Gua de Orientacin para la

RECEPCIN
VIRTUAL DE
DOCUMENTOS

Acreditacin de cumplimiento de los requisitos

mnimos para la calificacin de la prueba de
valoracin de antecedentes

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Conv

INVIAS

INSTITUTO NACIONAL DE VAS

Comisin Nacional del Servicio Civil - CNSC

Gua de Orientacin para la Recepcin Virtual de
Documentos - Convocatoria No.325 de 2015 INVIAS

Redaccin
Blanca Clemencia Romero
Comisionada (E)
Diego Hernn Fernndez Gech
Gerente de Convocatoria
Correccin de Estilo
Magnolia Rodrguez Nio
Contratista - Asesora de Comunicaciones

Diseo y Diagramacin
Yudy Natally Molina Flores
Contratista - Gestin de Comunicaciones

Bogot D.C., Mayo de 2015

INTRODUCCIN

La presente gua tiene como propsito orientar a los aspirantes durante el

proceso de cargue de documentos que servirn de soporte para acreditar el
cumplimiento de los requisitos mnimos previstos para los empleos vacantes
ofertados y para la calificacin de la prueba de valoracin de antecedentes.
De igual forma contiene las generalidades y la descripcin del procedimiento a
seguir, por parte de los aspirantes inscritos para la recepcin virtual de los
documentos, a travs del aplicativo dispuesto en la pgina Web de la
Comisin Nacional del Servicio Civil en la siguiente ruta:
www.cnsc.gov.co/convocatoriasendesarrollo/325de2015INVIAS/Verificaci
ndeRequisitosMinimos/AplicativoparaelCarguedeDocumentos
Al respecto se debe indicar que la entrega de documentos para la
Convocatoria N 325 de 2015, se har exclusivamente a travs del
aplicativo que se dispondr en la pgina de la CNSC.
A continuacin se indica la forma de utilizar cada una de las funcionalidades
contenidas en el aplicativo, las cuales van desde el inicio de sesin y cargue de
archivos en PDF, hasta la impresin del reporte de documentos que fueron
adjuntos por el aspirante.
La entrega de los documentos de manera oportuna es una obligacin a cargo
del aspirante y se efectuar nicamente a travs del aplicativo dispuesto por
esta Comisin.
Los documentos enviados o radicados en forma fsica o por medios distintos
a los que disponga la CNSC o los que sean entregados extemporneamente,
no sern objeto de anlisis.
La no presentacin por parte de los aspirantes de la documentacin dentro
de los plazos fijados, dar lugar a entender que el aspirante desiste de
continuar en el proceso de seleccin y por tanto quedar excluido del
concurso, sin que por ello pueda alegar derecho alguno.
Para lograr xito en la entrega de los documentos le solicitamos leer
cuidadosa y detalladamente cada uno de los aspectos aqu contenidos.

CONTENIDO
1. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA VIRTUAL DE
DOCUMENTOS

2. PREPARACIN DE DOCUMENTOS FSICOS

3
4

3. ESCANEO DE DOCUMENTOS

CONTENIDO

4. REGISTRO E INCLUSIN DE INFORMACIN VA INTERNET

4.1. Procedimiento para el cargue de documentos

4.2. Ingreso al mdulo

4.3. Condiciones para el cargue de documentos

4.4. Verificacin de datos personales y del empleo

5. INGRESO DE FOLIOS A LA APLICACIN

5.1. Documentos especficos

9
9

5.2. Educacin formal

11

5.3. Educacin para el trabajo y desarrollo humano

13

5.4. Experiencia

14

6. OTRAS FUNCIONALIDADES

16

7. RESUMEN DE DOCUMENTOS ENTREGADOS Y

FINALIZACIN DEL PROCESO

17

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Convocatoria 325 de 2015 - INVIAS

1.PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA VIRTUAL DE DOCUMENTOS

La Comisin Nacional del Servicio Civil dispondr del aplicativo informtico para el cargue,
inclusin y reporte en archivo PDF de los documentos, mediante los cuales el aspirante
acreditar el cumplimiento de los requisitos mnimos exigidos del empleo al que se
inscribi y su posterior calificacin en la prueba de Valoracin de Antecedentes, cuya
reglamentacin y forma de calificacin se encuentra establecidas en el Acuerdo N. 533
del 10 de febrero de 2015.
A continuacin, se describe el procedimiento que debe seguir el aspirante para allegar la
documentacin va Internet.

