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Introduccin ................................................................................................................... 1
Mapa conceptual ........................................................................................................... 1
1. Novedades en Excel 2016 ......................................................................................... 2
2. Comandos Bsicos de Trabajo en Excel................................................................. 4
2.1 Ingresar a Microsoft Excel ..................................................................................... 4
2.2 Conocer el rea de trabajo .................................................................................... 6
2.3 reas del libro Excel .............................................................................................. 7
2.4 rea de trabajo ...................................................................................................... 8
2.5 Ingresar datos a la hoja de clculo ........................................................................ 9
2.6 Formato a texto ................................................................................................... 12
2.7 Guardar Libro ...................................................................................................... 13
3. Edicin de Elementos de Pgina ........................................................................... 15
3.1 Encabezado y pie de pgina ............................................................................... 15
3.2 Modos de Vista en Excel 2016 ............................................................................ 16
3.3 Impresin de Hoja de Clculo ............................................................................. 17
3.4 Ocultar filas y columnas de una hoja ................................................................... 19
4. Trabajo en Excel desde las Celdas ........................................................................ 20
4.1 Combinar celdas ................................................................................................. 20
4.2 Bordes de celdas ................................................................................................. 22
4.3 Formato personalizado de celdas ....................................................................... 22
5. Funciones bsicas de Excel 2016 .......................................................................... 24
5.1 Sumar valores de celdas ..................................................................................... 24
5.2 Insertar funcin SUMA manualmente .................................................................. 25
5.3 Insertar funciones predeterminadas .................................................................... 27
Referencias .................................................................................................................. 30
Crditos ........................................................................................................................ 31
Introduccin
La herramienta ofimtica Excel 2016 le permite al usuario introducir datos de tipo textual
o numrico y luego transformarlos por medio de rdenes simples para obtener los
resultados esperados. Con el fin de lograr que como aprendiz pueda conocer a cabalidad
este software, se inicia el programa de formacin con un vistazo a las opciones que le
ayudarn a editar la informacin insertada, ejecutar comandos bsicos y conocer las
funciones esenciales.
Se espera de su parte el anlisis y lectura detallada, as como la investigacin posterior
tanto en los Materiales de Apoyo como en documentos e informacin disponibles en la
red y por ende, la prctica concienzuda desde su contexto laboral y/o personal.
Mapa conceptual
En el mapa conceptual que se comparte a continuacin, se evidencia la interrelacin
temtica del contenido que se plantea en este material de formacin:
Rotacin automtica de imgenes: con esta opcin usted no necesitar rotar la imagen
para que coincida con la orientacin de la cmara, pues la herramienta lo har por
usted. Recuerde que aplica slo para las imgenes recin insertadas y no las de
documentos existentes.
Cuadro Qu desea hacer?: con esta nueva opcin de ayuda, usted solo debe digitar
la accin que necesita realizar desde Excel 2016 y automticamente ser guiado a los
espacios y/o caractersticas que desea utilizar. De este modo, usted no slo sabr qu
hacer sino que ser guiado hacia el cmo hacerlo, muy til para nuevos usuarios de
Excel.
Herramienta Bsqueda inteligente: a travs de la herramienta Bsqueda usted poda
ubicar alguna palabra o frase dentro de la hoja de clculo, mientras que esta opcin le
permite encontrar definiciones, artculos y bsquedas relacionadas destacadas de la
web. Esto lo puede realizar desde la pestaa Revisar y la opcin Bsqueda inteligente.
Ecuaciones de lpiz: antes, para insertar una ecuacin en la hoja de clculo, el usuario
deba ingresar al editor de ecuaciones y crear sus frmulas teniendo en cuenta las
plantillas y opciones que ofreca esta herramienta. Actualmente, usted solo necesita
acceder a la opcin Ecuacin de lpiz y desde all puede escribir o usar su dedo para
elaborar sus ecuaciones a mano, las cuales se convierten luego en imgenes, que
pueden modificarse posteriormente.
Herramienta compartir mejorada: si usted necesita compartir su documento con
usuarios que requieren acceso para editarlo, podr hacerlo con la opcin Compartir
que encuentra en la parte superior izquierda del rea de la cinta de opciones.
Historial mejorado: adems de revisar los cambios de la hoja de clculo, usted podr
acceder a las versiones anteriores del mismo, utilizando la pestaa Archivo y la opcin
Historial.
