Manual Del Curso Intro Idea 9

VERSION NINE
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INTRODUCTORY TRAINING GUIDE
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CaseWare IDEA Inc.
469 King Street West, 2nd Floor
Toronto, Ontario
M5V 1K4
Impreso y encuadernado en Canad
Noviembre de 2012
CONTENIDO
SECCIN 1
Introduccin a IDEA .................................................................................................... 11
1.1.
Introduccin ............................................................................................................12
1.2.
Las etapas del uso de IDEA ..................................................................................14
1.3.
1.2.1.
Determinar si IDEA es apropiado para la auditora .................................14
1.2.2.
Identificar dnde se puede usar IDEA .....................................................14
1.2.3.
Obtencin de los datos ............................................................................15
1.2.4.
Analizar los datos ....................................................................................16
1.2.5.
Revisar su anlisis, la limpieza el mantenimiento ...................................16
Preparacin de la capacitacin ..............................................................................17

1.3.1.
Instalacin de los archivos de capacitacin ............................................17
1.3.2.
Cargar IDEA ............................................................................................17
1.4.
Componentes de IDEA ..........................................................................................19
1.5.
Sistema de Ayuda de IDEA....................................................................................21

Ejercicio 1A:
Navegar por la Ayuda de IDEA .....................................22
SECCIN 2
Administracin de bases de datos ............................................................................ 25
2.1.
Gestin de proyectos .............................................................................................26

Ejercicio 2A:
Crear un proyecto ..........................................................27
Ejercicio 2B:
Seleccionar un proyecto ................................................28
Gua del curso de introduccin a IDEA Versin Nueve
2.2.
Biblioteca ............................................................................................................... 29
2.2.1.
Biblioteca de proyecto, Biblioteca local y Biblioteca corporativa
29
2.2.2.
Grupos de biblioteca ............................................................................... 30
2.3.
El Explorador de archivos ...................................................................................... 33
2.4.
Administracin de bases de datos ......................................................................... 36

2.4.1.
Crear subcarpetas .................................................................................. 36
2.4.2.
Copiar y mover bases de datos .............................................................. 36
2.4.3.
Marcar bases de datos ........................................................................... 36
2.4.4.
Desbloquear bases de datos .................................................................. 37
SECCIN 3
Obtener e importar los datos ..................................................................................... 39
3.1.
3.2.
Antes de usar IDEA ............................................................................................... 40

3.1.1.
Planificacin ............................................................................................ 40
3.1.2.
Solicitud de los datos .............................................................................. 40
3.1.3.
Transferencia de los datos ...................................................................... 40
3.1.4.
Diferentes tipos de archivos .................................................................... 40
Importar un archivo de Microsoft Excel ................................................................. 42

Ejercicio 3A:
Importar un archivo Microsoft Excel ............................. 42
3.3.
Modificar campos................................................................................................... 46
3.4.
Importar un archivo dBASE ................................................................................... 49

Ejercicio 3B:
3.5.
Importar un archivo de Microsoft Access .............................................................. 51

Ejercicio 3C:
3.6.
Importar un archivo Microsoft Access ........................... 51
Importar archivos CVS........................................................................................... 54

Ejercicio 3D:
3.7.
Importar un archivo dBASE .......................................... 49
Importar un archivo CSV............................................... 54
Importar otros archivos con Report Reader .......................................................... 58

Ejercicio 3E:
Importar un archivo de informe impreso ....................... 59
SECCIN 4
Conciliacin y evaluacin de los datos ..................................................................... 71
4.1.
Principios de conciliacin ...................................................................................... 72
4.2.
Total de control ...................................................................................................... 73

Ejercicio 4A:
Conciliar los datos usando la propiedad Total de

Control........................................................................... 73
Contenido
4.3.
Estadsticas de Campo ..........................................................................................74

Ejercicio 4B:
4.4.
4.5.
Indexar ...................................................................................................................76
Ejercicio 4C:
Indexar una Base de datos por un campo ....................76
Ejercicio 4D:
Indexar una Base de datos por mltiples campos ........77
Agrupar registros ....................................................................................................79

Ejercicio 4E:
4.6.
Agrupar registros ...........................................................79
Ir a ..........................................................................................................................81
Ejercicio 4F:
4.7.
Conciliar datos usando la propiedad Estadsticas de

campo ............................................................................74
Localizar un registro especfico con la funcin Ir a .......81
Buscar ....................................................................................................................82
Ejercicio 4G:
buscar un registro especfico con la funcin Buscar .....82
SECCIN 5
Detectar registros especficos ................................................................................... 85
5.1.
5.2.
Criterio ....................................................................................................................86
Ejercicio 5A:
Visualizar los registros filtrados .....................................86
Ejercicio 5B:
Guardar elementos filtrados ..........................................88
Ejercicio 5C:
Ver varias bases de datos simultneamente ................90
Uso del Editor de ecuaciones para crear un criterio ..............................................92

Ejercicio 5D:
5.3.
Uso del Editor de ecuaciones........................................97
Extraccin directa (recuperar elementos de valor elevado) ................................101

Ejercicio 5E:
Ejecutar una Extraccin directa...................................101
Ejercicio 5F:
Detectar elementos inusuales con la funcin

Extraccin directa ........................................................104
Ejercicio 5G:
Extraer importes inusuales de ventas .........................106
Ejercicio 5H:
Extraccin de ventas inusuales para el Producto 06 ..109
SECCIN 6
Perfil de los Datos ..................................................................................................... 111
6.1.
Estratificacin .......................................................................................................112
6.1.1.
6.1.2.
Estratificar un campo numrico .............................................................112

Ejercicio 6A:
Estratificar las ventas ..................................................113
Ejercicio 6B:
Estratificar especificando un campo para agrupar ......119
Estratificar un campo Fecha ..................................................................122

Ejercicio 6C:
6.1.3.
Estratificar una base de datos por mes .......................122
Estratificar un campo Caracter ..............................................................124
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6.2.
6.3.
Sumarizacin ....................................................................................................... 125

Ejercicio 6D:
Ejecutar una Sumarizacin como un Resultado ......... 125
Ejercicio 6E:
Crear una base de datos de Sumarizacin ................ 127
Tabla PIVOT ........................................................................................................ 129

Ejercicio 6F: Crear una Tabla pivot....................................................... 129
SECCIN 7
Identificar irregularidades ........................................................................................ 135
7.1.
7.2.
Deteccin de Clave Duplicada ............................................................................ 136

Ejercicio 7A:
Ejecutar una Deteccin de Clave Duplicada .............. 136
Ejercicio 7B:
Buscar registros no duplicados ................................... 138
Ejercicio 7C:
Buscar registros no duplicados II ................................ 139
Deteccin de Omisiones ...................................................................................... 140

Ejercicio 7D:
Deteccin de Omisiones sobre un campo Numrico . 140
Ejercicio 7E:
Deteccin de Omisiones sobre un campo Fecha ....... 141
SECCIN 8
Muestreo .................................................................................................................... 145
8.1.
Muestreo .............................................................................................................. 146
8.2.
Muestreo Sistemtico de Registros ..................................................................... 147

Ejercicio 8A:
8.3.
Muestreo Aleatorio de Registros ......................................................................... 149

Ejercicio 8B:
8.4.
Extraer una Muestra Sistemtica ................................ 147
Extraer una Muestra Aleatoria .................................... 149
Muestreo Aleatorio Estratificado .......................................................................... 151

Ejercicio 8C:
Extraer una Muestra aleatoria estratificada ................ 151
SECCIN 9
Auditora de un archivo de mayor general .............................................................. 155
9.1.
Particularidades del caso de estudio ................................................................... 156

Ejercicio 9A:
Conciliar totales de cuenta.......................................... 156
Ejercicio 9B:
Identificar transacciones faltantes .............................. 157
Ejercicio 9C:
Probar la duplicacin de las transacciones de dbito 157
Ejercicio 9D:
Identificar entradas sin valores ................................... 158
Ejercicio 9E:
Crear una muestra aleatoria de cheques ................... 158
Contenido
SECCIN 10
Manejar y Agregar Campos ...................................................................................... 159
10.1. Manejo de Campos ..............................................................................................160
10.1.1. Modificar Campos..................................................................................160
Ejercicio 10A:
Modificar Campos .......................................................161
10.1.2. Agregar Campos ...................................................................................161

Ejercicio 10B:
Agregar campos Virtuales ...........................................161
Ejercicio 10C:
Agregar campos normales ..........................................163
Ejercicio 10D:
Agregar Campos Editables .........................................165
SECCIN 11
Crear ecuaciones ...................................................................................................... 167
11.1. @Funciones .........................................................................................................168
Ejercicio 11A:
Agregar campos Virtuales usando la funcin @LEFT 168
Ejercicio 11B:
Agregar campos Virtuales usando la funcin @Right 170
Ejercicio 11C:
Agregar campos Virtuales usando la funcin

@Round ......................................................................170
Ejercicio 11D:
Evaluar el impacto del redondeo .................................171
Ejercicio 11E:
Filtrar registros en campos Virtuales ...........................171
Ejercicio 11F:
Uso de @Match para filtrar registros ..........................171
SECCIN 12
Usar mltiples bases de datos ................................................................................. 173
12.1. Agregar bases de datos .......................................................................................174
Ejercicio 12A:
Agregar bases de datos ..............................................174
12.2. Unir bases de datos .............................................................................................176

Ejercicio 12B:
Importar un archivo para unir ......................................178
Ejercicio 12C:
Unir campos de diferentes bases de datos .................179
Ejercicio 12D:
Identificar registros no coincidentes ............................182
SECCIN 13
Salidas ....................................................................................................................... 183
13.1. Personalizar y guardar una vista de los datos .....................................................184
13.1.1. Ocultar campos .....................................................................................184
13.1.2. Modificar el ancho de columna ..............................................................184
13.1.3. Modificar el orden de los campos ..........................................................184
CaseWare IDEA Inc.
13.1.4. congelar columnas ................................................................................ 185

13.1.5. Mostrar estadsticas de campo ............................................................. 185
13.1.6. Resaltar espacios.................................................................................. 186
13.1.7. Agrupar y desagrupar ........................................................................... 186
13.1.8. Formato de columnas ........................................................................... 186
13.1.9. Vistas .................................................................................................... 187
13.2. Imprimir los datos o los resultados de una funcin ............................................. 188
13.3. Crear informes y grficos personalizados ........................................................... 189
13.3.1. Crear un informe ................................................................................... 189
13.3.2. Representacin grfica de datos .......................................................... 189
13.4. Exportar los datos a una serie de formatos de archivo ....................................... 190
13.4.1. Exportar ................................................................................................. 190
13.4.2. Publicar ................................................................................................. 190
13.5. Transferir datos y grficos a otros programas de software ................................. 191
13.5.1. Cortar, copiar y pegar ........................................................................... 191
13.5.2. Arrastrar y soltar.................................................................................... 191
SECCIN 14
Ejercicio de recapitulacin ....................................................................................... 193
14.1. Particularidades del caso de estudio ................................................................... 194
14.2. Perfil de los Datos................................................................................................ 195
Ejercicio 14A:
Importar el archivo de EX EMPLEADOS .................... 195
Ejercicio 14B:
Anlisis de ex empleados ........................................... 195
Ejercicio 14C:
Anlisis de ex empleados por edad con un grfico

de barras ..................................................................... 196
Ejercicio 14D:
Calcular las edades promedio, MAYOR y MENOR .... 197
Ejercicio 14E:
Distribucin por grupo ................................................. 198
14.3. Evidencia de Auditora ......................................................................................... 199

Ejercicio 14F:
Importar la informacin de pagos A contrados ........... 199
Ejercicio 14G: Aislar pagos efectuados a ex empleados ................... 199

Ejercicio 14H:
Identificar el nmero de empleados ............................ 200
Ejercicio 14I:
Los resultados son simples. Rellene los espacios

vacos. ......................................................................... 201
Contenido
SECCIN 15
Documentacin ......................................................................................................... 203
15.1. Revisin................................................................................................................204
15.2. Historial ................................................................................................................205
15.3. Comentarios .........................................................................................................208
15.4. Diagrama Global del Proyecto .............................................................................209
15.5. Datos, documentacin y administracin del tiempo ............................................212
15.5.1. Copia de seguridad de datos ................................................................212
15.5.2. Manual ...................................................................................................212
15.5.3. Administracin .......................................................................................212
SECCIN 16
Otros productos ........................................................................................................ 215
16.1. CaseWare SmartAnalyzer ....................................................................................216
Ejercicio 16A:
Uso de SmartAnalyzer ................................................216
16.1.1. Preparacin de los datos .......................................................................223

16.1.2. Rutinas de importacin estndar ...........................................................223
16.1.3. Diversidad de aplicaciones ....................................................................224
16.1.4. Potente y flexible ...................................................................................225
16.2. IDEA Server .........................................................................................................226
16.2.1. Biblioteca corporativa ............................................................................227
16.2.2. Sincronizar datos ...................................................................................228
16.2.3. Bases de datos virtuales .......................................................................228
16.3. SmartExporter ......................................................................................................229
16.4. CaseWare Monitor ...............................................................................................230
SECCIN 17
Cmo acceder a los recursos .................................................................................. 233
17.1. Sitio de soporte de CaseWare IDEA ....................................................................234
17.1.1. Crear una cuenta de usuario .................................................................235
17.1.2. Iniciar sesin en el sitio web de recursos y soporte de IDEA ...............236
17.2. Otras opciones de capacitacin ...........................................................................238
17.2.1. Curso de capacitacin intermedia de IDEA ..........................................238
17.2.2. Curso de capacitacin avanzada de IDEA ............................................238
17.2.3. Capacitacin de IDEAScript ..................................................................239
17.2.4. Capacitacin ofrecida por nuestros distribuidores ................................240
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Desafos IDEA
Ejercicios avanzados ................................................................................................ 243
Desafo IDEA N 1 .......................................................................................................... 244
Apndice
@Funciones .............................................................................................................. 245
10
SECCIN 1
Introduccin a IDEA
Objetivos de la seccin
Comprender el objetivo del uso de IDEA y sus caractersticas principales.
Identificar dnde y cundo utilizar IDEA en una auditora.
Comprender cmo utilizar IDEA.
Instalacin de los archivos del curso.
Iniciar IDEA.
1.1.
INTRODUCCIN
Esta gua de capacitacin contiene informacin acerca de algunas de las
funciones ms utilizadas en IDEA.
IDEA es una herramienta de interrogacin de archivos electrnicos que puede ser
utilizada por diversas personas y organizaciones, incluyendo auditores,
contadores, investigadores y personal de tecnologa de la informacin. Analiza
los datos en diversidad de formas y permite la extraccin, el muestreo y el manejo
de informacin para identificar errores, problemas, cuestiones especficas y
tendencias. Con IDEA usted podr leer, visualizar, analizar, manejar, obtener
muestras y extraer archivos de datos desde prcticamente cualquier origen; desde
grandes sistemas a equipos personales. IDEA cuenta con funciones y
caractersticas que no se encuentran en ningn otro producto. Las funciones de
IDEA le ayudan a trabajar de una manera ms eficiente y efectiva, y agregan
mucho ms valor a su organizacin y proyectos.
IDEA se puede comparar con programas de hojas clculo, tal como Microsoft
Excel . La diferencia entre IDEA y hojas de clculo reside fundamentalmente en
el hecho de que IDEA se ha diseado especficamente para auditores e
investigadores. Es por esta razn que IDEA cuenta con funcionalidades
orientadas a auditores e investigadores y les ayuda a cumplir con sus objetivos.
Por ejemplo, IDEA:
Crea un registro de todos los cambios realizados a un archivo (base de

datos) y mantiene una pista de la auditora o bitcora de todas las
operaciones, incluso la importacin y pruebas de auditora realizadas en la
base de datos. Etiqueta cada entrada con el ID de usuario proveniente del
acceso a Windows.
Permite importar y exportar datos en diversidad de formatos, incluso

archivos originados desde grandes equipos informticos y software de
contabilidad.
Lee y procesa millones de registros en segundos.
IDEA lleva a cabo las siguientes tareas; las cuales son tiles para contadores,
auditores y profesionales en sistemas y finanzas:
Compara, une, concatena y conecta diferentes archivos de diferente fuente.
Extrae operaciones especficas, identifica omisiones (por ejemplo, en una

secuencia numrica de cheques), o duplicados.
Perfila datos mediante la sumarizacin, estratificacin o antigedades de

archivos.
Obtiene estadsticas en forma automtica.
Visualiza grficamente datos y resultados.
Obtiene muestras usando diferentes mtodos de muestreo.
12
Seccin 1: Introduccin a IDEA
Como con la mayora de software de oficina, IDEA posee su propio lenguaje de

programacin, IDEAScript. IDEAScript es compatible con Microsoft Visual Basic
para Applications. Los IDEAScripts son tambin denominados macros. Las
macros IDEAScripts se crean al registrar una serie de pasos, copiar desde otras
macros, copiar del historial, escribir en la ventana del editor o una combinacin de
los anteriores.
IDEA cuenta tambin con una ventana de Explorador de Archivos. Usted puede
crear carpetas para cada proyecto y dividir el trabajo en subcarpetas si fuese
necesario. De esta manera usted puede, por ejemplo, crear subcarpetas para
cada sector o departamentos del cliente. IDEA tambin crea subcarpetas de
biblioteca que le permiten organizar todos los archivos asociados al proyecto,
tales como ecuaciones, macros, definiciones de registro y archivos de datos sin
procesar.
La funcionalidad de IDEA puede incrementarse en base a los requerimientos de
sus usuarios. CaseWare IDEA le proporcionar add-ins (programas
complementarios) gratuitos con funciones especiales para diferentes tipos de
usuarios. Pueden comprarse mdulos para usos especializados (por ej.
Importacin desde paquetes contables).
13
CaseWare IDEA Inc.
1.2.
LAS ETAPAS DEL USO DE IDEA

El proceso para utilizar IDEA vara de acuerdo a las circunstancias pero los pasos
principales a tener en cuenta se encuentran detallados en el siguiente esquema:
Determinar si IDEA es
apropiado para la auditora
Considerar los objetivos de

auditora y dnde se puede
utilizar IDEA
Determinar los datos

necesarios y organizar la
descarga
Usar tareas de IDEA
Revisin, limpieza y
mantenimiento
1.2.1.
DETERMINAR SI IDEA ES APROPIADO PARA LA AUDITORA

Los posibles beneficios de utilizar IDEA se pueden juzgar a partir de los objetivos
de auditora y los problemas esperados, as como desde el volumen de los datos,
la cantidad de registros y ancho de los registros, y la cantidad de campos. Se
debe prestar una atencin especial a la utilidad que agregan los anlisis
adicionales a la informacin que proveen los sistemas actuales y cualquier otro
factor especial, tal como la deteccin e investigacin de fraudes, auditoras
operativas o de gestin (al obtener estadsticas de rendimiento) e investigaciones
especiales.
1.2.2.
IDENTIFICAR DNDE SE PUEDE USAR IDEA

IDEA se puede usar en diferentes reas con diferentes fines y objetivos. IDEA se
utiliza generalmente para validar la exactitud e integridad de la informacin,
mostrando los datos de diversas maneras y generando anlisis difciles de
14
obtener de otro modo. IDEA puede ser til tambin para identificar elementos
inusuales o extraos, validando los datos mediante el cruce de informacin
relacionada, o efectuando clculos especficos.
Si bien IDEA permite aumentar su mbito de accin mediante el anlisis de una
gran cantidad de informacin, cubriendo potencialmente el 100% de las
operaciones, usted tambin puede extraer y analizar solo una porcin de la base
de datos usando las funciones de muestreo de IDEA. Usted tambin puede usar
IDEA para examinar un subconjunto de la poblacin (muestra) que le permita
predecir resultados financieros o estimar la aparicin de determinados elementos
en la muestra y trasladar estas conclusiones al universo como un todo.
En auditoras, IDEA se utiliza generalmente para pruebas sustantivas. Si tiene la
necesidad de determinar si existen elementos errneos, cuantificar un problema, o
identificar ciertos elementos, entonces se debera utilizar IDEA. IDEA no se utiliza
generalmente para verificar procedimientos aunque puede inferirse que si no
existen errores, entonces los procedimientos deberan estar funcionando
correctamente. IDEA puede utilizarse tambin para pruebas de cumplimiento
cuando se cuenta con controles informticos mediante los cuales puedan volver a
calcularse pruebas de edicin, hacer comparaciones y efectuar otros
procedimientos informticos.
La calidad de los datos, el conocimiento de la base de datos con la que se
est trabajando y su experiencia contribuirn al xito de los procesos con
IDEA. Con el tiempo, usted podr incrementar el alcance de sus investigaciones,
ya sea realizando pruebas que no puedan ser efectuadas manualmente,
produciendo anlisis complejos o detectando anomalas que usted nunca pens
que fuera factible.
Tambin es normal que, utilizando IDEA, se identifican una mayor cantidad de
elementos excepcionales y consultas en comparacin con otros mtodos,
demandando ms tiempo para darles seguimiento. No obstante, el uso de IDEA
puede reemplazar otras pruebas y ahorrar tiempo en su trabajo. En consecuencia,
el costo de utilizar IDEA debe ser sopesado con el beneficio de su uso.
1.2.3.
OBTENCIN DE LOS DATOS

A diferencia de lo que ocurre en los programas de hojas de clculo o bases de
datos, los usuarios de IDEA no escriben o crean los datos, solo leen y analizan los
datos de un cliente o de otros. Debido a la naturaleza del trabajo en IDEA, la
descarga de los datos e su importacin en IDEA es de vital importancia y a veces
ms laboriosa y costosa que el propio anlisis.
La descarga de los datos es la etapa ms tcnica del proceso, requiriendo por lo
general de la asistencia y cooperacin de especialistas en informtica. Sin
embargo, con la aparicin de nuevas tcnicas y herramientas, este proceso es
cada vez ms sencillo, por lo que son muy pocos los archivos que no pueden ser
importados; a pesar de que el tiempo y los costos pueden variar
considerablemente.
15
CaseWare IDEA Inc.
Antes de descargar y analizar los datos se debe necesariamente identificar la

informacin requerida. Con frecuencia es un proceso de dos vas, en el que las
pruebas que se van a realizar se limitan por los datos que hay disponibles. Los
datos requeridos pueden estar en ms de un archivo o equipos del sistema. Es
importante, en esta etapa, que el usuario comprenda la disponibilidad y detalles
de las bases de datos. Tal vez deba examinar el diccionario de datos para
determinar la estructura del archivo y las relaciones entre las bases de datos y las
tablas.
Al determinar los datos requeridos puede ser ms sencillo solicitar la importacin
de todos los campos. Sin embargo, en algunos casos esto puede resultar en
tamaos de archivos muy grandes e invertir mucho tiempo a la hora de definir
todos los campos cuando se importa el archivo en IDEA. Por lo tanto, es
preferible ser selectivo e ignorar los campos en blanco, los campos con
descripciones extensas y la informacin que no es necesaria. Al mismo tiempo, no
debera omitirse informacin relevante.
1.2.4.
ANALIZAR LOS DATOS

Consulte las secciones 2 a 14 para obtener informacin detallada acerca de las
tareas de IDEA.
1.2.5.
REVISAR SU ANLISIS, LA LIMPIEZA EL MANTENIMIENTO

Consulte la seccin 15 para obtener informacin detallada acerca de la revisin de
su anlisis, la limpieza el mantenimiento del trabajo.
16
1.3.
PREPARACIN DE LA CAPACITACIN
A lo largo del curso se irn completando ejercicios y casos de estudio utilizando
varias de las funciones y tareas en IDEA. La mayora de los ejercicios y casos
prcticos se basan en archivos de datos de una empresa ficticia llamada Bright
IDEA, Inc. Antes de comenzar los ejercicios se supone que se realizaron todos los
pasos de la seccin Planificar el uso de IDEA, que solicit los archivos correctos
de Bright IDEA, Inc. y que descarg correctamente a su equipo los archivos del
cliente.
Bright IDEA, Inc. es una compaa que posee ingresos anuales de 44 millones de
dlares. La compaa se dedica a la venta de relojes en todo el mundo por medio
de su red de distribuidores. Bright IDEA, Inc. tiene clientes individuales as como
tiendas. Su ejercicio comercial finaliza el sbado, 31 de diciembre de 2011.
1.3.1.
INSTALACIN DE LOS ARCHIVOS DE CAPACITACIN

1.
Coloque el CD en la unidad de lectura correspondiente.

Aparece el asistente de configuracin de la capacitacin introductoria de
CaseWare IDEA. Si el asistente no aparece automticamente, haga clic en
el botn Inicio de Windows, en el campo Buscar programas y archivos
escriba Ejecutar y luego haga clic en Ejecutar en la lista. En el dilogo
Ejecutar, escriba D:\Curso de introduccin.exe (donde D es la letra
asignada a su unidad de CD-ROM) y luego haga clic en Aceptar.
En forma predeterminada, los archivos de capacitacin se instalan en la
carpeta Proyectos gestionados ubicada en:
C:\Usuarios\<ID USUARIO>\Documentos\Mis
IDEA\Curso de introduccin
1.3.2.
documentos
IDEA\Mis
Proyectos
2.
Acepte la carpeta de destino predeterminada y haga clic en Instalar.
3.
Cuando termine el proceso de instalacin, haga clic en Cerrar.
de
CARGAR IDEA
Haga clic en el botn Inicio de Windows y seleccione Todos los programas >
IDEA > IDEA.
17
CaseWare IDEA Inc.
18
1.4.
COMPONENTES DE IDEA
Examine los componentes de la ventana de IDEA tal como se muestran en la
siguiente imagen:
Barra de
herramientas de
Acceso rpido
Barra de
herramientas del
Explorador de
archivos
Cinta de IDEA
Nombre del
Proyecto de
escritorio activo
Ventanas
acoplables
Ventanas
Explorador de
archivos y Biblioteca
Ventana de Base de
datos
Informacin de
proyecto IDEA
Server
Ventana
Propiedades
Cantidad de registros y
espacio disponible en
disco
IDEA muestra el contenido de la base de datos en la parte central de la ventana.

Desplcese por los campos (columnas) y registros (filas) en la base de datos
usando las teclas de desplazamiento o usando el mouse y de las barras de
desplazamiento horizontal y vertical. El nmero de registro aparece a la izquierda
de cada fila. La cantidad de registros que contiene la base de datos se muestra en
la parte derecha de la Barra de estado, situada en la parte inferior de la pantalla.
En este ejemplo, el archivo de datos contiene 900 registros.
19
CaseWare IDEA Inc.
En la seccin Base de Datos de la ventana de Propiedades, cada base de datos

de IDEA cuenta con cinco opciones disponibles:
Propiedad
Descripcin
Datos
Muestra los datos en la ventana de Base de Datos.
Historial
Muestra el historial de todas las tareas ejecutadas sobre la

base de datos.
Estadsticas de
Campo
Muestra estadsticas para todos los campos Numricos,

Fecha y Hora de la base de datos.
Total de Control
Muestra el total neto de un campo especificado para su

conciliacin.
Criterio
Abre el Editor de ecuaciones y le permite especificar criterios

de visualizacin para filtrar registros.
La salida de los resultados de las tareas de IDEA se agrega a la base de datos en

el rea de Resultados de la ventana Propiedades. Las siguientes funciones
pueden generar Resultados como salidas:
Estratificacin
Sumarizacin
Deteccin de Omisiones
Antigedad
Tabla dinmica
Ley de Benford
Grfico
Generar nmeros aleatorios
Muestreo de Unidad Monetaria
El rea ndices de la ventana Propiedades detalla todos los ndices que se

generaron en la base de datos activa. El ndice activo aparecer destacado con
una marca de verificacin.
El rea Comentarios de la ventana Propiedades permite que el usuario escriba
notas relacionadas con la base de datos.
20
1.5.
SISTEMA DE AYUDA DE IDEA

La Ayuda de IDEA es similar a la Ayuda utilizada en otras aplicaciones de
Windows. La Ayuda de IDEA provee informacin til y detallada, incluyendo
instrucciones paso por paso y temas relacionados para todas las principales
tareas de IDEA. Tambin incluye ejemplos y sugerencias para muchas de las
tareas de IDEA. El Sistema de Ayuda de IDEA le permite acceder tambin a la
Ayuda de otros componentes de IDEA como Report Reader, IDEAScript, y el
Editor de ecuaciones. La Ayuda de IDEA cuenta, en total, con ms de 1.300
pginas de informacin. No dude en consultar la Ayuda de IDEA cuando necesite
asistencia.
Hay dos formas en las que puede acceder a la ayuda de IDEA en cualquier
momento:
En la pestaa Archivo haga clic en Ayuda y luego haga clic en Ayuda de

CaseWare IDEA.
Haga clic en el botn Ayuda en la cinta de IDEA.
Tambin podr acceder a la Ayuda de IDEA pulsando la tecla F1. La Ayuda de

IDEA es sensible al contexto, es decir, que si presiona F1 estando abierto un
cuadro de dilogo, aparecer la Ayuda relacionada con ese cuadro de dilogo.
Por ejemplo si pulsa F1 mientras se encuentra abierto el cuadro de dilogo
Antigedad, se muestra la Ayuda de IDEA para la tarea Antigedad.
21
CaseWare IDEA Inc.
El Sistema de ayuda de IDEA fue creado con la ltima tecnologa utilizando

HTML, sistema que le permite buscar palabras especficas, buscar en un ndice, o
visualizar el contenido de la Ayuda en un modo organizado y de fcil acceso.
EJERCICIO 1A: NAVEGAR POR LA AYUDA DE IDEA

1.
En la pestaa Archivo haga clic en Ayuda y luego en Ayuda de

CaseWare IDEA.
2.
En la pestaa Contenido, haga doble clic en Uso de utilidades de IDEA y

luego explore los temas.
3.
En la barra de herramientas de IDEA, haga clic en el botn Opciones y

seleccione Inicio.
22
Aparecer la pgina principal de la Ayuda de IDEA.

4.
En la pgina principal de la Ayuda haga clic en Primeros Pasos.

Aparecer la pgina Primeros Pasos.
5.
En la pgina Primeros Pasos haga clic en Comenzando con IDEA.
6.
En la barra de herramientas de la Ayuda de IDEA, haga clic en Atrs para

volver a la pgina anterior.
7.
Cuando haya finalizado de explorar la Ayuda cierre la ventana de Ayuda

haciendo clic en el botn Cerrar situado en el margen superior derecho.
23
CaseWare IDEA Inc.
SECCIN 2
Administracin de bases de datos

Comprender cmo guardar y segregar su trabajo.
Usar el Explorador de archivos.
2.1.
GESTIN DE PROYECTOS
La primera vez que abra IDEA ver lo siguiente:
Cuando instala IDEA, el programa crea la carpeta Samples que contiene los
archivos de ejemplo que ve en el lado izquierdo de la pantalla. Si pasa el cursor
sobre Proyecto gestionado: en la esquina inferior izquierda de la ventana de IDEA,
IDEA muestra la ruta de la carpeta del proyecto actual (C:\Usuarios\<su ID de
usuario>\Documentos\Mis documentos de IDEA\ Mis Proyectos de
IDEA\Samples). Todas las bases de datos de IDEA en este directorio se muestran
en el Explorador de Archivos, que es la ventana situada a la izquierda de la
pantalla.
Los proyectos se administran mediante la segregacin del trabajo en Proyectos
gestionados o Proyectos externos en IDEA. Se recomienda crear un directorio
distinto para cada proyecto en el que trabaje. La diferencia entre los dos tipos de
proyectos se refleja en cmo se organizan en el disco duro. Un proyecto
gestionado reside en el directorio de proyectos IDEA y un proyecto externo
residir en el directorio creado por el usuario en otro lugar de su equipo.
26
Seccin 2: Gestin de proyectos
EJERCICIO 2A: CREAR UN PROYECTO

Para nuevos proyectos, probablemente usted estara creando Proyectos
gestionados. Los proyectos gestionados le permiten organizar todos los proyectos
en una carpeta central, en el directorio de Mis proyectos de IDEA. Siga el
procedimiento a continuacin para crear un proyecto gestionado.
1.
En la pestaa Principal, dentro del grupo Proyectos, haga clic en Crear.

Aparecer el dilogo Crear proyecto.
2.
Seleccione la opcin Proyecto gestionado.
3.
En el campo Nombre de proyecto, escriba Nuevo proyecto IDEA.
4.
Haga clic en Aceptar.

