Gestin de Tecnologa II

Administracin de Proyectos

Facilitador:

Wilberth Boniche Hidalgo

Ingeniero en Sistemas
Mster en Administracin de Proyectos
Correo electrnico: wbonicheh@gmail.com

Programa del Curso

Presentacin personal del alumno:
Nombre
Lugar de Trabajo
Avance en la carrera

Que es un Proyecto?

Esfuerzo Temporal

Servicio o Resultado nico

Tiene un Inicio
y un Final

Se cumplen los
objetivos de la
organizacin

Ejemplos: Desarrollar un nuevo producto / Desarrollar o adquirir un sistema

de informacin / Construir un edificio.

Dnde nace un Proyecto?

Las organizaciones comnmente tienen planes

estratgicos que les permiten dirigir sus esfuerzos; al
lograr su misin se acercar a su visin, por lo cual
dichas estrategias se apoyan en proyectos cuyo
objetivo es lograr la visin de la empresa, es decir, las
estrategias s relacionan con la prosperidad a largo
plazo de la empresa.

Los proyectos surgen generalmente de alguna o

varias de las siguientes causas:
Causa Origen

Ejemplo

Demanda de Mercado

Construccin de una estacin con el fin de

cubrir la demanda de energa en cierta zona

Peticin del Cliente

Desarrollo de
informacin.

Necesidad de Negocio

Elaboracin de un curso para una compaa

de capacitacin.

Requerimientos
Legales

Guas para el manejo de materiales txicos

en una fabrica de pinturas.

Avances Tecnolgicos

Desarrollo de videojuegos.

un

nuevo

sistema

de

Conformar grupos a nivel de toda la clase y

nombrar un moderador por grupo (treinta
segundos).
En el termino de 4 minutos, cada grupo debe
construir un avin con aquellos materiales
disponibles.
Por ultimo, el moderador tiene 1 minutos
para explicar la funcionalidad del avin.

Leccin Nmero 1 de la Administracin de Proyectos

Nunca empieces a menos que todos los recursos estn disponibles

Los proyectos no se logran dentro del tiempo

establecido.
La calidad del producto no es la esperada.
Se sobrepasa el presupuesto establecido del
proyecto.
Existe frustracin de los usuarios directos e
indirectos.
No hay metodologas y estndares para estimar
recursos.
No hay direccin.

Falta de apoyo de la alta gerencia.

Mala estructura organizacional.
Planificacin inadecuada.
No hay un adecuado control y seguimiento.
Obsolescencia tcnica.
Falta de liderazgo.
Falta de un alcance claro y definido.

Que es la Direccin de Proyectos?

Es la aplicacin de conocimientos, habilidades,

herramientas
y tcnicas a las actividades del
proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
Alcance

Triple
Restriccin

Costo

Tiempo

Proyectos vrs Trabajo Operativo

Las operaciones son esfuerzos permanentes que

producen salidas repetitivas con recursos asignados para
realizarlas mientras los proyectos son esfuerzos
temporales.
2.
Los proyectos requieren direccin de proyectos,
mientras las operaciones necesitan la gestin de procesos
de negocio o la gestin de operaciones.
3.
Las operaciones no terminan cuando alcanzan sus
objetivos actuales sino que, siguen nuevas direcciones
para apoyar los planes estratgicos de la organizacin.
1.

Oficina de Direccin de Proyectos

Es un cuerpo o entidad dentro de una organizacin

que tiene varias responsabilidades asignadas con
relacin a la direccin centralizada y coordinada de
aquellos proyectos que estn bajo su jurisdiccin.

Oficina de Direccin de Proyectos

Dentro de
encuentran:

sus

funciones

fundamentales

se

Gestionar recursos compartidos por los proyectos dirigidos

por esta oficina.
Identificar y desarrollar una metodologa, mejores practicas y
normas para la direccin de proyectos.
Vigilar
el cumplimiento de las polticas de normas,
procedimientos y plantillas de direccin de proyectos mediante
auditorias.
Coordinar la comunicacin entre proyectos.

Rol del Director de Proyectos

Ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto. La

direccin de proyectos efectiva requiere que el
director cuente con las siguientes caractersticas:

Conocimiento: se refiere a lo que el director sabe sobre la

direccin de proyectos.
2.
Desempeo: se refiere a lo que el director puede hacer o
lograr si aplica los conocimientos en direccin de proyectos.
3.
Personal: se refiere a la manera en la que el director de
proyecto se comporta cuando ejecuta el proyecto. La capacidad
personal abarca actitudes, caractersticas bsicas de la
personalidad y liderazgo.
1.

Descripcin

Es un conjunto de fases del mismo, generalmente

secuenciales
y
en
ocasiones
superpuestas.
Proporciona el marco de referencia bsico para
dirigir el proyecto.
El ciclo debida define las fases que conectan el
inicio de un proyecto con su fin.

