Base de Datos I Armando Cortés Castañón

PREPARATORIA “HEBERLEIN" EMS-3/656

ACTOPAN, HGO.
SEMESTRE JULIO-DICIEMBRE 2009

Manual de prácticas de la materia de Base de datos I

Práctica: 4
Nombre de la práctica: Formularios

Las tablas de Access son listas compactas de información en bruto. Si crea una base de datos y además
es la única persona que la utiliza, probablemente le resultara más cómodo trabajar directamente con
las tablas. Pero si crea una base de datos para que la visualicen y editen otras personas que desconocen
su funcionamiento (y no desean necesariamente conocerlo) trabajar con las tablas puede ser
abrumador.

Para resolver este problema, ha de diseñar formularios que guíen a través de la

base de datos, facilitando la introducción, recuperación, visualización e
impresión de la información. Un formulario es esencialmente una ventana en
la que se pueden colocar controles para ofrecer a los usuarios información o
permitir la introducción de la información.

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Access 2007 ofrece un cuadro de herramientas que incluye muchos de los controles estándar de
Windows, como etiquetas, cuadros de texto, botones de opción, etcétera. Con un poco de ingenio,
puedes utilizar estos controles para crear formularios con una apariencia comportamiento similar al de
los cuadro de dialogo existentes en todas las aplicaciones de Microsoft Windows.

Utilice formularios para editar los registros de las tablas o para introducir nuevos registros. Al igual
que ocurre con las tablas, los formularios pueden mostrarse en varios modos de visualización:
Vista formulario
Esta vista nos sirve para utilizar el formulario en su fase final, nos permite realizar la introducción de
los datos.

Vista diseño
Esta vista permite trabajar con los elementos del formulario para refinar la apariencia y el
funcionamiento de este.

Vista presentación
Esta vista trabaja de manera similar a una vista preeliminar en Word, nos permite ver la ubicación de
los botones, las etiquetas y demas objetos que contenga nuestro formulario.

Para ver un poco acerca de la funcionalidad de los formularios vamos a crear uno sencillo,
continuaremos con el ejemplo de la tabla de Cliente. La tabla que será la base para crear nuestro
formulario debe ser la siguiente, en caso de que no la tengas, realizala.

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Ahora que tenemos la tabla, vamos a realizar un formualrio para introducir datos, el primer paso es
dar clic izquierdo sobre la pestaña crear.

Despues damos clic sobre el botón de Diseño de Formulario.

Nos aparece la siguiente ventana en la cual vamos a comenzar a crear nuestro formulario.

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Para comenzar a agregar datos a nuestro formulario seleccionamos la opción AGREGAR CAMPOS
EXISTENTES, una vez hecho esto nos aparece una columna en la parte derecha en la cual
seleccionaremos los campos que contendrá nuestro formulario, presionando doble clic sobre cada
campo.

Dar doble clic sobre cada

De esta manera deben quedar uno de los campos para
los campos que agregamos, agregarlos al formulario
podemos arrastrarlos hasta
acomodarlos donde
consideremos necesario

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Para ver cómo va quedando nuestro formulario acudimos a la Vista formulario.

Si observamos el formulario nos daremos cuenta de que la interfaz es muy simple, aun nos falta agregar
botones, imágenes, colores y etiquetas.

Ahora vamos a modificar el color del fondo de nuestro formulario, primero debemos regresar a la

vista de diseño, para después dar clic sobre el botón HOJA DE PROPIEDADES.

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Notaras que en la parte derecha nos apareció otra columna, esta contiene las propiedades de nuestro
formulario. Para modificar el color del fondo del formulario damos clic sobre la cuadricula del
formulario, ahora seleccionamos la opción que dice color de fondo y seleccionamos el color Azul
claro.

El formulario nos queda de la siguiente manera:

Vamos a agregar una imagen relacionada a nuestro formulario esta imagen la encontraras en la carpeta
de la práctica 4, para colocarla debemos dar clic sobre el botón que se indica en la imagen:

Esta acción nos manda a otra pantalla, aquí debemos seleccionar la imagen.

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Seleccionamos la imagen de nuestro agrado, y damos clic en abrir, nota que la imagen fue colocada
sobre nuestro formulario (la imagen puede ser arrastrada hacia cualquier parte de nuestro formulario).

Ahora vamos agregar un titulo para el formulario, al cual llamaremos CLIENTES, para agregar el
titulo damos clic sobre el botón indicado en la siguiente imagen:

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Después de escribir el titulo nuestro formulario quedará de la siguiente manera:

Vamos a agregar una etiqueta para indicar como se debe llenar el formulario, la etiqueta la agregamos
dando clic sobre el botón que se muestra a continuación:

Para que nos aparezca la etiqueta debes hacer clic sobre el cuadriculado del formulario, escribe lo
siguiente: “Llena el formulario con datos veraces y de manera correcta”, podemos arrastrar la etiqueta
de manera que se aloje en la parte superior del Formulario.

Para darle formato al texto, seleccionamos la etiqueta y en la cinta de opciones aparecen las
herramientas para darle formato.

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Después de darle un mejor formato a nuestro formulario vamos a crear

botones para agregar registros, borrar registros o salir de nuestro
formulario.
Primeramente vamos agregar un botón para agregar registros, lo creamos dando clic sobre el botón
que se indica en pantalla:

Para agregar el botón da clic sobre el formulario.

Una vez que diste clic sobre el formulario, debemos especificar la acción que va a realizar nuestro
botón en la pantalla siguiente:

Esta pantalla nos pregunta acerca de la función del botón, seleccionamos operaciones con registros,
luego seleccionamos en la parte derecha agregar nuevo registro.

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Posteriormente damos clic en .

Ahora nos muestra la siguiente pantalla, en esta nos pregunta si queremos que el botón contenga
texto o imagen para su distinción, seleccionamos texto y damos clic en siguiente.

Al dar clic en el botón siguiente nos manda a la siguiente pantalla, aquí debemos asignar un nombre
para nuestro botón, esto para reconocerlo en caso de tener más botones, escribimos el nombre

“Agregar” y damos clic en finalizar.

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Después de dar clic en finalizar, observa que ya tenemos el botón con el nombre agregar nuevo
registro, vamos a probar el botón, primero acude a la Vista Formulario, cuando te encuentres en
esa vista llena los campos con tus propios datos, después de llenar el formulario, da clic sobre el botón
que acabas de crear.
Para ver que realmente agregaste tus datos a la tabla Cliente, acude a la Vista hoja de datos, ahí
notaras que los datos que agregaste en el formulario se almacenaron en la tabla alumnos.

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En caso de que en nuestro formulario necesitemos poner la hora y fecha, hacemos lo siguiente,
regresamos a la vista de diseño, y seleccionamos el botón que se muestra en la imagen:

Damos clic en Aceptar en la pantalla que nos aparece y nos colocará la hora y la fecha.
Nuevamente agregaremos botones, vamos a agregar un botón para eliminar, para hacerlo realizamos
los mismos pasos que hicimos para colocar el botón de agregar nuevo registro, solo que ahora
copiamos los datos que vemos en las siguientes imágenes:

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El botón agregado queda de la siguiente manera:

Por último vamos a agregar un botón para cerrar nuestro formulario, lo agregamos de la misma
manera que los botones anteriores, copia los valores de las imágenes.

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Por ultimo guárdalo dando clic derecho sobre la pestaña que dice “formulario”, utiliza el nombre
“Cliente”.

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Aquí tenemos el resultado final de nuestro pequeño formulario, cabe mencionar que solo vimos las
operaciones básicas de los formularios, en la siguiente práctica aplicaremos más funciones.

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