Como se puede evidenciar, esta nueva versin de Excel, si bien an conserva muchas
de las caractersticas y opciones de versiones anteriores, puede ayudarle de mejor
manera antes de elaborar sus informes con las nuevas plantillas; durante la insercin y
edicin de la informacin cuenta con las opciones de Mapas 3D, ecuaciones a mano,
rotacin de imgenes, grficos y tablas dinmicas, entre otros. Finalmente, si desea
realizar cambios drsticos, puede volver a las versiones anteriores del documento para
darle el toque personalizado y profesional a sus datos.
Paso 2. Clic en Todas las Aplicaciones o Excel 2016 (si lo tiene como favorito).
Fuente: SENA
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Para introducir datos basta con insertarlos en las celdas. En cada celda de la hoja se
pueden introducir textos, nmeros o frmulas. Para ello se debe colocar el cursor en
cualquiera de las celdas e introducir el dato, el cual se puede observar en la celda y en
la barra de frmulas.
Figura 7. Formas de introducir datos en Excel
Fuente: SENA
Usted puede modificar los datos de la celda volviendo a ingresar en ella dando clic sobre
ella y borrando los datos ingresados o dando clic en la barra de frmulas y editando el
contenido que all se observa.
Recuerde tener en cuenta que, si observa alguno de estos mensajes en la celda en lugar
de los datos que ha ingresado, es porque cometi un error. Cada una de las notificaciones
se describe a continuacin:
#####: se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se
utiliza una fecha o una hora negativa.
#NUM!: cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operacin incorrecto,
como puede ser sumar textos.
#DIV/0!: cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE?: cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
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Fuente: SENA
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3.2 Modos de Vista en Excel 2016
En anteriores versiones de Excel, exista la vista preliminar como herramienta para
visualizar la hoja antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos estticos. En Excel 2016
por defecto el usuario siempre edita su hoja de clculo desde la opcin de Vista Normal.
La vista preliminar, es ms limitada y sirve nicamente para dar una ltima ojeada al
aspecto general de la hoja de clculo antes de imprimir.
En la vista de Diseo de pginas se pueden modificar mrgenes, ver los saltos de pgina,
encabezados, pie de pgina y saber cuntas hojas hay y cmo se ajustan los datos. Por
otro lado, el modo Ver Saltos de pgina, es similar al modo Normal, salvo que puede
observar las lneas que delimitan la impresin.
La opcin Vistas Personalizadas le permite crear un nuevo modo de vista, teniendo en
cuenta que se puede incluir en ella la configuracin de impresora, as como la de filas
ocultas, columnas ocultas y filtros.
A continuacin, puede ver los pasos para cambiar el modo de vista de su hoja de clculo:
1. Dar clic en la pestaa Vista.
2. En el grupo vistas de libro se puede observar de diferentes formas. Seleccione el que
requiera segn la tarea que deba desarrollar.
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Fuente: SENA
Para salir del modo Ver Pantalla Completa solo debe presionar la tecla Esc.
3.3 Impresin de Hoja de Clculo
Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente configurar la pgina para modificar
factores que afecten la presentacin de las pginas impresas, como son la orientacin,
encabezados, pie de pgina, tamao del papel, etc.
Pasos para imprimir una pgina:
1. Clic en la pestaa Archivo.
2. Clic en Imprimir.
3. En las opciones de configuracin se puede configurar la hoja a imprimir. All se puede
seleccionar qu pginas se desean imprimir especficamente o el rango, la orientacin
del papel, el tamao de la hoja, las mrgenes y el tamao a escala.
4. Por ltimo, dar clic en Imprimir.
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4. Trabajo en Excel desde las Celdas
4.1 Combinar celdas
Cuando se combinan dos o ms celdas verticales u horizontales adyacentes, se
convierten en una celda de gran tamao que se muestra en varias columnas o filas. El
contenido de una de las celdas aparece en el centro de la celda combinada.
Para combinar las celdas se deben seguir los siguientes pasos:
1. Clic en la pestaa Inicio.
2. Seleccionar las celdas que se desean combinar.
3. Seleccionar combinar y centrar.
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Fuente: SENA
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4.3 Formato personalizado de celdas
En algunas ocasiones hay que personalizar formatos para que tengan un estilo propio.
All se personalizarn dos celdas para que todo nmero escrito en ellas conserve el
formato. Recuerde seguir los pasos:
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5.2 Insertar funcin SUMA manualmente
Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera con uno o ms valores y
devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda donde se escribe la
frmula.