Preparacin de
Documentos fsicos
(Por el aspirante)

Escaneo de
Documentos
(Por el aspirante)

Registro e inclusin de
documentos va internet
(Por el aspirante)

Procesamiento y estudio de
documentos
(Por la universidad que la
CNSC contrate para el efecto)

2.PREPARACIN DE DOCUMENTOS FSICOS

El aspirante debe leer cuidadosamente los requisitos mnimos del empleo al cual se
inscribi y que se encuentran establecidos en la OPEC; cerciorarse que cuenta con cada
uno de los documentos exigidos, los certificados de estudio y experiencia, as como la
cdula de ciudadana.
Verifique que cumple con la totalidad de los documentos y organcelos para su ingreso,
escanendolos en formato PDF en el siguiente orden:

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Convocatoria 325 de 2015 - INVIAS

a) Fotocopia de la cdula de ciudadana

ampliada al 150%, por ambas caras.
b) Copia(s) del ttulo(s) acadmico(s),
diploma(s) o acta(s) de grado, o
certificacin de terminacin de
materias del respectivo centro
universitario, conforme
con los
requisitos de estudio exigidos en la
convocatoria para ejercer el empleo
al cual se inscribi.
c) Tarjeta Profesional en los casos
reglamentados por la Ley y/o el
empleo lo exija.
d) Copia de (las) certificacin(es) de los
cursos o programas de Educacin
para el Trabajo y el Desarrollo
Humano (antes educacin no formal),
debidamente organizados por orden
cronolgico del ms reciente al ms
antiguo. No sern considerados los
certificados para este tipo de
formacin que tengan fecha de
realizacin de ms de diez (10) aos,
contados a partir de la fecha de inicio
de la etapa de entrega de los
documentos.

e) Certificaciones de experiencia
expedidas por la autoridad
competente de la respectiva
Institucin pblica o privada,
igualmente ordenadas de forma
cronolgica de la ms reciente a la
ms antigua. Estos documentos
debern contener como mnimo, los
siguientes datos: Nombre o razn
social de la empresa que la expide, las
fechas exactas de vinculacin y de
desvinculacin o de inicio y de
terminacin, cuando se trate de un
contrato, descripcin de funciones
desempeadas en cada empleo o de
las obligaciones del contrato y
jornada laboral.
f) Los dems documentos que permitan
la verificacin del cumplimiento de los
requisitos mnimos previstos para el
empleo, definidos en la Oferta Pblica
de Empleos de Carrera -OPEC, de la
Convocatoria N. 325 de 2015 INVIAS, al cual se haya inscrito el
aspirante y aquellos que consideren
que deben ser tenidos en cuenta para
l a p r u e b a d e Va l o r a c i n d e
Antecedentes.

Una vez clasificados y organizados los documentos, el aspirante debe asegurarse que
stos cumplen con las caractersticas y condiciones sealadas en el los artculos 18, 19 y
20 del Acuerdo N. 533 del 10 de febrero de 2015.
La no presentacin de los documentos y certificados con el contenido mnimo descrito en
la citada disposicin, no sern tenidos en cuenta, por ningn motivo para la verificacin de
requisitos mnimos y en consecuencia, tampoco para la aplicacin de la prueba de
Valoracin de Antecedentes
.
Los documentos de estudio y experiencia, adicionales a los acreditados para los
requisitos mnimos que entregue virtualmente el aspirante, se utilizarn para la prueba de
valoracin de antecedentes, los cuales se calificaran en la forma y puntajes establecidos
en el Acuerdo N. 533 del 10 de febrero de 2015.

