UNIDAD 3

Adquisicin de medicamentos y dispositivos mdicos

Introduccin
El objetivo de este proceso es gestionar la adquisicin de los medicamentos, dispositivos mdicos y
materiales requeridos para la prestacin y desarrollo de los servicios de salud de la institucin, con
eficiencia, calidad y oportunidad.
Como elementos de entrada al proceso de adquisicin en una Institucin prestadora de
Servicios de Salud est el listado bsico y el plan de compras.
La adquisicin podemos dividirla en tres momentos:
gg El primero es la planeacin, cuyo papel fundamental y
determinante en toda la adquisicin comprende la formulacin
de polticas, objetivos y funciones, as como la definicin de las
cantidades de compras y la modalidad por utilizar.

gg El segundo paso es la ejecucin, mediante la cual se lleva a

cabo la adjudicacin de medicamentos y dispositivos mdicos.

gg Por ltimo, est la evaluacin tanto del proceso y del

cumplimiento de ste frente a lo programado.

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Propsitos de formacin
A partir del estudio de esta unidad, Usted podr:
gg Realizar la planeacin y solicitud de las necesidades de los medicamentos y dispositivos
mdicos de la institucin o establecimiento de acuerdo a sus requerimientos.
gg Garantizar que los medicamentos y dispositivos mdicos cumplan con las condiciones de
calidad y entrega oportuna.

Criterios de evaluacin
Para un adecuado desempeo en esta unidad se espera que usted:
gg Explique la poltica del comit de compras de una institucin para la adquisicin de medicamentos
y dispositivos mdicos.
gg Identifique las actividades y responsabilidades correspondientes al proceso de adquisicin de
medicamentos y dispositivos mdicos.
gg Identifique la gestin de los proveedores en el proceso de compras segn poltica de la
institucin o establecimiento.

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C ONTENIDO

Sesin No. 8 Comit de compras de la Institucin Prestadora de

Servicios de Salud.
Qu hace el Comit de Compras?
El comit de compras de la institucin es el encargado de aplicar la poltica de compra de la
institucin.
1. Poltica de compras
La poltica de compra deben tener en cuenta los siguientes criterios:
gg Relacin a largo plazo con los proveedores.
gg Responsabilidades durante el proceso.
gg Niveles de inventario.

gg Tiempo para el cual se efecta la compra.

gg Modalidad de la compra (licitacin, compra directa, subastas, etc.).

gg Los medicamentos y dispositivos mdicos a comprar deben corresponder al listado bsico de

la institucin.
gg Cundo y cmo comprar fuera del listado bsico (urgencia evidente).
gg Manejo de donaciones.

2. Funciones del comit

gg Verificar las cotizaciones que respaldan la evaluacin de las ofertas y analizar las ofertas con
los criterios definidos para recomendar la adjudicacin del contrato o la contratacin directa.
gg Solicitar al director tcnico del servicio farmacutico el concepto tcnico para la adquisicin de
los medicamentos y dispositivos mdicos.
gg Evaluar el plan de compras y sugerir cualquier modificacin.

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gg Realizar la adquisicin a travs del estatuto de contratacin pblica o de la normatividad vigente

para la contratacin privada o comercial segn el caso.
gg Aplicar la poltica de regulacin de precios de medicamentos, la cual se resume en la Circular
nmero 04 de 2006 de la Comisin Nacional de Precios de Medicamentos.

3. Modalidades de compra
La modalidad de compra est dada como una poltica interna de la institucin. La compra
puede hacerse mediante diferentes modalidades, entre las que se encuentran: los concursos de
proveedores, las compras directas y las entregas contratadas.
La modalidad de compra se escoge teniendo en cuenta factores de diferente orden: legislacin
vigente, costo, gasto en el proceso, servicios del proveedor y control del proceso.
La legislacin define en gran parte la naturaleza de la modalidad, por cuanto seala tipo de compras
segn la cuanta y nmero de proveedores.
Es importante resaltar que la institucin realiza su proceso de compra de acuerdo a lo establecido
en el manual de contratacin que esta adopte.
Para el manejo adecuado de las donaciones se deben tener en cuenta los cuatro principios bsicos,
ajustados a los criterios de la Organizacin Mundial de la Salud - OMS (1996):
zz Todas las donaciones debern beneficiar a quienes la reciben.
zz Deben respetarse los deseos y autoridad del beneficiario.
zz No debe haber discriminacin en la calidad de los productos.
zz Debe establecerse un mecanismo efectivo de comunicacin entre el donante y el
beneficiario.
Aunque hay diferentes escenarios para las donaciones de medicamentos y dispositivos mdicos
como situaciones de emergencia o ayudas gubernamentales, las directrices de la OMS se pueden
aplicar a todos los casos.
Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus preguntas al docente
sobre las dudas que tenga del tema.

