Conceptos bsicos de Excel.

Clase 2
Para poder trabajar con confianza en Excel es indispensable conocer algunas
nociones bsicas. Como las partes que componen una planilla de clculo. En este
video introducir los conceptos de celda, hoja y libro y cmo se relacionan entre s.

La celda

Partamos con un
concepto fundamental. La celda. Cada uno de estos rectngulos de aqu, se llama
celda. Aunque parecen pequeas, pueden contener mucha informacin. Incluso
prrafos enteros.
Las celdas estn organizadas en columnas y filas. Las columnas son las que tienen
letras en los encabezados y las filas son las que tienen nmeros.
Cada celda tiene un nombre predefinido. El nombre viene dado por la letra de la
columna donde est, seguido del nmero de la fila. Es un sistema de coordenadas.

Por ejemplo, el
nombre de esta celda es C2, puesto que est en la columna C y en la fila 2.
Podrs advertir que los encabezados cambian de color respecto de los dems. Esto

nos facilita saber dnde estamos ubicados.

Los nombres de las celdas son fundamentales. Cuando realicemos operaciones nos
referiremos por su nombre.

La celda Activa

Unido al concepto de celda, tenemos el concepto de celda activa. En la imagen

podemos ver muchas celdas pero slo una celda activa. La podemos reconocer por
el borde verde.
La celda activa nos indica cul de todas es la que est lista para que ingresemos
un dato o una frmula.
Ojo, cuando seleccionamos varias celdas, slo una es la celda activa. Y es la que
est de color blanco.
El conjunto de lneas que permite distinguir una celda de otra se llama cuadrcula.
Ms adelante en el curso vers cmo ocultar estas lneas.

La hoja

Todas estas celdas que vez aqu estn

organizadas en la que se llama una hoja. El nombre de esta hoja es Hoja 1. Cada
hoja tiene ms de un milln de filas y ms de diecisis mil columnas. O sea que
cada hoja tiene ms de diecisis mil millones de celdas. Una cifra desorbitante.

Puedes modificar el nombre de la hoja haciendo doble clic en esta pestaa y luego
escribiendo el nuevo nombre.

El libro
As como al conjunto de celdas se le llama hoja. Al conjunto de hojas se le llama
libro. El libro es el archivo donde estarn contenidas todas las hojas. A veces
utilizamos la palabra archivo como sinnimo de libro.

Podemos ver el nombre de este libro

(o tambin llamado archivo) en la parte superior de la ventana. Se llama Libro
1. Es el nombre que Excel usa por defecto cuando no hemos guardado nuestro
archivo. Cuando lo hagamos podremos modificar su nombre.
Dentro de un libro podemos tener una o ms hojas. Para agregar otra hoja a
nuestro libro pulsamos este signo ms. Ahora mi libro se compone de dos hojas.
Para moverme de una hoja a otra basta pulsar el nombre. Para eliminarla pulsamos
sobre ella el botn derecho del mouse y elegimos Eliminar.
Cuando guarde este libro, se guardarn tambin las hojas dentro de l y podr
modificar su nombre.
Para hacerlo voy a la pestaa Archivo, elijo Guardar como y escojo una
ubicacin. Aqu puedo cambiar el nombre. Voy a escribir Mi primer libro. En la
parte superior podrs ver que ha cambiado el nombre.
Quieres saber cunto aprendiste? Realiza una corta evaluacin de esta clase
pulsando el botn que aparece abajo.

La cinta de opciones en Excel. Clase 3

La ventana de Excel se compone de distintos elementos. Algunos de ellos pueden
pasar desapercibidos a simple vista. Conocerlos es fundamental para que
aproveches todo el potencial de Excel. En los prximos videos los veremos en
detalle.

La cinta de opciones

Comencemos por la cinta de opciones.

La cinta de opciones ordena visualmente los comandos que puedes realizar en tu
planilla. Cada comando est representado por un cono visualmente explicativo.

Las pestaas
La cinta est constituida de varias pestaas. Tambin las llamamos fichas. Nos
sirven para seleccionar diferentes mens.

Los grupos
Dentro de la cinta, Excel junta elementos comunes en lo que llama Grupos.
En la imagen tenemos el grupo Fuente. A veces los grupos no muestran toda la
informacin disponible. Es para no sobrecargar la cinta de opciones.Por eso, en
algunos de ellos vas a ver una pequea flecha en la esquina inferior. La he rodeado
de un crculo rojo para que la notes.

Si dejas el puntero sobre ella, aparece una pre-visualizacin de un cuadro de

dilogo. Si haces clic, se abre y tendrs acceso a otros comandos que no estn en
la cinta de opciones.

Distintas formas de llegar al mismo comando

Puedes llegar al mismo comando por varios mtodos. Por ejemplo, para llegar al
cuadro de dilogo de los mrgenes puedes ir a la ficha diseo de pgina >>
Mrgenes >> mrgenes personalizados. Pero podras haber llegado a travs de
otra ruta. Por ejemplo, pulsamos la ficha Diseo de pgina >> Imprimir Ttulos y
luego selecciono la pestaa mrgenes dentro de ese cuadro de dilogo.

Cmo esconder la cinta de opciones

Si trabajas con un computador porttil y tu pantalla es pequea, te puede ser til
esconder la cinta de opciones. Excel 2013 tiene un par de formas de hacerlo.

En la esquina superior derecha se

encuentra hay un pequeo cono que aparece en la imagen al lado izquierdo del
puntero. Al pulsarlo te encuentras con tres opciones. La primera oculta la cinta y
las pestaas. Te otorga la mayor cantidad de espacio libre.

Para acceder a los comandos, coloca el puntero en

el borde superior. Cuando aparezca una lnea verde, plsala. La cinta se esconde
automticamente una vez que pulses en otra parte de la ventana.
La segunda opcin , la que dice Mostrar pestaas te da un poco menos espacio
de trabajo pero deja visible las fichas. Puedes volver a fijar la cinta haciendo doble
clic en cualquier pestaa.

Tambin puedes esconderla a travs de

esta flecha. Y para volver a fijarla haz doble clic o selecciona el tercer modo de la
lista, el que dice Mostrar pestaas y comandos. Este restaura la cinta mostrando
todos sus elementos.

La pestaa Archivo
En la cinta de opciones vers una pestaa de color verde. Es la pestaa archivo y
te permite acceder a opciones tales como guardar, abrir un nuevo libro, imprimir y
a modificar algunas opciones de Excel.
Para regresar a lo que estabas haciendo, la tecla escape en tu teclado. Volvers a
la misma ventana y ficha de la cinta de opciones en la que estabas trabajando.

El cuadro de nombres en Excel. Clase 4

Su ubicacin

En esta clase veremos una de las

partes de la ventana de Excel que a simple vista pareciera tener poca importancia.
Su utilidad incluso pasa desapercibida para aquellos ya habituados con Excel. Me
refiero al cuadro de nombres. En esencia, este cuadro me indica el nombre de la
celda activa. En este caso la celda activa es la A1.

Cmo asignar un nombre a una celda

Pero su utilidad va ms all de eso. Tambin me permite asignar un nombre
distinto al sistema de coordenadas.

Por ejemplo, esta celda contiene el cdigo de un producto. Su

coordenada es A2. Pero voy a asignarle un nuevo nombre. Uno que refleje mejor lo
que representa el dato. Voy a colocarle Producto1. Los nombres no pueden
contener espacios ni smbolos. El guion bajo es una excepcin.
Tampoco pueden comenzar por un nmero. Si expando el cuadro de nombres,
aparecer producto1. Y si lo elijo, me llevar a la celda que acabo de nombrar.
Ten en cuenta que aunque hayas nombrado tu celda, el antiguo nombre, el de las
coordenadas, seguir siendo vlido. Y podrs utilizar cualquiera de los dos para tus
frmulas.

Rango de celdas
Tambin puedes nombrar un rango. Un rango es un conjunto de celdas como las
que vez aqu. Las voy a llamar Productos. Ahora est visible en el cuadro de
nombres. Y lo puedo seleccionar desde aqu.
Una cosa importante: en el cuadro de nombres no se puede editar ni eliminar lo
que ya tipiaste.

El administrador de nombres

Para editar o eliminar un nombre

debes ir a la pestaa Frmulas de la cinta de opciones. Elijes el cono
administrador de nombres.
Aqu puedo ver todos los nombres, junto con las celdas que hacen referencia.
Puedo editarlos y eliminarlos.

Desplazarse a una celda

Otra de las caractersticas del cuadro de nombres es que sirve para moverse a una
celda determinada. Por ejemplo, si quisiera moverme hacia la celda C8 y
seleccionarla, bastara con escribir las coordenadas en l.

Dimensin de un rango

Por ltimo, el cuadro de nombres me indica la cantidad de filas y columnas de una

seleccin. Para verlo no debo soltar el botn izquierdo del mouse. La letra F
corresponde a la fila y la C a la columna. Aqu estoy seleccionando 7 filas y 4
columnas.

La barra de herramientas de acceso

rpido.
Los comandos por defecto

La barra de herramientas de acceso rpido, la que

ves aqu, te permite hacer ms fcil y rpida la ejecucin de comandos rutinarios.
Por defecto vienen tres comandos. El primero, de izquierda a derecha es Guardar
y sirve para guardar tu documento. Si an no has guardado tu libro con algn
nombre especfico, entonces este comando equivale al comando guardar como
de la pestaa Archivo, que vimos en un video anterior.El comando deshacer,
deshace tu ltima accin. Por ejemplo, si rellenas una celda cualquiera de color
amarillo y te arrepientes, basta pulsar esta tecla. Del mismo modo funciona el
comando rehacer. En ese caso volvera a pintarla de amarillo. Puedes rehacer y
deshacer varios pasos hacia atrs.