El proyecto nuevo se abre en IDEA. Al iniciar un nuevo proyecto, la carpeta
del proyecto estar vaca. Deber importar los archivos en IDEA para que
stos aparezcan visibles en el Explorador de Archivos.
En el cuadro de dilogo Crear proyecto, tambin tiene la opcin para crear
proyectos Externos. Los proyectos externos funcionan exactamente igual
que los proyectos administrados, excepto que estn ubicados fuera del
directorio de proyectos de IDEA. Tambin puede utilizar la opcin del
Proyecto externo para indicar carpetas de trabajo previas a IDEA Versin
Nueve, que se podrn utilizar en IDEA. Cuando selecciona la opcin
Proyecto externo, puede crear o seleccionar una carpeta existente que est
fuera del directorio de proyectos de IDEA.
27
CaseWare IDEA Inc.
EJERCICIO 2B: SELECCIONAR UN PROYECTO

Para este ejercicio, cambiar al proyecto del curso de introduccin con el
siguiente procedimiento:
1.
En la pestaa Principal, dentro del grupo Proyectos, haga clic en

Seleccionar.
Aparecer el dilogo Seleccionar proyecto. La pestaa Proyectos
gestionados ser mostrada en forma predeterminada. Tenga presente que
junto a la visualizacin predeterminada de los proyectos administrados,
Samples y el Tutorial, tambin se mostrar el proyecto del Curso de
introduccin. Si anteriormente especific las propiedades del proyecto,
observe que en el lado derecho del cuadro de dilogo est el botn
Propiedades que le permite ver las propiedades del proyecto.
2.
Seleccione Curso de introduccin.
3.

El proyecto Curso de introduccin contiene tres bases de datos. Estas
bases de datos se utilizarn posteriormente en el curso.
4.
Para definir las propiedades del proyecto para este ejercicio, en la pestaa
Inicio dentro del grupo Proyecto, haga clic en Propiedades y escriba el
nombre del informe y el periodo de informe para el proyecto.
5.
28
2.2.
BIBLIOTECA
En IDEA una Biblioteca representa un repositorio de archivos. Puede administrar
fcilmente todos los archivos asociados al proyecto a travs de la ventana
Biblioteca. La ventana Biblioteca muestra todos los archivos asociados al proyecto
activo.
IDEA tiene tres bibliotecas. Cada Biblioteca contiene grupos de bibliotecas
mediante los cuales puede organizar los archivos asociados al proyecto.
La ventana Biblioteca aparecer deshabilitada si el proyecto
seleccionado se encuentra asignado a una unidad de la red.
2.2.1. BIBLIOTECA DE PROYECTO, BIBLIOTECA LOCAL Y BIBLIOTECA

CORPORATIVA
La ventana Biblioteca muestra las siguientes tres bibliotecas y sus grupos y
archivos asociados:
Biblioteca corporativa
La Biblioteca corporativa es un repositorio de archivos de IDEA Server
compilado por lderes de equipo de IDEA Server. La Biblioteca corporativa
contiene los grupos de biblioteca estndar del sistema. Los lderes de
equipo podrn agregar archivos a estos grupos de biblioteca o crear
nuevos grupos de biblioteca personalizados. Los usuarios que se
encuentren conectados a IDEA Server podrn copiar archivos de la
Biblioteca corporativa en sus proyectos de escritorio activos.
La Biblioteca corporativa solo se muestra si se encuentra
conectado a IDEA Server.
Biblioteca local
La Biblioteca local es un repositorio de archivos sobre su unidad de disco
local usado para compartir archivos de todos sus proyectos de escritorio.
La Biblioteca local siempre estar disponible al acceder a IDEA.
Biblioteca de proyecto actual

La Biblioteca del proyecto actual contiene todos los archivos asociados con
el proyecto de escritorio activo.
Puede visualizar todos los archivos de proyecto asociados contenidos en la

Biblioteca corporativa, la Biblioteca local y la Biblioteca del proyecto actual, el
estado de cada archivo (solo mostrado para la Biblioteca del proyecto actual), el
tamao de archivo y la fecha en la que fueron modificados por ltima vez.
29
CaseWare IDEA Inc.
Cuando ve el proyecto en el Explorador de Windows, ver una estructura como la

que se muestra a continuacin. Cada nuevo proyecto que cree producir esta
estructura.
2.2.2.
GRUPOS DE BIBLIOTECA
Al crear un Proyecto de escritorio, IDEA crea subcarpetas de biblioteca que le
permiten organizar todos los archivos asociados con el proyecto, como
ecuaciones, macros, definiciones de registro y archivos de datos sin procesar. La
ventana Biblioteca de IDEA muestra estas subcarpetas como grupos de
bibliotecas del sistema y enumera los archivos incluidos en los grupos.
Subcarpeta de
biblioteca en la
carpeta de proyecto
Grupo de
biblioteca de
sistema
correspondiente
Descripcin
Funciones
personales.ILB
Funciones
personales
La ubicacin predeterminada para

guardar archivos de Funciones
personales.
Ecuaciones.ILB
Ecuaciones

guardar archivos de ecuaciones.
Exportaciones.ILB
Exportaciones

guardar archivos de bases de datos
exportadas creados por la funcin
Exportar base de datos.
Definiciones de
importaciones.ILB
Definiciones de
importaciones

guardar archivos de definicin de
30
Subcarpeta de
biblioteca en la
carpeta de proyecto
Grupo de
biblioteca de
sistema
correspondiente
Descripcin
registros y plantillas.
Macros.ILB
Macros

guardar todas las macros IDEAScript
y Visual Script.
Otros.ILB
Otro
La ubicacin para guardar cualquier

tipo de archivo.
Resultados.ILB
Resultados

guardar cualquier archivo de usuario
definido como un informe como por
ejemplo los resultados.
Archivos fuente.ILB
Archivos fuente

guardar archivos de datos usados por
todas las importaciones incluyendo
los componentes de importacin
opcionales.
Al guardar archivos tales como ecuaciones, IDEA apuntar automticamente a las

carpetas de biblioteca del proyecto de escritorio activo. Por ejemplo, cuando se
trabaja con un proyecto gestionado y se guarda una ecuacin, el dilogo Guardar
como se abre automticamente en la ruta:
Mis documentos de IDEA\Proyectos IDEA\<CarpetaNombreProyecto>\Equations.ILB
Una vez guardada la ecuacin el archivo aparecer en la Biblioteca bajo el grupo

Ecuaciones.
31
CaseWare IDEA Inc.
Como puede ver a continuacin, las ecuaciones, las definiciones de registro y las
plantillas que se crearon en este proyecto se guardan en sus correspondientes
carpetas de grupo de la Biblioteca.
32
2.3.
EL EXPLORADOR DE ARCHIVOS
La ventana del Explorador de archivos muestra las bases de datos del Proyecto
de escritorio actual (panel Proyecto de escritorio) y si corresponde, el proyecto de
IDEA Server (panel del proyecto de IDEA Server). Estas bases de datos pueden
haber sido creadas ya sea mediante una importacin (por ejemplo desde un
archivo de Microsoft Excel) o generadas por medio de alguna funcin de IDEA.
El Explorador de archivos le permite visualizar las bases de datos y sus detalles
en una vista jerrquica o no jerrquica.
La vista jerrquica le permite ver la relacin padre-hijo entre las bases de datos
(por ejemplo, el origen de una extraccin o de una sumarizacin). Haga clic en el
nodo de una base de datos principal para ver las bases de datos secundarias.
33
CaseWare IDEA Inc.
La no jerrquica detalla las bases de datos (padre e hijo) en orden alfabtico en

formato plano sin ninguna informacin de la relacin.
Al iniciar IDEA, en forma predeterminada, aparece el Explorador de archivos con

la vista jerrquica. Puede cambiar desde la vista jerrquica a la vista no jerrquica
al hacer clic en el botn Visualizacin de archivos en la barra de herramientas del
Explorador de archivos.
Actualmente, no notar diferencias en la ventana del Explorador
de archivos al cambiar entre la vista jerrquica y la vista no
jerrquica debido a que no hay bases de datos secundarias en
el proyecto.
34
El Explorador de Archivos es una ventana movible y redimensionable. El

Explorador de Archivos puede ser ampliado para ver la siguiente informacin
acerca de las bases de datos:
Nombre archivo
Cantidad de registros
Tamao de archivo (en kb)
Fecha y hora de creacin
Fecha y hora de la ltima modificacin
Todas las opciones del Explorador de Archivos se encuentran disponibles, ya sea

pulsando el botn correspondiente dentro de la Barra de herramientas del
Explorador de Archivos o haciendo clic sobre un archivo con el botn.
Adems, muchas funciones de IDEA como Unir y Agregar se encuentran
disponibles desde el Explorador de Archivos.
35
CaseWare IDEA Inc.
2.4.
ADMINISTRACIN DE BASES DE DATOS

IDEA le permite organizar las bases de datos en el Explorador de archivos. Puede
crear subcarpetas dentro del proyecto, copiar y mover bases de datos, marcar una
base de datos y desbloquear las bases de datos bloqueadas.
2.4.1.
CREAR SUBCARPETAS
El Explorador de archivos tambin le permite crear subcarpetas (un nivel) en el
proyecto activo para facilitar el manejo de proyectos grandes. Se pueden crear por
ejemplo sub-carpetas por cada perodo de anlisis o por cada subproyecto.
Para crear una subcarpeta, desde la Barra de herramientas del Explorador de
archivos, haga clic izquierdo en el botn Gestin de archivos y seleccione la
opcin Crear carpeta.
2.4.2.
COPIAR Y MOVER BASES DE DATOS

Para unir, comparar y agregar bases de datos, stas deben estar en el mismo
lugar, ya sea en el Proyecto de escritorio o en el Proyecto IDEA Server. Si las
bases de datos no se encuentran en la misma ubicacin, puede usar las funciones
Copiar a o Mover a del Explorador de archivos para mover las bases de datos
entre los proyectos de escritorio y los proyectos de IDEA Server.
2.4.3.
MARCAR BASES DE DATOS

Si posee una base de datos importante de IDEA al que consulta peridicamente,
IDEA le permite marcar la base de datos.
Para marcar una base de datos, seleccione la base de datos y en la barra de
herramientas del Explorador de archivos, haga clic en el botn Marcar archivo.
36
Al marcar una base de datos aparecer la marca correspondiente dentro del

Explorador de Archivos. Para unir, comparar y agregar bases de datos, stas
deben estar en el mismo lugar, ya sea en el Proyecto de escritorio o en el
Proyecto IDEA Server.
2.4.4.
DESBLOQUEAR BASES DE DATOS

Las bases de datos de IDEA operan en el modo lectura/escritura. El Explorador de
Archivos muestra las bases de datos con el smbolo de bloqueado cuando el
archivo est siendo utilizado por otro usuario y no puede escribirse. La opcin de
bloqueo evita que un usuario acceda a una base de datos que est siendo usada
por otro. Si una base de datos est bloqueada, un icono de bloqueo aparece a la
izquierda del nombre del archivo dentro del Explorador de Archivos. Para
desbloquear una base de datos, haga clic con el botn derecho en la base de
datos que est bloqueada y seleccione Forzar desbloqueo en la lista.
Se encontrar en esta situacin cuando un colega est usando el Explorador de
Windows para copiar archivos de IDEA desde el disco duro a un dispositivo
externo para compartirlos con usted y estos permanecen abiertos en IDEA en su
equipo. Cuando los copia a la carpeta del proyecto aparecern bloqueados debido
a que su colega los estaba usando cuando los copi.
37
CaseWare IDEA Inc.
SECCIN 3
Obtener e importar los datos

Obtener los datos y la informacin necesaria para la auditora.
Comprender los diferentes formatos de archivos.
Comprender las definiciones de registro.
Modificar una definicin de registro despus de la importacin.
Comprender los diferentes mtodos de importacin.
Usar el Asistente de Importacin para completar el proceso de importacin.
3.1.
ANTES DE USAR IDEA

Con este curso, los datos necesarios ya han sido instalados en su mquina. En
una situacin real, debe identificar, pedir e importar los datos requeridos antes de
comenzar a usar IDEA. La Gua de Descarga de Datos se refiere a varios
mtodos para la descarga de los datos en equipos personales para propsitos de
auditora. A su vez, ofrece algunos consejos y sugerencias para tratar con una
serie de situaciones basadas en la experiencia prctica de ms de 5,000
descargas. Esta gua est disponible en el sitio Web de asistencia de CaseWare
IDEA en ideasupport.caseware.com. Adems en este sitio Web encontrar el
documento Directrices para solicitar datos de sistemas informticos. Este
documento proporciona directrices que le ahorrarn tiempo y aumentarn sus
posibilidades de obtener y probar datos con xito en formato electrnico.
3.1.1.
PLANIFICACIN
La etapa de planificacin consiste en discutir con los usuarios y personal de TI,
cules son los datos almacenados, cmo han sido guardados y cmo deben ser
transferidos. En esta discusin deber determinarse cul es el mtodo ms
apropiado para la importacin de los datos.
3.1.2.
SOLICITUD DE LOS DATOS

Una vez planificada la transferencia de los datos, deber efectuarse una solicitud
formal a las partes interesadas, solicitando los permisos y detallando los aspectos
requeridos (formato, mtodo de almacenamiento, mtodo de descarga, los plazos
para la transferencia, etc.). IDEA al igual que otros paquetes similares, depende
de la transferencia de datos desde el sistema que aloja los datos hasta la PC
utilizada por el auditor. Este equipo principal puede ser un gran sistema o una PC
o un servidor en un entorno de red. Los datos pueden estar ya sea en un nico
archivo, una base de datos o distribuidos en diferentes archivos y sistemas.
Existen diversas formas de transferir datos, numerosas convenciones para los
tipos de archivos y un sin fin de estructuras para el almacenamiento de los datos.
3.1.3.
TRANSFERENCIA DE LOS DATOS

La transferencia se puede lograr por medio de una conexin directa desde el
equipo de origen con el equipo personal, a travs de una red que incluya
enrutadores y conmutadores o utilizando medios como CD-R, DVD-R, Unidad
flash USB o una tarjeta digital segura. Dicha transferencia puede llevarse a cabo
en un solo paso o mediante pasos intermedios, como puede ser por ejemplo
transferir primero los datos va un servidor de archivos y luego transferirlos a un
porttil.
3.1.4.
DIFERENTES TIPOS DE ARCHIVOS

Para analizar la informacin usando IDEA, primero deben importarse los archivos.
El Asistente de Importacin lo guiar a travs de los distintos pasos para
completar el proceso de importacin.
40
Seccin 3: Obtener e importar los datos
Los tipos de archivos que pueden ser ledos en IDEA usando el Asistente de
Importacin son:
ASCII (Texto) de Longitud Fija
EBCDIC de Longitud Fija
ASCII (Texto) Delimitado (incluyendo Comma Separated Value)
dBASE IV
Informes impresos y archivos Adobe PDF
Microsoft Excel
Microsoft Access
SAP/AIS
Paquetes contables (consulte el sitio web de CaseWare IDEA para ms

informacin)
ODBC
AS400
XML
Para la importacin de los archivos ASCII y EBCDIC de longitud fija y los archivos
ASCII delimitados, deben definirse los datos en IDEA en trminos de longitud, tipo
y la cantidad de campos (definicin de registro). Al definir los datos crear una
definicin de registro que describir el formato del archivo. El Asistente de
Importacin lo guiar a travs de los diferentes pasos para la definicin e
importacin de los datos.
Las definiciones de registro se almacenan en el grupo Definiciones importadas de
la Biblioteca. Una vez que se haya establecido la definicin de registro para el
archivo a travs del Asistente de Importacin, esta podr volverse a usar segn se
requiera.
Otros tipos de archivos, como los archivos de dBASE, Microsoft Excel y Microsoft
Access se pueden leer directamente. Sin embargo, los archivos de Microsoft
Excel deben respetar sus respectivos formatos de base de datos.
IDEA puede acceder a una gran variedad de bases de datos tales como Oracle o
SyBase a travs del driver de Microsoft ODBC (Open DataBase Connectivity).
Si se presentan problemas en la obtencin de los datos en bruto, o al transferir
datos ya sea por temas tcnicos, por no contar con una debida asistencia del
personal de TI, u otros contratiempos, una forma sencilla y simple de obtener los
datos es a travs de la importacin de archivos de informes impresos. Los datos
formateados como un informe se imprimen en un archivo y se pueden extraer
mediante el mdulo Report Reader en IDEA. Puede acceder a Report Reader a
travs del Asistente de Importacin.
41
CaseWare IDEA Inc.
Importar un archivo de Microsoft Excel

IDEA puede leer directamente los archivos de dBASE, Microsoft Excel y Microsoft
Access debido a que la informacin de los datos se detalla en el encabezado del
archivo. Estos tipos de archivos son los ms fciles y rpidos para importar y se
importan generalmente de la misma manera.
Reglas para importar hojas de clculo
Se recomienda que antes de importar datos desde hojas de
clculo de Microsoft Excel, compruebe el formato de los datos
para asegurarse de que cumplan con el siguiente conjunto de
normas:
Los datos a ser importados deben estar en formato de

tabla, es decir, como un bloque de filas y columnas.
La primera fila de la tabla debera tener los nombres de

campo o debera contener los datos a importar.
Todas las columnas que posean tanto texto como

nmeros deberan tener el formato Texto.
Todas las columnas numricas deberan contener una

cantidad fija de decimales.
Las lneas en blanco, las lneas de subtotales y las lneas

de totales deberan ser eliminadas del rea de datos.
El rea a ser importada debera estar seleccionada.
Los pasos detallados son aplicables a todas las tablas de

datos en una hoja de clculo.
La hoja de clculo est cerrada durante el proceso de

importacin.
EJERCICIO 3A: IMPORTAR UN ARCHIVO MICROSOFT EXCEL

1.
En la pestaa Principal, dentro del grupo Importar haga clic en Escritorio

para iniciar el proceso de importacin.
Aparece el Asistente de importacin. Desde la primera pantalla puede

seleccionar el formato de archivo que desea importar.
2.
Seleccione la opcin Microsoft Excel.
42
3.
Haga clic en el botn Examinar

situado al lado del campo Nombre para
seleccionar el archivo Microsoft Excel que va a importar.
4.
Seleccione Transacciones de ventas.XLS.
5.
Haga clic en Abrir.

El nombre del archivo y la ruta aparecen en el Asistente de importacin.
6.
Haga clic en Siguiente.

Aparece la pantalla de Microsoft Excel. Muestra una vista previa del archivo
de Microsoft Excel.
IDEA determinar los tipos de campos y anchos al escanear todas las filas
de la hoja de clculo. En caso que aparezca algn caracter inusual o no
numrico en campos numricos o de fechas, stos sern importados en
IDEA como campos Caracter. Los smbolos utilizados normalmente para
detallar monedas o fechas son una excepcin a esta regla siendo
aceptables para IDEA ya que solo lee los datos de los campos y no el
formato.
43
CaseWare IDEA Inc.
7.
Si la primera fila de la hoja contiene los nombres de las columnas,

asegrese de marcar la opcin Primera fila son nombres de campo.
Si no se marca la opcin Primera fila son nombres de campo, se

proporcionarn nombres predeterminados para los campos (Col1, Col2)
durante la importacin.
En el rea de Vista previa del dilogo Excel, observe que los campos
Fecha y Caracter son alineados a la izquierda, mientras que los campos
Numricos son alineados a la derecha.
8.
Si la hoja de clculo que se va a importar cuenta con una o varias celdas

vacas dentro de una columna, los datos de esa columna se importarn a
IDEA con el atributo de formato de celda Carcter. Si desea importar estos
datos como campos Numricos, Fecha u Hora, marque la opcin Importar
celdas numricas vacas como 0. Para este ejercicio, no seleccione esta
casilla de opcin.
9.
En el cuadro Seleccione las hojas a importar, seleccione las hojas de

trabajo a ser importadas.
Si selecciona mltiples hojas de trabajo para importar, cada hoja de trabajo
ser importada como una base de datos distinta.
10.
En el cuadro Archivo salida, acepte el nombre de base de datos

predeterminado.
El nombre de base de datos predeterminado ser el nombre del archivo
ms el nombre de la hoja de trabajo.
44
11.

El archivo ser importado en IDEA y aparecer en la ventana de Base de
datos.
45
CaseWare IDEA Inc.
3.2.
MODIFICAR CAMPOS
Antes de modificar los campos se recomienda reconciliar o analizar los datos.
Debe configurar la base de datos de modo que los nombres de los campos le
parezcan lgicos y si es necesario, puede agregar descripciones. Adems en este
momento puede asegurarse de que los campos tengan el tipo de datos correctos.
Por ejemplo, quiere asegurarse de que el campo de la cantidad sea numrico de
modo que pueda realizar futuros anlisis matemticos o que un campo de fecha
se importe realmente como fecha de modo que pueda extraer rangos de fechas
del archivo. Tenga presente que este tema tambin se tratar en la seccin 10.
Para hacer cualquier cambio a los campos de la base de datos, debe acceder a la
funcin Manejo de Campos en IDEA. Esto se puede hacer de varias formas, la
ms sencilla de todas es hacer doble clic en los datos en la base de datos activa.
Desde esta ventana, para cambiar el nombre de un campo, haga doble clic en el
nombre del campo y realice el cambio. Haga doble clic en el nombre del campo
ID_CLI y cmbielo a NUM_CLI.
La informacin de la columna Tipo es inicialmente especificada por IDEA durante

la importacin. Hay disponible cuatro tipos de campos nativos. Caracter,
Numrico, Fecha, y Hora. Para cambiar el tipo de datos, haga clic en la columna
Tipo del campo que desea cambiar y en la lista desplegable, seleccione el tipo de
datos que necesita para este campo.
46
Tenga presente que si hace un cambio de esta forma, el nuevo tipo de datos
tendr un asterisco (*) a la derecha del nombre.
Puede modificar el tipo de un campo siempre y cuando su

conversin sea aplicable. Si pasa de un campo Numrico a un
campo Fecha, asegrese de que los datos numricos contengan
fechas vlidas. Si lo hace, el campo Tipo mostrar la palabra
Fecha con un asterisco (Fecha*).
No podr modificar la longitud de un campo o el nmero de decimales a menos
que haya modificado el Tipo de campo.
Puede modificar la descripcin de un campo haciendo doble clic en la celda del
campo requerido dentro de la columna Descripcin y escribiendo una descripcin
para el campo.
En la ventana Base de datos se puede ver el tipo, la longitud, la cantidad de

decimales y la informacin de la descripcin (si se especific) de cada campo.
Pase el cursor sobre el nombre del campo para ver la informacin del campo.
47
CaseWare IDEA Inc.
48
3.3.
IMPORTAR UN ARCHIVO DBASE

Este es un formato utilizado con mucha frecuencia para exportar datos desde
diversos sistemas informticos y el ms fcil de importar a IDEA. La estructura de
un archivo dBase consiste en un encabezado de archivo con la informacin sobre
el archivo incluyendo la informacin de definicin de campo.
Los archivos dBASE se importan directamente cuando su formato es dBASE IV.
Si posee archivos de otras versiones de dBASE, es recomendable que abra los
mismos desde Microsoft Excel o Microsoft Access para convertir los archivos a un
formato que IDEA pueda importar.
EJERCICIO 3B: IMPORTAR UN ARCHIVO DBASE

1.

2.
En el Asistente de importacin, seleccione dBASE.
3.
Haga clic en el botn Examinar situado al lado del campo Nombre para
seleccionar el archivo dBASE que va a importar.
4.
Seleccione Cuentas por cobrar.DBF.
5.
Haga clic en Abrir.

El nombre de archivo y su ruta se aade al Asistente de importacin.
49
CaseWare IDEA Inc.
6.

Aparecer la pantalla Crear campos. A diferencia de una importacin desde
Excel, con una importacin de dBASE tiene la posibilidad de agregar
campo durante el proceso de importacin.
7.
Si no hay campos adicionales para agregar, haga clic en Siguiente para

continuar con el proceso de importacin.
Aparece la ltima pantalla del proceso de importacin dBASE.
8.
Acepte las opciones predeterminadas en la pantalla y haga clic en Finalizar

para finalizar el proceso.
Puede importar ms de un archivo dBASE a la vez. Por ejemplo,
si tiene 12 archivos mensuales de dBASE en un directorio que
representa el archivo MG (Mayor General) de un ao completo,
simplemente resalte los 12 archivos en la ventana del
Explorador de Windows y luego haga clic en Abrir.
50
3.4.
IMPORTAR UN ARCHIVO DE MICROSOFT ACCESS

Puede importar archivos Microsoft Access (*.MDB) directamente a IDEA utilizando
el Asistente de Importacin.
Las bases de datos de Access pueden contener varias tablas. IDEA puede
importar una o varias tablas. Al seleccionar un archivo de Microsoft Access para
importar, IDEA le mostrar una lista de todas las tablas en el archivo
seleccionado. Si selecciona ms de una tabla, cada una se importar en una base
de datos de IDEA por separado con el mismo nombre que la tabla. Luego podr
cambiar el nombre de estas bases de datos dentro de IDEA.
IDEA puede determinar la longitud de cada campo Caracter basndose en los
primeros 10.000 registros, o en la cantidad especificada por usted en la seccin
Opciones campo Caracter del dilogo Microsoft Access del Asistente de
Importacin.
EJERCICIO 3C: IMPORTAR UN ARCHIVO MICROSOFT ACCESS

1.
En la pestaa Principal, dentro del grupo Importar haga clic en Escritorio.
2.
En el Asistente de importacin, seleccione Microsoft Access.
3.
Haga clic en el botn Examinar situado al lado del campo Nombre para
seleccionar el archivo Microsoft Access que va a importar.
4.
Seleccione Archivo de seguimiento de ventas.MDB.
5.
Haga clic en Abrir.
51
CaseWare IDEA Inc.
6.
52
La ltima pantalla del proceso de importacin de Microsoft Access le

permite seleccionar las tablas que se incluyen en la base de datos. Si hay
ms de una tabla en la base de datos, puede elegir todas las que desea
importar. Si no est seguro acerca de la longitud de cada campo, haga que
IDEA analice todos los registros de todas las tablas que va a importar para
asegurarse de que no trunque ninguno de los campos caracter.
7.
En este ejemplo, acepte toda la informacin predeterminada y luego haga

clic en Aceptar para finalizar la importacin de archivos.
53
CaseWare IDEA Inc.
3.5.
IMPORTAR ARCHIVOS CVS

Los archivos de datos ASCII Delimitados son un formato muy comn para
archivos de longitud variable. Este formato ahorra espacio en disco,
especialmente con campos de texto tales como nombres, direcciones y
comentarios.
Para poder utilizar archivos ASCII Delimitados, debe existir un separador (un
caracter especial) al final de cada campo dentro del registro. Adems, los campos
de texto pueden estar enmarcados (encapsulados) por otro carcter, normalmente
comillas (""). El separador por lo general es una coma (,). No obstante puede ser
tambin otro carcter como los dos puntos (:) o punto y coma (;).
Al final de cada registro debera haber un delimitador de registro, generalmente
los caracteres <CR> <LF> (retorno de carro y salto de lnea). Estos smbolos no
se vern en el archivo de texto a menos que se vean con un editor de texto.
Al importar un archivo ASCII delimitado a IDEA, se define el delimitador y la
encapsulacin del campo de texto.
EJERCICIO 3D: IMPORTAR UN ARCHIVO CSV

1.

2.
En el Asistente de importacin, acepte el tipo de importacin

predeterminada, Texto. Un archivo CSV es una importacin de texto.
3.
Haga clic en el botn Examinar situado al lado del campo para seleccionar
el archivo CVS que va a importar.
4.
Seleccione CLIBANCO.CSV.
5.
Haga clic en Abrir.

6.

El Asistente de Importacin reconocer al archivo como un archivo
Delimitado.
7.

En el Asistente de importacin; en la pantalla Detallar el separador de
campos y encapsulador de texto, podr seleccionar el separador de
campos y el encapsulador de texto que se utilizan en el archivo. El
Asistente de Importacin generalmente le mostrar la configuracin
apropiada.
8.
54
En el Asistente de importacin, en la pantalla Detalles de campo, puede

especificar los detalles del campo, como el nombre, el tipo y la descripcin
del campo.
55
CaseWare IDEA Inc.
9.
Especifique los siguientes detalles de campo a continuacin y luego haga

clic en Siguiente:
Columna
Nombre de
campo
Tipo
Dec
Descripcin
NUM1
NUM_CTA
Nmero de cuenta
CAR2
CLIENTE
Nombre del cliente
CAR3
DIRECCION
Direccin del cliente
CAR4
CIUDAD
Ciudad del cliente
CAR5
PROVINCIA
Provincia del cliente
El Asistente de Importacin especificar automticamente una definicin de

registro (.rdf o .rdm para IDEA Unicode) para este archivo. Esta definicin
podr ser til si, en un futuro, se desean importar otros archivos que
posean la misma definicin.
10.
En este ejercicio no agregaremos ningn campo adicional. Haga clic en

Siguiente.
11.
En este ejercicio no crearemos ningn criterio de importacin. Haga clic en

Siguiente.
56
12.
En el campo Nombre de base de datos escriba Clientes banco.
13.
Haga clic en Finalizar para importar el archivo.
14.
En la pestaa Archivo, dentro del grupo Base de Datos haga clic en

Cerrar todas las bases de datos.
57
CaseWare IDEA Inc.
3.6.
IMPORTAR OTROS ARCHIVOS CON REPORT READER

Normalmente, la informacin que se desea auditar est impresa. En la mayora de
los casos esta informacin en formato impreso se puede convertir a formato
electrnico y transferir al PC del auditor. En ciertas ocasiones, podra ser
necesario usar un interceptor de archivo impreso que redirigir el archivo por
imprimir a un archivo en disco.
Las diferencias existentes entre un archivo ASCII y un archivo de informe impreso
radican principalmente en el encabezado, el pie de pgina y en las lneas y
totales por incluir o por eliminar al importar el archivo en IDEA.
Report Reader extrae datos de informes de texto sin formato guardados en
archivo o en archivos Adobe Acrobat PDF y los traduce al formato de archivo de
IDEA.
Al importar archivos con Report Reader necesitar:
1.
Acceder al archivo de informe impreso.
2.
Crear el Diseo base.

Report Reader usa una serie de diseos para definir los datos a ser
importados en IDEA. El primer diseo definido ser el Diseo Base. El
Diseo Base le indicar a Report Reader que grave un registro por cada
ocurrencia de la informacin definida por este diseo. El Diseo Base debe
ser definido al nivel de lnea de detalle o de transaccin. La lnea de detalle
es la lnea o lneas que contienen la informacin a ser identificada como
una nica transaccin o registro en el archivo resultante de IDEA. La lnea
de detalle puede ser una lnea nica o puede contener mltiples lneas. Se
le solicitar:
3.
Crear un diseo estndar: Seleccione esta opcin cuando el

informe tiene columnas.
Crear un diseo flotante: Seleccione esta opcin si los datos

no se muestran en columnas.
Excluirla de la salida: Esta opcin solo estar disponible

despus de crear el Diseo Base. Esta opcin le permitir
excluir lneas no requeridas para la importacin.
Crear un Diseo agregado

Un Diseo Agregado captura informacin asociada al Diseo Base, que
puede ser compartida por ms de un registro. Los datos definidos en el
Diseo agregado se agregarn a los registros definidos en el Diseo base.
Por ejemplo, en un informe con operaciones clasificadas por nmero de
cuenta, es posible contar con un nmero de cuenta asociado a un grupo de
operaciones. De esta forma la informacin de la operacin individual ser
capturada por el Diseo Base mientras que el Diseo Agregado capturar
el nmero de cuenta aplicable al grupo de operaciones.
58
Si la informacin del Diseo Agregado es localizada antes de las

operaciones del Diseo Base ser denominado Diseo Agregado Anterior.
Si la informacin del Diseo Agregado es localizada luego de las
operaciones del Diseo Base ser denominado Diseo Agregado Posterior.
Por ejemplo en el siguiente informe, si la primera lnea (12-5-2007, James
Matthew) se selecciona como una muestra para el Diseo base, la muestra
para el Diseo agregado debera ser Cuenta 1023 y sera un Diseo
agregado previo debido a que est ubicado antes de la lnea de muestra
del Diseo base.
Cuenta 1023
12-5-2007
12-5-2007
James Matthew
Audrey Kapune
539,00
235.00
Shelly Wang
Bruce Little
326.75
434.50
Cuenta 1024
3-5-2007
4-5-2007
4.
Vista previa de la base de datos resultante
5.
Examinar el archivo para comprobar que no hay errores.
6.
Importar el archivo a IDEA.
EJERCICIO 3E: IMPORTAR UN ARCHIVO DE INFORME IMPRESO

Acceder al archivo de informe impreso
1.

