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NCLEO DE MONAGAS
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN
Asesor Acadmico:
Profa. Figueroa Mary
Autor:
Br. Reyes G. Mara A.
C.I.: 17.666.042
ACTA DE APROBACION
ii
DEDICATORIA
A mi Dios Todopoderoso s que siempre estuviste, ests y estars
acompandome en este largo camino lleno de alegras, tristezas, momentos
difciles y agradables.
A mis padres, Locus Man y Gringis, gracias por apoyarme, tener tanta
paciencia, por inculcarme valores y sabios consejos, ustedes me convirtieron
en una persona ntegra y me ayudaron a formarme como ser humano. Los
adoro.
A mis hermanos, Gustavo y Fernando Reyes. Seguiremos unidos por el
resto de nuestras vidas, los amo.
A mi abuelitos Antonia y Antonio los quiero mucho y en especial a
Josefa de Reyes y Antonio Garca, los extraar siempre.
Si fusemos capaces de saber cundo y dnde volveremos a
encontrarnos? Tal vez nuestra despedida hubiese sido ms tierna. Igual
gracias por todos esos momentos lindos que vivimos juntos. Nunca los
olvidar y en el cielo nos encontraremos.
A mi ta Joy mi segunda madre, Yamira, Gina, Mercedes y Oly las
quiero mucho.
A mi amiga y compaera de clases Yenny Bald por todos estos aos
que estuvimos juntas,
A la familia Martnez, en especial a Mirianny y Ayal por el apoyo
incondicional.
iii
AGRADECIMIENTO
A la Universidad de Oriente por abrirme sus puertas y brindarme las
herramientas necesarias para desarrollar mi formacin profesional.
Mara A. Reyes. G
iv
NDICE GENERAL
ACTA DE APROBACION .............................................................................. ii
DEDICATORIA .............................................................................................. iii
AGRADECIMIENTO ...................................................................................... iv
RESUMEN .................................................................................................... vii
INTRODUCCIN ............................................................................................ 1
FASE I ............................................................................................................ 3
EL PROBLEMA Y SUS GENERALIDADES .................................................. 3
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................... 3
1.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN .................................................. 5
1.2.1 Objetivo General ............................................................................. 5
1.2.2 Objetivos Especficos ...................................................................... 6
1.3 JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN ........................................... 6
1.4 METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN............................................ 7
1.4.1 Tipo de Investigacin ...................................................................... 7
1.4.2 Nivel de Investigacin ..................................................................... 7
1.4.3 Poblacin ........................................................................................ 8
1.4.4 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Informacin ............... 8
1.4.5 Revisin Bibliogrfica ...................................................................... 9
1.4.6 Observacin Directa Participativa ................................................... 9
1.5 IDENTIFICACIN INSTITUCIONAL ................................................... 10
1.5.1 Resea Histrica ........................................................................... 10
1.5.1 Misin ............................................................................................ 11
1.5.2 Visin ............................................................................................ 11
1.5.3 Objetivos de la Institucin ............................................................. 11
1.5.4 Estructura Organizacional ............................................................. 12
FASE II ......................................................................................................... 16
DESARROLLO DEL ESTUDIO .................................................................... 16
2.1 DESCRIPCIN DE LAS POLTICAS ESTABLECIDAS PARA LAS
VENTAS A CRDITO EN LA EMPRESA UFIMOCA, C.A. ....................... 16
2.2
DESCRIPCIN
DEL
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO
APLICADO PARA LA FACTURACIN Y CUENTAS POR COBRAR DE LA
EMPRESA OBJETO DE ESTUDIO ........................................................... 18
2.3 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE CUENTAS POR COBRAR
.................................................................................................................. 23
2.4 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE FACTURACIN .............. 28
2.4.2 Fortalezas ..................................................................................... 28
2.4.2 Debilidades ................................................................................... 28
2.5 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE CUENTAS POR COBRAR
.................................................................................................................. 29
2.5.1 Fortalezas ..................................................................................... 29
2.5.2 Debilidades ................................................................................... 29
vi
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NCLEO MONAGAS
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN
Asesor Acadmico:
Profa. Figueroa Mary
Autor:
Br. Reyes G. Mara A.