Cmo configurarla la barra

La gran fortaleza de esta barra es que puede ser configurada.
Puedes incorporar los comandos que t quieras para que queden fcilmente
disponibles. As no tendrs que ir a buscarlos en las pestaas de la cinta de
opciones. Adems, hay comandos que no estn disponibles en la cinta de
opciones. Y esta es una forma de incorporarlos a tu ventana principal.
Hay varias formas de hacerlo.

Primera manera

La primera es pulsar la flecha

que est en el extremo izquierdo de la barra y que aparece apuntando hacia
abajo y elegir entre esas opciones Por ejemplo, puedes incorporar impresin
rpida.

En la imagen puedes ver en la barra el cono de una

impresora.

Segunda manera

La otra opcin es pulsar la misma flecha pero

elegir la opcin ms comandos, para buscar el que queremos. Se abrir otra
ventana.
Para ver la totalidad de los posibles comandos, Debes seleccionar en esta nueva

ventana todos los comandos.

Te voy a mostrar agregando el comando repetir.

Lo busco primero en esta lista y lo agrego

pulsando el botn Agregar
Lo que hace este comando en particular es repetir cuantas veces quieras una
accin realizada. Por ejemplo, si tu ltima accin fue rellenar una celda de amarillo
entonces si te posicionas en otra celda y pulsas el cono, Puedo volver a hacerlo
en esta otra celda. Basta pulsar ese cono.

Tercera manera
La tercera manera de incorporar un comando a la barra es haciendo clic en el
botn derecho del mouse sobre un cono de la cinta de opciones.

En la imagen eleg
el comando Formato Condicional. Pulso el botn derecho del mouse y escojo
agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.
Si usas algn comando de forma seguida y quieres ahorrarte el tiempo de buscarlo
en la cinta de opciones, esta es una buena manera para incorporarlo. Si no te
acomoda esta posicin de la barra puedes dejarla debajo de la cinta de
opciones eligiendo la opcin Mostrar debajo del la cinta de opciones en el mismo
men donde nos referimos a la primera forma de incluir un comando.
En el prximo video veremos la barra de frmulas.

La barra de Frmulas en Excel

En esta clase veremos otro elemento de la ventana de Excel. Se trata de la barra
de frmulas en Excel.

Para qu sirve?

Como su nombre lo sugiere, sirve para

ingresar frmulas. Sin embargo, tiene un par de sutilezas que pueden ayudarte a
sacarle el mayor provecho posible.
Primero que todo en la barra de frmula puedes ingresar datos, tal como lo haras
directamente en una celda. Seleccionas una celda cualquiera, luego vas a la barra
y escribes un dato, frmula o funcin.

Mtodos para ingresar un dato, frmula o funcin

En este punto puedo pulsar Enter o esta marca de verificacin.

La diferencia entre ambos es que al pulsar la tecla Enter, nuestra celda activa se
desplaza hacia abajo. En cambio si utilizas la marca de verificacin, el dato se
ingresa pero la celda activa permanece donde estaba.

Sobre-escribir y Cancelar
Si yo quisiera cambiar lo que recin escrib, slo tengo que sobre-escribir el
dato. En caso de que te arrepientas, una vez que comenzaste a sobre-escribir,
puedes puedes pulsar el smbolo en forma de cruz para cancelar esta operacin.

El cono Fx

Hay un cono con las letras Fx que es bien importante tambin.

Este comando tiene dos usos.

Primer uso

Si no he escrito ninguna frmula en mi

celda activa, como en este caso, entonces me lleva a un cuadro de bsqueda de
frmulas.
Aqu puedo buscar una frmula y filtrarlas por medio de listas (1)

Al aceptar una, me lleva

a un cuadro de argumentos. En una clase ms adelante hablaremos en detalle
acerca de las funciones. No me quiero adelantar pero en esencia los argumentos
son los datos que requiere una funcin.

Segundo uso
Hay una segunda utilidad del cono Fx.
Funciona cuando ya has escrito una funcin y abres el primer parntesis. Si ahora
pulsas el cono Fx- ingresas de inmediato al cuadro de argumentos (la imagen
superior) Ten en cuenta que esto slo resulta una vez que has abierto un
parntesis despus del nombre de la funcin. De lo contrario, te llevara al cuadro
de bsqueda de funciones.

Cmo expandir la barra de frmulas

En caso que tengas que escribir un dato o una

frmula muy grande, pulsa la flecha que est en el extremo derecho de la barra de
frmulas y sta se expandir mostrndote ms lneas.

La barra de Estado
La barra de estado corresponde al la barra horizontal verde que se encuentra en el
extremo inferior de la ventana de Excel.

Editar la barra
En la prctica es muy poco utilizada. Bsicamente por desconocimiento. La funcin
de la barra de estado es dejar visibles algunos comandos. Para acceder a editarla
debes pulsar sobre ella el botn derecho del mouse.

Hay muchas opciones pero te mostrar las

ms tiles. Por defecto, el zoom y el control deslizante del zoom estn activados.

Los comandos a la derecha de la barra

El zoom (1) es el nmero en

porcentaje que permite acercar o alejar la vista del documento. Puedo cambiarlo
haciendo clic sobre l y digitando un porcentaje o eligiendo entre las otras
opciones establecidas.
Por otro lado, el control deslizante del zoom (2) te permite realizar lo mismo pero
mediante un control que puedes mover.
A la izquierda del control deslizante del zoom encontrars los accesos directos a las
vistas de la hoja (3). Son tres conos que veremos en detalle cuando imprimamos
nuestros documentos. Por mientras me basta que los reconozcas.

Quitar o agregar comandos

Cualquiera de estos comandos que acabamos de ver, los puedo agregar o quitar de
la barra de estado. Si quisiera quitarlos una vez que he pulsado el botn derecho
del mouse sobre la barra, puedo pulsar sobre una opcin para activarla o
desactivarla. Si est desactivada, el visto de verificacin no estar visible.

Los modos de celda

Por defecto, el modo de celda se encuentra activado en la barra de
estado. Corresponde a la informacin que aparece en la esquina inferior izquierda
de la ventana de Excel.

Hay cuatro modos. El modo Listo que aparece cuando no estn

activos los otros tres. El modo Introducir que aparece cuando yo ingreso algo en
una celda. El modo Modificar que aparece cuando modifico o edito algo dentro
de una celda en la que ya haba ingresado algo. Por ltimo el modo Sealar que
me indica que dentro de mi celda estoy apuntando o sealando otra celda. Esto
ocurre cuando escribo una frmula y dentro de ella hago referencias a otras celdas.
La utilidad de estos modos lo veremos cuando entremos en detalle a escribir
frmulas.

Ahora utilizaremos la barra de estado para realizar nuestros primeros

clculos. Voy a calcular, sin usar frmulas, el precio mnimo, el mximo y el

promedio de estos productos.

Para eso debo cerciorarme
que estn habilitados estos clculos en las opciones de la barra.
Pare realizar los clculos debo seleccionar los datos estos precios y
automticamente los resultados aparecen en la barra. No hay necesidad de crear
una frmula. As de sencillo. sta, es a mi entender, la mayor utilidad de la barra
de estado.

Cmo ingresar datos en Excel

A lo largo del tiempo me he dado cuenta que los usuarios no hacen pleno uso de
los recursos de Excel. Aunque simples, los trucos que te voy a mostrar aqu

ahorran tiempo. En esta clase aprenders a seleccionar celdas discontinuas e

ingresar datos.

Las teclas Enter y Tabulacin:

Partamos por lo ms sencillo. Despus de

escribir un dato (o una frmula) la tecla Enter, por defecto, lo ingresa y desplaza la
celda activa hacia abajo. Asimismo, se puede usar la tecla tabulacin. En este
caso, celda activa se desplaza hacia la derecha. Tambin es posible ingresar un
dato y movernos hacia arriba. O movernos a la izquierda. En estos casos debes
agregar la tecla mayscula. La tecla mayscula invierte el sentido del normal de

desplazamiento.
Por ejemplo, si quieres
ingresar un dato y moverte hacia arriba, pulsa mayscula y luego la tecla Enter. Y
para moverte a la izquierda, pulsa mayscula y la tecla tabulacin.

Dejar la celda activa en su lugar

En caso que quieras que celda activa no se mueva para ningn lado pulsa el visto
de verificacin en la barra de frmulas. O, alternativamente, las teclas Control y
Enter. En ese orden.

Las flechas para ingresar datos

Una nota de advertencia: Aunque tambin es posible ingresar datos con las flechas
ten cuidado cuando trabajes con frmulas. La celda debe estar en el modo
Introducir para que funcione.

Ingresar grupos de datos

La forma ms sencilla es seleccionando los espacios que vas a completar. Esto
permite que Excel sepa que slo esas celdas vas a utilizar y no el resto. De esta
forma el desplazamiento de la celda activa estar constreida a un rea especfica.
Lo puedes comprobar al ver el movimiento de la celda activa pulsando Enter.

Seleccionar celdas discontinuas

Veamos cmo seleccionar estas

celdas discontinuas. Para la primera columna (columna B) arrastra el mouse
manteniendo pulsado el botn izquierdo. Para las otras celdas (Columnas D y F),
presiona la tecla control, y sin soltarla, selecciona las otras columnas. La tecla
control permite seleccionar celdas que no estn una junto a la otra. Finalmente voy
a seleccionar la primera celda sin soltar la tecla control. De este modo puedes
comenzar a escribir mis datos a partir de este punto.

