera del mbito de investigacin: Este smbolo se utiliza cuando

se considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que
realizan en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en
otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso o
sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o
sistemas muy parecidos o similares, que nada ms varan en su inicio o su final.

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Direccin de flujo: ( ): Indica la secuencia de la informacin y se utiliza para unir

smbolos, segn sea su flujo, o para indicar los principios de alternativas.
Canalizacin: Este smbolo se utiliza en tres formas diferentes, cuando se
recibe informacin de varias fuentes o condensa en una sola:

Cuando se recibe informacin de una sola fuente y se canaliza por

diferentes fuentes:

Cuando se recibe informacin de varias fuentes y se canaliza a otras

fuentes.

Segn Chiavenato, Idalberto 1.993:

El circulo; significa una operacin (una etapa o una subdivisin del
proceso). Una operacin se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se
sustrae algo. Ejemplo: emisin de un documento.

La flecha o pequeo crculo corresponde a un transporte o tarea de llevar

algo de un lugar a otro. Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento es
trasladado de un lugar a otro.

El cuadrado significa una inspeccin o control, ya sea de cantidad o de

realidad. Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones.
Ejemplo: verificacin de una firma.

La letra D, representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento,

distancia o por espera de alguna provisin por parte de otra persona. Significa una
espera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de quien se
dependa para proseguir el proceso.

El tringulo con el vrtice hacia abajo o hacia arriba representa una

interrupcin
casi
definitiva
o
muy
prolongada.
Puede
ser
un almacenamiento (cuando se trata de materiales) o que algo se archiva (cuando
se trata de documentos).

Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995:

Operacin: Indica las principales fases
procedimiento.

del

proceso,

mtodo

Inspeccin: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.

Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados,

material y equipo de un lugar a otro.

Depsito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los

hechos.
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Almacenamiento permanente: Indica el depsito de un documento o

informacin dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacn.

9. EN QU CONSISTE EL CONTROL DE FORMULARIOS.

Sistemas de control de formularios.
Es un plan o mtodo usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de
oficina, mediante la normalizacin del flujo de papeles, donde se detecta la
necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma ms eficiente
y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.

Consideraciones generales de los sistemas de control

Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creacin, consolidar
formularios que se complementen, redisear formularios para aumentar la
eficiencia y disminuir los errores. Mantener cantidades adecuadas de
formularios en existencia. Establecer un procedimiento adecuado para
suministrar formularios a los usuarios. Trabajar en coordinacin con el
departamento de compras para evitar la adquisicin de formularios no
autorizados. Revisar muestras de los formularios antes de su impresin
final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.
Nivel de organizacin.
El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto
dentro de la organizacin como para dar una visin amplia, necesaria para
la revisin, coordinacin y mejora de la instalacin de los formularios. Se
debe tomar en cuenta la opinin del analista y de los usuarios, ya que el
analista es quien decide cmo deben ir distribuidos los datos y el usuario
decide cules son los datos necesarios.

Control de formularios.
En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un
programa de control como poltica de la empresa y la comprensin de los
factores que componen el problema. Debe existir relacin entre el control y,
los sistemas y procedimientos. Los componentes bsicos de este programa
deben ser la funcin que efecta la forma, el tema principal de la forma y el
tema secundario.

El ndice funcional.
Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene los formularios
agrupados de acuerdo con el propsito a que sirven. El ndice funcional es
para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios.
Los formularios destinados a propsitos similares pueden ser analizados
para determinar cul puede ser eliminado y cul puede ser ms
ampliamente usado. Para las necesidades de nuestras empresas, es
15

suficiente con los propsitos de acordar autorizar, facturar, instruir, notificar,

registrar, reportar y requerir.

Pasos para la elaboracin

Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los
formularios por los que se hayan escogido, as como las subdivisiones de
esos temas, y codificar por temas, agrupar por funcin, codificar por
funcin, preparar carpetas para archivar las muestras, preparar una lista
tabulada con la informacin del nmero y nombre del formulario, y el
nmero de ndice funcional que le corresponde.