C.I: 17.666.042
Fecha: Febrero 2011
RESUMEN
Ufimoca, C.A es una empresa privada que brinda servicios
fisioteraputicos y de terapia ocupacional a pacientes particulares y
asegurados. La misma mantiene relaciones comerciales con varias
empresas tanto privadas como pblicas gubernamentales y les ofrece
servicios a crdito, por lo que tiene una alta rotacin de facturacin y
cuentas por cobrar. Debido a esto se hizo necesario realizar el:
Anlisis del Procedimiento Administrativo de Facturacin y Cuentas
por Cobrar en la Empresa Ufimoca, C.A. Para llevar a cabo este
anlisis se realiz una investigacin de campo y se describieron los
procesos tal cual como se presentaron, lo que permiti detectar las
fortalezas y debilidades. De acuerdo a los resultados obtenidos se
concluy que ambos procedimientos no estn formalmente
establecidos y que el personal encargado de su ejecucin conoce el
trabajo por la rutina diaria. Adems se recomendaron las herramientas
necesarias para mejorar la operacin del procedimiento de facturacin
y cuentas por cobrar. Ambos procesos trabajan en funcin de un
mismo objetivo que es el de facturar la prestacin del servicio, para
luego gestionar el proceso de cobranzas en un tiempo determinado.
vii
INTRODUCCIN
En la actualidad las organizaciones privadas constituyen un pilar
fundamental en el desarrollo de la economa y para que exista un correcto
funcionamiento de las mismas es necesario contar con una adecuada
administracin, sirviendo como fuente de informacin para describir de
manera organizada el conjunto de pasos que deben seguirse para la
realizacin de determinadas actividades, encaminando a las empresas a la
maximizacin de sus utilidades en el menor tiempo y costos posibles.
Fase II: Desarrollo del estudio. Se describen las polticas para las
ventas a crdito, se describe el procedimiento administrativo de facturacin y
cuentas por cobrar y se detectan las fortalezas y debilidades en empresa
Ufimoca, C.A.
FASE I
EL PROBLEMA Y SUS GENERALIDADES
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
comerciales
con
aseguradoras
regionales
grandes
administrativos
inherentes
no
estn
formalmente
Desperdicio de material.
Gastos de transporte, debido a que las facturas son enviadas por un
mensajero a las distintas empresas con sedes en Aragua de Maturn,
Punta de Mata, Morichal, Jusepn, entre otros.
Gastos de encomiendas, porque existen empresas con sedes en otros
estados como Cadafe y mensualmente se les enva la remesa de
facturas, cartas avales, informe mdico de los pacientes y el nmero de
sesiones de fisioterapias que se les realizaron.
10
11
1.5.1 Misin
del
grupo,
manteniendo
una
constante
actualizacin
1.5.2 Visin
12
Administradora
Funciones:
13
Secretaria
Funciones:
14
Cajera 1 y 2
Funciones:
15
GERENCIA
GENERAL
ADMINISTRADORA
SECRETARIA
CAJERA 1
CAJERA 2
FASE II
DESARROLLO DEL ESTUDIO
Esta fase contiene los hallazgos obtenidos en la investigacin mediante
la lista de cotejo y est reforzada con el marco terico respectivo, los cuales
se presentan en concordancia con los objetivos especficos.
16
17
18
1. Solicitar presupuesto
El
paciente
se
presenta
Ufimoca,
C.A
especficamente
al
2. Recibir el presupuesto
19
20
Fecha de emisin.
Descripcin de orden de consulta.
Descripcin de nmero de terapias aprobadas.
Sello hmedo de la empresa o aseguradora cliente.
Presupuesto. (Ver Anexo n 2)
6. Facturar
21
22
23
Este tipo de falla no ocurre con frecuencia puesto que a pesar de que la
empresa no cuenta con un procedimiento administrativo formalmente
establecido para la facturacin, el personal involucrado en la elaboracin de
las mismas conoce el trabajo por la rutina diaria.
24
25
Fecha de ocurrencia.
Fecha de notificacin.
Tipo de tratamiento.
Nmero de factura.
Monto total cancelado. (Ver Anexo n 5)
26
27
28
FORTALEZAS
DEBILIDADES
EN
EL
PROCEDIMIENTO
DE
29
FASE III
CONSIDERACIONES FINALES
Esta etapa muestra los resultados obtenidos durante la investigacin a
travs de las conclusiones y recomendaciones con el fin de que sean
tomados en cuenta por la gerencia general de la empresa para un mejor
funcionamiento y desempeo de sus actividades.