Desplazamiento por los datos

Para ingresar los datos a esta seleccin utiliza la tecla Enter. Si cometes un error,
puedes volver a la celda anterior, pulsando la mayscula y la tecla Enter. Cuando
la celda activa llegue a la ltima celda de la columna, se desplazar
automticamente a la derecha y hacia arriba, ahorrndote tiempo. Si no hubieses
hecho esta seleccin, la celda activa se hubiese desplazado libremente por la hoja.
En el prximo video vers los comandos relleno, relleno rpido y auto rellenar que
harn an ms fcil la tarea de ingresar datos.

Relleno, auto-relleno y relleno rpido

Muchas veces debemos ingresar datos que cumplen con cierto patrn. En estos
casos, Excel nos facilita el trabajo ahorrndonos el tiempo de escribirlos uno por
uno. En este video veremos los comandos relleno, relleno rpido y auto-relleno y
cmo utilizarlos.
Si quieres practicar, descarga el archivo de esta clase.

Rellenar hacia abajo

En esta hoja hay informacin incompleta acerca de un grupo

de clientes. La primera columna se refiere a la sucursal. En este caso hay dos
sucursales. La del Norte y la del Sur. El grupo de clientes que va de la segunda a la
sptima fila corresponden a la del Norte. En la primera celda tengo la palabra
Norte. Pero me voy a ahorrar el trabajo de escribirlos manualmente hacia abajo. Lo
que voy a hacer es seleccionarla junto con el resto de las celdas. Luego, voy a
la pestaa inicio, en el grupo Modificar voy a elegir rellenar Hacia abajo (como
aparece en la figura). El comando rellenar copia la celda activa hacia los otros
espacios de la seleccin. Pero hay una manera ms rpida para esto. Es a travs
del controlador de relleno.

El controlador de relleno

El controlador de relleno, corresponde a la mirilla que aparece

cuando coloco mi puntero sobre el extremo inferior izquierdo de mi seleccin.
Ahora puedo arrastrarlo hacia abajo para copiar. Si lo arrastro hacia arriba borrar
los datos.

El auto-relleno
Veamos ahora de qu se trata el auto-relleno. La columna B, corresponde al
nmero del cliente. Los nmeros son correlativos. El primer cliente corresponde al
nmero 5020. El segundo es el 5021 y as sucesivamente.

Para completar la serie numrica para el

resto de los clientes. Primero Selecciono los datos y los espacios en blanco. En
rellenar elijo series y escojo auto-rellenar.El auto-relleno adivina la secuencia de
una serie dentro de una misma columna o fila. Puede adivinar series que incluyen
texto tambin.
Tambin se puede ejecutar a travs del controlador de relleno. Selecciono los dos
primeros datos de mi serie y arrastro. Es necesario seleccionar ambos datos. De lo
contrario slo copiar el primero.

Doble clic con el controlador de relleno

Si a cualquier lado de mi columna, tengo otros datos, como en este caso, se puede
hacer otra cosa tambin.
En vez de arrastrarlos, basta hacer doble clic en la mirilla (la cruz negra que
representa el controlador de relleno). Esto slo funciona si tienes datos en alguna
columna adyacente. Los datos adyacentes los usa Excel para saber hasta qu fila
realiza el relleno.

Opciones de relleno

Cuando rellenas aparece un un cono que

muestra otras opciones, como la de copiar el primer dato. En este caso voy a elegir
serie de relleno que es la opcin adecuada para crear la serie con los nmeros de
cliente.

Relleno rpido

Hay una opcin en Excel 2013 que se

llama relleno rpido o relleno de Flash. A diferencia de la anterior, en el relleno
rpido, Excel trata de adivinar algn patrn complejo de una columna adyacente.
En la columna C tenemos los nombres completos de un grupo de clientes. Quiero
separar el apellido del nombre. Simplemente escribo un par de ejemplos de lo que
quiero.
Antes de terminar de escribir, Excel me muestra una vista previa de lo que ha
adivinado. Si estoy de acuerdo, hago clic sobre ella. Esto es el relleno rpido
Otra forma de hacerlo es seleccionando al menos dos celdas y luego en el men de
rellenar, elijo relleno rpido.
Veamos un ltimo ejemplo para la columna de las iniciales de los nombres. Escribo
un par de ejemplos de iniciales, y luego doy clic en la propuesta de Excel. Fcil!

El resultado Final
Si completamos toda la informacin mediante las tcnicas aqu aprendidas, la hoja
debera verse as:

Listas personalizadas en Excel

Las ltimas dos clases hemos visto cmo ingresar datos. Ya sea manualmente o
por el uso automatizado de las distintas formas de relleno. En esta ocasin
veremos en detalle las listas personalizadas.

Qu es una lista personalizada?

Una lista personalizada es un conjunto de datos ordenados. Por

ejemplo los das de la semana, los meses del ao o las letras de un alfabeto.En el
caso de los das de la semana o los meses, Excel ya tiene incorporada estas listas.
Si escribo Enero y arrastro el controlador de relleno, no me copia la celda hacia
abajo, como lo vimos en el video anterior. Sino que me escribe los meses del ao
en sucesin.

Dnde se crean, modifican y eliminan

Veamos dnde se almacenan

las listas personalizadas y cmo puedo crear o modificar una.
En la pestaa archivo, elegimos opciones. Dentro de opciones, seleccionamos
avanzadas.
Bajamos hasta General. Pulsamos el botn que dice Modificar Listas
Personalizadas.

Crear una lista nueva

En la imagen se pueden ver

varias. Estn los meses del ao. Y los das de la semana. Tambin estn los meses
y das pero con una notacin abreviada.
Para agregar una nueva lista debes escribirlas en la parte derecha del cuadro. Por
ejemplo, si quieres una lista de las primeras letras de los das de la semana
escribes: L para lunes, M, W para el mircoles, para distinguirlo del martes, J, V, S y
D. Todos separados con la tecla Enter. Finalmente pulsas agregar.
Tambin puedes importar una lista desde tu hoja, seleccionando los datos y
pulsando el botn importar del cuadro anterior.

Usando la lista personalizada

Con la nueva lista creado puedes utilizarla en tu planilla. Si escribes la letra L y
luego arrastras el controlador de relleno vers que Excel comienza a copiar los

otros elementos. Y repite la operacin de forma circular. Por lo tanto en las celdas
queda la L la M la W, as sucesivamente.
Las listas personalizadas pueden ir con cualquier tipo de informacin. Por ejemplo
pueden ser una lista de frutas, de tallas de ropa, marcas de auto, lo que quieras.
Adems, con ellas puedes ordenar datos segn el propio orden de la lista. Pero eso
lo vers en un tema ms adelante.
Por ltimo, es importante saber que las listas no quedan almacenadas en los
archivos, sino en tu equipo. Si envas la hoja a otra persona, no podr hacer uso de
ellas.
En el prximo video comenzaremos con el uso de frmulas y funciones en Excel.
No olvides de evaluar los conocimientos que adquiriste en esta clase, mediante un
test.

Frmulas y Funciones en Excel

Llegamos al punto de este curso en donde abordaremos el tema de las frmulas y
funciones. Estas son las propiedades de Excel ms valoradas de todas. Nos permite
realizar clculos de manera rpida, simple y ordenada.

Qu es una funcin y una frmula?

Primero que todo, debo aclarar un par de trminos que usar en lo que resta este
curso. Se trata de las funciones y las frmulas.
Una funcin es un comando que tiene un nombre especfico en Excel. Por ejemplo
tenemos la funcin suma, que como su nombre lo dice, suma elementos de
nuestra planilla. Tambin tenemos la funcin promedio, contar, y otras ms
complejas.
Las frmulas, por otro lado, son sentencias complejas que renen funciones u
operadores matemticos.
Los operadores matemticos ms utilizados son el signo ms, el menos, la
multiplicacin y la divisin. Sus smbolos en Excel son: +, -, /,*, respectivamente

Debes iniciar con el signo =

Toda frmula y funcin en Excel debe iniciarse con un signo igual. De lo contrario
Excel no la reconocera.
En este ejemplo mostrado en la imagen de abajo, voy a crear una frmula que me
permite sumar estas cantidades en la parte inferior de mi columna.
Puedes introducir frmulas y funciones tanto en la barra de frmulas como en una
celda.

3 formas de introducir las referencias

Comienzo con el signo igual y luego identifico qu

celdas voy a sumar. Tengo tres opciones: elegirlas con el puntero, escribirlas en mi
teclado o seleccionarlas con las flechas.
Cuando seleccionas las celdas vers que se van mostrando de diferentes colores.
Esto permite relacionarlas fcilmente con su referencia en coordenadas.

Un error comn
Uno de los errores ms comunes es querer modificar una frmula utilizando las
flechas.
Para poder hacer una correccin debes asegurarte que el modo de celda sea el
correcto. Se requiere que el modo de celda est en Modificar Para eso, hay tres
opciones. Puedo ir a la barra de frmulas y hacer clic dentro de ella. O hacerlo en
la misma celda. O pulsando la tecla F2.
Slo cuando el modo est en Modificar podrs utilizar las flechas para moverte
hacia la referencias.