10. CARACTERSTICAS DE LOS FORMULARIOS.

Las caractersticas mnimas que deben tener todo formulario son las
siguientes:
-Sencillez en su diseo.
-Cada formulario debe estar diseado para un procedimiento especfico.
-El orden en el cual se solicita la informacin debe ser realizado en la misma
secuencia en la cual se generan los datos.
-Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control
interno, sean compatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de
recepcin no puede aprobar la orden de pago o el cheque con l se cancele una
obligacin.
-Las copias deben ser hechas y distribuidas nicamente para aquellos
departamentos que manejan que manejan la informacin que contienen lo
mismos.
-En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio,
se deben establecer formularios prenumerados.
-Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o
autorizaciones.
-Todo formulario debe estar codificado bajo algn esquema, de tal forma que se
pueda lograr una identificacin o asociacin del formato a una funcin o rea
especfica y se indique la ltima fecha de revisin.

11. IMPORTANCIA Y NECESIDAD DE SU APLICACIN.

Un formulario es un documento, fsico o digital, que se disea con el propsito de
que una persona introduzca una serie de datos en l, ya sea personales,
laborales, etc., en algunas zonas concretas del mismo. La finalidad principal del
formulario es almacenarlo y guardarlo para que quede registrado. Los formularios,
sean del tipo que sean, se expiden para una solicitud. Es una forma muy sencilla
y, sobre todo rpida y concreta y, al mismo tiempo, facilita la bsqueda y la
tramitacin de la peticin que se realice.
16

Hasta la aparicin de los formularios, en la mayora de las ocasiones era el propio

solicitante que tena que escribir en un documento en blanco no slo sus datos
personales, sino los motivos por los que se realizaba la peticin, por lo que en
muchas ocasiones haba errores de contenido o la peticin que se solicitaba era
confusa y la persona tena que volver a tramitar otra vez el documento.
Ya fuera este u otros motivos, llevaron a la administracin y a las empresas a
elaborar una serie de documentos tipo en los que estuviera ya la informacin o el
tipo de peticin que se necesitara por escrito, para facilitar al cliente o usuario de
registro y, al mismo tiempo, a la administracin a la empresa la bsqueda de la
informacin que este requiriese. El usuario solo tendra que rellenar algunos
espacios con sus datos y marcar, entre las opciones que se le ofrecen, la que ms
se ajuste a sus necesidades.
Los formularios representan un elemento que da agilidad en la bsqueda y la
tramitacin de todo tipo de documentacin, supone un ahorro econmico e incluso
una fuente de beneficios si se cobra por este y, al mismo tiempo, supone, por
ejemplo, desde el punto de vista de la administracin, una uniformidad de criterio y
de tramitacin para todo el territorio. Para una empresa, la elaboracin de
formularios para todos sus departamentos, tambin suponen mayor rapidez tanto
en su registro como en la tramitacin del mismo.
Por otro lado, almacenar todos estos formularios, tambin supone el poder
guardar informacin til para mejorar el servicio y tambin para conocer las
necesidades reales de los usuarios de la administracin o de la empresa privada.
Al final, lo que todas las personas necesitan, cuando van a solicitar algo, es
rapidez, una tramitacin fcil y para la administracin significa mucha mayor
agilidad ya que los usuarios van a solicitar una peticin de un modo correcto,
concreto y similar.
Existen infinidad de formularios para todo tipo de necesidades de cualquier
persona. Ya sea para tramitar una baja o un alta laboral, una peticin de
subvenciones, la creacin una empresa, etc. lo que s es importante tener en
cuenta es preguntar siempre en la zona de informacin cual es el formulario que
necesitaremos en concreto, para evitar rellenar uno que, al final, no nos sirva para
nuestro inters.