2.
Para importar los informes a IDEA, seleccione Informe impreso y Adobe

PDF, luego seleccione el archivo ArchivoEjemplo.txt.
3.
59
CaseWare IDEA Inc.
Se abrir Report Reader y aparecer el contenido del archivo

ArchivoEjemplo.txt. El informe se mostrar como en la siguiente imagen:
Desplcese a lo largo del informe y observe su formato incluyendo:
Informacin general (Compaa, Nombre del informe)
Encabezados (rango de cuentas y perodo)
Informacin de cuentas (nmero, descripcin)
Informacin de detalle
Crear un Diseo Base

La primera lnea de detalles del informe se puede utilizar como Diseo base ya
que esta lnea representa la informacin detallada de la transaccin en el informe.
1.
Arrastre el cursor a travs de la primera lnea de detalles del informe para

definirla como la lnea de muestra.
60
Aparece un cuadro de mensaje, indicndole que cree un diseo estndar o

un diseo flotante.
2.
Acepte la opcin predeterminada Crear un diseo estndar y luego haga

clic en S.
La lnea seleccionada se copiar en la parte superior de la pantalla
denominada Editor de campo.
Referencia de
texto
Lnea de ancla
Referencia
numrica
Referencia
de espacio
Editor de campo
Editor de ancla
61
Referencia no en
blanco
CaseWare IDEA Inc.
El Editor de campo es la seccin comprendida entre las dos lneas

amarillas con una flecha roja en el margen izquierdo. En una entrada multilnea, una de las lneas deber ser una Lnea de ancla. La Lnea de ancla
aparecer con una flecha roja en el margen izquierdo. De forma
predeterminada es la primera lnea, no obstante, puede seleccionarse una
lnea diferente haciendo clic en el margen izquierdo de la lnea elegida para
ser Lnea de ancla.
La ventana Detalles de campo aparecer, a su vez, en el sector derecho de
la pantalla. Al definir un campo esta ventana mostrar las propiedades y
atributos de ese campo.
A esta altura deber definir qu distingue a la lnea de detalle del resto de
las lneas del informe. Puede ser un texto especfico, una combinacin de
nmeros o una fecha. En Report Reader, estos formatos reciben el nombre
de Referencias. Para este informe, puede ver que el tercer campo o
columna del informe es un campo de fecha y est formateado de la misma
forma a travs de todo el informe (NNNN-NN-NN). Utilizando esta
informacin, puede definirse una referencia en la seccin Editor de Ancla
(la lnea situada encima del Editor de Campo).
3.
Ponga el cursor en el Editor de ancla, directamente sobre el primer

carcter de la fecha, justo sobre el nmero 2. Ya que desea importar todas
las transacciones (cualquier entrada con una fecha), haga clic cuatro veces
en el botn Referencia numrica seguida de un guin (-).
Observe que todas las lneas del informe que cumplen con la condicin o
siguen ese patrn se resaltan en azul. Si deja fuera el guin (-) terminar
capturando la lnea del encabezado que est sobre la fila del nombre del
campo (Base acumulada desde enero a diciembre de 2012) debido a que
2012 coincide con la referencia NNNN.
62
Las otras opciones disponibles para las referencias son:
Referencia de texto
Referencia de espacio
Referencia no en blanco
Para estos cuatro tipos especficos de referencia, debe hacer
clic en el botn y no solo escribir una letra N, T, S o X mayscula
ya que el Lector de informes las reconocer como letras y no
como referencias especficas.
Puede examinar el informe para asegurarse que las lneas de detalle y slo
las lneas de detalle hayan sido seleccionadas. Cuando las lneas
requeridas estn seleccionadas, deber definir la informacin que quiere
importar en IDEA desde las lneas de detalle. Esta informacin ser
importada en IDEA en campos separados.
4.
En el Editor de campo (la fila con la flecha roja), resalte la informacin del
nmero de transaccin.
El color del campo seleccionado pasar a ser naranja y se resaltarn todos
los registros correspondientes de las lneas de detalles. Desplcese por el
informe para verificar que el ancho del campo sea suficiente para capturar
registros con mayor cantidad datos y ajuste el ancho del campo en el Editor
de campos si es necesario.
5.
En la ventana Detalles de campo escriba la siguiente informacin:
Nombre: NUM_TRANS
Tipo: Numrico
Decimales: 0
63
CaseWare IDEA Inc.
6.
En el Editor de campo resalte el Tipo de informacin y deje espacio

suficiente para cadenas de datos largas.
7.
Nombre: TIPO
Tipo: Caracter
8.
En el Editor de campo, resalte la informacin de fecha.
9.
Nombre: FECHA
Tipo: Fecha
Mscara: AAAA-MM-DD
10.
En el Editor de campo resalte la informacin de Nmero y deje espacio

11.
Nombre: NUM
Tipo: Carcter (Observe la mezcla de datos numricos y

caracteres, por lo tanto es del tipo Carcter).
12.
En el Editor de campo resalte la informacin de Nombre y deje espacio

13.
Nombre: NOMBRE
Tipo: Caracter
14.
En el Editor de campo resalte la informacin de Comentario y deje espacio

15.
Nombre: NOTA
Tipo: Caracter
16.
En el Editor de campo resalte la informacin de Dbito y deje espacio

17.
18.
Nombre: DEBITO
Tipo: Numrico
Decimales: 2
En el Editor de campo resalte la informacin de Crdito y deje espacio

64
19.
Nombre: CREDITO
Tipo: Numrico
Decimales: 2
Una vez completados los campos deberan coincidir con la siguiente tabla:
20.
Nombre de campo
Tipo
Parmetro
NUM_TRANS
Numrico
Decimal: 0
TIPO
Caracter
FECHA
Fecha
NUM
Caracter
NOMBRE
Caracter
NOTA
Caracter
DEBITO
Numrico
Decimales: 2
CREDITO
Numrico
Decimales: 2
Haga clic en el botn Guardar Diseo
Mscara: AAAA-MM-DD
Crear un Diseo Agregado

Ahora tiene que crear un diseo adicional para asegurarse de que se atribuy un
nombre de cuenta a la informacin de la transaccin detallada correcta. En este
informe, crear un Diseo agregado previo debido a que el nombre de la cuenta
est antes que las transacciones del Diseo base.
1.
Resalte la lnea situada debajo de los ttulos de las columnas que contienen
el nombre de cuenta y cree un nuevo diseo estndar.
En el Editor de ancla, debe utilizar los botones Referencia de espacio y
Referencia de texto. Los nombres de la cuenta tienen una sangra
especfica en este informe de modo que si hace referencia a todos los
espacios hasta que comienza el texto para identificar el nombre de la
cuenta, eliminar cualquier informacin de detalles que ya captur y la
informacin del encabezado en el informe.
2.
Ponga el cursor en Editor de ancla en el extremo izquierdo y haga clic en el

botn Referencia de espacio para agregar espacios hasta el comienzo de
los nombres de la cuenta.
3.
Haga clic en el botn Referencia de texto.

Si se desplaza por el informe hasta el final de la cuenta de cheques,
observar que tambin captur la lnea del total de la cuenta. Esto ayudar
65
CaseWare IDEA Inc.
para la reconciliacin que se abordar en la prxima seccin, no deseamos

incluir las lneas del total en el archivo que intentamos crear. Para que
Report Reader ignore estas lneas, necesitamos agregar un par de
referencias de espacio donde hay nmeros en las lneas de total.
4.
En el Editor de campo, resalte la informacin de nombre de cuenta.
5.
Nombre: NOM_CUENTA
Tipo: Caracter
Celdas vacas: Usar valores de registros previos.
66
La lnea recientemente definida es un encabezado cuya informacin desea

que se repita en cada registro (lnea de detalle). Para indicarle a Report
Reader que desea repetir esta informacin utilice la opcin Usar valores de
registros previos en el cuadro Celdas vacas de la seccin Atributos de la
ventana Detalles de campo.
6.
Haga clic en el botn Guardar Diseo.
Vista Previa de la Base de Datos resultante

1.
En la barra de herramientas de Report Reader haga clic en el botn Vista

Previa de Base de Datos
Aparecer el informe en su totalidad en la ventana Vista Previa.
2.
Haga clic en Cerrar para salir de la ventana Vista Previa.
67
CaseWare IDEA Inc.
Si necesita modificar la informacin de un campo, haga clic sobre ste y

realice las modificaciones necesarias a travs de la ventana Detalles de
campo. Los cambios tambin pueden llevarse a cabo re-abriendo el diseo
para su edicin a travs del Administrador de Diseos.
Para acceder al Administrador de Diseos seleccione Diseos >
Administrador de Diseos. Desde el Administrador de Diseos podr
editar, copiar o eliminar un diseo. Para ms informacin acerca del
Administrador de Diseos consulte el Sistema de Ayuda de Report Reader.
Examinar el archivo para comprobar que no hay errores
Antes de importar el archivo a IDEA, se recomienda que analice el archivo para
ver si hay errores.
1.
Haga clic en el botn Anlisis de errores
Aparecer el cuadro de dilogo Anlisis de errores.
Report Reader analizar el informe verificando si existe algn caracter

adyacente a un campo definido que pudiese estar excluido de la definicin.
Por ejemplo, si ha definido el campo DEBITO con una longitud de 4
caracteres, pero el informe cuenta con algunos importes que exceden dicha
longitud, la funcin Anlisis de errores identificar y mostrar estos
registros permitindole aumentar la longitud del campo.
2.
En el campo Longitud de campo, especifique el valor correcto y haga clic

en Cambiar o haga clic en Ignorar para aceptar la configuracin actual.
Una vez corregidos los errores aparecer el siguiente mensaje:
68
Importar datos en IDEA

Ahora puede importar el archivo en IDEA.
1.
Haga clic en el botn Importar en IDEA
2.
Al ser consultado si desea proceder con la importacin haga clic en S.

Report Reader le sugerir que guarde la plantilla.
3.

Aparecer el dilogo Guardar como. Se le solicita que guarde el archivo de
la plantilla (.jpm) en la carpeta del proyecto actual. La plantilla es similar a
una definicin de registro. La misma contiene toda la informacin definida
en Report Reader. De esta forma, podr volver a utilizar la plantilla para
importar un informe similar o para modificar alguna de sus especificaciones.
4.
En el campo Nombre del archivo, escriba ArchivoEjemplo y haga clic en

Guardar.
La ltima pantalla le permitir especificar el nombre de la base de datos
IDEA generada.
5.
En el campo Nombre de la base de datos, escriba WCDet_Trans_por_Cta y haga clic en Guardar.

La siguiente imagen muestra el contenido de la nueva base de datos de
IDEA que contiene el informe de la empresa Wyvez Construction en un
formato organizado que puede manipular en IDEA.
6.
Cuando termine de examinar la base de datos WC-Det_Trans_por_Cta,

cierre el archivo.
69
CaseWare IDEA Inc.
NOTAS DE LA SECCIN
70
SECCIN 4
Conciliacin y evaluacin de los datos

Comprender los principios de la conciliacin de los datos.
Usar el Total de Control para conciliar un gran total.
Usar las Estadsticas de Campo para validar datos.
Mostrar los datos en un orden especfico.
Acceder a registros especficos.
4.1.
PRINCIPIOS DE CONCILIACIN
Una vez que los datos han sido definidos y ledos por IDEA, y antes de comenzar
con las pruebas de auditora, es imperativo conciliar los datos con los del sistema
principal. Esta conciliacin se debe a que pudieron haberse presentado errores
durante el proceso de importacin tales como:
Requerir una base de datos errnea
Haber recibido una base distinta de la solicitada y/o de un perodo

incorrecto
Presencia de errores en la extraccin de los datos desde el sistema

principal
Problemas con el dispositivo utilizado para la transferencia de los datos
Errores propios ocurridos en la importacin de los datos
Los datos pueden ser conciliados comparando los totales de los campos
numricos, la cantidad de registros, o a travs de una muestra de registros
impresa desde el sistema principal.
Es importante solicitar junto con los datos los informes de conciliacin y totales de
control y adjuntar esta informacin al proceso de importacin de los datos.
Existen diversas formas de conciliar los datos. Ciertas funciones de IDEA son
particularmente tiles para conciliar datos. Primero es conveniente examinar la
base de datos de IDEA. Utilice las Estadsticas de Campo y el Total de Control
desde la ventana de Propiedades para conciliar totales y asegurarse de que los
datos coincidan con lo que se ha pedido y no correspondan a un perodo distinto
del requerido. La funcin Sumarizacin puede ser utilizada para comparar totales
con informes existentes utilizados por el cliente. Para el caso de datos financieros,
la funcin Sumarizacin se puede utilizar para crear un balance de comprobacin
(sumarizado por cuenta). Tambin puede obtener una muestra de la base de
datos y comparar los registros manualmente con los del archivo del equipo
central. Se debe prestar particular atencin a los nmeros con signo, nmeros con
decimales, ceros, y a las fechas no vlidas o en blanco.
Sea cuidadoso al conciliar datos con informes generados por el cliente. En
determinadas situaciones, los informes del cliente pueden ser inexactos a pesar
de que las bases de datos sean correctas. Trate de encontrar cualquier
discrepancia entre las bases de datos del sistema y las bases de datos
importadas.
Antes de comenzar su trabajo en IDEA, debera conocer los datos y el significado
de los campos. Debera solicitar, cuando sea posible, un diccionario de datos que
explique el significado de los campos y los cdigos utilizados en la base de datos.
72
Seccin 4: Conciliacin y evaluacin de los datos
4.2.
TOTAL DE CONTROL
El Total de Control es una herramienta importante para conciliar datos. A su vez,
es sumamente til para bases de datos con informacin financiera. El Total de
Control le permite mantener el total de un campo numrico disponible en la
pantalla. Una vez especificado un Total de Control, ste aparecer en todas las
bases de datos que sean creadas a partir de funciones ejecutadas sobre la base
de datos actual.
EJERCICIO 4A: CONCILIAR LOS DATOS USANDO LA PROPIEDAD

TOTAL DE CONTROL
1.
Asegrese de que WC-Det_Trans_por_Cta sea la base de datos activa.
2.
En la ventana Propiedades, haga clic en Total de control.

Aparecer el dilogo Seleccionar Total de Control.
3.
Seleccione el campo DEBITO como el campo de Total de Control.
4.

Tal vez se le solicite que calcule ahora el Total de control.
5.
Haga clic en S.
El total del campo DEBITO debera ser $1,775,169.18. Asegrese de que
dicha cantidad aparezca al lado del enlace Total de Control dentro de la
ventana de Propiedades.
Para hacer la verificacin contra el informe original, puede abrirlo en el bloc
de notas u otro editor de texto y desplazarse hasta el final del informe para
asegurarse de que los totales coincidan. Tambin puede volver a abrir el
archivo con Report Reader y desplazarse hasta el final para asegurarse de
que los totales coincidan.
6.
Abra ArchivoEjemplo.txt con la funcin de importacin Imprimir informe

y Adobe PDF en IDEA, desplcese hasta el final y compare los totales.
73
CaseWare IDEA Inc.
4.3.
ESTADSTICAS DE CAMPO
Si est utilizando informacin no financiera, la opcin Totales de control podra no
ser la ms apropiada para conciliar datos. Adems, el Total de Control por s
mismo es muy limitado, incluso con datos financieros, dado que no toma en
consideracin las fechas no vlidas, los registros pertenecientes a perodos
distintos al solicitado o toma en consideracin otros errores de conversin.
La propiedad Estadsticas de campo le brinda informacin acerca de todos los
campos Numricos, Fecha y Hora. Las Estadsticas de campo le permiten
conciliar rpidamente los campos Numricos. A su vez, le proporcionan
informacin adicional sobre cada campo, como por ejemplo la cantidad de valores
negativos, el valor mnimo, el valor mximo, etc. Para los campos Fecha, le
permite verificar la cantidad de elementos en blanco, la fecha ms temprana y la
fecha ms tarda. En tanto que para los campos Hora, le permite identificar la
hora, los minutos y los segundos ms comunes para la base de datos.
EJERCICIO 4B: CONCILIAR DATOS USANDO LA PROPIEDAD

ESTADSTICAS DE CAMPO
1.
Asegrese de que la base de datos WC-Det_Trans_por_Cta se encuentre

activa.
2.
Dentro de la ventana de Propiedades, haga clic en Estadsticas de

campo.
3.
En el cuadro Tipo de campo, seleccione Numrico.
4.
En el cuadro Campos Numricos, asegrese de que todos los campos

Numricos se encuentren seleccionados.
5.
Examine las estadsticas de campo para los campos DEBITO y CREDITO y

asegrese de que su Valor Neto sea igual a $1,775,169.18.
6.
En el cuadro Tipo de campo, seleccione Fecha.
7.
Examine las estadsticas del campo y tome nota del rango de fechas de los
registros en el campo FECHA para asegurarse de que est dentro del
perodo de revisin del ao calendario 2012.
74
8.
Ahora desplcese por todas las estadsticas para ver qu otra informacin
se proporciona. Ver que Estadsticas del campo divide el archivo por mes
y por das de la semana y que los nmeros tienen un color distinto. Haga
clic en el valor Martes del Da ms comn para acceder a todas las
transacciones que se realizaron un martes a lo largo del ao.
Aparece la ventana de vista previa que le permite desplazarse por las

transacciones que conforman la estadstica.
9.
10.
En este punto tiene tres opciones; puede Guardar este archivo de vista
previa como un archivo nuevo, Imprimir las transacciones o hacer clic en
Hecho para volver a la ventana Estadsticas del campo.
En la ventana Propiedades haga clic en Datos para volver a la vista de las
transacciones.
75
CaseWare IDEA Inc.
4.4.
INDEXAR
La funcin Indexar le permite visualizar los registros de la base de datos en base
a un orden especificado. A diferencia de la funcin Ordenar, la funcin Indexar no
crea una nueva base de datos, en su lugar, crea una vista diferente de la base de
datos actual. Tambin se utiliza para crear cortes y totales en los informes
personalizados. El campo (o campos) utilizados para indexar un archivo se
denominan clave.
IDEA tambin indexa un archivo en forma previa a la ejecucin de ciertas
funciones. Tal es el caso de Unir bases de datos, Sumarizacin, Deteccin de
omisiones, Deteccin de clave duplicada, y Antigedad. Si el archivo se
encuentra indexado anteriormente por la clave requerida para la ejecucin de
estas funciones, IDEA no re-indexar el archivo sino que utilizar el ndice
existente.
EJERCICIO 4C: INDEXAR UNA BASE DE DATOS POR UN CAMPO

1.
Asegrese de que la base de datos Transacciones de venta se encuentre

activa.
2.
Indexe el archivo por fecha de factura al hacer doble clic en el encabezado

de la columna FECHA_FACT.
IDEA indexar la base de datos por FECHA_FACT en sentido Ascendente.

3.
Haga doble clic otra vez en la cabecera de la columna FECHA_FACT.

IDEA indexar la base de datos por FECHA_FACT en sentido
Descendente. El ndice activo se muestra con una marca de verificacin
roja en el rea ndices de la ventana Propiedades.
Tambin, como se muestra en la primera imagen, aparecer una flecha en

el encabezado de columna indicando que el campo ha sido indexado ya
sea en sentido ascendente o descendente.
76
4.
En la seccin ndices de la ventana Propiedades, seleccione la opcin Sin

ndice.
EJERCICIO 4D: INDEXAR UNA BASE DE DATOS POR MLTIPLES

CAMPOS
1.
Asegrese de que la base de datos Transacciones de Ventas se

encuentre activa.
2.
En la pestaa Datos, dentro del grupo Orden, haga clic en ndices.

Aparecer el dilogo ndice.
3.
Ordene los registros de la base de datos de la siguiente manera:

Campo
Direccin
COD_PROD
Ascendente
CANTIDAD
Descendente
4.
5.
Observe la base de datos con el ndice aplicado.

Ahora la base de datos est indexada por COD_PROD y dentro del mismo
campo COD_PROD est indexada por CANTIDAD. El encabezado de la
columna COD_PROD tendr una flecha de color rojo indicando que el
campo ha sido indexado en sentido ascendente y que se trata del ndice
primario. El encabezado de la columna CANTIDAD tendr una flecha de
color azul indicando que el campo ha sido indexado en sentido
descendente y que se trata del ndice secundario.
77
CaseWare IDEA Inc.
Este ndice puede ser seleccionado o modificado eligiendo un ndice

disponible en la seccin ndices de la ventana de Propiedades. Podr
regresar al orden original en cualquier momento seleccionando la opcin
Sin ndice.
La funcin Ordenar sirve para crear una nueva base de datos
que se ordena fsicamente en el orden especificado. Si desea
tener una base de datos secuenciada sin crear una nueva base
de datos, utilice la opcin ndice la cual crea un ndice que
describe la secuencia lgica en la que los registros sern ledos,
visualizados, impresos o procesados.
Los ndices no requeridos pueden ser eliminados a travs de la pestaa
Eliminar ndices del dilogo ndice. A travs de este mismo dilogo, por
medio de la pestaa correspondiente, puede Re-Indexar una base de
datos. En ocasiones, el ndice de una base de datos puede llegar a ser
invlido. Esto puede darse en el caso de que el ndice en cuestin se
encuentre basado en uno o ms campos virtuales cuyas ecuaciones hayan
sido modificadas. La opcin Re-Indexar vuelve a generar cualquier ndice
definido previamente, eliminando, en caso de existir, el ndice activo.
Si una base de datos que ha sido importada o enlazada en IDEA se
encuentra en un orden determinado, el cual fue establecido en el momento
de su creacin o descarga desde un sistema principal, se puede indicar a
IDEA el orden mediante la opcin Describir orden natural en la pestaa
Datos. El orden descrito ser agregado a la lista de ndices disponibles
para la base de datos sin necesidad de crear el ndice. Esta opcin
permitir ahorrar tiempo sobre todo si se trabaja con bases de datos
grandes o ndices con claves complejas.
La opcin Describir Orden Natural no ordena ni indexa el
archivo. Esta funcin le informa a IDEA el orden o el ndice del
archivo, lo cual evitar ordenarlo o indexarlo en caso de que as
se requiera. Si no tiene la certeza de que el archivo se encuentra
en un ndice especfico NO utilice esta opcin.
78
4.5.
AGRUPAR REGISTROS
La funcin Agrupar registros puede ser utilizada para organizar registros
coincidentes en campos indexados, pudiendo expandir y comprimir los grupos
ordenados.
EJERCICIO 4E: AGRUPAR REGISTROS

1.

activa.
2.
En la pestaa Ver, dentro del grupo Grupo, haga clic en Agrupar

registros.
Aparecer el dilogo Agrupar registros.
3.
Agrupe los datos por VENDEDOR en sentido Ascendente.
4.

La base de datos est agrupada de acuerdo al campo VENDEDOR. Puede
expandir la base de datos y ver los registros asociados con cada
VENDEDOR.
79
CaseWare IDEA Inc.
5.
Para volver a la vista normal, en la pestaa Ver, en Grupo, haga clic en

Desactivar agrupamiento.
80
4.6.
IR A
La funcin Ir a sirve para saltar a un registro especfico dentro de la base de datos
activa, lo cual es normalmente ms rpido que desplazarse por la base de datos.
EJERCICIO 4F: LOCALIZAR UN REGISTRO ESPECFICO CON LA

FUNCIN IR A
1.

activa.
2.
En la pestaa Datos, dentro del grupo Bsqueda, haga clic en Ir a.

Aparecer el dilogo Ir a Registro.
3.
En el cuadro Ir a registro, escriba 150.
4.

El registro con el nmero 150 ser resaltado en la base de datos activa.
81
CaseWare IDEA Inc.
4.7.
BUSCAR
La funcin Buscar es similar a la funcin Ir a, sin embargo la funcin Buscar le
permite especificar un criterio basado en la informacin de la base de datos.
EJERCICIO 4G: BUSCAR UN REGISTRO ESPECFICO CON LA

FUNCIN BUSCAR
1.
Asegrese que la base de datos Transacciones de venta se encuentre

activa.
2.
En la pestaa Datos, dentro del grupo Bsqueda, haga clic en Buscar y

luego haga clic en Buscar un registro.
Aparecer el dilogo Buscar Registro.
3.
En el cuadro Criterio de bsqueda, escriba CANTIDAD = 200.
4.

IDEA ir automticamente al primer registro que cumpla este criterio.
5.
Si pulsa F3, IDEA ir al siguiente registro que cumpla el criterio.
82
NOTAS DE LA SECCIN
83
CaseWare IDEA Inc.
SECCIN 5
Detectar registros especficos

Usar Criterios de Presentacin para visualizar registros especficos y guardar

los resultados en una nueva base de datos.
Usar el Editor de ecuaciones para especificar un criterio.
Comprender las reglas para especificar un Criterio.
Guardar y recuperar ecuaciones.
Comprender las diferencias entre Extracciones y Criterios.
Extraer importes elevados y elementos inusuales usando Criterios.
5.1.
CRITERIO
La funcin Criterio de presentacin es similar a la funcin Extraccin directa
(explicada ms adelante), en el sentido que puede ser usada para identificar
elementos que satisfagan un criterio dado.
Sin embargo, la opcin Criterio de presentacin no genera una base de datos
como salida, sino que muestra, en la ventana de Base de Datos, aquellos
registros que satisfagan el criterio especificado. En la Barra de estado, situada en
la parte inferior derecha de la pantalla, aparecer la cantidad de registros que
cumplan con dicho criterio.
Haciendo clic en la opcin Criterio dentro de la ventana Propiedades, aparecer el
Editor de Ecuaciones para asistirlo en la creacin de un criterio.
EJERCICIO 5A: VISUALIZAR LOS REGISTROS FILTRADOS

1.
Asegrese de que la base de datos Transacciones de venta sea la base

de datos activa y que la opcin Sin ndice se encuentre seleccionada en el
rea de ndices de la ventana de Propiedades.
2.
Vaya al registro 17 y haga clic con el botn derecho en el valor 05 del

campo COD_PROD.
3.
En el men contextual seleccione la opcin Desplegar todos los registros

que contengan 05.
86
Seccin 5: Detectar registros especficos
Aparecer el dilogo Desplegar todos los registros que contengan.
4.

Se aplicar el filtro sobre la base de datos mostrando solamente aquellos
registros que satisfagan el criterio COD_PROD = =05. Observe que
cualquier criterio especificado para la base de datos aparece al lado del
enlace Criterio en el rea Base de Datos de la ventana Propiedades.
5.
En la ventana Propiedades, haga clic en Criterio para modificar el criterio.

Aparecer el Editor de ecuaciones.
87
CaseWare IDEA Inc.
6.
En el cuadro Ecuacin, cambie manualmente el cdigo de producto "05"

por el cdigo de producto "02".
7.
En la barra de herramientas del Editor de ecuaciones, haga clic en el botn

Validar y salir
para aplicar el criterio.
Observe la Barra de estado en la parte inferior derecha de la pantalla.

Aparecer la cantidad de registros que cumplen el criterio: 14/3,014.
EJERCICIO 5B: GUARDAR ELEMENTOS FILTRADOS

1.
Asegrese de que la Base de Datos Transacciones de venta se

encuentre activa con el criterio COD_PROD = 02 aplicado.
2.
En la pestaa Archivo, en la pgina Base de datos, haga clic en Guardar

como para guardar los registros filtrados como una base de datos distinta.
Aparecer el dilogo Guardar Base de Datos como.
3.
En el campo Nombre de archivo, escriba Cdigo de Producto 02.
4.
88
Observe que una nueva base de datos llamada Cdigo de Producto 02

aparecer dentro del Explorador de Archivos. Observe tambin que la
nueva base de datos Cdigo de Producto 02, es una base de datos hija de
la base de datos Transacciones de venta. Esto indica que la base de datos
Cdigo de Producto 02 fue creada a partir de la base de datos
Transacciones de venta.
La base de datos Cdigo de Producto 02 pasar a ser la base de datos

activa.
El nombre de la base de datos activa se muestra tambin en la barra de la

aplicacin en la parte superior de la pantalla.
5.
Seleccione la base de datos Transacciones de venta como la base de

datos activa.
6.
En la ventana Propiedades, haga clic con el botn derecho en Criterio y

seleccione Quitar.
7.
Cierre Transacciones de venta.
89
CaseWare IDEA Inc.
EJERCICIO 5C: VER VARIAS BASES DE DATOS

SIMULTNEAMENTE
Puede tener diferentes bases de datos abiertas al mismo tiempo y visualizar
diversos archivos simultneamente. Asegrese que la base de datos Cdigo de
Producto 02 sea la base de datos activa.
1.
Asegrese de que solo estn abiertos Cdigo de producto 02 y

Transacciones de ventas-Base de datos y convierta a Transacciones de
ventas-Base de datos en la base de datos activa.
2.
Para que una base de datos abierta se transforme en la base de datos

activa, puede hacer doble clic en el nombre de archivo en el Explorador de
archivos o puede hacer clic en su pestaa en la parte superior de la
ventana de Base de datos.
3.
En la pestaa Ver, dentro del grupo Pestaas, haga clic en Horizontal.

