1.1.

Introduccin
En nuestros das, todo el mundo utiliza la tecnologa para laborar de manera
eficiente. Existen diversas herramientas para trabajar con productividad, como
programas que permiten crear programas, otros que permiten crear diseos
espectaculares y retocar imgenes, pero en la oficina, la mejor solucin, es
Office 2013.
Aunque Office 2013 tiene cuatro programas importantes como Word, Excel,
PowerPoint y Outlook, en realidad, hay mucho ms por explorar, ya que Office
2013 es toda una suite de colaboracin y que al juntarlos, puede mejorar ms
su productividad.

Office 2013 presenta una gran variedad de programas para todo tipo de
necesidades en la oficina, en el hogar e incluso en la empresa. Con una
completa participacin en la nube, Office 2013 se ha convertido en la suite ms
esperada por todos. En mi opinin, el paso a la nube indica que esta nueva
versin de Office 2013 permitir trabajar con nuestros documentos desde
donde queramos.
Ahora Office 2013 presenta una interfaz basado en METRO (Interfaz para
Windows 8) para todas sus aplicaciones, pero adems, su apariencia es an
ms atractiva, pues ahora los botones y comandos se han hecho un poco ms
grandes para permitir el trabajo con pantallas tctiles, y muestra
automticamente ms espacio a la vista para elaborar documentos sin ningn
problema.

1.2. Comenzando con Office 2013

Office 2013 presenta una nueva forma de trabajo en la nube el cual ayuda a
mantenernos conectados con todos nuestros documentos a travs de los
distintos dispositivos mviles en el mercado.
Cuando instala Office 2013 y accedes a cualquiera de las aplicaciones,
aparecer una ventana que nos da la bienvenida a Office 2013, pulse clic en el
botn Siguiente y luego aparecer un vdeo donde nos hace una demostracin
de cmo trabaja el nuevo Office 2013. Puede terminar de ver el vdeo o
simplemente hacer clic en la X para cerrar.

1.3. Iniciando sesin en Office 2013 desde la Bienvenida

Una vez haya terminado de ver el vdeo de demostracin del nuevo Office 2013
en la pantalla de Bienvenida, aparecer informacin para iniciar sesin con su
cuenta Microsoft.

Por qu debera iniciar sesin de Office 2013? Aunque simplemente puede

cerrar la ventana de dilogo y usar Office sin ningn problema, el inicio de
sesin ayuda a obtener una comunicacin entre todos sus servicios Microsoft.
Puedes usar una cuenta de Windows Live ID y obtener acceso a directorios
creado en SkyDrive con Office Web Apps. Tambin, si tienes una cuenta de
usuario en el nuevo servicio de Microsoft llamado Office 365, conectarte,
permite que puedas acceder a estos servicios y compartir documentos e
informacin con los compaeros de trabajo. Para comenzar a conectarte, haga
clic en Iniciar sesin.
En la ventana de dilogo Iniciar sesin en Office, aparecer dos opciones de
conexin. Puede usar la opcin Personal si tiene cuentas Microsoft como
Hotmail, Messenger o MSN. Tambin puede usar la opcin Organizacin o
escuela para conectarse a Servicios Online de Microsoft, como por ejemplo
Office 365 que incluye servicios
como SharePoint Online,Outlook online y Lync.

Haciendo clic en cualquiera de las dos opciones de conexin, aparecer una

ventana como lo muestra la siguiente imagen. Desde este formulario podr
escribir su cuenta Microsoft o una cuenta basado en los servicios online
Microsoft. En mi caso, estoy manejando una cuenta de Office 365 el cual est
en el campo Id. De usario. Adems debo agregar mi contrasea y activar la
casilla Mantener la sesin iniciada por si no desea volver a iniciar sesin
cada vez que quiera conectarse a un servicio.
Use el botn Regresar ubicado en la parte superior de la ventana para volver a
elegir las opciones de conexin. Haga clic en Iniciar sesin para que Office
2013 comience a conectarse con Microsoft Online Services.

Una vez iniciado sesin aparecer un mensaje de bienvenida a los productos

Office. Lo primero que puede hacer a travs de esta ventana es elegir el
aspecto que tendrn sus ventanas de Office, y es que encontrar una lista
desplegable debajo de Qu aspecto quiere que tena Office? Y podr elegir
uno de los 6 fondos que estn en lista. Este fondo es un diseo que aparece en
la parte superior derecha de la ventana de cualquier programa de Office.

