ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS

MATERIALES
A) ADMINISTRACION DE MATERIALES
Departamento de los recursos materiales y servicios
generales
Concepto
Es el departamento donde estn las personas que se encargan de tener todos los recursos
materiales que son el conjunto de mquinas, equipos, herramientas u objeto de cualquier
clase, necesarios para el desempeo diario de las actividades de los trabajadores de una
unidad econmica, con la finalidad de generar bienes o servicios a satisfacer a los
consumidores.

Objetivos
A)
NECESIDADES: Conocer las necesidades de recursos materiales, as como de
los servicios generales, infraestructura y equipamiento que se requieran en la
EMPRESA.
B)
GESTIN: Gestionar la adquisicin de los materiales, mobiliario equipo,
refacciones y artculos en general que se requieran.
C)
SUPERVISAR: Proporcionar y supervisar los servicios de intendencia en cada
una de las reas de la EMPRESA.
D)
ADQUISICIN DE MATERIALES; SUMINISTRO Y MANTENIMIENTO
DE EQUIPO: Realizar la deteccin de necesidades de recursos materiales y equipo,
as como proporcionar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo.
E)
ORGANIZACIN: Organizar e implantar los programas de mantenimiento
preventivo y correctivo de las instalaciones as como establecer las estrategias
pertinentes que permitan la conservacin de los bienes muebles e inmuebles de la
empresa.

Polticas

La poltica general de departamento de recursos materiales es aplicar la llamada

regla de oro
Lograr su mxima productividad con el mnimo de recursos

Importancia
El xito o fracaso de cualquier empresa depende del departamento de recursos
materiales, ya que este se encarga de gestionar, supervisar y controlar la existencia de
los recursos materiales tangibles y no tangibles e insumos de la empresa necesarios
para el buen funcionamiento de la misma.
Est ntimamente relacionado con el departamento de ventas y produccin; en
relacin con los pronsticos de los mismos, ya que es importante calcular las
cantidades exactas de los pedidos de material para evitar tanto un desabasto como el
excedente del mismo.

Normas Gerenciales
Objetivos
Los gerentes, en el desempeo de sus funciones administrativas, tienden a emplear un
conjunto particular o propio de habilidades, destrezas y criterios conducentes al logro exitoso
de objetivos y metas de la organizacin que representan. Esto ha ocasionado el surgimiento
de estilos de gerencia, y, por ende, de teoras gerenciales.

Estas teoras enfocan, principalmente, la comprensin del comportamiento de los gerentes,

ms que a sus caractersticas de personalidad, de tal manera que el gerente actual atencin
tanto la tarea de producir como la de atender al personal que lidera, siendo este ltimo
elemento sinnimo de relaciones humanas. En trminos netos, las teoras gerenciales
estudian y proponen modelos sobre la manera de dirigir o la manera en que se desempean
los gerentes administrativamente.

Definiciones
Existen varias teoras que exponen la manera de pensar de los gerentes o directivos, tales
como la teora X y la teora Y, que constituyen dos maneras excluyentes de percibir el
comportamiento humano adoptadas por los gerentes para motivar a los empleados y as
obtener una alta productividad.
En base a lo anterior, hay dos formas de pensamiento de los directivos denominadas teora X
y teora Y. Los directivos de la primera consideran a sus subordinados como animales de
trabajo que slo se mueven ante el yugo o la amenaza, mientras que los directivos de la

segunda se basan en el principio de que la gente quiere y necesita trabajar. En la perspectiva

tradicional, la gente considera al trabajo solamente como una cosa necesaria para la
supervivencia y lo evita en lo posible. Desde este punto de vista, conocido con el nombre de
teora X, los gerentes deben ser estrictos y autoritarios porque de lo contrario los
subordinados haran muy poco.

Manual de Materiales
Los manuales de calidad pueden abarcar muchas cosas como por ejemplo:
o
o
o
o
o
o

Planeacin y control de materiales.

Compras internacionales
Compras locales
Trfico
Almacn
Control de calidad.

Procedimientos de identificacin de materiales

Estos procesos son necesarios para identificar que el proveedor nos trajo la cantidad de
mercanca que nosotros como empresa pidimos si no es la cantidad correcta se deber
regresar la mercanca porque as no se respetara el pacto de compra.

Procedimientos de previsin y control de existencias

Finalidad
Identificar que no falta nada de la mercanca que tenamos y pedimos a los proveedores y
que tengamos la mercanca que necesita ventas para ponerla a la venta.

Criterios para el control de existencias

o Si la cantidad es la pedida
o Hacer un conteo inicial ciertos das para verificar cuanto material se tiene cuanto
material se vende.
o Tener medidas de control de existencias como:
Tener a la persona calificada para que realice este control
Que esta persona tenga a la mano todos los materiales y herramientas que
necesita para desarrollar este control de las existencias del producto.
Criterio para la clasificacin de las existencias
Los materiales se pueden clasificar atendiendo a diversos criterios, entre los que destacamos:
Segn criterio contable:
Materias Primas.