Las bases de datos estn organizadas horizontalmente.
4.
Haga clic con el botn derecho en la pestaa de la base de datos superior y

seleccione Mover al grupo de ventanas siguiente para deshacer la
organizacin de la ventana.
5.
En la pestaa Ver, dentro del grupo Pestaas haga clic en Vertical para
ver las bases de datos abiertas una al lado de la otra.
6.
Para eliminar la organizacin de los archivos puede hacer clic con el botn
derecho en la pestaa de la base de datos que contiene el nombre del
archivo que desea devolver a su posicin original y seleccione Mover al
90
grupo de pestaas anterior o haga clic y arrastre la pestaa de la base de

datos a su posicin original.
7.
Cierre la base de datos Cdigo de Producto 02.
91
CaseWare IDEA Inc.
5.2.
USO DEL EDITOR DE ECUACIONES PARA CREAR UN CRITERIO

Existen diversas situaciones en IDEA en las que puede necesitar crear una
ecuacin. El Editor de ecuaciones es una herramienta de ayuda para crear
ecuaciones o criterios.
Puede acceder al Editor de ecuaciones haciendo clic en Criterio de la ventana
Propiedades, o haciendo clic en el botn Editor de ecuaciones
cuadros de dilogo de tareas especficas (cuando est disponible).
en los
Si bien puede utilizar la funcin Desplegar todos los registros que contengan ""
para crear un criterio, el Editor de Ecuaciones es de suma utilidad al crear
ecuaciones de mayor complejidad.
Tambin puede usar el Editor de ecuaciones para crear campos a travs de la
funcin Manejo de campos. Por ejemplo, puede crear un campo denominado
NUEVA_CANTIDAD que puede ser igual a CANTIDAD multiplicado por 1,5. La
tarea Manejo de campos se abordar en ejercicios posteriores.
El Editor de ecuaciones no solo lo asistir en la creacin de ecuaciones, sino que
tambin validar la sintaxis de las mismas. No podr salir del Editor de
ecuaciones mientras exista un error de sintaxis en la ecuacin excepto que la
cancele. Las ecuaciones se pueden guardar y volver a utilizar en el futuro.
92
Al crear una ecuacin dentro del Editor de ecuaciones ver las siguientes
opciones:
1.
Barra de herramientas del Editor de ecuaciones

Botn
Comando
Descripcin
Validar y salir
Verifica la sintaxis de la ecuacin

especificada y, si la ecuacin es vlida,
cierra el Editor de ecuaciones.
Validar
Verifica la sintaxis de la ecuacin

especificada.
Cancelar
Elimina la ecuacin especificada dentro del

cuadro Ecuacin y cierra el Editor de
Ecuaciones.
Deshacer
Deshace los cambios aplicados a la

ecuacin de uno en uno.
Buscar y reemplazar
Busca, y, si lo desea, reemplaza cualquier

texto, carcter o nmero dentro de la
ecuacin especificada.
Cortar
Corta la porcin seleccionada en la

ecuacin y la coloca en el Portapapeles.
Copiar
Copia la porcin seleccionada en la

ecuacin y la coloca en el Portapapeles.
Pegar
Inserta la porcin cortada o copiada que fue

colocada en el Portapapeles.
93
CaseWare IDEA Inc.
Botn
2.
Comando
Descripcin
Borrar
Borra lo especificado en el cuadro

Ecuacin.
Abrir ecuacin
Permite abrir una ecuacin previamente

guardada.
Guardar ecuacin
Permite guardar la ecuacin especificada.
Funciones
personales
Abre el cuadro de dilogo Funciones

personales.
Atrs
Retrocede al tema anterior en la Ayuda de

las @Funciones.
Adelante
Va al siguiente tema en la Ayuda de las

@Funciones.
Bloquear tema
Bloquea el tema actual en la Ayuda de las

@Funciones.
Fuente
Permite modificar la fuente, el tamao y el

estilo del texto para el cuadro de Ecuacin.
Panel Ayuda
Muestra u oculta el Panel Ayuda.
Ayuda
Abre la Ayuda del Editor de Ecuaciones.
Cuadro Ecuacin
El cuadro Ecuacin es el rea donde se especifican ecuaciones y
expresiones.
3.
Lnea de sintaxis
Con el cursor situado entre los parntesis de una @Funcin, haga clic en el
botn Sintaxis para ver la sintaxis correspondiente a la @Funcin
especificada.
4.
Verificar ecuacin
Pulse el botn Evaluar para verificar los resultados. La ecuacin ser
ejecutada en base a los valores del registro seleccionado y los resultados
aparecern en el cuadro de abajo. Si aparece 1.00, el registro seleccionado
cumple con el criterio. Si aparece 0.00, el registro seleccionado no cumple
con el criterio.
94
5.
Operadores matemticos
Operadores matemticos que se utilizan para realizar clculos entre
expresiones.
Operador
Nombre
Descripcin
Comillas
Usadas para enmarcar cadenas, fechas y

horas.
Abrir parntesis
Usado en combinacin con el smbolo

Cerrar parntesis para ordenar el proceso
de un clculo.
Cerrar parntesis
Usado en combinacin con el smbolo

Abrir parntesis para ordenar el proceso
de un clculo.
Coincidencia
Prueba si los resultados de dos

expresiones son iguales. Para los campos
de caracteres esta prueba distingue
maysculas y minsculas y mostrar los
registros donde el texto es el inicio de una
palabra ms larga. Ejemplo: campo="un"
mostrar uno, unir, universidad.
==
Coincidencia exacta
Para campos de carcter devolver

nicamente aquellos registros donde el
texto encontrado conforme una palabra
completa y no el inicio de una palabra.
>
Mayor que
Se utiliza para mostrar los registros que

son mayores que el valor especificado.
<
Menor que

son menores que el valor especificado.
>=
Mayor o igual que

son mayores o iguales que el valor
especificado.
<=
Menor o igual que

son menores o iguales que el valor
especificado.
<>
Diferente o No igual
que

son diferentes o no son iguales que el
valor especificado.
Divisin
Usado para dividir expresiones

numricas. No se puede utilizar con
campos Caracter, Fecha u Hora.
Multiplicacin
Usado para multiplicar expresiones

numricas. No se puede utilizar con
95
CaseWare IDEA Inc.
Operador
Nombre
Descripcin
Resta
Usado para sustraer una expresin

numrica de otra. No se puede utilizar con
Suma
Usado para agregar expresiones

numricas o para concatenar texto.
Mdulo
MOD devuelve el resto cuando se divide

una expresin numrica por otra.
MOD
Al hacer clic en el botn MOD, el smbolo

"%" ser agregado al rea de Ecuacin.
Ejemplo 1: IMPORTE % 1000, donde
IMPORTE es igual a 8,362 devolver 362.
Ejemplo 2: Al trabajar con valores noenteros, es recomendable convertir los
valores no-enteros a enteros primero - por
ejemplo para 120.15 % 1.35, cambie esto
a (120.15 x 100) % 135, lo que devolver
0.
EXP
Exponencial
Utilizado para multiplicar repetidamente

una expresin numrica. Exponencial se
refiere a menudo como "a la potencia de".
Al hacer clic en el botn EXP , "^" ser
agregado al rea de Ecuacin.
Por ejemplo, CANTIDAD ^ 3, donde
CANTIDAD es igual a 15, devuelve 3375
(15 x 15 x 15 = 3375).
IDEA analiza una ecuacin calculando las operaciones en la siguiente

secuencia y leyendo la ecuacin de izquierda a derecha.
Paso 1. Calcula el resultado para cualquier elemento entre
corchetes.
Paso 2. Calcula los valores exponenciales.
Paso 3. Calcula las operaciones de divisin.
Paso 4. Calcula las operaciones de multiplicacin.
Paso 5. Calcula las operaciones de suma.
Paso 6. Calcula las operaciones de resta.
Paso 7. Totaliza la ecuacin.
6.
Lista de @Funciones
Existen ms de 100 @Funciones disponibles para efectuar operaciones
complejas tales como aritmtica de fechas, clculos estadsticos y
bsquedas de textos. Cada @Funcin requiere de una cantidad especfica
de parmetros. Por ejemplo, la funcin @Date, que devuelve la fecha
96
actual del sistema, no requiere de ningn parmetro, mientras que la

funcin @Isin, la cual es utilizada para bsquedas de texto, requiere de dos
cadenas de caracteres como parmetros.
Si la configuracin de su PC no es la de Estados Unidos o
Canad, IDEA probablemente no utilice la coma (,) como
separador de parmetros (tambin denominado separador de
listas) sino el punto y coma (;). En todo caso evite que el
separador de listas coincida con el separador de decimales.
Para verificar o modificar su configuracin, seleccione Inicio >
Configuracin >Panel de Control > Configuracin regional y de
idioma.
7.
Insertar @Funcin
Una vez que haya seleccionado una @Funcin en la lista de @Funciones,
haga clic en Insertar @Funcin para insertar la @Funcin en su ecuacin.
8.
Panel Ayuda
El panel Ayuda, situado a la derecha del Editor de ecuaciones, le
proporciona ayuda detallada para cada @Funcin. Esto incluye una
descripcin de @Funcin, la sintaxis, los parmetros y los ejemplos.
EJERCICIO 5D: USO DEL EDITOR DE ECUACIONES

Crear una Ecuacin
1.

activa.
2.
Dentro de la ventana Propiedades haga clic en Criterio.

3.
En la columna Campo, haga doble clic en COD_PROD.
4.
Haga clic en el botn Coincidencia exacta (= =) y luego haga clic en el

botn Comillas ( ).
COD_PROD es un campo no numrico por lo que al hacer
referencia a sus valores deber encerrar los mismos entre
comillas .
97
CaseWare IDEA Inc.
5.
Escriba 02 entre las comillas.
6.
Haga clic en el botn Validar
para verificar que la ecuacin sea vlida.
Guardar una Ecuacin

Las ecuaciones se pueden guardar y volver a utilizar en el futuro. Esta opcin es
de suma utilidad si la ecuacin va a volver a usarse en el futuro o si la ecuacin es
compleja y requiere de edicin si la ecuacin va a volver a usarse en el futuro o si
la ecuacin es compleja y requiere de edicin. Tambin en caso de requerirse una
ecuacin similar editando, para ello, la ecuacin previamente guardada.
Una ecuacin guardada no es especfica de una base de datos. Una ecuacin
guardada se puede utilizar sobre cualquier base de datos siempre que los campos
detallados en la ecuacin se encuentren en la base de datos.
IDEA crear un archivo con la extensin *.eqx/.eqm para las ecuaciones
guardadas. La ecuacin podr ser almacenada en cualquier lugar ya sea en el
disco local, en red o en un disco flexible. Sin embargo, se recomienda que los
archivos de ecuaciones se almacenen en la carpeta Biblioteca de ecuaciones para
su proyecto.
Para guardar su ecuacin, complete los siguientes pasos:
1.

Guardar ecuacin
Aparecer el dilogo Guardar como.
98
2.
En el campo Nombre escriba un nombre para la ecuacin (por ejemplo,

Cdigo de producto 02).
3.
Haga clic en Guardar.

Podr recuperar la ecuacin guardada haciendo clic en el botn Abrir
ecuacin en la barra de herramientas del Editor de ecuaciones.
Aplicar una Ecuacin

Validar y salir.
El criterio especificado aparecer al lado de la opcin Criterio en la ventana
Propiedades y se mostrarn los elementos que cumplan la condicin.
99
CaseWare IDEA Inc.
100
5.3.
EXTRACCIN DIRECTA (RECUPERAR ELEMENTOS DE VALOR
ELEVADO)
Anteriormente hemos usado la opcin Criterios para identificar registros
especficos. Luego hemos guardado los resultados de dichos Criterios en una
base de datos por separado. Si bien la funcin Criterio nos permite ver
previamente su resultado, guardar el resultado en un archivo separado se hace en
dos pasos. En cambio mediante la funcin Extraccin Directa puede identificar los
registros y guardarlos como un nuevo archivo todo en un solo paso. La funcin
Extraccin Directa le permite guardar el resultado del criterio como una base de
datos.
EJERCICIO 5E: EJECUTAR UNA EXTRACCIN DIRECTA

En este ejercicio, se buscar extraer todas las operaciones de venta que superen
los $10,000 desde la base de datos de ventas.
1.

activa.
Va a quitar el criterio aplicado.
2.
En la ventana Propiedades, haga clic con el botn derecho en Criterio y

seleccione Eliminar.
3.
En la pestaa Anlisis, dentro del grupo Extraccin, haga clic en Directa.

Aparecer el dilogo Extraccin Directa.
Tenga en cuenta que, de ser necesario, puede especificar un Rango a ser

considerado por el criterio. Tambin puede seleccionar un Orden para los
registros de la base de datos resultante basado en un ndice existente.
Este tambin es un buen lugar para utilizar la funcin de ayuda de IDEA. El
botn Ayuda se muestra en todas las tareas de IDEA. Hacer clic en Ayuda
101
CaseWare IDEA Inc.
desde la ventana de una tarea lo llevar a la pgina de ayuda especfica

para dicha tarea. El Sistema de ayuda de IDEA le proporcionar
instrucciones detalladas paso a paso y un enlace a los ejemplos y temas
relacionados.
4.
En la columna Nombre de Archivo, haga doble clic en EXTRACCION1

para poder modificar el nombre predeterminado y escribir Elementos de
valor elevado.
Tenga en cuenta que puede procesar hasta 50 extracciones en la misma
base de datos y en un nico paso.
5.
Haga clic en el botn Editor de ecuaciones.

6.
En la columna Campo, haga doble clic en NETO.
7.
En el cuadro Ecuacin, escriba > 10000.
102
8.
Haga clic en el botn Validar y salir para verificar la sintaxis de la ecuacin

y para salir del Editor de ecuaciones.
Ahora est en condiciones de poder extraer los elementos de valor elevado

de la base de datos Transacciones de venta.
9.

La base de datos Elementos de valor elevado, con 277 registros, ser
creada como una base de datos secundaria de Transacciones de venta.
10.
Cierre la base de datos Elementos de valor elevado.
103
CaseWare IDEA Inc.
EJERCICIO 5F: DETECTAR ELEMENTOS INUSUALES CON LA

FUNCIN EXTRACCIN DIRECTA
En este ejercicio extraer las transacciones de ventas registradas en una fecha no
vlida.
Supongamos que la oficina estuvo cerrada el domingo, 03 de abril de 2011, por
consiguiente no deberan existir ventas para esa fecha. Usando la funcin
Extraccin Directa, extraiga todas las ventas efectuadas en la fecha en cuestin.
1.

activa y que no existan criterios aplicados.
2.

3.
Haga clic en el botn Editor de ecuaciones.
4.
Seleccione el campo clave en el cual basar su extraccin. En este caso

deseamos conocer si se emitieron facturas en una fecha determinada, por
lo que utilizaremos el campo FECHA_FACT.
5.
En el Editor de ecuaciones escriba los smbolos = = despus del nombre de

campo dentro del cuadro Ecuacin o haga clic en el botn Coincidencia
exacta (= =).
6.
Haga clic en el botn Calendario
para seleccionar la fecha necesaria.
Tenga en cuenta que las fechas dentro del Editor de ecuaciones, deben
tener el formato AAAAMMDD sin ningn separador, y deben estar entre
comillas. Si especifica una fecha usando el botn de Calendario, el Editor
de ecuaciones escribir las comillas en forma automtica.
7.
A continuacin desplcese hasta el ao y mes deseados mediante las

flechas situadas en la parte superior del calendario. Desplcese hasta
2011. Haga doble clic en el da 3 del mes para insertar la fecha dentro del
cuadro de Ecuacin.
104
La ecuacin debera quedar de la siguiente manera:
8.
Haga clic en el botn Validar y salir.
9.
Cambie el nombre de la base de datos de Extraccin directa a Ventas el 3

de abril.
10.

La base de datos Ventas el 3 de abril, que tiene cuatro registros, se crear
como una base de datos secundaria de Transacciones de ventas-Base de
datos.
11.
Cierre la base de datos Ventas el 3 de abril.
105
CaseWare IDEA Inc.
EJERCICIO 5G: EXTRAER IMPORTES INUSUALES DE VENTAS

Bright IDEA Inc. comercializa seis productos. El Producto 05 es el ms barato de
todos no debiendo haber, en teora, mayores ingresos por su venta. Usando la
funcin Extraccin Directa nuevamente, extraiga todas las ventas pertenecientes
al Producto 05 cuyo importe de ventas sea superior a $50,000.
1.

activa.
2.

Tenga en cuenta que ahora tiene dos condiciones: Producto cdigo 05 y
ventas brutas mayores que $50.000. Cuando tiene varias condiciones en
un criterio, debe unirlas con un operador lgico. IDEA cuenta con tres
operadores lgicos: AND, NOT y OR.
En este caso, desea extraer todos los registros que tengan el cdigo de
producto 05 y que tengan ventas brutas superiores a $50.000. Utilizar el
operador lgico AND indica al editor de ecuaciones que las transacciones
deben cumplir ambas condiciones para ser parte de la extraccin. Si usa el
operador OR la operacin deber cumplir con solo una condicin para ser
seleccionada.
3.
Haga clic en el botn Editor de ecuaciones para abrir el Editor de

ecuaciones.
4.
Escriba la primera condicin y luego haga clic en el botn AND.

El campo COD_PROD es un campo caracter, por lo que el valor del cdigo
a buscar debera estar entre comillas.
5.
Escriba la segunda condicin.

El campo BRUTO es un campo Numrico, por consiguiente no es
necesario utilizar comillas o un separador de miles.
La ecuacin debera quedar as:
106
6.

Validar y salir para comprobar la sintaxis de le ecuacin y cerrar la
ventana del Editor de ecuaciones.
7.
Cambie el nombre de la base de datos EXTRACCIN1 a Ventas

superiores a 50000.
8.
107
CaseWare IDEA Inc.
9.
Cierre la base de datos Ventas superiores a 50000.
108
EJERCICIO 5H: EXTRACCIN DE VENTAS INUSUALES PARA EL

PRODUCTO 06
Bright IDEA, Inc. firm un contrato de exclusividad con el vendedor 108. El
vendedor 108 es la nica persona autorizada para vender el producto cdigo 06,
que es el producto ms caro de la empresa.
Con la base de datos Transacciones de venta como la base de datos

activa, utilice la funcin Extraccin Directa para extraer todas las ventas
que no cumplan con el contrato de exclusividad firmado con el Vendedor
108 a una base de datos nueva denominada Ventas inusuales para el
Producto 06.
Ya que tiene dos condiciones, tendr que usar un operador lgico para
generar el criterio. Necesitar adems utilizar el botn No igual que.
El Total de Control para el campo NETO debera ser igual a

$11,080,371.31.
109
CaseWare IDEA Inc.
SECCIN 6
Perfil de los Datos

Usar Estratificaciones para categorizar los datos en bandas (o estratos).
Guardar, graficar o exportar los resultados de la Estratificacin.
Ver, analizar, o guardar un estrato en particular.
Usar Sumarizaciones para totalizar campos Numricos basndose en uno o

ms campos (o claves).
Usar la funcin Tabla Pivot para sumarizar los datos, crear subseries de
datos y visualizar elementos en particular.
6.1.
ESTRATIFICACIN
Estratificar es til para clasificar los elementos en una base de datos. La
Estratificacin permite categorizar los registros en bandas o estratos. La
Estratificacin es, a menudo, utilizada en encuestas donde la edad de los
encuestados es dividida en estratos tales como de 20 a 25 aos, de 25 a 35 aos
y as sucesivamente. La Estratificacin tambin puede ser utilizada para perfilar
sus datos.
La Estratificacin puede producir Resultados y/o una base de datos estratificada
por separado. Los Resultados se asocian con la base de datos que fue utilizada al
ejecutar la funcin Estratificacin. Estos proporcionan opciones para verlos en
forma grfica, imprimir, examinar los registros asociados y guardarlos en varios
formatos. Si elige producir una base de datos estratificada, tambin tiene la opcin
de incluir los detalles del rango de banda en el que cae cada registro. Esta base
de datos podr ser utilizada luego para anlisis posteriores.
IDEA le permite ejecutar la funcin Estratificacin sobre campos Numricos,
Fecha y Caracter. El proceso de Estratificacin requiere de la seleccin de uno o
ms campos Numricos para totalizar por bandas.
Opcionalmente, para cualquier tipo de estratificacin, puede especificar un campo
de agrupacin. Esta opcin crear un anlisis de Estratificacin por separado para
cada valor nico del campo seleccionado.
6.1.1.
ESTRATIFICAR UN CAMPO NUMRICO

Al ejecutar una Estratificacin sobre un campo Numrico, por lo general se utiliza
un campo que registre importes. De esta manera puede observar rpidamente,
por ejemplo, las ventas entre $0 y $1000, $1000 y $2000, y as sucesivamente.
112
Seccin 6: Perfil de los datos
EJERCICIO 6A: ESTRATIFICAR LAS VENTAS

1.

activa.
2.
En la ventana Propiedades haga clic en Estadsticas del campo para

revisar las estadsticas del campo para el campo BRUTO. Verifique los
valores para Valor Medio, Valor Mnimo y Valor Mximo.
3.
En la ventana de Propiedades haga clic en Datos.
4.
En la pestaa Anlisis, dentro del grupo Categorizar, haga clic en

Estratificacin.
113
CaseWare IDEA Inc.
Tambin puede en la barra de herramientas de Acceso rpido hacer clic en

el botn Estratificacin.
Aparecer el dilogo Estratificacin.

5.
En el cuadro Campo a estratificar, seleccione BRUTO.
6.
En el cuadro Campos a totalizar seleccione BRUTO.

Tenga en cuenta que puede totalizar ms de un campo a la vez.
7.
En el cuadro Incremento, escriba > 1.000,00.

La columna >=Lmite inferior muestra automticamente el valor mnimo que
es -52,71 para la base de datos seleccionada. Los valores negativo se
muestran entre parntesis, como (52,71). Para este ejercicio, solo se
requieren valores positivos.
8.
En la columna >= Lmite Inferior, haga doble clic en la primera fila y

escriba 0.
9.
En la columna < Lmite Superior, haga clic en la primera fila.

Verifique que la primera celda de la columna < Lmite Superior tenga el
valor 1,000.
10.
Resalte las siguientes nueve filas.

Las primeras 10 filas deberan aparecer resaltadas.
11.
Marque las opciones Crear base de datos, Incluir intervalos de estrato y

Crear resultado.
12.
En los campos Archivo y Nombre resultado, escriba Estratificacin por

ventas brutas.
114
Ahora puede ejecutar la Estratificacin sobre un campo Numrico.
13.
115
CaseWare IDEA Inc.
Examine el Resultado de la Estratificacin y observe que existen 292

registros como Excepciones al lmite superior.
Este resultado indica que 292 registros exceden el lmite superior de

$10.000. En un caso del mundo real, tal vez desee investigar estas
transacciones. IDEA tiene una funcin de acceso en detalle que le permite
visualizar los detalles de un resultado.
14.
En el campo # Registros, haga clic en 292 (se muestra como un

hipervnculo azul) para las Excepciones al lmite superior.
15.
Seleccione la opcin Mostrar registros.
116
En el dilogo Vista previa Base de Datos, podr imprimir los registros o

guardarlos en una base de datos por separado.
16.
Haga clic en Guardar.
17.
En el cuadro de dilogo Guardar como, escriba Excepciones al lmite

superior y a continuacin haga clic en OK.
IDEA guardar los 292 registros en una base de datos secundaria a
Transacciones de venta.
18.
Vuelva nuevamente al resultado de Estratificacin por ventas brutas.
19.
Haga que Transacciones de ventas-Base de datos sea la base de datos

activa y en el rea Resultados de la ventana Propiedades, haga clic en
Estratificacin por ventas brutas.
Dicho Resultado podr ser exportado en diferentes formatos.
20.
En la barra de herramientas Salida de resultados, haga clic en el botn

Exportar
21.
para abrir el cuadro de dilogo Exportar...
Observe las opciones disponibles dentro del desplegable Tipo.

En este desplegable aparecern los distintos formatos disponibles para
exportar los resultados. Los tipos pueden diferir en caso de usar una
edicin Unicode de IDEA.
22.
Haga clic en Cancelar.
23.
El Resultado tambin puede ser mostrado como un grfico. En la barra de

herramientas de Salida de resultados, haga clic en el botn Ver los
resultados como un grfico
Usando los botones de la barra de herramientas de Grfico, podr acceder

a diversas propiedades para el grfico. Podr agregar un ttulo para el
grfico y modificar sus colores.
117
CaseWare IDEA Inc.
El botn Galera le permitir seleccionar un tipo de grfico diferente.
El mdulo grfico cuenta con diversas opciones. Puede guardar el grfico,

copiarlo y luego pegarlo en otro software como por ejemplo en un
documento de Word. Puede modificar las fuentes y elegir diversas opciones
si hace clic con el botn derecho en el cuadro de dilogo Propiedades.
Examine las diversas opciones disponibles.
24.
Una vez que conozca todas las opciones haga clic en el botn Ver el
resultado como un grfico para volver al Resultado y luego abra la base
de datos Estratificacin de ventas brutas.
Observe que la base de datos posee la misma cantidad de registros que la

base de datos madre, pero cuenta con tres nuevos campos. El nmero de
Estrato (ESTRATO), y los lmites inferior (ESTRAT_INF) y superior
(ESTRAT_SUP) han sido agregados para cada registro.
25.

118
EJERCICIO 6B: ESTRATIFICAR ESPECIFICANDO UN CAMPO PARA

AGRUPAR
Previamente se ha estratificado la base de datos Transacciones de venta por el
campo BRUTO. En este ejercicio, se estratificar nuevamente el campo BRUTO
pero se seleccionar tambin el campo COD_PROD en el desplegable Agrupar
por. Como Resultado se obtendr una estratificacin para cada cdigo de
producto contenido en el archivo.
1.

activa y que la propiedad Datos est seleccionada.
2.

Estratificacin.
3.
En el cuadro Campo a estratificar, seleccione BRUTO.
4.
En el cuadro Campos a totalizar: seleccione BRUTO y NETO.
5.
En el cuadro Incremento, acepte el incremento predeterminado de

10.000,00.
6.
En la columna >= Lmite Inferior, haga doble clic en la primera fila y

escriba 0.
7.
Haga clic en las primeras 11 filas dentro de la columna < Lmite Superior.
8.
En la lista desplegable Agrupar por seleccione el campo COD_PROD.
9.
Asegrese de que la opcin Crear resultado se encuentre seleccionada.
119
CaseWare IDEA Inc.
10.
En el cuadro Nombre resultado cambie el nombre predeterminado a

Estratificacin por grupos de cdigo de producto.
11.
12.
En la vista del Resultado haga clic en la lista desplegable Totalizado sobre

y seleccione el campo NETO.
120
13.
En la lista desplegable COD_PROD seleccione la opcin 01.
Tenga en cuenta que puede ver los resultados anteriores de Estratificacin

para la base de datos Transacciones de venta en el rea Resultados de la
ventana Propiedades.
121
CaseWare IDEA Inc.
6.1.2.
ESTRATIFICAR UN CAMPO FECHA

IDEA permite definir bandas o estratos por nmero de das, nmero de semanas,
nmero de meses, o nmero de aos. Por ejemplo, puede clasificar sus datos por
mes. Para cada banda, IDEA le mostrar la cantidad de registros pertenecientes
al rango de fechas especificado.
EJERCICIO 6C: ESTRATIFICAR UNA BASE DE DATOS POR MES

1.

2.

Estratificacin.
3.
En el cuadro Campo para estratificar, seleccione el campo

FECHA_FACT.
4.
En el cuadro Campos a totalizar: seleccione NETO.
5.
En el cuadro Incremento, especifique el incremento en 1 mes.
6.
En la primera fila de la columna >= Lmite Inferior, escriba 20110101.
7.
Haga clic en la primera fila de la columna < Lmite Superior.
8.
Seleccione las siguientes 11 filas (las filas 1 a 12 deberan quedar

seleccionadas).
9.
122
10.
En el cuadro Nombre resultado, escriba Estratificacin por fecha de

factura.
11.
123
CaseWare IDEA Inc.
Se crear el resultado de la Estratificacin. Observe que el mes de Julio es

el mes con mayor movimiento mientras que Enero es el mes con menor
movimiento. Tmese un momento para analizar el resultado.
Las fechas de las columnas >= Lmite inferior y < Lmite superior
aparecern con el formato de fecha de la Configuracin
Regional de su mquina. Por consiguiente la siguiente imagen
puede no representar con total exactitud lo que est viendo en
su pantalla.
6.1.3.
ESTRATIFICAR UN CAMPO CARACTER

Puede usar la funcin Estratificacin para clasificar sus datos por regin si posee
un campo, dentro de la base de datos, que detalle cada regin o que contenga los
cdigos postales. Especificando solamente las primeras letras, IDEA ubicar al
registro en el estrato correspondiente. Para cada banda IDEA le mostrar la
cantidad de registros pertenecientes a los caracteres especificados.
124
6.2.
SUMARIZACIN
La Sumarizacin acumula los valores de los campos Numricos para cada valor
nico de la clave. Por ejemplo, sumarizando una base de datos de cuentas por
pagar por el nmero de cuenta (la clave) y totalizando las facturas producira un
Resultado con las deudas pendientes por proveedor. La funcin Sumarizacin
proporciona:
Una lista de valores nicos (claves) en la base de datos
La cantidad de registros por cada clave
Totales de uno o ms campos Numricos por cada clave
Puede seleccionar hasta ocho campos para sumarizar o, si usa un campo, puede
usar la opcin Sumarizacin Rpida. Si usa mltiples campos, la funcin
Sumarizacin ser ms rpida y ms eficiente sobre una base de datos que ha
sido ordenada.
Puede seleccionar cualquier campo Numrico para totalizar. La base de datos
resultante proporciona una lista de elementos claves y la cantidad de registros
(NUM_DE_REGS) para cada clave pudiendo acceder en detalle a los registros
asociados a la misma.
Puede seleccionar datos de campos adicionales desde la primera o ltima
aparicin.
El Resultado de la Sumarizacin se limita a 4.000 filas y no muestra resultados
ms all de 4.000 filas. Si estima que su resultado tendr ms de 4.000 filas,
deber crear una base de datos.
La opcin Sumarizacin Rpida ejecutar una Sumarizacin ms rpida pero
posee una funcionalidad limitada. Utilice la Sumarizacin Rpida solo si desea
sumarizar por un nico campo y si existen menos de 32.000 claves nicas en
dicho campo.
La opcin Sumarizacin Rpida no requiere que la base de datos se encuentre
indexada por el campo clave y no crea un ndice en el proceso. An ms, si
selecciona la opcin Sumarizacin Rpida, los campos adicionales incluidos en la
salida sern seleccionados desde la primera aparicin y las estadsticas
adicionales como Promedio, Mnimo, Mximo, y Desviacin Estndar no podrn
ser incluidas.
EJERCICIO 6D: EJECUTAR UNA SUMARIZACIN COMO UN

RESULTADO
Usando la funcin Sumarizacin, se crear como Resultado un resumen por
Vendedor.
1.

activa y que la propiedad Datos se encuentre activa.
125
CaseWare IDEA Inc.
2.

Sumarizacin.
Aparecer el dilogo Sumarizacin.
3.
En el rea Campos para sumarizar, dentro del desplegable Por,

seleccione VENDEDOR.
4.
En Campos Numricos para totalizar, seleccione CANTIDAD, BRUTO,

IVA y NETO.
5.
Desactive la opcin Crear base de datos y active la opcin Crear

resultado.
6.
En el cuadro Nombre resultado, escriba Sumarizacin por vendedor.
7.

Aparece el Resultado sumarizado por el campo VENDEDOR.
126
Podr crear un grfico, exportar o imprimir el Resultado usando los botones

correspondientes de la barra de herramientas Resultado. Tambin podr
visualizar y extraer los registros asociados a la sumarizacin haciendo clic
en uno de los campos de accin (en color azul) en la columna # Registros y
seleccionando Extraer registros o Mostrar registros.
EJERCICIO 6E: CREAR UNA BASE DE DATOS DE SUMARIZACIN

1.

activa y que la propiedad Datos se encuentre activa.
2.

Sumarizacin.
el botn Sumarizacin.
Aparecer el dilogo Sumarizacin.

3.
En el desplegable Por seleccione el campo COD_PROD.
4.
En el primer desplegable Luego por seleccione VENDEDOR.
5.
En el cuadro Campos numricos para totalizar seleccione NETO.
6.
En el campo Archivo, escriba Sumarizacin por cdigo de producto y

vendedor.
127
CaseWare IDEA Inc.
7.

Observe que IDEA listar todas las combinaciones de productos y
vendedores para la base de datos Transacciones de venta. De esta forma
podr ver los productos vendidos por cada vendedor, el total de sus ventas
netas y el nmero de transacciones (# Registros).
La base de datos resultante tendr, a su vez, enlaces dentro del campo
NUM_DE_REGS. Este tipo de campo es lo que se denomina un campo de
accin. Esta utilidad le permite acceder a los datos asociados a cada
resultado.
8.
Dentro del campo NUM_DE_REGS, para el registro nmero 1, haga clic en

7 (aparece como un enlace resaltado en azul) para visualizar los siete
registros con las ventas del vendedor 111 del producto con cdigo 01.
9.
Haga clic en Hecho para cerrar la ventana Vista Previa de Extraccin.
10.
Cierre la base de datos Sumarizacin por cdigo de producto y

vendedor.
128
6.3.
TABLA PIVOT (DINMICA)

Una Tabla Pivot (o Tabla dinmica) es una herramienta de gran utilidad para
sumarizar y obtener un perfil de los datos. Le permite analizar la informacin
desde diferentes perspectivas creando una tabla con datos sumarizados. La
funcin Tabla Pivot le brinda la posibilidad de sumarizar combinaciones de
mltiples campos y ubicar a los campos pertenecientes a la base de datos ya sea
como columnas, filas o reas de datos dentro de la tabla. En caso de que dos o
ms campos forman parte de las columnas o las filas, podr comprimir y mostrar
el resumen de los datos o expandir y mostrar los detalles.
EJERCICIO 6F: CREAR UNA TABLA PIVOT

Crearemos una tabla que contenga las ventas promedio (brutas y netas) por
producto para los vendedores 101 hasta el 110.
1.

2.
En la pestaa Anlisis, dentro del grupo Categorizar, haga clic en Tabla

Pivot.
Aparecer el dilogo Campo de Tabla Pivot.
3.
En el dilogo Tabla Pivot elimine el nombre predeterminado y escriba

Ventas promedio - vendedores 101 a 110.
4.
129
CaseWare IDEA Inc.
Aparecer el dilogo Campos de Tabla Pivot.
5.
En el cuadro de dilogo Campos Tabla Pivot, arrastre el campo

VENDEDOR al rea Colocar Campos de Fila Aqu en la ventana Base de
datos.
6.
En el cuadro de dilogo Campos tabla dinmica, arrastre el campo

COD_PROD al rea Colocar Campos de Columna Aqu en la ventana
Base de datos.
7.
En el cuadro de dilogo Campos tabla dinmica, arrastre el campo NETO y

luego el campo BRUTO al rea Colocar Elementos de Datos Aqu en la
ventana Base de datos.
8.
En el dilogo Campos Tabla Pivot haga clic en Cerrar.

Dado que nuestro inters es ver la informacin referente a los vendedores
101 hasta el 110, haga clic en el botn de flecha situado a la derecha del
ttulo de campo VENDEDOR y seleccione los vendedores requeridos.
130
De forma predeterminada, IDEA mostrar la sumatoria de los campos en el

rea Elementos de Datos.
9.
10.
Haga clic con el botn derecho en cualquier valor de Sum: BRUTO.