Clculo automtico
La gran fortaleza de Excel, y la razn por la que fue creado este programa, es la
capacidad de poder cambiar los valores y que la frmula automticamente se
actualice a este cambio. Si cambias una cantidad a la cual hay una frmula
asociada, el resultado va a modificarse tambin, de forma instantnea.

Cmo reconocer una frmula de un dato

A simple vista no es posible reconocer en una hoja qu celdas contienen frmulas y
cuales contienen datos. Todas muestran datos.
Para saber si una celda contiene un dato o una frmula, seleccinala y revisar la
barra de frmulas.

Editar una frmula

Finalmente, para editar una frmula que ya ingresaste, tienes tres opciones.
Puedes hacer doble clic en la celda. O seleccionar la celda y pulsar la tecla F2. O
tambin la puedes modificar en la barra de frmulas.
En la prxima clase abordaremos las funciones y la manera en que se ingresan

Las funciones en Excel

En la clase anterior introdujimos las frmulas. Sumamos las cantidades de esta
columna aplicando el operador matemtico mas.
Pero es poco eficiente utilizar un operador matemtico con muchos datos. Aqu es
donde el uso de funciones nos ayudar mucho.

La funcin SUMA

Aprendamos acerca de ellas aplicando la funcin

SUMA. La funcin SUMA permite sumar un rango de nmeros.Comenzamos con el
signo igual, escribimos Suma y luego abrimos un parntesis. Toda funcin debe
incluir parntesis. Y dentro del parntesis estn los argumentos de la funcin.
Un argumento es lo que requiere una funcin para poder ejecutarse. En el
ejemplo de la imagen, el rango de las cantidades. El grupo de celdas que va desde
la celda B2 a la B9.

Los dos puntos

Puedo seleccionarlas con el mouse o escribir B2 seguido de dos puntos y B9. Los
dos puntos es la notacin que Excel usa para identificar un rango continuo.
Para terminar debemos colocar un parntesis final. En este caso podemos escribirlo
o simplemente pulsar Enter. Excel de forma automtica aade el parntesis final,
ahorrndonos ese trabajo.

Repitamos el ejercicio pero esta vez

incluir esta otra columna en la suma. Seleccionar las cantidades con el mouse.
En particular, la funcin Suma permite uno o ms argumentos. Si incorporo a la
suma estas otras cantidades, vers que aparece de forma automtica un punto y
coma.

El punto y Coma
El punto y coma separa los argumentos de una funcin. En caso de que tu
computadora no este configurada para algn pas de latino-amrica es probable
que en vez del punto y coma, requieras una coma para separar los argumentos.

Debes usar parntesis!

Hay funciones con ms de un argumento. Y otras que no tienen ninguno. Pero
igualmente debes colocar los parntesis. Por ejemplo, la funcin Hoy, nos entrega
la fecha del da en curso. No requiere ningn argumento, pero los parntesis son
obligatorios.
Veamos otro ejemplo. La funcin DIAS. Esta funcin calcula la cantidad de das
entre dos fechas. Requiere dos argumentos de forma obligatoria. El da Inicial y el
final.

Cuando digitas una funcin, Excel te muestra una ayuda acerca de los argumentos
requeridos. Puedes usar esta ayuda para saber qu debes incluir en tu funcin.

Selecciono el da inicial, escribo punto y coma, y luego el da final. Pulso Enter y

Excel automticamente me cierra el parntesis y me da el resultado. 10 das entre
esas fechas.

Utiliza el comando Fx

Si no quieres colocar manualmente el

punto y coma, y adems deseas una ayuda detallada, entonces haz lo siguiente.
Una vez que escribiste el primer parntesis, pulsa el cono Fx en la barra de
frmulas. Esto te llevar a un cuadro de dilogo llamado Argumentos de funcin.
Aqu puedes escribir directamente la referencia.
En el prximo video veremos otras funciones tiles como la funcin Promedio,
Contar y Contara.

Las funciones PROMEDIO, CONTAR Y

CONTARA
En esta clase veremos tres funciones bastante tiles. La funcin Promedio, Contar
y Contara.
En la imagen tengo las cantidades vendidas de un producto a lo largo de la primera
quincena de un mes. Los das en el que no hay ventas, se representa por el texto
SD, sin dato. En este ejemplo, esos das corresponden a los fines de semana.
Quiero obtener la cantidad promedio de productos vendidos por da. Primero voy a
hacerlo a travs de una frmula.

Calculando el promedio con una frmula

El promedio se calcula como la cantidad total, dividido por el nmero de das
hbiles. La cantidad total corresponde a la suma de todos los nmeros de la fila 3.
La funcin suma distingue automticamente las celdas que contienen nmeros,
omitiendo las dems.

La funcin CONTAR
Para calcular la cantidad de das, debo utilizar la funcin Contar. La funcin contar
cuenta la cantidad de celdas que contienen exclusivamente nmeros. Omite los
textos, como las letras SD.
El resultado es 10 das hbiles.
Ahora que tengo ambos datos, puedo llenar esta celda con la cantidad promedio,
que corresponde a la celda de Cantidad Total dividido por los das hbiles. 19
unidades vendidas por da en promedio.

La funcin Promedio
Hay una funcin que calcula esto de forma automtica. Se trata de la funcin
promedio. Voy a reemplazar la frmula que recin escrib por esta funcin.
Comienzo con el signo igual, escribo promedio, abro parntesis y selecciono las
celdas. Muy simple.
Veamos otra funcin. La funcin CONTARA.

La funcin CONTARA

A diferencia de la funcin CONTAR, CONTARA cuenta la cantidad de celdas que

contienen tanto nmeros como texto. Simplemente se fija si una celda tiene un
dato o no. En la celda donde dice Das totales se debe escribir =CONTARA(B3:P3)
Si quiero calcular el porcentaje de das hbiles que hubo en esta quincena debo
dividir la cantidad de Das Hbiles por los Das Totales.
Evaluaciones

Referencias Relativas y Absolutas en Excel

En este video abordaremos el tema de las referencias relativas y absolutas. Quiero
que lo veamos a travs de un ejemplo.

Copiando celdas con frmulas:

Cuando en una celda hay un dato numrico y lo copiamos, el contenido se
replica. Pero en el caso de una frmula, esto cambia. Al copiar la celda a otro lugar,
las referencias cambian conforme a dnde se pegan.

En la figura podemos observar una

frmula en la celda B2 que hace referencia a las celdas de la derecha e izquierda.
En particular multiplica ambos nmeros.

Si utilizamos el controlador de
relleno y arrastramos hacia abajo, se copia la frmula pero de una manera
especial: Las referencias copiadas cambian. Son distintas a la original, que
apuntaban a las celdas A1 y C1. Ahora apuntan a las celdas A3 y C3.

Referencias relativas
Cuando en una frmula hay referencias relativas, al copiar esa celda a otra
posicin, las referencias se actualizan junto a ella. Pero mantienen su posicin
relativa. Es decir la frmula sigue apuntando a las celdas de la derecha e izquierda,
pero no a las celdas originales.

Por defecto, todas las referencias de coordenadas son relativas. Salvo que las
transformemos en absolutas.

Referencias absolutas

Voy a transformar la celda C1 de la

imagen de ms arriba en absoluta. (A propsito, el verbo que a veces se utiliza
cuando transformamos una referencia en absoluta es Fijar.)
Para hacerlo debes ingresar a la frmula, posicionarte en una referencia. Pulsas la
tecla F4 una vez. Aparecer un signo pesos delante de la letra y del nmero de la
referencia.

Veamos ahora lo que pasa cuando

copio esa celda hacia abajo. Los nmeros cambian.
Al revisar la celda B3 puedes observar que la referencia que fijamos sigue
apuntando a la celda C1, mientras que la relativa cambi conforme a la nueva
posicin de la celda.
Si quiero cambiar una referencia absoluta a relativa, me posiciono en ella y luego
pulso F4 hasta que desaparezcan todos los signos pesos. Para que este cambio
surta efecto en todas las celdas, tengo que volver a copiar hacia abajo.
Slo para aclarar: Las referencias relativas y absolutas no slo funcionan con el
controlador de relleno. Si copio la celda que contiene la frmula con referencias
relativas y la pego en otro lado, utilizando un Copy-Paste, la frmula tambin se
modificar.

Un ejemplo prctico

Ahora que entendiste la mecnica, deja darte un ejemplo prctico.

En esta hoja tengo los montos

de compras de distintos clientes. Quiero calcular el porcentaje de cada compra
respecto del total. Para eso debo dividir cada cantidad comprada por el total. Debo
dejar relativa la referencia a la celda B2 puesto que esa celda va ir cambiando
conforme a cada cliente. Pero el total va a ser siempre el mismo para todos. Por lo
tanto, dejo como absoluta la celda B10. Finalmente debo copiar hacia abajo
haciendo doble clic en el controlador de relleno.

Los Formatos en Excel

El formato visual de una planilla obedece a veces a consideraciones meramente
estticas y otras a consideraciones prcticas. En este video te mostrar los tipos
de formato ms comunes.

Donde encontramos los comandos para dar formato

En la pestaa Inicio tenemos tres grupos bsicos que nos ayudan a dar formatos
a nuestras celdas. Son los grupos fuente, alineacin y nmero.
Otro lugar donde podemos encontrar algunos de estos comandos es en la mini
barra de herramientas. Esta aparece al pulsar el botn derecho del mouse sobre
una seleccin. La idea detrs de la mini barra de herramientas es ahorrarnos el
desplazamiento hacia la cinta de opciones.