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3.ESCANEO DE DOCUMENTOS
En este paso es importante tener en cuenta que:
Los documentos sean escaneados en archivos independientes con formato PDF, ya que
el aplicativo no aceptar documentos en otro tipo de formato. Cada archivo PDF no
debe sobrepasar los 2 MB (Mega Bytes); los documentos deben ser escaneados en
blanco y negro.
Para un mejor control del ingreso de documentos es recomendable que a los archivos
se les asigne un nombre corto que facilite su rpida visualizacin para el momento en
que el sistema solicite adjuntarlo.
NOTA: se sugieren los siguientes nombres para los archivos los cules no deben llevar
tildes, espacios, ees ni caracteres especiales, como: % , &, " , /:
Cedula79352126.pdf
Diploma Pregrado.pdf
Experiencia 01.pdf
Experiencia 02.pdf
Guarde estos archivos en el medio magntico que usted haya seleccionado (USB, CD, o
disco duro en caso de disponer directamente de un escner), y tngalos en un sitio de fcil
acceso para la siguiente etapa. Antes de continuar revise los archivos para verificar que
todos sus documentos quedaron bien escaneados, legibles y en el orden establecido.
Al escanear los documentos en PDF, usted deber tener en cuenta:
Escanear la cdula en un nico folio y
verificar que contenga ambos lados de
la misma
La licencia de conduccin (en los casos
que el empleo lo exija) escanearla en un
nico archivo.
Educacin Formal: Escanear en
archivo individual cada ttulo obtenido
que desee subir al aplicativo. Si va a
subir el diploma y el acta de grado,
debe verificar que stos queden en un
mismo archivo.

El mismo procedimiento debe seguir

para el (los) ttulo (s) de posgrado.
Educacin para el Trabajo y Desarrollo
Humano: Cada certificado debe ser
escaneado en archivo individual.
Experiencia: Cada certificado de
experiencia que desee presentar debe
ser escaneado en un archivo individual.
(Por ejemplo si un certificado de
experiencia consta de 5 hojas, stas
deben quedar escaneadas en un
mismo archivo).

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IMPORTANTE

Asegrese de tener todos los documentos en el formato PDF, el cual es necesario para
poder subir dichos documentos al mdulo. Igualmente, cercirese que cada
documento este escaneado en su totalidad y que incluya firmas y logotipos.
Tenga en cuenta que el archivo
que va a subir al aplicativo (documento, tarjeta,
diplomas, experiencia, etc.) debe tener un tamao mximo 2.000 KB 2 MB, ya que si
es mayor, se deber generar un nuevo archivo.

4. REGISTRO E INCLUSIN DE INFORMACIN VA INTERNET

Los aspirantes podrn ingresar va internet los documentos en el aplicativo informtico
"CARGUE DE DOCUMENTOS", a partir del 29 de mayo de 2015 a las 00:00 a.m. y hasta el
16 de junio de 2015 a las 11:59:59 p.m.

4.1. Procedimiento para el cargue de documentos

Para registrar la informacin y adjuntar los documentos en PDF en el aplicativo, se
recomienda seguir los siguientes pasos:

1. Digitar la informacin bsica que le solicita el aplicativo en cada

componente segn el documento que vaya a adjuntar. Tenga en cuenta
que casi en todos los casos se solicita fechas de inicio y de
terminacin, por lo que resulta conveniente tenerlas claras y
disponibles.
2. Con la opcin Examinar, ubicar y sealar el archivo PDF que va a adjuntar.
Dar clic en insertar estudio, insertar experiencia segn el caso, dando la
posibilidad de adjuntar nuevo estudio o nueva experiencia segn el nmero
de documentos que en cada componente el concursante vaya a adjuntar.
3. Finalmente el aplicativo le dar un reporte de la informacin incluida.
4. Es importante tener listos o disponibles la totalidad de los archivos PDF para
subirlos al sistema. Sin embargo, si en medio de la sesin por alguna razn
usted requiere interrumpir el proceso, la informacin que haya diligenciado se
mantendr grabada hasta el ltimo documento que haya adjuntado.

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IMPORTANTE

nicamente sern vlidos los documentos o certificados incluidos en el aplicativo

virtual habilitado para tal fin y enviados va internet, por lo que es deber y
responsabilidad de cada uno de los aspirantes organizar y cargar los documentos a
travs de este medio.
Para el proceso se recomienda utilizar el navegador Internet Explorer 9 o bien hacer
uso de la vista de compatibilidad del Internet Explorer 10.