Haga clic en Siguiente y podr ver una pequea descripcin de cmo trabaja
SkyDrive con sus documentos. Luego de hacer clic en el botn Siguiente una
vez ms, aparecer la opcin de poder conocer las novedades de Office 2013.
Haga clic en el botn Echar un vistazo para comenzar a ver las novedades, o
simplemente haga clic en No, gracias y comience a usar Office.

En Windows 7:
1 Haga clic en el botn Iniciar.
2 Seale Todos los programas.
3 Haga clic en Microsoft Office.
4 Clic en algn programa de Office 2013
En Windows 8:
1 Desplcese por los mosaicos en la ventana de Inicio.
2 Haga clic en el mosaico del programa con el cual desea trabajar.
Cuando hace clic en algn programa de Office 2013, automticamente aparece
una pantalla de presentacin. En la parte superior de la pantalla, podr ver los
botones Minimizar y Cerrar.

Cuando se inicia el programa, por lo general ahora todas las aplicaciones de

Office 2013 presentan la vista Backstage dnde podr comenzar un documento
nuevo.

1.5. La interfaz de Office 2013

Todos los programas de Office 2013 presentan casi la misma estructura y el
diseo de sus ventanas. Todos los programas de Office 2013 tiene la famosa
Cinta de opciones, que desde Office 2010 se haba decidido implementar. En la
versin de Office 2007 solo lo utilizaba Word, Excel, Access, PowerPoint y parte
de Outlook.
La siguiente imagen muestra la ventana de Publisher 2013. Como puede
observar, tambin posee la cinta de opciones y todas las caractersticas de la
nueva interfaz de office 2013.

1.6. La Barra de ttulo

Cuando necesite ver el nombre de su archivo o el nombre de su cuenta (en
caso de Outlook), dirija su vista a la barra de ttulo ubicado en la parte superior
de la ventana. En esta barra no solo encontrar el nombre del archivo, tambin
podr ver el nombre del programa utilizado. La siguiente imagen muestra el
nombre del documento en Word 2013 as como el nombre del Programa.

1.7. La Barra de herramientas de acceso rpido

En Office 2013 an existe una barra de herramientas que contiene algunos
comandos comunes para trabajar con los archivos llamada Acceso rpido.
Esta Barra de herramientas de acceso rpido se encuentra a la izquierda de la
barra de ttulo y en programas como Word, Excel entre otros, presenta tres
botones clsicos (Guardar, Deshacer y Rehacer/Repetir).|

A la derecha de la barra de herramientas de acceso rpido se encuentra una

flecha de nombre Personalizar barra de herramientas de acceso rpido.
Al hacer clic en esta flecha se muestran varios comandos que puede agregar a
la barra. Todos los comandos de esta lista que tengan un visto bueno
(Checking) nos indica que estn activos y por lo tanto se muestran en la barra.
Haga clic en el nombre de un comando para activar o desactivarlo.
Adems de la lista de comandos que aparece en la flecha Personalizar barra de
herramientas de acceso rpido, tambin encontrar tres opciones importantes.

Modo tctil: Permite activar el comando Modo tctil en la barra de

herramientas de acceso rpido. Cuando hace clic sobre el comando
Modo tctil, la Cinta de opciones de la aplicacin sufre ciertos cambios
de visualizacin. La siguiente imagen muestra una cinta de opciones con
comandos ms grandes y una separacin adecuada para el manejo de
pantallas touch.

Ms comandos: Desde esta opcin podr activar el cuadro de

dilogo Opciones de Word con la opcin Barra de herramientas de
acceso rpido activa. Con esta opcin podr personalizar los comandos
que se encuentran en la barra.

Mostrar debajo de la cinta de opciones: Permite mover la barra de

herramientas de acceso rpido y posicionarlo por debajo de la Cinta de
opciones. Cuando la barra est por debajo de la cinta, entonces ahora
aparecer la opcin Mostrar por encima de la cinta de opciones.

1.8. La cinta de opciones

Aunque fue una novedad en Office 2007, en esta versin, todos los programas
han adoptado la Cinta de opciones al igual que en Office 2010. Con la cinta de
opciones, podemos trabajar intuitivamente con las aplicaciones, ya que estn
muy bien organizadas por nombres en sus respectivas fichas, adems, cada
ficha posee su propio grupo y cada grupo sus propios comandos.