La fuente

Por
defecto, Excel utiliza el tipo de fuente llamada Calibri con un tamao de 11 puntos.
Pero podemos elegir otra fuente a travs de una lista desplegable (1). El tipo de
fuente disponible depender de las que tengas instaladas en tu computador. En
este ejemplo, la fuente utilizada se llama Verdana.
Para modificar el tamao de la fuente lo puedes hacer a travs de la lista
desplegable (2) o pulsando los conos para aumentar o disminuir la fuente (3) que
estn representados por una letra A mayscula y sobre ella una flecha
indicando hacia arriba (para aumentar el tamao) y hacia abajo para
disminuirlo. Para cambiar su color debes pulsar el cono (4) que aparece una A, y
bajo ella una barra de color.

El Color

Al pulsarlo (4) se muestra una paleta de colores que

corresponde al tema que estas usando. Los temas son conjuntos predefinidos de
colores. Es posible seleccionar distintos temas en Excel en la pestaa Diseo de
pgina.
Para tener acceso a una paleta ms variada, hay que pulsar ms colores (la parte
inferior de la imagen)

S an consideras que son pocas las posibilidades, puedes elegir la pestaa

Personalizada

Colores personalizados
Con la mira escoges el tono y con este deslizador cambias cuan claro u oscuro lo
deseas.
Para ver el cambio respecto al color original de la fuente, revisa la esquina inferior
derecha donde aparecen las palabras Nuevo y Actual.
Sin entrar en detalles tcnicos, los nmeros que aparecen en la parte inferior
indican el color en una nomenclatura especial que representan los canales de Rojo,
Verde y Azul que se combinan para crear el color elegido.
Para cambiar el color de fondo, se debe pulsar el cono que est a la derecha del
color de fuente, en el grupo Fuente de la pestaa Inicio. Est representado por
un tarro de pintura. En todo lo dems, es exactamente lo mismo. Los colores que
has creado recientemente quedan guardados en una zona llamada colores
recientes ( lo puedes observar en la imagen bajo el ttulo colores).

Los bordes

Este cono en el grupo Fuente de la pestaa Inicio me

permite colocar bordes a mis celdas. Al abrir la lista desplegable vers muchos
tipos de bordes. Tambin existe una opcin llamada borrar bordes que permite
quitarlos selectivamente usando el mouse.

Alineacin

Excel permite alinear el texto tanto horizontalmente como

verticalmente en tres posiciones. Izquierda, centro y derecha. En la imagen puedes
observar que los conos en verde corresponden a los que estn activos. El de arriba
me indica que la alineacin vertical est centrada. Y el de abajo que la alineacin
horizontal est centrada.

Los Formatos Numricos en Excel

En la clase anterior repasamos los formatos de celda ms comunes. Falta todava
explorar los tipos de formato que se aplican a los nmeros.
Los formatos numricos sirven, por ejemplo, para colocar el signo de una moneda,
rebajar la cantidad de decimales, colocar un separador de miles, o cambiar la
forma en que se muestra una fecha.

Cuadro desplegable formato de nmero

En esta hoja tengo una columna de costos.

En el cuadro desplegable llamado Formato de nmero (1) aparece la palabra

General. Este es el formato por defecto en Excel. Deseo que los nmeros sean
ms fciles de leer.

Separador de miles
Partamos con el separador de miles. Es este smbolo con tres ceros. (2) Agrega un
punto cada tres cifras para hacer ms fcil la lectura, adems incluye dos
decimales separados por una coma. (Si tu programa est configurado para pases
de habla inglesa, en vez de una coma aparecer un punto)

Reducir o aumentar decimales

En algunos pases latinoamericanos no se usan decimales para las monedas. Para
poder cambiar esto aplico el comando reducir decimales que est representado
por este cono (3)

Agregar moneda

Tambin es posible agregar un signo pesos para

resaltar que son cantidades monetarias. Puedo elegirlo de una lista desplegable
que aparece en la imagen. Al usar este formato, vers que incluye, adems del
signo pesos, dos decimales a mis datos. Y es que est aplicando un nuevo formato
que tiene esas caractersticas.

Seleccionar formatos

Tambin puedo elegir un formato del cuadro

desplegable. Cada uno tiene algunas sutilizas que puedes explorar mirando el
ejemplo que aparece debajo del formato.
Entre el formato moneda y contabilidad pareciera no haber diferencia. Pero si la
hay y te lo quiero mostrar.

Formato Moneda y Contabilidad

Los dos nmeros que ves

en la imagen de arriba son iguales. El nmero es 12.700. Pero el primero tiene el
formato moneda. Y el segundo contabilidad.
Puedes observar que la posicin del signo pesos es distinta. En el
formato contabilidad el signo est alineado a la izquierda. Adems en el formato
contabilidad los decimales estn separados levemente del borde derecho.
El nmero en s no cambia al aplicar un formato en Excel. Si seleccionas un nmero
y revisas la barra de frmulas te dars cuenta que ah el nmero no aparece con el
separador de miles ni con el signo pesos. Slo en la celda se muestra as.

Formato Fecha
Y con esto en mente quiero que entiendas el formato de fecha. La fecha en Excel
es un formato aplicado a un nmero. Y ese nmero corresponde a la cantidad de
das que ha transcurrido desde el 31 de diciembre de 1899.
Te dar un ejemplo. Si escribes el nmero 1 en una celda y aplicas el formato
fecha corta de la lista desplegable de formatos, aparecer el 1 de enero de 1900,
o sea un da despus del 31 de diciembre de 1899.
Supongamos que naciste el 15 de agosto del ao 90 y lo escribes con formato de
fecha, es decir escribes 15/10/1990 en una celda. Ahora cambia el formato a
General de la lista desplegable. Aparecer 33161, que es la cantidad de das que

transcurrieron desde el 31 de diciembre de 1899 hasta la fecha de tu nacimiento.

El formato de fecha es el nico formato en que en la barra de frmulas no aparece
el valor numrico que hay detrs. Pero para Excel sigue siendo un nmero.
En el prximo video exploraremos un tema que suele ser confuso para muchas
personas. El uso de porcentajes y decimales en Excel.

Porcentajes y decimales en Excel

El uso de porcentajes y decimales en Excel suele ser confuso para muchos. Creo
necesario hacer algunas aclaraciones en este video.

Porcentajes

Los porcentajes son una forma distinta de escribir un

decimal. Pero slo en su forma. En el fondo no.Por ejemplo, en la celda de la
izquierda en la imagen tengo el nmero 0,6. Pero es lo mismo que escribir 60%.
Lo puedes corroborar al ver en las celdas de la segunda fila, en donde he
multiplicado cada celda por 1000. Los dos entregan el mismo resultado puesto que
los nmeros son equivalentes. Aunque parezcan distintos.
Pero en esencia, lo nico distinto es el formato. Es decir la forma en que se
muestran.

Al revisar el cuadro desplegable de formato de nmero,

Excel me indica que el nmero de la derecha tiene un formato de porcentaje.
Si lo cambio a general, me mostrar 0,6 en vez de 60%, es decir igual que el
nmero de la izquierda en la imagen de arriba. Y es que son exactamente lo
mismo. Slo la forma en que se presenta cambia.
Para transformar el formato de decimal a porcentaje, puedes utilizar el cuadro de
formato o el cono que aparece con el signo $ en el grupo nmero de la pestaa
Inicio (arriba en la imagen)

Decimales

Veamos qu pasa con los decimales y los errores que cometemos al trabajar con
ellos.
Estos dos botones de aqu, aumentan y disminuyen la cantidad de
decimales mostrados. Se encuentran en el grupo nmero de la pestaa Inicio. El de
la izquierda aumenta, y el de la derecha disminuye la cantidad de decimales.
Al ir disminuyendo los decimales, Excel automticamente redondea el nmero al
siguiente decimal.
El punto importante a recalcar es que al variar los decimales mostrados, Excel no
cambia el nmero en s. Para corroborar el verdadero valor de un nmero debes
mirar siempre en la barra de frmulas.

Error al reducir decimales

Relacionado con esto, quiero mostrarte un error que suele ser muy comn.

En la primera imagen tengo el nmero 1,5 en dos

celdas y abajo la suma. En la segunda imagen tengo los mismos nmeros pero he
reducido la cantidad de decimales mostrados usando el cono de reduccin de
decimal. Ahora ambos aparecen con el valor de 2. Pero la suma no es 4 sino 3.Por
qu? Porque Excel hace el clculo con el valor real de las celdas. Es decir 1,5 y no
2.
Debo insistir que los clculos que realiza Excel, consideran el nmero que aparece
en la barra de frmulas y no el que aparece en la celda.

Funcin REDONDEAR
Para redondear un nmero nunca utilices la reduccin de decimales. Debes aplicar
una funcin que cambie el valor real del nmero. En este caso la funcin
REDONDEAR. El primer argumento de esta funcin es la referencia y el segundo, la
cantidad de decimales que vamos a dejar. Para redondear el nmero 1,5 el
segundo argumento debe ser 0 para que slo deje el nmero entero. Al aplicar esta
funcin ahora el valor verdadero de los nmeros se transformar en 2 y su suma
en 4.

Porcentajes y decimales en Excel

El uso de porcentajes y decimales en Excel suele ser confuso para muchos. Creo
necesario hacer algunas aclaraciones en este video.