Para activar la vista de compatibilidad

Para registrar la informacin y adjuntar los documentos en PDF en el aplicativo, se
recomienda seguir los siguientes pasos:
Compruebe si el botn vista de compatibilidad
aparece en la barra de direcciones.
(Si no ve el botn, no es necesario activar la vista de compatibilidad).
Pulse o haga clic en el botn vista de compatibilidad
de compatibilidad.

para mostrar el sitio en vista

Una vez que haya activado la vista de compatibilidad, Internet Explorer mostrar
automticamente el sitio en la vista de compatibilidad cada vez que lo visite. Para
desactivarlo, vuelva a pulsar o hacer clic en el botn
. Tambin puede borrar toda la
lista de sitios que usa la vista de compatibilidad eliminando el historial de exploracin.
NOTA: Para mayor informacin del procedimiento antes descrito puede visitar el
siguiente link: http://windows.microsoft.com/es-xl/internet-explorer/use-compatibilityview#ie=ie-10

4.2. Ingreso al mdulo

Para ingresar al aplicativo debe abrir el navegador de internet (Internet Explorer
preferiblemente)
y
digitar
la
siguiente
direccin:
https://www.cnsc.gov.co/index.php/convocatorias/325-de-2015-invias all encontrar
el link respectivo para el cargue de documentos.

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Una vez ingresa encontrar la siguiente pgina en la cual debe digitar el nmero de
documento, as como el PIN:

Luego de digitar la informacin del nmero de documento de identidad y del PIN, debe
hacer clic en el botn Ingresar, esto le permitir acceder al mdulo de recepcin de
documentos.

4.3. Condiciones para el cargue de documentos

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Una vez haya ingresado al mdulo, all encontrar las condiciones de uso para la
convocatoria, las cuales el aspirante deber leer cuidadosa y detalladamente. Luego si
decide aceptar tales condiciones, dar clic el botn Aceptar. As podr continuar con el
proceso de cargue de documentos. Si no est de acuerdo, deber clic en el botn No
Acepto para salir del aplicativo.

4.4. Verificacin de datos personales y del empleo

Dando clic en el botn Aceptar del punto anterior, se muestran los datos generales del
aspirante y del empleo al cual se inscribi, tal como se observa a continuacin:

NOTA: Asegrese de cumplir con los requisitos de estudios y experiencia exigidos para el
empleo seleccionado.
Lea detenidamente si sus datos estn correctos y tambin verifique si los datos del
empleo son los que el aspirante seleccion cuando se inscribi. Luego d click en
Continuar para seguir con el proceso o de lo contario d clic en el botn de Cerrar Sesin
para abandonar la aplicacin.

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5. INGRESO DE FOLIOS A LA APLICACIN

5.1. Documentos especficos
Una vez revisados los datos y de haber dado clic en Continuar, se desplegar la
siguiente pantalla:

El aspirante debe dar clic sobre el icono Cargar o Modificar para cada uno de los
documentos obligatorios.
Al realizar el paso anterior, el panel de carga de archivo se activa para el documento
seleccionado.

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El aplicativo le solicitar inicialmente anexar el documento de identidad escaneado en

formato PDF, para esto debe dar clic en "Seleccionar archivo" y luego seleccionar la
ubicacin del archivo, a continuacin dar clic en "Subir documento de Identidad".
Si el documento es cargado con xito, el aspirante podr verificarlo en la opcin "Ver"
de la columna Folio, dando clic en esta opcin visualizara el archivo adjunto.

En los casos en los que el empleo lo exija, debe adjuntar fotocopia de su tarjeta/matrcula
profesional, siguixendo el mismo procedimiento descrito (como es examinar, seleccionar
archivo y subir tarjeta/matrcula profesional).

Si el documento es cargado con xito el aspirante podr verificarlo en la opcin Ver...

de la columna Folio, dando clic en esta opcin visualizara el archivo adjunto.

En los casos en los que el empleo lo exija, debe adjuntar fotocopia de su Licencia de
Conduccin, siguiendo el mismo procedimiento descrito (como es examinar, seleccionar
archivo y subir Licencia de Conduccin).