Cuando se selecciona algn objeto, como por ejemplo una Tabla, imagen o
grficos, automticamente aparecen nuevas fichas contextuales con comandos
especiales para trabajar con el objeto seleccionado, una vez que haya
terminado de trabajar con el objeto y deje de seleccionarlo, las fichas
contextuales desaparecern.

1.9. El Backstage
El nuevo Backstage es una interfaz para trabajar con los archivos de sus
programas. Se puede ingresar al Backstage desde la ficha Archivo que en
realidad, reemplaza al botn de Office en la versin 2007. Cuando hace clic en
la ficha Archivo, podr ingresar al nuevo Backstage y encontrar una serie de
opciones interesantes, entre ellas, las opciones de Imprimir y la vista
preliminar.

1.10. La MiniBarra de herramientas

La MiniBarra de herramientas est presente en todas las aplicaciones de Office
2013, generalmente cuando se escribe texto. Al seleccionar un texto o hacer
clic derecho en esa seleccin, aparece una pequea barra de herramientas (por
ello el nombre Mini Barra) con una serie de comandos de fcil uso.
La siguiente imagen muestra la MiniBarra de herramientas en accin.
Simplemente se selecciona el texto y mueva lentamente el puntero hacia
arriba de la seleccin, ver como poco a poco se va mostrando los comandos.

1.11. Vista preliminar en Vivo (Live preview)

En esta nueva versin de Office se mantiene el modo Live preview o vista
preliminar en vivo. Por ejemplo, cuando se selecciona un texto y hace clic en la
flecha del comandoTamao de fuente por ejemplo, al sealar cada opcin de
la lista desplegable podr ver una vista previa en vivo, de esta manera puede
saber si lo que va a aplicar es lo adecuado para su trabajo, y si est de
acuerdo, simplemente hace clic en el tem para aplicarlo.

1.12. La Barra de estado

En Office 2013 encontrar la barra de estado del programa en la parte inferior
de la ventana de la aplicacin. Por lo general la barra de estado presenta
diversos detalles del contenido de su documento. Por ejemplo, cuando trabaja
en Word 2013 la barra de estado presentar informacin sobre el nmero de
pginas que contiene el documento o el idioma del mismo. Si usa Excel 2013
encontrar informacin sobre la celda si est en un estado de introduccin de
textos o inclusive los resultados rpidos de algunas funciones.
Al extremo derecho encontrar la Barra de herramientas Vista. Desde esta
seccin podr ver las diversas vistas que posee una aplicacin como la Vista
Diseo de Impresin o Lectura en Word 2013, o vistas de Presentacin en
PowerPoint.

Tambin encontrar una barra deslizante para hacer Zoom. Haga clic en la
barra delgada y mueva de izquierda a derecha para ver la accin de Zoom,
tambin puede usar el signo menos y el signo ms para tal fin.
1.13. Los cuadros de dilogo y paneles
Desde hace mucho tiempo que los paneles y los cuadros de dilogo an siguen
existiendo a pesar de todos los cambios que ha habido en Office desde sus
primeras versiones. Tanto los paneles como los cuadros de dilogo presentan
comandos u opciones adicionales para trabajar con sus textos o cualquier
objeto.
En la cinta de opciones, ms especficamente a la derecha de los nombres de
grupos, encontrar un pequeo botn llamado Iniciador de cuadros de dilogo.
Este iniciador dar pie a que aparezcan en pantalla un cuadro de dilogo o un
panel si es el caso. Por ejemplo, en el grupo Portapapeles encontrar un Panel
y en el grupo Fuente se activar un cuadro de dilogo.

1.14. Las resoluciones

Office 2013 ha sido creado para completar su experiencia con los dispositivos
tctiles. Por lo tanto al activar el modo tctil los comandos se ajustarn para
que les sea ms fcil la navegacin y uso de sus herramientas preferidas. Pero,
tambin debe saber que dependiendo del tamao de resolucin de su pantalla,
la forma en cmo se muestran los comandos en Office 2013 puede variar.