Son los elementos que se incorporan al proceso productivo para la obtencin del producto
final de la empresa, objeto de actividad.
Elementos y conjuntos incorporables.
Son los que se incorporan al proceso productivo para la obtencin del producto final, pero
que no son la base de dicho producto; se aaden a la materia prima en una fase posterior del
proceso productivo. Se fabrican normalmente fuera de la empresa y se obtienen para
incorporarlos a la produccin sin someterlos a transformacin.

Materiales para el consumo y reposicin.

Son los destinados a la estructura de la empresa, es decir, a mantener la capacidad
estructural de la misma. Tienen fines de reparacin y prevencin de roturas o desgastes de
los equipos.
Productos en proceso o en curso.
Son aquellos materiales que al finalizar el ejercicio econmico se encuentran en proceso de
produccin en algn centro de actividad de la empresa.
Productos Semi-terminados.
Son los que al finalizar el ejercicio econmico se encuentran an sin terminar y estn
pendientes de pasar por algn proceso de terminacin o acabado de la empresa.
Productos Terminados.
Son los productos finales del proceso productivo.
Mercaderas.
Son las existencias de las empresas comerciales, es decir, productos que se adquieren en el
exterior y son revendidos posteriormente sin sufrir transformaciones
Segn criterio de imputacin a la determinacin del costo:
Materiales directos.
Son aquellos que pasan directamente a formar parte del producto final, es decir, que pueden
identificarse de forma fcil con un producto determinado. Si fabricamos sillas, la madera
sera un ejemplo de este tipo de materiales.

B)

DESCRIPCION DE
ABASTECIMIENTO

LAS

FUNCIONES

DE

tica en la funcin de compras y abastecimientos

COMPRAS

En el mundo de los negocios, la tica es un tema amplio y complicado, el cual refleja una
forma de vivir profesionalmente, as como personal. La verdadera tica, no es slo una
cuestin de honestidad contra deshonestidad, es lo que sita al comprador en la obligacin de
adoptar una postura totalmente correcta y profesional con los Proveedores, y no
aprovecharse de su posicin de manera indebida o, incluso, a favor de su Compaa.
Desde un punto de vista diferente, se puede decir que la tica perfecta, es un buen negocio.
Existen varios factores intangibles que tienen que ver con el xito o el fracaso de un
Comprador; en la Funcin de las Compras y los Abastecimientos, uno de los ms
importantes es la tica, lo esencial es tener una reputacin de honestidad e integridad en lo
absoluto, puesto que el comprador tiene que mantener, por encima de alguna sospecha, todos
sus tratos con los proveedores, para alcanzar un nivel tico elevado, creando una reputacin
personal de honestidad e integridad.
La necesidad de tener una buena tica, es de importancia especial para los compradores, en
cualquier tipo de vida o de profesin, ya que lleva implcita una gran cantidad de poder y por
consiguiente, existen varias posibilidades de abusar de l.

Etapas de compras
Las principales etapas del proceso de decisin de compra son las siguientes:
1. Reconocimiento de la necesidad. el proceso de compra comienza cuando el comprador
reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio a partir de reconocer una
diferencia entre el estado deseado y el estado real existente. esta necesidad puede surgir
por impulsos externos o internos.

2. Bsqueda de informacin. en esta etapa el comprador debe acopiar toda la informacin

que considera necesaria para fundamentar sus anlisis y la toma de decisiones. esta
informacin est relacionada con la definicin de los proveedores posibles, informacin
sobre los parmetros de las ofertas de cada proveedor, las caractersticas y exigencias de
los consumidores de la empresa, caractersticas del objeto de aprovisionamiento y otras
informaciones relacionadas con el mercado y la empresa.

3. Formacin de alternativas. a partir de la informacin recopilada el comprador

determinar las alternativas de compra ante las que se enfrenta, caracterizando a cada
una de las alternativas con aquellos parmetros relevantes.

4. Evaluacin de alternativas. el comprador en cada compra determina cules son los

principales criterios de seleccin. a partir de esta definicin se evala de acuerdo a dichos
criterios cada alternativa y sobre la base de la ponderacin de los distintos criterios se
llega a una evaluacin integral de cada alternativa para llegar a seleccionar la que es
ms conveniente para la empresa.
5. Decisin de compra. considerando la evaluacin anterior y el esquema de fuerzas de los
actores de la compra se llega a la decisin de compra que contempla un conjunto de
parmetros tales como: el proveedor, la cantidad a comprar, el valor de la compra,
forma de pago, sujeto de la transportacin, lugar de entrega, fecha de entrega,
caractersticas del producto, envase y embalaje a utilizar y otros elementos.
6. Ejecucin de la compra. esta etapa comprende el conjunto de acciones para ejecutar la
decisin de compra tomada anteriormente. esta etapa tiene una gran importancia ya que
en la misma es que se logra la materializacin de la compra y requiere de una atencin
esmerada para ejecutar la compra ajustndose a los parmetros que conforman la
decisin de compra.
7. Monitoreo post-compra. luego de ejecutada la compra debe mantenerse un monitoreo del
producto o servicio durante todo el ciclo de consumo o uso con vista a detectar posibles
fallos que puedan ser objeto de reclamacin, as como aumentar la informacin sobre la
marca correspondiente, lo cual es de mucha utilidad en prximas compras.