Desde el dilogo Campo de Tabla Pivot seleccione el tipo de estadstica a
mostrar. En el cuadro Totalizado por seleccione Promedio.
131
CaseWare IDEA Inc.
11.
12.
Haga clic con el botn derecho en cualquier valor de Suma de NETO y

totalice por Cantidad.
Podr observar que 6.086,16 es la venta bruta promedio del Vendedor 110
para el Cdigo de producto 05.
13.
Seleccione 6,086.16 y luego haga clic en el botn Ver registros

para
acceder a la vista previa de los registros asociados al importe promedio
seleccionado.
132
14.
Haga clic en Hecho para cerrar la ventana Vista Previa Base de Datos.
Tambin puede agregar ms campos a las columnas, las filas o los datos.
15.
En la barra de herramientas Tabla Pivot, haga clic en el botn Mostrar lista

de campos de Tabla Pivot
16.
Coloque el campo NUM_CLI a la derecha de la columna VENDEDOR para

visualizar las ventas promedio a cada cliente por cada vendedor.
17.
Comprima o expanda cualquier nodo dentro de la fila VENDEDOR para ver

los detalles o el resumen de los datos.
Si lo desea puede ordenar los vendedores en sentido descendente, ocultar

el pie, eliminar el campo o comprimir la informacin haciendo clic en el
botn derecho sobre el ttulo VENDEDOR y seleccionando la opcin
apropiada.
133
CaseWare IDEA Inc.
SECCIN 7
Identificar irregularidades
Buscar facturas duplicadas.
Buscar elementos no duplicados.
Buscar elementos faltantes y vacos.
Usar la funcin Volver a Ejecutar Tarea para editar y especificar

modificaciones.
7.1.
DETECCIN DE CLAVE DUPLICADA

IDEA cuenta con dos opciones para buscar registros duplicados:
Deteccin de Clave Duplicada

Identifica todos los registros para los cuales los campos de la clave son
idnticos.
Excluir clave duplicada

Similar a Deteccin de Clave Duplicada, excepto que un campo adicional
debe ser diferente.
La opcin Deteccin de Clave Duplicada es utilizada para identificar elementos

duplicados en una base de datos. La Deteccin de Clave Duplicada se puede
usar, de esta forma, para detectar duplicados dentro de un nico campo, tales
como nmeros de facturas duplicadas o duplicados en una combinacin de hasta
ocho campos.
La Deteccin de Clave Duplicada tambin puede usarse para identificar claves no
duplicadas (nicas) seleccionando la opcin Salida de registros sin duplicados
en lugar de la opcin Salida de Registros Duplicados.
La opcin Exclusin de Clave Duplicada es utilizada para identificar elementos en
un archivo cuando un campo determinado es diferente, como en el caso de la
bsqueda de rdenes de compra duplicadas para diferentes proveedores.
La Exclusin de Clave Duplicada se puede usar, de esta forma, para detectar
duplicados dentro de un nico campo, tales como nmeros de facturas duplicadas
o duplicados en una combinacin de hasta ocho campos.
EJERCICIO 7A: EJECUTAR UNA DETECCIN DE CLAVE

DUPLICADA
El contador de la empresa se encuentra preocupado debido a la existencia de
facturas que habran sido emitidas en mltiples ocasiones. Por lo tanto se desea
verificar si existen mltiples facturas.
1.

activa y la propiedad Datos seleccionada en la ventana Propiedades.
2.
En la pestaa Anlisis, dentro del grupo Explorar, haga clic en Clave

duplicada y luego haga clic en Deteccin.
el botn Deteccin de Clave Duplicada.
Aparecer el dilogo Detectar Clave Duplicada.
136
Seccin 7: Identificar irregularidades
3.
Haga clic en Clave.

Aparecer el dilogo Definir Clave.
4.
Seleccione FECHA_FACT en orden Ascendente y luego seleccione

NUM_CLI en orden Ascendente.
5.
6.
Acepte la opcin predeterminada Salida de registros duplicados.
7.
En el campo Archivo, escriba Ventas duplicadas al mismo cliente en el

mismo da.
8.

Se crea la nueva base de datos que contiene todas las transacciones con
el mismo cliente ms de una vez el mismo da, y abre en la ventana de
base de datos.
137
CaseWare IDEA Inc.
EJERCICIO 7B: BUSCAR REGISTROS NO DUPLICADOS

Mientras que la Deteccin de Clave Duplicada le permite buscar ms de una
aparicin de un registro, IDEA le brinda la posibilidad de extraer todos los
registros que aparecen una sola vez en la base de datos. Haga el mismo ejercicio
que antes, pero extraiga todas las facturas que aparecen una nica vez en la base
de datos. Utilice la opcin Volver a Ejecutar Tarea para acceder al dilogo
Detectar Clave Duplicada.
1.

2.
En la pestaa Anlisis, dentro del grupo Tareas, haga clic en Volver a

ejecutar.
el botn Volver a ejecutar.
3.
Desactive la opcin Salida de Registros Duplicados y active la opcin

Salida de Registros sin Duplicados.
4.
En el cuadro Archivo, escriba Facturas sin duplicados.
5.
Haga clic en Clave y seleccione NUM_FACT como el primer campo en

orden Ascendente.
6.
Seleccione el segundo campo de la lista y haga clic en Eliminar Clave.
138
7.
8.
En el dilogo Deteccin de Clave Duplicada haga clic en Aceptar.

La nueva base de datos Facturas sin duplicados contiene 3.000 registros.
EJERCICIO 7C: BUSCAR REGISTROS NO DUPLICADOS II

Utilice la funcin Deteccin de Clave Duplicada para extraer todos los clientes con
una nica venta en la base de datos Transacciones de venta. Use como nombre
para la base de datos Clientes con una nica venta.
139
CaseWare IDEA Inc.
7.2.
DETECCIN DE OMISIONES
La funcin Deteccin de Omisiones identifica informacin "faltante" en la base de
datos. El resultado de la prueba aparecer en el rea Resultados de la ventana
Propiedades.
La opcin Deteccin de Omisiones se utiliza para identificar elementos faltantes
de una secuencia numrica, tales como nmeros de cheque en una base de datos
de pagos.
La opcin Deteccin de Omisiones se puede usar, a su vez, para identificar vacos
en un campo Caracter que posea una subsecuencia numrica. Por ejemplo,
podra utilizarse para identificar omisiones en una secuencia de facturas por
almacn en la cual el primer caracter de la factura identifique al almacn (por
ejemplo A123).
La opcin Deteccin de Omisiones tambin puede ser usada sobre un campo
fecha para identificar faltantes en un rango de fechas. Proporciona la opcin para
excluir fines de semana y/o das feriados, si es necesario. Por ejemplo, puede
identificar ventas realizadas en das no laborables.
EJERCICIO 7D: DETECCIN DE OMISIONES SOBRE UN CAMPO

NUMRICO
1.

2.
En la pestaa Anlisis, dentro del grupo Explorar haga clic en Deteccin

omisiones.
Tambin puede hacer clic en la barra de herramientas de Acceso rpido en
el botn Deteccin omisiones.
Aparecer el dilogo Deteccin omisiones.

3.
En la lista desplegable Campo a usar seleccione el campo NUM_FACT.

Puede seleccionar un rango de valores para la prueba. De forma
predeterminada, la prueba se ejecutar sobre todos los valores para el
campo nmero de factura y los valores mnimos y mximos se tomarn
como el Valor inicial de clave y el Valor final de clave. Puede tambin
modificar el Incremento de omisin de acuerdo si lo desea.
4.
140
5.
En el cuadro Nombre resultado, escriba Secuencias de factura

faltantes.
6.

El resultado de la prueba mostrar los nmeros de facturas que faltan en la
base de datos. Observe que cada fila muestra una omisin o faltante.
Ciertas filas podran tener ms de un nmero de factura faltante.
EJERCICIO 7E: DETECCIN DE OMISIONES SOBRE UN CAMPO

FECHA
1.

2.
En la pestaa Anlisis, dentro del grupo Explorar haga clic en Deteccin

omisiones.
Aparecer el dilogo Deteccin omisiones.
3.
En la lista desplegable Campo a usar seleccione el campo FECHA_FACT.
141
CaseWare IDEA Inc.
Puede seleccionar un rango de fechas para la prueba. De forma

predeterminada, la prueba se ejecutar sobre todos los valores del campo
FECHA_FACT y se muestran los valores mnimos y mximos como el valor
de la Fecha inicial y el valor de Fecha final. Tambin puede seleccionar
ignorar los fines de semana y los feriados definidos por el usuario.
4.
Acepte la opcin predeterminada para probar todos los valores.
5.
Haga clic en la casilla de verificacin Ignorar fines de semana.
6.
Haga clic en la casilla de verificacin Ignorar feriados y haga clic en

Establecer feriados.
Aparecer el cuadro de dilogo Establecer feriados
7.
En la barra de herramientas Establecer feriados, haga clic en el botn

Nuevo.
8.
Haga clic en el botn Examinar para seleccionar el 25 de diciembre y el

26 de diciembre.
9.
10.
En el rea Salida, marque la opcin Crear resultado.
11.
En el cuadro Nombre resultado, escriba Fechas faltantes.
142
12.

El resultado de la prueba mostrar los rangos de fechas que faltan en la
base de datos. Observe que cada fila muestra una omisin. En ciertas filas
puede que falte ms de una fecha.
143
CaseWare IDEA Inc.
NOTAS DE LA SECCIN
144
SECCIN 8
Muestreo
Comprender las diferencias entre tres mtodos distintos de muestreo.
Usar el Muestreo Aleatorio de Registros.
Usar el Muestreo Sistemtico.
Usar el Muestreo Aleatorio Estratificado.
8.1.
MUESTREO
SAS No.39 define el muestreo de auditora como la aplicacin de un
procedimiento de auditora de menos del 100 por ciento de los elementos de un
saldo de cuenta o clase de transacciones con el propsito de evaluar alguna
caracterstica del saldo o clase.
Los avances de las herramientas de auditora gracias a las tecnologas de la
informacin han puesto de manifiesto la redundancia del muestreo en muchas
situaciones, ya que hoy ya es posible probar incluso el 100 % de una poblacin.
Sin embargo, todava hay muchas situaciones en que la nica opcin es
seleccionar una muestra de auditora y probar estos elementos para obtener algo
de confianza sobre la poblacin como un todo. A pesar de que el muestreo es
inevitable durante la mayora de las auditoras, es el rea con la que muchos
auditores tienen problemas.
Cuando hay que seleccionar la muestra de auditora hay muchos factores que se
deben considerar, tales como, qu mtodo de muestreo utilizar (muestreo
estadstico frente a no estadstico), qu tamao debe tener ser la muestra, qu
nivel de confianza se requiere, etc. Tambin puede haber involucradas
matemticas bastante complejas si no tiene acceso a calculadoras o tablas del
tamao de la muestra.
IDEA tiene muchos mtodos de muestreo entre los cuales elegir. En este curso se
presentarn tres metodologas:
Muestreo Sistemtico de Registros
Muestreo Aleatorio de Registros
Muestreo Aleatorio Estratificado
146
Seccin 8: Muestreo
8.2.
MUESTREO SISTEMTICO DE REGISTROS

El Muestreo Sistemtico de Registros es un mtodo de muestreo que se usa para
extraer una cantidad de registros de la base de datos de acuerdo a intervalos
iguales (por ejemplo, cada 1000 registros).
Existen dos formas de determinar la muestra:
Especificar el tamao de la muestra y que IDEA calcule el intervalo

muestral.
Especificar el intervalo muestral y que IDEA calcule el tamao de la

muestra.
EJERCICIO 8A: EXTRAER UNA MUESTRA SISTEMTICA

Utilice el Muestreo Sistemtico de Registros para extraer una muestra de 15
registros desde la base de datos Transacciones de venta.
1.

2.
En la pestaa Anlisis, dentro del grupo Muestra, haga clic en Otros y

luego haga clic en Sistemtico.
3.
En el campo Cantidad de registros a seleccionar escriba 15.
4.
Haga clic en Calcular.

Observe que el intervalo de seleccin ha cambiado su valor a 215.
5.
En el cuadro Archivo, escriba el nombre Muestreo sistemtico de

ventas.
6.
147
CaseWare IDEA Inc.
7.
Observe la base de datos resultante. Al final de la misma se ha creado un

nuevo campo denominado MUES_NUMREG. Los valores en este campo
corresponden a los nmeros de registro de la muestra en la base de datos
original.
8.
9.
En la ventana Propiedades, haga clic en Historial para ver el registro del

historial de la base de datos de muestra sistemticas.
Observe que toda la informacin del dilogo Muestreo Sistemtico ha sido
pasada al Historial.
10.
Cierre la base de datos Muestreo sistemtico de ventas.
148
Seccin 8: Muestreo
8.3.
MUESTREO ALEATORIO DE REGISTROS

El Muestreo Aleatorio de Registros es un mtodo muy comn para la obtencin de
muestras. Se deber especificar el tamao muestral, as como el rango de
registros para los cuales se va a extraer la muestra. Luego, utilizando un nmero
como semilla aleatoria, IDEA generar una lista de nmeros aleatorios y
seleccionar los registros correspondientes a esos nmeros generados.
Si utiliza el cdigo IDEAScript que se cre en el Historial para
volver a ejecutar esta tarea, siempre producir la misma
cantidad de registros ya que la semilla de nmeros aleatorios se
graba y vuelve a utilizar.
EJERCICIO 8B: EXTRAER UNA MUESTRA ALEATORIA

Se requiere extraer 10 ventas al azar desde la base de datos Transacciones de
venta.
1.

2.
En la pestaa Anlisis, dentro del grupo Muestra haga clic en Aleatoria.

Aparecer el dilogo Muestreo Aleatorio de Registros.
3.
En el campo Cantidad de registros a seleccionar escriba 10.
4.
Haga clic en Campos e incluya los siguientes campos en la muestra:
NUM_FACT
FECHA_FACT
COD_PROD
NETO
5.
6.
En el cuadro de dilogo Muestreo Aleatorio de Registros, acepte los valores

predeterminados de los campos N de reg. inicial a seleccionar (1) y N
de reg. Final a seleccionar (3014) para tomar muestras desde toda la
base de datos.
7.
En el cuadro Archivo, escriba Muestreo aleatorio.

IDEA genera aleatoriamente la semilla aleatoria y ser distinta
cada vez que ejecute un Muestreo aleatorio de registros.
149
CaseWare IDEA Inc.
8.

Observe la base de datos resultante. Al final de la misma se ha agregado
un campo llamado MUES_NUMREG. Este campo muestra, para cada
registro, el nmero de registro correspondiente en la base de datos original.
9.
Cierre la base de datos Muestreo aleatorio.
150
Seccin 8: Muestreo
8.4.
MUESTREO ALEATORIO ESTRATIFICADO

El Muestreo Aleatorio Estratificado sirve para para extraer una muestra aleatoria
con una cantidad especificada de registros para cada serie de bandas o estratos.
Este mtodo requiere que la base de datos se encuentre primero estratificada en
una serie de bandas numricas, caracter o de fechas. Luego se presentar una
tabla con la cantidad de registros dentro de cada banda, en la cual deber
especificar la cantidad de registros a capturar por la muestra en forma aleatoria
desde cada banda.
EJERCICIO 8C: EXTRAER UNA MUESTRA ALEATORIA

ESTRATIFICADA
Su tarea en este ejercicio es extraer 10 transacciones desde la base de datos
Transacciones de ventas-Base de datos y que cinco vengan del estrato ms alto,
tres del estrato medio y dos del estrato ms bajo.
1.

2.
En la pestaa Anlisis, dentro del grupo Muestra, haga clic en Otros y

luego haga clic en Aleatorio estratificado.
Aparece la ventana del Asistente de estratificacin que le solicita que
seleccione el tipo de estratificacin que desea realizar en el archivo.
3.
Seleccione la opcin Realizar una estratificacin numrica y haga clic en

Continuar.
151
CaseWare IDEA Inc.
4.
Estratifique el archivo por BRUTO y totalice en BRUTO con incrementos de

$10.000 desde $0 a $100.000. Nombre a la base de datos estratificada y
resultado Estratificacin para muestreo.
5.

Aparecer el cuadro de dilogo Muestreo aleatorio estratificado.
6.
Seleccione la muestra segn el prembulo que hay al inicio de este

ejercicio.
7.
Haga clic en Campos e incluya los siguientes campos en la muestra:
NUM_FACT
FECHA_FACT
COD_PROD
BRUTO
152
Seccin 8: Muestreo
8.
Denomine el archivo como Muestra aleatoria estratificada de ventas.
9.

Observe la base de datos resultante. Al final de la misma se ha agregado
un campo llamado MUES_NUMREG. Este campo muestra, para cada
registro, el nmero de registro correspondiente en la base de datos original.
10.
Ejecute un Total de control para determinar el valor del campo BRUTO

que va a muestrear.
11.
Cierre la base de datos Muestra aleatoria estratificada de ventas.
153
CaseWare IDEA Inc.
NOTAS DE LA SECCIN
154
SECCIN 9
Auditora de un archivo de mayor general

Practicar los principios y procedimientos bsicos de IDEA en un pequeo

caso de estudio.
Reconciliar el archivo importado con el archivo original de datos.
Verificar la integridad de los datos.
Buscar duplicacin de facturas y gastos.
Identificar entradas inusuales en los datos.
Extraer una muestra aleatoria de registros.
9.1.
PARTICULARIDADES DEL CASO DE ESTUDIO

Se le ha suministrado un archivo de texto con detalles de transacciones por
cuenta en una base agregada desde enero hasta diciembre de 2012 para la
empresa Wyvez Construction. Necesitar importar este archivo con Report
Reader. Deber reconciliar el saldo de cada cuenta con el informe para
asegurarse de que trabaja con un conjunto completo de transacciones.
Cuando est seguro de que import los datos correctamente a IDEA, debe
realizar una serie de pruebas para ayudarle a identificar transacciones o
tendencias anmalas en los datos y debe generar una muestra de transacciones
para verificar con la documentacin de origen.
EJERCICIO 9A: CONCILIAR TOTALES DE CUENTA

Con Report Reader, importe los totales de la cuenta desde el informe
ArchivoEjemplo.txt y con las capacidades de pantalla dividida de IDEA reconcilie
visualmente los totales de la cuenta con el archivo de transacciones detalladas
que se import anteriormente (WC-Det_Trans_por_Cta).
156
Seccin 9: Auditora de un archivo de mayor general
EJERCICIO 9B: IDENTIFICAR TRANSACCIONES FALTANTES

Ha reconciliado la base de datos de IDEA con el informe original, pero ahora
desea verificar la integridad del informe anual. Para hacerlo debe determinar si
hay nmeros de transaccin faltantes en la base de datos. Cree una nueva base
de datos que muestre la cantidad de transacciones faltantes, si las hay.
EJERCICIO 9C: PROBAR LA DUPLICACIN DE LAS

TRANSACCIONES DE DBITO
Ahora debe probar la posibilidad de entradas duplicadas en la base de datos. Por
ejemplo, se puede haber registrado una cuenta dos veces para el mismo
proveedor. Esta prueba estar centrada en las entradas de dbito. Para ser
considerada como una entrada duplicada, los campos TIPO, FECHA, NOTA y
DBITO deben ser idnticos solo cuando el campo NOTA no est vaco y cuando
el campo DBITO es mayor que cero.
Con las condiciones anteriores, cree una nueva base de datos que identifique las
posibles transacciones duplicadas.
157
CaseWare IDEA Inc.
EJERCICIO 9D: IDENTIFICAR ENTRADAS SIN VALORES

Desea descubrir cuntas transacciones de los datos se grabaron con una
cantidad de Dbito y Crdito cero. Con el criterio vea cuntas transacciones se
ajustan a esta categora en la poblacin total.
EJERCICIO 9E: CREAR UNA MUESTRA ALEATORIA DE CHEQUES

Le gustara confirmar una muestra aleatoria de cinco cheques emitidos por la
empresa durante el perodo de su revisin.
Para hacerlo, debe extraer una base de datos que solo contenga el lado de la
entrada de crdito del TIPO Pago de cuentas-Cheque. Desde esta nueva base de
datos debe generar una muestra aleatoria de cinco cheques que debe verificar el
encargado de Cuentas por pagar. Sus resultados pueden ser distintos de lo que
se muestra a continuacin.
158
SECCIN 10
Manejar y Agregar Campos

Acceder a las propiedades de los campos existentes.
Modificar los nombres de los campos, su tipo, tamao o descripcin.
Agregar nuevos campos.
Demostrar un clculo al recrear y mostrar el resultado en un campo virtual.
10.1.
MANEJO DE CAMPOS
La funcin Manejo de Campos sirve para modificar el diseo de los campos en la
base de datos. Existen dos formas para acceder al Manejo de campos:
10.1.1.
En la pestaa Datos, en el grupo Campos, haga clic en la flecha que est

en la esquina inferior derecha.
Haga doble clic en cualquier valor en la ventana de Base de datos.
MODIFICAR CAMPOS
Puede cambiar el nombre de un campo haciendo doble clic sobre su nombre
dentro de la columna Nombre de campo. Los cambios realizados en los nombres
de campos sern guardados en el Historial.
La informacin de la columna Tipo es inicialmente especificada por IDEA durante
la importacin. Existen cuatro tipos de campos disponibles: Caracter, Numrico,
Fecha, y Hora. Tambin podr tener campos Virtuales, Editables y Multi-estado,
los cuales sern tratados ms adelante en esta sesin.
No se podr modificar la longitud de un campo o el nmero de decimales a menos
que haya modificado el Tipo de campo.
Asimismo, haciendo doble clic en la columna Descripcin puede cambiar las
descripciones del campo.
Puede modificar el tipo de un campo siempre y cuando su
conversin sea aplicable. Si pasa de un campo Numrico a un
campo Fecha, asegrese de que los datos numricos contengan
fechas vlidas. Si lo hace, el campo Tipo mostrar la palabra
160
Seccin 10: Manejar y Agregar Campos
Fecha con un asterisco (Fecha*).
EJERCICIO 10A: MODIFICAR CAMPOS

Realice los cambios siguientes en la base de datos Transacciones de venta.
1.

2.
Haga doble clic en cualquier registro en la ventana Base de datos.

Aparece el cuadro de dilogo Manejo de campos.
10.1.2.
3.
Cambie el nombre de ID_CLIENTE por NUM_CLI.
4.
En la columna Descripcin del campo IVA, escriba 10%.
5.
En la columna Descripcin del campo NUM_FACT, escriba Nmero de

factura.
6.
7.
Haga clic en S para aplicar los cambios a los campos de la base de datos.
AGREGAR CAMPOS
IDEA mantiene la integridad de los datos luego de la importacin. Los datos no
podrn ser modificados. No obstante, IDEA permite la creacin de campos
Virtuales y Editables. Por ejemplo se puede agregar un campo Virtual o Editable
que contenga un clculo realizado en un campo de datos original.
Con el fin de distinguir entre los tipos de campo, los datos en los
campos Virtuales y Editables se muestran con distintos colores a
aquellos en campos protegidos
Los campos Virtuales calculan los resultados "sobre la marcha". Estos resultados
no son guardados en la base de datos. Sin embargo, cualquier base de datos
creada a partir de un archivo que posea un campo Virtual contiene ese campo
como un valor calculado. Los campos Virtuales pueden ser del tipo Numrico,
Carcter, Fecha u Hora.
Los campos Editables y los campos normales se almacenan en la base de datos y
requieren cierto tiempo de procesamiento para agregarse fsicamente a la base de
datos de IDEA.
EJERCICIO 10B: AGREGAR CAMPOS VIRTUALES

Agregar nuevos campos puede ser de gran utilidad al comprobar o verificar
clculos, al crear un nuevo campo con valores calculados o al transformar datos
existentes, generalmente de un formato a otro.
161
CaseWare IDEA Inc.
En este ejercicio, se crear un campo Virtual llamado VRF_NETO para la base de

datos Transacciones de venta. A travs de un clculo verificaremos que el importe
del campo NETO sea correcto.
1.

2.

3.
Haga clic en Agregar.

Se agrega una nueva lnea al cuadro de dilogo Manejo de campos.
4.
Especifique los siguientes detalles para el campo a agregar:
Nombre de campo: VRF_NETO
Tipo: Numrico Virtual
Longitud: n/a
Decimales: 2
Parmetro: CANTIDAD * PRECIO_UNID
Descripcin: Ventas netas calculadas
5.
6.
Si es necesario, haga clic en S para aplicar los cambios a la base de

datos.
7.
Especifique un criterio de presentacin que muestre solo los errores de

clculo para el campo NETO.
Como resultado la Barra de estado indicar 898/3014.
162
8.
Examine el Historial de la base de datos y observe que se han registrado

todos los detalles del campo Virtual.
9.
En la ventana de Propiedades haga clic en Datos para volver a la vista

original de la base de datos.
10.
En la pestaa Principal, bajo el grupo Exportar, haga clic en Guardar

como para guardar los resultados del criterio de presentacin como nueva
base de datos.
11.
En el dilogo Guardar Base de Datos como escriba el nombre de la base

de datos: Errores en ventas netas.
12.

La nueva base de datos se guardar como base secundaria a la base de
datos Transacciones de venta.
13.
Cierre la base de datos Errores en ventas netas.
EJERCICIO 10C: AGREGAR CAMPOS NORMALES

En IDEA, tambin puede agregar campos normales Numricos, Carcter, Fecha y
Hora a travs del dilogo Manejo de Campos. Estos campos aparecern como si
fuesen creados durante la importacin. Conservarn el mismo color de los otros
campos, y no mostrarn ningn parmetro. As como con los campos Virtuales,
cualquier cambio efectuado en estos campos se registrar en el Historial. El
parmetro de un campo normal no se puede modificar.
En este ejercicio, crear un campo Numrico idntico al campo Numrico
VRF_NETO.
1.

2.
163
CaseWare IDEA Inc.

3.
Haga clic en Agregar.
4.
Especifique los siguientes detalles para el campo a agregar:
Nombre de campo: VRF_NETO_NUM
Tipo: Numrico
Longitud:N/A (de forma predeterminada ser 8)
Decimales: 2
Parmetro: VRF_NETO
Descripcin: Ventas netas calculadas
5.
6.
Haga clic en S para aplicar los cambios a la base de datos.

Observe el color de los datos en el campo VRF_NETO_NUM lo cual indica
que el campo es un campo normal.
7.
Vuelva a abrir el cuadro de dilogo Manejo de Campos.

Observe que no se indica el parmetro para el campo VRF_NETO_NUM.
164
8.
Haga clic en Aceptar para volver a la base de datos.
EJERCICIO 10D: AGREGAR CAMPOS EDITABLES

IDEA permite la creacin de campos Editables. Estos campos le permiten crear
una anotacin, o escribir un valor para agregar a la base de datos. La creacin y
edicin de estos campos Editables ser registrada en el Historial. Los campos
editables tambin se muestran con un color distinto para distinguirlos de los
campos virtuales y normales.
1.
Con la base de datos Transacciones de venta activa, cree un campo

Caracter Editable en la base de datos para agregar notas. Necesitar
agregar un espacio entre las comillas en la columna Parmetro para que
IDEA interprete que desea escribir caracteres en el campo creado.
2.
Especifique los siguientes detalles para nuevo campo Editable:
Nombre de campo: NOTAS
Tipo: Caracter editable
Longitud: 50
Decimal: n/a
Parmetro: ""
Descripcin: Notas en lnea
Tenga en cuenta que el campo editable creado acomodar el texto en el

campo a medida que vaya escribiendo con el fin de mostrar todo el ancho
de la columna actual.
165
CaseWare IDEA Inc.
NOTAS DE LA SECCIN
166
SECCIN 11
Crear ecuaciones
Crear ecuaciones o criterios de visualizacin complejos en el Editor de

Ecuaciones.
Usar las @Funciones de IDEA.
Familiarizarse con el entorno de las @Funciones.
Usar operadores lgicos en ecuaciones para evaluar criterios.
11.1.
@FUNCIONES
Puede acceder a las @Funciones por medio del Editor de Ecuaciones. Se
encuentra disponible un Sistema de Ayuda que incluye la sintaxis, los parmetros,
la descripcin y un ejemplo de uso de cada una de las @Funciones de IDEA
dentro del propio Editor de Ecuaciones. El sistema de ayuda del Editor de
ecuaciones proporciona ayuda adicional mediante el botn Ayuda en la barra de
herramientas del Editor de ecuaciones. Consulte el Apndice A para obtener ms
informacin acerca de las @Funciones.
Para poder comprender claramente las descripciones de cada @Funcin, deber
familiarizarse con dos trminos: expresin numrica y cadena.
Una expresin numrica hace referencia a un nmero o a una ecuacin que
evala un nmero.
Una cadena es una serie de caracteres como un nombre o una direccin.
En esta seccin aprender como usar las siguientes tres @Funciones:
@Funcin
Descripcin
@Left
Devuelve la cantidad de caracteres especificada en una

cadena contando desde la izquierda.
@Right

cadena contando desde la derecha.
@Round
Redondea un nmero a su entero ms cercano.
@Match
Proporciona un mtodo rpido para extraer todos los registros

de un campo que satisfacen una lista de valores.
EJERCICIO 11A: AGREGAR CAMPOS VIRTUALES USANDO LA

FUNCIN @LEFT
Suponga para ello que los dos primeros caracteres del campo nmero de cliente
representan la regin geogrfica.
Seleccione la base de datos Transacciones de venta como la base de datos
activa. Agregue un nuevo campo Virtual llamado REGION_GEO que contenga los
primeros dos caracteres del campo NUM_CLI. Para poder llevar a cabo esta tarea
deber utilizar la funcin @Left.
168
Seccin 11: Crear ecuaciones
Para comprender cmo construir la ecuacin haga clic una vez en la @Funcin en
el Editor de ecuaciones y luego lea la explicacin asociada.
Para verificar que el campo REGION_GEO fue creado correctamente, haga clic
en el campo NUM_CLI y, manteniendo presionado el botn derecho, arrastre el
campo a la izquierda del campo REGION_GEO.
En la pestaa Ver, en el grupo Vistas, haga clic en Restablecer para restablecer

el campo NUM_CLI a su posicin original.
169
CaseWare IDEA Inc.
EJERCICIO 11B: AGREGAR CAMPOS VIRTUALES USANDO LA

FUNCIN @RIGHT
Con Transacciones de ventas como la base de datos activa, agregue un nuevo
campo virtual llamado ID_CLI que contenga los ltimos tres caracteres de los
valores del campo NUM_CLI. Para poder llevar a cabo esta tarea deber utilizar la
funcin @Right.
EJERCICIO 11C: AGREGAR CAMPOS VIRTUALES USANDO LA

FUNCIN @ROUND
Con la base de datos Transacciones de venta activa, cree un campo Virtual
llamado PRECIO_RDN que contenga los valores redondeados del campo
PRECIO_UNID.
Para verificar que el campo PRECIO_RDN fue creado correctamente, haga clic en
el campo PRECIO_UNID y con el botn derecho presionado, arrastre el campo
hasta la izquierda del campo PRECIO_RDN.
En la pestaa Ver, en el grupo Vistas, haga clic en Restablecer para restablecer
el campo PRECIO_UNID a su posicin original.
170
Seccin 11: Crear ecuaciones
EJERCICIO 11D: EVALUAR EL IMPACTO DEL REDONDEO

Evale el impacto en las ventas netas si el precio unitario fue redondeado.
Agregue un nuevo campo Virtual llamado NETO_RDN que vuelva a calcular el
campo NETO multiplicando la CANTIDAD y el nuevo precio unitario redondeado
(PRECIO_RDN), y luego compare el resultado con el campo VRF_NETO original.
La diferencia debera ser igual $32,543.93 (es positiva o negativa?).
EJERCICIO 11E: FILTRAR REGISTROS EN CAMPOS VIRTUALES

En los ejercicios anteriores, se han utilizado ecuaciones para crear campos
Virtuales. En este ejercicio, en cambio, se utilizar un Criterio y el Editor de
Ecuaciones para crear un filtro en visual en la base de datos.
Con Transacciones de venta como la base de datos activa, utilice un operador
lgico para extraer registros cuya REGION_GEO sea igual a 20 y su COD_PROD
sea igual a 03.
Los operadores lgicos disponibles en IDEA son:
Operador lgico
Descripcin
AND
Conecta dos o ms expresiones. Ambas expresiones deben

ser verdaderas para que la seleccin tenga lugar.
OR
Conecta expresiones opcionales. Solo una expresin debe

ser verdadera para que la seleccin tenga lugar.
NOT
Niega (o invierte) la expresin que le sigue a continuacin.
EJERCICIO 11F: USO DE @MATCH PARA FILTRAR REGISTROS

En el ejercicio 11E, estaba interesado en filtrar un valor de REGION_GEO y un
valor de COD_PROD, qu pasa si se le solicita filtrar varios cdigos de
REGION_GEO? Con la funcin @Match y un operador lgico, identifique
registros en los que COD_PROD es igual a 05 para REGION_GEO 10, 20, 30, 40,
50, 60 y 70.
171
CaseWare IDEA Inc.
NOTAS DE LA SECCIN
172
SECCIN 12
Usar mltiples bases de datos

Agregar bases de datos mensuales a otra base de datos.
Unir dos bases de datos sobre la base de un campo comn en particular

(campo clave).
Comprender las diferentes opciones disponibles para la funcin Unir bases

de datos.
Utilizar la funcin Unir bases de datos para identificar datos que coinciden o
faltan en dos bases de datos.
Comprender la importancia de seleccionar correctamente las bases de datos

primarias y secundarias.
12.1.
AGREGAR BASES DE DATOS

La funcin Agregar bases de datos sirve para aadir o concatenar dos o ms
archivos en una nica base de datos. Se usa frecuentemente para reconstruir una
base de datos que ha sido dividida en bases de datos ms pequeas. No
confunda esta funcin con la funcin Unir bases de datos. Agregar bases de datos
coloca los registros de una base de datos despus de la otra en la base de datos
resultante.
Por ejemplo, Agregar bases de datos se puede utilizar para concatenar los 12
archivos de nmina mensuales en una sola base de datos con toda la informacin
anual. Luego esta base de datos podra ser sumarizada por empleado obteniendo,
de esta manera, el sueldo bruto anual, el neto, el impuesto, las deducciones, etc.
Restricciones para Agregar bases de datos
IDEA no agregar bases de datos que contengan uno o

ms campos con el mismo Nombre aunque tengan
diferentes tipos de campo. De ser necesario, modifique
los tipos de campo para poder hacer la concatenacin.
La misma base de datos no puede ser utilizada ms de

una vez.
Pueden agregarse hasta 32.768 bases de datos en una

nica base de datos.
Las bases de datos sern agregadas en el orden en el

que fueron seleccionadas.
No se pueden agregar las bases de datos que se

guardan en distintas ubicaciones: Por ejemplo, una base
de datos del proyecto Samples (Muestras) no se puede
agregar a una base de datos del proyecto Curso de
introduccin.
EJERCICIO 12A: AGREGAR BASES DE DATOS

1.
Importe el archivo Compras012011.dbf y llame Compras en enero de

2011 a la base de datos que se gener.
Este es un archivo de dBASE que contiene informacin relativa a las
compras del mes de enero de 2011.
2.
Una vez importado el archivo revise su contenido.
3.
Importe el archivo Compras022011.xls y llame Compras en febrero de

2011 a la base de datos que se gener. No olvide seleccionar la opcin
Primera fila son nombres de campo.
Este es un archivo Microsoft Excel que contiene informacin relativa a las
compras del mes de febrero de 2011.
174
Seccin 12: Usar mltiples bases de datos
4.
Una vez importado el archivo revise su contenido.
5.
Asegrese de que la base de datos Compras en febrero de 2011 se

encuentre activa y que la propiedad Datos se encuentre seleccionada en la
ventana Propiedades.
6.
En la pestaa Anlisis, dentro del grupo Relacionar, haga clic en

Agregar.
Otra opcin es usar la ventana del Explorador de archivos, hacer clic con el
botn derecho en la base de datos Compras enero 2011 y seleccionar
Agregar a la base de datos abierta...
Aparecer el dilogo Agregar bases de datos.
7.
Seleccione la base de datos Compras en enero de 2011 para agregar a la

base de datos activa y luego haga clic en Agregar para situarla en la lista
Bases de datos a agregar.
8.
Cambie el nombre del archivo a Compras en enero y febrero.
9.
10.
Examine la base de datos resultante y observe que las compras de enero y

de febrero se encuentran ahora en la misma base de datos. La cantidad de
registros debera ser igual a la suma de los registros de las bases de datos
Compras en enero 2011 y Compras Febrero 2011 (203 registros).
11.
En la ventana Base de datos haga clic con el botn derecho en una

pestaa de la base de datos y seleccione la opcin Cerrar todo.
175
CaseWare IDEA Inc.
12.2.
UNIR BASES DE DATOS

Los datos requeridos para una auditora pueden encontrarse en diferentes
archivos o incluso en diferentes mquinas o sistemas. Para poder efectuar los
anlisis pertinentes los datos deben estar contenidos en un nico archivo. IDEA
cuenta con la funcin Unir bases de datos la cual puede ser utilizada para:
Combinar campos de dos bases de datos en una nica base de datos. Por
ejemplo para realizar una valuacin de inventario, pueden combinarse las
bases de datos de maestro de inventarios y la base de datos con la
informacin de los precios.
Buscar datos coincidentes o no coincidentes entre sistemas de archivos.