Resolucin baja:

Si la pantalla est configurada con baja resolucin, por ejemplo, 1024 por 768
pxeles, algunos grupos de la cinta de opciones slo mostrarn el nombre del
grupo, en lugar de los comandos del grupo. Tiene que hacer clic en la flecha
del botn del grupo para ver sus comandos.
La siguiente imagen muestra la ventana de Word 2013 con una resolucin de
1024 x 768. Como puede observar, el grupo Edicin al final de la cinta, solo
muestra una flecha para acceder a sus comandos.

Minimizada:

Con cualquier resolucin, si reduce el tamao de la ventana, se llega a un

tamao en el que algunos grupos slo mostrarn el nombre de grupo y tendr
que hacer clic en la flecha del botn del grupo para mostrar los comandos.

Tablet PC:

Si trabaja en un Tablet PC con una pantalla pequea, comprobar que la cinta

de opciones se ajusta y muestra versiones ms reducidas de las fichas y los
grupos. Si tiene un monitor mayor, la cinta se ajusta y muestra versiones ms
grandes.
1.15. Guardar archivos
Casi todas las aplicaciones de Office 2013 tienen el mismo mtodo para
guardar un archivo. Puede comenzar un documento en blanco y luego, despus
de cinco minutos, guardarlo. Otras aplicaciones como Access 2010, te obliga a
guardar primero la base de datos para que pueda comenzar a trabajar. Para
acceder a las opciones de guardar, debe ingresar a la vista Backstage desde la
ficha Archivo. En esta vista, puede encontrar dos comandos comunes, como
por ejemplo Guardar y Guardar como.

1.16. Guardar un archivo por primera vez

Cada vez que tengas la sensacin de que has hecho algo muy importante en tu
documento, publicacin, libro, etc, y no quieres perderlo porque no te gustara
empezar de nuevo, es ah donde debes guardar tus archivos. Si usamos una PC
de escritorio, posiblemente el fluido elctrico falle y el equipo se puede apagar,
entonces podemos perder la informacin escrita. Si utilizamos un Porttil, las
posibilidades de perder un documento no guardado se reducen, pero sabemos
que aun corremos el riesgo de los virus o que el sistema falle, as que no dude
en guardar cada cierto momento sus archivos.
Cuando va a guardar un archivo por primera vez, deber agregarle un nombre
que identifique al contenido escrito y una direccin de directorio donde ser
almacenada. Esto es posible cuando se abre el cuadro de dilogo Guardar
como.
Para guardar un archivo por primera vez siga estos pasos:
1 Haga clic en la ficha Archivo.
2 Haga clic en Guardar.
3 Seleccione una opcin de ubicacin, SkyDrive, dentro del
equipo o Agregar un sitio de SharePoint. En este caso elegir Equipo.

4 Haga clic en Documentos, Escritorio o clic en el botn Examinar si necesita

guardarlo en otra ubicacin local.

5 En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para su trabajo.

6 En el cuadro Tipo, verifique que est activo el tipo de formato con el que
guardar su archivo (por ejemplo en Word puede guardarlo como Documento,
Documento de versiones anteriores o plantillas).
7 Haga clic en Guardar.
Tambin puede utilizar el comando Guardar de la Barra de herramientas de
acceso rpido o Ctrl + G, pero tenga en cuenta que si utiliza nuevamente estos
comandos despus de guardar, no podr elegir un directorio, ni un nombre, ni
nada ms.
1.17. Guardar un archivo nuevamente
Despus de haber puesto un nombre para tu archivo, elegir el directorio donde
se encuentra el mismo, y haber elegido el tipo de archivo, la segunda vez que
guardes este archivo ser ms fcil, pues el cuadro de dialogo Guardar como
ya no se presentar. Puedes utilizar varias opciones, por ejemplo el botn
Guardar de la Barra de herramientas de acceso rpido, o Guardar del men de
Office o simplemente pulsando Ctrl + G.