Seleccin y control de proveedores sustentables

Investigacin de proveedores nacionales y extranjeros. Adems de las consideraciones de

precio, calidad, entrega y servicio, la investigacin incluye muchos factores intangibles que
no pueden ser cuantificados, pero que ejercen influencia considerable en la estabilidad a
largo plazo de la empresa y la economa. Estas variables cualitativas incluyen:
Hay que tomar en cuenta su ubicacin, as como las polticas de la compaa proveedora.
Si los proveedores locales sern tratados igual o preferentemente cuando entran en
competencia con otros proveedores.
Al comprar, los proveedores locales siempre tendrn ventaja inherente como:
Se involucra un ahorro obvio por cargas, dadas las distancias relativas ms cortas.
Se comparten los mismos intereses polticos e impositivos.
Mejor comunicacin y mejor servicio, adems de un mayor intercambio tcnico y reduccin
en los tiempos de produccin.
Mejores relaciones pblicas con la economa local.

 Relaciones con los proveedores sustentables

El objetivo de nuestro Programa de Sustentabilidad para Proveedores es asegurar la
promocin y reconocimiento de las prcticas sustentables a travs de nuestra cadena de
suministro extendiendo el compromiso, las prcticas y las creencias sustentables a sus
proveedores. Nuestro Programa est enfocado a combinar factores sociales y ambientales
con consideraciones financieras a la hora de tomar decisiones de abasto.

A)

ADQUISICION DE RECURSOS MATERIALES

Procedimientos De adquisicin de materiales

Objetivo
El objetivo es lograr desarrollar el proceso de adquisicin de materiales de una manera
correcta que tenga un buen control y organizacin para que as la empresa adquiera la
mercanca que necesita para realizar sus ventas y as genere ingresos y ms de los gastos
que se realizaron.

rgano comprador
La eleccin de materiales o equipamientos, es una de las operaciones ms delicadas que el
gestor debe acometer en la gestin deportiva, la ms decisiva actuacin de la que depender
la mayor o menor durabilidad y calidad de estos materiales, as como, de la satisfaccin de
uso que proporcione.
Para las buenas prcticas en la eleccin de materiales, las decisiones del gestor dependern
de aspectos como:

Las necesidades de uso.

Las posibilidades de utilizacin.

Las necesidades de reposicin.

Las necesidades de mantenimiento.

Las posibilidades de almacenamiento.

El manual de buenas prcticas en la eleccin de los recursos materiales tiene los siguientes
objetivos:

Establecer los mecanismos adecuados en la eleccin de materiales o equipamientos.

Aportar claridad y facilitar el conocimiento.

Mejorar en la eficacia y eficiencia de la organizacin, reduciendo costes y prdidas de

tiempo.

Tomar decisiones basadas en datos de manera objetiva.

Satisfacer las necesidades y expectativas de la organizacin y de sus clientes externos

Ser eficaz en las relaciones con los proveedores.

Utilizar herramientas internas que mejoren el sistema de calidad de la organizacin.

Descubrir reas de mejora.

Materiales
Todos aquellos bienes considerados como medios o instrumentos para el desarrollo de las
actividades que realizan los departamentos y sucursales, ya sean instrumentales o de
consumo, tales como, material de papelera, muebles de oficina, etc.

Forma de entrega
Si te refieres a la forma en que se exportan considera principalmente estas dos:
Exportacin definitiva.- cuando las mercancas se envan por que te han comprado y ya
no retornaran al pas.
Exportacin Tmpora.- son mercancas que salen del pas con el fin de procesarlas o
transformarlas en algn otro pas y tienen que retornar a nuestro pas.
En la exportacin definitiva no se pagan ningn tipo de impuestos en Mxico, salvo los
trmites aduanales, pero en el pas a donde llegan si se tienen que pagar impuestos, y en la
exportacin temporal, si el pas a donde se enviaron no las retorna, tendrn que pagar
igualmente los impuestos.

