MACROS:

Una excelente alternativa

para optimizar
el tiempo en el trabajo

M.Sc. Ing. Keny Vidangos Orellana 1

RESUMEN
El presente artculo tiene por finalidad mostrar que en
la actualidad existen herramientas informticas que
permiten optimizar muchas de las tareas de la oficina,
coadyuvando a la resolucin de trabajos rutinarios y
permitiendo la automatizacin de los mismos.

Palabras clave: Macros, Suite ofimtica, VBA, Virus

INTRODUCCIN
Debemos admitir que -en la actualidad- la sociedad
est basada en la informacin; es fundamental, tanto
para las organizaciones como para el logro de los objetivos personales, que dicha informacin tenga un almacenamiento seguro, adems de una fcil y rpida
manipulacin.

La suite ofimtica es un conjunto de programas informticos desarrollados para facilitarnos el trabajo en la

oficina, permitindonos realizar una serie de tareas con
respecto a la gestin de la informacin digitalizada,
tales como crear archivos, modificarlos, organizarlos,
imprimirlos y efectuar una serie de operaciones con la
informacin.

Normalmente, una suite informtica est compuesta

por un paquete de programas formado por: un programa que permite procesar texto, una planilla elec-

trnica, un programa para realizar presentaciones,

algn gestor de bases de datos y otras aplicaciones
que permitan efectivizar el trabajo. Se recalca que
estas suites son ampliamente utilizadas en las oficinas
gracias a su forma de presentacin (un conjunto de paquetes cada uno de uso especfico).

Actualmente las suites dominantes en el mercado son:

Microsoft Office
Suite ofrecida por Microsoft, convirtindose en el grupo de programas ms ampliamente utilizado
en cuanto a ofimtica se refiere.

Este paquete incluye diferentes aplicaciones que son

un referente en cada sector, Word como procesador
de texto, Excel como hoja de clculo y Power Point
para la creacin de presentaciones multimedia (1).

Microsoft Office incluye otra serie de aplicaciones

quiz menos conocidas pero de igual valor: Access
para base de datos, FrontPage para la creacin de pginas web, Outlook para la gestin del correo electrnico y algunas otras ms.
Descarga directa y actualizaciones para Microsoft Office:
http://www.microsoft.com/Spain/office/

1- Ingeniera de Sistemas, Universidad Catlica Boliviana

- Magster en Gestin Empresarial, Universidad Mayor de San Simn
- Docente Departamento de Sistemas y Tecnologa Informtica
Universidad del Valle
54

FACULTADES DE INFORMTICA Y ELECTRNICA - TECNOLOGA Y ARQUITECTURA

JOURNAL BOLIVIANO DE CIENCIAS

Open Office
Es un paquete ofimtico totalmente gratuito desarrollado por
Sun Microsystems que surge
como una nueva alternativa ante
el monopolio de Microsoft Office.

Este nuevo paquete ofrece herramientas con funcionalidades muy similares a las ya ofrecidas por Microsoft Office y -con la intencin de mejorar la
interoperabilidad entre las diferentes suites ofimticas- propuso un estndar para el almacenamiento de
la informacin conocido como ODF (Open Document
Format) (1).
Entre sus principales aplicaciones destacan Writer,
Calc, Impress y Draw.

Descarga directa y actualizaciones para Open Office:

http://es.openoffice.org/

Tambin existen otras suites ofimticas tales como:

Gnome Office: Suite libre y gratuita del proyecto
GNOME.
StarOffice: Suite libre hasta la versin 5.2 de Sun, basada en OpenOffice.
Corel WordPerfect Office: Suite propietaria de Corel.
Lotus: Lotus SmartSuite.
Papyrus Office: Papyrus Word, Papyrus Base

Todas ellas ya existen con el propsito de brindarnos

las herramientas necesarias para aumentar y/o mejorar el rendimiento diario de nuestras actividades laborales. Conscientes de la velocidad con la que avanza
la tecnologa y, por ende, los programas informticos,
se observa que stos son cada vez ms sofisticados
con mejoras tan sutiles de versin a versin, que han
pasado desapercibidas y quiz no se les ha dado la
importancia que merecen.

Hasta hace poco, se realizaban las cosas de otra manera: La informtica ha cambiado algunos de nuestros
hbitos, permitiendo la continua mejora de nuestra calidad de vida tanto a nivel laboral como personal. Sin
duda, es una parte importante en nuestras vidas, incluso para los que no manejan ordenadores, ya que
muchos de sus datos estn informatizados.

Por todo ello, es muy importante actualizarnos y estar

al tanto de todas las herramientas y opciones con las
que cuentan los paquetes ofimticos para obtener el
mximo beneficio de herramientas -como las Macrosque indiscutiblemente permiten mejorar nuestro rendimiento y acelerar el trabajo diario.

Segn la pgina de Microsoft, una Macro es un mtodo rpido de realizar una serie de pasos; es un pequeo programa que se crea para automatizar una
tarea rutinaria. En lugar de ejecutar una serie de comandos manualmente, se puede automatizarlos ejecutando una Macro (2).