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Sesin No.9 Gestin de proveedores

Recordemos, un proveedor es aquella persona o empresa que abastece con algo a otra empresa
con el fin de ofrecer un servicio.
Existen tres tipos de proveedores para las empresas: proveedores de bienes, de servicios y de
recursos. Para el caso que nos ocupa el proveedor de medicamentos y dispositivos mdicos es un
proveedor de bienes.
La gestin de proveedores se basa en la relacin del proveedor con la institucin. El objetivo
fundamental de esta relacin con el proveedor es mejorar el aseguramiento de la calidad y eliminar
las insatisfactorias condiciones existentes entre el proveedor y el comprador. Es importante aclarar
que este proceso es liderado por el jefe de compras de la institucin o quien haga sus veces y segn
lineamientos establecidos por el comit de compras.

1. Aspectos a tener en cuenta en la gestin de proveedores.

gg El comprador y proveedor deben ser independientes y respetar esta independencia.
gg El comprador debe dar informacin clara sobre lo que desea.
gg El comprador y el proveedor son responsables de la garanta de la calidad.
gg El contrato entre las partes debe contemplar: calidad, cantidad, precio, tiempo, condiciones de
entrega y forma de pago.
gg El proveedor debe certificar y garantizar una calidad satisfactoria, respaldada por protocolos.
gg Las partes deben acordar los medios de evaluacin.
gg Las partes deben conocer los procedimientos para la solucin de conflictos.
gg Las partes deben intercambiar la informacin necesaria para ejecutar un mejor control de
calidad.
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gg Las partes deben controlar eficientemente las actividades comerciales.

gg Comprador y proveedor deben prestar siempre la debida atencin a los intereses del consumidor.
Para que lo enunciado anteriormente pueda cumplirse, es necesario contar con un listado de
proveedores potenciales e invitarlos a inscribirse en el registro de proveedores, esta inscripcin se
hace ante la jefatura de compras de la institucin o quien haga sus veces. Para lo cual se diligencia
un formato que debe contener la siguiente informacin:
Identificacin del proveedor, productos, condiciones de distribucin. Como anexos al registro
deben aparecer documentos exigidos de acuerdo con las condiciones administrativas, financieras y
tcnicas. A estas condiciones y de acuerdo a lo establecido en la poltica de compras de la institucin
se les podr asignar un puntaje total sobre 100, dando un porcentaje deseado a lo administrativo, a
lo financiero y a lo tcnico.
La condicin tcnica es competencia del director del servicio farmacutico y comprende todos los
requerimientos de calidad, cantidad y entrega de los insumos.
gg Especificaciones tcnicas de los medicamentos y dispositivos mdicos.
gg Protocolos de calidad para lotes.
gg Formas de entrega.
gg Recepcin tcnica y documentos para pedido y entrega.
gg Garantas de calidad.
gg Polticas de devoluciones.
gg Fichas tcnicas.
2. Valoracin de proveedores
Es el proceso mediante el cual la institucin realimenta a sus proveedores en cuanto a la calidad,
tanto del servicio como de los productos recibidos en un tiempo determinado, caracterizadas por el
respeto, la confianza y el compromiso de ambas partes de trabajar en equipo.
En este proceso se evalan los factores crticos para tener en cuenta en la prestacin del servicio,
llevando un registro de las no conformidades, las cuales se comparan con la tabla de puntajes, y
se le asigna un puntaje de acuerdo al cumplimiento en cada uno de los aspectos que se evalan.
Ej: Cumplimiento en la entrega, atencin oportuna, calidad de los productos, descuentos por
negociacin, etc.

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En la valoracin para la calidad del servicio se deben tener en cuenta:

zz
zz
zz
zz
zz
zz
zz

Oportunidad en la entrega.
Pedido completo.
Informe oportuno de la situacin del pedido.
Atencin al servicio.
Sostenimiento de las ofertas.
Poltica en el manejo de devoluciones.
Cumplimiento de las especificaciones administrativas.

Para la valoracin de la calidad del producto se debe tener en cuenta como objetivo fundamental
evaluar el cumplimiento de las especificaciones tcnicas de los productos recibidos en cuanto a sus
caractersticas organolpticas, que son aquellas que se pueden percibir por los sentidos (color, olor,
textura). Fisicoqumicas, microbiolgicas y material de acondicionamiento, concepto que debe ser
emitido por el director del servicio farmacutico.
Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus preguntas al docente
sobre las dudas que tenga sobre el tema.