Forma de pago

o Contra reembolso.
Como ya sabris, el contra reembolso consiste en pagar cuando se recibe la mercanca en
casa. En Espaa el servicio de correos te lleva el paquete a casa y el cartero cobra el importe.
Si no ests en casa deja un aviso para que pases por la oficina de correos a recogerlo. Este es
un sistema que se adapta bien a Internet ya que el comprador slo tiene que dar su nombre y
direccin, sin tener que proporcionar datos bancarios. Con este sistema te aseguras de
recibir el paquete antes de pagar, lo cual ya es importante. Aunque nadie te garantiza que el
contenido del paquete sea el esperado.

o Transferencia bancaria.
Mediante transferencia bancaria el comprador realiza en ingreso del dinero en la cuenta
bancaria de la empresa vendedora. Hay que hacer el pago antes de recibir la mercanca, con
lo cual si despus esta no se recibe puede haber problemas para recuperar el dinero.
o Tarjeta de crdito.
La tarjeta de crdito es un medio de pago muy cmodo y muy rpido, pero adems tiene una
importante ventaja para el comprador, si no estamos satisfechos con la calidad del producto
o servicio recibido podemos reclamar a la entidad que emite nuestra tarjeta como Visa,
MasterCard, AmericanExpress, etc. y nos devolvern el importe de la compra. Las entidades
que emiten tarjetas casi siempre suelen dar la razn al comprador cuando hay un conflicto
entre el comprador y el vendedor. De hecho la mayora de los fraudes que se producen en
Internet los sufren los vendedores, no los compradores.
o Micropagos.
Dado que muchas compras por Internet son de pequea cuanta estn apareciendo sistemas
de pago adaptados para comprar estos productos, como por ejemplo los libros o los discos,
de ah que a estos sistemas se les conozca como micro pagos, aunque tambin se pueden
utilizar
Para pagar cantidades ms elevadas. Estos sistemas se basan en que el usuario se crea una
cuenta con la empresa de micropagos, introduce un dinero en esa cuenta mediante
transferencia bancaria o tarjeta de crdito, y a partir de ah va haciendo pagos hasta
consumir el saldo.
o Tarjetas virtuales.

Al ver que los servicios de micropagos funcionaban tan bien, y que las compras en internet
proliferaban, los bancos se pusieron las pilas y presentaron su propia propuesta: las tarjetas
virtuales.
Muchas entidades bancarias ofrecen la posibilidad de cargar saldo en una tarjeta virtual. Es
decir, te proporcionan un nmero con la que podrs operar, y que sustituye al nmero real
de tu tarjeta. As protegers tus datos.
Este servicio es gratuito y no genera tarjetas fsicas de plstico, sino simplemente una
identidad que enmascara tus datos reales. Esto propicia que las personas las adquieran para
compras concretas.
Existen distintos mtodos:
Tarjetas de prepago que limitan el saldo de dicha tarjeta y que, por tanto, no suponen una
gran prdida en caso de ser utilizadas de forma indebida.
Tarjetas que caducan pasados unos das, donde el dinero no saldr de tu cuenta hasta que
realices la compra.

o Pagos por telfono mvil.

Otra forma de evitar dar datos bancarios es pagar desde el telfono mvil.
El sistema funciona de esta manera, el usuario se da de alta en la empresa que gestiona los
pagos dando una cuenta bancaria o tarjeta de crdito y un nmero de telfono mvil, la
empresa le proporciona una clave secreta, cuando el usuario quiere hacer una compra desde
una tienda on-line el sistema le llama por telfono al mvil indicndole la compra que va a
realizarse, si el usuario est de acuerdo introduce la clave secreta en el mvil y la compra
queda autorizada.
La compra slo se puede realizar desde tiendas asociadas a este sistema.
La seguridad de este sistema se basa en dos aspectos, en primer lugar la clave se comunica
mediante la red de telefona mvil, no a travs de Internet, con lo cual es muy difcil que se
pueda interceptar la llamada.
En segundo lugar aunque alguien robase la clave secreta no le servira de nada si no robase
tambin el telfono mvil, ya que este le hara falta para confirmar la compra. Se considera
que es muy improbable que ambas cosas sucedan, siempre que no se grabe la clave secreta en
la agenda del telfono mvil.

Adems el uso del telfono mvil tambin se puede proteger mediante la clave de la tarjeta
SIM, con lo cual habra que conocer dos claves secretas, la de la tarjeta SIM y la del sistema
de pago.
o Envo de Cheques.
Se puede enviar un cheque bancario a la tienda on-line por el importe de la compra. Este
sistema es poco usado debido a la posibilidad de que el cheque se pierda por el camino. Si
utilizas este sistema siempre conviene enviar el cheque por carta certificada. No es
recomendable utilizarlo en pases con poca seguridad en el sistema de correos.

Tipo de organizacin
Particular
Entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de produccin y dedicada a
actividades industriales, mercantiles y de prestacin de servicios, con fines lucrativos y con la
consiguiente responsabilidad
De la definicin anterior, se deducen las principales caractersticas de toda empresa:
a. La empresa es un conjunto de factores de produccin entendiendo como tales los
elementos necesarios para producir (bienes naturales o semielaborados, factor trabajo,
maquinaria y otros bienes de capital), factores mercadotcnicos, pues los productos no se
vende por s mismos, y factores financieros, pues, para coordinar estos factores es preciso
efectuar inversiones y stas han de ser financiadas de algn modo.
b. Toda empresa tiene fines, u objetivos, que constituyen la propia razn de su existencia.
Tradicionalmente, en el sistema de economa de mercado estos fines se han asociado a la
maximizacin del beneficio. En la actualidad, el abanico de objetivos que se maneja es ms
amplio, aunque, si se ha de sealar un objetivo central, sera el de la maximizacin del valor
de la empresa.