Por ejemplo se puede unir la base de datos de nmina mensual con la base
de datos de nmina maestra para asegurar que no existan empleados
"fantasmas" en la compaa o bien que todos los ex empleados hayan sido
borrados de la nmina.
Las bases de datos pueden ser unidas siempre y cuando exista un enlace (campo
clave) como por ejemplo el campo nmero de empleado para el caso anterior.
Unir bases de datos
Solamente pueden unirse dos bases de datos al mismo

tiempo. Si desea unir ms de dos bases de datos, deber
primero combinar las primeras dos bases de datos y
luego unir una tercera y as sucesivamente. Llegado el
caso debera considerar el uso de la funcin Conector
Visual si necesita unir ms de dos bases de datos. La
tarea del conector visual se aborda en el curso de
capacitacin intermedia de IDEA.
Los campos en comn (campos claves) no deben tener

el mismo Nombre pero si deben ser del mismo Tipo.
Utilice la opcin Manejo de Campos, si es necesario, y
modifique los Tipos de campo para que IDEA pueda
realizar la unin.
Las bases de datos deben estar en la misma ubicacin.

Por ejemplo, una base de datos del proyecto Muestras no
se puede unir a una base de datos del proyecto Curso de
introduccin.
Al usar la funcin Unir bases de datos, sea cuidadoso al

seleccionar las bases de datos primarias y secundarias
en el orden correcto.
176
IDEA cuenta con cinco opciones de unin:
Solo coincidencias
Mediante esta opcin, IDEA procesa cada registro en la base de datos

primaria (en el orden de la clave), buscando coincidencias en la base de
datos secundaria. En caso de existir una coincidencia, se agregar un
registro en la base de datos de salida. Si no hay una coincidencia se
procesa el siguiente registro de la base de datos primaria. Solo
coincidencias buscar en el archivo secundario las claves coincidentes
contra cada registro del archivo primario.
Registros sin coincidencias secundarias
En esta opcin IDEA procesa cada registro en la base de datos primaria,

buscando coincidencias con el archivo secundario en base a la clave. Solo
se escribir un registro en la base de datos de salida si la clave existe
nicamente en el archivo primario.
Registros sin coincidencias primarias
IDEA procesa cada registro en la base de datos secundaria, haciendo

coincidencias cruzadas con la clave de la base de datos principal. IDEA
escribe un registro en la base de datos de salida solo si la clave existe en la
base de datos secundaria.
Todos los registros en archivo primario
IDEA procesar cada registro de la base de datos primaria (en el orden de

la clave), cruzndolos con la base de datos secundaria.
177
CaseWare IDEA Inc.
Cada registro de la base de datos primaria ser escrito en la base de datos

de salida incluyendo, si existe la clave, los campos seleccionados de la
base de datos secundaria.
Todos los registros en ambos archivos
Mediante esta opcin IDEA procesa la base de datos segn la clave,

escribiendo un registro en la base de datos de salida por cada registro de
cada base de datos donde exista una coincidencia.
Si hay ms de un registro para una clave particular en las bases de datos
primaria y secundaria, cada uno de los registros de la base de datos
primaria ser cruzado con el primer registro de la clave en la base de datos
secundaria tal como ocurre con las opciones solo coincidencias y Todos los
registros en archivo primario. Sin embargo, todos los registros adicionales a
la clave de la base de datos secundaria se escribirn tambin en la base de
datos de salida. Los campos primarios aparecern en blanco para campos
caracter, 0000/00/00 para campos Fecha y cero para campos Numricos.
EJERCICIO 12B: IMPORTAR UN ARCHIVO PARA UNIR

En el ejercicio anterior, agreg las bases de datos de las compras de enero y
febrero. Abra la base de datos resultante, Compras de enero y febrero, y observe
que tiene un campo denominado NUM_PROV que contiene el nmero del
proveedor. Si desea obtener ms informacin acerca de los proveedores (nombre,
pas, etc.), datos que no se encuentran en este archivo.
Sin embargo esta informacin se encuentra disponible en un archivo llamado
Informacin sobre proveedores.csv. El archivo es un ASCII delimitado, es decir,
sus datos estn en formato de texto y cada campo se encuentra separado por un
delimitador.
1.
Abra el Asistente de Importacin y luego seleccione el archivo Informacin

sobre proveedores.csv.
2.

Automticamente IDEA detectar que se trata de un archivo ASCII
Delimitado.
3.

IDEA reconocer que el separador de campo es una coma pero puede
especificar otro Encapsulador de texto si fuera necesario.
4.

IDEA le permitir especificar el nombre, el tipo y la descripcin para cada
uno de los campos.
178
5.
Especifique los siguientes detalles de campo:

Nombre de campo
Descripcin
Tipo
NUM_PROV
Nmero de proveedor
Caracter
NOM_PROV
Nombre del proveedor
Caracter
PAIS_PROV
Pas del proveedor
Caracter
6.
7.
En la pantalla Asistente de Importacin - Crear campos, haga clic en

Siguiente.
8.
En la pantalla Asistente de Importacin - Criterio de importacin, haga clic

en Siguiente.
La prxima pantalla le permitir especificar el nombre de archivo de IDEA y
la definicin de registro.
9.
Acepte los valores predeterminados y haga clic en Finalizar.

Ahora tendr la base de datos Informacin sobre proveedores para poder
Unir.
10.
Cierre la base de datos Informacin sobre proveedores.
EJERCICIO 12C: UNIR CAMPOS DE DIFERENTES BASES DE DATOS

La base de datos Informacin sobre proveedores ha sido importada recientemente
en IDEA. Para poder tener las compras de enero y febrero junto con la
informacin de los proveedores, deber seleccionar primero la base de datos
Compras en enero y febrero.
1.
Abra la base de datos Compras en enero y febrero.
2.
En la pestaa Anlisis, dentro del grupo Relacionar, haga clic en Unir.

Como alternativa, en la ventana del Explorador de archivos, haga clic con el
botn derecho en el archivo Informacin sobre proveedores y seleccione
Unir a la base de datos abierta...
Aparecer el dilogo Unir bases de datos.
3.
Haga clic en el botn Seleccionar para seleccionar el archivo Informacin

sobre proveedores como la base de datos secundaria.
179
CaseWare IDEA Inc.
4.
Haga clic en el botn Coincidencia para seleccionar el campo

NUM_PROV en ambas bases de datos.
La clave o patrn de Coincidencia establece los campos en comn para

unir las bases de datos.
5.
El nombre de la base de datos resultante deber ser Compras con

informacin detallada.
En este caso en particular, queremos aadir la informacin de los
proveedores a la base de datos Compras en enero y febrero. Es decir,
queremos conservar los 203 registros de la base de datos Compras en
enero y febrero pero le vamos a aadir la informacin procedente de la
base de datos Informacin sobre proveedores.
6.
Por lo tanto marcaremos la opcin Todos los registros en archivo

primario.
7.
Haga clic en Aceptar para unir las bases de datos.
180
8.
Examine la base de datos resultante. Observe que ciertos proveedores no

cuentan con un nombre o un pas. Esto significa que existen proveedores
en la base de datos Compras en enero y en febrero que no fueron
encontrados en la base de datos Informacin sobre proveedores.
9.
En la ventana de Propiedades, haga clic en Historial para la base de

datos Compras con informacin detallada y ample la seccin Unir bases
de datos.
El Historial tambin mostrar la cantidad de registros no coincidentes. La

compra no coincidente (Regs primarios no coincidentes) puede deberse a
un pago efectuado a un proveedor no autorizado. En una auditora real
181
CaseWare IDEA Inc.
debera investigar en profundidad esta situacin solicitando documentacin

adicional como facturas, cheques, rdenes de compra, etc. Llegado el
caso, debera examinar fsicamente las mercancas que fueron compradas
a este proveedor.
10.

EJERCICIO 12D: IDENTIFICAR REGISTROS NO COINCIDENTES

Se desea detectar si existen proveedores a los que no se les haya comprado en
los meses de enero y febrero.
1.
Abra la base de datos Informacin sobre proveedores.
2.
En la pestaa Anlisis, dentro del grupo Relacionar, haga clic en Unir.
3.
Seleccione la base de datos Compras en enero y febrero como la base de

datos secundaria.
4.
Llame a la base de datos resultante Proveedores sin compras.
5.
Elija al campo NUM_PROV como campo clave de coincidencia y

seleccione la opcin de unin adecuada.
Consulte las descripciones de opciones de unin al inicio de esta seccin.
La base de datos Proveedores sin compras debera contener 81 registros.
6.

182
SECCIN 13
Salidas
Personalizar y guardar una vista de los datos.
Imprimir los datos desde los resultados de una funcin.
Crear informes personalizados.
Exportar los datos a una serie de formatos.
Transferir datos y grficos a otros programas de software.
13.1.
PERSONALIZAR Y GUARDAR UNA VISTA DE LOS DATOS

IDEA tiene muchas funciones que le permiten personalizar la forma en que se
muestran los datos en la ventana Base de datos. Incluso puede guardar esta
configuracin para utilizarla en el futuro.
13.1.1.
OCULTAR CAMPOS
IDEA le permite ocultar campos de una base de datos para obtener una mejor
vista de los datos. Puede ocultar un nico campo o mltiples campos.
Para seleccionar un nico campo solo haga clic sobre su encabezado. Para
seleccionar un bloque de campos haga clic en el encabezado del primer campo y,
manteniendo presionada la tecla Mays, arrastre el cursor hasta haber
seleccionado todos los campos que desea ocultar. Para seleccionar mltiples
campos no contiguos mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona los
campos a ocultar. En la pestaa Ver, dentro del grupo Visualizar, haga clic en
Ocultar campos. Como alternativa, puede hacer clic derecho en cualquier
nombre de campo y seleccionar Ocultar campos mediante un clic.
Para mostrar los campos ocultos, puede hacer clic derecho sobre cualquier
nombre de campo y hacer clic en Mostrar todos los campos en el men que
aparece. Tambin puede seleccionar la pestaa Ver en el grupo Vistas y hacer
clic en Restablecer. Para mostrar un solo campo de un grupo de campos ocultos,
en la pestaa Ver, bajo el grupo Formato, haga clic en el botn de inicio de
cuadro de dilogo Configuracin de columna (situado en la parte inferior derecha
del grupo). Seleccione los campos que desea mostrar y desactive la casilla de la
opcin Ocultar campos.
13.1.2.
MODIFICAR EL ANCHO DE COLUMNA

Otra opcin de visualizacin de IDEA es la capacidad de cambiar el ancho de
columnas en la ventana Base de datos
Coloque el cursor en la lnea que separa los nombres de columna hasta que
cambie la forma del cursor. Arrastre el mouse hacia la derecha para aumentar el
ancho de la columna o hacia la izquierda para reducirlo.
IDEA tambin ajusta el ancho de columna de forma automtica
al hacer doble clic sobre el separador derecho de la columna.
13.1.3.
MODIFICAR EL ORDEN DE LOS CAMPOS

Para cambiar el orden de los campos seleccione los campos que desea al hacer
clic en ellos una vez. Para seleccionar varios campos, mantenga presionado el
botn del mouse y arrastre sobre varios campos, o use las teclas MAYS y clic o
CTRL y clic. Una vez seleccionados los campos, haga clic nuevamente sobre uno
de los ttulos de las columnas seleccionadas y mantenga presionado el botn.
Arrastre las columnas seleccionadas a la derecha o a la izquierda. Aparecer una
184
Seccin 13: Salidas
lnea roja entre los campos que indicar dnde sern ubicados los campos una
vez soltado el botn. Una vez que los campos estn en el orden que desea, suelte
el botn del mouse. Para devolver los campos a sus posiciones originales, en la
pestaa Ver bajo el grupo Vistas, haga clic en Restablecer.
13.1.4.
CONGELAR COLUMNAS
Esta opcin le permite inmovilizar un campo o un bloque de campos pudiendo
desplazar los campos restantes en la vista. Esto es de suma utilidad cuando
existen mltiples campos en la base de datos y se desea ver campos claves como
Nmero de Cuenta o Nombre mientras se desplaza por el resto de los campos.
Para congelar o inmovilizar una o varias columnas, seleccione la columna y en la
pestaa Ver, dentro del grupo Visualizar, haga clic en Congelar columnas.
13.1.5.
MOSTRAR ESTADSTICAS DE CAMPO

Pueden generarse estadsticas de campo para todos los campos Numricos,
Fecha y Hora dentro de una base de datos. Cualquiera o todas las estadsticas
pueden agregarse a la parte superior de base de datos activa para todos los
campos Numricos, Fecha y Hora. La porcin con las Estadsticas de Campos de
la ventana de Base de Datos ser inmovilizada, dejando las estadsticas en la
parte superior de la ventana a medida que se va desplazando.
Para ver el encabezado de estadsticas del campo, en la pestaa Ver, en el grupo
Pantalla, haga clic en Estadsticas del campo. Si la opcin est atenuada,
significa que no se generaron las estadsticas del campo para esta base de datos.
Para generar las estadsticas del campo vaya al rea Base de datos de la
ventana Propiedades y haga clic en Estadsticas del campo. Haga clic en S en
el mensaje que aparece. Segn la siguiente imagen, se puede seleccionar que
aparezcan las estadsticas que son importantes para su anlisis. Seleccione las
estadsticas que desea ver y luego haga clic en Aceptar. Para eliminar estas
estadsticas o para ver otras nuevas, simplemente repita el proceso anterior.
185
CaseWare IDEA Inc.
13.1.6.
RESALTAR ESPACIOS
Al activar la opcin Resaltar espacios aparecern en la vista todos los espacios
iniciales y finales. En la pestaa Ver, dentro del grupo Visualizar, haga clic en
Destacar espacios.
13.1.7.
AGRUPAR Y DESAGRUPAR
La agrupacin de campos permite incluir en la vista una gran cantidad de datos al
igual que en los informes. Esto es de suma utilidad para los campos con
direcciones largas que por lo general son de una gran longitud y por lo tanto
limitan la cantidad de campos que pueden verse o imprimirse a la vez. Pueden
seleccionarse uno o ms campos y luego agrupar a la izquierda o a la derecha.
Para un campo, seleccione el campo o los campos que desea agrupar y luego en
la pestaa Ver, en el grupo Alineacin, haga clic en Agrupar a la izquierda o
Agrupar a la derecha. Para eliminar el grupo, seleccione Desagrupar todo
desde el mismo grupo.
13.1.8.
FORMATO DE COLUMNAS
Puede formatear los datos que se muestran, as como los informes, al ajustar:
Alineacin
Ancho
186
Seccin 13: Salidas
Visualizacin
Formatos de fecha y numricos
Fuente de la columna, incluyendo tamao y estilo
Color de texto y de fondo.
Formato de borde
Para aplicar formato a columnas, en la pestaa Ver, dentro del grupo Formato,
haga clic en el icono del cuadro de dilogo Configuracin de columna (situado en
el extremo inferior derecho del grupo Formato).
13.1.9.
VISTAS
IDEA le permite crear distintas vistas de una base de datos al cambiar el orden de
los campos y formatear los campos. Puede abrir y guardar vistas pudiendo pasar
de una vista a la otra. Las vistas tendrn todas las configuraciones especificadas
en Configuracin de Columna, el orden y la longitud de los campos, el ndice, las
configuraciones de informe y los campos Virtuales. No son especficas para una
base de datos. Se puede aplicar una vista a otra base de datos en la medida que
existan los mismos campos en dicha base de datos.
Para guardar una vista que haya creado, en la pestaa Ver, dentro del grupo
Vistas, haga clic en Guardar. Aparecer un cuadro de dilogo Ventanas y le
permitir guardar la vista donde quiera hacerlo. Simplemente pngale un nombre
a la vista y luego haga clic en Guardar. Para usar una vista guardada
previamente, en la pestaa Ver, dentro del grupo Vistas, haga clic en Abrir.
Aparecer un cuadro de dilogo de Windows y le permitir seleccionar un archivo
con la extensin *.VW2. Seleccione la vista que guard anteriormente y luego
haga clic en Abrir.
187
CaseWare IDEA Inc.
13.2.
IMPRIMIR LOS DATOS O LOS RESULTADOS DE UNA FUNCIN

Utilice la opcin Imprimir para imprimir las siguientes propiedades de datos y
informes para posteriores anlisis o para documentar sus papeles de trabajos de
auditora:
Datos
Historial
Estadsticas de Campo
Resultados
IDEA usa las rutinas de impresin estndares de Windows y reconoce todas las
impresoras y fuentes instaladas a travs de Windows. Muchos informes y vistas
tambin se pueden imprimir a travs de la Vista previa de impresin. Antes de
seleccionar la opcin Imprimir, asegrese de que las opciones de la impresora
hayan sido correctamente determinadas a travs de Configurar impresin. Para
acceder a las opciones Imprimir, Vista previa de impresin, Configuracin de
pgina y Configuracin de impresin, vaya a la pestaa Archivo, seleccione
Imprimir en el panel izquierdo y seleccione su opcin.
188
Seccin 13: Salidas
13.3.
CREAR INFORMES Y GRFICOS PERSONALIZADOS

Con los datos de la ventana Base de datos, IDEA le permite crear informes y
grficos personalizados.
13.3.1.
CREAR UN INFORME
IDEA le permite imprimir su base de datos a travs de la creacin de un informe.
Este informe usar la ltima configuracin de vista, es decir tal como se muestra
en pantalla. En l aparecern todos los cambios aplicados en Configuracin de
Columna. El Asistente de Informes le permite personalizar informes usando
cortes, ttulos y pginas de cubierta entre otras opciones. Para generar un
informe, en la pestaa Archivo haga clic en Imprimir y luego haga clic en Crear
informe.
13.3.2.
REPRESENTACIN GRFICA DE DATOS

La funcin Grfico se puede utilizar para mostrar una representacin grfica de
sus datos. Los grficos se pueden utilizar para representar en forma de diagrama
los datos guardados en las bases de datos o los resultados de los anlisis. Los
grficos son ms eficaces al trabajar con bases de datos de menos de 500
registros.
Se pueden crear los siguientes tipos de grficos:
Barra
Lnea
Curva
Dispersin
Sectores
rea
Los grficos creados por IDEA pueden imprimirse, guardarse como un archivo de
mapa de bits, o copiarse a cualquier otra aplicacin de Windows por medio del
Portapapeles. Puede crear un diagrama para representar el resultado de un
anlisis, por ejemplo, un resumen o una estratificacin simplemente haciendo clic
en el botn Diagrama/Datos, en la pantalla de resultados. Para crear un diagrama
desde la vista Base de datos, en la pestaa Anlisis, bajo el grupo Categorizar,
haga clic en Grfico.
189
CaseWare IDEA Inc.
13.4.
EXPORTAR LOS DATOS A UNA SERIE DE FORMATOS DE ARCHIVO

IDEA le permite exportar los datos a un formato de archivo ms comn o publicar
los datos en un archivo Adobe PDF o a un documento de Microsoft Word.
13.4.1.
EXPORTAR
Una vez que haya completado su anlisis de los datos, puede que quiera
transferir los datos a un formato diferente. Para exportar los datos desde IDEA
vaya a la pestaa Archivo, seleccione Exportar en el panel izquierdo y luego
haga clic en Exportar base de datos. Las opciones de exportacin incluyen:
dBASE, Microsoft Access 2000-2003, Microsoft Excel 1997-2003 y 2007-2010,
texto delimitado, longitud fija de texto y XML.
13.4.2.
PUBLICAR
Las bases de datos se pueden publicar en Adobe PDF o en Microsoft Word. Al
publicar una base de datos en uno de estos formatos, se le permitir guardar la
misma en el formato seleccionado.
Para guardar una base de datos como un archivo Adobe PDF o un documento de
Microsoft Word, vaya a la pestaa Archivo, seleccione Exportar en el panel
izquierdo y luego seleccione Publicar en PDF o Publicar en Microsoft Word.
Adems, cualquier Resultado se puede exportar en estos formatos.
190
Seccin 13: Salidas
13.5.
TRANSFERIR DATOS Y GRFICOS A OTROS PROGRAMAS DE
SOFTWARE
IDEA le permite transferir datos y grficos a otras aplicaciones de software
utilizando comandos bsicos como copiar, cortar y pegar. Tambin puede
arrastrar y soltar informacin en IDEA y desde IDEA a otras aplicaciones.
13.5.1.
CORTAR, COPIAR Y PEGAR

Las opciones Copiar y Pegar solo estarn disponibles si son aplicables a una
operacin en particular y si el estado del Portapapeles permite la operacin. Por
ejemplo, a los efectos de preservar la integridad de los datos en un archivo, IDEA
no permite agregar (pegar), eliminar (cortar) o editar datos dentro de las bases de
datos.
Windows cuenta con un lmite para el tamao del Portapapeles. Por lo tanto, solo
pueden cortarse, copiarse y pegarse pequeas cantidades de datos.
Cuando no es posible acceder a las opciones del men y a las barras de
herramientas, como ocurre cuando se encuentra abierto un dilogo, las funciones
Cortar, Copiar, y Pegar pueden ser ejecutadas utilizando las teclas de acceso
directo.
13.5.2.
ARRASTRAR Y SOLTAR
Puede mover o copiar informacin entre documentos de diferentes programas
arrastrando y soltando dicha informacin. Seleccione la informacin con el mouse
y ubique el cursor en un extremo del cuadro seleccionado. Haga clic en el botn
derecho del mouse para arrastrar la seleccin a la nueva ubicacin en el otro
programa.
191
CaseWare IDEA Inc.
SECCIN 14
Ejercicio de recapitulacin
Aplicar los conocimientos adquiridos durante el curso.
Usar las herramientas apropiadas para solucionar un problema.
Identificar cmo se puede utilizar IDEA para resolver problemas similares.
Cruzar informacin entre bases de datos de diferentes fuentes.
14.1.
PARTICULARIDADES DEL CASO DE ESTUDIO

Se ha aprobado el plan para llevar a cabo una auditora. El plan incluye el uso de
IDEA para analizar datos que son obtenidos en el proceso de auditora.
Ha recibido dos archivos del cliente. Uno contiene los datos personales de los
empleados que dejaron sus puestos en los ltimos seis aos mientras que el
segundo archivo contiene los pagos efectuados a contratados durante el ao
2005.
A continuacin aparece una descripcin de los archivos proporcionados por el
cliente:
Archivo de Base de datos Ex empleados:

Nombre: EX_EMPLEADOS.xls (Hoja de trabajo de la base de
datos)
Formato: Microsoft Excel
Nmero de registros: 1000
Archivo de pagos:
Nombre: Contrato.prn
Formato: Informe impreso
Nmero de registros: 960
194
Seccin 14: Ejercicio de recapitulacin
14.2.
PERFIL DE LOS DATOS

Deber tener un perfil de las personas que dejaron el departamento desde el ao
2006 para respaldar su bsqueda. El primer paso es importar el archivo
EX_EMPLEADOS.xls. Luego se llevarn a cabo varias pruebas sobre este
archivo.
EJERCICIO 14A: IMPORTAR EL ARCHIVO DE EX EMPLEADOS

Primero, importe el archivo EX_EMPLEADOS.xls mediante el Asistente de
importacin. Este es un archivo de Excel. Para obtener ms informacin acerca
de la importacin desde Microsoft Excel consulte la Ayuda de IDEA.
Una vez importado el archivo en IDEA, examine el contenido de la base de datos.
EJERCICIO 14B: ANLISIS DE EX EMPLEADOS

Cree un Resultado indicando el ao de partida con la cantidad de empleados y el
salario promedio para cada ao.
Sugerencia: Deber crear un campo Virtual que utilice una @Funcin para
capturar solo el ao de partida de la empresa desde la informacin provista.
195
CaseWare IDEA Inc.
Haga clic en un valor con hipervnculo en el campo # Registros y seleccione

Mostrar registros. Aparece la ventana Vista previa de la base de datos y muestra
los registros subyacentes.
EJERCICIO 14C: ANLISIS DE EX EMPLEADOS POR EDAD CON UN

GRFICO DE BARRAS
Cree una salida de resultados que contenga la distribucin por edad de los
empleados que abandonaron el departamento con un rango de 15 a 65 aos de
edad, con incrementos de cinco aos.
196
En la vista del Resultado haga clic en el botn Ver el resultado como un

grfico/cuadrcula para mostrar grficamente las edades de los empleados.
Temas relacionados
Es posible extraer muestras basndose en la edad de los empleados usando la
funcin Muestreo Aleatorio Estratificado. En este caso IDEA estratificar la base
de datos basndose en la cantidad de registros que desea extraer por cada
estrato.
EJERCICIO 14D: CALCULAR LAS EDADES PROMEDIO, MAYOR Y

MENOR
Para todos los aos de partida, calcule la edad promedio, la edad menor y la edad
mayor.
Para toda la base de datos, cul es la:
La edad promedio: ________________
La edad menor:
________________ (*)
La edad mayor:
________________
Para cada ao de partida, cul es la:
La edad promedio: ________________
La edad menor:
________________
La edad mayor:
________________
197
CaseWare IDEA Inc.
(*) Este registro probablemente no sea vlido o tenga un error. Deber observar
esto cuidadosamente y pedir una explicacin.
Sugerencia: Puede calcular ms de una estadstica a la vez.
EJERCICIO 14E: DISTRIBUCIN POR GRUPO

Cree un Resultado con la clasificacin de los empleados por grupo.
El campo CLAS_EMPL determina la clasificacin del empleado
(el grupo y el nivel).
198
14.3.
EVIDENCIA DE AUDITORA
Las entrevistas revelaron que muchos de los ex empleados aparecen luego como
contratados. Usando los datos del cliente, deber obtener suficiente evidencia
como para confirmar esta afirmacin.
El objetivo es determinar si hubo empleados que se fueron y regresaron como
contratados. Tambin se deber calcular el porcentaje de ex empleados que
fueron re contratados por la compaa despus de su partida.
EJERCICIO 14F: IMPORTAR LA INFORMACIN DE PAGOS A

CONTRADOS
Importe el informe de pagos a contratados con Report Reader asegurndose de
reconciliar con el informe mismo para cerciorarse de que no omiti ninguna lnea
de elementos. Puede llamar a la base de datos que se gener Pagos a
expleados.
Sugerencia: Incluya el valor de la Suma total como parte de la plantilla para que
ayude en la reconciliacin.
EJERCICIO 14G: AISLAR PAGOS EFECTUADOS A EX EMPLEADOS

Asegrese de contar con una clave comn (debe tener el mismo formato - tipo,
longitud y decimales). Trate de evitar claves como NOMBRE debido a que el
formato de estos campos generalmente difiere de un archivo a otro archivo.
(SMITH y Sr. "Smith").
Examine el nuevo archivo. Debera contener 376 registros. Ahora cuenta con un
archivo de todas las personas que partieron y recibieron pagos como contratados.
En este archivo, tendr ahora dos campos fecha. El primero de ellos es la fecha
de partida (de ex empleados) y el segundo es la fecha de pago (de Pagos a
contratados).
Recuerde que se desea buscar los empleados que se fueron y regresaron como
contratados. La fecha de partida debe ser anterior a la fecha de pago.
199
CaseWare IDEA Inc.
Cree una base de datos de extraccin para eliminar los empleados que recibieron
pagos como contratados despus de su partida de la empresa.
Examine la base de datos de estratificacin creada. Debera tener 370 registros.