Las Macros en ofimtica

Una Macro es un conjunto de instrucciones que se almacenan y sirven para automatizar procesos. Si hacemos referencia a Excel, podemos ejemplificar con lo
siguiente:
Supongamos que realizamos frecuentemente la modificacin del formato de un conjunto de datos, los seleccionamos, aplicamos negrita, cambiamos de fuente
y centramos. En lugar de hacer estas acciones manualmente, es posible crear una Macro e invocarla
para que ejecute los tres procesos de forma automtica y as optimizar nuestro tiempo, sobretodo con tareas que realizamos con frecuencia.
Existen dos tipos de Macros:
Grabadas
Programadas

Macros Grabadas
Estas Macros se crean grabando una sola vez los
pasos que permiten al usuario realizar cierta tarea,
asignndole a este proceso un nombre y una combinacin de teclas para su posterior ejecucin. Cada vez
que la persona desee realizar esa tarea, debe presionar la combinacin de teclas asignada y la Macro automticamente se ejecutar.

Por ejemplo:
Qu sucede en Word cuando presionamos la combinacin de teclas Ctrl E?
Se ejecuta una Macro que hace que todo el documento
se seleccione automticamente.
Macros programadas
En todas las aplicaciones de Microsoft Office, existe el lenguaje de programacin
VBA (Visual Basic para Aplicaciones);
este lenguaje permite la automatizacin
de tareas repetitivas y la resolucin de
clculos complejos, a travs de la programacin de los
mismos sobre herramientas Excel, Word, Access y
otros.
Por ejemplo:
Si usted desea crear una Macro para colocar numeracin automtica en una planilla electrnica, primero
debe ingresar a Excel y posteriormente presionar Alt
F11.

UNIVERSIDAD DEL VALLE

55

JOURNAL BOLIVIANO DE CIENCIAS

Aparecer el editor de Visual Basic.

En el panel de la izquierda (Explorador de proyectos), buscar la carpeta Mdulos, realizar doble clic sobre ella e ingresar
al archivo Mdulo 1.

Con la utilizacin de Macros, es posible dar solucin a

problemas complejos con clculos tediosos, ya que
ser la misma planilla la que realice el trabajo por
nosotros de forma automatizada.

En el rea de edicin de Visual Basic, dentro la subrutina que aparezca, escribir lo siguiente:
Range("A1").Select
For i = 1 To 20
ActiveCell.FormulaR1C1 = i
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Next
La instruccin Range("A1").Select establece como
celda activa la que coloque entre comillas; para el
ejemplo se eligi la celda A1.

La instruccin For crea un ciclo automtico que va

desde 1 hasta 20, es decir, que todo lo que se escriba
dentro del bloque For Next se ejecutar 20 veces;
entonces, dentro el bloque For, con la instruccin ActiveCell.FormulaR1C1 = i, se escribe en la celda activa el valor de i, para posteriormente desplazar la
celda activa una fila ms abajo con la instruccin ActiveCell.Offset(1, 0).Select; Next hace que el control
del programa retorne a la lnea For con el valor de i incrementado.
Para ejecutar esta Macro debe presionar el botn
(Ejecutar Sub) que se encuentra en la barra estndar. Si usted se dirige a la planilla de Excel,
notar que se realiz la numeracin automtica desde
1 hasta 20, comenzando en la celda A1, con la ventaja
de poder utilizar esta Macro cada vez que sea necesaria.
En realidad, las Macros son un grupo de instrucciones programadas bajo entorno VBA, cuya funcin principal -como se mencion anteriormente- es la
automatizacin de tareas de uso frecuente tales como
la elaboracin de reportes, informes y otros.

CONCLUSIONES
Las Macros son herramientas poderosas que permiten
aumentar la eficiencia y eficacia en el trabajo, al convertir horas de tareas manuales en procesos automticos.

Combina paquetes ofimticos, como Excel, con una

programacin de fcil desarrollo, permitiendo un manejo ms rpido y sencillo de los programas creados
bajo este entorno.

56

RECOMENDACIONES
Definitivamente si lo que falta en el trabajo es tiempo,
la mejor alternativa para solucionar este problema es la
utilizacin de Macros como herramienta de apoyo imprescindible en nuestro que hacer cotidiano.

Sin embargo, se debe tener cuidado con Macros que

no sean nuestras ya que un 90% de las infecciones
son realizadas por virus de Macro. La mayora de los
virus de Macro de Word, por ejemplo, atacan infectando el archivo NORMAL.DOT. Al proteger este archivo para que slo se pueda leer, podr detectar
todos los intentos de sobrescritura. Esto no evita infectarse con virus de Macro pero s disminuye los problemas cuando ya se ha producido una infeccin (3).
Un e-mail puede incorporar un virus en una Macro. Al
abrir un mensaje que incluya Macros, asegrese de
que las ha desactivado antes de continuar. Tenga configurados sus programas para que le avisen antes de
abrir un archivo que contenga Macros. Excel y Word
tienen un revisor interno que chequea la existencia de
Macros.
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
(1) Ofimtica - Gestin de informacin. 2005
www.ofimatica.biz (Consultado en 5 enero de 2010)

(2) Microsoft Office Online. Macros y otros elementos

positivos. 2010 http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RP101941733082&CTT=6&Origin=RC101941423082 (Consultado en enero 6 de
2010)
(3) Recomendaciones para mejorar la Proteccin de
Datos http://www.virusprot.com/Recomend.html (Consultado en 6 enero de 2010)

FACULTADES DE INFORMTICA Y ELECTRNICA - TECNOLOGA Y ARQUITECTURA