c. Los distintos factores que integran la empresa se encuentran coordinados para alcanzar
sus fines. Sin esa coordinacin la empresa no existira; se tratara de un mero grupo de
elementos sin conexin entre s y, por lo tanto, incapaces de alcanzar objetivo alguno. Esa
coordinacin hacia un fin la realiza otro factor empresarial que es la administracin, o

direccin de la empresa. El factor directivo planifica la consecucin de los objetivos, organiza

factores, se encarga de que las decisiones se ejecuten y controla las posibles desviaciones
entre los resultados obtenidos y los deseados. En definitiva, este factor se encarga de unir los
esfuerzos para conseguir los objetivos globales del sistema empresarial.
d. La empresa es un sistema. Un sistema es un conjunto de elementos, o subsistemas,
interrelacionados entre s, y con el sistema global, que trata de alcanzar ciertos objetivos. De
lo dicho, se puede por tanto evidenciar que la empresa es un sistema

Publico
Se entiende por empresa pblica, empresa estatal o sociedad estatal a toda aquella que es
propiedad del Estado, sea ste nacional, municipal o de cualquier otro estrato
administrativo, ya sea de un modo total o parcial.1 Sin embargo, la Unin Europea define a
una empresa pblica como cualquier empresa en la que los poderes pblicos puedan ejercer,
directa o indirectamente, una influencia dominante en razn de la propiedad, de la
participacin financiera o de las normas que las rigen.

Procesos de adquisicin de productos

Licitaciones
Dependiendo de si el proyecto es una tarea pblica o privada, la licitacin o el proceso de
propuestas calificadas puede ser simple o complejo. Los documentos de licitacin pueden
incluir tpicamente una identificacin del proyecto y una descripcin del trabajo, la hora y el
lugar de la apertura de la licitacin, el lugar para examinar o comprar documentos de
licitacin, seguridad de la licitacin, referencias (si son requeridas), cualquier requerimiento
de precalificacin, el derecho del dueo de rechazar las ofertas y la identificacin de
cualquier ley o regulacin que gobierne las licitaciones. Los documentos de licitacin
contendrn contratos propuestos, formas de bonos, condiciones del contrato y las
especificaciones detalladas para el proyecto. Las especificaciones, de manera escrita y en
forma grfica, contienen los requerimientos para los productos, materiales incluyendo
dibujos de la construccin. Un anuncio en un peridico de la localidad de los documentos en
licitacin incluyendo la hora y el lugar de la apertura de la licitacin es con frecuencia un
requisito para proyectos pblicos.

Adjudicacin directa
Los procesos de seleccin, son procedimientos pblicos por los cuales se realizan los contratos
pblicos, procesos en los cuales puede participar cualquier persona que cumpla las bases y
requerimientos y est debidamente inscrito en el Registro Nacional de Contratistas y no estar
incluido en el Registro de Inhabilitados para Contratar con el Estado.

Adjudicacin Directa, que se convoca para la adquisicin, suministro o arrendamiento de

bienes; para la contratacin de servicios en general, de servicios de consultora y de
ejecucin de obras, conforme a los mrgenes establecidos en la Ley Anual de Presupuesto.

Emisin de la orden de suministro

La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderas al
vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras cosas.
El original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.
El duplicado es para el comprador y es una constancia de mercaderas o servicios
encargados.
Requisitos:
1. Lugar y fecha de emisin.
2. Nombre y nmero de orden del comprobante.
3. Nombre y domicilio.
Datos de la empresa que imprime el documento, habilitacin municipal, fecha de impresin y
numeracin de los documentos impresos.
Debe aclararse que es un documento no vlido como factura y colocar la letra "X".

Aditamentos y reajustes

Las aditaciones son cosas que tenemos que agregar para realizar la adquisicin de algn
material para el desarrollo de alguna actividad de la empresa y los reajustes son algo que
se tiene que modificar en el desarrollo de la actividad para el beneficio de la empresa.
Estos dos puntos son necesarios y cualquier adquisicin de un material pasa
frecuentemente.

Disposiciones generales
Las presentes disposiciones generales tienen por objeto establecer la normatividad editorial
de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico para las actividades de registro,
dictaminaran, seleccin, edicin, impresin, difusin, promocin, almacenamiento,
distribucin y comercializacin, de las publicaciones que editan las entidades acadmicas y
dependencias universitarias as como definir sus atribuciones y obligaciones
Las disposiciones generales son una gua orientadora que apoya y fortalece la organizacin
y la gestin escolar dentro de las instituciones educativas, teniendo como fundamento las
leyes, acuerdos y disposiciones estatales, nacionales e internacionales emitidas para la
educacin.