Porcentajes

Los porcentajes son una forma distinta de escribir un

decimal. Pero slo en su forma. En el fondo no.Por ejemplo, en la celda de la
izquierda en la imagen tengo el nmero 0,6. Pero es lo mismo que escribir 60%.
Lo puedes corroborar al ver en las celdas de la segunda fila, en donde he
multiplicado cada celda por 1000. Los dos entregan el mismo resultado puesto que
los nmeros son equivalentes. Aunque parezcan distintos.
Pero en esencia, lo nico distinto es el formato. Es decir la forma en que se
muestran.

Al revisar el cuadro desplegable de formato de nmero,

Excel me indica que el nmero de la derecha tiene un formato de porcentaje.
Si lo cambio a general, me mostrar 0,6 en vez de 60%, es decir igual que el
nmero de la izquierda en la imagen de arriba. Y es que son exactamente lo
mismo. Slo la forma en que se presenta cambia.
Para transformar el formato de decimal a porcentaje, puedes utilizar el cuadro de
formato o el cono que aparece con el signo $ en el grupo nmero de la pestaa
Inicio (arriba en la imagen)

Decimales
Veamos qu pasa con los decimales y los errores que cometemos al trabajar con
ellos.
Estos dos botones de aqu, aumentan y disminuyen la cantidad de
decimales mostrados. Se encuentran en el grupo nmero de la pestaa Inicio. El de
la izquierda aumenta, y el de la derecha disminuye la cantidad de decimales.
Al ir disminuyendo los decimales, Excel automticamente redondea el nmero al
siguiente decimal.

El punto importante a recalcar es que al variar los decimales mostrados, Excel no

cambia el nmero en s. Para corroborar el verdadero valor de un nmero debes
mirar siempre en la barra de frmulas.

Error al reducir decimales

Relacionado con esto, quiero mostrarte un error que suele ser muy comn.

En la primera imagen tengo el nmero 1,5 en dos

celdas y abajo la suma. En la segunda imagen tengo los mismos nmeros pero he
reducido la cantidad de decimales mostrados usando el cono de reduccin de
decimal. Ahora ambos aparecen con el valor de 2. Pero la suma no es 4 sino 3.Por
qu? Porque Excel hace el clculo con el valor real de las celdas. Es decir 1,5 y no
2.
Debo insistir que los clculos que realiza Excel, consideran el nmero que aparece
en la barra de frmulas y no el que aparece en la celda.

Funcin REDONDEAR
Para redondear un nmero nunca utilices la reduccin de decimales. Debes aplicar
una funcin que cambie el valor real del nmero. En este caso la funcin
REDONDEAR. El primer argumento de esta funcin es la referencia y el segundo, la
cantidad de decimales que vamos a dejar. Para redondear el nmero 1,5 el
segundo argumento debe ser 0 para que slo deje el nmero entero. Al aplicar esta
funcin ahora el valor verdadero de los nmeros se transformar en 2 y su suma
en 4.

Copiar y borrar formatos en Excel

Realizar una tarea repetitiva no slo es tedioso sino que muchas veces
innecesariamente ineficaz.
Por eso quiero dedicar este corto video a explicarte cmo replicar un formato de
celda. Adems veremos cmo quitarlos.

La brocha

Una de las herramientas ms tiles de todas es la brocha.

Se encuentra en el grupo Portapapeles de la pestaa Inicio. Nada tiene que ver con
pintar. Este cono nos permite replicar un formato en otras celdas.
Primero se debe seleccionar la celda cuyo formato se quiere replicar. Luego se
pulsa la brocha y finalmente se selecciona el rango donde quieres copiar ese
formato. Al soltar el botn del mouse, el formato estar replicado.

Copiar varios formatos a la vez

No slo funciona copiando una celda

sino tambin permite copiar grupos de formatos. Por ejemplo, la primera columna
de esta imagen tiene distintos formatos tanto para el ttulo como para los datos.
Puedo copiar el formato a las otras columnas, seleccionando toda la primera
columna. Con el uso de la brocha seleccionas las otras dos columnas. Tan fcil
como eso.

Borrar formatos

Pero qu pasa si queremos quitar un formato. Lo ms

ineficiente es ir deseleccionando cada uno de los atributos, como por ejemplo,

quitar las negritas, cambiar el color del texto, dejar vaco el relleno, quitar los
bordes.
Para hacer la tarea ms fcil existe un comando que lo realiza en forma
automtica. Seleccionamos los datos. En la pestaa inicio, en el grupo Modificar
se encuentra un cuadro desplegable llamado Borrar. De aqu escogemos Borrar
Formatos. Con eso, las celdas seleccionadas quedarn sin formato, o mejor dicho,
con el formato que viene por defecto en Excel.

Modificar tamao de celdas en Excel

En este video veremos cmo ajustar las celdas para que la informacin quede
contenida en ellas.

Combinar celdas

Cuando un texto no
cabe dentro de una celda, traspasa sus bordes. Pero el hecho que los sobrepase no
significa que la informacin est contenida en varias celdas. En este imgen, el
ttulo se encuentra por completo en la celda B2. An cuando el texto traspasa a las
celdas de la derecha, esas otras celdas no contienen informacin.
Podemos realizar algunos ajustes para que el texto no sobrepase los lmites de una
celda.
Una opcin es combinar dos o ms celdas en una sola. Est opcin est en el
grupo alineacin de la pestaa Inicio. Adems de combinar, las centra. Para
hacerlo se debe seleccionar los datos y pulsar el cono. Si por algn motivo quieres
volver al estado original, basta pulsarla nuevamente. Si no deseas centrar tus
datos, puedes elegir la opcin combinar en el cuadro desplegable.

Qu significan los signos ######?

En el caso de nmeros, cuando no caben dentro de una celda, aparecen los signos
numerales que puedes observar en tres de las cuatro columnas de la imagen de
arriba. Indican que el ancho de la celda no es suficiente para mostrarlos.

Aumentar el tamao de las celdas

Si colocas el cursor entre las lneas divisorias

del encabezado, notars que cambia (observa el cursor en la imagen). Esto nos
indica que podemos modificar el ancho de las celdas. Si pulsas y mantienes el
botn del mouse aparecen unos nmeros. El que est entre parntesis corresponde
al ancho en Pixeles. Por defecto cada celda mide 80 pixeles de ancho por 20 de
alto.
Al pulsar y arrastrar el mouse podemos disminuir o aumentar el tamao. Cuando el
tamao sea lo suficientemente grande, los signos ##### desaparecern.

Modificar el ancho de varias columnas

Existe una forma ms eficiente cuando queremos modificar

varias columnas. En ese caso nos posicionamos en los encabezados hasta que
aparezca una flecha (como aparece en la imagen) Esto nos indica que estamos
seleccionando toda la columna. Desde la primera hasta la ltima celda. Ahora
arrastro el mouse sobre las columnas que quiero modificar.
Finalmente me posiciono en un borde. Puede ser cualquiera. Y lo aumento hasta el
tamao deseado. Al soltar el botn del mouse se modifica el ancho.

Dejar que Excel modifique de forma automtica el

ancho

Otra forma es hacer que Excel calcule de forma automtica el tamao mnimo para
que quepan los datos.
Para eso nos posicionamos en un borde en los encabezados y hacemos doble clic.
Tambin podemos hacerlo con varias columnas. En ese caso cada columna se
modificar para que el ancho permita que cada una de ellas albergue los nmeros.
Las filas funcionan de la misma manera que las columnas. Todo lo aplicado aqu es
vlido. Puedes utilizar las mismas tcnicas para ajustar el alto. Pero los casos en
que necesitamos hacerlo, por lo general, son muy poco frecuentes.
En el prximo video veremos cmo ocultar y bloquear las celdas de nuestras hojas

Ocultar y bloquear celdas en Excel

Cuando trabajes en una planilla, es posible que necesites ocultar o bloquear un
grupo de celdas. Esto puede deberse a distintos motivos. Por ejemplo, si quieres
simplificar la cantidad de informacin a la vista. O a lo mejor quieres ocultar
informacin sensible para luego imprimirla o preparar el documento para
envirselo a alguien que no quieres que vea toda la informacin.

Ocultar

Aqu tengo un conjunto

de datos de empleados con informacin sensible. Como su sueldo. La idea es que
poder ocultar las celdas relativas a los sueldos, sin borrar esa informacin. Para
ocultar esta columna la seleccionas, pulsas el botn derecho del mouse y eliges

Ocultar

Hay una pequea marca que queda entre las dos

columnas restantes que nos indica que ah hay una columna oculta.
Ojo: Es posible usar una formula o funcin que utilice esos datos, an cuando estn
ocultas.

Mostrar
Para volver a mostrar los datos, debemos seleccionar las columnas a la derecha y a
la izquierda de la columna oculta. Luego pulsamos el botn derecho del mouse y
elegimos mostrar Las filas funcionan de la misma manera. Seleccionamos las
filas y eliges ocultar. Puedes ocultar filas y columnas enteras. Pero no celdas en
particular.

Mostrar todas las celdas ocultas

Si no ests seguro en qu parte de tu planilla se encuentran celdas ocultas, te
recomiendo el siguiente procedimiento. Pulsa este botn que est a la izquierda de
tu pantalla, en la interseccin de los encabezados de fila y columna. Con esto
seleccionas todas las celdas. Luego, en cualquier encabezado de columna, eliges
mostrar. Y repites lo mismo para las filas. De este modo te aseguras de ver todo el
contenido de tu hoja.