12. PRESENTACIN Y DISEO DE FORMULARIOS.

Consideraciones generales para la elaboracin de un formulario.
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el
primer aspecto a considerar es realizar una revisin y determinar la necesidad del
formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo.
Posteriormente elegir el tamao estndar de papel y letra adecuada para el diseo

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e impresin, y de ah elaborar una lista con toda la formacin que contendr el

formulario.
Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribucin de estos,
de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a
mquina, evitando reas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas
sombreadas.
Una vez realizada esta revisin se procede a poner a prueba el formulario, por tres
meses y constatar si cumple su objetivo.
Requisitos bsicos:
Antes de llevar a cabo la elaboracin del formulario se debe crear una actitud
mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y
sobre todo debe presentar el mtodo ms sencillo y cmodo para el ingreso de los
datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la informacin una vez que ha sido
registrada en la respectiva forma.
Es muy importante tomar en cuenta la economa en papel e impresin de la forma,
sin sacrificar la eficiencia en su uso.
Utensilios necesarios.
- Papel cuadriculado.
- Papel blanco
- Lpiz 3H y de colores.
- Reglas en centmetros, pulgadas y reglas para diseo de formularios continuos.
- Escuadras de 45 y 60
Lneas y letras
Sirven para separar las zonas de informacin o grupos de datos y guiar la vista de
los usuarios cuando registran o leen los datos. Se utilizan para determinar las
reas destinadas a la recoleccin de datos e informacin.
Las lneas pueden ser:
- Fina paralela.
- Fina
- De medio punto
- De un punto
- De puntos
- De guiones.
Para la composicin se debe seleccionar el tipo de letra, a fin de combinar las
lneas y letras para concluir el formulario, evitando el uso de negritas en la
descripcin de los datos.
Diseo del formulario
El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo,
siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben
cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo.
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Fases para el diseo.

Fase prediseo: En esta fase se debe realizar una lista de comprobacin y
determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir
con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para
comprobar la efectividad del pre-diseo y proceder a realizar la fase del diseo.
Se determin la necesidad de la existencia del impreso?
Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?
Son necesarias todas las copias previstas?
Es lgica la secuencia de los datos?
La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al
mnimo?
Est autorizado el diseo del formulario?
Cul es el departamento origen?
Cul es la finalidad del formulario?
Tienen relacin el nombre del formulario con la finalidad?
Es necesario un subtitulo?
Est la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del
formulario?
Cul es el tiempo de entrega solicitado al impresor?
Con qu frecuencia se va a usar el formulario?
Debe tener el formulario un nmero de serie?
Este formulario elimina la necesidad de algn otro?
Puede afectar de alguna forma previsible, la aparicin de este formulario a los ya
existentes?
Fase del diseo: En esta fase se busca ordenar lgicamente los datos fijos en la
hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el
esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por carcter, para las entradas que
se van a hacer con mquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se
introducirn a mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de los datos.
Determinar el tamao, la anchura del impreso vendr determinada por la lnea de
mayor longitud; de acuerdo con el resultado de la cuenta de espacios. El mayor
nmero de lneas en sentido vertical, determinar la altura del formulario. Aadir
los tamaos de los mrgenes necesarios para tener el tamao total.
Ajuste, decidir el tamao del papel que se va a utilizar empleando medidas
estndar y realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo.
Trazado, dibujar todas las lneas que crucen completamente el impreso de arriba
abajo. Completar la red dibujando todas las reglas incompletas, tanto verticales
como horizontales.
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Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos, incluyendo las instrucciones a
un tamao aproximado al real.
Instrucciones, una vez realizado el diseo, se debe hacer o preparar las
instrucciones de impresin. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para
el impresor.
Lista de comprobacin del diseo: El formulario debe responder afirmativamente a
alas siguientes preguntas, para poder pasar a la prxima fase:
Indica el titulo claramente la naturaleza y funcin del formulario?
Se encuentra en una posicin adecuada?
Los datos fijos se comprenden fcilmente?
El lenguaje es claro?
Estn las instrucciones especficas prximas al lugar de los datos a que se
refieren?
Estn las instrucciones generales ubicadas adecuadamente?
Las lneas son las adecuadas?
Se han aplicado las lneas adecuadamente?
Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas?
Los datos fijos se encuentran el ngulo superior izquierdo?
Se identifican todas las copias del formulario?
Esta el formulario identificado mediante un cdigo numrico?
Posterior a esto, se debe realizar una lista de comprobacin del cumplimiento del
formulario, donde se deben responder afirmativamente las siguientes preguntas:
Se ha reducido al mnimo la cantidad de escritura necesaria?
Se encuentran los datos fijos en el orden ms lgico?
Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable?
Son correctos los espaciados horizontales y verticales?
Se han especificado correctamente los mrgenes?
Los ttulos, nmeros y colores facilitan el seguimiento, despacho y manejo del
formulario?
Viene el formulario identificado con un nmero impreso?
Estn identificadas las copias del impreso para hacer posible su
autoseguimiento?
Se usan casillas "A" y "Desde"?
Se debe prestar mucha atencin al formulario y comprobar que no aparezca el
nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la
misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un
impreso externo.
Fase del Post-diseo: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo,
peso y color del papel, color de la tinta, papel carbn total o parcial, perforaciones,
para el archivo, tipos de impresin por una o ambas caras; de ser el caso,
direccin de datos, mrgenes, numeracin, nmero de ejemplares, fecha de
entrega e impresin continua.
Partes de un instructivo
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Todo formulario debe ir acompaado de su respectivo instructivo, el cual agiliza la

