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Bogot D.C.,
URGENTE
Respetada seora:
Procedente de la Superintendencia Nacional de Salud, hemos recibido su comunicacin en la
cual formula algunos interrogantes relacionados con la obligacin de la implementacin de la
historia clnica digitalizada de conformidad con lo previsto en el pargrafo transitorio del artculo
1121 de la Ley 1438 de 20112, entre otras inquietudes. Al respecto y previas las siguientes
consideraciones, me permito manifestar:
En primer lugar, debe indicarse que a travs del memorando 201513000229853, la Oficina de
Tecnologa de la Informacin y la Comunicacin TIC de este Ministerio, emiti concepto
tcnico frente a los temas consultados y con base en ste procedemos a responder segn el
orden en el cual fueron enlistadas, cada una de las preguntas, as:
PRIMERO.- Solicito que se me informe cuales son los requisitos legales para que la
historia clnica digitalizada tenga valor probatorio.
Sobre el particular, el concepto tcnico antes referido, seal:
()
La Circular 1 de 2015 del Archivo General de la Nacin, en la cual se establece el alcance de la
expresin: cualquier medio tcnico que garantice su reproduccin exacta hace recomendaciones
relacionadas con los medios tcnicos, la reproduccin exacta y la disposicin final de la informacin
cuando se implementen procesos tecnolgicos para administrar la informacin, o las entidades
deseen utilizarlos en cumplimiento de otras normas legales, en los cuales se utilicen las expresiones:
ARTCULO 112. ARTICULACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN. El Ministerio de la Proteccin Social, a travs del Sistema Integrado de
Informacin de la Proteccin Social (Sispro), articular el manejo y ser el responsable de la administracin de la informacin.
Las bases de datos de afiliados en salud se articularn con las bases de datos de la Registradura Nacional del Estado Civil, el Ministerio de Hacienda
y Crdito Pblico, la Direccin de Aduanas e Impuestos Nacionales, el Sisbn y de las Entidades Promotoras de Salud para identificar a los
beneficiarios y su lugar de residencia, entre otras, dicha articulacin deber estar implementada antes del 31 de diciembre de 2012.
La identidad de los usuarios y beneficiarios se verificar mediante procesamiento y consulta de la base de datos de la Registradura Nacional del
Estado Civil.
PARGRAFO TRANSITORIO. La historia clnica nica electrnica ser de obligatoria aplicacin antes del 31 de diciembre del ao 2013, esta tendr
plena validez probatoria.
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Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.
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Al punto, es necesario aclarar que las disposiciones contenidas en el Captulo VIII del Ttulo
XIII, Seccin Tercera, Libro Segundo del Cdigo de Procedimiento Civil, fueron derogadas por
el artculo 626 de la Ley 1564 de 20123, as:
ARTCULO 258. INDIVISIBILIDAD Y ALCANCE PROBATORIO DEL DOCUMENTO.<Artculo
derogado por el literal c) del artculo 626 de la Ley 1564 de 2012. Rige a partir del 1o. de enero de
2014, en forma gradual, en los trminos del numeral 6) del artculo 627> La prueba que resulte de
los documentos pblicos y privados es indivisible y comprende aun lo meramente enunciativo
siempre que renga relacin directa con lo dispositivo del acto o contrato.
Adicionalmente, debe indicarse que el artculo 13 del Acuerdo 03 de 2015, del Archivo General
de la Nacin, respecto a la conservacin de los documentos electrnicos, prev:
Artculo 13. Garantas de conservacin y preservacin a largo plazo. Los documentos electrnicos
podrn conservarse, ya sea en el mismo formato a partir del que se origin el documento o en otro
cualquiera que asegure su originalidad as como la autenticidad, la integridad, la disponibilidad y
confiabilidad necesaria para reproducirlo. As mismo la autoridad deber garantizar que la migracin de
los documentos electrnicos a otros formatos y soportes que garanticen la conservacin y preservacin a
largo plazo, el acceso y la disponibilidad en el tiempo establecido en las Tablas de Retencin
Documental.