Bloquear celdas

Ahora veamos cmo podemos bloquear las celdas para evitar

modificaciones. En la pestaa Revisar tenemos dos opciones. La opcin
proteger libro permite que no se puedan borrar o agregar nuevas hojas a tu libro.
No queremos eso. Nos interesa la opcin Proteger hoja. Con esto, evitamos que
se cambie el contenido de las celdas Nos pedir una contrasea. Pero no es
necesario colocar una. A veces slo queremos bloquear una hoja para evitar que
nosotros mismos, por error, modifiquemos algo. Al estar bloqueada la hoja, si
quiero modificar algo en la planilla, no podr hacerlo. Para desbloquearla,

pulsamos de nuevo el cono. Si habamos introducido una contrasea, nos pedir

ingresarla. De lo contrario automticamente quedar desbloqueada y tendremos
pleno control sobre nuestra hoja.
En el prximo video veremos cmo ordenar datos y usar las listas personalizadas
que aprendimos a crear en la clase nmero 10 de este curso.

Ordenar datos en Excel

En este video aprenderemos a ordenar datos y a asignar un orden a travs de una
lista personalizada.

Orden ascendente o descendente

En esta tabla tengo un grupo

de empleados de un almacn. Deseo ordenarlos por la fecha que ingresaron a la
empresa. Los ms antiguos primero.
Los comandos para ordenar se encuentran en la pestaa Datos de la cinta de
opciones.
Primero voy a seleccionar todos los datos. Luego con la tecla tabulacin, desplazo
la Celda Activa hasta la columna que ser la referente para ordenar. En este caso

la fecha.
Hay dos tipos bsicos de orden para datos. De menor a mayor y de mayor a menor.
Si los datos corresponden a texto, los ordenar alfabticamente de la A a la Z o de
la Z a la A, tal y como lo describen los conos de la imagen. Al pulsar el cono de la
esquina superior izquierda, me deja la fecha ms antigua arriba.
Un punto importante, si hubiesen seleccionado solamente la columna fecha, slo

esa dimensin de los datos se hubiese ordenado, causando un problema mayor,

puesto que la informacin se hubiese desordenado respecto a las otras variables.

Orden usando listas personalizadas

Veamos otro ejemplo. Quiero ordenar ahora segn el cargo. De mayor a menor
jerarqua de mando dentro de la empresa. Excel no tiene cmo saber cul es el que
tiene mayor jerarqua. Por lo que en este caso debo crear una lista personalizada.
Esta vez no voy a utilizar la Celda Activa. Sino que selecciono todos los datos,
incluidos los ttulos. Y Pulso el cono Ordenar. Me aparecer el siguiente cuadro:

Donde dice ordenar por Elijo cargo. En ordenar segn, dejo Valores y en
criterio de ordenacin selecciono Lista personalizada
Crear una lista teniendo en cuenta el rango del empleado dentro de la empresa.
Gerente, administrativo, cajero, aseo. La escribo en ese orden. Y la ingreso. (Este
procedimiento lo vimos en la clase 10 de este curso). Despus de realizar esto, los
datos estarn ordenados segn la columna cargo.

Agregar nivel de ordenamiento

Supongamos que despus de ordenarlos por cargo, quisiera ordenarlos por otro
criterio. Por ejemplo, por el apellido. Esto significa que primero ordenar por el
cargo, y luego, para personas con el mismo cargo, habr un orden alfabtico de
acuerdo a su apellido.
Debes ir al men ordenar y aparecer el cuadro de la imagen de arriba. Pulsas el
botn Agregar Nivel. Con esto ingresars un segundo criterio de orden. Elijes
apellido. Y en criterio de ordenacin De la A a la Z.
Con esto, primero ordenar jerrquicamente por cargo. Y para personas con el
mismo cargo, las ordenar por apellido.
En el prximo video veremos cmo agregar y eliminar filas y columnas.

Insertar y eliminar celdas en Excel

Muchas veces te encontrars con la necesidad de incorporar o quitar datos de tus
planillas.

Cortar y suprimir
Un error de principiantes es utilizar la funcin cortar para quitar informacin. El
problema con esto es que despus tendrs que pegar la informacin en otro lado,
causando un desorden en tu planilla. Adems con este mtodo el espacio que
qued al cortar las celdas seguir ah.
Otra forma es seleccionando los datos y luego pulsar la tecla suprimir. Es otra
alternativa. Con eso quitars los valores dentro de las celdas. Pero el problema es
que los formatos seguirn ah, al igual que el espacio de las celdas vacas.

Comando eliminar
Veamos cmo hacerlo correctamente. Seleccionas los datos y pulsas el botn

derecho del mouse.

Elijes la opcin Eliminar.

Aparecer un cuadro de dilogo que te pregunta cmo rellenar el espacio vaco

que quedar.

Aqu hay que tener cuidado.

Si seleccionas desplazar
las celdas hacia arriba vers que la informacin de abajo sube a rellenar ese
vaco. Y si seleccionas Desplazar las celdas hacia la izquierda entonces ese
espacio ser ocupado por las celdas que estn a la izquierda de tu seleccin.

Comando insertar
As como puedes quitar celdas, puedes agregarlas. Con las celdas seleccionadas,
pulsas el botn derecho del mouse y escoges insertar. El mismo cuadro de dilogo
aparecer preguntndote qu hacer con las otras celdas.

Mtodos abreviados de teclado

El mtodo abreviado para Insertar celdas es Control mas la tecla +. Y para
eliminar celdas Control mas la tecla -. Es fcil de acordarse. + para agregar,
- para eliminar.

Columnas y filas enteras

En vez de trabajar con celdas especficas puedo hacerlo con columnas enteras. Por
ejemplo, si quieres insertar dos nuevas columnas, seleccionas las
columnas haciendo clic en sus encabezados. Y luego aplicas el comando insertar.
Lo mismo funciona con las filas. En estos casos no aparecer el cuadro de dilogo
preguntndote qu hacer con las otras celdas. Y es que cuando insertas o eliminas
una columna o fila entera, no existe el conflicto de qu hacer con los dems datos.
Por lo que Excel no te pregunta nada.

Que pasa con las frmulas al eliminar o insertar?

Un punto importante cuando elimines o agregues celdas: no te preocupes con las
frmulas que hayas escrito. Todas las referencias se ajustarn a las nuevas
ubicaciones de tus celdas. De forma automtica.

conos

En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas tambin estn

los comandos que vimos en esta clase. En vez de pulsar el botn derecho del
mouse puedes utilizarlos. Pero como quedan alejado de la planilla, es ms fcil con
los mtodos abreviados o con el botn derecho del mouse sobre la seleccin

Cmo graficar en Excel. Parte I

Una de las grandes modificaciones que tuvo Excel 2013 es la interfaz para graficar.
La forma en que podemos editar los elementos de un grfico es mucho ms
intuitiva. En las prximas dos clases nos adentraremos en este tema. Y crearemos
tres grficos sencillos.

Los tres tipos de grficos ms utilizados son el de columnas, el de lneas y el

circular.

Grfico circular

Comenzaremos por el circular. Y con este ejemplo

irs profundizando en opciones que son propias de todos los tipos de grficos.
En esta hoja tengo los montos vendidos de distintos vendedores durante un mes.
Quiero comparar las ventas individuales respecto a las ventas totales. Para esto, la
mejor opcin es utilizar el grfico circular.
Primero debes seleccionarlos.
En la pestaa Insertar, en el grupo Grficos , se encuentran estos conos.

A la derecha podrs ver uno llamado grfico dinmico. Este corresponde a un tema
avanzado en Excel y no lo abordaremos ahora.
datos.

Graficos Recomendados

Dejaremos que sea Excel quien nos

proponga un grfico. Pulsar el cono llamado Grficos recomendados. Esta es

una de las caracterstica de Excel 2013 y no la encontrars en otras anteriores.

Est pensada para que rpidamente podamos ver una vista previa de aquellos
grficos ms adecuados para la cantidad y tipo de
En este ejemplo, Excel nos propone 3 tipos distintos. Nosotros elegiremos el
circular porque es el ms adecuado para representar las ventas individuales
respecto de las totales.
Doy aceptar.

Pestaa Diseo y Formato

Cuando estamos editando un grfico, aparecen dos

nuevas pestaas en la cinta de opciones. Si ests trabajando con Excel 2010

entonces aparecern 3 pestaas.

Esa tercera pestaa, que se llamaba
Presentacin, ahora est lado derecho del grfico. Est representado por un
signo ms.

Elementos del grfico

El cono que aparece con un signo ms de color verde (en la

imagen de arriba), corresponde a los elementos del grfico. Al pulsarlo aparecer
los distintos elementos. Cada tipo de grfico tiene elementos comunes y distintos
entre s.
El grfico circular es el que menos tiene. Es el ms sencillo.
El primer elemento es el ttulo. Lo puedes modificar dentro del grfico, o bien en la
columna de los datos. Si lo cambias en los datos (es decir el encabezado)
automticamente cambia tambin en el grfico. Sin embargo, si lo cambias en el
grfico mismo, no se modificar en la columna.

Etiqueta de los datos

El segundo elemento son las etiquetas de los datos. En este caso son los montos
vendidos por cada persona. Si quiero saber cmo cambia mi grfico al incorporar
estas etiquetas basta posicionar mi cursor encima. No requieres hacer clic en la
casilla. Slo si lo vas a incorporar.

Leyenda
El tercer elemento es la leyenda. Este elemento
corresponde a los nombres de cada uno de los vendedores. En un grfico circular
es importante incorporarlas para identificar a quin corresponde cada color. Pero
puedes cambiar su posicin al pulsar una flecha que aparece cuando dejas el
cursor sobre la palabra leyenda.