B)RECEPCION DE RECURSOS MATERIALES EN ALMACEN

Procedimientos de almacenamiento
Planificacin

Es importante que los almacenes cuenten con las caractersticas requeridas por el producto
que se va a almacenar debido a que de esto depende el estado en el que se mantengan y
entreguen los productos y permite disminuir las mermas por daos a estos.
Algunas de las caractersticas que se deben tomar en cuenta son:
o Conocer los artculos que se almacenarn
o Que el rea para la carga y descarga, recepcin, almacenamiento y entrega de los
artculos sea suficiente.
o Se deben conocer las dimensiones, peso y caractersticas por unidad de los materiales
o productos.
o Saber la frecuencia de consumo (control de inventarios)
El buen manejo de los materiales permitir una mejor clasificacin de los mismos, aunque
sin importar las caractersticas ambientales del almacn, en todo momento debern
observarse estrictas normas de seguridad e higiene.
El departamento de almacn debe encontrar el equilibrio adecuado entre cuanto pedir y
cuando hacerlo, es decir, siempre debe tener materiales a disposicin para el momento que se
requieran.

Tcnicas de instalaciones
Es un lugar o espacio fsico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro.
Normalmente son construcciones grandes y planas en las zonas industriales de las ciudades.
Estn equipados con : muelles de carga para cargar y descargar camiones; algunas veces
son cargados directamente de vas de tren, aeropuertos o puertos martimos, instalaciones
para almacenamiento, adaptado al producto y su rotacin del inventario, como estanteras,
racks, cantilver...

Tipos de instalaciones
o Almacn de materia prima: Almacena las materias primas que intervienen
directamente en la composicin de los productos terminados.

o Almacn de productos semielaborados: Dedicado al almacenamiento de los

materiales que ya han sufrido algunas transformaciones en el proceso productivo y
resta efectuar otras operaciones para lograr el producto terminado.
o Almacn de piezas separadas: Destinado al almacenamiento de las piezas, los
subconjuntos y los suministros que entran en la composicin del producto final.
o Almacn de piezas de recambio: Para el almacenamiento de piezas destinadas al
servicio de postventa, con el objeto de efectuar reparaciones en el producto vendido.
o Almacn de productos terminados: Destinado al almacenamiento de productos
para ser suministrados a los clientes.
o Almacn de herramientas y utillajes: Controla todos los aspectos relativos al
instrumental de produccin, como son los utillajes y herramientas, troqueles,
posicionadores, referencias, plantillas, matrices, brocas, cuchillas, fresas, sierras,
martillos, llaves inglesas y, en general, todos los elementos necesarios para completar
la accin de las maquinas o instalaciones fijas.
o Almacn de aprovisionamiento general: Para el almacenamiento de objetos y
medios que intervienen indirectamente en la fabricacin, por ejemplo, combustible,
aceites lubricantes, materiales de embalaje.
o Almacenes de distribucin: Destinados a almacenar y a vender los artculos,
productos y mercaderas, colocadas a disposicin del consumidor.

-Ubicacin de las instalaciones

La ubicacin de las instalaciones suele estar determinada por un punto ms crtico que otros.
Un ejemplo de eso sera comparar las ubicaciones de una fbrica y de un punto de venta
comn. En el primero, los aspectos econmicos son preponderantes, mientras que, en el
segundo caso, la localizacin se determina por el potencial de ingresos de un lugar
determinado. Ubicar solamente una instalacin es un problema considerablemente diferente
que ubicar diversas instalaciones a la vez. Al principio, evita la necesidad de considerar las
fuerzas competitivas, la ruptura de la demanda entre diferentes instalaciones, efectos en la
consolidacin de los inventarios y los costes fijos referentes a la operacin.

Tcnicas de almacenamiento
-En cuanto a su disposicin
El almacenamiento de materiales depende de la dimensin y caractersticas de los
materiales. Estos pueden exigir una simple estantera hasta sistemas complicados, que

involucran grandes inversiones y complejas tecnologas. La eleccin del sistema de

almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:
1.

Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.

2.

Tipos de materiales que sern almacenados.

3.

Tipos de materiales que sern almacenados.

4.

Nmero de artculos guardados.

5.

Velocidad de atencin necesaria.

6.

Tipo de embalaje.

En cuanto la capacidad de almacenamiento

o La capacidad de un almacn, se mide bsicamente en trminos del nmero de
unidades fsicas de almacenamiento que es capaz de albergar dentro de sus
instalaciones.
o Se basar necesariamente en el stock normativo a albergar, en primer lugar tenemos
que tener en cuenta el sistema de organizacin empleado.
-En cuanto al sistema de colocacin
En el sistema total de manejo de materiales, el almacenamiento incluye instalaciones, equipo,
personal y tcnicas requeridos para recibir, almacenar y embarcar materia prima,
productos en proceso y productos terminados. Las instalaciones, equipo y tcnicas para
almacenamiento varan mucho segn la naturaleza del material que se va a manejar. Las
caractersticas del material como tamao, peso, durabilidad, duracin en estantera y
tamao de los lotes son factores a tomar en cuenta para el diseo de un sistema de
almacenamiento y para resolver los problemas relacionados.
Los aspectos econmicos tambin son muy importantes en el diseo de sistemas de
almacenamiento. Se incurre en costos de almacenamiento y retiro, pero no agregan ningn
valor a los productos. Por tanto, la inversin en equipo para almacenamiento y manejo y la
superficie destinada a ello se deben basar en la minimizacin de los costos unitarios de
almacenamiento y manejo.
Otros factores que deben considerarse al disear sistemas de almacenamiento incluyen el
control de tamao del inventario y la ubicacin, medidas respecto a la inspeccin de la
calidad, medidas relativas a la seleccin y empaquetamiento, apilamiento para recibir y
embarcar, nmeros apropiados de andenes para embarcar y recibir, y mantenimiento de
registros.