Caractersticas

Los proyectos varan en tamao y complejidad, pero

sin importar cuan pequeos o grandes sean, pueden
configurarse dentro de la siguiente estructura:
1.
2.

3.
4.

Inicio
Organizacin y preparacin
Ejecucin
Cierre

Organizacin
Y
Preparacin

Ejecucin

Cierre

Nivel de Costo y
Dotacion de Personal

Inicio

Inicio

Acta de
Proyecto

Plan de
Proyecto

Tiempo

Entregables Documentos
Aceptados Archivados

Fases

La estructuracin en fases permite la divisin del

proyecto en subconjuntos lgicos para facilitar su
direccin, planificacin y control, por ejemplo
determinar que cada modulo de un sistema financiero
para diferentes reas es cada uno una fase dentro del
ciclo global del proyecto.

Director del
Portafolio

Otros
Interesados
Patrocinador

Equipo de Proyecto

Director del
Programa
Equipo de
Direccin

Director

Oficina de
Proyectos

Otros
Miembros de
Equipo

Gerentes
Funcionales

Clientes/
Usuarios

PROYECTO

Por qu es necesaria una organizacin para llevar a

cabo los proyectos?

La complejidad y dimensiones de los proyectos de

hoy requiere de habilidades diversas, que difcilmente
podemos localizar en una sola persona y aunque as
fuera, el esfuerzo necesario es tan grande que hace
imprctico el tiempo de entrega de estos proyectos.

Director
Ejecutivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Coordinacin del Proyecto

Gerente
Funcional

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Caractersticas:
1. Se utilizan en empresas donde venden productos
estndar y que rara vez llevan a cabo proyectos.
2. Cada empleado tiene un jefe inmediato claro.
3. Los empleados estn organizados por especialidad,
tales como produccin, mercadeo, ingeniera, etc.
4. Pueden realizar proyectos pero por lo general son
proyectos internos (desarrollo de nuevos productos,
sistemas de informacin) y no a clientes externos.

Director
Ejecutivo

Coordinacin del Proyecto

Director
Proyecto

Director
Proyecto

Director
Proyecto

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Caractersticas:

1. No fabrica productos estndar.

2. En cualquier momento est trabajando en mltiples
proyectos, con distintas etapas de terminacin.
3. Segn el proyecto se desarrolla y llega a su fin.
Confan obtener nuevos contratos.
4. Las personas se contratan para un proyecto especfico.
5. Los equipos estn dedicados a tan slo un proyecto,
cuando termina, las personas pueden ser despedidos o
asignados a otros proyectos, segn su experiencia.

Director
Ejecutivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal
Coordinacin del Proyecto

Personal

Personal

Personal

Director
Ejecutivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal
Coordinacin del Proyecto

Director
Proyecto

Personal

Personal

Director Ejecutivo

Gerente de
Directores
Proyecto

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Director Proyecto

Personal

Personal

Personal

Director Proyecto

Personal

Personal

Personal

Director Proyecto

Coordinacin del Proyecto

Caractersticas:

1. Es una especie de hbrido (mezcla entre la

estructura funcional y de la de proyectos). En
proyectos porque centra su atencin en el
proyecto y en el cliente. En lo funcional porque
conserva la experiencia funcional.
2. Todos los componentes de la estructura tienen la
responsabilidad de contribuir en forma conjunta al
xito de cada uno de los proyectos.
3. Asegura la utilizacin efectiva de los recursos de
la compaa.

Gerencia de Proyectos

-XSC-

36

Director Ejecutivo

Gerente de
Directores
Proyecto

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Director Proyecto

Personal

Personal

Personal

Director Proyecto

Personal

Personal

Personal

Director Proyecto

Coordinacin
del Proyecto B

Coordinacin del Proyecto A

Caractersticas:

1. Dentro de una estructura funcional, se crea un

equipo especial de proyectos para encargarse de
un proyecto crtico.
2. Ese equipo tendr las caractersticas de un
proyecto en una organizacin proyectizada.
3. Puede incluir personal de tiempo completo.

Estructura

Ventajas

Desventajas

Funcional

No hay duplicacin de
actividades.
Excelencia funcional.

Creacin de islas de trabajo.

Respuestas lentas.
Carencia de enfoque al
cliente.

Proyectos

Control de los recursos.

Sensibilidad hacia los clientes.

Ineficiencia en costos.
Bajo nivel de transferencia de
conocimiento entre proyectos.

Matricial

Uso eficiente de recursos.

Experiencia funcional
disponible para los proyectos.
Mayor aprendizaje y
transferencia de
conocimientos.
Mejor comunicacin.

Cada organizacin de
proyecto funciona
independientemente.
Necesidad de equilibrio del
poder