Actividad de aprendizaje No. 3

Apreciado estudiante: Recuerde que debe estar atento a la actividad
de aprendizaje propuesta por sus docentes.
Dependiendo de las indicaciones de su docente, existen unas fechas
establecidas y un medio indicado para el envo de la actividad.
Muchos xitos con la realizacin de esta actividad!!

Anotaciones:

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Sesin No. 10 Programacin y mtodo de estimacin de necesidades

La programacin de necesidades se realiza de acuerdo a los lineamientos establecidos por el comit
de compras.
El servicio farmacutico de la IPS o el establecimiento farmacutico determinar la cantidad de
medicamentos y dispositivos mdicos que requiere para cierto periodo teniendo en cuenta:
la poblacin usuaria, consumo histrico, perfil epidemiolgico comparado con la definicin de
necesidades de los servicios, la oferta de servicios y el presupuesto disponible.
La programacin de necesidades debe cumplir con los siguientes requisitos:

Definir periodo de anlisis y de proyeccin de necesidades.

Definir los consumos promedios de los medicamentos y dispositivos mdicos.

Programar las cantidades a adquirir teniendo en cuenta los indicadores de: Punto de
reposicin, consumos promedios, niveles mnimos y mximos y tiempos de reposicin.

Definir prioridades de acuerdo con el presupuesto disponible y al peso econmico
de cada medicamento dentro del total de la compra (clasificacin ABC/VEN) de los
medicamentos o cualquier otro mtodo idneo para tal fin.

Definir la programacin de entregas de la compra de acuerdo con la modalidad de
adquisicin y el flujo de caja de la institucin.

2. Mtodo de estimacin de necesidades

Para definir el mtodo de estimacin de necesidades, la IPS deber tener en cuenta los lineamientos
establecidos por el Comit de Farmacia y Teraputica.
Dentro de los mtodos mas frecuentes estn los siguientes:
gg Perfil epidemiolgico o morbilidad: Recomendado por la OMS, se basa en la frecuencia de
la morbilidad y protocolos de tratamiento.
El proceso consiste en listar las enfermedades con sus frecuencias de aparicin en la poblacin e
indicadores de prevalencia o incidencia (nmero total de casos presentados), informacin que se
puede tomar de diferentes fuentes como: registros diarios de consulta, historias clnicas, egresos
hospitalarios, certificados de defuncin.
De esta manera se conocen las principales causas de morbimortalidad, las cuales se confrontan con
las guas o protocolos de tratamiento para definir los medicamentos ms indicados para tratarlas.
Se calculan los medicamentos necesarios en el tratamiento especfico para cada morbilidad y por
grupo etreo por un periodo mnimo de un ao.

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Ejemplo:
Morbilidad
Frecuencia
Esquema de Tratamiento
Cantidad Total por Tratamiento
Porcentaje de Utilizacin
Cantidad Necesaria

Ascariasis
3.460 casos/ao (nios menores de 5-14 aos).
Mebendazol 100 mg tabletas, 1 tableta 2 veces/da por 3 das.
6 Tabletas
70% de los casos.
2.422 x 6 = 14.532 tabletas/ao.

gg Consumo histrico
Es el registro histrico de las cantidades despachadas y registradas en la frmula mdica en
promedio (cada mes, semana, da). Este promedio se hace teniendo en cuenta la informacin
de un periodo (ltimos tres, seis o doce meses), se actualiza peridicamente (semanalmente,
mensualmente). Adems, sirve para calcular otros parmetros de control, como niveles mnimos y
mximos de existencia con los cuales puede calcularse al mismo tiempo la cantidad para comprar.
Debe tenerse en cuenta que el comportamiento de estos consumos no es lineal y muchas veces
se presentan agotamientos de existencia que afectan su movimiento real. Cuando esto ocurre slo
se tiene en cuenta los periodos con existencia.
Ejemplo: El medicamento Acetaminofn 500 mg tabletas presenta el siguiente consumo durante
6 meses:
200 Tabletas
250 Tabletas
180 Tabletas
150 Tabletas
0 Tabletas
170 Tabletas

Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo (medicamento no disponible)
Junio

La sumatoria del consumo en 6 meses da un total de: 950 tabletas.