Observe que los registros 19 y 20 poseen el mismo empleado.
EJERCICIO 14H: IDENTIFICAR EL NMERO DE EMPLEADOS

Se desea buscar a los empleados que partieron y luego regresaron como
contratados. En este punto tenemos pagos efectuados despus de la fecha de
partida pero no se tiene la cantidad de empleados (solo la cantidad de salidas).
200
EJERCICIO 14I: LOS RESULTADOS SON SIMPLES. RELLENE LOS

ESPACIOS VACOS.
De los _______ empleados que partieron, _____ recibieron pagos como
contratados. Esto implica que el _____ por ciento de los empleados que partieron
regresaron como contratados.
201
CaseWare IDEA Inc.
SECCIN 15
Documentacin
Identificar la informacin disponible para revisar una auditora.
Revisar el Historial de una base de datos.
Revisar la Informacin general del proyecto del trabajo.
Hacer copias de seguridad de los archivos de auditora.
Documentar la auditora para el siguiente ejercicio.
15.1.
REVISIN
Como ocurre con cualquier otro software, se pueden haber cometido errores
usando IDEA, por consiguiente es necesario revisar el trabajo realizado. Los
procesos de revisin, a menudo, se basan en tareas de cumplimiento, verificando
que la documentacin este completa y que se hayan llevado a cabo las
conciliaciones correspondientes. No obstante, deberan revisarse las bitcoras del
Historial de cada prueba.
Los errores ms comunes en este sentido son:
Definir una frmula incorrecta
Ejecutar una Unin de bases de datos tomando las bases de datos

primarias y secundarias en modo incorrecto
Uso incorrecto de las opcin de unin de bases de datos (existen 5

opciones)
Totalizar campos incorrectos al ejecutar una Sumarizacin
En un anlisis complejo, realizar diferentes pruebas como unir, sumarizar, o

extraer en una secuencia de ejecucin incorrecta
Estos errores potenciales pueden ser revisados en una auditora imprimiendo (o

en formato electrnico) el Historial.
204
Seccin 15: Estndares de la documentacin
15.2.
HISTORIAL
El Historial de la Base de Datos mantiene un seguimiento de la auditora con el
registro de todas las operaciones realizadas en la base de datos, incluyendo su
importacin. Si lo desea, puede imprimir o guardar el Historial como
documentacin de su trabajo junto con los Resultados. Tambin puede guardar el
Historial como un archivo .txt.
Cada seccin del Historial registra un proceso (importacin, ndice, etc.) o una
prueba de auditora (extraccin, sumarizacin, etc.).
Abra la base de datos Compras con informacin detallada que cre en el
ejercicio 12C y haga clic en Historial en el rea Base de datos de la ventana
Propiedades. Observe que aparecen todos los pasos referentes a la creacin de
la base de datos dentro del Historial. Haga clic en el botn Expandir todos los
detalles en la barra de herramientas del Historial para ver los detalles de todas
las tareas.
205
CaseWare IDEA Inc.
El Historial tambin almacenar el cdigo de IDEAScript requerido para volver a

ejecutar los pasos de la auditora. El cdigo de IDEAScript puede ser editado,
copiado a una Ventana de Macro y agregado a la Barra de Herramientas o al
men Herramientas para ser ejecutado. Esta funcionalidad se trata en otro curso.
206
Si lo desea puede filtrar el Historial haciendo clic en el botn Filtro de la barra de

herramientas del Historial. Esto le permitir ordenar en base a los detalles, los
IDEAScript, los campos modificados, los cambios a campos editables o los
cambios a bases de datos hijas solamente.
Es altamente recomendable imprimir las bitcoras del Historial al

final de la auditoria y revisarlas, como parte del ejercicio de
auditora o control de calidad. Las bitcoras del Historial
proporcionan documentacin valiosa y lista para guardar con los
otros papeles de trabajo de la auditora.
207
CaseWare IDEA Inc.
15.3.
COMENTARIOS
Si lo desea puede agregar un Comentario a la base de datos activa. Esto puede
ser de suma utilidad en el futuro para una prxima auditoria.
Con Transacciones de ventas como la base de datos activa, en el rea
Comentarios de la ventana Propiedades, haga clic en Agregar comentario.
Escriba la nota Origen: Recibida de Miguel Fernndez.
Al cerrar el dilogo Comentarios Base de Datos la nota aparecer dentro del rea
Comentarios de la ventana de Propiedades.
208
15.4.
DIAGRAMA GLOBAL DEL PROYECTO

La bitcora del Historial proporciona una excelente fuente de documentacin
cuando su proyecto cuenta con uno o varios archivos. No obstante, puede ser
difcil crear la documentacin cuando se han utilizado varios archivos durante el
proyecto y creado muchos resultados. El Diagrama Global del Proyecto le permite
ver el historial, las tareas y los cambios efectuados en todos los archivos de un
proyecto especfico.
Para ver el historial de un proyecto, en la pestaa Principal, en el grupo
Proyectos, haga clic en Diagrama Global del Proyecto.
Ajuste el zoom en el margen inferior derecho de la pantalla y observe

cuidadosamente todos los archivos creados a partir de la base de datos
Transacciones de venta. Observe que hay algunos archivos en color rojo. Puede
tener alguno o ninguno de estos archivos en pantalla. Estos archivos son archivos
eliminados y se indican en color rojo para informarle que ya no estn disponibles.
Puede desactivar la visin de las bases de datos eliminadas seleccionando la
opcin No mostrar bases de datos eliminadas.
El Diagrama Global del Proyecto tambin le permite filtrar la base de datos por
usuario, subcarpetas, fecha o destino (local o servidor). Tambin puede crear su
propio filtro personalizado. El Diagrama Global del Proyecto tambin le permite
exportar el grfico como un archivo JPEG.
209
CaseWare IDEA Inc.
Tambin puede acceder a un historial ms detallado de cada base de datos

haciendo clic en el botn derecho del mouse sobre una base de datos y
seleccionando Mostrar historial.
Haga clic en el botn con el signo + para ver los resultados creados desde ese
archivo:
210
Haga clic en la pestaa Tabla para ver el panorama general de su proyecto en un

formato tabular.
Puede ordenar por cualquier columna haciendo clic sobre el encabezado de

columna. Tambin puede arrastrar una columna para agrupar las tareas. Por
ejemplo intente agrupar por tipo de tarea.
Haga clic en el botn Cerrar (x roja en la esquina superior derecha) para cerrar la
ventana Informacin general del proyecto y volver a la ventana de IDEA.
211
CaseWare IDEA Inc.
15.5.
15.5.1.
DATOS, DOCUMENTACIN Y ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

COPIA DE SEGURIDAD DE DATOS
Se debe crear con regularidad una copia de seguridad del formato de los archivos
y una copia de seguridad de los archivos.
De esta forma no se corre el riesgo de perder informacin por la razn que fuere.
Las bases de datos que utiliza IDEA se mantienen en la carpeta del proyecto y se
pueden crear copias de seguridad de todas juntas o de cada una por separado.
Las bases de datos de IDEA tienen la extensin de archivo.imd (.idm para
ediciones Unicode) y se pueden copiar mediante cualquier utilidad estndar como
el Administrador de archivos o el Explorador de archivos de Windows. Las bases
de datos .imd incluyen el historial, las notas y otros archivos asociados. Tenga en
cuenta que las ecuaciones, las vistas y los scripts se guargan por separado
(*.eqx/.eqm, *.vw2 /.vmw), *.iss /.ism). Las definiciones de registro poseen la
extensin de archivo *.rdf/.rdm, mientras que las plantillas tienen la extensin
*.jpm.
15.5.2.
MANUAL
Es recomendable contar con instrucciones claras acerca de qu informacin
conservar para el prximo ejercicio, incluyendo las herramientas y los contactos
asociados.
A su vez es importante contar con instrucciones operativas muy detalladas acerca
de cmo obtener, convertir y descargar los archivos.
Tambin puede ser relevante contar con los diseos de los archivos junto con una
copia impresa del archivo en formato de IDEA. De ser necesario puede ser
importante crear diagramas lgicos junto con otras impresiones que puedan servir
de base para que otro auditor pueda retomar el proyecto en el ejercicio siguiente.
15.5.3.
ADMINISTRACIN
Puede ser importante preparar una estimacin en horas del trabajo para luego ser
comparada con las horas reales.
Se deben conservar copias de la correspondencia con el proyecto que describan
la copia de seguridad, incluyendo el nombre del sistema del archivo, el programa
que lo produce, la fecha de ejecucin, nmero de ciclo y cualquier requisito
especial.
212
NOTAS DE LA SECCIN
213
CaseWare IDEA Inc.
SECCIN 16
Otros productos
CaseWare SmartAnalyzer
IDEA Server
SmartExporter
CaseWare Monitor
16.1.
CASEWARE SMARTANALYZER
SmartAnalyzer es un componente de IDEA que se utiliza para realizar rutinas
predefinidas relacionadas con procedimientos especficos de auditora o control
en los registros financieros importados.
SmartAnalyzer le permite ejecutar rutinas sin tener que definir sus propias
pruebas desde el principio. Todo se presenta en un lenguaje sencillo que le
permite seleccionar solo las pruebas y algunos de los parmetros y el resto lo
hace el programa.
En este ejercicio, solo utilizaremos la aplicacin de muestra que se instala con
IDEA.
EJERCICIO 16A: USO DE SMARTANALYZER

Importar archivos Microsoft Excel
1.
En la pestaa Principal, dentro del grupo Proyectos, haga clic en

Seleccionar.
2.
Seleccione Samples y haga clic en Aceptar.

El proyecto Samples ahora es su proyecto de escritorio actual.
3.
En la pestaa Principal, dentro del grupo Importar haga clic en Escritorio.

Aparece el Asistente de importacin.
4.
Seleccione la opcin Microsoft Excel.
5.
Haga clic en el botn Examinar junto al campo Nombre.
6.
Seleccione el archivo Mayor General.xls y haga clic en Abrir.
7.
En el Asistente de importacin, haga clic en Siguiente.

Aparecer el cuadro de dilogo Microsoft Excel.
8.
Seleccione la opcin Primera fila son nombres de campo.
9.
Acepte el nombre de archivo predeterminado y haga clic en Aceptar.

Se importa el archivo y la base de datos generada aparece en la ventana
de Base de datos.
Uso de la ventana Seleccionar y ejecutar pruebas de auditora

1.
En la pestaa SmartAnalyzer, dentro del grupo Pruebas de auditora

haga clic en Seleccionar y ejecutar.
Aparece la ventana Seleccionar y ejecutar pruebas de auditora.
216
Seccin 16: Otros productos
2.
En el panel Explorador de prueba de auditora, seleccione Mayor

General Muestra.
Al seleccionar una prueba especfica desde la columna Nombre de la

prueba, se mostrarn los objetivos de auditora y un ejemplo en la esquina
inferior izquierda para ayudarle a comprender el propsito y el
comportamiento de la prueba. Tenga en cuenta que antes de ejecutar las
pruebas que se detallan, primero debe etiquetar su archivo. Actualmente
ambas pruebas estn marcadas como no etiquetadas y su estado es un
cuadrado rojo que indica que no se pueden ejecutar las pruebas.
Etiquetar campos en la base de datos

Agregar una etiqueta a un campo es como cambiar el nombre del campo, pero sin
tocar la integridad del archivo, para que se realice una rutina en este. Por ejemplo,
si una rutina requiere el campo fecha de la factura para ejecutar la tarea
Antigedad, debe indicarle a SmartAnalyzer qu campo del archivo representa la
fecha de la factura. El beneficio adicional de agregar etiquetas a un archivo es que
el diseo de la etiqueta se puede guardar en un archivo Diseo de etiquetas y se
puede volver a utilizar con otro archivo con la misma estructura.
1.
En la pestaa Principal, dentro del grupo Etiquetado haga clic en Definir.
2.
Haga clic en Aceptar para definir la etiqueta segn la base de datos que
est abierta (Mayor general).
217
CaseWare IDEA Inc.
Aparecer el cuadro de dilogo Definir etiquetas. Todos los campos son

obligatorios para ejecutar las dos pruebas que se detallan.
3.
En la columna Campo a asignar, haga clic en <No asignado> para

seleccionar los nombres del campo en la base de datos Mayor general para
que coincida con el nombre de la etiqueta.
218
Tenga presente que el cdigo de la entidad no est presente y que no es

obligatorio.
4.
En la barra de herramientas Definir etiquetas, haga clic en el botn Aplicar

y salir.
Tenga presente que la segunda prueba no se puede ejecutar debido a que
requiere parmetros de entrada del usuario. En este caso, es normal que la
prueba no se pueda ejecutar debido a que detecta transacciones que
contienen palabras especficas y todava no se especifican palabras.
5.
En la columna Entrada, haga clic en el enlace Requerido.

Aparece el cuadro de dilogo Asientos con comentarios especficos.
219
CaseWare IDEA Inc.
6.
Desmarque la opcin Activar bsqueda sensible al uso de

maysculas/minsculas.
7.
En el campo Valor, escriba las siguientes palabras de una en una y haga

clic en el botn Agregar (marca de verificacin verde) para agregarlas a la
lista.
8.
Ajuste
Borrar
Diversos

Observe que todos los parmetros definidos tambin se pueden guardar y
volver a utilizar en otros archivos.
9.
Haga clic en las casillas de verificacin adyacentes a las dos pruebas.
220
10.
En la pestaa Principal, dentro del grupo Pruebas de auditora haga clic

en Ejecutar.
Espere hasta que aparezca una marca de verificacin verde en la columna
Estado de cada prueba. Esto indica que las pruebas estn listas.
11.
Seleccione una prueba y los resultados se pueden ver en la esquina inferior

derecha. Y tambin puede hacer clic en el nmero resultante de registros
para ver el archivo IDEA que contiene las transacciones identificadas por la
prueba.
12.
Para cerrar la ventana Seleccionar y ejecutar pruebas de auditora, haga

clic en el botn Cerrar en la esquina superior derecha de la ventana.
Ver resultados e informes

1.
En la pestaa SmartAnalyzer, dentro del grupo Pruebas de auditora

haga clic en Resultados e informes.
Aparece la ventana Resultados e informes.
221
CaseWare IDEA Inc.
2.
Haga clic en las casillas de verificacin adyacentes a las dos pruebas de la

lista.
3.
En la pestaa Principal, dentro del grupo Informes, haga clic en Crear.

Aparece el cuadro de dilogo Opciones - Informe estndar.
4.
Acepte los valores predeterminados y haga clic en Aceptar.

Aparecer la ventana Creador de informes.
SmartAnalyzer le permite crear informes de excepcin, personalizar el

informe, enviar la bsqueda en otro software y siempre mantener un
vnculo a la base de datos original de IDEA para obtener ms detalles.
5.
En la barra de herramientas haga clic en el botn Cerrar.
222
16.1.1.
PREPARACIN DE LOS DATOS

Tenga presente que SmartAnalyzer contiene una seccin Preparacin de datos
que le permite crear una solicitud de datos estndar para drsela a TI para que
ejecute las pruebas de SmartAnalyzer.
Tambin hay unas solicitudes de datos ms avanzadas para sistemas ERP

especficos. El ejemplo anterior es el caso genrico.
16.1.2.
RUTINAS DE IMPORTACIN ESTNDAR

Adems, SmartAnalyzer proporciona rutinas de importacin estndar para
sistemas ERP para simplificar la importacin de datos desde sistemas complejos
al seleccionar las pruebas de auditora que desea realizar y permitiendo que
SmartAnalyzer haga el trabajo de obtener los datos que se requieren exactamente
para las pruebas seleccionadas. SmartAnalyzer no solo importa los datos,
tambin los prepara de modo que todo lo que debe hacer es ejecutar las pruebas
de auditora y evaluar los resultados e informes que se crean. Tambin puede
empaquetar pruebas de auditora y rutinas de importacin estndar en las
denominadas Soluciones que cumplan con sus requisitos individuales.
223
CaseWare IDEA Inc.
16.1.3.
DIVERSIDAD DE APLICACIONES
Muchas aplicaciones de SmartAnalyzer estn disponibles en la Tienda e incluyen
pruebas como:
Pruebas de Mayor general:

Identificar las entradas de asientos:
Desbalanceados
Duplicados
Faltantes
Registrados en fines de semana, en fechas u horas

especficas
Informes y resmenes por:
Usuario
Combinaciones de cuenta
Cantidades o comentarios
Nmero de cuenta
Perodo de origen
Saldos de cuentas por origen o perodo
Pruebas de cuentas por cobrar:

Antigedad por fecha de vencimiento y fecha de factura
Cuentas con saldos o transacciones que exceden los lmites de
crdito
Cuentas con saldos de crdito
Transacciones dentro de un rango de fechas
Transacciones duplicadas
Pruebas de cuentas por pagar:

Facturas o pagos duplicados
Cuentas con saldos o transacciones con saldos de dbito
Cuentas sobre el lmite de crdito
Facturas con rdenes de compra
Transacciones dentro de un rango de fechas
Transacciones efectuadas en fechas o horas especficas
Transacciones resumidas por usuario
Pruebas de segregacin de trabajo (SOD): especialmente diseadas para

SAP
224
IDEA SmartAnalyzer GL incluye todas las pruebas del mayor general. IDEA
SmartAnalyzer Complete incluye todo el mayor general, cuentas a cobrar, cuentas
por pagar.
16.1.4.
POTENTE Y FLEXIBLE
SmartAnalyzer contiene muchas otras funciones y un SDK (Kit de desarrollo
suplementario) que tambin se puede utilizar para crear sus propias pruebas para
vender en el mercado o para implementar en la organizacin.
225
CaseWare IDEA Inc.
16.2.
IDEA SERVER
IDEA Server es una poderosa herramienta de anlisis de datos que funciona
mediante servidores de red. Cambiar el procesamiento de datos a un hardware
del servidor ms confiable y slido puede liberar recursos locales para otras
aplicaciones.
IDEA Server proporciona un entorno slido de trabajo en equipo e incorpora
acceso seguro para varios usuarios al proyecto y un repositorio compartido para
documentos y datos del proyecto.
En IDEA, trabajar con el proyecto de escritorio mientras est conectado al
proyecto de IDEA Server es ms sencillo que nunca.
226
16.2.1.
BIBLIOTECA CORPORATIVA
La Biblioteca corporativa es un repositorio global de archivos de IDEA Server
compilado por lderes de equipo de IDEA Server, que est accesible para todos
los usuarios de IDEA Server. Puede copiar fcilmente estos archivos a la
biblioteca del proyecto actual para su uso en sus propios proyectos.
227
CaseWare IDEA Inc.
16.2.2.
SINCRONIZAR DATOS
Puede sincronizar fcilmente archivos nuevos o existentes desde el proyecto de
escritorio actual con IDEA Server, lo que le permite tener la informacin ms
exacta y relevante.
16.2.3.
BASES DE DATOS VIRTUALES

Una base de datos virtual es una base de datos de IDEA Server que toma datos
para alguno o todos sus campos desde una base de datos fuente. Al hacer
referencia a datos de otras bases de datos, las bases de datos virtuales no son
tan grandes como las bases de datos estndar por consiguiente mejoran el
rendimiento del servidor y optimizan el espacio en disco.
228
16.3.
SMARTEXPORTER
SmartExporter, una opcin del asistente de importacin, es una herramienta de
extraccin de datos que le permite exportar datos SAP para analizarlos con
facilidad. SmartExporter resuelve muchos problemas comunes asociados con el
acceso a datos SAP, como seguridad, capacidad de datos y descargas oportunas
de datos. Ofrece las siguientes ventajas nicas:
Hay disponible dos ediciones de SmartExporter:
SmartExporter Starter
La edicin SmartExporter Starter se puede descargar y es sin cargo alguno.
Tiene funcionalidades limitadas pero se puede utilizar para importar las
solicitudes de datos existentes y extraer datos desde sistemas SAP en
lnea.
SmartExporter (edicin completa)

SmartExporter es la edicin con funcionamiento completo que incluye la
opcin para crear solicitudes de datos en lnea y sin conexin, se integra
con IDEA y ofrece un amplio rango de formatos de salida distintos para los
datos extrados.
Para
obtener
ms
www.caseware.com.
informacin
229
acerca
de
SmartExporter,
visite
CaseWare IDEA Inc.
16.4.
CASEWARE MONITOR
El uso de sistemas de control internos eficaces cuando se implementan
correctamente, es un buen negocio ya que proporciona la seguridad de que la
informacin financiera es correcta, que los negocios estn operando eficazmente
y que los activos estn protegidos. Hacerse cargo de las fallas en los controles
internos en forma oportuna y eficiente permite que los negocios mejoren su
rentabilidad.
CaseWare Monitor es la solucin de monitoreo de control continuo que
proporciona resultados seguros, flexibles e inmediatos para evitar fraudes y
prdidas de ingresos, mejorar la eficiencia del negocio y lograr objetivos de control
y cumplimiento. CaseWare Monitor:
Proporciona administracin con una visin global de la empresa de los

controles y cumplimiento.
Ofrece un panorama general de todos y cada uno de los procesos
de negocio, asegurando la vigilancia y control completos de la
organizacin.
Genera ahorros en dinero efectivo (ROI)

Se envan alertas proactivas a los interesados cuando se produce
cualquier incumplimiento de los objetivos de control. Esto brinda a
los negocios todas las oportunidades para resolver problemas a
medida que se producen y evitar que se produzcan en el futuro
impidiendo la prdida de ingresos y con frecuencia logrando un
rpido retorno de la inversin.
Ofrece un proceso de cumplimiento ms sustentable

Reduce los costos de auditora con pruebas automatizadas,
ajustables y que se pueden repetir de los controles
Reduce los costos de cumplimiento a travs de informes
normativos automatizados y una visin global de los controles
La solucin se puede implementar y mantener sin el uso de
consultores costosos
Permite una deteccin ms oportuna de las debilidades de control

Los controles preventivos detectan cualquier cambio, falla de
control o anomala en el proceso comercial ayudando a mejorar la
eficiencia operacional y los controles internos
Reduce los errores y fraudes

Examina el 100% de los datos continuamente asignando la
responsabilidad de los controles a los individuos que pueden
solucionar los problemas inmediatamente
Independiente de los sistemas comerciales
230
La solucin no interfiere y no se requieren cambios en la

infraestructura existente
La solucin CaseWare Monitor proporciona un solo portal de controles que
permite que todos los accionistas dentro de cualquier organizacin supervisen los
controles a travs de varios negocios y sistemas. Al proporcionar un marco
colaborativo, nuestras tecnologas detectan fallas en los controles internos y
permiten que los usuarios solucionen problema subyacentes y eviten impactos
negativos en la empresa. La solucin CaseWare Monitor proporciona las
siguientes funciones:
Solucin con un marco nico

Admite a todos los usuarios de la empresa, independientemente
de su capacidad tcnica
Admite cualquier proceso comercial en cualquier sistema o

almacenamiento de datos
Aprovecha los scripts e informes existentes
Implementar o crear sus propios procesos
Flujo de trabajo y notificacin integrado

Creacin de un flujo de trabajo eficaz e inmediato que incluye el
incremento escalonado de problemas
Notificacin a travs de correo electrnico, SMS o mensaje
emergente en el escritorio
Visibilidad continua y divisin de trabajo

Enviar problemas y alertas a las personas que deben verlos
Supervisar el proceso de revisin desde cualquier parte
Hacer ms con menos y optimizar el proceso y los ingresos

Eliminar las revisiones
exactamente los recursos.
manuales.
Saber
dnde
gastar
Permitir que el negocio se supervise a si mismo y al mismo

tiempo mantener el cumplimiento
231
CaseWare IDEA Inc.
NOTAS DE LA SECCIN
232
SECCIN 17
Cmo acceder a los recursos

Sitio de Soporte de CaseWare IDEA
Otras opciones de capacitacin
17.1.
SITIO DE SOPORTE DE CASEWARE IDEA

El sitio Soporte de CaseWare IDEA (solo para usuarios registrados) contiene
abundantes recursos gratuitos para los usuarios de IDEA, tales como:
Descargas
Mantngase actualizado con el software IDEA ms reciente y obtenga
acceso a los siguientes recursos tiles:
Paquetes de servicio de IDEA
Componentes de IDEA
Importar componentes
Funciones personales
Manual
Descargas gratuitas de software para licencias y dongles
Foros
Ver o unirse a diversos temas en los siguientes foros:
IDEA
IDEAScript y Funciones personales
IDEA Server
IDEAScript
Mejore su conocimiento de IDEAScript con los siguientes recursos:
Macros gratuitas
Ejemplos de macro de IDEAScript
Tutoriales
Documentacin y actualizaciones IDEAScript
Base de conocimientos
Buscar nuestro amplio repositorio de preguntas frecuentes.
Videos
Ver numerosos videos instructivos para IDEA e IDEA Server.
El sitio web de Soporte de CaseWare IDEA cuenta tambin con archivos de

ejemplo en ingls para el Explorador de Lenguaje. Los usuarios de versiones de
IDEA en idiomas diferentes al ingls que necesiten los archivos de ejemplo en
ingls para su ejecucin, pueden descargar los archivos de ejemplo en ingls a
una carpeta local modificable y a continuacin establecer esta carpeta como
Proyecto externo para acceder al mismo desde IDEA.
234
Seccin 17: Cmo acceder a los recursos
17.1.1.
CREAR UNA CUENTA DE USUARIO

Debe ser un usuario registrado para obtener acceso al sitio de Recursos y
Soporte de IDEA. Para convertirse en un usuario registrado, debe crear una
cuenta de usuario que incluya su informacin de contacto y de la licencia. Una vez
que se apruebe su cuenta de usuario, puede escribir las credenciales de la cuenta
de usuario para acceder al sitio web de asistencia de IDEA.
1.
En un explorador de Internet, vaya a www.ideasupport.caseware.com.

Aparece la pgina Recursos y Soporte de CWI.
2.
Haga clic en el enlace Haga clic aqu para crear una cuenta.
235
CaseWare IDEA Inc.
Aparece la pgina Soporte de IDEA Crear cuenta.
3.
Proporcione la informacin necesaria.
4.
Haga clic en Enviar >>.

Aparece un mensaje indicando que su cuenta tiene la aprobacin
pendiente. Recibir un correo electrnico cuando se apruebe la cuenta.
Puede iniciar sesin en el sitio web de asistencia de IDEA con la misma
direccin de correo electrnico e informacin de la contrasea que
proporcion durante la creacin de la cuenta.
17.1.2.
INICIAR SESIN EN EL SITIO WEB DE RECURSOS Y SOPORTE DE
IDEA
Si tiene una cuenta de usuario existente, puede iniciar sesin en el sitio web de
asistencia de IDEA con la informacin de su correo electrnico y contrasea.
1.
En un explorador de Internet, vaya a www.ideasupport.caseware.com.

Aparece el sitio Web de Recursos y Soporte.
2.
En el campo Nombre, escriba la direccin de correo electrnico utilizada

para crear la cuenta de usuario.
236
3.
En el campo Contrasea, escriba la contrasea.
4.
Haga clic en Iniciar sesin >>.
237
CaseWare IDEA Inc.
17.2.
17.2.1.
OTRAS OPCIONES DE CAPACITACIN

CURSO DE CAPACITACIN INTERMEDIA DE IDEA
El propsito del curso de capacitacin intermedia de IDEA es ayudarle a expandir
el uso de IDEA dentro de sus auditoras u otras operaciones. El curso de
capacitacin intermedia abarca funcionalidades ms complejas que incluyen los
siguientes temas:
17.2.2.
Importaciones avanzadas de datos (editor avanzado de definicin de

registros, impresin de informes de mltiples capas e impresin de
informes con campos de mltiples lneas)
Extraccin avanzada de datos (valor clave, acceso a la extraccin de datos

clave, registro seleccionado, indexado y registro superior)
Tcnicas de muestreo avanzadas (teora/extraccin/evaluacin MUS y

muestreo de atributos)
Conexin de varias bases de datos (utilizando bsqueda de texto completo,

agregar contenido con campos editables, campos editables en el historial
de la base de datos, campos de accin, comparaciones financieras
utilizado la funcin de comparacin de bases de datos de IDEA, unir bases
de datos: Unir comparado con el Conector visual, y relacionar el inventario
con los productos terminados)
Perfil avanzado de datos y ley de Benford (cambiar una base de datos

despus de importar para generar perfiles, mediante estratificacin y
anlisis de la ley de Benford)
CURSO DE CAPACITACIN AVANZADA DE IDEA

El propsito del curso de capacitacin avanzada de IDEA es ayudarle a lograr una
mayor eficiencia en sus auditoras a travs de las pruebas automatizadas y al
aplicar mejores prcticas con IDEA. Este curso consolida el aprendizaje previo
con casos prcticos avanzados, profundizando en el uso de Funciones personales
y mtodos estadsticos, y desarrollando macros de IDEAScripts a partir de la
informacin general del proyecto y del historial. Se incluyen los siguientes temas:
Crear y usar Funciones personales
Utilizar mtodos estadsticos avanzados (anlisis de tendencias, series

temporales y correlacin)
Introduccin a IDEAScript (Informacin general de IDEAScript; creacin de

scripts desde el historial e informacin general del proyecto)
Caso de estudio: imprimir informes con referencias flotantes
238
17.2.3.
CAPACITACIN DE IDEASCRIPT
Hay varias formas para crear y ejecutar macros para automatizar tareas en IDEA
y lograr la mxima eficiencia al aplicar anlisis de datos. Script visual, el editor de
ecuacin y la informacin general del proyecto le permiten a los auditores guardar
y volver a utilizar secuencias como macros. Tambin estn disponibles los scripts
de SmartAnalyzer para ahorrar ms tiempo en la automatizacin de la auditora.
Pero IDEA tambin incluye un idioma de programacin slido similar a Visual
Basic para aplicaciones que le permite personalizar los scripts cuando necesite
hacerlo.
IDEAScript se puede utilizar para la automatizacin de tareas repetitivas, la
creacin de un sistema de auditora local automatizado, trabajar con software
habilitados para OLE, crear pruebas o funciones especiales o importar archivos.
Este curso proporciona informacin general acerca del proceso de creacin de un
IDEAScript. Los participantes aprendern cmo grabar, guardar, volver ejecutar y
editar un script. Los temas incluyen lo siguiente:
Introduccin a IDEAScript (automatizacin de tareas repetitivas, sistema de

auditora local automatizado, software habilitado para OLE, pruebas o
funciones especiales, importacin de archivos y el proceso de
programacin)
Grabar un script (grabadora de scripts, planificacin, editor de Visual Script,

guardar ejecutar, tareas, convertir macros de Visual Script en macros de
IDEAScript, editor de IDEAScript, cdigo, creacin desde el registro del
historial y asignar macros a los botones)
Sintaxis de IDEAScript (orgenes, ejemplos e idioma BASIC)
Trabajar con macros de IDEAScript (cmo usar variables en macros,

constantes, tipos de datos, actualizar el explorador de archivos y liberar
objetos, y documentar las macros)
Personalizar las macros (utilizar cuadros de mensajes y cuadros de entrada

para comunicarse con el usuario, para presentar puntos de decisin al
usuario y para obtener informacin del usuario)
Explorador de lenguaje (objetos de IDEA, utilizando estructuras: control,

repeticin, bucle, condicional y bifurcacin)
Funciones y subrutinas, manejo de matrices (para guardar listas de

elementos, como nombres de campos necesarios para personalizar los
cuadros de dilogo)
crear cuadros de dilogo personalizados con el editor de dilogos
Soluciones
239
CaseWare IDEA Inc.
17.2.4.
CAPACITACIN OFRECIDA POR NUESTROS DISTRIBUIDORES

Para obtener oportunidades de capacitacin adicionales, visite el sitio web de
CaseWare para ver una lista de eventos como, seminarios web y conferencias por
Internet que ofrecen nuestros distribuidores.
1.
En un explorador de Internet, vaya a www.caseware.com.
2.
En el men de navegacin, haga clic en Eventos.
Aparecer la pgina Eventos. En forma predeterminada, la pgina Eventos

detalla todos los eventos para todos los productos que actualmente estn
disponibles. Puede filtrar la lista por tipo de evento o por producto.
3.
Para buscar eventos por tipo, en la lista desplegable Tipo de evento,

seleccione el que desea.
4.
Para buscar eventos especficos para IDEA, en la lista desplegable

Producto, seleccione IDEA.
5.
Para inscribirse e un evento, haga clic en el botn Registro en lnea que

corresponda para el evento que desea y escriba la informacin necesaria.
240
NOTAS DE LA SECCIN
241
CaseWare IDEA Inc.
DESAFOS IDEA
Ejercicios avanzados
Aplicar su conocimiento en la resolucin de ejercicios ms avanzados.
DESAFO IDEA N 1
Importar el archivo TIME.xlsx.
Sugerencia: Time.xlsx contiene celdas vacas.
Una vez que se importe el archivo, analice los datos para responder las siguientes
preguntas:
1.
Cul es el rango de fechas de orden para este archivo?
2.
Cul es el da ms comn en el que se realizan pedidos y cuntas

transacciones se realizan este da?
3.
Cul es el mes ms comn en el que se realizan pedidos y cuntas

transacciones se realizan este mes?
4.
Cul es el da ms comn en el que se despachan pedidos y cuntas

transacciones se realizan este da?
5.
Cul es el mes ms comn en el que se despachan pedidos y cuntas

transacciones se realizan este mes?
6.
Cree una nueva base de datos para todos los pedidos realizados entre las
00:00 y las 11:59 (transacciones matutinas).
7.
Cree una nueva base de datos para todos los pedidos realizados entre las
12:00 y las 23:59 (transacciones de la tarde).
8.
Cree una nueva base de datos para los pedidos realizados despus de las
6 pm.
9.
Cree una nueva base de datos para todos los pedidos despachados entre
las 00:00 y las 11:59 (transacciones matutinas).
10.
Cree una nueva base de datos para todos los pedidos despachados entre
las 12:00 y las 23:59 (transacciones de la tarde).
11.
Cree una nueva base de datos para los pedidos que se despacharon
despus de las 6 pm.
12.
Cuntos pedidos no se despacharon nunca?
13.
Cul es la mayor brecha en horas entre la fecha y hora del pedido y la

fecha y hora del despacho?
14.
Cuntos pedidos se despacharon antes de la orden?
15.
Cree una nueva base de datos que muestre la cantidad total y promedio de
ventas de cada producto por pas.
244
APNDICE
@Funciones
IDEA cuenta con ms de 100 @Funciones para efectuar operaciones tales como
aritmtica de fechas, clculos estadsticos y financieros as como bsquedas de
textos.
Puede acceder a las @Funciones a travs del Editor de Ecuaciones. Se
encuentra disponible un Sistema de Ayuda que incluye la sintaxis, los parmetros,
la descripcin y un ejemplo de uso de cada una de las @Funciones de IDEA
dentro del propio Editor de Ecuaciones. A su vez se proporciona una ayuda
detallada en el Sistema de ayuda de IDEA al cual se accede a travs del botn
Ayuda dentro del Editor de Ecuaciones.
Lea las definiciones a continuacin para familiarizarse con cada @Funcin:
Expresin numrica: hace referencia a un nmero o a una ecuacin que

evala un nmero.
Cadena: Representa una serie de caracteres como por ejemplo un nombre

o un domicilio.
@Funcin
Descripcin
@Abs
Devuelve el valor absoluto de una expresin numrica.
@Afternoon
Devuelve 0 si la hora est dentro de la banda AM, 1 si la

hora cae dentro de la banda PM y -1 si la hora no es
vlida.
@Funcin
Descripcin
@Age
Calcula la cantidad de das entre dos fechas

especificadas.
@AgeDateTime
Devuelve la cantidad de segundos entre dos fechas y

horas.
@AgeTime
Devuelve la cantidad de segundos entre dos horas.
@Alltrim
Elimina todos los espacios iniciales y finales.
@Ascii (no para IDEA