-En cuanto al volumen de asistencias

El tamao de un almacn hace referencia al volumen general de la locacin en funcin de las
tres dimensiones correspondientes. Determinar el volumen necesario en un almacn es una
tarea compleja debido a la multiplicidad de factores que inciden en la decisin del tamao,
factores como volmenes actuales y previstos en cuanto a referencias, ubicaciones
necesarias, tipologa de embalajes, tipologa de artculos por sus condiciones de
almacenamiento (peso, volumen, temperatura requerida, lotes y trazabilidad, etc.), cul es
la rotacin dentro de estas tipologas, cdigos de construccin local, requerimientos de
espacio para pasillos; oficinas y zonas auxiliares.

-En cuanto a la relacin con los corredores de acceso

Son los ambientes determinados para el trnsito tanto de materiales, personas o vehculos
siendo stos principales y transversales, debiendo estar sealizados y estructurados de forma
rectilnea de manera obligatoria. Slo las personas que laboran en el almacn estn
autorizadas a tener acceso a dichas instalaciones y distribuir los bienes segn los
procedimientos establecidos.

-En cuanto a los cuidados especiales

Se debe asegurar que el almacn cuente con:
a) Jefe de Almacn: Se encarga de:

Controlar el manipuleo, transporte de materiales.

Controlar el ingreso y salida de productos al almacn
Controlar la rotacin de los productos con mayor vencimiento
Contratar los servicios de transporte para despacho.
Controlar la labor del personal de almacn

b) Despachador: Se encarga de:

Apoyar al jefe del almacn en la labor de despacho y recepcin.

Controlar las cantidades y calidades de los productos.
c) Estibadores: Se encarga de:

Despachar los productos a los distribuidores

Manipular los productos que ingresan y salen del almacn
Recepcin de los productos y luego ubicarlos en su lugar de almacenamiento.
Realizar el mantenimiento y limpieza del almacn.

d) Personal de vigilancia: Se encarga de:

 Controlar el ingreso de personas al almacn

Vigilar el ingreso de las unidades al almacn

En cuanto a la mantencin de las instalaciones

o Los materiales y/o refacciones deben estar disponibles para el programa de
mantenimiento y para cualquier falla fortuita.
o El almacenista ser responsable de recibir, verificar y salvaguardar los materiales y
productos que sern empleados en la empresa.
o El almacenista mantendr en orden y con limpieza las reas designadas para los
materiales y/o refacciones.
o

El almacenista proporcionara la informacin necesaria a las reas funcionales

cuando estas as lo soliciten.

o Cada material y/o refaccin debe contar con su ficha tcnica, codificacin, adems de
los letreros y sealamientos visuales necesarios para su rpida ubicacin y
accesibilidad
o El jefe de mantenimiento debe definir qu partes deben estar en el almacn central,
cules en almacn de mantenimiento (si existe) y cules en el mismo lugar donde se
necesitan.
o Para equipo altamente crtico, debera tenerse a la mano en cualquier momento todo
lo necesario para su reparacin o servicio normal de mantenimiento.
o En el caso de almacenes nicos, es comn que los almacenistas dependan de
mantenimiento, ya que es responsabilidad de mantenimiento el vigilar que los
materiales y/o refacciones siempre estn en condiciones ptimas de operacin, debe
verificar en cuanto a caractersticas, tamaos, versiones, calidad, cantidad,
operabilidad, etc.

En cuanto al equipo necesario

*Equipos de almacenamiento dinmico.
Los equipos dinmicos que podemos utilizar para manipular y almacenar las mercancas se
dividen en 2 grupos:
-Equipos con movimiento y sin traslados
-Equipos con movimiento y capacidad para trasladarse.

-Equipos con movimiento y sin traslados.

Son equipos que se fijan al suelo del edificio y presentan la ventaja de permitir un transporte
continuo de mercancas de flujo constante. A este grupo de equipos pertenecen todos los tipos
de cinta transportadora, siendo las siguientes las ms utilizadas:
*Cinta transportadora de banda: Est constituida por una plataforma deslizante o banda sin
fin, de goma u otro material. Su utilizacin es habitual en los casos de transporte de
productos a granel.
-Cintas transportadoras de rodillos: Est formada por una pista de rodillos que a su vez
estn montados sobre rodamientos.
-Cintas transportadoras mixtas: Estn constituidas por las cintas de bandas y las de rodillos.