Si el documento es cargado con xito, el aspirante podr verificarlo en la opcin Ver

de la columna Folio, dando clic en esta opcin visualizara el archivo adjunto.

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5.2. Educacin formal

Solo si el aspirante subi documento de identidad, el aplicativo le permitir continuar a
la pgina de educacin formal, en la que se cargan los documentos referentes a ste tipo
de estudio, en la tabla Ingreso y Actualizacin de estudios:

El aplicativo le solicita la siguiente informacin que el aspirante debe ir diligenciando de

acuerdo con su situacin particular.

Modalidad de estudio

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Convocatoria 325 de 2015 - INVIAS

Adjunto: Seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo

Una vez haya diligenciado la informacin requerida y seleccionada la ruta para el
documento adjunto, debe dar clic en la opcin Ingresar Estudio
A continuacin la pgina se actualiza y se puede evidenciar el o los estudios ingresados
por el aspirante. Ejemplo:

Para adjuntar un nuevo documento en este tem (educacin formal), se debe dar click en
el botn Adjuntar nuevo folio.
Si desea modificar el archivo cargado, debe dar clic en el cono con forma de lpiz
cual se encuentra ubicado en la parte derecha del folio cargado.

, el

Si lo que desea es anular el folio, debe dar clic en la opcin con el cono en forma de equis
roja
.
Se sugiere al aspirante utilizar la opcin Ver de cada folio cargado para que se
asegure que el documento cargado es el correcto, que abre y se visualiza sin
inconveniente, dado que los errores ocurridos al subir documentos incorrectos o
archivos defectuosos, no son subsanables pasada la etapa de cargue de documentos.

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5.3. Educacin para el trabajo y desarrollo humano

Luego de haber cargado todos los documentos de Educacin Formal, contine el cargue
dando click en Siguiente, usted deber cargar las certificaciones de Educacin para el
Trabajo y el Desarrollo Humano (el esquema es similar al de educacin formal), para
adicionar una certificacin se ingresan la informacin en la tabla Ingreso y Actualizacin
de estudios como se observa a continuacin:

El aplicativo le solicitar la siguiente informacin que debe ir diligenciando de acuerdo con

su situacin particular.
Institucin.
Nombre curso.
Intensidad horaria
Fecha de terminacin (dd/mm/aaaa). No ser considerado el estudio que tenga fecha
de realizacin de ms de diez (10) aos, contados a partir de la fecha de entrega de
documentos.
Adjunto: Seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo.

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Si desea modificar el archivo cargado, debe dar clic en el cono con forma de lpiz
cual se encuentra ubicado en la parte derecha del folio cargado.

, el

Si lo que desea es anular el folio, debe dar clic en la opcin con el cono en forma de equis
roja
.
Se sugiere al aspirante utilizar la opcin Ver de cada folio cargado para que se
asegure que el documento cargado es el correcto, que abre y se visualiza sin
inconveniente, dado que los errores ocurridos al subir documentos incorrectos o
archivos defectuosos, no son subsanables pasada la etapa de cargue de documentos.

5.4. Experiencia
Una vez adjuntos todos los documentos de educacin (Formal y ETDH), contine con el
mdulo de experiencia, dando
click en Siguiente, usted deber cargar las
certificaciones de experiencia (el esquema es similar al de educacin no formal), para
adicionar una certificacin de experiencia se ingresan la informacin en la tabla Ingreso y
Actualizacin de experiencia:

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El aplicativo le solicita la siguiente informacin que el aspirante debe ir diligenciando de

acuerdo con su situacin particular.
Entidad.
Nombre del cargo o actividad desempeada
Fecha de Inicio (dd/mm/aaaa).
Fecha de terminacin (dd/mm/aaaa).Si el empleo es actual, debe marcar la casilla de
verificacin que aparece como: Empleo y/o Contrato Actual.
Adjunto: Seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo
Para insertar el archivo de la experiencia laboral de click en Ingresar Experiencia.
Si desea modificar el archivo cargado, debe dar clic en el cono con forma de lpiz
cual se encuentra ubicado en la parte derecha del folio cargado.