Unicode)
Devuelve el cdigo ASCII de un caracter.
@Between
Determina si una expresin numrica se encuentra en un

rango especfico.
@BetweenDate
Devuelve un nmero indicando si una fecha cae dentro de

un rango especificado (1) o no (0).
@BetweenTime
Devuelve un nmero indicando si una hora cae dentro de

un rango especificado (1) o no (0).
@Bit
Identifica el valor de un bit.
@BitAnd
Para ocultar bits no deseados.
@BitOr
Para establecer bits requeridos.
@Chr (no para IDEA

Unicode)
Devuelve el caracter equivalente a un cdigo ASCII

especificado.
@CompareNoCase
Compara expresiones sin tener en cuenta maysculas /

minsculas.
@CompIf
Determina si un registro satisface un criterio mltiple.
@Ctod
Convierte fecha tipo caracter al Formato de Fecha de

IDEA.
@Ctot
Convierte los valores de hora tipo carcter al Formato de

hora de IDEA
@CurForm
Convierte un valor numrico en texto formateado.
@CurVal
Convierte un campo Caracter a un campo Numrico.
@Date
Devuelve la fecha actual.
@Day
Devuelve el da en una fecha.
@DaysToD
Convierte la cantidad de das desde el1 de Enero de 1900

al formato fecha.
246
Apndice
@Funcin
Descripcin
@Db
Calcula el saldo peridico de depreciacin decreciente

para un perodo especfico.
@Ddb
Calcula el saldo de la depreciacin doble decreciente.
@Delete
Elimina una cantidad determinada de caracteres en una

cadena.
@Dow
Devuelve el da de la semana.
@Dtoc
Convierte formato fecha a caracter.
@DToDays
Obtiene la cantidad de das que hay entre el1 de Enero de

1900 y una fecha especificada.
@Dtoj
Convierte fechas a formato Juliana.
@Exp
Calcula el valor exponencial de una expresin numrica.
@FieldStatistics
Devuelve el valor numrico de una estadstica de campo

especificada.
@FindOneOf
Encuentra la posicin del primer caracter coincidente en

dos cadenas.
@FinYear
Devuelve el ao financiero para una fecha dada

basndose en el fin de ao.
@Format12hourClock
Devuelve una cadena representando la hora en formato

HH:MM:SS TT.
@Fv
Calcula el valor futuro de una inversin.
@GetAt
Devuelve el caracter que aparece en una posicin

numrica especificada.
@GetNextValue
Devuelve el valor siguiente del campo seleccionado.
@GetPreviousValue
Devuelve el valor anterior del campo seleccionado.
@Hours
Devuelve la parte correspondiente a la hora en una hora

dada.
@If
Permite optar por dos resultados en base a la evaluacin

de una condicin.
@Insert
Inserta una cadena dentro de una cadena existente.
@Int
Devuelve la porcin entera de una expresin numrica.
@Ipmt
Calcula el inters pagado para un perodo dado.
@Irr
Calcula la tasa interna de retorno.
247
CaseWare IDEA Inc.
@Funcin
Descripcin
@IsBlank
Comprueba si un campo caracter contiene blancos.
@IsFieldDataValid
Devuelve 1 si el dato del campo es vlido, o 0 si es

incorrecto.
@Isin
Devuelve la posicin inicial de una cadena dentro de otra

cadena (tiene en cuenta maysculas / minsculas).
@Isini
Devuelve la posicin inicial de una cadena dentro de otra

cadena (no tiene en cuenta maysculas / minsculas).
@Jtod
Convierte fechas julianas al Formato de Fecha de IDEA.
@JustLetters
Devuelve una cadena sin todos sus caracteres numricos.
@JustNumbers
Devuelve todos los nmeros (al inicio y al final).
@JustNumbersLeading
Devuelve los nmeros iniciales.
@JustNumbersTrailing
Devuelve los nmeros finales.
@LastDayofMonth
Devuelve el ltimo da para una combinacin de mes y

ao especificada.
@Left

cadena contando desde la izquierda.
@Len
Devuelve la longitud de una cadena, incluyendo los

espacios del final.
@List
Determina si una expresin cumple un criterio en una lista

de valores.
@Log
Calcula logaritmos naturales.
@Log10
Calcula logaritmos en base10x.
@Lower
Convierte todos los caracteres de una cadena a

minsculas.
@Ltrim
Quita los espacios iniciales de una cadena.
@Match
Determina si una expresin cumple un criterio en una lista

de valores.
@Max
Devuelve el valor mximo de dos expresiones numricas.
@Mid
Extrae una porcin de texto desde una cadena.
@Min
Devuelve el valor mnimo de dos expresiones numricas.
@Minutes
Devuelve la parte correspondiente a los minutos en una

hora dada.
248
Apndice
@Funcin
Descripcin
@Mirr
Calcula variaciones en la tasa interna de retorno.
@Month
Devuelve el mes en una expresin tipo fecha.
@NoMatch
Determina si una expresin no cumple ningn criterio en

una lista de valores.
@Npv
Calcula el valor actual neto de una inversin.
@Ntod
Convierte una expresin numrica en formato de fecha de

IDEA.
@Ntot
Convierte una expresin numrica en formato de hora de

IDEA.
@Pmt
Calcula la cuota de un prstamo.
@Ppmt
Devuelve el capital principal de un prstamo.
@Precno
Devuelve el nmero de registro fsico.
@Proper
Convierte a maysculas la primer letra de cada palabra en

una cadena.
@Pv
Devuelve el valor actual de una inversin.
@Qtr
Basndose en el fin de ao, devuelve 1-4 representando

el cuatrimestre correspondiente en el que cae una fecha
dada.
@Random
Genera nmeros aleatorios.
@Rate
Calcula el porcentaje de inters de una inversin o

prstamo.
@Recno
Devuelve el nmero de registro lgico (sensible a

ndices).
@RegExp
Compara expresiones de caracter utilizando un complejo

conjunto de reglas.
@Remove
Elimina todas las ocurrencias de un caracter especfico.
@Repeat
Repite el primer caracter de una cadena un nmero

determinado de veces.
@Replace
Reemplaza una cadena o subcadena con otra.
@Reverse
Invierte el orden de caracteres en una cadena.
@Right

cadena contando desde la derecha.
@Round
Redondea valores numricos.
249
CaseWare IDEA Inc.
@Funcin
Descripcin
@Seconds
Devuelve la parte correspondiente a los segundos en una

hora dada.
@Seed
Genera la semilla de nmeros aleatorios.
@SimpleSplit
Extrae un segmento de una cadena de caracteres

especfico situado entre ciertos caracteres tales como
guiones o barras diagonales inversas.
@Sln
Devuelve la depreciacin lineal de un activo.
@Soundex
(no para IDEA Unicode)
Devuelve el cdigo de sonido para una palabra.
@SoundsLike
(no para IDEA Unicode)
Determina si dos palabras son fonticamente iguales.
@SpacesToOne
Elimina espacios en blanco dejando solo un espacio entre

palabras en una cadena.
@SpanExcluding
Devuelve los caracteres que aparecen antes de cualquier

otro juego de caracteres especificados en una cadena.
@SpanIncluding
Devuelve los caracteres al comienzo de una cadena que

coinciden con cualquier caracter en otra cadena
especificada.
@Split
Corta una cadena en segmentos separados por

caracteres como espacios o comas y devuelve el
segmento especificado.
@Sqrt
Calcula la raz cuadrada.
@Str
Convierte expresiones numricas en cadena de

caracteres.
@Stratum
Agrupa registros por intervalos.
@Strip
Quita toda la puntuacin y los espacios en una cadena.
@StripAccent
Elimina el acento en un caracter acentuado.
@Syd
Devuelve la suma de aos de depreciacin lineal en un

activo.
@Time
Devuelve la hora actual.
@Trim
Elimina los espacios del final.
@Ttoc
Convierte una hora o nmero en una cadena con el

formato HH:MM:SS.
@Upper
Convierte todos los caracteres de una cadena a

maysculas.
250
Apndice
@Funcin
Descripcin
@Val
Convierte una expresin tipo caracter a numrica.
@Workday
Devuelve 1 si una fecha dada cae entre Lunes y Viernes o

0 si la fecha cae entre Sbado y Domingo.
@Year
Devuelve el ao en una fecha.
251
CaseWare IDEA Inc.
CASEWARE.COM
CaseWare IDEA Inc.

Toronto, Canada M5V 1K4
VERSION NINE
Be A Better Auditor.
You Have The Knowledge.
We Have The Tools.
INTRODUCTORY TRAINING SOLUTIONS
Copyright 2012 CaseWare IDEA Inc. Todos los derechos reservados. Este manual y
sus archivos de datos son propiedad registrada y poseen todos los derechos
reservados. Ninguna parte de esta publicacin puede ser reproducida, emitida,
transcrita, guardada en un sistema para su posterior recuperacin o traducida en ningn
idioma bajo ningn concepto sin el permiso de CaseWare IDEA Inc.
IDEA es una marca registrada de CaseWare International Inc.

Copyright 2012
CaseWare IDEA Inc.
Toronto, Ontario
M5V 1K4
Impreso y encuadernado en Canad
Noviembre de 2012
CONTENIDO
Seccin 5
Ejercicio 5H:
Extraccin de ventas inusuales para el Producto 06 ......................... 5
Seccin 7
Ejercicio 7C:
Buscar registros no duplicados II ....................................................... 6
Seccin 9
Ejercicio 9A:
Conciliar totales de cuenta................................................................. 7
Ejercicio 9B:
Identificar transacciones ausentes .................................................... 7
Ejercicio 9C:
Verificar la duplicacin de las transacciones de dbito ..................... 8
Ejercicio 9D:
Identificar entradas sin valores .......................................................... 8
Ejercicio 9E:
Crear una muestra aleatoria de cheques .......................................... 8
Seccin 10
Ejercicio 10B:
Agregar campos Virtuales .................................................................. 9
Seccin 11
Ejercicio 11A:
Agregar campos Virtuales usando la funcin @Left ....................... 10
Ejercicio 11B:
Agregar campos Virtuales usando la funcin @Right ..................... 10
Ejercicio 11C:
Agregar campos Virtuales usando @Funciones ............................. 10
Ejercicio 11D:
Evaluar el impacto del redondeo ..................................................... 10
Ejercicio 11E:
Filtrar registros en campos Virtuales ............................................... 11
Ejercicio 11F:
Uso de @Match para filtrar registros ............................................... 11
Soluciones del Curso de introduccin a IDEA Versin Nueve
Seccin 12
Ejercicio 12D:
Identificar registros no coincidentes ................................................ 12
Seccin 14
Ejercicio 14B:
Anlisis de EX EMpleados ............................................................... 13
Ejercicio 14C:
Anlisis de los empleados por edad con un grfico de barras ........ 13
Ejercicio 14D:
Calcular las edades promedio, mxima y mnima ........................... 13
Ejercicio 14E:
Distribucin por grupo ...................................................................... 14
Ejercicio 14F:
Importar los datos de pagos a contratados ..................................... 14
Ejercicio 14G:
Aislar EX-empleados que recibieron pagos ..................................... 14
Ejercicio 14H:
Identificar el nmero de empleados ................................................. 15
Ejercicio 14I:
Los resultados son simples. Rellene los espacios. ........................ 15
Desafos de IDEA
Desafo IDEA N 1 16
SECCIN 5
EJERCICIO 5H: EXTRACCIN DE VENTAS INUSUALES PARA EL
PRODUCTO 06
Solucin: Realizar la tarea de extraccin directa con los siguientes criterios:
COD_PROD == "06" .AND. VENDEDOR <> 108
5CaseWare IDEA Inc.
SECCIN 7
EJERCICIO 7C: BUSCAR REGISTROS NO DUPLICADOS II
Solucin: Siga los pasos a continuacin:
1.
En el cuadro de dilogo Detectar clave duplicada, seleccione la

opcin Emitir registros sin duplicados.
2.
Haga clic en Clave y seleccione NUM_CLI en orden

Ascendente.
Soluciones - Curso de introduccin a IDEA Versin Nueve
SECCIN 9
EJERCICIO 9A: CONCILIAR TOTALES DE CUENTA
1.
Cree una plantilla de Report Reader con captacin en la palabra

Total y defina el Nombre de la cuenta, Total de dbito y Total de
crdito como los campos para este archivo.
2.
Ingrese Totales de operaciones de WC como el nombre para

la base de datos generada.
3.
Indexe la base de datos Totales de operaciones de WC que

recin creo por NOM_CTA.
4.
Totalice la base de datos WC-Det_Trans_por_Cta, que cre en

la seccin 3, por NOM_CTA, totalizando en los campos DBITO
y CRDITO.
5.
Haga clic en la pestaa Totales de operaciones de WC de la

base de datos, mantenga pulsado el botn del ratn y arrastre el
archivo hacia la derecha, luego suelte el botn del ratn.
6.
Haga clic con el botn derecho del ratn en el nombre de la

pestaa de la base de datos y seleccione Nuevo grupo de
pestaas verticales.
7.
Revise visualmente cada cuenta para asegurarse de que las

cantidades que aparecen en Dbito y Crdito coincidan.
EJERCICIO 9B: IDENTIFICAR TRANSACCIONES AUSENTES

1.
Con WC-Det_Trans_por_Cta como la base de datos activa,

ejecute la tarea Deteccin de omisiones en el campo
NUM_TRANS.
2.
Observe que el campo TRANSNO comienza en 3, seleccione la

opcin RANGO y cambie el valor clave de inicio a 1.
3.
Para crear una nueva base de datos, desmarque la casilla de

verificacin Crear resultado y seleccione la casilla de
verificacin Crear base de datos. Pngale un nombre adecuado
a la base de datos que se genera, como Transacciones
ausentes.
CaseWare IDEA Inc.
4.
En la ventana Propiedades, ejecute un Total de control en el

campo ELEMENTOS_FALTANTES que recin se cre para ver
el resultado.
Podr observar que hay 16 omisiones de TRANSNO (cantidad
de registros en el archivo nuevo) para un total de 37 nmeros de
transacciones ausentes.
EJERCICIO 9C: VERIFICAR LA DUPLICACIN DE LAS

TRANSACCIONES DE DBITO
Solucin: Hay dos formas para realizar este ejercicio. Puede crear el criterio en
la base de datos WC-TxnDtl_by_Acct y luego ejecutar la deteccin de
claves duplicadas con el criterio activado o puede crear una base de
datos de transacciones duplicadas y luego aplicar el criterio en la
base de datos que recin cre.
1.
Ejecute la tarea Deteccin de clave duplicada con los campos

TIPO, FECHA, CIRCULAR y DBITO como claves.
2.
Denomine la base de datos como Transacciones duplicadas.
3.
Aplique los siguientes criterios en la base de datos recin

creada.
CIRCULAR <> "" .AND. DBITO > 0.00
EJERCICIO 9D: IDENTIFICAR ENTRADAS SIN VALORES

Solucin: Use el siguiente criterio:
DBITO == 0.00 .AND. CRDITO == 0.00
EJERCICIO 9E: CREAR UNA MUESTRA ALEATORIA DE CHEQUES

1.
Realice una Extraccin directa con la ecuacin:

TIPO == "Bill Pmt -Cheque" .AND. CRDITO > 0.00
2.
Denomine la base de datos como Muestra de cheque.
3.
En la base de datos que recin cre, ejecute la tarea Muestra

aleatoria e ingrese 5 como la cantidad de registros que desea
seleccionar.
4.
Denomine la base de datos Muestra aleatoria de cheques.
SECCIN 10
EJERCICIO 10B: AGREGAR CAMPOS VIRTUALES
Solucin Utilice los siguientes criterios para el paso 7:
VRF_NETO <> NETO
CaseWare IDEA Inc.
SECCIN 11
EJERCICIO 11A: AGREGAR CAMPOS VIRTUALES USANDO LA
FUNCIN @LEFT
Solucin: Cree un campo de Carcter virtual denominado REGION_GEO que
tenga dos caracteres de longitud y utilice la siguiente ecuacin:
@Left(NUM_CLI, 2)
EJERCICIO 11B: AGREGAR CAMPOS VIRTUALES USANDO LA

FUNCIN @RIGHT
Solucin: Cree un campo de Carcter virtual denominado CUSTID que tenga
tres caracteres de longitud y utilice la siguiente ecuacin:
@Right(NUM_CLI,3)
EJERCICIO 11C: AGREGAR CAMPOS VIRTUALES USANDO

@FUNCIONES
Solucin: Cree un campo Numrico virtual denominado PRECIO_RDN que
utilice la siguiente ecuacin:
@Round(PRECIO_UNID)
EJERCICIO 11D: EVALUAR EL IMPACTO DEL REDONDEO

1.
Cree un campo Numrico virtual denominado NETO_RDN, con

dos posiciones decimales y que utilice la siguiente ecuacin:
CANTIDAD * PRECIO_RDN
2.
Cree un campo Numrico virtual denominado DIFERENCIA, con

dos posiciones decimales y que utilice la siguiente ecuacin:
NETO_RDN - VRF_NETO
Basado en las estadsticas de campo generadas:
VRF_NETO = 41.377.305,93
NETO_RDN = 41.344.762,00
10
Diferencia (impacto) total = disminucin de $32.543,93 al utilizar

NETO_RDN menos VRF_NETO.
3.
Verifique los importes usando la opcin Total de Control para el

campo DIFERENCIA comparndolo con el Valor Neto de las
Estadsticas de campo para el campo DIFERENCIA. Ambos
deberan dar la diferencia (impacto) detallada anteriormente.
EJERCICIO 11E: FILTRAR REGISTROS EN CAMPOS VIRTUALES

REGION_GEO = "20" .AND. COD_PROD ="03"
Debe haber 18/3014 registros.
EJERCICIO 11F: USO DE @MATCH PARA FILTRAR REGISTROS

COD_PROD == "05" .AND.
@MATCH(REGION_GEO,"10","20","30","40","50","60","70")
Debe haber 1325/3014 registros.
11
CaseWare IDEA Inc.
SECCIN 12
EJERCICIO 12D: IDENTIFICAR REGISTROS NO COINCIDENTES
Solucin: Realice la tarea Unir Bases de Datos con la opcin Registros sin
coincidencias secundarias seleccionada para buscar proveedores
sin compras.
Base de Datos Primaria: Archivo Detalle de proveedores
Base de Datos Secundaria: Compras enero y febrero
Coincidencia: NUM_PROV
12
SECCIN 14
EJERCICIO 14B: ANLISIS DE EX-EMPLEADOS
1.
Cree un campo Numrico virtual sin posiciones decimales y que

utilice el siguiente criterio:
@Year(FECHA_SAL)
2.
Totalice por el campo que recin cre desde el paso 1,

totalizando en SALARIO. Incluya la estadstica Promedio pero
no incluya Suma. Desactive la opcin Crear base de datos y
active la opcin Crear resultado.
EJERCICIO 14C: ANLISIS DE LOS EMPLEADOS POR EDAD CON

UN GRFICO DE BARRAS
1.
Cree un resultado de estratificacin, estratificando por EDAD y

totalizando en EDAD utilizando un incremento de 5 aos desde
15 a 65 aos de edad.
2.
En la barra de herramientas de salida Resultados, haga clic en

la opcin Mostrar resultados como grfico/vista para ver el
resultado en una vista de grfico.
EJERCICIO 14D: CALCULAR LAS EDADES PROMEDIO, MXIMA Y

MNIMA
1.
Cree un resultado de totalizacin al totalizar por AO, por EDAD

y seleccionar las estadsticas PROMEDIO, MXIMA y MNIMA.
Se proporcionarn las estadsticas para cada ao de partida.
2.
Para determinar la cantidad total para toda la base de datos,

acceda a la Estadsticas del campo para el campo Edad.
PROMEDIO:
32,64
EDAD MENOR:
EDAD MAYOR:
13
70
CaseWare IDEA Inc.
EJERCICIO 14E: DISTRIBUCIN POR GRUPO

Solucin: Cree un nuevo campo de clasificacin de empleados que tome los
primeros dos caracteres del campo CLAS_EMPL y luego sumarice la
base de datos por clasificacin de empleados.
1.
Cree un campo de Carcter virtual denominado GRUPO que

tenga dos caracteres de longitud y utilice el siguiente criterio:
@Left(EMPL_CLAS, 2)
2.
Sumarice la base de datos por GRUPO
EJERCICIO 14F: IMPORTAR LOS DATOS DE PAGOS A

CONTRATADOS
1.
Cree una plantilla de Report Reader que capture los datos de

detalle como el diseo base, la informacin de la fecha de pago
como un diseo agregado y el total de la suma como
informacin de un segundo diseo agregado.
2.
Para confirmar que la plantilla se cre correctamente, sumarice

el archivo importado por FECHA_PAGO, seleccione CANTIDAD
como el campo numrico a totalizar y TOTAL_SUMA como un
campo adicional en la sumarizacin.
3.
Ejecute un criterio en la base de datos totalizada donde:

AMOUNT <> TOTAL_SUMA
Si la plantilla se cre correctamente, finalizar con cero
registros.
EJERCICIO 14G: AISLAR EX EMPLEADOS QUE RECIBIERON PAGOS

Solucin: Para verificar si un ex empleado (base de datos EX EMPLEADOS)
recibi un pago (pagos a contratados) debe hacer coincidir ambas
bases de datos. Para ello debe usar la funcin Unir Bases de Datos.
Para poder unir dos bases de datos, deber encontrar una clave en
comn. La clave es un campo que permite unir ambos archivos.
Como el nmero SIN es comn a ambas bases de datos, puede ser
utilizado como la clave.
1.
Realice la tarea Unir bases de datos con la Base de datos,

DESVINCULACIN como la base de datos principal.
14
2.
Seleccione Pagos del contratista como la base de datos

secundaria. Seleccione al campo SIN como el campo clave.
Marque la opcin Slo coincidencias para obtener los nmeros
SIN que existan en ambas bases de datos (ex-empleados que
recibieron un pago).
3.
Agregue otro campo llamado DEMORA que calcule la diferencia

entre la fecha de pago y la fecha de salida.
Como la @Funcin @Age permite calcular la cantidad de das
entre dos fechas. Puede utilizarla con esta ecuacin:
@Age(PAYMENTDATE, DEPART_DT)
4.
Como se desea obtener todos los empleados que recibieron

pagos despus de su salida, extraiga todos los registros para los
que DEMORA es mayor que 0.
O
Simplemente cree una extraccin con la ecuacin:
PAYMENTDATE_DATE > DEPART_DT
EJERCICIO 14H: IDENTIFICAR EL NMERO DE EMPLEADOS

Solucin: Sumarice la base de datos de extraccin recientemente creada por
SIN para asegurarse de que no existan personas que se hayan
dejado el departamento dos veces.
Esta base de datos debera contener 368 registros.
EJERCICIO 14I: LOS RESULTADOS SON SIMPLES. RELLENE LOS

ESPACIOS.
Solucin: Totalice la Base de datos EX EMPLEADOS por SIN para obtener la
cantidad de personas (no la cantidad de partidas) que han dejado el
departamento. Esta vez, debera obtener 998 registros.
De los 998 empleados que se fueron, 388 recibieron pagos como
contratados. Esto implica que el 36,9 por ciento de los empleados
que se fueron regresaron como contratados.
15
CaseWare IDEA Inc.
DESAFOS DE IDEA
DESAFO IDEA N 1
Solucin: Importe el archivo Time.xlsx con el formato de archivo Microsoft
Excel. Seleccione la opcin Primera fila son nombres de campo.
En el asistente de importacin podr observar que algunos de los
registros del campo SHIPMENTDATE estn vacos, de modo que
debe asegurarse de seleccionar la opcin Importar celdas
numricas vacas como 0.
1.
Cul es el rango de fechas de orden para este archivo?

Solucin: Ejecute las estadsticas de campo en la Base de
datos; HORA.
2.
i.
En la ventana de Propiedades, seleccione

Estadsticas de Campo.
ii.
Haga clic en S cuando se le solicite crear las

estadsticas.
iii.
En el cuadro Tipo de campo, seleccione

Fecha.
iv.
En la lista Campos fecha, asegrese de que el

campo ORDERDATE est seleccionado.
v.
En la lista Estadsticas de fecha, vea los

valores para la Fecha ms temprana y la
Fecha ms tarda. Deben ser 04 de enero de
2002 y 01 de enero de 2006 respectivamente.
Cul es el da ms comn en el que se realizan pedidos y

cuntas transacciones se realizan este da?
Solucin: Con la vista Estadsticas del campo activada todava
para el campo ORDERDATE:
3.
i.
Observe el valor para Da ms comn.

(Jueves)
ii.
Observe el valor para Elementos en el jueves.

(55)
Cul es el mes ms comn en el que se realizan pedidos y

cuntas transacciones se realizan este mes?
para el campo ORDERDATE:
i.
Observe el valor para Mes ms comn. (Mayo)
ii.
Observe el valor para Elementos en mayo. (31)
16
4.
Cul es el da ms comn en el que se despachan pedidos y

cuntas transacciones se realizan este da?
Solucin: Observe las Estadsticas de campo para el campo
SHIPMENTDATE.
5.
i.
En la lista Campos de fecha, asegrese de que

solo est seleccionado el campo
SHIPMENTDATE.
ii.
En la lista Estadsticas de fecha, vea el valor

para Da ms comn. (Sbado)
iii.
Observe el valor para Elementos en el sbado.

(58)
Cul es el mes ms comn en el que se despachan pedidos y

cuntas transacciones se realizan este mes?
para el campo SHIPMENTDATE:
6.
i.
En la lista Estadsticas de fecha, vea el valor

para Mes ms comn. (Julio)
ii.
Observe el valor para Elementos en julio. (29)
Cree una nueva base de datos para todos los pedidos

realizados entre las 00:00 y las 11:59 (transacciones matutinas).
Solucin: Observe las Estadsticas de campo para el campo
ORDERTIME.
7.
i.
En el cuadro Tipo de campo, seleccione Hora.
ii.
En la lista Campos de hora, asegrese de que

solo el campo ORDERTIME est seleccionado.
iii.
Haga clic en el valor para # Registros en AM.

(68) Aparecer el cuadro de dilogo Vista
previa Bases de Datos.
iv.
Haga clic en Guardar, escriba un nombre para

la nueva base de datos y haga clic en Aceptar.

realizados entre las 12:00 y las 23:59 (transacciones de la
tarde).
Solucin: Asegrese de que se muestren las Estadsticas de
campo para Base de datos; HORA y realice lo
siguiente:
i.
ii.

solo el campo ORDERTIME est seleccionado.
17
CaseWare IDEA Inc.
8.
iii.
Haga clic en el valor para # de registros en

PM. (223)
Aparece el cuadro de dilogo Vista previa de la
base de datos.
iv.

Cree una nueva base de datos para los pedidos realizados

despus de las 6 pm.
siguiente:
9.
i.
ii.
En la lista Campos hora, asegrese de que el

campo ORDERTIME est seleccionado.
iii.
Haga clic en el valor para # Registros despus

de 6 PM. (55) Aparecer el cuadro de dilogo
Vista previa Bases de Datos.
iv.


despachados entre las 00:00 y las 11:59 (transacciones
matutinas).
siguiente:
10.
i.
ii.

solo el campo SHIPMENTTIME est
seleccionado.
iii.
Haga clic en el valor para # Registros en AM.

(79) Aparecer el cuadro de dilogo Vista previa
Bases de Datos.
iv.


despachados entre las 12:00 y las 23:59 (transacciones de la
tarde).
siguiente:
i.
18
11.
ii.

seleccionado.
iii.
Haga clic en el valor para # Registros en PM.

(212) Aparecer el cuadro de dilogo Vista
previa Bases de Datos.
iv.

Cree una nueva base de datos para los pedidos que se

despacharon despus de las 6 pm.
siguiente:
12.
i.
ii.

seleccionado.
iii.
Haga clic en el valor para # Registros despus

de 6 PM. (53) Aparecer el cuadro de dilogo
Vista previa Bases de Datos.
iv.

Cuntos pedidos no se despacharon nunca?

siguiente:
13.
i.
En el cuadro Tipo de campo, seleccione

Fecha.
ii.
En la lista Campos de fecha, asegrese de que

solo est seleccionado el campo
SHIPMENTDATE.
iii.
Observe el valor para # de Elementos Cero.

(16)
Cul es la mayor brecha en horas entre la fecha y hora del

pedido y la fecha y hora del despacho?
Solucin: Cree un campo Numrico Virtual usando la siguiente
ecuacin:
@AgeDateTime(ORDERDATE,ORDERTIME,SHIPM
ENTDATE,SHIPMENTTIME)/3600
Ordene los registros de la base de datos en orden
descendente. La mayor brecha es de 35.015 horas.
19
CaseWare IDEA Inc.
14.
Cuntos pedidos se despacharon antes de la orden?

Solucin: Filtre los datos con el criterio de la siguiente ecuacin:
SHIPMENTDATE<ORDERDATE .AND.
SHIPMENTDATE <> "00000000"
El resultado debe ser 128 pedidos.
15.
Cree una nueva base de datos que muestre la cantidad total y

promedio de ventas de cada producto por pas.
Solucin: Cree un campo Virtual usando la siguiente ecuacin:
@Remove(COUNTRY,".")
Luego totalice la base de datos en el campo virtual
recientemente creado y PRODCODE utilizando Suma
y Promedio como las estadsticas para el campo
QTY. La base de datos resumida debera contener 65
registros.
20
CASEWARE.COM
CaseWare IDEA Inc.

Toronto, Canada M5V 1K4

Manual Del Curso Intro Idea 9

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Manual Del Curso Intro Idea 9

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VERSION NINE

INTRODUCTORY TRAINING GUIDE

IDEA es una marca registrada de CaseWare International Inc.

Impreso y encuadernado en Canad

Las etapas del uso de IDEA ..................................................................................14

Determinar si IDEA es apropiado para la auditora .................................14

Identificar dnde se puede usar IDEA .....................................................14

Obtencin de los datos ............................................................................15

Analizar los datos ....................................................................................16

Revisar su anlisis, la limpieza el mantenimiento ...................................16

Preparacin de la capacitacin ..............................................................................17

Instalacin de los archivos de capacitacin ............................................17

Cargar IDEA ............................................................................................17

Componentes de IDEA ..........................................................................................19

Sistema de Ayuda de IDEA....................................................................................21

Navegar por la Ayuda de IDEA .....................................22

Gestin de proyectos .............................................................................................26

Crear un proyecto ..........................................................27

Seleccionar un proyecto ................................................28

Gua del curso de introduccin a IDEA Versin Nueve

Biblioteca de proyecto, Biblioteca local y Biblioteca corporativa

Grupos de biblioteca ............................................................................... 30

El Explorador de archivos ...................................................................................... 33

Administracin de bases de datos ......................................................................... 36

Crear subcarpetas .................................................................................. 36

Copiar y mover bases de datos .............................................................. 36

Marcar bases de datos ........................................................................... 36

Desbloquear bases de datos .................................................................. 37

Antes de usar IDEA ............................................................................................... 40

Solicitud de los datos .............................................................................. 40

Transferencia de los datos ...................................................................... 40

Diferentes tipos de archivos .................................................................... 40

Importar un archivo de Microsoft Excel ................................................................. 42

Importar un archivo Microsoft Excel ............................. 42

Importar un archivo dBASE ................................................................................... 49

Importar un archivo de Microsoft Access .............................................................. 51

Importar un archivo Microsoft Access ........................... 51

Importar archivos CVS........................................................................................... 54

Importar un archivo dBASE .......................................... 49

Importar un archivo CSV............................................... 54

Importar otros archivos con Report Reader .......................................................... 58

Importar un archivo de informe impreso ....................... 59

Principios de conciliacin ...................................................................................... 72

Total de control ...................................................................................................... 73

Conciliar los datos usando la propiedad Total de

Estadsticas de Campo ..........................................................................................74

Indexar una Base de datos por un campo ....................76

Indexar una Base de datos por mltiples campos ........77

Agrupar registros ....................................................................................................79

Agrupar registros ...........................................................79

Conciliar datos usando la propiedad Estadsticas de

Localizar un registro especfico con la funcin Ir a .......81

buscar un registro especfico con la funcin Buscar .....82

Visualizar los registros filtrados .....................................86

Guardar elementos filtrados ..........................................88

Ver varias bases de datos simultneamente ................90

Uso del Editor de ecuaciones para crear un criterio ..............................................92

Uso del Editor de ecuaciones........................................97

Extraccin directa (recuperar elementos de valor elevado) ................................101

Ejecutar una Extraccin directa...................................101

Detectar elementos inusuales con la funcin

Extraer importes inusuales de ventas .........................106

Extraccin de ventas inusuales para el Producto 06 ..109

Estratificar un campo numrico .............................................................112