A esta operacin, muchos usuarios lo llaman Actualizar, ya que ests

guardando los cambios en el archivo.
Cuando se trabaja con base de datos de Access, esta se guarda
automticamente una vez cerrado el archivo.
1.18. Guardar en otro directorio
Es recomendable que tenga varias copias del mismo archivo, as se sentir
seguro, y si pasa algo con su archivo, tendr el otro para restaurarlo, esto es
muy parecido a Backup (copia de seguridad) y digo parecido, porque
programas como Access, o Excel pueden crear un Backup con otra extensin.
Al guardar en otro directorio, volver a utilizar el cuadro de dialogo Guardar
como.
1 Pulsa clic en la ficha Archivo.
2 Clic en Guardar como.
3 Seleccione una ubicacin local o en la nube, en mi caso seleccionar Equipo.
4 Seleccione Documentos, Escritorio o use Examinar para elegir un directorio
de su preferencia.
5 Verifique que en el cuadro Nombre de archivo y Guardar como tipo, sigan
con las mismas opciones que anteriormente elegiste.
6 Pulsa clic en Guardar.
1.19. Guardar con formato de versiones anteriores
El problema de actualizarse rpidamente a Office 2013 es que no mucha gente
se actualiza a la par contigo. Muchos usuarios prefieren seguir con versiones
anteriores, incluso muy pero muy anteriores. Por ejemplo, la gran mayora de
negocios pequeos, an utilizan Office 2003 y lamentablemente, Office 2003
no posee compatibilidad con los archivos de Office 2007 y Office 2010.
Para guardar en una versin anterior siga estos pasos:
1 En la vista Backstage, haga clic en Exportar.
2 Haga clic en Cambiar el tipo de archivo.
3 En Cambiar el tipo de archivo, en la seccin Tipo de archivo de
documento, haga clic en Documento de Word 97-2003.
4 Haga clic en Guardar como.

5 En el cuadro de dilogo Guardar como, seleccione un directorio o escriba

un nombre para el archivo y clic en Guardar.
1.20. El nuevo trabajo con los archivos PDF
Para conservar el formato de sus archivos cuando los comparte con otros
usuarios o imprime mediante mtodos comerciales, puede usar los programas
de Microsoft Office para guardar los archivos como PDF sin necesidad de otro
software ni de complementos. Use el formato PDF si desea que un archivo:

Tenga la misma apariencia en la mayora de los equipos.

Tenga un tamao de archivo pequeo.

Cumpla con un formato de la industria.

Por ejemplo, currculos, documentos legales, boletines, archivos para lectura e

impresin nicamente, y archivos para impresin profesional.
1.21. Guardar un documento en PDF
Ahora aprender a como guardar sus documentos en un formato PDF.
1 Haga clic en la ficha Archivo.
2 Clic en Exportar.

3 Seleccione la opcin Crear documento PF/XPS.

4 haga clic en el botn Crear documento PF/XPS.
5 Agregue un nombre para su archivo y haga clic en Guardar.
1.22. Editar un archivo en PDF
Puesto que uno de los propsitos del formato PDF es impedir que se modifique
el formato original de los archivos, no es posible convertir o guardar fcilmente
un archivo PDF en otro formato de archivo si no tiene el archivo de origen.
Para cambiar el archivo PDF, realice uno de estos procedimientos:

Abra el archivo de Office original en el programa de Office, incorpore los

cambios y, a continuacin guarde el archivo en formato PDF otra vez.

Use una aplicacin de otro fabricante, como Adobe Acrobat para PDF, o
use algn otro programa que puede descargar en lnea.

La siguiente imagen muestra un archivo PDF que est siendo editado desde
Word 2013.

1.23. Office Web Apps

Una de las novedades que posee Office 2013, es que puede almacenar sus
documentos en SkyDrive. SkyDrive es un espacio de almacenamiento virtual,
que pertenece al servicio de Windows Live. Una de las ventajas de almacenar
un documento en SkyDrive, es que puede utilizar Office Web Apps, que son
aplicaciones en lnea y solo trabaja con Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Las
aplicaciones en lnea indican que usted tendr, por ejemplo, a Word desde
Internet y podr editar su documento; de esta manera, no es necesario que la
aplicacin est instalado en un equipo.
Para guardar en SkyDrive necesita de una cuenta de Windows Live ID; es decir,
si tiene una cuenta Microsoft, ya puede utilizar este servicio y Office Web Apps.
Siga estos pasos para guardar un archivo en Office Web Apps.
1 En la vista Backstage, haga clic en Guardar como.
2 Haga clic en SkyDrive de Handz Valentin (Tu cuenta de usuario)
3 Haga clic en alguna carpeta de SkyDrive.

4 En el cuadro de dilogo Guardar como puede elegir algn otro directorio

creado en SkyDrive, escriba un nombre para su archivo y haga clic
en Guardar.