Diseo y colores

Otra opcin importante es el diseo y sus colores. Se

puede modificar en la cinta de opciones bajo la pestaa Diseo. Basta colocar el
curso encima para ver cmo queda. Son diseos predefinidos. Lo mismo con los
colores. Puedes elegir una paleta en cambiar colores.El diseo tambin lo puedes
editar desde el men que aparece a la derecha del grfico, pulsando la brocha
(debajo del signo ms en verde).

Filtros

Otra herramienta til en los

grficos es la capacidad de filtrar informacin. Est representado por un embudo.
En la pestaa valores tengo las categoras. Para estos datos son los vendedores.
Actualmente estn todos seleccionados (imagen izquierda), pero puedo contrastar
las ventas de un grupo de ellos. Por ejemplo, si quiero contrastar las ventas de

vernica, Mara Teresa y Domingo deselecciono el resto. Y finalmente

pulsas aplicar para que aparezca el grfico filtrado
Ah tengo la comparacin de sus ventas. Mara Teresa ha vendido ms que
Vernica y Domingo juntos.
En el prximo video continuaremos con ms elementos y opciones para graficar.
Usaremos de ejemplo los grficos de barras y de lneas.

Cmo graficar en Excel. Parte II

En la clase anterior vimos cmo crear un grfico circular utilizando los grficos
recomendados en Excel. En esta ocasin crearemos dos grficos: uno de lneas y
otro de columnas.

Grfico de lneas

Para datos temporales, la opcin ms

usada es el grfico de lneas. La razn muy simple. La unin de lneas a travs de
puntos especficos, le otorga ese carcter de continuidad, propia de una serie
Temporal. Vemoslo. No voy a utilizar los grficos recomendados de Excel, si no
que escoger inmediatamente el de lneas. Se encuentra en el grupo grficos en la
pestaa Insertar de la cinta de opciones. Est representado por este cono:

El primero: el ms sencillo

Al pulsarlo van a aparecer muchas opciones. Ante la duda de cul de todas elegir,
ten en cuenta que en cualquier tipo de grfico, la primera opcin siempre es la
ms simple. Si quieres puedes ver una vista previa de los otros grficos,
posicionando el curso sobre de ellos. Una vez creado el grfico puedes modificar su
tamao arrastrando las esquinas.

Si quieres probar con distintos diseos, utiliza

el cono Diseo rpido que te permite realizar modificaciones al estilo general del
grfico. El estilo lo puedes modificar en los elementos del grfico, que lo vimos la
clase anterior. Ah puedes agregar o quitar el ttulo, la leyenda, y variar la escala
de un grfico.

El grfico de Barras:

Si quieres comparar entre dos o ms valores,

el grfico de columnas es especialmente

til.
En la tabla de la imagen quiero
comparar cmo han variado para un mismo vendedor las ventas en dos los meses
de noviembre y diciembre. El grfico de columnas es especialmente til para esto.

Mover un grfico
Para mover un grfico a otra hoja, pulsa sobre l el botn derecho del mouse y elije
Mover grfico. En las opciones debes seleccionar una hoja nueva. Finalmente le
das un nombre a tu grfico y quedar en una hoja aparte.
En el prximo video, te mostrar cmo preparar una hoja y ajustarla para imprimir.

Cmo imprimir un documento en Excel

En esta ltima clase del Curso bsico de Excel aprenderemos a imprimir
correctamente nuestras hojas. Las tcnicas que aqu usaremos son muy simples.
Aunque este es un tema bsico muchas personas que trabajan con este programa,
las desconocen.

Vista previa impresin

En este documento tengo una lista de productos. Una de las opciones interesantes
que tenemos a nuestra disposicin, es la capacidad de saber cmo se ver el
documento impreso. En la pestaa Archivo en Imprimir tenemos la vista previa.
La hoja que quiero imprimir es demasiado grande y no cabe en una sola hoja. Si en
la vista previa avanzamos por las pginas podrs notar que la informacin est
contenida en 4 pginas. Slo en la primera hay un ttulo descriptor.
Adems, en la tercera y cuarta pgina aparecen los precios. Las columnas fueron
aisladas del resto.
Una tentacin comn es comenzar a ajustar los mrgenes o el tipo de hoja. Pero
eso no es una buena forma de trabajo. Veamos cmo resolverlo correctamente.

Vistas de pgina
En la barra de estado hay tres conos. El primero es la vista
actual de pgina. El segundo corresponde a la vista diseo de pgina. Este me
permite no slo ver cmo se ver impresa mi hoja sino que tambin me permite

editar alguna celda en caso que lo necesite. El tercero y el que nos servir para
ajustar la hoja corresponde a la vista previa de salto de pgina.

Vista previa de salto de pgina

Esta vista previa me permite ver y ajustar los

quiebres de pgina. Las lneas punteadas me indican lo que cabe dentro de cada
hoja. Al posicionar el cursor sobre la lnea punteada, puedes modificar qu
informacin caer en qu pgina.

Ttulos de los encabezados

Los ttulos de las columnas tambin deben repetirse en la segunda

pgina para que sea ms fcil la lectura. En la pestaa diseo de pgina de la cinta
de opciones, pulso Imprimir ttulos. Escojo la opcin Repetir filas en extremos
superior. El cursor cambia a una flecha. Simplemente pulsas en cualquier parte de
la fila que tiene los nombres. Con esto mi documento lleva los ttulos en cada
pgina y ya se encuentra preparado para salir impreso.
Esta fue nuestra ltima clase. Espero que te haya servido este curso. Para m ha
sido una satisfaccin el poder ayudarte. No te olvides de hacer el test de
evaluacin final del curso para saber cunto aprendiste.

INTERMEDIO

Pruebas lgicas y operadores de

comparacin en Excel
Algunas de las funciones ms importantes en Excel trabajan con valores lgicos,
pruebas lgicas y operadores de comparacin.

Valores lgicos:
Un valor lgico es una variable que toma slo 2 posibles
valores: Verdadero o Falso. Tan simple como eso.

Pruebas Lgicas
Por otro lado, una prueba lgica es una pregunta que se responde con un valor
lgico. Por ejemplo si nos preguntamos: Es la ballena un mamfero? Esa sera la
prueba lgica. La respuesta seraVerdadero. Es decir, la contesto con un valor
lgico.

Operadores de comparacin en Excel:

Existen 6 tipos de operadores de comparacin:
o
o

= (igual)
> (mayor)

o
o

< (menor)
>= (mayor o igual)

o
o

<= (menor o igual)

<> (distinto)

Los operadores de comparacin sirven para realizar pruebas lgicas.

Ejemplo comparacin numrica:

Video Player

En la tabla de la izquierda hay 10 mediciones del peso de 10 objetos

similares. Para saber cules de ellos son menores de 23 se debe escribir en la
celda C2, la frmula: =B2<23.

Como puedes observar, Excel entrega un valor lgico para cada prueba lgica.
En la medicin 6 da Falso, puesto que el peso es de 23 gramos. Pero en la
siguiente medicin, que es 22,99 gramos da Verdadero. Y es que este operador
indica Verdadero cuando es estrictamente menor a 23, o sea que no incluye al
nmero 23. Si deseara incluir al nmero 23, debera escribir la frmulla:
=B2<=23
Ten en cuenta que siempre que hagas comparaciones con mayor igual o menor
igual , el signo mayor o menor va siempre antes que el signo igual. De lo contrario
te dar un error.
Para probar que es distinto a 23, se debera escribir: =B2<>23

Ejemplo Comparacin con Texto:

Los operadores de comparacin tambin pueden ser usados para textos.

En este ejemplo se ha usado en la celda B2, la frmula: =A2=Ana. Con esto se

puede saber qu celdas en la columna A tienen el nombre Ana.
Para saber qu celda de la columna A est vaca, se ha usado en la celda C2, la
frmula: =A2=.

Para representar un texto vaco, se escriben dos comillas seguidas ().

La funcin Si en Excel
En la clase anterior revisamos los valores lgicos, las pruebas lgicas y los
operadores de comparacin. Ahora los aplicaremos en la funcin SI. Te mostrar
dos ejemplos en donde esta funcin nos va a ser til.

En este primer ejemplo vemos una tabla donde est el nombre y edad de
distintos atletas que corrern 800 metros planos. Queremos que Excel coloque
en la columna Categora , la palabra ADULTO, si la edad es igual o mayor a 18
aos y la palabra JUVENIL, si la edad es menor a 18.

Argumentos de la funcin SI:

La funcin SI tiene 3 argumentos: El primero es la prueba lgica. En este caso, si la
edad de la persona es mayor o igual a 18. El segundo, el valor que va a entregar la
funcin en caso que la prueba lgica sea verdadera, es decir la palabra Adulto. Y
el tercero, el valor en caso que la prueba lgica sea Falsa. Si no es mayor o igual a
18 aos corresponde a la categora Juvenil.
Debes tener en cuenta que la funcin SI permite cambiar el contenido de una celda
pero no su formato. Si quisieras cambiar el formato, como por ejemplo el color del
relleno, entonces la herramienta que debers utilizar se llama Formato Condicional.
FUNCIONES ANIDADAS

FUNCION ANIDADA
ANIDAR: ES UTILIZAR UNA FUNCION COMO ARGUMENTO DE OTRA FUNCION
En este caso se anida la funcin SI
=SI(CANT<10;0%;SI(CANT<20;5%;10%))
FUNCIONES O e Y

=Y(PL1;PL2;PL3) TODAS DEBEN CUMPLIR

=