Por medio de la cual se expide el Cdigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones.
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TERCERO.
De desaparecer fsicamente la historia clnica, los anexos, el
consentimiento informado y el contrato de prestacin de servicios, cmo se demostrara
que al paciente le fue explicado amplia y suficientemente los procedimientos como lo
exige la normatividad vigente. En este mismo sentido, como se probara la aceptacin de
los servicios prestados por parte del paciente.
CUARTO. Que documentos de la historia clnica se deben diligenciar con la firma del
paciente en original y quien tiene la custodia de los mismos.
Para absolver estos interrogantes, la Oficina de Tecnologa de la Informacin y la Comunicacin
TIC, indic:
()
La Resolucin 1995 de 1999 por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clnica,
expedida por el entonces Ministerio de Salud, reconoci el derecho de los prestadores de servicios de
salud a utilizar programas automatizados para el diligenciamiento y manejo de las historias clnicas,
atendiendo las instrucciones establecidas por el Archivo General de la Nacin en la Circular No 2 de 1997
o las normas que la modifiquen.
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ARTCULO 28. Atributos jurdicos de una firma digital. Cuando una firma digital haya sido fijada en
un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tena la intencin de acreditar ese
mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo.
PARGRAFO. El uso de una firma digital tendr la misma fuerza y efectos que el uso de una firma
manuscrita, si aqulla incorpora los siguientes atributos:
1. Es nica a la persona que la usa.
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A su vez, el artculo 18 ibdem, respecto al uso de medios tcnicos de registro en la historia
clnica, prev:
ARTCULO 18.- DE LOS MEDIOS TCNICOS DE REGISTRO Y CONSERVACIN DE LA HISTORIA
CLNICA.
Los Prestadores de Servicios de Salud pueden utilizar medios fsicos o tcnicos como computadoras y
medios magneto-pticos, cuando as lo consideren conveniente, atendiendo lo establecido en la circular 2
de 1997 expedida por el Archivo General de la Nacin, o las normas que la modifiquen o adicionen.
Los programas automatizados que se diseen y utilicen para el manejo de las Historias Clnicas, as
como sus equipos y soportes documentales, deben estar provistos de mecanismos de seguridad, que
imposibiliten la incorporacin de modificaciones a la Historia Clnica una vez se registren y guarden los
datos.
En todo caso debe protegerse la reserva de la historia clnica mediante mecanismos que impidan el
acceso de personal no autorizado para conocerla y adoptar las medidas tendientes a evitar la destruccin
de los registros en forma accidental o provocada.
Los prestadores de servicios de salud deben permitir la identificacin del personal responsable de los
datos consignados, mediante cdigos, indicadores u otros medios que reemplacen la firma y sello de las
historias en medios fsicos, de forma que se establezca con exactitud quien realiz los registros, la hora y
fecha del registro.
Adicionalmente, debe sealarse que la Ley Estatutaria 1751 de 2015, reglamenta el derecho
fundamental a la salud, como un derecho autnomo e irrenunciable en lo individual y en lo
colectivo, disposicin normativa que en el literal g) de su artculo 10, previ que las personas
tienen derecho en la prestacin del servicio de salud: A que la historia clnica sea tratada de
manera confidencial y reservada y que nicamente pueda ser conocida por terceros, previa autorizacin
del paciente o en los casos previstos en la ley, y a poder consultar la totalidad de su historia clnica en
forma gratuita y a obtener copia de la misma .
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De lo expuesto, se concluye que la historia clnica electrnica debe cumplir con los requisitos
pertinentes sealados en la Ley 527 de 19994, la Resolucin 1995 de 1999, el Decreto 2364 de
2012, las directrices que al respecto emita el Archivo General de la Nacin AGN y la
reglamentacin de la Ley 1753 de 2015 que para el efecto se expida.
El anterior concepto tiene los efectos determinados en el artculo 28 del Cdigo de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido en su Ttulo II, por el
artculo 1 de la Ley 1755 de 20155.
4 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones.
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Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Peticin y se sustituye un ttulo del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo
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Contencioso Administrativo.