Para determinar el consumo promedio mensual (CPM), se tiene en cuenta el desabastecimiento
presentado en el mes de mayo y se divide 950 / 5, para un CPM = 190 tabletas.
En caso de que en el mes de mayo el registro de 0 correspondiera a consumo (no presenta
salidas o egresos y se encuentra disponible), el CPM se obtiene de dividir 950 / 6 = 158 tabletas

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Observe la diferencia del CPM del medicamento Acetaminofn tabletas en dos (2) situaciones
diferentes.
gg Consumo ajustado
Este mtodo slo se utiliza cuando no se cuenta con informacin, por lo que es necesario tomar la
informacin de una regin similar demogrficamente, as como en factores ambientales y culturales.
Con esta informacin se toma la decisin de cuantificar por perfil de morbilidad o por el histrico.

Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus preguntas al
docente sobre las dudas que tenga sobre el tema.

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Sesin No.11 Elaboracin del plan de compras.

Plan de compras

Es necesario tener en cuenta las siguientes variables o elementos para la elaboracin de un
adecuado plan de compras, que se ajuste a las necesidades de la IPS para la atencin de sus
usuarios.
gg Consumo promedio (CPM)
Se define como la cantidad del medicamento o dispositivo mdico que se consume en un periodo
de un mes. Se toma la informacin de los consumos obtenidos en la estimacin de las necesidades,
ya sea por consumo histrico o perfil epidemiolgico.
gg Tiempo de reposicin (TR)
Es el tiempo durante el cual se realizan todas las actividades propias de la compra, las cuales
varan de acuerdo a la modalidad de compra y de los proveedores seleccionados. En algunos
sistemas de salud este periodo se duplica por los trmites administrativos. Este tiempo se toma
desde la fecha en que se inicia la solicitud, hasta el momento en que se recibe el medicamento en
la respectiva dependencia.

Debe establecerse en fraccin de tiempo, expresado en meses.

Ejemplo:
TR: 25 das. Fraccin de tiempo = 25 das/30 das = 0.83 meses
gg Nivel mnimo existencias (NmE)
Representa la cantidad de reserva o seguridad para evitar ruptura o agotamientos en el inventario
que pueden generar demanda insatisfecha.

NmE= CPM x TR (expresado en meses).

gg Punto de reposicin (PR)

Es la cantidad en existencia que realmente da inicio al proceso de compra.
Es la relacin entre la existencia de seguridad (NmE) y la demanda o consumo promedio mes
(CPM) de un periodo en el cual pueda reponerse la existencia y alcanzar nuevamente un nivel de
normalidad.

PR= NmE + (CPM x TR) o PR= 2NmE.

gg Nivel mximo de existencia (NME)

Representa la cantidad tope que no debe sobrepasarse porque compromete los recursos de
la institucin. Para calcularlo se cuenta con el nivel mnimo de existencia (NmE), el consumo
promedio (CPM) y el nmero de meses estimado para la compra.

NME= CPM + (NmE x nmero de meses estimado para la compra).

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gg Cantidad a comprar
Es la cantidad a solicitar de cada medicamento y dispositivo mdico para cubrir las necesidades
del periodo.

Cantidad a comprar = (NME NmE) + (PR E).

Con las siguientes variables es posible calcular la cantidad a comprar en los casos en que el
consumo de dichos insumos es regular y cuando no ocurren cambios importantes en el perfil
epidemiolgico de la poblacin atendida.
Estas estimaciones nos llevan al plan de compras.
A

Item Existencias

CPM

TR
(fraccin de
tiempo)

NmE
(c x d)

PR
(2 x e)

NME
Valor
c + (e x No. de
Cantidad a comprar Valor
Total
meses estimado para
(g-e) + (f-b)
unitario (i x h)
la compra)

Cuando se cuenta con herramientas sistematizadas, como hojas de Excel, es importante conocer
las frmulas que se manejan para hacer los diferentes clculos y determinar si es necesario hacer
algn cambio cuando se requiera, logrando un ajuste a las necesidades reales.

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Sesin No. 12 Priorizacin, ejecucin y evaluacin de la compra

1. Priorizacin de la compra
Para los casos en que la institucin o establecimiento no dispone del recurso econmico para
realizar la totalidad de la compra, es importante considerar una forma apropiada de priorizacin.
gg Vitales (V)
Medicamentos absolutamente indispensables, su carencia o existencia parcial puede ocasionar
graves consecuencias para la poblacin atendida. Compromete la atencin adecuada y, por lo
tanto, la vida de los pacientes. Ocasionan recadas, incapacidad laboral e incapacidad permanente.