3.1 CONCLUSIONES
31
32
33
3.2 RECOMENDACIONES
DEFINICIN DE TRMINOS
ANLISIS: La accin y el efecto de identificar, distinguir y clasificar
diferentes aspectos integrantes de un campo de estudio, examinando qu
relaciones guardan entre ellos y cmo quedara modificado el conjunto si se
eliminara o se aadiera algn aspecto a los previamente identificados.
(http://es.wiktionary.org/wiki/an%C3%A1lisis)
34
35
BIBLIOGRAFA
36
37
(http://es.wiktionary.org/wiki/an%C3%A1lisis)
(http://www.definicionabc.com/general/cobranza.php)
ANEXOS
ANEXO 1
LISTA DE COTEJO
Cliente: Ufimoca, C.A
Elaborado por: Mara A. Reyes G.
Fecha: Julio 2010.
Objetivos Especficos
Si
No
Observacin
Los
empleados
involucrados
en
el
procedimiento administrativo de facturacin y
cuentas por cobrar conocen los pasos y las
acciones de las cuales son responsables?
manualmente.
ANEXO 2
CARTA AVAL
ANEXO 3
FACTURA
ANEXO 4
AVISO DE DEVOLUCIN DE FACTURA
ANEXO 5
SOLICITUD DE FINIQUITOS
HOJAS METADATOS
Hoja de Metadatos para Tesis y Trabajos de Ascenso - 1/5
Ttulo
Subtitulo
El Ttulo es requerido. El subttulo o ttulo alternativo es opcional.
Autor(es)
Apellidos y Nombres
Reyes G. Mara A.
e-mail
e-mail
Se requiere por lo menos los apellidos y nombres de un autor. El formato para escribir los apellidos
y nombres es: Apellido1 InicialApellido2., Nombre1 InicialNombre2. Si el autor est registrado en
el sistema CVLAC, se anota el cdigo respectivo (para ciudadanos venezolanos dicho cdigo
coincide con el nmero de la Cedula de Identidad). El campo e-mail es completamente opcional y
depende de la voluntad de los autores.
Sub-rea
Administracin
Debe indicarse por lo menos una lnea o rea de investigacin y por cada rea por lo menos un
subrea. El representante de la subcomisin solicitar esta informacin a los miembros del jurado.
Resumen (Abstract):
Ufimoca, C.A es una empresa privada que brinda servicios fisioteraputicos y de
terapia ocupacional a pacientes particulares y asegurados. La misma mantiene
relaciones comerciales con varias empresas tanto privadas como pblicas
gubernamentales y les ofrece servicios a crdito, por lo que tiene una alta rotacin
de facturacin y cuentas por cobrar. Debido a esto se hizo necesario realizar el:
Anlisis del Procedimiento Administrativo de Facturacin y Cuentas por Cobrar en
la Empresa Ufimoca, C.A. Para llevar a cabo este anlisis se realiz una
investigacin de campo y se describieron los procesos tal cual como se
presentaron, lo que permiti detectar las fortalezas y debilidades. De acuerdo a los
resultados obtenidos se
concluy que ambos procedimientos no estn
formalmente establecidos y que el personal encargado de su ejecucin conoce el
trabajo por la rutina diaria. Adems se recomendaron las herramientas necesarias
para mejorar la operacin del procedimiento de facturacin y cuentas por cobrar.
Ambos procesos trabajan en funcin de un mismo objetivo que es el de facturar la
prestacin del servicio, para luego gestionar el proceso de cobranzas en un tiempo
determinado.
CA
AS
TU x
JU
4.947.984
e-mail
e-mail
ROL
CVLAC
CA
AS
TU
JU x
13.952.555
e-mail
e-mail
ROL
CVLAC
CA
AS
TU
JU x
8.364.750
e-mail
e-mail
Se requiere por lo menos los apellidos y nombres del tutor y los otros dos (2) jurados. El formato
para escribir los apellidos y nombres es: Apellido1 InicialApellido2., Nombre1 InicialNombre2. Si
el autor esta registrado en el sistema CVLAC, se anota el cdigo respectivo (para ciudadanos
venezolanos dicho cdigo coincide con el numero de la Cedula de Identidad). El campo e-mail es
completamente opcional y depende de la voluntad de los autores. La codificacin del Rol es: CA =
Coautor, AS = Asesor, TU = Tutor, JU = Jurado.
Mes
02
Da
03
Tipo MIME
Mara Reyes.doc
Alcance:
Espacial: __________________ (opcional)
Temporal: __________________ (opcional)
Licenciatura
rea de Estudio:
Ciencias Sociales y administrativas
Usualmente es el nombre del programa o departamento.