La sintaxis de cualquier funcin es:
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Esto quiere decir que se realizar una suma entre las celdas A1 hasta las celdas A5, sin
necesidad de digitar la frmula (A1+A2+A3+A4+A5).
A continuacin, se muestra cmo se suman algunas celdas a travs de la digitacin de
la frmula desde la Barra de Frmulas, tomando como referencia la sintaxis de la funcin
para realizar la suma de cinco (5) celdas, desde la B3 a la B7.
Figura 18. Suma de diferentes celdas
Fuente: SENA
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Cuando se escoge la funcin, en este caso suma, al dar aceptar sale un recuadro para
ingresar los datos de la funcin. Para ello, debe ejecutar las siguientes instrucciones:
1. Seleccionar la pestaa frmulas.
2. Elegir la opcin Insertar funcin. De all se despliega un recuadro en donde puede
insertar los datos para editar la frmula.
3. En el recuadro nmero1 se debe indicar el primer argumento que generalmente ser
una celda o rango de celdas tipo A2:A4.
4. Si da clic sobre el botn que est a la derecha har que el cuadro se haga ms
pequeo y se pueda ver toda la hoja de clculo.
5. Pulsar la tecla Aceptar para volver al cuadro de dilogo.
6. En el recuadro nmero 2 se debe indicar cul ser el segundo argumento. Slo en
caso de que existiera.
7. Otra opcin es seleccionar el rango de celdas o la celda deseada, para hacerlo, debe
dar clic con el botn izquierdo del mouse sobre la primera celda del rango y sin soltar
el botn arrastrarlo hasta la ltima celda del rango. Dentro del recuadro aparecer
como primer argumento la seccin seleccionada
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Fuente: SENA
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Referencias
Cavsi. (s.f.) Definicin de Celda. Consultado el 17 de diciembre de 2015, en:
http://www.cavsi.com/preguntasrespuestas/que-es-una-celda-excel/
Cavsi. (s.f.) Definicin de Columna. Consultado el 17 de diciembre de 2015, en:
http://www.cavsi.com/preguntasrespuestas/que-es-una-columna-excel/
Cavsi. (s.f.) Definicin de Dato. Consultado el 17 de diciembre de 2015, en:
http://www.cavsi.com/preguntasrespuestas/que-es-dato-en-excel/
Cavsi. (s.f.) Definicin de Fila. Consultado el 17 de diciembre de 2015, en:
http://www.cavsi.com/preguntasrespuestas/que-es-una-fila-excel/
CCM. (2015).Definicin de Hoja de Clculo. Consultado el 17 de diciembre de 2015,
en: http://es.ccm.net/contents/662-hoja-de-calculo
Definicin.de. (2008) Definicin de Excel. Consultado el 17 de diciembre de 2015, en:
http://definicion.de/excel/
Definicin.de. (2008) Definicin de Microsoft Office. Consultado el 17 de diciembre de
2015, en: http://definicion.de/microsoft-office/
Raymundoycaza. (s.f.) Definicin de Barra de Frmulas. Consultado el 17 de
diciembre de 2015, en: http://raymundoycaza.com/la-barra-de-formulas/
RAE. (2015). Definicin de Sintaxis. Consultado el 17 de diciembre de 2015, en:
http://dle.rae.es/?id=XzfiT9q
Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA. (2010). Manejo de Herramientas Microsoft
Office 2010: Excel. Colombia: Autor.
Support Microsoft. (2015). Definicin de Tendencia. Consultado el 17 de diciembre de
2015, en: https://support.microsoft.com/es-es/kb/828801
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Crditos
Lder de Proyecto
Carlos Fernando Cometa Horta
Lder de Lnea
Juan Pablo Vale Echeverry
Expertas Temticas
Diana Roco Possos Beltrn
Sandra Milena Rodrguez Alvarez
Asesora Pedaggica
Diana Roco Possos Beltrn
Editoras
Paola Hoyos Valle
Yiced Pulido Cabezas
Sandra Milena Rodrguez Alvarez
Equipo de Diseo
Nazly Mara Victoria Daz Vera
Liam Pamela Hermida Garca
Equipo de Programacin
Edilson Laverde Molina
Carlos Andrs Orjuela Lasso
Jonathan Vargas Baracaldo
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