, el

Si lo que desea es anular el folio, debe dar clic en la opcin con el cono en forma de equis
roja
.

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6. OTRAS FUNCIONALIDADES
Si desea volver a visualizar los documentos cargados en las secciones anteriores, debe
dar clic en el botn Anterior.
El botn Cancelar en educacin formal, se oprime para el caso en el que no se quiera
registrar mas folios.
De igual forma si lo que desea es refrescar, limpiar registros o ingresar una nueva
experiencia o estudio en los formularios de Educacin para el trabajo y el Desarrollo
Humano y experiencia, debe oprimir el botn Limpiar.
Para navegar a las pginas siguientes debe dar click al botn Siguiente.
Por ltimo el botn Cerrar Sesin permite salir del aplicativo.
NOTA: Es de aclarar que Cerrar Sesin es solo una opcin para cerrar el proceso sin
restringir visitas futuras a la aplicacin; la nica opcin que limita la entrada en mltiples
ocasiones a la aplicacin es FINALIZAR CARGUE.
Se sugiere al aspirante utilizar la opcin Ver de cada folio cargado para que se
asegure que el documento cargado es el correcto, que abre y se visualiza sin
inconveniente, dado que los errores ocurridos al subir documentos incorrectos o archivos
defectuosos no son subsanables pasada la etapa de cargue de documentos.

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RESUMEN DE DOCUMENTOS ENTREGADOS Y FINALIZACIN DEL

7. PROCESO
Una vez el aspirante haya finalizado el cargue o inclusin de documentos en el aplicativo, se
recomienda revisar nuevamente que hayan quedado legibles, claros y que correspondan a
la totalidad de los que haya previsto enviar tanto para verificacin de requisitos mnimos
como para la calificacin de la prueba de Valoracin de Antecedentes.
Inicialmente se visualiza una ventana comunicativa, la cual sugiere al aspirante que revise
nuevamente la informacin, genere el reporte y posteriormente Finalice al cargue de
documentos.

Una vez se oprima el botn OK se habilita la ventana que muestra el resumen de los
documentos adjuntos.

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La informacin de los documentos cargados se puede visualizar navegando en cada una

de las pestaas de la parte superior, dispuestas para cada tem (documentos especficos,
educacin formal, educacin no formal (educacin para el Trabajo y Desarrollo Humano,
experiencia).
Si quiere obtener una impresin del resumen de documentos adjuntos, utilice la opcin de
generar reporte.

La cual lo direcciona a la pgina visualizada a continuacin; all puede observar la pestaa

que se encuentra en la parte superior izquierda llamada seleccionar formato, para
guardar el reporte en formato PDF (nico formato a tener en cuenta para reporte de
cargue de documentos) y posteriormente dar click en la palabra Export.

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Por otra parte existe el botn Anterior, para verificar los documentos (parte superiorcentro) y/o finalizar el cargue de documentos.
Para culminar el proceso de cargue de documentos, el aspirante debe oprimir el botn
finalizar cargue, solo si est completamente seguro de haber cargado la documentacin
correcta.

NOTA: Una vez el aspirante haya finalizado el proceso de cargue de documentos, podr
consultar la constancia de los documentos cargados (ingresando con el PIN y el
documento de identidad).
Con base en la documentacin recibida la universidad que la CNSC contrate para el
efecto, realizar la verificacin del cumplimiento de requisitos mnimos de estudio y
experiencia para el empleo que haya seleccionado el aspirante, de acuerdo con las
exigencias sealadas en la Oferta Pblica de Empleos de Carrera -OPEC- de la
Convocatoria N. 325 de 2015 INVIAS, que se encuentra publicada en la pgina web:
www.cnsc.gov.co ; conforme a lo dispuesto en el Acuerdo N. 533 del 10 de febrero de
2015.

Usted ha finalizado su proceso

de cargue de documentos
En fecha debidamente publicada, la universidad que la CNSC contrate para la
ejecucin del proceso de seleccin, publicar la Lista de Admitidos y No Admitidos
al Concurso Abierto de Mritos, para determinar la continuidad o no del aspirante
en el proceso de seleccin.

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