implementacin de forma eficaz. Debe estar elaborado en un lenguaje claro y
preciso.
El instructivo est divido en:
- Titulo del formulario
- Objetivos (razn de la situacin)
- Generalidades
- Modo de llenado (maquina o a mano)
- Medio de obtencin
- Tiempo estimado
Caractersticas de impresin:
- Nmero de copias
- Papel (color, marca y base del original y copias)
- Tinta, color de tinta.
- Mrgenes (lado y ancho para archivar)
- Indicar si lleva perforaciones.
- Encuadernacin (hojas sueltas o cosidas)
- Juego (desglosables o sueltos)
- Encolados
- Indicar lado
- Lomo abierto o cubierto
- Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u otro
- Instrucciones de cmo llenar los espacios en blanco

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CONCLUSIN

Para concluir podemos decir que un sistema de organizacin y mtodos es vital

para cualquier empresa ya que en la ubicacin donde se presente o departamento
en el que se localice, ayudar de manera directa en el mejoramiento y en
la innovacin de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando
como asesor las funciones en las cuales se basa la organizacin.

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Este tema ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de

las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de
una manera ms rpida, eficaz y consolidadora; trabajando directamente pero sin
influir en las decisiones tomadas por los directivos o el mximo nivel jerrquico de
la empresa.
Organizacin y mtodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento
de la Administracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionarios
interesados en mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios que
dirigen. La finalidad de una unidad de Organizacin y Mtodos es asegurar el
mximo de eficiencia en el financiamiento de la mquina administrativa, y
mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de organizacin;
conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano de
obra, pero como regla general a Organizacin y Mtodos no se le
concede autoridad sobre otras unidades en administracin.

BIBLIOGRAFA

INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIN

PBLICA: Organizacin y mtodos, un instrumento de la Reforma
administrativa. San Jos de Costa Rica. Mayo de 1969. Pgs. 90
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PETROGLIA, Luis A: Organizacin y mtodos en la Amrica Latina.

Ediciones Machi Crdova 2015. Buenos Aires, Argentina. 1966. Pgs. 162

QUIROGA, Gustavo: Organizacin y Mtodos en la Administracin

Pblica. Editorial Trillas. Mxico 1999. Pgs. 405.
Pginas Web:

www.monografias.com/trabajos/hipoteorg/hipoteorg.shtml

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