Ejemplo: Dipirona sol. inyectable, isosorbide 5 mg tableta sublingual, hidrocortisona sol.

inyectable.
gg Esenciales o menos vitales(E)
La carencia o existencia parcial de estos medicamentos puede llevar a incapacidades transitorias
o limitantes algunas veces. La frecuencia y gravedad de las enfermedades es menor que la del
grupo de los vitales.

Ejemplo: Acetaminofn 500 mg tabletas, ibuprofeno 400 mg tabletas, diclofenaco 75 mg

sol. inyectable.
gg No esenciales(N)
La carencia o existencia parcial de estos medicamentos no indica agravamiento de los problemas
de salud, de cronicidad, accin incapacitante o limitante. Son medicamentos menos indispensables,
de acuerdo a la baja frecuencia y gravedad de las enfermedades para las cuales estn indicados.

Ejemplo : Albendazol 200 mg tabletas, hidrocortisona 1 % crema, multivitaminas sol.

oral.
Puede tambin priorizarse la compra utilizando la clasificacin ABC o Ley de Pareto.
gg Grupo A: Corresponde a los de ms alto costo. Un nmero relativamente reducido de los
medicamentos representa, en trminos generales, una proporcin significativa de los costos totales
del presupuesto. Entre el 15% y el 25% de los productos cuestan el 80% del presupuesto.

gg Grupo B: Corresponde a los de un porcentaje medio. Entre el 25%y el 35% de los medicamentos
cuestan el 15% del presupuesto.
gg Grupo C: Corresponde a los de ms bajo porcentaje. Entre un 50% a 60% de los medicamentos
cuestan el 5% del presupuesto.

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2. Ejecucin de la compra
El jefe de compras de la institucin o establecimiento realizar las siguientes actividades previas a
la reunin del comit de compras:
gg Elaborar el presupuesto de compra
gg Actualizar el registro de proveedores y elaborar pliego de condiciones.
gg Invitar a cotizar a proveedores, solicitando la ficha tcnica por medicamento y dispositivo
mdico.
gg Recepcionar y valorar la documentacin entregada por los proveedores.
gg Analizar las cotizaciones y cumplimiento de requisitos.
gg Preparacin y evaluacin de cuadro de ofertas, con proveedores que cumplen requisitos.
gg Solicitar al director del servicio farmacutico el concepto tcnico de los medicamentos cotizados.
En la reunin del comit de compras se evaluarn las ofertas de los proveedores teniendo en
cuenta: documentacin, servicio, precio y producto.
Una vez asignados los medicamentos y dispositivos mdicos a los proveedores seleccionados se
realizarn las siguientes actividades:
gg Socializacin a los proveedores en la cual se da a conocer los resultados de la compra.
gg Entrega de rdenes de compra y contratos a proveedores.
gg Actualizacin del kardex de proveedores.
gg Recepcin tcnica por parte del servicio farmacutico de los insumos adquiridos.
3. Evaluacin de las compras
Despus del proceso de ejecucin de las compras es necesario seguir controlando y evaluando el
cumplimiento de las decisiones y polticas definidas por el comit de compras.
El jefe de compras realiza la evaluacin de la compra, la cual debe incluir:
gg Revisin mensual al kardex de proveedores, garantizando la actualizacin de la informacin
y documentacin como: razn social, representante legal, direcciones, nmeros de telfonos,
registro de productos nuevos.

gg Revisin de vencimientos de documentos como: registro sanitario, certificado de buenas

prcticas de manufactura, certificacin ISO, registro de proponentes.
gg Evaluar peridicamente el plan de compras, proveedores, la regulacin de precios, la ejecucin
del presupuesto.

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En el proceso de adquisicin se plantean indicadores de gestin bsicos de eficacia, eficiencia y

efectividad, para su evaluacin y mejoramiento, los cules deben ser ajustados para cada institucin.
Indicador de eficiencia - Porcentaje de cumplimiento del plan de compras.
El objetivo de este indicador es medir la ejecucin del plan de compras.
La operacionabilidad del indicador es:
No. total de medicamentos adquiridos segn el plan de compras
x 100
No. total de medicamentos solicitados en el plan de compras en el mismo periodo.
Cuando el indicador arroja resultados no satisfactorios, deben tomarse acciones correctivas
claras identificando la causa.
Para este caso pueden darse las siguientes causas:
Que las compras de la institucin no correspondan a lo solicitado, o que no se presenten
cotizaciones por parte de los proveedores.
Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus preguntas al
docente sobre las dudas que tenga sobre el tema.

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