En cuanto a los inventarios

Se da el nombre de inventario de mercanca a la verificacin o confirmacin de la existencia
de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una
estadstica fsica o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia
anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales.
Algunas empresas le dan el nombre de inventario fsico porque se trata de una estadstica
fsica o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la
existencia registradas en las FE.
El inventario fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la
empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasin, el inventario se hace en toda la
empresa; en la bodega, en las secciones, en el depsito, entre otras. El inventario fsico es
importante por las siguientes razones:
o Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las
existencias fsicas (cantidad real en existencia).
o Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en valores
monetarios.
o Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para
efectos de balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio
fiscal.
o Indicadores del nivel de los inventarios permanentes

Este sistema contrasta considerablemente con el sistema de inventario peridico. Bajo

el sistema de inventario permanente, la cuenta inventario se mantiene continuamente
actualizada; de all el nombre del sistema de inventario permanente.

 Bajo este sistema tambin se mantiene una cuenta de mayor para mostrar el costo de
la mercanca vendida durante el periodo. La cuenta Inventario se debita por cualquier
compra de mercanca. Cuando se vende mercanca, se hacen dos asientos: El primero
registra el ingreso por ventas (dbito a efectivo o cuenteas por cobrar, crdito a
ventas). Y el segundo reduce el saldo de la cuenta de inventario y registra el costo de la
mercanca vendida (dbito a la cuenta costo de mercancas vendidas, crdito a
inventario).
El sistema de inventario permanente ha sido utilizado tradicionalmente por empresas
que venden artculos de valor unitario alto, como automviles, computadoras o
muebles, estas empresas realizan relativamente pocas transacciones de ventas en el
dial; por tanto, el registro del costo de cada venta es un asunto fcil.
En una empresa que vende grandes cantidades de mercanca a bajo costo, el registro
del costo de cada transaccin de venta no es factible sin un sistema computarizado.
Por tanto, las empresas como almacenes de vveres, almacenes por departamentos y
la mayora de comerciantes pequeos han usado tradicionalmente el sistema de
inventario peridico. Sin embargo, actualmente los terminales de computadora en el
punto de venta hacen posible para la casi totalidad de negocios comerciales mantener
un sistema de inventario permanente.

o Indicador de los inventarios fsicos

Debido a que aun en los mejores sistemas existen discrepancias entre lo que existe fsicamente
y lo que el kardex o el sistema computarizado indican, es necesario efectuar inventarios
fsicos a fin de comparar ambas cantidades. Estos son de dos tipos: puntuales y permanentes.
Los inventarios puntuales, los ms tradicionales, se efectan generalmente una vez por ao y
usualmente es necesario restringir el movimiento de materiales durante ese proceso. Se
efecta un conteo tem por tem y se compara contra lo que anuncia el kardex. Las
diferencias son cuidadosamente anotadas y sometidas a un anlisis posterior.
o Movilidad de los inventarios
Presenta la tendencia del nivel de los inventarios con base en la inversin propia, o sea el
capital contable:
I = Inventarios / Capital contable

o Rotacin de los materiales

La rotacin de productos es una norma de gran importancia y tiene relacin con la entrega o
salida de los materiales desde la bodega.

La rotacin est en funcin de la fecha de vencimiento, es decir, el despacho de productos ha

de corresponder a aquellos que presenten el vencimiento ms prximo. No deben mantenerse
productos vencidos. El primero en entrar ser el primero en salir.- Esta regla tambin se
aplica a los materiales que no suelen deteriorarse, dado que, en realidad, todos los
materiales, de cualquier especie que sea, se deterioran en mayor o menor grado con el
transcurso del tiempo. Todos los productos qumicos presentan fecha de vencimiento y lote de
fabricacin.
o Plazo medio de los crditos pasivos
Los pasivos a largo plazo estn representado por los adeudos cuyo vencimiento sea posterior
a un ao, o al ciclo normal de las operaciones de ste es mayor. Se originan de la necesidad
de financiamiento de la empresa ya sea, para la adquisicin de activos fijos, cancelacin de
bonos, redencin de acciones preferentes, etc. Los pasivos a largo plazo dentro de las
empresas ms comunes son: los prstamos hipotecarios y los bonos u obligaciones por
pagar.
Las tablas de amortizacin sirve para reflejar cmo se est realizando el pago de una deuda
contrada mayormente representados por inversiones cuantiosas que la empresa desea
realizar y en donde se mueve a lo que se le llaman "documentos por pagar a largo plazo", ya
que, enormes cantidades de dinero no pueden ser pagados al momento, porque se dara en
caso de que la empresa se quedara sin liquidez (a menos que sea un tipo de empresa donde le
efectivo sea su forma de pago de manera continua y no mediante cheques). Estas inversiones
generan intereses y gastos, por lo tanto, se necesita llevar un control de lo que se va
amortizando (pagando o gastando la deuda).